物業(yè)管家服務(wù)中心文書管理規(guī)定（6篇范文）

第1篇 物業(yè)管家服務(wù)中心文書管理規(guī)定

山莊管家服務(wù)中心文書管理規(guī)定

1.0目的

規(guī)范文件分類、編號(hào)、擬制、審批、用印、收發(fā)處理工作。

2.0適用范圍

適用于zz山莊管家服務(wù)中心的文書管理工作。

3.0職責(zé)

3.1管家服務(wù)中心經(jīng)理助理負(fù)責(zé)本中心文件的擬制和審核。

3.2管家服務(wù)中心經(jīng)理負(fù)責(zé)所有管家服務(wù)中心文件的復(fù)核并報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批,負(fù)責(zé)對(duì)客服務(wù)文件的審批。

4.0程序要點(diǎn)

4.1公文格式

4.1.1公文種類。根據(jù)物業(yè)管理服務(wù)特點(diǎn),引入以下公文類別:

上行文:請(qǐng)示、報(bào)告、計(jì)劃、總結(jié);

下行文:批復(fù)、決定、通知、通報(bào);

平行文:函、會(huì)議紀(jì)要。

4.1.2文件標(biāo)題

a)發(fā)文統(tǒng)一使用以上文件類別,字間距要適當(dāng),以清晰、美觀為原則;

b)標(biāo)題統(tǒng)一使用2號(hào)黑體字,放在公文紙間隔線以下,文號(hào)上方居中位置。

4.1.3發(fā)文字號(hào)。簡(jiǎn)稱文號(hào),包括機(jī)關(guān)代字、年號(hào)和順序號(hào)三項(xiàng)內(nèi)容:

a)根據(jù)發(fā)文順序及發(fā)文時(shí)間對(duì)文件編號(hào);

b)管家服務(wù)中心文號(hào)作以下統(tǒng)一規(guī)定

如:zz發(fā)[2006]009號(hào),是指zz山莊管家服務(wù)中心2006年發(fā)的管家服務(wù)中心第9個(gè)文件。

c)文號(hào)統(tǒng)一使用5號(hào)字體,放在文件標(biāo)題下一行的居中位置;

d)管家服務(wù)中心文號(hào)由管家服務(wù)中心經(jīng)理助理統(tǒng)一編號(hào)。

4.1.4秘密等級(jí)和緊急程度,用來確定公文發(fā)送方式及辦理速度

a)普通文件不加注明;

b)秘密文件必須在文件左上角位置注明'秘密'或'絕密'字樣;

c)急件必須在文件的左上角位置注明'急件'字樣。

4.1.5主送機(jī)關(guān)。是用來處理或答復(fù)公文中有關(guān)問題和有關(guān)事項(xiàng)的機(jī)關(guān):

a)應(yīng)放在文號(hào)下方,正文之上,專行頂格,用冒號(hào)':'結(jié)尾;

b)主送機(jī)關(guān)不止一個(gè)時(shí),要按其機(jī)關(guān)級(jí)別的高低、職權(quán)范圍大小依次排列,中間應(yīng)頓號(hào)'、'隔開;

c)一般情況下,選擇小四號(hào)宋體字。

4.1.6正文。是文件的主體部分。文件制發(fā)的目的和根據(jù),講述什么事情,解決什么問題以及辦法和要求,都要在正文中闡述清楚:

a)正文文字一律從左至右橫排;

b)要合理地劃分段落、正確使用標(biāo)點(diǎn)符號(hào),每段開始空兩個(gè)中文字符空格;

c)正文字體與主送機(jī)關(guān)保持一致。

4.1.7附件。通常指隨正文發(fā)出的補(bǔ)充說明材料:

a)如果該文件有附件的,應(yīng)在正文之下、機(jī)關(guān)落款的左上側(cè),專行空兩格注明'附件:×××'字樣;如果附件較多,還須編上序號(hào)1、2、3……末尾用分號(hào),最后一個(gè)附件用句號(hào)結(jié)束;文件無附件的,無須注明;

b)要寫明附件的全稱;

c)附件字體與正文相同。

4.1.8落款。指發(fā)文單位全稱或規(guī)范化的簡(jiǎn)稱。以總經(jīng)理的名義發(fā)出的,要用負(fù)責(zé)人姓名(前面冠以職務(wù)身份)署名:

a)落款一般放在正文(或附件標(biāo)記)的右下角,相當(dāng)于書信中具名的位置;

b)如果正文恰好占滿全頁,落款必須放在另頁空白紙上時(shí),應(yīng)在其上面加注一行'此頁無正文'字樣;

c)落款字體與正文相同。

4.1.9日期

a)一般應(yīng)寫發(fā)文日期;

b)會(huì)議通過的文件寫會(huì)議通過的日期;

c)重要的文件應(yīng)寫簽發(fā)的日期;

d)日期的字體與正文相同,放在落款下面正下方位置。

4.1.10蓋章。是發(fā)文機(jī)關(guān)對(duì)文件負(fù)責(zé)的標(biāo)志,是文件合法生效和的標(biāo)志,一般情況下文件都應(yīng)加蓋印章:

a)蓋章應(yīng)在公文打印校對(duì)完之后進(jìn)行,由管理印章的工作人員經(jīng)手登記;

b)印章應(yīng)蓋在落款和年月日中間,即'騎年蓋月'位置。

4.1.11公文文尾。指落款以下的頁面部分,位于末頁下端,包括:抄送機(jī)關(guān)、印刷機(jī)關(guān)、印刷份數(shù)等內(nèi)容:

a)公文文尾與文件日期中間應(yīng)有間隔,一般需用一條直線分割以示區(qū)別;

b)公文文尾字體與正文相同,另行頂格;

c)抄送機(jī)關(guān)是協(xié)助或配合主送機(jī)關(guān)執(zhí)行任務(wù)或需要知道文件內(nèi)容的機(jī)關(guān)。對(duì)上級(jí)機(jī)關(guān)的抄送叫抄報(bào)。先寫抄報(bào)機(jī)關(guān),再寫抄送機(jī)關(guān);

d)印刷時(shí)間指開印的時(shí)間,印刷機(jī)關(guān)和印刷時(shí)間排在一行,通常用兩條黑色橫線夾住,與版頭搖相呼應(yīng);

e)印刷份數(shù)指的是印刷的總份數(shù),位于底線的偏右位置。

4.2發(fā)文辦理。包括交擬、撰寫、審核、簽發(fā)、裝訂、蓋印、發(fā)放等一系列工作:

4.2.1交擬和擬議

a)經(jīng)理將撰寫文書的任務(wù)和意圖明確具體交代給負(fù)責(zé)草擬文稿的具體部門或人員;

b)擬稿人員接受任務(wù)后,對(duì)所要撰寫的文書進(jìn)行醞釀和構(gòu)思:

--深入領(lǐng)會(huì)意圖,掌握其精神實(shí)質(zhì);

--注意提煉觀點(diǎn),選擇材料;

--安排文稿的結(jié)構(gòu)、搭好文件的骨架;

--如果對(duì)原交擬意圖不清或需要有重大修正時(shí),須征得交擬人同意,不可擅自作主。

4.2.2撰寫與審核。 (正規(guī)文件須打印,擬稿人進(jìn)行校對(duì)):

a)擬稿人在擬議的基礎(chǔ)上,按照擬議的設(shè)計(jì)撰寫文稿,撰寫時(shí)應(yīng)注意;

--不與國(guó)家法律、法規(guī)相違背;

--把握各種文書的特點(diǎn)、規(guī)律和寫作方法;

--堅(jiān)持觀點(diǎn)與材料相統(tǒng)一。

b)交擬人對(duì)擬稿人的文件進(jìn)行審核:

--審查文稿內(nèi)容,看其主旨是否符合交擬愿意,是否違法;

--所提的任務(wù)、措施或方法是否切實(shí)可行;

--所規(guī)定的步驟和期限是否恰當(dāng);

--主送和抄送單位規(guī)定的是否恰當(dāng);

--文字中的引語、事例、數(shù)字以及專用術(shù)語是否正確;

--發(fā)文符合標(biāo)準(zhǔn)的,管家服務(wù)中心發(fā)文由管家服務(wù)中心主任在《公文處理單》上簽署審批意見后發(fā)文。

4.2.3簽發(fā):

管家服務(wù)中心發(fā)文:管家服務(wù)中心經(jīng)理對(duì)簽發(fā)的文件負(fù)有完全責(zé)任,應(yīng)本著負(fù)責(zé)精神,仔細(xì)閱讀文稿,實(shí)事求是地?cái)M寫批語;同意簽發(fā)的,注意'同意發(fā)文'字樣后按正常手續(xù)辦理;不同意的寫出具體意見返還相關(guān)部門或擬稿人重新撰寫。

4.2.4蓋章和發(fā)放:

a)蓋章部門管理人員(一般為行政人事部經(jīng)理/管家服務(wù)中心經(jīng)理)依據(jù)總經(jīng)理簽準(zhǔn)的意見加印:

--總經(jīng)理未簽準(zhǔn)的公文一律不能蓋章;

--蓋章的份數(shù)嚴(yán)格按照文件要求印發(fā)的份數(shù)要求蓋章;

--須將蓋章文件至少保留一份存檔(對(duì)特殊約定的按約定處理);

--對(duì)一頁以上的重要文件還須加蓋騎縫印章。

b)發(fā)放。發(fā)放(裝封和發(fā)送)工作要迅速、準(zhǔn)確、安全:

--發(fā)文登記:由管家服務(wù)中心經(jīng)理助理將要發(fā)放的文件進(jìn)行登記后,依據(jù)發(fā)送范圍(包括:主送單位、抄報(bào)部門、抄送部門)填寫《文件發(fā)放登記表》;

--采用快捷方式(電子郵件、信件或親自送達(dá))發(fā)放文件,并落實(shí)收到情況;

--將發(fā)放情況登記在《文件發(fā)放登記表中》;

--次年2月底將當(dāng)年的《文件發(fā)放登記表》與所發(fā)文件底稿移交檔案室保管;

--重要文件接收方需簽收。

4.3收文辦理。一般包括:收拆、登記、擬辦、批辦、承辦、催辦、歸檔等一系列工作。

4.3.1收拆。指文書的收進(jìn)和拆封:

a)管家服務(wù)中心經(jīng)理助理為收拆工作的主要負(fù)責(zé)人;

b)凡封套上寫明由管家服務(wù)中心收啟的由管家服務(wù)中心經(jīng)理助理拆封;寫明為具體部門或具體人收啟的信,由收信部門/人拆封,拆封時(shí)應(yīng)注意:

--檢查信封內(nèi)文件是否齊全,發(fā)現(xiàn)問題,要做出必要的記載和及時(shí)處理;

--取凈封內(nèi)的文件及附件,注意保持封套和文件的完好;

--急件拆封后要立即登記分送,密件一般交由部門經(jīng)理拆封。

4.3.2登記:

a)凡重要、保密、有指導(dǎo)意義、要求承辦、需要辦復(fù)、有保存和查考價(jià)值、使用期限長(zhǎng)的公文,都要登記;

b)以下文件無須進(jìn)行登記:

--各種無機(jī)密性的出版物;

--一般性的簡(jiǎn)報(bào)、資料;

--告知性的廣告;

--事務(wù)性的便函等。

c)文書管理人員(一般為管家服務(wù)中心檔案資料管理員)將文件登記在《收文登記表》內(nèi),內(nèi)容包括:總流水號(hào)、收文日期、發(fā)文機(jī)關(guān)、發(fā)文標(biāo)題、發(fā)文字號(hào)、發(fā)文日期、份數(shù)、處理情況、備注等,登記時(shí)應(yīng)注意:

--要將收到的文件編列總流水號(hào),每年編一次;此編號(hào)應(yīng)與《收文登記表》上的總流水號(hào)相同;

--需要辦復(fù)的文件,還要填寫《公文處理單》,夾在文件前面,一并送有關(guān)人員或部門辦理;

--字跡要清晰整潔;

--及時(shí)登記,不錯(cuò)登、漏登、積壓。

4.3.3擬辦與批辦:

a)擬辦是對(duì)收文如何處理提出初步意見,供領(lǐng)導(dǎo)或業(yè)務(wù)部門經(jīng)理審核裁決;

