第1篇 集團公司規(guī)范化辦公管理工作程序
集團公司規(guī)范化辦公管理程序
一、文書處理程序:
目的:為進一步加強和健全企業(yè)綜合檔案管理工作,規(guī)范文件的收集、整理、立卷、歸檔程序,以保持企業(yè)的檔案材料完整齊全,能更好的維護企業(yè)利益,反映企業(yè)的歷史面貌,記錄企業(yè)的業(yè)績,為企業(yè)開拓經(jīng)營提供服務(wù)。
參考文件:總公司《檔案管理辦法》、《經(jīng)濟檔案管理辦法》(××字[2002]第111號)
附件:《檔案庫房管理制度》
《檔案補充修改制度》
《檔案借閱及檔案材料復印制度》
《檔案鑒定與銷毀制度》
《檔案的統(tǒng)計制度》
《綜合檔案歸檔范圍及保管期限》
《工程經(jīng)濟檔案內(nèi)容及責任分工》
(一)收文:
1、上級機關(guān)下發(fā)的文件資料,應(yīng)由綜合辦及時分類、簽收、登記、編號。各部室直接收到和帶回的文件,應(yīng)及時送到綜合辦統(tǒng)一登記處理,各部室和個人不得自拆、自收、自辦,綜合辦及時督促催收。
2、綜合辦收到文件后,應(yīng)按照iso14001及ohsas18001的有關(guān)程序及時辦理收文手續(xù)和文件承辦單,確保做平件不隔日,急件立即辦,不得積壓。
3、文件由公司領(lǐng)導批辦后,按有關(guān)批示及時轉(zhuǎn)交承辦部門簽收辦理,并將承辦結(jié)果及時反饋到綜合辦,通過綜合辦反饋到有關(guān)領(lǐng)導。綜合辦做好督辦事項的登記。
4、文件傳閱要嚴格登記手續(xù),加速公文運轉(zhuǎn),每份文件在傳閱者手中一般不超過一天。閱文者應(yīng)在《文件承辦單》上簽字,并及時送還綜合辦。
5、涉及幾個部門合辦(合閱)的文件,要按公司領(lǐng)導的批示意見交由主辦部門組織辦理,并負責在辦完后立卷歸檔。
6、嚴格保密制度,按照文件的密級加強管理,按照文件規(guī)定的范圍傳閱,任何部門和個人不得丟失文件和外傳泄密,若丟失文件發(fā)生,應(yīng)立即逐級上報,嚴肅處理。
(二)發(fā)文:
1、鋼結(jié)構(gòu)工程分公司公文文號主要有“××字”、“××黨字” 、“××工字” 、“××團字”。
2、行文辦理程序包括擬稿、會簽、核稿、簽發(fā)、編印、校核、用印、登記、分發(fā)等,均要有相應(yīng)人員簽字。
3、凡以公司名義上報的各項請示報告文件以及對外發(fā)出的正式文件,均按業(yè)務(wù)性質(zhì)歸口,由主管部室的主辦人員起草擬稿,經(jīng)本部室負責人核稿報呈公司領(lǐng)導簽發(fā)。如需其他部室會簽的文件,由主管部室會同相關(guān)部室會簽,會簽后再報公司領(lǐng)導簽發(fā)。
4、擬稿需按照公司統(tǒng)一要求的格式,使用統(tǒng)一規(guī)定的發(fā)文稿紙,書寫清楚,并連同手稿、附件,經(jīng)公司領(lǐng)導簽發(fā)后,由主管部室送綜合辦編發(fā)公文文號并打印分發(fā)。
5、文件、資料、報表的打印,要嚴格按有關(guān)規(guī)定辦理,主管部室負責校對,公文應(yīng)在最后打印打字員、校對員的姓名。
6、發(fā)文后,原稿連同附件交還主管部室,由專人負責保存、催辦、立卷和歸檔。
(三)歸檔:
1、公司設(shè)立檔案室,配備專職檔案管理員,其它各部室設(shè)立兼職檔案人員(各部室資料員、內(nèi)業(yè)),檔案室歸口綜合辦。
2、歸檔程序包括收集、整理、鑒定、排列、裝訂、編號、編目等程序,專、兼職檔案員均應(yīng)按以下步驟歸檔。
(1)收集:對經(jīng)核對已齊全的收發(fā)文件由檔案室協(xié)助立卷部門確定立卷范圍,刪除不需歸檔文件。
