第1篇 文件管理辦法
第一章? 總則
第1條為使集團(tuán)文件管理工作科學(xué)化、規(guī)范化，確保文件在使用過(guò)程中不發(fā)生內(nèi)容重復(fù)、遺漏等問(wèn)題，便于文件的檢索、存檔，特制訂本辦法。
第2條本辦法適用于全集團(tuán)范圍內(nèi)的文件管理工作。
第3條本辦法的主要關(guān)聯(lián)制度有《公文管理辦法》、《檔案管理辦法》、《文件、法律法規(guī)要求控制程序》等。
第4條主要職責(zé)。
1.集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)：負(fù)責(zé)集團(tuán)文件體系的總體規(guī)劃和重要文件的審批。
2.集團(tuán)企業(yè)管理中心：負(fù)責(zé)集團(tuán)文件發(fā)文審核及文件體系的策劃和組織實(shí)施，包括管理手冊(cè)、程序文件、記錄格式和相關(guān)文件資料等的組織擬定、保管發(fā)放、管理控制；監(jiān)督、指導(dǎo)集團(tuán)各中心、各區(qū)域公司管理好相關(guān)文件、資料。
3.集團(tuán)行政管理中心：負(fù)責(zé)公文、檔案類文件的整理、存檔、廢棄等工作。
4.集團(tuán)各中心：負(fù)責(zé)編制、修訂、完善本部門承擔(dān)的各項(xiàng)文件，并對(duì)文件的執(zhí)行進(jìn)行進(jìn)行監(jiān)督，收集反饋信息，不斷完善文件管理。
5.集團(tuán)監(jiān)督審計(jì)中心：負(fù)責(zé)策劃文件管理的監(jiān)督體系，并對(duì)文件的執(zhí)行情況進(jìn)行檢查、提出改進(jìn)意見(jiàn)。
6.區(qū)域公司：負(fù)責(zé)執(zhí)行集團(tuán)下發(fā)的各項(xiàng)文件；收集所在地的相關(guān)法規(guī)與其他要求；建立健全本區(qū)域內(nèi)部文件管理體系，并及時(shí)整理并反饋給集團(tuán)企業(yè)管理中心。
第二章? 文件的類別
第5條文件的分類方式很多，為便于管理，本辦法將文件分為公文、檔案、體系文件、制度文件四大類。同一文件可以同時(shí)歸屬兩個(gè)以上的文件類別，例如所有重要文件最終都?xì)w并為檔案。
第6條公文。
1.定義：公文指公司在行政管理活動(dòng)或處理公務(wù)活動(dòng)中產(chǎn)生的，按照嚴(yán)格的、法定的生效程序和規(guī)范的格式制定的具有傳遞信息和記錄作用的載體文件。
2.分類：公文常見(jiàn)文種包括指示、決定、決議、通知、通告、布告、通報(bào)、報(bào)告、會(huì)議紀(jì)要、請(qǐng)示、申請(qǐng)、批復(fù)和函等。
3.公文管理：包括公文的收發(fā)、傳閱、督辦和歸檔等，詳見(jiàn)《公文管理辦法》。
第7條檔案。
1.定義：檔案是指集團(tuán)各部門、區(qū)域公司在各個(gè)歷史時(shí)期的各項(xiàng)活動(dòng)中形成的全部檔案的總和。
2.分類：檔案包括紙質(zhì)檔案、電子檔案、照片檔案、磁性載體檔案、實(shí)物檔案等。
3.檔案管理：包括檔案的收集、整理、歸檔和保管等，詳見(jiàn)《檔案管理辦法》。
第8條體系文件。
1.定義：管理體系一般有質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康安全等管理體系，俗稱三大體系，是現(xiàn)代法定企業(yè)行業(yè)管理制度中的題中之義。
2.分類：體系文件包括手冊(cè)、程序文件、記錄和操作規(guī)程等。
3.體系文件管理：包括文件的編寫、編號(hào)、更新和歸檔等，具體管理辦法及文件內(nèi)容，詳見(jiàn)公司“三合一”管理體系。
第9條制度文件。
1.定義：指為了維護(hù)正常的工作秩序，保證公司各項(xiàng)政策的順利執(zhí)行和各項(xiàng)工作的正常開(kāi)展，依照法律、法令、政策而制訂的具有法規(guī)性或指導(dǎo)性與約束力的文件，是各種行政法規(guī)、章程、規(guī)劃、管理制度、工作文件等的總稱。
2.分類：本辦法將制度文件分為指令文件（規(guī)劃、策劃等）、管理文件（綜合型管理辦法）、流程文件（各類流程及其規(guī)范）、作業(yè)文件（說(shuō)明書、工作操作手冊(cè)等）和表圖文件（各類統(tǒng)計(jì)圖表、分析圖表）。
3.制度文件管理：包括文件的編寫、編號(hào)、更新和歸檔等。
第三章? 文件的管理
第10條企業(yè)管理中心為集團(tuán)文件的歸口管理部門，負(fù)責(zé)建立健全文件管理制度，加強(qiáng)集團(tuán)文件的統(tǒng)一協(xié)調(diào)與管理，保證集團(tuán)文件管理工作高效運(yùn)轉(zhuǎn)。
第11條集團(tuán)各類發(fā)文在有效期內(nèi)均實(shí)行受控管理。所謂受控文件就是指有效文件。有效文件是指正在執(zhí)行的指導(dǎo)和安排公司工作的文件。
第12條對(duì)于公司以文本打印的形式下發(fā)的文件，只有蓋有受控章的文件在受控范圍內(nèi)，簽收人不得復(fù)印，如因復(fù)印導(dǎo)致的執(zhí)行非受控文件，造成的問(wèn)題由執(zhí)行人負(fù)責(zé)。
第13條文件的使用部門應(yīng)編制識(shí)別文件更改和現(xiàn)行修訂狀態(tài)的控制清單，以確保在使用場(chǎng)所能得到有效版本的適用文件。
第14條管理手冊(cè)和程序文件由企業(yè)管理中心統(tǒng)一編目、登記和管理。管理手冊(cè)和程序文件屬集團(tuán)的機(jī)密文件，任何人不得外泄。
第15條工程類文件由工程管理中心（區(qū)域公司工程部）控制。
第16條集團(tuán)企業(yè)技術(shù)中心負(fù)責(zé)及時(shí)核查（每半年一次）法律法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、圖集等外來(lái)文件是否為現(xiàn)行有效版本，并及時(shí)將變更情況通知各有關(guān)部門和區(qū)域公司。地方性法規(guī)、規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)、圖集等由區(qū)域公司技術(shù)部進(jìn)行核查，并將變更情況通知集團(tuán)及所屬項(xiàng)目部。
第17條企業(yè)管理中心負(fù)責(zé)及時(shí)評(píng)審（每年不少于一次）集團(tuán)公司管理手冊(cè)、程序文件、目標(biāo)、指標(biāo)和公司下發(fā)文件的有效性，并將變更情況及時(shí)以書面形式通知相關(guān)部門。
第18條體系文件在實(shí)施中發(fā)現(xiàn)由于組織結(jié)構(gòu)、產(chǎn)品、工作流程、法律法規(guī)等發(fā)生改變而變化時(shí)，由企業(yè)管理中心組織有關(guān)部門對(duì)原文件進(jìn)行評(píng)審，以確定是否需要更新，文件若發(fā)生修改，則須經(jīng)再次批準(zhǔn)。
第四章? 文件的編制與審批
第19條文件格式要求。
1.文件要有名稱、編號(hào)、版本、實(shí)施日期、編修/審核/批準(zhǔn)人等。
2.文件的內(nèi)容包括：目的、適用范圍、職責(zé)、程序內(nèi)容、相關(guān)記錄等。
3.文件應(yīng)字跡清楚，標(biāo)示明確。
第20條管理手冊(cè)由管理者代表組織編寫，交企業(yè)管理中心復(fù)核，由行政副總審核，集團(tuán)總裁批準(zhǔn)。
第21條體系文件由有關(guān)職能部門編寫，部門負(fù)責(zé)人審核，交企業(yè)管理中心復(fù)核，行政副總批準(zhǔn)。
第22條施工組織設(shè)計(jì)和管理方案的編寫與批準(zhǔn)執(zhí)行參照《施工組織設(shè)計(jì)、方案管理辦法》、《施工組織設(shè)計(jì)編寫與定期評(píng)審控制程序》和《管理方案編制及定期評(píng)價(jià)控制程序》。
第23條工程管理文件由集團(tuán)工程管理中心負(fù)責(zé)組織編寫，交企業(yè)管理中心復(fù)核，集團(tuán)總裁批準(zhǔn)。
第24條制度文件由各職能部門編寫，部門負(fù)責(zé)人審核，相關(guān)部門會(huì)簽，集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。
第25條文件的審批人應(yīng)對(duì)文件的適宜性和充分性進(jìn)行審批。
第五章? 文件的編號(hào)
第26條公文的編號(hào)。公文由行政管理中心按文種統(tǒng)一進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)包括文種類別、順序號(hào)和年份等信息，具體編號(hào)規(guī)則參見(jiàn)《公文管理辦法》和《公司公文編號(hào)規(guī)則》。
第27條檔案的編號(hào)。檔案采用多種方式進(jìn)行編號(hào)，具體編號(hào)規(guī)則參見(jiàn)《檔案管理辦法》。
第28條體系文件的編號(hào)。主要包括整合程序文件、質(zhì)量管理體系文件、環(huán)境管理體系文件、職業(yè)健康安全管理體系文件、環(huán)境管理體系與職業(yè)健康安全管理體系整合的程序文件等，具體編號(hào)規(guī)則參見(jiàn)《文件、法律法規(guī)要求控制程序》。
第29條制度文件的編號(hào)。
1.編號(hào)規(guī)則：
wyjs-□□□□-x□□-□□□□
部門代號(hào)? 順序號(hào)? 發(fā)布年號(hào)
2.部門代號(hào)：以集團(tuán)部門名稱的前四個(gè)字拼音首大寫字母表示。經(jīng)營(yíng)管理中心、工程管理中心、企業(yè)技術(shù)中心、財(cái)務(wù)管理中心、行政管理中心、人力資源中心、企業(yè)管理中心、監(jiān)督審計(jì)中心的的代號(hào)依次為“jygl”、“gcgl”、“qyjs”、“cwgl”、“xzgl”、“rlzy”、“qygl”、“jdsj”。
3.文種代號(hào)：x表示文種代號(hào)，其中a代表“指令文件”、b代表“管理文件”、c代表“流程文件”、d代表“作業(yè)文件”、e代表“表圖文件”。
4.順序號(hào)：以兩位或三位阿拉伯?dāng)?shù)字表示，如01,02等，可按邏輯順序排布，也可按時(shí)間順序排布。
5.發(fā)布年號(hào)：以公元紀(jì)年的四位阿拉伯?dāng)?shù)字表示，如2011，視情況可省略。
第六章? 文件的發(fā)放與簽收
第30條文件發(fā)放前由文件發(fā)放部門提出文件發(fā)放范圍，根據(jù)文件性質(zhì)由相應(yīng)一級(jí)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后方可發(fā)放，其中管理手冊(cè)和程序文件由企業(yè)管理中心擬訂分發(fā)名單，經(jīng)管理者代表批準(zhǔn)后分發(fā)，同時(shí)做好文件發(fā)放記錄。
第31條外來(lái)行政文件統(tǒng)一由行政管理中心負(fù)責(zé)控制，集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)批示后進(jìn)行傳閱或轉(zhuǎn)發(fā)。其他外來(lái)的管理性文件由行政副總批準(zhǔn)發(fā)放范圍，行政管理中心執(zhí)行發(fā)放，或由行政管理中心把法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)等文件的名稱、代號(hào)書面或在oa辦公平臺(tái)上通知有關(guān)部門、單位，由有關(guān)部門和單位自行購(gòu)買收集。
