某購物中心物業(yè)公司財務管理規(guī)定
購物中心物業(yè)公司財務管理規(guī)定
1.目的
為加強公司的財務管理,保證公司的經(jīng)濟效益
2.適用范圍
適用于公司各部門的員工。
3.收款,開發(fā)票
3.1收到款項交財務部,由財務部開具發(fā)票或收據(jù)。
3.2收取款項應及時解銀行,嚴禁現(xiàn)金坐支。
3.3如管理處需自行開票的,經(jīng)總經(jīng)理批準后向財務部領取空白發(fā)票,并簽收登記。發(fā)票用訖,存根交財務部核銷,并據(jù)此再領用新發(fā)票。
3.4發(fā)票需有專人保管、開具。發(fā)票一式三聯(lián),按規(guī)定填開,做到字跡清晰,項目齊全,無涂改。
3.5停車場發(fā)票的領用及收款遵循《停車場收費流程》執(zhí)行。
4.資金的使用
4.1資金計劃內的開支均由使用部門經(jīng)辦人填寫請款審批單(領用支票或需其他銀行轉賬方式付款)或費用報銷單(領現(xiàn)金),根據(jù)審批權限依次由部門經(jīng)理簽字、財務復核、總經(jīng)理批準后方可辦理付款。
4.2凡涉及工程質量、效果或委外維保等問題的付款需附有效的合同、工程項目驗收單。
4.3資金計劃外的各項支出超出1000元(含1000元),須報公司總部總經(jīng)理批準后方可辦理付款。
4.4緊急、特殊的資金使用,須單獨傳真總部報批,或電話請示。
5.材料管理
5.1采購員應關注市場行情和變化,對相關供應商進行評審,每類材料應確定2-3家合格供方。如發(fā)現(xiàn)更好的合格供方應及時提出調整合格供方建議,經(jīng)相關部門評審合格后再進行調整。
5.3入庫驗收
材料入庫時,由采購員和各管理處相關主管對材料的質量進行驗收,必要時,可請工程部相關主管協(xié)同驗收;倉庫保管員對材料的數(shù)量進行驗收。驗收合格后倉庫保管員應填寫入庫單。入庫單上應標明供貨單位名稱、材料編號、品名、規(guī)格型號、計量單位、數(shù)量、單價、金額等要素,入庫單上必須有采購員、保管員、及驗收人簽字?！度霂靻巍芬皇饺?lián),一聯(lián)倉庫用于記帳,一聯(lián)財務用于對帳,一聯(lián)隨發(fā)票用于付款。未經(jīng)點驗的材料,倉庫管理員不得辦理入庫手續(xù)。驗收不合格的材料,采購員應立即辦理退貨或換貨。
5.4保管
庫存材料收驗入庫后,應存放在庫存材料專用貨架上,不得與代購材料混放。庫存材料應分類存放,堆放整齊。倉庫內嚴禁煙火,要配備必要的消防器材;有特殊保管要求的材料應按要求單獨存放,防止腐爛變質。倉庫材料的安全完整由倉庫保管員實行責任管理。
5.5建卡建帳
庫存材料應單獨建卡建帳,帳簿采用數(shù)量金額式,收發(fā)應序時登記,定期盤點。
5.6領用管理
工程處材料領用時,由領用人根據(jù)維修單填寫領料單,經(jīng)工程領班審核簽字后,據(jù)以到倉庫領料。領料單上應標明領用單位、用途、材料編號、品名、規(guī)格型號、計量單位、請領數(shù)量等要素,領料單一式三聯(lián),一聯(lián)倉庫用于記帳、一聯(lián)財務用于對帳、一聯(lián)管理處或部門留存。倉庫保管員必須憑單發(fā)貨,禁止用白條領用。倉庫保管員發(fā)貨后,應在領料單上填寫實發(fā)數(shù)量、單價和金額并簽名。
其他部門領用材料,經(jīng)管理處經(jīng)理后部門負責人審核簽字后,據(jù)以到倉庫領用。
工程部向倉庫領用工具,需部門負責人審核簽字,方可辦理領用手續(xù)。
5.7月末盤點
每月末最后一天,倉庫保管員應對庫存材料進行盤點,將入庫單、領料單分類整理,編制《材料收、發(fā)、存月報》一式兩份,一份于次月2日報財務部(附入庫單和領料單的財務記帳聯(lián))、一份倉庫留存。《材料收、發(fā)、存月報》應包含材料編碼、品名、規(guī)格型號、計量單位、期初數(shù)量、期初金額、本期入庫數(shù)量、本期入庫金額、本期領用數(shù)量、本期領用金額、期末結存數(shù)量、期末結存金額?！恫牧鲜铡l(fā)、存月報》應與材料帳核對一致,做到帳、表、物相符。
6.固定資產(chǎn)及低值易耗品管理
6.1固定資產(chǎn)需登記入冊,具體記錄編號、購置日期、資產(chǎn)名稱、規(guī)格型號、金額、存放地點。以便備查。
6.2固定資產(chǎn)上記錄公司名稱,資產(chǎn)編號。以便日后資產(chǎn)確認。
6.3年終,財務部隊固定資產(chǎn)進行盤點。
6.4低值易耗品的管理比照固定資產(chǎn)管理。
7.合同管理
凡簽訂的經(jīng)濟合同,均將合同原件報送財務部,由財務部統(tǒng)一編號、存檔管理。
8.維修單匯總
8.1維修單應按順序填寫,填寫項目齊全,字跡清晰。工程完工后及時上交管理處。
8.2管理處應將維修單按編號整理成冊,并將維修單所耗用材料的數(shù)量、單價、金額在維修單上詳細列出,并每月進行匯總,整理裝訂備查。
8.3管理處定期將維修單匯總后交財務部。