--擬辦工作一般由管家服務(wù)中心經(jīng)理助理或部門主管辦理;如果來文內(nèi)容專業(yè)性很強(qiáng),也可以直接由相關(guān)部門經(jīng)理擬辦;

--擬辦時(shí)要仔細(xì)閱讀來文,同時(shí)要掌握本機(jī)關(guān)各部門的職責(zé)范圍、業(yè)務(wù)分工和工作情況;

--擬辦意見要準(zhǔn)確恰當(dāng),明確具體,切實(shí)可行,簡(jiǎn)明扼要。

b)批辦是管家服務(wù)中心經(jīng)理針對(duì)擬辦意見作出的批示意見:

--屬管家服務(wù)中心文件的,由管家服務(wù)中心經(jīng)理批辦;

--批辦意見應(yīng)當(dāng)比擬辦意見更明確、具體、肯定;

--對(duì)擬辦意見中內(nèi)容不全面、不妥當(dāng)?shù)牡胤?應(yīng)加以補(bǔ)充和修改;

--要求幾個(gè)部門合辦的,應(yīng)指明由哪個(gè)部門牽頭主辦;

--需要傳閱的,應(yīng)當(dāng)寫出傳閱的對(duì)象和范圍;

--需要傳達(dá)貫徹的,應(yīng)寫出由誰傳達(dá)和傳達(dá)范圍;

--如果擬辦意見有兩種以上方案,批辦時(shí)應(yīng)有所裁決。

4.3.4承辦和傳閱:

a)承辦是有關(guān)部門根據(jù)批辦意見對(duì)收文的處理。包括辦文與辦事兩種情況。辦文是整理文字材料、制發(fā)文件;辦事是以實(shí)際行動(dòng)落實(shí)收文內(nèi)容,如召開會(huì)議、電話聯(lián)系、當(dāng)面洽談、現(xiàn)場(chǎng)調(diào)查等;

--承辦時(shí)應(yīng)認(rèn)真閱讀來文和批辦意見,有時(shí)還要提出承辦方案送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審核指示后再著手辦理;

--屬本部門獨(dú)立承辦的,要及時(shí)認(rèn)真辦理,不能推諉、拖拉;

--由本部門牽頭主辦的,應(yīng)準(zhǔn)備好有關(guān)文件和辦理意見,主動(dòng)與有關(guān)部門協(xié)商,整理、綜合協(xié)商意見,報(bào)送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批;

--承辦完畢,把承辦情況填寫在《公文處理單》的'處理結(jié)果'欄內(nèi),并簽署姓名及日期。

b)傳閱工作一般由公司行政人事部或管家服務(wù)中心經(jīng)理助理辦理:

--安排傳閱應(yīng)先主后次,對(duì)主要領(lǐng)導(dǎo)、主管經(jīng)理應(yīng)優(yōu)先安排閱讀;

--傳閱范圍要適當(dāng),不能隨意擴(kuò)大或縮小;

--各閱讀人收退文件均應(yīng)直接與行政人事部或管家服務(wù)中心經(jīng)理助理聯(lián)系,切不可在閱讀人之間傳遞和交接;

--閱讀人在閱讀后應(yīng)簽署姓名、日期。

4.3.5催辦包括對(duì)內(nèi)催辦和對(duì)外催辦兩種情況:

a)催辦可以當(dāng)面催詢、電話催辦、派人催辦、發(fā)信催辦、用催辦單催辦等;

b)催辦時(shí)應(yīng)注意催辦的時(shí)機(jī)和方式,講究禮貌,表示對(duì)對(duì)方的信任和尊重。

4.3.6歸檔:

文件辦理完畢后,由行政人事部文員或管家服務(wù)中心經(jīng)理助理將文件報(bào)檔案室按《檔案管理規(guī)定》辦理歸檔工作。

5.0相關(guān)支持文件

5.1印章管理規(guī)定

5.2檔案管理規(guī)定

6.0質(zhì)量記錄

6.1qp-01-08-f001 公文處理單

6.2qp-01-08-f002 文件發(fā)放登記表

第2篇 物業(yè)管家服務(wù)中心辦公區(qū)管理規(guī)定怎么寫

山莊管家服務(wù)中心辦公區(qū)管理規(guī)定

1.0目的規(guī)范辦公區(qū)公共環(huán)境及秩序的管理工作。

2. 0適用范圍適用于山莊管家服務(wù)中心辦公區(qū)的日常管理工作。

3. 0職責(zé)3.1管家服務(wù)中心經(jīng)理負(fù)責(zé)管家服務(wù)中心辦公區(qū)環(huán)境及秩序的日常管理監(jiān)督工作;3.2各部門主管負(fù)責(zé)本部門辦公區(qū)環(huán)境及秩序的日常管理工作;3.3辦公區(qū)各崗位工作人員負(fù)責(zé)本崗位的日常管理工作。

4.0程序要點(diǎn)

4.1物品擺放

4.1.1辦公區(qū)的桌、臺(tái)、椅、凳均須按規(guī)定位置放置,不得隨意調(diào)整。

4.1.2各崗位員工上班前需檢查所屬物品是否丟失及損壞,發(fā)現(xiàn)丟失或損壞的應(yīng)及時(shí)向部門主管報(bào)告,并采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施。

4.1.3上班時(shí)應(yīng)保持桌面整潔、有序,不允許擺放與工作無關(guān)的其他物品。

4.1.4下班前應(yīng)將桌面清理干凈,辦公椅放在辦公桌的恰當(dāng)位置。

4.1.5遇雨天,管家服務(wù)中心應(yīng)當(dāng)在辦公區(qū)前顯眼位置放置公益?zhèn)?、防滑設(shè)施及標(biāo)識(shí)。

4.2常用辦公設(shè)備的使用:常用辦公設(shè)備包括電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)、碎紙機(jī)、電話及其他設(shè)備。