第32條國(guó)家、行業(yè)發(fā)布的有關(guān)建筑業(yè)法律法規(guī)、技術(shù)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、圖集，由集團(tuán)企業(yè)技術(shù)中心把標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、圖集的名稱、代號(hào)書面或在oa辦公平臺(tái)上通知有關(guān)部門、單位，由有關(guān)部門和單位自行購(gòu)買。地方發(fā)布的有關(guān)建筑業(yè)法規(guī)、技術(shù)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、圖集等由區(qū)域公司收集，報(bào)企業(yè)技術(shù)中心備案。
第33條施工圖、施工圖會(huì)審紀(jì)要、工程變更設(shè)計(jì)聯(lián)系單，由區(qū)域公司技術(shù)部負(fù)責(zé)管理。
第34條新文件的發(fā)放如涉及到原有文件的作廢，應(yīng)在新文件發(fā)放后立即廢止，且廢止日期須按廢止的相關(guān)程序予以保管或銷毀。
第35條集團(tuán)發(fā)放的文件必須辦理簽收手續(xù)。由行政管理中心提供《文件發(fā)放登記表》（見(jiàn)附件1）和《文件回收登記表》（見(jiàn)附件2），交相關(guān)收文人簽收。
第七章? 文件的保存
第36條文件的保存形式。文件可以以書面形式或電子版形式保存，以電子版形式保存應(yīng)有備份。
第37條文件的原件由行政管理中心負(fù)責(zé)保存，副本由各部門負(fù)責(zé)保存。
第38條文件要分類保存，便于閱覽。查閱和借閱文件程序參見(jiàn)《檔案管理辦法》。
第39條當(dāng)文件被毀壞、污染、脫色時(shí)，應(yīng)重新領(lǐng)取新文件，同時(shí)交還原文件。文件丟失時(shí)，向文件發(fā)放部門重新申請(qǐng)領(lǐng)取新文件。
第八章? 文件的更改
第40條文件需要更改時(shí)，應(yīng)由更改提出人或更改提出部門負(fù)責(zé)人填寫《文件更改申請(qǐng)表》（見(jiàn)附件3），說(shuō)明更改原因，對(duì)重要的更改還應(yīng)附有充分的證據(jù)。
第41條文件更改的審批，應(yīng)由原審批部門審批，當(dāng)原審批人不在職時(shí)，可由接替其崗位的人員審批。
第42條文件更改批準(zhǔn)后，由文件歸口部門實(shí)施更改。
第43條外來(lái)文件的更改應(yīng)直接由相關(guān)文件的歸口管理部門，根據(jù)文件的有效性及時(shí)通知文件使用部門。
第44條文件的更改/修訂方式。
1.劃改：當(dāng)更改內(nèi)容不多時(shí)，由更改部門下達(dá)更改通知單，寫明更改內(nèi)容，由文件使用部門(人)在相應(yīng)位置上劃改。
2.換頁(yè)：當(dāng)修改內(nèi)容較多時(shí)，由文件發(fā)放部門對(duì)相應(yīng)頁(yè)重新打印后，與所有在用文件的相應(yīng)頁(yè)進(jìn)行撤換，收回舊頁(yè)。
3.換版：當(dāng)文件需多處更改時(shí)，并經(jīng)多次更改，影響使用時(shí)，由發(fā)放部門重印新版，進(jìn)行更換。
4.文件更改次數(shù)以換頁(yè)為準(zhǔn)，局部劃改可不作統(tǒng)計(jì)。換版則指文件整體換版，程序文件可以在特殊情況下進(jìn)行單個(gè)文件換版。管理手冊(cè)換版時(shí)，所有程序文件應(yīng)隨之換版。
第45條文件版本修訂狀態(tài)。對(duì)于需要修訂的體系文件、制度文件等，應(yīng)在文件標(biāo)頭欄，按iso9000標(biāo)準(zhǔn)標(biāo)明文件的版本/修改狀態(tài)，例如初版未修改文件的“版本/修改狀態(tài)”為“a/0”，第4次修改后的“版本/修改狀態(tài)”為“a/4”，第5次修改則需換版，“版本/修改狀態(tài)”變?yōu)椤癰/0”。
第九章? 文件的廢棄與銷毀
第46條作廢文件從各使用現(xiàn)場(chǎng)收回后，由歸口部門填寫《文件銷毀審批表》（見(jiàn)附件4），文件歸口部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，統(tǒng)一銷毀。作廢的管理手冊(cè)和程序文件經(jīng)行政副總批準(zhǔn)后銷毀。
第47條若因法律或積累知識(shí)等需要保存和參考而保留的失效或作廢文件，必須作好作廢或失效的標(biāo)識(shí)。
第十章? 附則
第48條本辦法由集團(tuán)企業(yè)管理中心、行政管理中心負(fù)責(zé)起草、修訂與解釋與監(jiān)督執(zhí)行。
第49條本辦法經(jīng)集團(tuán)高層經(jīng)營(yíng)班子會(huì)議審議通過(guò)，自下發(fā)之日起執(zhí)行。
第50條附件：（1）文件發(fā)放登記表；（2）文件回收登記表；（3）文件更改申請(qǐng)表；（4）文件銷毀審批表。
第2篇 物業(yè)安全巡邏管理辦法作業(yè)指導(dǎo)文件
物業(yè)作業(yè)指導(dǎo)文件:安全巡邏管理辦法
1.目的
明確安全員在巡邏過(guò)程中的方式、方法和需要注意的事項(xiàng)。做好巡邏工作。
2.范圍
適用于公司各管理處安全巡邏管理工作
3.定義
無(wú)
4.職責(zé)
部門/崗位工作職責(zé)
品質(zhì)管理部負(fù)責(zé)對(duì)各管理處的巡邏路線進(jìn)行評(píng)估并提出改進(jìn)意見(jiàn)
管理處經(jīng)理負(fù)責(zé)審批巡邏方案,并對(duì)巡邏情況進(jìn)行監(jiān)督。
安全主管(辦)負(fù)責(zé)巡邏路線的制定,定期進(jìn)行檢查、調(diào)整、改變巡邏方式,具體指導(dǎo)和檢查巡邏工作。
安全班長(zhǎng)負(fù)責(zé)對(duì)安全員的巡邏過(guò)程和質(zhì)量進(jìn)行監(jiān)控
安全員按照規(guī)定的巡邏路線圖和巡邏簽到點(diǎn)進(jìn)行巡邏簽到,如遇特殊情況不能準(zhǔn)時(shí)簽到需注明原因,經(jīng)班長(zhǎng)確認(rèn),并對(duì)巡邏路線進(jìn)行保密。
5.方法及過(guò)程控制
安全巡邏包括的內(nèi)容:日常巡邏、裝修監(jiān)控、空置房監(jiān)控。
5.1日常巡邏的內(nèi)容
5.1.1安全員在巡邏時(shí),應(yīng)增強(qiáng)險(xiǎn)情觀念,全神貫注、細(xì)心觀察,適當(dāng)運(yùn)用身體五官本能感覺(jué),不可忽視任何異常情況和可疑點(diǎn)。
5.1.2樓內(nèi)巡邏時(shí)檢查公共設(shè)施有無(wú)異常。檢查公共通道、消防通道是否暢通無(wú)阻,有無(wú)堵塞、臟污等。樓道有無(wú)異味和危險(xiǎn)品。
5.1.3檢查設(shè)備房周邊有無(wú)異味、異常聲音和異?，F(xiàn)象。辦公室、倉(cāng)庫(kù)、資料室和業(yè)主房門、窗戶是否關(guān)閉、上鎖、有無(wú)異常。
5.1.4室外巡邏時(shí)觀察外墻及外墻附屬設(shè)施有無(wú)空鼓、起皮、懸吊物等。檢查采光井是否存在安全隱患。交通干道、廣場(chǎng)、圍欄圍墻是否暢通,是否有缺口或損壞等現(xiàn)象。
5.1.5檢查綠化帶是否有人破壞,娛樂(lè)設(shè)施是否安全、牢固,停車場(chǎng)、自行車棚內(nèi)車輛是否擺放整齊。每日交班前對(duì)安防設(shè)施進(jìn)行檢查。
5.1.6在巡邏過(guò)程中遇到陌生人或形跡可疑人員進(jìn)行禮貌的詢問(wèn)或進(jìn)行跟蹤盤查和勸阻。
5.1.7及時(shí)發(fā)現(xiàn)、報(bào)告、處理各種異常情況、可疑情況。發(fā)現(xiàn)和制止各種違法犯罪行為,抓獲各種現(xiàn)型犯罪分子,加強(qiáng)對(duì)各種刑事案件、治安案件和災(zāi)害事故的現(xiàn)場(chǎng)保護(hù),疏散人群。平息巡邏中發(fā)現(xiàn)的突發(fā)事件和各種意外事件。
5.1.8安全員嚴(yán)格按照巡邏路線巡邏周期進(jìn)行巡邏,每天必須保證對(duì)所轄區(qū)域巡邏6次以上。
5.1.9安全員在巡邏過(guò)程中還需對(duì)外包方人員的工作狀態(tài)、服裝規(guī)范、禮節(jié)禮貌等進(jìn)行監(jiān)控并在《安全員值班記錄表》上予以記錄。巡邏過(guò)程中要主動(dòng)的發(fā)現(xiàn)管理服務(wù)區(qū)域的雜物,并將情況通知相應(yīng)的管理人員。
5.2裝修現(xiàn)場(chǎng)巡邏
5.2.1巡邏崗須對(duì)裝修戶的《裝修許可證》、《裝修工程施工責(zé)任書》進(jìn)行驗(yàn)證和張貼檢查,巡查時(shí)間為早晨8:00至晚上22:00,每班次巡查次數(shù)不少于1次,并在《裝修現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)控記錄表》內(nèi)記錄,《裝修現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)控記錄表》須張貼于裝修現(xiàn)場(chǎng)。
5.2.2查驗(yàn)施工人員有無(wú)出入證、證件與所持有人是否相符,有無(wú)過(guò)期,對(duì)已經(jīng)過(guò)期的證件要予以沒(méi)收并及時(shí)通知負(fù)責(zé)裝修手續(xù)辦理的崗位或部門。
5.2.3檢查施工場(chǎng)地有無(wú)按規(guī)定配備滅火器,裝修施工過(guò)程中有無(wú)違反《裝修申請(qǐng)表》中所核定的內(nèi)容。如有違反,通知管理處裝修負(fù)責(zé)人處理。
5.2.4裝修動(dòng)火作業(yè)時(shí),必須檢查操作人員有無(wú)上崗證,相關(guān)防范措施是否落實(shí),禁止裝修施工人員在裝修現(xiàn)場(chǎng)生火做飯。
5.2.5對(duì)裝修戶的裝修時(shí)間進(jìn)行檢查,天津市規(guī)定的裝修施工作業(yè)時(shí)間7時(shí)至12時(shí),14時(shí)至19時(shí),發(fā)現(xiàn)超時(shí)施工者應(yīng)立即制止,督促無(wú)留宿證明的施工人員立即離開(kāi)管理區(qū)域,需留宿的施工人員應(yīng)出具管理處辦理的留宿證明。
5.2.6監(jiān)督施工人員只能使用貨梯或指定電梯及通道進(jìn)出及搬運(yùn)材料等,裝修施工人員搬運(yùn)垃圾按照管理處規(guī)定的時(shí)間進(jìn)行,禁止裝修隊(duì)在清運(yùn)車輛進(jìn)場(chǎng)前,把垃圾搬出戶外。
5.2.7制止裝修垃圾堆放占用和堵塞消防通道。垃圾清運(yùn)完畢后,檢查清運(yùn)垃圾的通道和墻面、地面、天花及公共設(shè)施有無(wú)損壞、磨花現(xiàn)象,發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理或協(xié)助裝修巡查人員處理。
5.3空置房巡查
5.3.1部門安全負(fù)責(zé)人應(yīng)及時(shí)將空置房清單及空置房變化情況通知監(jiān)控中心,空置房每天巡邏一次。
5.3.2巡邏崗在巡查時(shí)應(yīng)特別注意空置房屋的門窗是否關(guān)閉,照明是否關(guān)閉,從房屋外部檢查房屋內(nèi)是否有異常聲響,是否存在房屋滲漏水等異常現(xiàn)象。
5.3.3巡邏崗在惡劣天氣來(lái)臨之前檢查空置房屋門窗關(guān)閉,排水暢通。
