某購物中心物業(yè)公司財(cái)務(wù)管理規(guī)定
購物中心物業(yè)公司財(cái)務(wù)管理規(guī)定
1.目的
為加強(qiáng)公司的財(cái)務(wù)管理,保證公司的經(jīng)濟(jì)效益
2.適用范圍
適用于公司各部門的員工。
3.收款,開發(fā)票
3.1收到款項(xiàng)交財(cái)務(wù)部,由財(cái)務(wù)部開具發(fā)票或收據(jù)。
3.2收取款項(xiàng)應(yīng)及時(shí)解銀行,嚴(yán)禁現(xiàn)金坐支。
3.3如管理處需自行開票的,經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后向財(cái)務(wù)部領(lǐng)取空白發(fā)票,并簽收登記。發(fā)票用訖,存根交財(cái)務(wù)部核銷,并據(jù)此再領(lǐng)用新發(fā)票。
3.4發(fā)票需有專人保管、開具。發(fā)票一式三聯(lián),按規(guī)定填開,做到字跡清晰,項(xiàng)目齊全,無涂改。
3.5停車場發(fā)票的領(lǐng)用及收款遵循《停車場收費(fèi)流程》執(zhí)行。
4.資金的使用
4.1資金計(jì)劃內(nèi)的開支均由使用部門經(jīng)辦人填寫請款審批單(領(lǐng)用支票或需其他銀行轉(zhuǎn)賬方式付款)或費(fèi)用報(bào)銷單(領(lǐng)現(xiàn)金),根據(jù)審批權(quán)限依次由部門經(jīng)理簽字、財(cái)務(wù)復(fù)核、總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可辦理付款。
4.2凡涉及工程質(zhì)量、效果或委外維保等問題的付款需附有效的合同、工程項(xiàng)目驗(yàn)收單。
4.3資金計(jì)劃外的各項(xiàng)支出超出1000元(含1000元),須報(bào)公司總部總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可辦理付款。
4.4緊急、特殊的資金使用,須單獨(dú)傳真總部報(bào)批,或電話請示。
5.材料管理
5.1采購員應(yīng)關(guān)注市場行情和變化,對相關(guān)供應(yīng)商進(jìn)行評審,每類材料應(yīng)確定2-3家合格供方。如發(fā)現(xiàn)更好的合格供方應(yīng)及時(shí)提出調(diào)整合格供方建議,經(jīng)相關(guān)部門評審合格后再進(jìn)行調(diào)整。
5.3入庫驗(yàn)收
材料入庫時(shí),由采購員和各管理處相關(guān)主管對材料的質(zhì)量進(jìn)行驗(yàn)收,必要時(shí),可請工程部相關(guān)主管協(xié)同驗(yàn)收;倉庫保管員對材料的數(shù)量進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收合格后倉庫保管員應(yīng)填寫入庫單。入庫單上應(yīng)標(biāo)明供貨單位名稱、材料編號、品名、規(guī)格型號、計(jì)量單位、數(shù)量、單價(jià)、金額等要素,入庫單上必須有采購員、保管員、及驗(yàn)收人簽字。《入庫單》一式三聯(lián),一聯(lián)倉庫用于記帳,一聯(lián)財(cái)務(wù)用于對帳,一聯(lián)隨發(fā)票用于付款。未經(jīng)點(diǎn)驗(yàn)的材料,倉庫管理員不得辦理入庫手續(xù)。驗(yàn)收不合格的材料,采購員應(yīng)立即辦理退貨或換貨。
5.4保管
庫存材料收驗(yàn)入庫后,應(yīng)存放在庫存材料專用貨架上,不得與代購材料混放。庫存材料應(yīng)分類存放,堆放整齊。倉庫內(nèi)嚴(yán)禁煙火,要配備必要的消防器材;有特殊保管要求的材料應(yīng)按要求單獨(dú)存放,防止腐爛變質(zhì)。倉庫材料的安全完整由倉庫保管員實(shí)行責(zé)任管理。
5.5建卡建帳
庫存材料應(yīng)單獨(dú)建卡建帳,帳簿采用數(shù)量金額式,收發(fā)應(yīng)序時(shí)登記,定期盤點(diǎn)。
5.6領(lǐng)用管理
工程處材料領(lǐng)用時(shí),由領(lǐng)用人根據(jù)維修單填寫領(lǐng)料單,經(jīng)工程領(lǐng)班審核簽字后,據(jù)以到倉庫領(lǐng)料。領(lǐng)料單上應(yīng)標(biāo)明領(lǐng)用單位、用途、材料編號、品名、規(guī)格型號、計(jì)量單位、請領(lǐng)數(shù)量等要素,領(lǐng)料單一式三聯(lián),一聯(lián)倉庫用于記帳、一聯(lián)財(cái)務(wù)用于對帳、一聯(lián)管理處或部門留存。倉庫保管員必須憑單發(fā)貨,禁止用白條領(lǐng)用。倉庫保管員發(fā)貨后,應(yīng)在領(lǐng)料單上填寫實(shí)發(fā)數(shù)量、單價(jià)和金額并簽名。
其他部門領(lǐng)用材料,經(jīng)管理處經(jīng)理后部門負(fù)責(zé)人審核簽字后,據(jù)以到倉庫領(lǐng)用。
工程部向倉庫領(lǐng)用工具,需部門負(fù)責(zé)人審核簽字,方可辦理領(lǐng)用手續(xù)。
5.7月末盤點(diǎn)
每月末最后一天,倉庫保管員應(yīng)對庫存材料進(jìn)行盤點(diǎn),將入庫單、領(lǐng)料單分類整理,編制《材料收、發(fā)、存月報(bào)》一式兩份,一份于次月2日報(bào)財(cái)務(wù)部(附入庫單和領(lǐng)料單的財(cái)務(wù)記帳聯(lián))、一份倉庫留存?！恫牧鲜?、發(fā)、存月報(bào)》應(yīng)包含材料編碼、品名、規(guī)格型號、計(jì)量單位、期初數(shù)量、期初金額、本期入庫數(shù)量、本期入庫金額、本期領(lǐng)用數(shù)量、本期領(lǐng)用金額、期末結(jié)存數(shù)量、期末結(jié)存金額?！恫牧鲜?、發(fā)、存月報(bào)》應(yīng)與材料帳核對一致,做到帳、表、物相符。
6.固定資產(chǎn)及低值易耗品管理
6.1固定資產(chǎn)需登記入冊,具體記錄編號、購置日期、資產(chǎn)名稱、規(guī)格型號、金額、存放地點(diǎn)。以便備查。
6.2固定資產(chǎn)上記錄公司名稱,資產(chǎn)編號。以便日后資產(chǎn)確認(rèn)。
6.3年終,財(cái)務(wù)部隊(duì)固定資產(chǎn)進(jìn)行盤點(diǎn)。
6.4低值易耗品的管理比照固定資產(chǎn)管理。
7.合同管理
凡簽訂的經(jīng)濟(jì)合同,均將合同原件報(bào)送財(cái)務(wù)部,由財(cái)務(wù)部統(tǒng)一編號、存檔管理。
8.維修單匯總
8.1維修單應(yīng)按順序填寫,填寫項(xiàng)目齊全,字跡清晰。工程完工后及時(shí)上交管理處。
8.2管理處應(yīng)將維修單按編號整理成冊,并將維修單所耗用材料的數(shù)量、單價(jià)、金額在維修單上詳細(xì)列出,并每月進(jìn)行匯總,整理裝訂備查。
8.3管理處定期將維修單匯總后交財(cái)務(wù)部。