4.2.1 電腦:a)所有電腦須設(shè)置開機(jī)密碼,密碼由使用者掌握;

b)所有電腦須安裝防毒軟件避免感染病毒;

c)每臺(tái)電腦由電腦管理員進(jìn)行編號(hào)并制作'電腦配置清單'貼于電腦主機(jī)上。

d)經(jīng)公司電腦培訓(xùn)/考核合格或具有電腦操作證的員工方可單獨(dú)使用電腦,否則須在電腦管理員的陪同下使用;

e)電腦應(yīng)避免頻繁的開關(guān)程序,暫時(shí)不用時(shí),可將電腦轉(zhuǎn)換為休眠狀態(tài);

f)正確使用電腦的詳細(xì)程序按有關(guān)電腦操作工具書的指導(dǎo)進(jìn)行操作;

g)非工作需要在上班時(shí)間不得瀏覽網(wǎng)頁、使用網(wǎng)絡(luò)聊天;

h)未經(jīng)管家服務(wù)中心經(jīng)理同意不私自安裝其他軟件,更不允許安裝游戲軟件,影響電腦的正常使用。

4.2.2 打印機(jī)a)聯(lián)機(jī)。

一般情況下,打印機(jī)與電腦連通后,無須再進(jìn)行聯(lián)機(jī)。

b)打印機(jī)應(yīng)避免頻繁的開關(guān)機(jī)操作;

c)正確使用打印機(jī)的詳細(xì)程序按有關(guān)打印機(jī)操作說明書的指導(dǎo)進(jìn)行操作;

d)為節(jié)約紙張,一般性內(nèi)部文件及未校對(duì)前文稿,打印時(shí)應(yīng)盡可能使用舊文稿的背面打印;

e)電腦管理員應(yīng)提前計(jì)劃打印墨水、碳粉等耗財(cái)?shù)纳曩彙?/p>

4.2.3 復(fù)印機(jī)a)電腦管理員應(yīng)在開始上班時(shí)接通復(fù)印機(jī)插座電源,開啟復(fù)印機(jī)開關(guān),檢查復(fù)印紙是否放好;

下班時(shí) 復(fù)印機(jī)開關(guān), 復(fù)印機(jī)電源插座電源;

b)復(fù)印程序:所有復(fù)印的文件、資料必須先在'復(fù)印記錄本'上登記,然后再復(fù)印;

如果復(fù)印機(jī)出錯(cuò),應(yīng)將報(bào)廢紙張數(shù)量予以登記;

c)復(fù)印機(jī)一般情況下每天開、關(guān)機(jī)各一次,盡量避免頻繁開關(guān);

d)為節(jié)約紙張,不重要的復(fù)印件就使用可以復(fù)印的廢紙張背面復(fù)印。

4.2.4 傳真機(jī):傳真機(jī)一般情況下保持24小時(shí)開機(jī)、設(shè)置在自動(dòng)接收狀態(tài)。

正確使用傳真機(jī)的程序按傳真機(jī)有關(guān)操作說明書進(jìn)行操作。

a)接收傳真電腦管理員應(yīng)注意檢查傳真紙是否用完及傳真機(jī)信號(hào)是否穩(wěn)定;

收到傳真后,應(yīng)及時(shí)將傳真件取下,并將傳真件及時(shí)交給接收人;

b)發(fā)送傳真:發(fā)送傳真需管家服務(wù)中心經(jīng)理批準(zhǔn);

電腦管理員放好傳真件并撥通對(duì)方傳真號(hào)將傳真發(fā)送過去,3分鐘后致電對(duì)方確認(rèn)是否收到傳真件,直至對(duì)方收到為止;

c)傳真機(jī)的正確使用程序按傳真機(jī)有關(guān)操作說明書進(jìn)行操作;

4.2.5 電話。

電話機(jī)的正確使用程序按電話機(jī)有關(guān)操作說明書進(jìn)行操作。

a)為有效控制電話費(fèi),一般情況下,電話應(yīng)設(shè)定限制呼叫功能;

b)除總經(jīng)理批準(zhǔn)的電話外,其他電話均取消長(zhǎng)途直撥功能,所有電話均取消聲訊電話功能;

c)電話費(fèi)實(shí)行限額管理,各電話使用人超出限額的由電話使用人平攤;

d)電話須在三聲以內(nèi)接聽,具體按電話接聽標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定執(zhí)行;

e)上班時(shí)間原則上禁止打私人電話,特殊情況須經(jīng)部門主管審批;

f)私人電話須長(zhǎng)話短說,原則上不允許超過三分鐘。

4.3環(huán)境管理

4.3.1 衛(wèi)生:辦公區(qū)衛(wèi)生由客戶服務(wù)部負(fù)責(zé)監(jiān)督外包方完成。

4.3.2 綠化:辦公區(qū)綠化由客戶服務(wù)部綠化人員負(fù)責(zé),各崗位人員監(jiān)督管理。

4.4安全管理

4.4.1工程維修班負(fù)責(zé)檢查辦公區(qū)水、電設(shè)施運(yùn)轉(zhuǎn)是否正常。

4.4.2安全管理部應(yīng)檢查辦公區(qū)消防設(shè)施是否保管妥當(dāng),滅火器材擺放是否規(guī)范,有無損壞、丟失現(xiàn)象。

4.4.3各崗位員工應(yīng)加強(qiáng)安全防患意識(shí),下班時(shí)應(yīng)將重要資料放入安全地點(diǎn),鎖好抽屜,關(guān)好電源、門窗。

4.4.4 管家服務(wù)中心實(shí)行24小時(shí)金管家服務(wù)制度,值晚班時(shí)應(yīng)與安全管理部配合注意防火、防盜工作。

4.4.5 辦公區(qū)晚間的安全管理由安全管理部負(fù)責(zé),值班安全員應(yīng)定時(shí)巡查以下重要部位,并做好相應(yīng)的記錄。

a)消防設(shè)施、配電房;

b)領(lǐng)導(dǎo)辦公室、電腦室、檔案室、財(cái)務(wù)室;

c)水源、空凋的 情況;

d)加班情況。

5.0相關(guān)支持文件無6.0質(zhì)量記錄電腦配置清單(無固定格式)復(fù)印記錄本(無固定格式)