5.3.4如發(fā)現(xiàn)空置房?jī)?nèi)有可疑人員時(shí),巡邏崗應(yīng)立即通知控制中心,請(qǐng)求支援,同時(shí)密切注視空置房情況,支援人員到場(chǎng)后,對(duì)可疑人員進(jìn)行盤查控制。
5.4重點(diǎn)部位巡邏注意事項(xiàng)
5.4.1管理處、文件資料室、控制中心、設(shè)備房、倉(cāng)庫(kù)等為重點(diǎn)巡邏部位,非工作人員在非辦公時(shí)間未經(jīng)允許擅自進(jìn)入要害部門,應(yīng)予以制止。
5.4.2每班次至少對(duì)要害部門(位)巡查一次,當(dāng)自然災(zāi)害發(fā)生時(shí),應(yīng)加大巡邏力度。發(fā)現(xiàn)要害部門(位)有異常時(shí)應(yīng)立即向控制中心匯報(bào),隨時(shí)與控制中心保持聯(lián)系。
5.4.3巡邏到有危險(xiǎn)標(biāo)識(shí)的要害部門(時(shí)),應(yīng)注意自我安全保護(hù),碰到陌生人時(shí)注意自我安全防范。
5.5惡劣天氣發(fā)生時(shí)的巡邏注意事項(xiàng)
5.5.1檢查抗災(zāi)物資的完好與儲(chǔ)備情況。如:水泵、沙袋、應(yīng)急燈等。
5.5.2檢查公共設(shè)施如公共信息欄、廣告牌、燈箱、高腳架等是否牢固。如檢查公共區(qū)域門、窗及顧客陽(yáng)臺(tái)、門窗等部位花盆、雜物擺放情況,要求移到安全位置。下面停放有機(jī)動(dòng)車輛,應(yīng)采取防范措施或報(bào)告上級(jí)。
5.5.3檢查辦公室、資料室等要害部位門、窗是否關(guān)好,有無(wú)雨水進(jìn)入的可能,特別注意地勢(shì)較低的機(jī)電設(shè)備防護(hù)情況,發(fā)現(xiàn)異常及時(shí)通知相關(guān)人員處理。
5.5.4檢查發(fā)現(xiàn)有安全隱患時(shí),立即向監(jiān)控中心或上級(jí)報(bào)告,并請(qǐng)求派人增援,將損失減少到最低限度。
5.5.5大風(fēng)、暴雨中巡邏應(yīng)佩戴相應(yīng)的保護(hù)裝備,如雨衣、雨靴、安全帽等,同時(shí)應(yīng)注意自身安全。
6.支持性文件
無(wú)
7.質(zhì)量記錄表格
tjzzwy7.5.1-a02-01-f1《安全員值班情況記錄表》
tjzzwy7.5.1-a02-01-f2《安全員巡邏簽到表》
第3篇 技術(shù)類文件資料的編碼與標(biāo)識(shí)管理辦法
編號(hào)：QI/02-06
版本：V1.0
一、目的
對(duì)技術(shù)類文件/資料的編碼標(biāo)識(shí)，更改等進(jìn)行控制。使質(zhì)量管理體系運(yùn)行的各個(gè)場(chǎng)所都執(zhí)行有效版本；對(duì)質(zhì)量記錄進(jìn)行管理和控制，提供產(chǎn)品質(zhì)量管理,符合規(guī)定要求和質(zhì)量管理體系有效運(yùn)行的證據(jù)。
二、適用范圍
適用對(duì)本公司與技術(shù)文件/資料（表單、文件、圖紙等所有與技術(shù)生產(chǎn)有關(guān)的文件和記錄的控制。
三、術(shù)語(yǔ)及定義
技術(shù)類文件/資料：所有我司內(nèi)部技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、設(shè)計(jì)圖紙及客戶的技術(shù)資料、圖紙，以及所有支持性文件（作業(yè)指導(dǎo)書、工藝卡片、設(shè)備維護(hù)保養(yǎng)規(guī)程等文件）；
四、內(nèi)容及要求
1.專用技術(shù)文件“文件編碼”的標(biāo)識(shí)
格式如下：
例如：*
*-*
*-*.*
①
②
③
“①”代表產(chǎn)品編碼：
由普什鑄造有限公司技術(shù)部負(fù)責(zé)建立公司產(chǎn)品明細(xì)臺(tái)帳（臺(tái)帳中必須包含產(chǎn)品的基本信息，如產(chǎn)品名稱、圖號(hào)、型號(hào)、材質(zhì)、客戶、產(chǎn)品編碼、產(chǎn)品重量等），并對(duì)各種產(chǎn)品進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)以阿拉伯?dāng)?shù)字“001”開(kāi)始作為第一編碼，順序編號(hào)。產(chǎn)品編碼一旦定下就永遠(yuǎn)不得改變。
“②”代表文件類別/名稱編碼：產(chǎn)品圖紙類001-009（工裝/模具除外）；生產(chǎn)控制資料011-050(產(chǎn)品先期策劃設(shè)計(jì)資料、造型作業(yè)指導(dǎo)書、制芯作業(yè)指導(dǎo)書、制型作業(yè)指導(dǎo)書、組芯作業(yè)指導(dǎo)書、刷涂作業(yè)指導(dǎo)書、涂料作業(yè)指導(dǎo)書、合箱作業(yè)指導(dǎo)書、熔煉作業(yè)指導(dǎo)書、澆注作業(yè)指導(dǎo)書、粗磨作業(yè)指導(dǎo)書、涂漆作業(yè)指導(dǎo)書、拋丸作業(yè)指導(dǎo)書、噴砂作業(yè)指導(dǎo)書、熱處理作業(yè)指導(dǎo)書等屬于此編號(hào)范圍)；檢查卡片051-080(制芯檢查卡片、制型檢查卡片、組芯檢查卡片、刷涂檢查卡片、涂料檢查卡片、合箱檢查卡片、熔煉檢查卡片、澆注檢查卡片、粗磨檢查卡片、涂漆檢查卡片、拋丸檢查卡片、噴砂檢查卡片、熱處理檢查卡片、包裝檢查卡片、精磨檢查卡片、產(chǎn)品磁粉檢查工藝卡MT、產(chǎn)品超聲波檢查工藝卡UT、產(chǎn)品外觀檢查工藝卡VT是等屬于此編碼范圍)
模具/工裝/工具圖081-099。
具體規(guī)定可參見(jiàn)附件1
“③”代表文件版本號(hào)：
初始版本號(hào)為“1.0”，修改一次，文件編碼其他內(nèi)容不變，版本號(hào)由“1.0”更換為“1.1”；修改兩次，版本號(hào)由“1.1”更換為“1.2”，依次類推。換版時(shí)，文件編碼其他內(nèi)容不變，版本號(hào)由“1.3”更換為“2.0”。
2.通用技術(shù)文件“文件編碼”的標(biāo)識(shí)
格式如下：
000-***-*.*
①
②
③
④
①表示通用文件為“000”；
②表示類別；
③表示序號(hào)；
④表示版本號(hào)。
例如：000-033-1.0合箱作業(yè)指導(dǎo)書。
3.技術(shù)類文件的修改
當(dāng)需要對(duì)技術(shù)文件進(jìn)行修改時(shí)，必須要由修改人員先填寫“工藝文件修改通知單”，通知單必須有唯一的文件號(hào)，填寫“工藝文件修改通知單”時(shí)必須明確說(shuō)明需要修改的文件名稱，文件編碼，修改原因，修改內(nèi)容（由“***”改為“***”）等基本信息。經(jīng)審批后，由技術(shù)部文件管理人員將“工藝文件修改通知單”發(fā)放給相關(guān)部門自行修改，并完善文件標(biāo)題欄中的內(nèi)容。
4.技術(shù)類文件的標(biāo)題欄（具體見(jiàn)附件2）
5.技術(shù)類文件的編碼登記
當(dāng)有（更）新的文件需要下發(fā)時(shí)，首先由文件編制人員將審批完成后的文件原件及電子版一并交由技術(shù)部文件管理人員，并登記。文件管理人員將文件制定“文件編碼”后，受控下發(fā)并記錄文件“分放號(hào)”。
6.文件的下發(fā)
技術(shù)類文件下發(fā)前，必須由技術(shù)部文件管理人員填寫“文件資料發(fā)放清單”，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)簽字審批，確定發(fā)放范圍后方可發(fā)放（具體發(fā)放程序參見(jiàn)《技術(shù)文件管理細(xì)則》）。
文件下發(fā)至各部門文件管理人員處后，各部門的文件管理人員必須對(duì)文件進(jìn)行登記并記錄“分發(fā)號(hào)”，發(fā)放到指定人員手中。“分發(fā)號(hào)”格式如下：
技--*
技術(shù)部
各部門人員/崗位代碼
各部門人員代碼由各部門自行組織統(tǒng)一編制，一旦人員及人員代碼確定后，報(bào)技術(shù)部及品質(zhì)部文件管理人員備案后將永不再做更改。
各部門分發(fā)號(hào)代號(hào)具體見(jiàn)附件3
五、相關(guān)記錄及附件
《技術(shù)文件更改單》QR0209
《文件資料發(fā)放清單》QR0205
附件1：
附件2：
附件3：
部門名稱
行政部
財(cái)務(wù)部
制造部
治安防火部
儲(chǔ)運(yùn)部
成品車間
市場(chǎng)部
設(shè)備部
品質(zhì)部
技術(shù)部
鑄造車間
部門代號(hào)
行-財(cái)-制-安-儲(chǔ)-成-營(yíng)-設(shè)-質(zhì)-技-生-/
第4篇 健升房地產(chǎn)資料文件管理辦法
1.人員安排
指定專人負(fù)責(zé)資料文件管理工作,負(fù)責(zé)公司下達(dá)的文件命令、指示,并督促經(jīng)辦人員執(zhí)行。
2.文件收發(fā)基本要求
a、建立收發(fā)文登記簿,收發(fā)文時(shí)填寫'文件日期'、'文件編號(hào)'、'文件內(nèi)容'、'收發(fā)文單位'。
b、發(fā)文必須及時(shí)準(zhǔn)確,并要求收文人簽收。
c、發(fā)出文件必須留底,分類存檔。
d、收到文件后,要做好登記,并及時(shí)轉(zhuǎn)發(fā)有關(guān)人員。需要傳閱的,采用發(fā)給甲--收回--再發(fā)給乙--……的方法,并要求閱后簽名。
e、所有收到的文件均須歸檔保管,如屬傳真件要以復(fù)印件存檔。
3.資料文件保管要求
做到資料齊全,便于查詢。
a、文件的分類:
資料分類的目的是為了便于使用。不同時(shí)期不同的工作重點(diǎn),相應(yīng)文件的分類也會(huì)有所變化。基本分類原則如下:
⑴公司內(nèi)部:
①公司文件;
②地產(chǎn)部?jī)?nèi)部文件;
③公司各部門往來(lái)文件;
⑵往來(lái)文件:
①與物業(yè)公司往來(lái)文件;
②與業(yè)主或客戶往來(lái)文件;
③其他往來(lái)文件。
⑶樓宇資料:
①基礎(chǔ)數(shù)據(jù)文件;
②有關(guān)設(shè)計(jì)文件;
③報(bào)建批文文件;
④銷售有關(guān)文件;
⑤市場(chǎng)調(diào)查文件;
⑥其他文件。
b、根據(jù)以上分類標(biāo)準(zhǔn)將文件分門別類,隨時(shí)編制目錄。
c、按時(shí)間分類將資料文件裝訂成冊(cè),統(tǒng)一制作封面、目錄,進(jìn)行妥善保管。
4.資料查詢
a、非本部門人員要查閱有關(guān)資料,必須獲得本部門經(jīng)理許可后方可查閱。
b、查閱人僅限查閱許可的資料。
c、借閱文件資料時(shí),需經(jīng)部門經(jīng)理批準(zhǔn),登記后方可借閱,時(shí)間不得超過(guò)7天。
d、如需復(fù)印,應(yīng)經(jīng)部門經(jīng)理許可,并由資料管理人員復(fù)印并進(jìn)行登記。
第5篇 物業(yè)危險(xiǎn)品管理辦法作業(yè)指導(dǎo)文件
物業(yè)公司作業(yè)指導(dǎo)文件
危險(xiǎn)品管理辦法
1.目的
加強(qiáng)管理區(qū)域內(nèi)危險(xiǎn)品的管理。
2.范圍
適用于公司各管理處對(duì)危險(xiǎn)品的管理
3.定義
危險(xiǎn)品是指對(duì)人身、自然環(huán)境和財(cái)產(chǎn)有直接危害的物品,具有易燃、自燃、易爆、毒害、腐蝕、放射性等危險(xiǎn)性質(zhì)。
4.職責(zé)
部門/崗位工作職責(zé)