(2)整理:遵循文件材料自然形成規(guī)律,保持文件之間的有機聯(lián)系。檔案室協(xié)助各部室對應(yīng)歸檔文件進行分類,公司全部檔案共分為十一類,即:綜合類、黨群工作類、行政管理類、財務(wù)管理類、審計類、生產(chǎn)經(jīng)營類、建筑工程類、設(shè)備儀器類、科學技術(shù)類、建筑設(shè)計類、人事檔案類。
(3)檔案價值鑒定:對各部室分類后的文件,根據(jù)檔案保管期限規(guī)定及其各類文件內(nèi)容的重要程度進行鑒定,確定其保存價值,分為永(y)、長(c)、短(d)三種歸檔文件。
(4)排列:部室同一保管期限、同一類文件按發(fā)文時間順序排列。歸檔文件以“件”為單位,請示與批復可為一件。排列順序為:批復在前,請示在后;轉(zhuǎn)發(fā)文在前原件在后;正文在前附件在后;文字材料在前,圖紙、照片在后。專題會議、案件處理等材料分別集中排列。
(5)裝訂:文件按“件”裝訂,永久、長期保存的文件要去掉金屬物,用檔案局指定的裝訂材料裝訂,不得壓字。
(6)編號:歸檔文件按文件編號,在文件首頁上端空白處加蓋歸檔章,填寫年度、室編件號、機構(gòu)、保管期限等,以固定文件位置。
(7)編目:歸檔文件以同一部室同一保管期限同一類文件按室編件號順序裝盒,并逐件編制歸檔文件目錄和盒內(nèi)備考表,經(jīng)部門經(jīng)理審核簽字后,檔案室檢查驗收,辦理檔案移交手續(xù)。
3、歸檔范圍內(nèi)的公文材料(詳見附件《綜合檔案歸檔范圍及保管期限》)應(yīng)保證其全面性、有序性和保密性,且文件材料必須準確地反映出公文的形成過程和公司在經(jīng)營管理等各項活動中的真實內(nèi)容和歷史過程。
4、由綜合辦負責對公司日常經(jīng)濟管理工作中形成、辦理完畢并具有查考保存價值的公文、材料、領(lǐng)導批示(包括各種圖、文、影像資料)等整理(立卷)、歸檔并負責妥善保管證件及文件。
5、重要會議形成的公文,包括錄音帶、錄像帶、照片等有關(guān)材料,由綜合辦負責收集并整理、歸檔。
6、公司在各經(jīng)營管理工作中形成的重要文件資料由各職能部門按其業(yè)務(wù)范圍(責任分工詳見附件《工程經(jīng)濟檔案內(nèi)容及責任分工》),由各部室兼職檔案人員按有關(guān)規(guī)定負責收集、整理、核對,并于每年度3月底前將上年度內(nèi)形成的應(yīng)歸檔的文件材料分類立卷,由部門經(jīng)理審核簽字后向檔案室移交,歸檔備查。
7、當年形成的會計檔案,在會計年度終了后,可暫由財務(wù)部保管一年。保管期滿后,由財務(wù)部編織會計檔案移交清冊,經(jīng)部門經(jīng)理審核簽字后,歸檔備查。
8、工程項目檔案應(yīng)與竣工驗收同步完成立卷,由技質(zhì)部負責組織鑒定歸檔工作。
9、設(shè)備儀器檔案在開箱驗收后,由主管部室審定,隨即歸檔。
10、人事檔案中工資審定、職稱評
審、入黨入團等材料須經(jīng)上級批復后,10~20天內(nèi)由有關(guān)部室編制人事檔案零散材料移交單后,隨時歸檔。
11、凡可利用現(xiàn)代化辦公手段進行計算機存檔的文件(如:工程設(shè)計圖紙、財務(wù)軟件數(shù)據(jù)備份、會議資料影音文件等),各部室應(yīng)按季度上報綜合辦,由綜合辦統(tǒng)一刻錄光盤備份存檔。
12、涉及多部室聯(lián)合辦理的公文,原件由主辦部室整理歸檔,其他部室保存復印件或其他形式的公文副本。
(四)利用:歸檔后的文件應(yīng)編制檔案總目錄和檔案分類目錄等其他檢索工具,以備借閱(有關(guān)規(guī)定詳見附件《檔案借閱及檔案材料復印制度》)。
(五) 統(tǒng)計:詳見附件《檔案的統(tǒng)計制度》。
(六)保管:做好“七防”工作和檔案材料的保密工作。
(七)銷毀:詳見附件《檔案鑒定與銷毀制度》。
二、印信管理程序:
1、分公司印鑒、介紹信及營業(yè)執(zhí)照由綜合辦保管和使用,一切用印、開具介紹信、使用營業(yè)執(zhí)照原件及復印件都要通過綜合辦。