第3篇 物業(yè)管家服務(wù)中心檔案管理規(guī)定

山莊管家服務(wù)中心檔案管理規(guī)定

1.0目的

規(guī)范檔案的編號(hào)、分類、整理、保管及借閱工作。

2.0適用范圍

適用于zz山莊管家服務(wù)中心各類檔案的管理。

3.0職責(zé)

3.1管家服務(wù)中心經(jīng)理監(jiān)督檔案管理的實(shí)施工作并審批檔案的借閱申請(qǐng);

3.2檔案管理員負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作。

4.0程序要點(diǎn)

4.1檔案的類別、編號(hào)及保存年限:

4.1.1管家服務(wù)中心的編號(hào):*lsz(項(xiàng)目名稱拼音縮寫)

4.1.2區(qū)分全宗,按管家服務(wù)中心的工作內(nèi)容劃分,全宗可分為以下幾類:

一級(jí)類目二級(jí)類目編號(hào)三級(jí)

類目檔案范圍和條款保存年限

*lsz工程圖紙01竣工圖紙、技術(shù)改造、施工圖紙等永久

設(shè)備技術(shù)資料02消防、智能化系統(tǒng)、電梯系統(tǒng)、變配電系統(tǒng)、給排水系統(tǒng)、空調(diào)系統(tǒng)、辦公設(shè)備等永久

接管驗(yàn)收資料03永久

合同協(xié)議04經(jīng)營(yíng)服務(wù)類合同、工程類合同等永久

綜合管理0501公司文件、管理處文件、外來文件、工作聯(lián)系文件、專項(xiàng)報(bào)告、會(huì)議紀(jì)要等3年

02員工檔案

03通知、通告、溫馨提示等3年

住戶資料0601業(yè)主資料永久

02租戶資料長(zhǎng)期

房屋健康檔案07入伙物業(yè)接管驗(yàn)收表、裝修相關(guān)記錄等

日常記錄08機(jī)電類、安全類、保潔綠化類、人事行政后勤類、培訓(xùn)類、社區(qū)文化、中控類、顧客服務(wù)、裝修管理、品質(zhì)管理等3年

業(yè)主委員會(huì)資料09

財(cái)務(wù)資料10收費(fèi)通知單、月收費(fèi)統(tǒng)計(jì)表、季公布報(bào)表等。3年

迎檢資料1101優(yōu)秀大廈(小區(qū))

02安全文明小區(qū)

保管理期限的年限從文件產(chǎn)生后第二年開始算起,其中永久為50年以上,長(zhǎng)期為16年-50年,短期為15年以下。

4.1.3檔案順序號(hào):采用阿位伯?dāng)?shù)字取3位有效數(shù)字--001、002、003。

4.1.4檔案編號(hào)舉例:

*lsz-06-01-001

4.2立卷與編制目錄

4.2.1立卷:就是按照單份文件相互之間的聯(lián)系和價(jià)值大小組合成案卷,檔案管理員按以上分類方法,用檔案盒(或文件夾)將檔案分別立卷:

a)根據(jù)檔案(或文件夾)的規(guī)格準(zhǔn)備相應(yīng)的檔案標(biāo)貼紙;

b)在檔案標(biāo)貼紙上打印出標(biāo)準(zhǔn)黑一號(hào)字體的檔案類別名稱,其格式一般是由檔案編號(hào)、檔案名稱組成,如:

*lsz-05-03-001 通知及通告

*lsz-06-01-001 zz山莊業(yè)主資料

*lsz-09-001業(yè)主委員會(huì)資料

c)將制作好的檔案標(biāo)貼紙貼在檔案盒(或文件夾)左側(cè)立面距頂部3cm位置外,并排列在檔案柜中;

d)將需歸檔的資料按其所屬類別及入檔時(shí)間先后順序存放于相應(yīng)檔案盒(或文件夾)內(nèi);

4.2.2編制目錄:

a)檔案管理員在檔案盒內(nèi)首頁位置準(zhǔn)備活頁《檔案目錄》;

b)每一份檔案在歸檔時(shí),均需將該份檔案登記在《檔案目錄》(內(nèi)容包括:序號(hào)、文件編號(hào)、文件標(biāo)題、頁數(shù)、發(fā)文單位、發(fā)文日期、接收日期、歸檔編號(hào)、備注等項(xiàng)目)中,以便查閱;

4.3檔案的保管

4.3.1檔案保管的工作任務(wù)是:

a)便于查閱;

b)保證檔案的安全;

c)防止檔案的損壞;

d)采取修復(fù)技術(shù),延長(zhǎng)檔案壽命。

4.3.2檔案保管的責(zé)任部門

a)管家服務(wù)中心客戶服務(wù)部保管合同協(xié)議、綜合管理資料、住戶資料、員工培訓(xùn)檔案、業(yè)主委員會(huì)資料、財(cái)務(wù)資料、迎檢資料及管家服務(wù)中心各職能部門需要保管的其他檔案;

b)管家服務(wù)中心工程維修班保管項(xiàng)目工程圖紙、設(shè)備技術(shù)資料、接管驗(yàn)收資料等相關(guān)檔案資料;

c)其他職能部門除經(jīng)常使用的部分資料外,原則上不保管檔案。

4.3.3檔案的保管程序

a)各職能部門將需保管的資料經(jīng)整理匯總后,移交給檔案管理員。

b)資料管理員將該資料登記在《檔案目錄》中,歸入相應(yīng)案卷并統(tǒng)一編號(hào);

c)資料管理員定期將《檔案目錄》輸入電腦,以便查詢;

d)檔案原則上保管原件。

4.4檔案的密級(jí)

4.4.1檔案的密收分為三級(jí):絕密、機(jī)密、普通:

a)絕密檔案包括:員工人事檔案、合同、業(yè)主檔案、公司重大經(jīng)營(yíng)、管理、決策形成的檔案、財(cái)務(wù)類檔案、其他屬絕密的檔案;

b)機(jī)密檔案包括:重要的會(huì)議記錄(紀(jì)要)、公司收發(fā)文(通知、通告除外)、工程圖紙、維修、回訪記錄、計(jì)劃總結(jié)和其他屬機(jī)密的檔案;

c)普通檔案包括:公司的通知、通告等普通性文件。

4.5檔案的查閱權(quán)限

4.5.1管家服務(wù)中心經(jīng)理可查閱中心所有檔案;