管理處經(jīng)理是各部門危險(xiǎn)品管理的第一責(zé)任人,負(fù)責(zé)對(duì)本管理處的危險(xiǎn)品管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查
主管(辦)負(fù)責(zé)危險(xiǎn)品管理工作的具體落實(shí)
危險(xiǎn)品管理員負(fù)責(zé)危險(xiǎn)品管理的具體操作
5.方法及過(guò)程控制定:
5.1易燃易爆品:天那水、柴油、汽油、酒精、油漆、液化氣罐等。
帶毒性藥物:敵敵畏、農(nóng)藥等。
5.2管理處應(yīng)根據(jù)部門的實(shí)際情況列出具體的危險(xiǎn)品清單進(jìn)行控制。
5.2.1危險(xiǎn)品的采購(gòu)需由部門經(jīng)理指定專人進(jìn)行。參見(jiàn)《采購(gòu)管理程序》。
5.2.2對(duì)于沒(méi)有設(shè)定供應(yīng)商的危險(xiǎn)品,采購(gòu)需遵照國(guó)家相關(guān)規(guī)定購(gòu)買。
5.3危險(xiǎn)品的運(yùn)輸、搬運(yùn)
5.3.1對(duì)轄區(qū)內(nèi)使用的危險(xiǎn)品由安全員監(jiān)督搬運(yùn)、存放和使用,并記錄在《安全部巡視記錄表》中。
5.3.2 對(duì)外包方使用的危險(xiǎn)品原則上要求其每天使用后帶離轄區(qū),不允許其存放在轄區(qū)內(nèi)。
5.3.3對(duì)業(yè)主裝修使用的危險(xiǎn)品,要求其妥善保管,具體執(zhí)行《裝修現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)控辦法》。
5.3.4公司工程施工涉及使用危險(xiǎn)品時(shí),應(yīng)嚴(yán)格按相關(guān)作業(yè)指導(dǎo)書施工。
5.3.5對(duì)現(xiàn)階段節(jié)日業(yè)主有燃放煙花、炮竹的習(xí)俗,安全部應(yīng)劃定區(qū)域,要求業(yè)主指定地點(diǎn)燃放,當(dāng)法規(guī)、法令明確規(guī)定禁止燃放煙花、炮竹時(shí),按法規(guī)、法令執(zhí)行。
5.3.6輕拿輕放,防止碰擊、拖拉和傾倒。
5.3.7碰撞、互相接觸容易引起燃燒、爆炸或造成其它危險(xiǎn)的危險(xiǎn)品,以及化學(xué)性質(zhì)或防護(hù)滅火方法互相抵觸的危險(xiǎn)品,不得混合裝運(yùn)。
5.3.8遇熱、遇潮容易引起燃燒、爆炸或產(chǎn)生有毒氣體的化學(xué)危險(xiǎn)物品,在裝運(yùn)時(shí)應(yīng)當(dāng)采取隔熱防潮設(shè)施。
5.4危險(xiǎn)品的儲(chǔ)存、保管
5.4.1危險(xiǎn)品應(yīng)與其它物品隔離分開(kāi)、分類、分項(xiàng)進(jìn)行保管,對(duì)有居毒的危險(xiǎn)物品,必須用帶鎖柜放置并上鎖,有條件時(shí)應(yīng)設(shè)立單獨(dú)的危險(xiǎn)倉(cāng)庫(kù),鑰匙由專人保管。
5.4.2存放危險(xiǎn)品的地點(diǎn)應(yīng)符合有關(guān)的安全規(guī)定,并根據(jù)物品的種類性質(zhì),設(shè)置相應(yīng)的通風(fēng)。防爆、泄壓、防火、防雷、防曬、報(bào)警、滅火等安全措施,確保危險(xiǎn)品的存放。
5.4.3危險(xiǎn)品入庫(kù)前,必須進(jìn)行檢查登記,入庫(kù)后應(yīng)定期檢查。
5.4.4危險(xiǎn)品的領(lǐng)用必須嚴(yán)格由專人負(fù)責(zé),倉(cāng)管員需妥善保管好鑰匙。避免危險(xiǎn)品的丟失。
5.4.5部門可根據(jù)本部門實(shí)際情況制定相應(yīng)的危險(xiǎn)品儲(chǔ)存、保管細(xì)則。
5.4.6對(duì)服務(wù)供方存放在部門內(nèi)范圍內(nèi)的危險(xiǎn)品也應(yīng)參照上述規(guī)定進(jìn)行。
5.5危險(xiǎn)品的使用
5.5.1危險(xiǎn)品的使用者要有相關(guān)的專業(yè)操作技能,資質(zhì)證明。
5.5.2使用危險(xiǎn)品時(shí)必須有安全防護(hù)措施和用具。如用有毒性或腐蝕性的藥物時(shí)必須戴上防護(hù)手套。對(duì)有揮發(fā)性的藥品還應(yīng)戴上口罩。使用完后及時(shí)用肥皂洗手。
5.5.3盛裝危險(xiǎn)品的容器,在使用前后,必須進(jìn)行檢查,消除隱患,防止火災(zāi),爆炸、中毒等事故發(fā)生。
5.5.4銷毀處理有燃燒、爆炸、中毒和其它危險(xiǎn)的廢棄危險(xiǎn)品。應(yīng)當(dāng)采取安全措施,并應(yīng)按環(huán)境保護(hù)的規(guī)定進(jìn)行處理。
5.6外來(lái)危險(xiǎn)品的管理
5.6.1出入口值班員需對(duì)出入人員嚴(yán)格檢查,對(duì)外來(lái)危險(xiǎn)品進(jìn)行嚴(yán)格把關(guān)。
5.6.2如發(fā)現(xiàn)有攜帶危險(xiǎn)品進(jìn)入管理區(qū)域需問(wèn)清原因,視情況進(jìn)行制止或報(bào)部門指派專人監(jiān)控。
5.6.3每日巡視人員要認(rèn)真巡視及檢查,一旦發(fā)現(xiàn)不安全隱患要立即向主管部門匯報(bào)。
5.6.4 如危險(xiǎn)品發(fā)生事故要立即通知上級(jí)主管及相關(guān)部門,由主管著情況而定是否請(qǐng)求外援協(xié)助。
6.支持性文件
無(wú)
7.質(zhì)量記錄表格
無(wú)
第6篇 公司文件資料賬號(hào)密碼管理辦法
賬號(hào)密碼管理辦法
為維護(hù)網(wǎng)絡(luò)安全運(yùn)行，確保公司各項(xiàng)文件資料不受侵害，促進(jìn)各類密碼統(tǒng)一管理，特制訂此制度。
一、賬號(hào)、密碼設(shè)置對(duì)象
1．服務(wù)器（域名、阿里云、教師行動(dòng)網(wǎng)、云平臺(tái)、中考中招、各部門存檔）賬號(hào)密碼等；
2.公司網(wǎng)站用戶（云平臺(tái)、教師行動(dòng)網(wǎng)、中考中招）、后臺(tái)賬號(hào)等；
3．公司官網(wǎng)、微信、微博等與公司宣傳有關(guān)的賬號(hào)、密碼；
4.因工作需要，在政府或第三方機(jī)構(gòu)等網(wǎng)站注冊(cè)的賬號(hào)、密碼；
5.需加密的文件資料；
6.上述未列出的其他與工作有關(guān)的賬號(hào)密碼。
二、密碼的設(shè)置
1．公司各項(xiàng)密碼，由直接責(zé)任人及部門負(fù)責(zé)人商議確定，密碼可由直接責(zé)任人設(shè)定，并報(bào)部門負(fù)責(zé)人知曉及備案。
2．密碼內(nèi)容設(shè)置規(guī)則：必須由數(shù)字、字符和特殊字符組成；密碼長(zhǎng)度不能少于8個(gè)字符；機(jī)密級(jí)對(duì)象，設(shè)置的密碼長(zhǎng)度不得少于10個(gè)字符；設(shè)置密碼時(shí)應(yīng)盡量避開(kāi)有規(guī)律、易破譯的數(shù)字或字符組合。
三、密碼的修改
1．公司因?qū)嶋H需求，修改（更換）各項(xiàng)密碼，須向直接責(zé)任人申請(qǐng)，并得到部門負(fù)責(zé)人同意才允許更改密碼。
2．所有離職的員工須履行密碼交執(zhí)程序，及時(shí)上交公司各項(xiàng)賬戶密碼。由部門負(fù)責(zé)人通知相關(guān)人員及時(shí)修改相應(yīng)密碼。
3．定期更換密碼:一般服務(wù)器密碼更換周期不得超過(guò)60天。
四、賬號(hào)和密碼的保存
1．公司設(shè)置的各項(xiàng)用戶密碼由直接責(zé)任人自行保存，嚴(yán)禁將各項(xiàng)密碼告知他人；若因工作需要必須告知，應(yīng)按程序請(qǐng)示上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)，經(jīng)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)批示后方可告知相應(yīng)密碼。一旦對(duì)方工作完成，直接責(zé)任人必須及時(shí)更改密碼，確保密碼安全。
2．公司的各項(xiàng)密碼均由各部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)建立《密碼信息表》（詳見(jiàn)附表）、管理保存、及時(shí)更新，須將《密碼信息表》（詳見(jiàn)附表）提交至行政部檔案管理員備份。檔案管理員按月進(jìn)行核查。
3．各項(xiàng)密碼直接責(zé)任人對(duì)所管理的密碼，嚴(yán)禁通過(guò)各種渠道漏密，切勿出現(xiàn)忘記密碼、遺失密碼等情況。否則，將視情況承擔(dān)相應(yīng)工作失職的責(zé)任，部門負(fù)責(zé)人亦將承擔(dān)部門管理連帶責(zé)任。
4．如發(fā)現(xiàn)密碼有泄密跡象或黑客入侵，密碼直接責(zé)任人應(yīng)立刻報(bào)告上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)，并嚴(yán)查泄密源頭、修補(bǔ)系統(tǒng)漏洞，采取一切可行的方式規(guī)避公司損失，并將詳細(xì)情況以書面形式及時(shí)上報(bào)上一級(jí)領(lǐng)導(dǎo)。
五、處罰
針對(duì)上述條款，違反者公司將依據(jù)情節(jié)輕重給予50元至1000元罰款，情節(jié)嚴(yán)重者將移送司法機(jī)關(guān)。
附表：
密碼信息表
序號(hào)
名稱/用途
管理部門
責(zé)任人
賬號(hào)/用戶名
密碼
備注
**********
**********
網(wǎng)址、地址等
第7篇 某某物業(yè)分公司質(zhì)量體系文件管理辦法
1 目的
運(yùn)用科學(xué)有效的管理方法,規(guī)范上海分公司、各管理處對(duì)質(zhì)量體系文件的控制,從而保證質(zhì)量體系的有效運(yùn)行。
2 適用范圍
適用于上海分公司、各管理處對(duì)質(zhì)量體系文件的建立、使用和保存等等。
3 職責(zé)
3.1 管理部質(zhì)量主管負(fù)責(zé)所有質(zhì)量體系文件的控制。
3.2 分公司內(nèi)部使用的作業(yè)指導(dǎo)書由部門內(nèi)部人員編制;管理處內(nèi)部使用的作業(yè)指導(dǎo)書由相關(guān)人員編制。
3.3 管理者分代表和相關(guān)主管人員負(fù)責(zé)分公司內(nèi)部使用的質(zhì)量體系文件的審核和日常督促改進(jìn)工作;管理者分代表和管理處主任審核管理處內(nèi)部使用的質(zhì)量體系文件。
3.4 分公司經(jīng)理負(fù)責(zé)分公司內(nèi)部和管理處內(nèi)部使用的質(zhì)量體系文件的批準(zhǔn)。
4 實(shí)施程序
4.1 質(zhì)量體系文件的建立
4.1.1質(zhì)量手冊(cè)和程序文件。質(zhì)量手冊(cè)和程序文件由總公司質(zhì)量部統(tǒng)一編制發(fā)放,分公司管理處不得涂改。
4.1.2 管理處作業(yè)指導(dǎo)書
4.1.2.1 管理處作業(yè)指導(dǎo)書由管理處各部門相關(guān)人員編寫、排版、打印。
4.1.2.2相關(guān)部門主管需要對(duì)作業(yè)指導(dǎo)書進(jìn)行會(huì)審,分管副總經(jīng)理負(fù)責(zé)復(fù)審,總經(jīng)理負(fù)責(zé)審批。
4.1.2.3 質(zhì)量主管對(duì)文件進(jìn)行編號(hào)及排版檢查,并辦理《作業(yè)指導(dǎo)書審批單》。
a.編號(hào)方法為:
wi-sh(***)-**-***
順序號(hào)
文件類別號(hào)
上海分公司***管理處代碼
作業(yè)指導(dǎo)書代碼
文件類別號(hào)有九類,分別為:fa(物業(yè)管理方案)、zh(綜合管理)、gc(房屋、設(shè)施、設(shè)備)、ag(消防、安管、車輛管理)、hj(環(huán)境管理)、kh(客戶服務(wù)、
社區(qū)文化)、jy(經(jīng)營(yíng)、財(cái)務(wù)管理)、bm(部門工作指導(dǎo))、st(食堂)。
b.排版格式見(jiàn)總公司《體系文件控制程序》。
4.1.2.4對(duì)于分公司各個(gè)部門的編號(hào)劃分:33-01為綜合部,33-02為管理部,33-03為市場(chǎng)部,33-04為工程部,33-05為財(cái)務(wù)部,33-06為凱迪克大廈管理處。
4.1.3 物業(yè)管理方案
4.1.3.1《物業(yè)管理方案》由各項(xiàng)目管理處負(fù)責(zé)編寫。
4.1.3.2管理者分代表負(fù)責(zé)《物業(yè)管理方案》的審核,總經(jīng)理復(fù)審后報(bào)總公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。
4.1.3.3質(zhì)量主管對(duì)《物業(yè)管理方案》進(jìn)行編號(hào)、排版和打印。
4.2 質(zhì)量體系文件的修改
4.2.1 在質(zhì)量體系文件的建立過(guò)程中,對(duì)審核和批準(zhǔn)不通過(guò)的質(zhì)量體系文件要進(jìn)行修改或重新編寫。
4.2.2 對(duì)投入使用的質(zhì)量體系文件修改需經(jīng)過(guò)審批,審批權(quán)限參照文件建立審批權(quán)限。
4.2.3 文件修改時(shí),由提出人填寫《體系文件修改申請(qǐng)單》,經(jīng)原文件審批人員審批后,由質(zhì)量主管將修改的內(nèi)容加到正式文件中。
4.2.4 文件內(nèi)容修改后,對(duì)修改某頁(yè)要將修改狀態(tài)在《文件修改狀態(tài)頁(yè)》中注明。
4.2.5 當(dāng)文件修改超過(guò)5次或修改內(nèi)容較多時(shí),應(yīng)換版。
4.3 質(zhì)量體系文件的使用
4.3.1 作業(yè)指導(dǎo)書的編制人員負(fù)責(zé)向文件執(zhí)行人員進(jìn)行文件解讀和培訓(xùn),并對(duì)文件實(shí)施的情況進(jìn)行檢查,質(zhì)量主管負(fù)責(zé)建立《體系文件目錄》。
4.3.2 所有質(zhì)量體系文件在使用中要保持版面清潔。
4.4 質(zhì)量體系文件的發(fā)放
4.4.1 質(zhì)量體系文件發(fā)放方式:質(zhì)量體系文件發(fā)放給相關(guān)業(yè)務(wù)部門時(shí),質(zhì)量主管先將質(zhì)量體系文件目錄發(fā)放給各部門主管,讓其自行選擇本部門需使用的文件,而后質(zhì)量主管將其選定的文件內(nèi)容復(fù)印發(fā)放給相關(guān)部門。
4.4.2 質(zhì)量體系文件的發(fā)放需建立相應(yīng)的《受控文件發(fā)放記錄表》,由領(lǐng)用人簽名登記。
4.4.3 除外來(lái)文件以外,發(fā)放到各部門的質(zhì)量體系文件需在文件每頁(yè)的右上方(表格除外)加蓋紅色'受控文件章'。
4.5 質(zhì)量體系文件的借閱
4.5.1除公司領(lǐng)導(dǎo)外,其他人員借閱質(zhì)量體系文件均需經(jīng)過(guò)質(zhì)量主管的批準(zhǔn),并填寫《文件借閱登記表》。
4.5.2借出和歸還文件時(shí),必須辦理清點(diǎn)手續(xù),由質(zhì)量主管和借閱者當(dāng)面核對(duì)清楚。
4.5.3未經(jīng)批準(zhǔn)不得對(duì)質(zhì)量體系文件進(jìn)行復(fù)制。
4.5.4文件如有丟失、損壞,需立即采取相應(yīng)措施,并追究當(dāng)事者責(zé)任。
4.6 質(zhì)量體系文件的保存
4.6.1 管理處作業(yè)指導(dǎo)書保存一份原件,作業(yè)指導(dǎo)書的電子文檔要做備份。
4.6.2質(zhì)量手冊(cè)、程序文件及管理處作業(yè)指導(dǎo)書原件存放于管理部文件架內(nèi),應(yīng)排列整齊,以便查找。發(fā)放到各部門的質(zhì)量體系文件由各部門自行保存,不得遺失。
4.6.3 文件存放應(yīng)做到防火、防盜、防潮、防蟲(chóng)、防塵。
4.6.4 作廢的質(zhì)量手冊(cè)、程序文件要交還總公司質(zhì)量部,不得自行銷毀。
4.6.5分公司、各管理處的作業(yè)指導(dǎo)書因不適用或因其它原因作廢的,可直接銷毀,
但須保存一份加蓋'作廢'章的作廢文件原件。對(duì)作廢文件保存2年后可銷毀,并建立《作廢文件保存清單》。
5 質(zhì)量要求
所有質(zhì)量體系文件都必須按照《體系文件控制程序》的規(guī)定進(jìn)行管理。管理處的作業(yè)指導(dǎo)書還需按照本文件的規(guī)定進(jìn)行控制。
6監(jiān)督檢查
總經(jīng)理負(fù)責(zé)按照《體系文件控制程序》和本文件的要求對(duì)質(zhì)量體系文件的控制進(jìn)行監(jiān)督和檢查。
7改進(jìn)分析
本文件的使用過(guò)程中如發(fā)現(xiàn)不適用的應(yīng)及時(shí)修改,以保證質(zhì)量體系文件控制的有效性。
8記錄、標(biāo)識(shí)
8.1 《作業(yè)指導(dǎo)書審批單》
8.2 《文件借閱登記表》
8.3 《受控文件發(fā)放記錄表》
8.4 《作廢文件保存清單》
8.5 《文件修改狀態(tài)頁(yè)》
8.6 《體系文件目錄》
8.7 《體系文件修改申請(qǐng)單》
第8篇 某有限公司文件管理辦法
第一章總則
第一條為加強(qiáng)公司文件的管理工作，建立和完善公司文件體系，使文件的起草、審核、發(fā)布工作程序化，執(zhí)行管理規(guī)范化，督促檢查常態(tài)化，實(shí)現(xiàn)文件管理的閉環(huán)運(yùn)轉(zhuǎn)，從而不斷優(yōu)化管理流程，提高工作效率，促進(jìn)依法治企，結(jié)合公司經(jīng)營(yíng)管理實(shí)際，特制定本辦法。
第二條本辦法規(guī)定了公司文件編寫的基本要求，明確了文件的工作計(jì)劃制訂、制定發(fā)布、執(zhí)行督查、修改完善、廢止、匯編整理等操作程序。
第三條本辦法所稱的文件是指由公司有關(guān)部門依據(jù)國(guó)家有關(guān)法律、法規(guī)和上級(jí)有關(guān)規(guī)定，結(jié)合自身實(shí)際情況制定的規(guī)范公司生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理的規(guī)范性文件，文件的名稱包括“規(guī)定”、“規(guī)程”、“辦法”、“標(biāo)準(zhǔn)”、“實(shí)施細(xì)則”、“實(shí)施意見(jiàn)”等。
第四條公司所屬各部門干部員工必須嚴(yán)格遵守、切實(shí)執(zhí)行本辦法，確保文件管理工作順利有效開(kāi)展。
第二章職責(zé)與分類
第五條綜合辦公室是公司文件工作的歸口管理部門，主要負(fù)責(zé)公司文件管理辦法的制訂與完善，建立健全文件體系框架、擬訂公司年度文件建設(shè)計(jì)劃、組織文件草案審核與發(fā)布，開(kāi)展文件管理調(diào)研，定期對(duì)文件執(zhí)行情況進(jìn)行匯總評(píng)估并提出改進(jìn)建議。
第七條各部門負(fù)責(zé)各自職責(zé)范圍內(nèi)的文件的制定，按要求上報(bào)年度文件建設(shè)計(jì)劃，及時(shí)做好文件宣貫和執(zhí)行過(guò)程中的解釋與指導(dǎo)，確保業(yè)務(wù)管理文件健全規(guī)范，流程清晰順暢，并匯同文件管理部門和執(zhí)行督查部門做好業(yè)務(wù)文件的執(zhí)行督查與評(píng)估工作。
第八條各部門應(yīng)切實(shí)做好文件的貫徹落實(shí)工作，及時(shí)將文件傳達(dá)給本單位員工，并將文件執(zhí)行意見(jiàn)或文件建設(shè)建議反饋給文件制訂與管理部門，配合做好文件建設(shè)與管理工作。同時(shí)，應(yīng)結(jié)合本單位實(shí)際，建立內(nèi)部文件管理體系，定期對(duì)內(nèi)部文件進(jìn)行梳理，在此基礎(chǔ)上，提出文件建設(shè)計(jì)劃，制定相關(guān)操作規(guī)章或細(xì)則。
第九條公司文件按業(yè)務(wù)性質(zhì)和功能分為組織人事類（包括機(jī)構(gòu)崗位職責(zé)、干部人事管理）、行政事務(wù)類、生產(chǎn)管理類、營(yíng)業(yè)服務(wù)類、工程建設(shè)類、財(cái)務(wù)經(jīng)審類、薪酬福利類、物資設(shè)備類、安全保衛(wèi)類、科技管理類、其他等十二類。
第三章文件建設(shè)計(jì)劃的制訂
第十條文件建設(shè)計(jì)劃指新制定或修訂文件的計(jì)劃。一般按年實(shí)施，必要時(shí)可以更長(zhǎng)，但不得超過(guò)3年。
第十一條各部門根據(jù)公司實(shí)際，結(jié)合職責(zé)管理范圍和已有文件執(zhí)行情況，每年年底前將下一年度的文件建設(shè)計(jì)劃（建議）交文件管理部門。各基層也應(yīng)根據(jù)實(shí)際，明確本單位文件建設(shè)計(jì)劃，并交公司文件管理部門備案。
第十二條文件管理部門根據(jù)各部門提出的文件建設(shè)（計(jì)劃）建議，結(jié)合文件執(zhí)行與管理實(shí)際需要，擬訂出公司年度文件建設(shè)計(jì)劃，提交辦公會(huì)議討論后實(shí)施，并列入各部門考核目標(biāo)。
第十三條文件建設(shè)計(jì)劃包括以下內(nèi)容：
（一）文件名稱；
（二）起草文件的承辦部門、協(xié)辦部門及征求意見(jiàn)單位；
（三）制定文件的目的、依據(jù)；
（四）文件的主要內(nèi)容；
（五）文件制訂或修訂的進(jìn)度安排。
第四章文件的起草
第十四條文件草案由其內(nèi)容所涉及的業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)起草。對(duì)文件內(nèi)容涉及幾個(gè)部門管理職能的，由業(yè)務(wù)歸口管理部門牽頭組織有關(guān)部門共同擬定。
第十五條為確保文件協(xié)調(diào)順暢、規(guī)范可行，起草部門應(yīng)對(duì)其起草項(xiàng)目進(jìn)行深入調(diào)查研究，掌握國(guó)家有關(guān)法律、政策及公司現(xiàn)狀，并應(yīng)對(duì)其所擬定文件草案的可行性和執(zhí)行效果有一定的預(yù)測(cè)。
第十六條文件草案應(yīng)包括以下主要內(nèi)容：
（一）文件制定目的；
（二）文件的適用范圍；
（三）各相關(guān)部門應(yīng)履行的職責(zé)；
（四）文件的具體規(guī)范或操作程序；
（五）負(fù)責(zé)文件解釋的部門；
（六）實(shí)施生效日期；
（七）其他事項(xiàng)。
第十七條文件應(yīng)符合文件制定的技術(shù)要求，內(nèi)容合法，結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)，文字簡(jiǎn)明，標(biāo)點(diǎn)符號(hào)正確。文件一般用條文表達(dá)，每條可分為項(xiàng)、目、款，款不編序號(hào)，另起自然段；項(xiàng)的序號(hào)用中文數(shù)字加括號(hào)依次表述；目的序號(hào)用阿拉伯?dāng)?shù)字依次表述。內(nèi)容較多的，可以根據(jù)條款涉及內(nèi)容分章、節(jié)，并按條表述。各類文件編號(hào)規(guī)定如下：