2、綜合辦要確保印信工作的正常開展,防止濫用和出現(xiàn)漏洞,加強對印鑒、介紹信及營業(yè)執(zhí)照的管理。
3、印信工作要根據(jù)情況、內(nèi)容、范圍并且經(jīng)過相應(yīng)的批準手續(xù)及用印登記,方能辦理。
4、分公司法人章由財務(wù)部保管,除與財務(wù)工作有關(guān)的用印外,其他用印需到綜合辦辦理有關(guān)用印手續(xù)。
5、需使用營業(yè)執(zhí)照原件或復印件的部室,應(yīng)向綜合辦辦理有關(guān)審批及登記手續(xù)。營業(yè)執(zhí)照原件借出原則上不得復印,并應(yīng)及時歸還。復印件應(yīng)加蓋公司公章并注明“僅限于……使用”字樣。
6、介紹信開出,內(nèi)容要明確具體,要填寫有效期限、介紹信編號及持有人姓名,介紹信正文與存根應(yīng)一致,如介紹信開出后未用,應(yīng)交回綜合辦,附于存根備查。
7、介紹信持有人將介紹信遺失應(yīng)及時報告,涉及重要事項,還應(yīng)通知前往辦事的單位,以防事故。
8、須嚴格遵守紀律不得開假證明和空白介紹信,如確因特殊情況需持空白介紹信外出辦事,須經(jīng)公司主管領(lǐng)導批準。
9、各部室印鑒(包括合同專用章、財務(wù)專用章、采購專用章等),應(yīng)由各部室專人保管,部門經(jīng)理監(jiān)督,加蓋印章亦應(yīng)履行相應(yīng)審批及登記手續(xù)。
10、如工作業(yè)務(wù)需要加蓋總承包公司印鑒時,需由部門經(jīng)理填寫《用印審批表》,報公司主管領(lǐng)導簽字后,方可到總承包公司辦公室辦理有關(guān)用印手續(xù)。
11、印鑒不準出室,不得借給他人使用,各印鑒保管部室要及時清洗保養(yǎng),以確保蓋印清晰。
12、公司印鑒、介紹信及各部室印鑒均要牢固加鎖,不能隨意放置。如因管理不善,造成事故,要視情況追究責任。
三、公函郵寄程序:
1、公司公函(包括財務(wù)匯票、工程檔案、合同文本等)需使用ems(郵政特快專遞)郵寄的,由綜合辦統(tǒng)一辦理。
2、一般公函(對時間及安全系數(shù)要求不高的),本著降低成本減少辦公費用的原則,由各部室按平信自行郵寄。
3、公函辦理ems郵寄時,經(jīng)手人要嚴格登記手續(xù),綜合辦應(yīng)及時處理,保證當日遞送,不得拖延。
4、公函郵寄只限各部室因工作需要而對外發(fā)出的各種信函,因私郵寄不予辦理。
四、辦公設(shè)備及用品使用程序:
范圍:公司的辦公設(shè)備是指辦公使用的計算機及其外設(shè)、復印機、傳真機、掃描儀等為固定資產(chǎn)管理的設(shè)備。辦公用品是指辦公用復印紙、水筆、筆記本、信箋等低值易耗品。
目的:為了節(jié)約開支杜絕浪費,確保公司辦公設(shè)備及辦公用品的合理使用。
參考文件:總公司《行政辦公設(shè)備管理規(guī)定》(××字[2002]第125號)
1、辦公設(shè)備由綜合辦根據(jù)需要,經(jīng)主管領(lǐng)導批準后統(tǒng)一購置。
2、辦公設(shè)備由綜合辦會同采購部統(tǒng)一編號、建帳管理,各使用部門負責日常維護和保養(yǎng)。
3、辦公設(shè)備損壞由綜合辦查明原因,聯(lián)系維修,并建立相應(yīng)的維修臺帳。
4、辦公設(shè)備報廢需由綜合辦會同財務(wù)部共同確認,殘體由綜合辦處置。
5、辦公設(shè)備使用要嚴格按照操作規(guī)程嚴禁自行拆卸部件。
6、辦公用品由綜合辦統(tǒng)一購置管理。
7、辦公用品要根據(jù)實際工作需要,于每周的周二上午按照部門所需,由專人一次性集中辦理領(lǐng)用手續(xù)。
8、特殊需要的辦公用品要提前在綜合辦登記,經(jīng)領(lǐng)導批準后統(tǒng)一購置。
9、綜合辦根據(jù)領(lǐng)導審批后的采購清單進行辦公用品的購置,并將采購物品分類進帳。
五、圖書購置、借閱程序:
1、圖書資料由各部室經(jīng)理編制購書計劃,報公司主管領(lǐng)導批準,由各部室自行購置。
2、購置圖書后,購置人應(yīng)持圖書及發(fā)票到綜合辦辦理圖書入庫及借閱手續(xù),由綜合辦在發(fā)票聯(lián)簽字后方可到財務(wù)部辦理有關(guān)報銷手續(xù)。
3、圖書資料應(yīng)由綜合辦加蓋公司公章、編寫圖書書號及進行圖書資料的登記。
4、綜合辦應(yīng)按照iso14001及ohsas18001的有關(guān)程序,在相關(guān)圖書資料上加蓋“有效版本”章。
5、借閱人員應(yīng)愛護圖書,因個人原因損壞、丟失圖書資料的要照價賠償。
六、信息傳遞程序:
1、公司上下級、各部室之間的情況交流,信息溝通,在企業(yè)經(jīng)濟運行中起著重要意義。
2、對于總公司下行的信息(包括fa*、e-mail、電話通知、信函等)由綜合辦統(tǒng)一查收,并做好記錄,報呈公司領(lǐng)導后下發(fā)相關(guān)部室承辦。
3、各部室要認真對待與上級、同級、下級以及有關(guān)單位之間的聯(lián)系,接到有關(guān)信息后,應(yīng)立即作好記錄,將記錄內(nèi)容及時傳達到有關(guān)部門和人員,并及時處理有關(guān)事項。
4、各部室間的信息溝通可通過會議、簡報、個別交流等多種形式進行。
第2篇 中國石油天然氣集團公司安全目視化管理規(guī)范
第一條 為規(guī)范中國石油天然氣集團公司（以下簡稱集團公司）人員、工器具、設(shè)備設(shè)施和生產(chǎn)作業(yè)區(qū)域的安全目視化管理，特制定本規(guī)范。
第二條 本規(guī)范適用于集團公司所屬企事業(yè)單位。
第三條 本規(guī)范中安全目視化管理是指通過安全色、標簽、標牌等方式，明確人員的資質(zhì)和身份、工器具和設(shè)備設(shè)施的使用狀態(tài)，以及生產(chǎn)作業(yè)區(qū)域的危險狀態(tài)的一種現(xiàn)場安全管理方法。目的是提示危險和方便現(xiàn)場管理。
第四條 本規(guī)范中工器具是特指腳手架、壓縮氣瓶、移動式發(fā)電機、電焊機、檢測儀器、電動工具、手動起重工具、氣動（液壓）工具、便攜式梯子。
第五條 各企業(yè)應(yīng)統(tǒng)一安全目視化管理標識，相關(guān)職能部門負責組織實施。
第六條 各種安全色、標簽、標牌的使用應(yīng)符合國家和行業(yè)有關(guān)規(guī)定和標準的要求。
第七條 安全色、標簽、標牌的使用應(yīng)考慮夜間環(huán)境，以滿足需要。
第八條 用于噴涂、粘貼于設(shè)備設(shè)施上的安全色、標簽、標牌等不能含有氯化物等腐蝕性物質(zhì)。
第九條 安全色、標簽、標牌等應(yīng)定期檢查，以保持整潔、清晰、完整，如有變色、褪色、脫落、殘缺等情況時，須及時重涂或更換。
第十條 企業(yè)內(nèi)部員工進入生產(chǎn)作業(yè)場所，應(yīng)按照有關(guān)規(guī)定統(tǒng)一著裝。外來人員（承包商員工，參觀、檢查、學習等人員）進入生產(chǎn)作業(yè)場所，著裝應(yīng)符合生產(chǎn)作業(yè)場所的安全要求，并與內(nèi)部員工有所區(qū)別。
第十一條 所有進入鉆井、井下作業(yè)、煉化生產(chǎn)區(qū)域、油氣集輸站（場）、油氣儲存庫區(qū)、油氣凈化廠等易燃易爆、有毒有害生產(chǎn)作業(yè)區(qū)域的人員，應(yīng)佩戴入廠（場）證件。
第十二條 內(nèi)部員工和外來人員的入廠(場)證件式樣應(yīng)不同，區(qū)別明顯，易于辨別。
第十三條 特種作業(yè)人員應(yīng)具有相應(yīng)的特種作業(yè)資質(zhì)，并經(jīng)所在單位崗位安全培訓合格，佩戴特種作業(yè)資格合格目視標簽。標簽應(yīng)簡單、醒目，不影響正常作業(yè)。