4.5.2其他人員根據(jù)審批查閱有關(guān)檔案。

4.6檔案的查閱/借閱/復(fù)制

4.6.1查閱/借閱/復(fù)制人到檔案室在《文件查閱/借閱/復(fù)制登記表》中登記。

4.6.2資料管理員審核其查(借)閱資格:

a)權(quán)限內(nèi)(經(jīng)授權(quán)/審批)的按正常手續(xù)辦理;

b)權(quán)限外的,檔案管理員開具《檔案查閱/借閱/復(fù)制審批單》給查閱人辦理審批手續(xù):屬管家服務(wù)中心的檔案,由管家服務(wù)中心主任審批;屬部門(財(cái)務(wù)類除外)的檔案,由部門負(fù)責(zé)人審批;財(cái)務(wù)類的檔案應(yīng)由中心經(jīng)理審批。

4.7在檔案歸還日期前,資料管理員應(yīng)督促借閱人將檔案還好交還檔案室。

4.8須復(fù)制檔案的,絕密檔案報(bào)總經(jīng)理審批,機(jī)密檔案由公司行政人事部經(jīng)理審批,普通檔案由部門/中心負(fù)責(zé)人審批。

4.9檔案的銷毀

4.9.1超過保管期限的檔案,由資料管理員依據(jù)檔案的保管期限,每年編制銷毀計(jì)劃及《檔案銷毀清單》,報(bào)公司行政人事部審核。

4.9.2行政人事部審核無誤后報(bào)總經(jīng)理審批

。

4.9.3總經(jīng)理審批同意后由行政人事部指定3名監(jiān)銷人員(檔案管理員、辦公室文員)將超過保存期限的檔案銷毀。

4.9.4監(jiān)銷人員確認(rèn)銷毀文件無誤簽字后,選擇安全地點(diǎn)銷毀檔案。

5.0相關(guān)支持文件

5.1文書管理規(guī)定

6.0質(zhì)量記錄

6.1qp-01-07-f001 檔案目錄

6.2qp-01-07-f002 檔案查閱/借閱/復(fù)制登記表

第4篇 物業(yè)管家服務(wù)中心印章管理規(guī)定格式怎樣的

山莊管家服務(wù)中心印章管理規(guī)定

1.0目的規(guī)范印章的刻制、用印、借用、保管與廢止工作。

2. 0適用范圍適用于山莊管家服務(wù)中心各類印章的管理。

3. 0職責(zé)3.1管家服務(wù)中心經(jīng)理負(fù)責(zé)管家服務(wù)中心印章用印的審核并承擔(dān)審核責(zé)任。

3. 2公司行政人事部經(jīng)理負(fù)責(zé)管家服務(wù)中心印章的刻制、發(fā)布、廢止、監(jiān)督管理,并承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。

3. 3管家服務(wù)中心印章由管家服務(wù)中心經(jīng)理助理負(fù)責(zé)保管并承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。

4.0程序要點(diǎn)

4.1印章刻制

4.1.1管家服務(wù)中心經(jīng)理提出印章刻制申請(qǐng),并提供印章圖案及要求;

4.1.2公司行政人事部經(jīng)理審核圖案是否美觀及合法,要求是否符合規(guī)格;

4.1.3總經(jīng)理審核后,加注審核意見;

4.1.4集團(tuán)董事長(zhǎng)審核印章是否需要并審批。

4.1.5公司行政人事部經(jīng)理登記并安排刻制;

4.1.6公司行政人事部發(fā)文公布公章印模;

4.1.7公司行政人事部將印章交給相關(guān)使用部門保管,并登記在《印章領(lǐng)用登記表》內(nèi)。

4.2管家服務(wù)中心行政印章的用印

4.2.1 填寫《蓋章申請(qǐng)單》,并附蓋章文件原件;

4.2.2 管家服務(wù)中心經(jīng)理助理審核;

4.2.3 蓋章文件報(bào)管家服務(wù)中心經(jīng)理審批;

4.2.4 管家服務(wù)中心經(jīng)理助理核對(duì)公章文件份數(shù)并蓋章;

4.2.5 通知部門取回文件。

4.3借用

4.3.1 部門提出書面借章申請(qǐng);

4.3.2 部門主管審核借章用途是否屬實(shí)及其可靠性,原則上公章不能攜帶出管家服務(wù)中心;

4.3.3 管家服務(wù)中心經(jīng)理審批印章借用;

4.3.4 管家服務(wù)中心經(jīng)理助理收到經(jīng)審批同意的申請(qǐng)后方可借出公章并登記;

4.3.5 公章必須在歸還日期前完好地交還管家服務(wù)中心經(jīng)理助理,如果超時(shí)歸還,需附書面說明并由部門主管確認(rèn)后報(bào)管家服務(wù)中心經(jīng)理備案。

4.4損壞、丟失處理

4.4.1印章?lián)p壞、丟失后,必須立即書面寫出報(bào)告,部門主管審核確認(rèn)后,由管家服務(wù)中心經(jīng)理上報(bào)公司行政人事部處理;

4.4.2行政人事部或管家服務(wù)中心按規(guī)定對(duì)責(zé)任人予以處罰;

4.4.3使用部門提出重新刻制申請(qǐng),并進(jìn)行審批、刻制;

4.4.4 印章?lián)p壞的使用部門交還舊印章至行政人事部,行政人事部核對(duì)、收回舊章,并領(lǐng)取新印章(丟失的直接領(lǐng)取)。

4.5印章的廢止

4.5.1 相關(guān)部門提出廢止印章意見書;

4.5.2 總經(jīng)理審批;

4.5.3 行政人事部發(fā)出收回廢止印章通知并派專人收回;

4.5.4 行政人事部核對(duì)廢止章,記錄歸檔。

4.6印章的保管

4.6.1 管家服務(wù)中心印章由管家服務(wù)中心經(jīng)理助理保管;