質(zhì)量手冊(cè)編號(hào)為gh/zl--□□□
程序性文件為gh/xc--□□□
管理性文件為gh/gl--□□□
作業(yè)指導(dǎo)書文件為gh/zy--□□□
外來(lái)文件編號(hào)為wl--□□□,外來(lái)參考文件、法規(guī)、政府文件直接用原件編號(hào)。
第十八條文件中職責(zé)劃分應(yīng)該明確，盡可能減少職能交叉。為便于操作，新訂或修訂文件時(shí)應(yīng)盡可能附操作流程圖，操作流程應(yīng)清晰易懂。
第十九條文件在起草過(guò)程中，應(yīng)當(dāng)廣泛聽(tīng)取有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和部門的意見(jiàn)，對(duì)涉及職工利益的應(yīng)當(dāng)聽(tīng)取職工代表的意見(jiàn)。意見(jiàn)不一致時(shí)，要進(jìn)行協(xié)商完善。文件草案意見(jiàn)征詢，一般由文件起草部門負(fù)責(zé)落實(shí)。
第五章文件的審核與發(fā)布
第二十條文件在意見(jiàn)征詢完善后，應(yīng)送文件管理部門審核，必要時(shí)文件管理部門應(yīng)組織相關(guān)專業(yè)人員或提請(qǐng)企業(yè)法律顧問(wèn)論證，對(duì)內(nèi)容有爭(zhēng)議的應(yīng)退回原起草部門進(jìn)一步修改完善。審核的內(nèi)容主要包括：
（一）是否征求相關(guān)部門、單位和管理服務(wù)對(duì)象的意見(jiàn)；
（二）是否與現(xiàn)行的文件協(xié)調(diào)、銜接；有無(wú)沖突、重復(fù)；
（三）文件草案體例結(jié)構(gòu)、條款、文字等是否符合文件的要求；
（四）是否切合企業(yè)實(shí)際和體現(xiàn)權(quán)責(zé)利對(duì)等原則；
（五）邏輯是否嚴(yán)密，流程是否順暢，是否具備可操作性；
（六）其他要審核事項(xiàng)。
第二十二條為提高文件的嚴(yán)肅性，根據(jù)有關(guān)法規(guī)、制度的要求，以及公司職責(zé)分工的規(guī)定，各類文件一律由公司董事長(zhǎng)、經(jīng)理、副經(jīng)理簽發(fā)。
第二十三條經(jīng)簽發(fā)的文件，應(yīng)注明生效時(shí)間，以“自發(fā)布之日起執(zhí)行”或明確注明具體的生效時(shí)間，并建立發(fā)放與回收記錄。
第六章文件的執(zhí)行督查與評(píng)估
第二十五條文件一經(jīng)發(fā)布,必須嚴(yán)格執(zhí)行。文件執(zhí)行應(yīng)和文件建設(shè)一起列入各部門目標(biāo)考核。具體由文件管理部門、業(yè)務(wù)部門與目標(biāo)考核管理部門共同配合做好。
第二十六條各部門對(duì)本單位文件執(zhí)行情況負(fù)責(zé)。業(yè)務(wù)部門根據(jù)業(yè)務(wù)管理范圍對(duì)相關(guān)文件的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督，及時(shí)跟蹤、收集文件執(zhí)行的信息,為修訂文件提供依據(jù)。對(duì)文件執(zhí)行中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)提出改進(jìn)意見(jiàn)。
第二十七條公司文件主管部門定期或不定期組織對(duì)各項(xiàng)文件執(zhí)行情況進(jìn)行抽查，并對(duì)抽查結(jié)果及時(shí)進(jìn)行反饋。檢查結(jié)果與考核掛鉤。
第二十八條文件發(fā)布后,應(yīng)按年對(duì)文件特別是新建或修改文件的有效性、可行性進(jìn)行評(píng)估,為公司文件體系的進(jìn)一步完善提供依據(jù)。文件評(píng)估由文件管理部門結(jié)合文件督查執(zhí)行情況，在全面征詢各有關(guān)單位意見(jiàn)基礎(chǔ)上完成，并形成評(píng)估報(bào)告后提交公司領(lǐng)導(dǎo)班子。
第七章文件的修訂與廢止
第二十九條文件修改一般由文件的制定部門根據(jù)文件執(zhí)行實(shí)際提出，對(duì)文件執(zhí)行歧義較大或與公司新的管理體制或運(yùn)營(yíng)實(shí)際不符的，文件管理部門可以提請(qǐng)文件的制定部門進(jìn)行修改。
第三十條凡涉及責(zé)任部門、操作程序、執(zhí)行要求等內(nèi)容變化，該文件必須重新修訂發(fā)布。文件修訂按照文件新建程序執(zhí)行，并由各相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)落實(shí)。
第三十一條現(xiàn)行文件被新的文件所取代時(shí)，應(yīng)在文件中注明予以廢止。對(duì)因企業(yè)發(fā)展實(shí)際不需要繼續(xù)執(zhí)行或更新的文件，文件管理部門應(yīng)在文件匯編說(shuō)明中予以明確廢止。
第八章文件的匯編
第三十二條本著統(tǒng)一、精簡(jiǎn)、節(jié)約的原則，公司文件匯編由文件管理部門統(tǒng)一負(fù)責(zé)。各基層單位可根據(jù)實(shí)際，對(duì)本單位具體操作文件進(jìn)行梳理匯編。
第三十三條文件匯編一般按一年一小編，五年一大編原則進(jìn)行。文件管理部門每年一季度，對(duì)上年度公布實(shí)施文件進(jìn)行統(tǒng)一分類匯編，印制成冊(cè)后下發(fā)。每五年對(duì)企業(yè)文件進(jìn)行一次全面梳理，重新分類匯編下發(fā)。
第9篇 公司文件發(fā)放存檔管理辦法
公司文件發(fā)放、存檔管理辦法
一、公司各職能部門設(shè)有專人負(fù)責(zé)文件的發(fā)放、存檔工作;
二、文件起草打印完畢,需經(jīng)本部門主管審核簽字,報(bào)公司總經(jīng)理審批簽字后,方可下發(fā)。
三、建立文件發(fā)放登記表,登記表將記錄文件名稱、發(fā)放時(shí)間及各部門、收件人等內(nèi)容。
四、發(fā)文部門持所發(fā)文件及文件發(fā)放登記表,由各部門收件人簽字后領(lǐng)取文件。
五、文件登記表與所發(fā)文件一并存檔。
六、各部門建立本年度各類文件文件夾,文件根據(jù)文號(hào)編排順序放入文件夾。
七、每月對(duì)文件夾內(nèi)的文件進(jìn)行整理,如有遺漏,盡快與發(fā)文部門聯(lián)系補(bǔ)齊。
八、年底將所有文件夾內(nèi)的文件整理、分類、裝訂成冊(cè),存入文件柜備查。
九、公司重要文件按年度、類別裝訂造冊(cè),存入文件柜中,在文件柜門上附有柜內(nèi)文件目錄。
十、凡借閱重要文件者,經(jīng)部門負(fù)責(zé)人同意簽字后,到辦公室打借條,辦理借閱手續(xù)。
十一、借閱文件要按時(shí)歸還,撤消借條。
十二、對(duì)于重復(fù)、過(guò)時(shí)和無(wú)保存價(jià)值的文件,經(jīng)部門主管審核同意,報(bào)辦公室粉碎銷毀。
執(zhí)行部門:責(zé)任人簽名:
第10篇 物業(yè)卡管理辦法作業(yè)指導(dǎo)文件
物業(yè)作業(yè)指導(dǎo)文件:ic卡管理辦法1.目的規(guī)范對(duì)ic卡的管理控制,避免ic卡的不合理使用。
2. 范圍適用各管理處ic卡的工作管理3.定義無(wú)4.職責(zé)部門/崗位工作職責(zé)管理處經(jīng)理負(fù)責(zé)對(duì)ic卡的發(fā)放工作的全面監(jiān)督和檢查管理處指定人員/崗位負(fù)責(zé)ic的日常辦理和授權(quán)、變更、回收等工作的具體操作安全部負(fù)責(zé)核對(duì)顧客的ic卡使用情況
5.方法及過(guò)程控制
5.1.ic卡的發(fā)放控制
5.1.1管理處經(jīng)理負(fù)責(zé)對(duì)ic卡發(fā)放管理工作進(jìn)行監(jiān)督、審批。
5.1.2管理處指定專人負(fù)責(zé)ic卡的授權(quán)發(fā)放管理工作,負(fù)責(zé)申請(qǐng)人的身份識(shí)別、房號(hào)和使用范圍等登記。
每季度對(duì)ic卡進(jìn)行統(tǒng)計(jì)整理,填寫《ic卡季度整理表》,對(duì)異常情況進(jìn)行核查處理,負(fù)責(zé)對(duì)電腦管理權(quán)限密碼每季度進(jìn)行更改。
5.2 ic卡的登記發(fā)放
5.2.1 業(yè)主申請(qǐng)領(lǐng)卡須出示有關(guān)證件及購(gòu)房合同,ic卡發(fā)放人員根據(jù)證件及購(gòu)房合同,進(jìn)行發(fā)卡、授權(quán),并在《ic卡發(fā)放/異常情況登記表》上進(jìn)行登記。
5.2.2 公司或相關(guān)工作人員如需申請(qǐng)領(lǐng)卡,需經(jīng)理或經(jīng)理授權(quán)人審批簽名,發(fā)放人員進(jìn)行ic卡的發(fā)放授權(quán),并在《ic卡發(fā)放/異常情況登記表》進(jìn)行登記。
5.2.3 ic卡持有人如需對(duì)卡的授權(quán)內(nèi)容進(jìn)行變更,須持有相關(guān)證件,由發(fā)卡人員予以變更,并登記。
5.2.4 業(yè)主和工作人員發(fā)卡情況應(yīng)分開(kāi)登記。
5.3 ic卡的掛失、解掛
5.3.1 持卡人掛失/解掛ic卡時(shí),須出示本人身份證,經(jīng)ic卡發(fā)放人核對(duì)無(wú)誤后,予以掛失/解掛,并予以登記。
5.4 ic卡的更換、退還
5.4.1持卡人在保修期內(nèi)ic卡自然損壞,憑舊卡可在管理處換取新卡,發(fā)卡人回收舊卡并登記。
5.4.2持卡人因人為造成ic卡損壞,如打孔、折疊、機(jī)洗等只能重新申請(qǐng)領(lǐng)卡,不能更換。
5.4.3公司贈(zèng)送的ic卡辦理退還相關(guān)手續(xù)時(shí)不能退還押金。
5.4.4車主不再承租車位后,管理處應(yīng)及時(shí)知會(huì)發(fā)卡人員,取消其車場(chǎng)授權(quán),并經(jīng)車主確認(rèn)后方可辦理解除手續(xù),同時(shí)填寫《ic卡發(fā)放/異常情況登記表》。
5.5 ic卡的注銷
5.5.1如業(yè)主產(chǎn)權(quán)發(fā)生變更,管理處應(yīng)及時(shí)通知發(fā)卡人員,對(duì)其ic卡進(jìn)行注銷,并通知原業(yè)主。
5.5.2如果工作人員持有的ic卡存在不合理使用或丟失,發(fā)卡人應(yīng)立即予以掛失或收回ic卡并賠償損失,同時(shí)填寫《ic卡發(fā)放/異常情況登記表》。
5.6 ic卡的授權(quán)期限規(guī)定業(yè)主及家庭成員(管理處業(yè)主資料中有登記的)的門禁系統(tǒng)ic卡授權(quán)期限一般為十年;
車輛ic卡的授權(quán)期限根據(jù)業(yè)主租用車位的期限進(jìn)行授權(quán)。
其他人員ic卡授權(quán)期限一般為一年,最長(zhǎng)不得超過(guò)兩年。
5.7工作人員ic卡的回收工作人員調(diào)離或離職,由人事管理員協(xié)助授權(quán)人收回ic卡,登記在《ic 卡發(fā)放/異常情況登記表》。
6. 支持性文件無(wú)7.質(zhì)量記錄表格tjwy7.
5.1-a01-03-f1《ic卡發(fā)放/異常情況登記表》tjwy7.
5.1-a01-03-f2《ic卡季度整理表》tjwy7.