第十四條 壓縮氣瓶的外表面涂色以及有關(guān)警示標簽應(yīng)符合國家或行業(yè)有關(guān)標準的要求。同時，企業(yè)還應(yīng)用標牌標明氣瓶的狀態(tài)（滿瓶、空瓶、故障或使用中）。
第十五條 施工單位在安裝、使用和拆除腳手架的作業(yè)過程中，應(yīng)使用標牌標明腳手架是否處于完好可用、限制使用或禁用狀態(tài)，限制使用時應(yīng)注明限制使用條件。
第十六條 除壓縮氣瓶、腳手架以外的工器具，使用單位應(yīng)定期檢查，確認其完好，并在其明顯位置粘貼檢查合格的標簽。檢查不合格、超期未檢及未貼標簽的工器具不得使用。
第十七條 所有工器具，包括本規(guī)范定義之外的其他工器具，都應(yīng)做到定置定位。
第十八條 應(yīng)在設(shè)備設(shè)施的明顯部位標注名稱及編號，對誤操作可能造成嚴重危害的設(shè)備設(shè)施，應(yīng)在旁邊設(shè)置安全操作注意事項標牌。
第十九條 管線、閥門的著色應(yīng)嚴格執(zhí)行國家或行業(yè)的有關(guān)標準。同時，還應(yīng)在工藝管線上標明介質(zhì)名稱和流向，在控制閥門上可懸掛含有工位號（編號）等基本信息的標簽。
第二十條 應(yīng)在儀表控制及指示裝置上標注控制按鈕、開關(guān)、顯示儀的名稱。廠房或控制室內(nèi)用于照明、通風、報警等的電氣按鈕、開關(guān)都應(yīng)標注控制對象。
第二十一條 對遙控和遠程儀表控制系統(tǒng)，應(yīng)在現(xiàn)場指示儀表上標識出實際參數(shù)控制范圍，粘貼校驗合格標簽。遠程儀表在現(xiàn)場應(yīng)有顯示工位號（編號）等基本信息的標簽。
第二十二條 盛裝危險化學品的器具應(yīng)分類擺放，并設(shè)置標牌，標牌內(nèi)容應(yīng)參照危險化學品技術(shù)說明書確定，包括化學品名稱、主要危害及安全注意事項等基本信息。
第二十三條 企業(yè)應(yīng)使用紅、黃指示線劃分固定生產(chǎn)作業(yè)區(qū)域的不同危險狀況。紅色指示線警示有危險，未經(jīng)許可禁止進入；黃色指示線提示有危險，進入時注意。
第二十四條 應(yīng)按國家和行業(yè)標準的有關(guān)要求，對生產(chǎn)作業(yè)區(qū)域內(nèi)的消防通道、逃生通道、緊急集合點設(shè)置明確的指示標識。
第二十五條 應(yīng)根據(jù)施工作業(yè)現(xiàn)場的危險狀況進行安全隔離。隔離分為警告性隔離、保護性隔離。
（一）警告性隔離適用于臨時性施工、維修區(qū)域、安全隱患區(qū)域（如臨時物品存放區(qū)域等）以及其他禁止人員隨意進入的區(qū)域。實施警告性隔離時，應(yīng)采用專用隔離帶標識出隔離區(qū)域。未經(jīng)許可不得入內(nèi)。
（二）保護性隔離適用于容易造成人員墜落、有毒有害物質(zhì)噴濺、路面施工以及其他防止人員隨意進入的區(qū)域。實施保護性隔離時，應(yīng)采用圍欄、蓋板等隔離措施且有醒目的標識。
第二十六條 專用隔離帶和圍欄應(yīng)在夜間容易識別。隔離區(qū)域應(yīng)盡量減少對外界的影響，對于有噴濺、噴灑的區(qū)域，應(yīng)有足夠的隔離空間。所有隔離設(shè)施應(yīng)在危險消除后及時拆除。
第二十七條 生產(chǎn)作業(yè)現(xiàn)場長期使用的機具、車輛（包括廠內(nèi)機動車、特種車輛）、消防器材、逃生和急救設(shè)施等，應(yīng)根據(jù)需要放置在指定的位置，并做出標識（可在周圍畫線或以文字標識），標識應(yīng)與其對應(yīng)的物件相符，并易于辨別。
第二十八條 企業(yè)應(yīng)依據(jù)本規(guī)范制定實施細則。
第二十九條 本規(guī)范由集團公司安全環(huán)保部負責解釋。
第三十條 本規(guī)范自發(fā)布之日起施行。