4.6.2 用印前必須履行用印手續(xù)。

5.0相關(guān)支持文件

5.1文書管理規(guī)定6.0記錄

6.1qp-01-06-f001蓋章申請(qǐng)單

6.2qp-01-06-f002公章印模登記表

6.3qp-01-06-f003

第5篇 物業(yè)管家服務(wù)中心印章管理規(guī)定

山莊管家服務(wù)中心印章管理規(guī)定

1.0目的

規(guī)范印章的刻制、用印、借用、保管與廢止工作。

2.0適用范圍

適用于zz山莊管家服務(wù)中心各類印章的管理。

3.0職責(zé)

3.1管家服務(wù)中心經(jīng)理負(fù)責(zé)管家服務(wù)中心印章用印的審核并承擔(dān)審核責(zé)任。

3.2公司行政人事部經(jīng)理負(fù)責(zé)管家服務(wù)中心印章的刻制、發(fā)布、廢止、監(jiān)督管理,并承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。

3.3管家服務(wù)中心印章由管家服務(wù)中心經(jīng)理助理負(fù)責(zé)保管并承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。

4.0程序要點(diǎn)

4.1印章刻制

4.1.1管家服務(wù)中心經(jīng)理提出印章刻制申請(qǐng),并提供印章圖案及要求;

4.1.2公司行政人事部經(jīng)理審核圖案是否美觀及合法,要求是否符合規(guī)格;

4.1.3總經(jīng)理審核后,加注審核意見;

4.1.4集團(tuán)董事長(zhǎng)審核印章是否需要并審批。

4.1.5公司行政人事部經(jīng)理登記并安排刻制;

4.1.6公司行政人事部發(fā)文公布公章印模;

4.1.7公司行政人事部將印章交給相關(guān)使用部門保管,并登記在《印章領(lǐng)用登記表》內(nèi)。

4.2管家服務(wù)中心行政印章的用印

4.2.1填寫《蓋章申請(qǐng)單》,并附蓋章文件原件;

4.2.2管家服務(wù)中心經(jīng)理助理審核;

4.2.3蓋章文件報(bào)管家服務(wù)中心經(jīng)理審批;

4.2.4管家服務(wù)中心經(jīng)理助理核對(duì)公章文件份數(shù)并蓋章;

4.2.5通知部門取回文件。

4.3借用

4.3.1部門提出書面借章申請(qǐng);

4.3.2部門主管審核借章用途是否屬實(shí)及其可靠性,原則上公章不能攜帶出管家服務(wù)中心;

4.3.3管家服務(wù)中心經(jīng)理審批印章借用;

4.3.4管家服務(wù)中心經(jīng)理助理收到經(jīng)審批同意的申請(qǐng)后方可借出公章并登記;

4.3.5公章必須在歸還日期前完好地交還管家服務(wù)中心經(jīng)理助理,如果超時(shí)歸還,需附書面說明并由部門主管確認(rèn)后報(bào)管家服務(wù)中心經(jīng)理備案。

4.4損壞、丟失處理

4.4.1印章?lián)p壞、丟失后,必須立即書面寫出報(bào)告,部門主管審核確認(rèn)后,由管家服務(wù)中心經(jīng)理上報(bào)公司行政人事部處理;

4.4.2行政人事部或管家服務(wù)中心按規(guī)定對(duì)責(zé)任人予以處罰;

4.4.3使用部門提出重新刻制申請(qǐng),并進(jìn)行審批、刻制;

4.4.4印章?lián)p壞的使用部門交還舊印章至行政人事部,行政人事部核對(duì)、收回舊章,并領(lǐng)取新印章(丟失的直接領(lǐng)取)。

4.5印章的廢止

4.5.1相關(guān)部門提出廢止印章意見書;

4.5.2總經(jīng)理審批;

4.5.3行政人事部發(fā)出收回廢止印章通知并派專人收回;

4.5.4行政人事部核對(duì)廢止章,記錄歸檔。

4.6印章的保管

4.6.1管家服務(wù)中心印章由管家服務(wù)中心經(jīng)理助理保管;

4.6.2用印前必須履行用印手續(xù)。

5.0相關(guān)支持文件

5.1文書管理規(guī)定

6.0記錄

6.1qp-01-06-f001蓋章申請(qǐng)單

6.2qp-01-06-f002公章印模登記表

6.3qp-01-06-f003借用公章登記表

6.4qp-01-06-f004公章廢止登記表

第6篇 物業(yè)管家服務(wù)中心辦公區(qū)管理規(guī)定

山莊管家服務(wù)中心辦公區(qū)管理規(guī)定

1.0目的

規(guī)范辦公區(qū)公共環(huán)境及秩序的管理工作。

2.0適用范圍

適用于zz山莊管家服務(wù)中心辦公區(qū)的日常管理工作。

3.0職責(zé)

3.1管家服務(wù)中心經(jīng)理負(fù)責(zé)管家服務(wù)中心辦公區(qū)環(huán)境及秩序的日常管理監(jiān)督工作;

3.2各部門主管負(fù)責(zé)本部門辦公區(qū)環(huán)境及秩序的日常管理工作;

3.3辦公區(qū)各崗位工作人員負(fù)責(zé)本崗位的日常管理工作。

4.0程序要點(diǎn)

4.1物品擺放

4.1.1辦公區(qū)的桌、臺(tái)、椅、凳均須按規(guī)定位置放置,不得隨意調(diào)整。

4.1.2各崗位員工上班前需檢查所屬物品是否丟失及損壞,發(fā)現(xiàn)丟失或損壞的應(yīng)及時(shí)向部門主管報(bào)告,并采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施。

4.1.3上班時(shí)應(yīng)保持桌面整潔、有序,不允許擺放與工作無關(guān)的其他物品。

4.1.4下班前應(yīng)將桌面清理干凈,辦公椅放在辦公桌的恰當(dāng)位置。

4.1.5遇雨天,管家服務(wù)中心應(yīng)當(dāng)在辦公區(qū)前顯眼位置放置公益?zhèn)恪⒎阑O(shè)施及標(biāo)識(shí)。

4.2常用辦公設(shè)備的使用:常用辦公設(shè)備包括電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)、碎紙機(jī)、電話及其他設(shè)備。