5.1-a01-03-f 3. 《機(jī)動(dòng)車ic卡辦理通知單》
第11篇 房屋建筑和市政基礎(chǔ)設(shè)施工程施工圖設(shè)計(jì)文件審查管理辦法
《房屋建筑和市政基礎(chǔ)設(shè)施工程施工圖設(shè)計(jì)文件審查管理辦法》已經(jīng)第95次部常務(wù)會(huì)議審議通過(guò)，現(xiàn)予發(fā)布，自2023年8月1日起施行。
住房城鄉(xiāng)建設(shè)部部長(zhǎng)
姜偉新
2023年4月27日
房屋建筑和市政基礎(chǔ)設(shè)施工程施工圖設(shè)計(jì)文件審查管理辦法
第一條
為了加強(qiáng)對(duì)房屋建筑工程、市政基礎(chǔ)設(shè)施工程施工圖設(shè)計(jì)文件審查的管理，提高工程勘察設(shè)計(jì)質(zhì)量，根據(jù)《建設(shè)工程質(zhì)量管理?xiàng)l例》、《建設(shè)工程勘察設(shè)計(jì)管理?xiàng)l例》等行政法規(guī)，制定本辦法。
第二條
在中華人民共和國(guó)境內(nèi)從事房屋建筑工程、市政基礎(chǔ)設(shè)施工程施工圖設(shè)計(jì)文件審查和實(shí)施監(jiān)督管理的，應(yīng)當(dāng)遵守本辦法。
第三條
國(guó)家實(shí)施施工圖設(shè)計(jì)文件（含勘察文件，以下簡(jiǎn)稱施工圖）審查制度。
本辦法所稱施工圖審查，是指施工圖審查機(jī)構(gòu)（以下簡(jiǎn)稱審查機(jī)構(gòu)）按照有關(guān)法律、法規(guī)，對(duì)施工圖涉及公共利益、公眾安全和工程建設(shè)強(qiáng)制性標(biāo)準(zhǔn)的內(nèi)容進(jìn)行的審查。施工圖審查應(yīng)當(dāng)堅(jiān)持先勘察、后設(shè)計(jì)的原則。
施工圖未經(jīng)審查合格的，不得使用。從事房屋建筑工程、市政基礎(chǔ)設(shè)施工程施工、監(jiān)理等活動(dòng)，以及實(shí)施對(duì)房屋建筑和市政基礎(chǔ)設(shè)施工程質(zhì)量安全監(jiān)督管理，應(yīng)當(dāng)以審查合格的施工圖為依據(jù)。
第四條
國(guó)務(wù)院住房城鄉(xiāng)建設(shè)主管部門負(fù)責(zé)對(duì)全國(guó)的施工圖審查工作實(shí)施指導(dǎo)、監(jiān)督。
縣級(jí)以上地方人民政府住房城鄉(xiāng)建設(shè)主管部門負(fù)責(zé)對(duì)本行政區(qū)域內(nèi)的施工圖審查工作實(shí)施監(jiān)督管理。
第五條
省、自治區(qū)、直轄市人民政府住房城鄉(xiāng)建設(shè)主管部門應(yīng)當(dāng)按照本辦法規(guī)定的審查機(jī)構(gòu)條件，結(jié)合本行政區(qū)域內(nèi)的建設(shè)規(guī)模，確定相應(yīng)數(shù)量的審查機(jī)構(gòu)。具體辦法由國(guó)務(wù)院住房城鄉(xiāng)建設(shè)主管部門另行規(guī)定。
審查機(jī)構(gòu)是專門從事施工圖審查業(yè)務(wù)，不以營(yíng)利為目的的獨(dú)立法人。
省、自治區(qū)、直轄市人民政府住房城鄉(xiāng)建設(shè)主管部門應(yīng)當(dāng)將審查機(jī)構(gòu)名錄報(bào)國(guó)務(wù)院住房城鄉(xiāng)建設(shè)主管部門備案，并向社會(huì)公布。
第六條
審查機(jī)構(gòu)按承接業(yè)務(wù)范圍分兩類，一類機(jī)構(gòu)承接房屋建筑、市政基礎(chǔ)設(shè)施工程施工圖審查業(yè)務(wù)范圍不受限制；二類機(jī)構(gòu)可以承接中型及以下房屋建筑、市政基礎(chǔ)設(shè)施工程的施工圖審查。
房屋建筑、市政基礎(chǔ)設(shè)施工程的規(guī)模劃分，按照國(guó)務(wù)院住房城鄉(xiāng)建設(shè)主管部門的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
第七條
一類審查機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)具備下列條件：
（一）有健全的技術(shù)管理和質(zhì)量保證體系。
（二）審查人員應(yīng)當(dāng)有良好的職業(yè)道德；有15年以上所需專業(yè)勘察、設(shè)計(jì)工作經(jīng)歷；主持過(guò)不少于5項(xiàng)大型房屋建筑工程、市政基礎(chǔ)設(shè)施工程相應(yīng)專業(yè)的設(shè)計(jì)或者甲級(jí)工程勘察項(xiàng)目相應(yīng)專業(yè)的勘察；已實(shí)行執(zhí)業(yè)注冊(cè)制度的專業(yè)，審查人員應(yīng)當(dāng)具有一級(jí)注冊(cè)建筑師、一級(jí)注冊(cè)結(jié)構(gòu)工程師或者勘察設(shè)計(jì)注冊(cè)工程師資格，并在本審查機(jī)構(gòu)注冊(cè)；未實(shí)行執(zhí)業(yè)注冊(cè)制度的專業(yè)，審查人員應(yīng)當(dāng)具有高級(jí)工程師職稱；近5年內(nèi)未因違反工程建設(shè)法律法規(guī)和強(qiáng)制性標(biāo)準(zhǔn)受到行政處罰。
（三）在本審查機(jī)構(gòu)專職工作的審查人員數(shù)量：從事房屋建筑工程施工圖審查的，結(jié)構(gòu)專業(yè)審查人員不少于7人，建筑專業(yè)不少于3人，電氣、暖通、給排水、勘察等專業(yè)審查人員各不少于2人；從事市政基礎(chǔ)設(shè)施工程施工圖審查的，所需專業(yè)的審查人員不少于7人，其他必須配套的專業(yè)審查人員各不少于2人；專門從事勘察文件審查的，勘察專業(yè)審查人員不少于7人。
承擔(dān)超限高層建筑工程施工圖審查的，還應(yīng)當(dāng)具有主持過(guò)超限高層建筑工程或者100米以上建筑工程結(jié)構(gòu)專業(yè)設(shè)計(jì)的審查人員不少于3人。
（四）60歲以上審查人員不超過(guò)該專業(yè)審查人員規(guī)定數(shù)的1/2。
（五）注冊(cè)資金不少于300萬(wàn)元。
第八條
二類審查機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)具備下列條件：
（一）有健全的技術(shù)管理和質(zhì)量保證體系。
（二）審查人員應(yīng)當(dāng)有良好的職業(yè)道德；有10年以上所需專業(yè)勘察、設(shè)計(jì)工作經(jīng)歷；主持過(guò)不少于5項(xiàng)中型以上房屋建筑工程、市政基礎(chǔ)設(shè)施工程相應(yīng)專業(yè)的設(shè)計(jì)或者乙級(jí)以上工程勘察項(xiàng)目相應(yīng)專業(yè)的勘察；已實(shí)行執(zhí)業(yè)注冊(cè)制度的專業(yè)，審查人員應(yīng)當(dāng)具有一級(jí)注冊(cè)建筑師、一級(jí)注冊(cè)結(jié)構(gòu)工程師或者勘察設(shè)計(jì)注冊(cè)工程師資格，并在本審查機(jī)構(gòu)注冊(cè)；未實(shí)行執(zhí)業(yè)注冊(cè)制度的專業(yè)，審查人員應(yīng)當(dāng)具有高級(jí)工程師職稱；近5年內(nèi)未因違反工程建設(shè)法律法規(guī)和強(qiáng)制性標(biāo)準(zhǔn)受到行政處罰。
（三）在本審查機(jī)構(gòu)專職工作的審查人員數(shù)量：從事房屋建筑工程施工圖審查的，結(jié)構(gòu)專業(yè)審查人員不少于3人，建筑、電氣、暖通、給排水、勘察等專業(yè)審查人員各不少于2人；從事市政基礎(chǔ)設(shè)施工程施工圖審查的，所需專業(yè)的審查人員不少于4人，其他必須配套的專業(yè)審查人員各不少于2人；專門從事勘察文件審查的，勘察專業(yè)審查人員不少于4人。
（四）60歲以上審查人員不超過(guò)該專業(yè)審查人員規(guī)定數(shù)的1/2。
（五）注冊(cè)資金不少于100萬(wàn)元。
第九條
建設(shè)單位應(yīng)當(dāng)將施工圖送審查機(jī)構(gòu)審查，但審查機(jī)構(gòu)不得與所審查項(xiàng)目的建設(shè)單位、勘察設(shè)計(jì)企業(yè)有隸屬關(guān)系或者其他利害關(guān)系。送審管理的具體辦法由省、自治區(qū)、直轄市人民政府住房城鄉(xiāng)建設(shè)主管部門按照“公開(kāi)、公平、公正”的原則規(guī)定。
建設(shè)單位不得明示或者暗示審查機(jī)構(gòu)違反法律法規(guī)和工程建設(shè)強(qiáng)制性標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行施工圖審查，不得壓縮合理審查周期、壓低合理審查費(fèi)用。
第十條
建設(shè)單位應(yīng)當(dāng)向?qū)彶闄C(jī)構(gòu)提供下列資料并對(duì)所提供資料的真實(shí)性負(fù)責(zé)：
（一）作為勘察、設(shè)計(jì)依據(jù)的政府有關(guān)部門的批準(zhǔn)文件及附件；
（二）全套施工圖；
（三）其他應(yīng)當(dāng)提交的材料。
第十一條
審查機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)對(duì)施工圖審查下列內(nèi)容：
（一）是否符合工程建設(shè)強(qiáng)制性標(biāo)準(zhǔn)；
（二）地基基礎(chǔ)和主體結(jié)構(gòu)的安全性；
（三）是否符合民用建筑節(jié)能強(qiáng)制性標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)執(zhí)行綠色建筑標(biāo)準(zhǔn)的項(xiàng)目，還應(yīng)當(dāng)審查是否符合綠色建筑標(biāo)準(zhǔn)；
（四）勘察設(shè)計(jì)企業(yè)和注冊(cè)執(zhí)業(yè)人員以及相關(guān)人員是否按規(guī)定在施工圖上加蓋相應(yīng)的圖章和簽字；
（五）法律、法規(guī)、規(guī)章規(guī)定必須審查的其他內(nèi)容。
第十二條
施工圖審查原則上不超過(guò)下列時(shí)限：
（一）大型房屋建筑工程、市政基礎(chǔ)設(shè)施工程為15個(gè)工作日，中型及以下房屋建筑工程、市政基礎(chǔ)設(shè)施工程為10個(gè)工作日。
（二）工程勘察文件，甲級(jí)項(xiàng)目為7個(gè)工作日，乙級(jí)及以下項(xiàng)目為5個(gè)工作日。
以上時(shí)限不包括施工圖修改時(shí)間和審查機(jī)構(gòu)的復(fù)審時(shí)間。
第十三條
審查機(jī)構(gòu)對(duì)施工圖進(jìn)行審查后，應(yīng)當(dāng)根據(jù)下列情況分別作出處理：
（一）審查合格的，審查機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)向建設(shè)單位出具審查合格書，并在全套施工圖上加蓋審查專用章。審查合格書應(yīng)當(dāng)有各專業(yè)的審查人員簽字，經(jīng)法定代表人簽發(fā)，并加蓋審查機(jī)構(gòu)公章。審查機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)在出具審查合格書后5個(gè)工作日內(nèi)，將審查情況報(bào)工程所在地縣級(jí)以上地方人民政府住房城鄉(xiāng)建設(shè)主管部門備案。
（二）審查不合格的，審查機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)將施工圖退建設(shè)單位并出具審查意見(jiàn)告知書，說(shuō)明不合格原因。同時(shí)，應(yīng)當(dāng)將審查意見(jiàn)告知書及審查中發(fā)現(xiàn)的建設(shè)單位、勘察設(shè)計(jì)企業(yè)和注冊(cè)執(zhí)業(yè)人員違反法律、法規(guī)和工程建設(shè)強(qiáng)制性標(biāo)準(zhǔn)的問(wèn)題，報(bào)工程所在地縣級(jí)以上地方人民政府住房城鄉(xiāng)建設(shè)主管部門。
施工圖退建設(shè)單位后，建設(shè)單位應(yīng)當(dāng)要求原勘察設(shè)計(jì)企業(yè)進(jìn)行修改，并將修改后的施工圖送原審查機(jī)構(gòu)復(fù)審。
第十四條
任何單位或者個(gè)人不得擅自修改審查合格的施工圖；確需修改的，凡涉及本辦法第十一條規(guī)定內(nèi)容的，建設(shè)單位應(yīng)當(dāng)將修改后的施工圖送原審查機(jī)構(gòu)審查。
第十五條
勘察設(shè)計(jì)企業(yè)應(yīng)當(dāng)依法進(jìn)行建設(shè)工程勘察、設(shè)計(jì)，嚴(yán)格執(zhí)行工程建設(shè)強(qiáng)制性標(biāo)準(zhǔn)，并對(duì)建設(shè)工程勘察、設(shè)計(jì)的質(zhì)量負(fù)責(zé)。
審查機(jī)構(gòu)對(duì)施工圖審查工作負(fù)責(zé)，承擔(dān)審查責(zé)任。施工圖經(jīng)審查合格后，仍有違反法律、法規(guī)和工程建設(shè)強(qiáng)制性標(biāo)準(zhǔn)的問(wèn)題，給建設(shè)單位造成損失的，審查機(jī)構(gòu)依法承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。
第十六條
審查機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)建立、健全內(nèi)部管理制度。施工圖審查應(yīng)當(dāng)有經(jīng)各專業(yè)審查人員簽字的審查記錄。審查記錄、審查合格書、審查意見(jiàn)告知書等有關(guān)資料應(yīng)當(dāng)歸檔保存。
第十七條
已實(shí)行執(zhí)業(yè)注冊(cè)制度的專業(yè)，審查人員應(yīng)當(dāng)按規(guī)定參加執(zhí)業(yè)注冊(cè)繼續(xù)教育。