4.2.1電腦:

a)所有電腦須設(shè)置開機(jī)密碼,密碼由使用者掌握;

b)所有電腦須安裝防毒軟件避免感染病毒;

c)每臺(tái)電腦由電腦管理員進(jìn)行編號(hào)并制作'電腦配置清單'貼于電腦主機(jī)上。

d)經(jīng)公司電腦培訓(xùn)/考核合格或具有電腦操作證的員工方可單獨(dú)使用電腦,否則須在電腦管理員的陪同下使用;

e)電腦應(yīng)避免頻繁的開關(guān)程序,暫時(shí)不用時(shí),可將電腦轉(zhuǎn)換為休眠狀態(tài);

f)正確使用電腦的詳細(xì)程序按有關(guān)電腦操作工具書的指導(dǎo)進(jìn)行操作;

g)非工作需要在上班時(shí)間不得瀏覽網(wǎng)頁、使用網(wǎng)絡(luò)聊天;

h)未經(jīng)管家服務(wù)中心經(jīng)理同意不私自安裝其他軟件,更不允許安裝游戲軟件,影響電腦的正常使用。

4.2.2打印機(jī)

a)聯(lián)機(jī)。一般情況下,打印機(jī)與電腦連通后,無須再進(jìn)行聯(lián)機(jī)。

b)打印機(jī)應(yīng)避免頻繁的開關(guān)機(jī)操作;

c)正確使用打印機(jī)的詳細(xì)程序按有關(guān)打印機(jī)操作說明書的指導(dǎo)進(jìn)行操作;

d)為節(jié)約紙張,一般性內(nèi)部文件及未校對(duì)前文稿,打印時(shí)應(yīng)盡可能使用舊文稿的背面打印;

e)電腦管理員應(yīng)提前計(jì)劃打印墨水、碳粉等耗財(cái)?shù)纳曩彙?/p>

4.2.3復(fù)印機(jī)

a)電腦管理員應(yīng)在開始上班時(shí)接通復(fù)印機(jī)插座電源,開啟復(fù)印機(jī)開關(guān),檢查復(fù)印紙是否放好;下班時(shí)關(guān)閉復(fù)印機(jī)開關(guān),關(guān)閉復(fù)印機(jī)電源插座電源;

b)復(fù)印程序:所有復(fù)印的文件、資料必須先在'復(fù)印記錄本'上登記,然后再復(fù)印;如果復(fù)印機(jī)出錯(cuò),應(yīng)將報(bào)廢紙張數(shù)量予以登記;

c)復(fù)印機(jī)一般情況下每天開、關(guān)機(jī)各一次,盡量避免頻繁開關(guān);

d)為節(jié)約紙張,不重要的復(fù)印件就使用可以復(fù)印的廢紙張背面復(fù)印。

4.2.4傳真機(jī):傳真機(jī)一般情況下保持24小時(shí)開機(jī)、設(shè)置在自動(dòng)接收狀態(tài)。正確使用傳真機(jī)的程序按傳真機(jī)有關(guān)操作說明書進(jìn)行操作。

a)接收傳真

電腦管理員應(yīng)注意檢查傳真紙是否用完及傳真機(jī)信號(hào)是否穩(wěn)定;

收到傳真后,應(yīng)及時(shí)將傳真件取下,并將傳真件及時(shí)交給接收人;

b)發(fā)送傳真:發(fā)送傳真需管家服務(wù)中心經(jīng)理批準(zhǔn);電腦管理員放好傳真件并撥通對(duì)方傳真號(hào)將傳真發(fā)送過去,3分鐘后致電對(duì)方確認(rèn)是否收到傳真件,直至對(duì)方收到為止;

c)傳真機(jī)的正確使用程序按傳真機(jī)有關(guān)操作說明書進(jìn)行操作;

4.2.5電話。電話機(jī)的正確使用程序按電話機(jī)有關(guān)操作說明書進(jìn)行操作。

a)為有效控制電話費(fèi),一般情況下,電話應(yīng)設(shè)定限制呼叫功能;

b)除總經(jīng)理批準(zhǔn)的電話外,其他電話均取消長(zhǎng)途直撥功能,所有電話均取消聲訊電話功能;

c)電話費(fèi)實(shí)行限額管理,各電話使用人超出限額的由電話使用人平攤;

d)電話須在三聲以內(nèi)接聽,具體按電話接聽標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定執(zhí)行;

e)上班時(shí)間原則上禁止打私人電話,特殊情況須經(jīng)部門主管審批;

f)私人電話須長(zhǎng)話短說,原則上不允許超過三分鐘。

4.3環(huán)境管理

4.3.1衛(wèi)生:辦公區(qū)衛(wèi)生由客戶服務(wù)部負(fù)責(zé)監(jiān)督外包方完成。

4.3.2綠化:辦公區(qū)綠化由客戶服務(wù)部綠化人員負(fù)責(zé),各崗位人員監(jiān)督管理。

4.4安全管理

4.4.1工程維修班負(fù)責(zé)檢查辦公區(qū)水、電設(shè)施運(yùn)轉(zhuǎn)是否正常。

4.4.2安全管理部應(yīng)檢查辦公區(qū)消防設(shè)施是否保管妥當(dāng),滅火器材擺放是否規(guī)范,有無損壞、丟失現(xiàn)象。

4.4.3各崗位員工應(yīng)加強(qiáng)安全防患意識(shí),下班時(shí)應(yīng)將重要資料放入安全地點(diǎn),鎖好抽屜,關(guān)好電源、門窗。

4.4.4管家服務(wù)中心實(shí)行24小時(shí)金管家服務(wù)制度,值晚班時(shí)應(yīng)與安全管理部配合注意防火、防盜工作。

4.4.5辦公區(qū)晚間的安全管理由安全管理部負(fù)責(zé),值班安全員應(yīng)定時(shí)巡查以下重要部位,并做好相應(yīng)的記錄。

a)消防設(shè)施、配電房;

b)領(lǐng)導(dǎo)辦公室、電腦室、檔案室、財(cái)務(wù)室;

c)水源、空凋的關(guān)閉情況;

d)加班情況。

5.0相關(guān)支持文件

無

6.0質(zhì)量記錄

電腦配置清單(無固定格式)

復(fù)印記錄本(無固定格式)