未實(shí)行執(zhí)業(yè)注冊(cè)制度的專業(yè)，審查人員應(yīng)當(dāng)參加省、自治區(qū)、直轄市人民政府住房城鄉(xiāng)建設(shè)主管部門組織的有關(guān)法律、法規(guī)和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)的培訓(xùn)，每年培訓(xùn)時(shí)間不少于40學(xué)時(shí)。
第十八條
按規(guī)定應(yīng)當(dāng)進(jìn)行審查的施工圖，未經(jīng)審查合格的，住房城鄉(xiāng)建設(shè)主管部門不得頒發(fā)施工許可證。
第十九條
縣級(jí)以上人民政府住房城鄉(xiāng)建設(shè)主管部門應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)審查機(jī)構(gòu)的監(jiān)督檢查，主要檢查下列內(nèi)容：
（一）是否符合規(guī)定的條件；
（二）是否超出范圍從事施工圖審查；
（三）是否使用不符合條件的審查人員；
（四）是否按規(guī)定的內(nèi)容進(jìn)行審查；
（五）是否按規(guī)定上報(bào)審查過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的違法違規(guī)行為；
（六）是否按規(guī)定填寫審查意見(jiàn)告知書；
（七）是否按規(guī)定在審查合格書和施工圖上簽字蓋章；
（八）是否建立健全審查機(jī)構(gòu)內(nèi)部管理制度；
（九）審查人員是否按規(guī)定參加繼續(xù)教育。
縣級(jí)以上人民政府住房城鄉(xiāng)建設(shè)主管部門實(shí)施監(jiān)督檢查時(shí)，有權(quán)要求被檢查的審查機(jī)構(gòu)提供有關(guān)施工圖審查的文件和資料，并將監(jiān)督檢查結(jié)果向社會(huì)公布。
第二十條
審查機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)向縣級(jí)以上地方人民政府住房城鄉(xiāng)建設(shè)主管部門報(bào)審查情況統(tǒng)計(jì)信息。
縣級(jí)以上地方人民政府住房城鄉(xiāng)建設(shè)主管部門應(yīng)當(dāng)定期對(duì)施工圖審查情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，并將統(tǒng)計(jì)信息報(bào)上級(jí)住房城鄉(xiāng)建設(shè)主管部門。
第二十一條
縣級(jí)以上人民政府住房城鄉(xiāng)建設(shè)主管部門應(yīng)當(dāng)及時(shí)受理對(duì)施工圖審查工作中違法、違規(guī)行為的檢舉、控告和投訴。
第二十二條
縣級(jí)以上人民政府住房城鄉(xiāng)建設(shè)主管部門對(duì)審查機(jī)構(gòu)報(bào)告的建設(shè)單位、勘察設(shè)計(jì)企業(yè)、注冊(cè)執(zhí)業(yè)人員的違法違規(guī)行為，應(yīng)當(dāng)依法進(jìn)行查處。
第二十三條
審查機(jī)構(gòu)列入名錄后不再符合規(guī)定條件的，省、自治區(qū)、直轄市人民政府住房城鄉(xiāng)建設(shè)主管部門應(yīng)當(dāng)責(zé)令其限期改正；逾期不改的，不再將其列入審查機(jī)構(gòu)名錄。
第二十四條
審查機(jī)構(gòu)違反本辦法規(guī)定，有下列行為之一的，由縣級(jí)以上地方人民政府住房城鄉(xiāng)建設(shè)主管部門責(zé)令改正，處3萬(wàn)元罰款，并記入信用檔案；情節(jié)嚴(yán)重的，省、自治區(qū)、直轄市人民政府住房城鄉(xiāng)建設(shè)主管部門不再將其列入審查機(jī)構(gòu)名錄：
（一）超出范圍從事施工圖審查的；
（二）使用不符合條件審查人員的；
（三）未按規(guī)定的內(nèi)容進(jìn)行審查的；
（四）未按規(guī)定上報(bào)審查過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的違法違規(guī)行為的；
（五）未按規(guī)定填寫審查意見(jiàn)告知書的；
（六）未按規(guī)定在審查合格書和施工圖上簽字蓋章的；
（七）已出具審查合格書的施工圖，仍有違反法律、法規(guī)和工程建設(shè)強(qiáng)制性標(biāo)準(zhǔn)的。
第二十五條
審查機(jī)構(gòu)出具虛假審查合格書的，審查合格書無(wú)效，縣級(jí)以上地方人民政府住房城鄉(xiāng)建設(shè)主管部門處3萬(wàn)元罰款，省、自治區(qū)、直轄市人民政府住房城鄉(xiāng)建設(shè)主管部門不再將其列入審查機(jī)構(gòu)名錄。
審查人員在虛假審查合格書上簽字的，終身不得再擔(dān)任審查人員；對(duì)于已實(shí)行執(zhí)業(yè)注冊(cè)制度的專業(yè)的審查人員，還應(yīng)當(dāng)依照《建設(shè)工程質(zhì)量管理?xiàng)l例》第七十二條、《建設(shè)工程安全生產(chǎn)管理?xiàng)l例》第五十八條規(guī)定予以處罰。
第二十六條
建設(shè)單位違反本辦法規(guī)定，有下列行為之一的，由縣級(jí)以上地方人民政府住房城鄉(xiāng)建設(shè)主管部門責(zé)令改正，處3萬(wàn)元罰款；情節(jié)嚴(yán)重的，予以通報(bào)：
（一）壓縮合理審查周期的；
（二）提供不真實(shí)送審資料的；
（三）對(duì)審查機(jī)構(gòu)提出不符合法律、法規(guī)和工程建設(shè)強(qiáng)制性標(biāo)準(zhǔn)要求的。
建設(shè)單位為房地產(chǎn)開(kāi)發(fā)企業(yè)的，還應(yīng)當(dāng)依照《房地產(chǎn)開(kāi)發(fā)企業(yè)資質(zhì)管理規(guī)定》進(jìn)行處理。
第二十七條
依照本辦法規(guī)定，給予審查機(jī)構(gòu)罰款處罰的，對(duì)機(jī)構(gòu)的法定代表人和其他直接責(zé)任人員處機(jī)構(gòu)罰款數(shù)額5%以上10%以下的罰款，并記入信用檔案。
第二十八條
省、自治區(qū)、直轄市人民政府住房城鄉(xiāng)建設(shè)主管部門未按照本辦法規(guī)定確定審查機(jī)構(gòu)的，國(guó)務(wù)院住房城鄉(xiāng)建設(shè)主管部門責(zé)令改正。
第二十九條
國(guó)家機(jī)關(guān)工作人員在施工圖審查監(jiān)督管理工作中玩忽職守、濫用職權(quán)、徇私舞弊，構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責(zé)任；尚不構(gòu)成犯罪的，依法給予行政處分。
第三十條
省、自治區(qū)、直轄市人民政府住房城鄉(xiāng)建設(shè)主管部門可以根據(jù)本辦法，制定實(shí)施細(xì)則。
第三十一條
本辦法自2023年8月1日起施行。原建設(shè)部2004年8月23日發(fā)布的《房屋建筑和市政基礎(chǔ)設(shè)施工程施工圖設(shè)計(jì)文件審查管理辦法》（建設(shè)部令第134號(hào)）同時(shí)廢止。
第12篇 x電子文件歸檔、電子檔案管理辦法
1.總則
1.1 對(duì)電子文件的形成、積累、鑒定、歸檔及電子檔案的保管實(shí)行全過(guò)程管理,應(yīng)當(dāng)由主管部門統(tǒng)一協(xié)調(diào),指定專門機(jī)構(gòu)或人員負(fù)責(zé),保證管理工作的連續(xù)性。
1.2 電子文件形成部門負(fù)責(zé)電子文件的積累、保管和整理工作,檔案部門要進(jìn)行指導(dǎo)與監(jiān)督。
1.3 電子文件的管理由檔案部門負(fù)責(zé),電子文件形成部門要提供協(xié)助和支持。
1.4 應(yīng)明確規(guī)定歸檔時(shí)間、歸檔范圍、技術(shù)環(huán)境、相關(guān)軟件、版本、數(shù)據(jù)類型、格式、被操作數(shù)據(jù)、檢測(cè)數(shù)據(jù)等,以保證電子檔案的質(zhì)量。
1.5 為保證電子檔案的可利用性,從電子文件形成就應(yīng)有嚴(yán)格的管理制度和技術(shù)措施,確保其信息的真實(shí)性、安全性和完整性。
1.6 歸檔電子文件同時(shí)存在相應(yīng)的紙質(zhì)或其他載體形式的文件時(shí),則應(yīng)在內(nèi)容、相關(guān)說(shuō)明及描述上保持一致。
1.7 具有保存價(jià)值的電子文件,必須適時(shí)生成紙質(zhì)文件等硬拷貝。進(jìn)行歸檔時(shí),必須將電子文件與相應(yīng)的紙質(zhì)文件等硬拷貝一并歸檔。
2.電子文件的收集與積累
2.1 收集范圍。電子文件的收集范圍,按國(guó)家關(guān)于文件歸檔的現(xiàn)行有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
2.2 收集積累要求
2.2.1 記錄了重要文件的主要修改過(guò)程,有查考價(jià)值的電子文件應(yīng)被保留。當(dāng)正式文件是紙質(zhì)時(shí),如果保管部門已開(kāi)始進(jìn)行向計(jì)算機(jī)全文處理的轉(zhuǎn)換工作,則與正式文件定稿內(nèi)容相同的草稿性電子文件應(yīng)當(dāng)保留,否則可根據(jù)實(shí)際條件或需要,確定是否保留。
2.2.2 保存與紙質(zhì)等文件內(nèi)容相同的電子文件時(shí),要與紙質(zhì)等文件之間,相互建立準(zhǔn)確、可靠的標(biāo)識(shí)關(guān)系。
2.2.3 在“無(wú)紙化”計(jì)算機(jī)辦公或事務(wù)系統(tǒng)中產(chǎn)生的電子文件,應(yīng)采取更嚴(yán)格的安全措施,保證電子文件不被非正常改動(dòng)。同時(shí)必須隨時(shí)備份,存儲(chǔ)于能夠脫機(jī)保存的載體上,井對(duì)有檔案價(jià)值的電子文件制作紙質(zhì)或縮微膠片拷貝件保留。
2.2.4 用文字處理技術(shù)形成的電子文件,收集時(shí)應(yīng)注明文件存儲(chǔ)格式和屬性。
2.2.5 用掃描儀等設(shè)備獲得的圖象電子文件,如果采用非標(biāo)準(zhǔn)壓縮算法,則應(yīng)將相關(guān)軟件一并收集。
2.2.6 用計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)或繪圖等獲得的圖形電子文件,收集時(shí)應(yīng)注意其對(duì)設(shè)備的依賴性,以及易修改性等問(wèn)題,不可遺漏相關(guān)軟件和各種數(shù)據(jù)。
2.2.7 用視頻設(shè)備獲得的動(dòng)態(tài)圖象文件,收集時(shí)應(yīng)注意收集其壓縮算法和軟件。
2.2.8 用音頻設(shè)備獲得的文件,收集時(shí)應(yīng)注意收集其屬性標(biāo)識(shí)和相關(guān)軟件。
2.2.9 由計(jì)算機(jī)多媒體技術(shù)制作的文件,其中包含前面所示的兩種以上的信息形式,收集時(shí)應(yīng)注意參數(shù)準(zhǔn)確、數(shù)據(jù)完整。
2.2.10 通用軟件產(chǎn)生的電子文件,收集時(shí)應(yīng)注意收集其軟件型號(hào)和相關(guān)參數(shù)。專用軟件產(chǎn)生的電子文件,收集時(shí)必須連同專用軟件一并收集。
2.2.11 計(jì)算機(jī)系統(tǒng)運(yùn)行和信息處理等過(guò)程中涉及的各類參數(shù)、管理數(shù)據(jù)等應(yīng)與電子文件一同收集。
2.3 收集、積累方法
2.3.1 及時(shí)按照要求制作電子文件備份。
2.3.2 每份電子文件均需在電子文件登記表中登記。
2.3.3 電子文件登記表應(yīng)與電子文件的備份一同保存。
2.3.4 電子文件登記表如果制成電子表格,應(yīng)與備份文件一同保存,并附有紙張打印件。
2.3.5 電子文件性質(zhì)代碼:r―草稿性電子文件;u―非正式電子文件;o―正式電子文件;n―無(wú)紙電子文件;t―文本文件;i一圖象文件;g―圖形文件;v一影像文件;a―聲音文件;m―多媒體文件;p―計(jì)算機(jī)程序;d―數(shù)據(jù)文件。
3.電子文件的整理
3.1 電子文件的整理,應(yīng)按內(nèi)容、保管期限、密級(jí)等因素相對(duì)集中。
3.2 電子文件應(yīng)按《檔案著錄規(guī)則》著錄,并制成機(jī)讀目錄。
3.3 歸檔電子文件應(yīng)填寫登記表。
4.電子文件的歸檔。應(yīng)定期把符合歸檔條件的電子文件,按檔案管理要求的格式存儲(chǔ)到可長(zhǎng)期保存的脫機(jī)載體。
4.1 歸檔范圍電子文件的歸檔范圍的劃分,可參照國(guó)家關(guān)于文件的現(xiàn)行有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
4.2 歸檔時(shí)間邏輯歸檔應(yīng)實(shí)時(shí)進(jìn)行,物理歸檔應(yīng)定期完成。
4.3 檢測(cè)在進(jìn)行電子文件歸檔工作時(shí),應(yīng)按其基本技術(shù)條件進(jìn)行檢測(cè)。其內(nèi)容包括:硬件環(huán)境的有效性、軟件環(huán)境有效性及其信息記錄格式等。
4.4 歸檔前的鑒定電子文件的歸檔鑒定工作,參照國(guó)家關(guān)于文件的現(xiàn)行有關(guān)規(guī)定執(zhí)主,鑒定結(jié)果,在電子文件的機(jī)讀目錄上制作相應(yīng)的標(biāo)只。
4.4.1 有效性和完整性鑒定。歸檔前應(yīng)由文件形成單位對(duì)電子文件的有效性和完整性進(jìn)行審核,并由負(fù)責(zé)人簽署意見(jiàn)。如果文件形成單位采用了某些技術(shù)方法保證電子文牛的有效性和完整性則應(yīng)把其技術(shù)方法和相關(guān)軟件一同移交給接收單位。
4.4.2 保管期限的劃分。電子文件保管期限的劃分,參照國(guó)家關(guān)于文件的現(xiàn)行有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
4.5 歸檔要求
4.5.1 把帶有歸檔標(biāo)識(shí)的電子文件集中,制成歸檔數(shù)據(jù)集,拷貝至耐久性的載體上,至少一式2套,一套封存保管,一套供查閱使用。必要時(shí),復(fù)制第3套,異地保存。對(duì)于加密電子文件,則應(yīng)解密后再完成上述工作,
4.5.2 本標(biāo)準(zhǔn)推薦采用的載體按優(yōu)先順序分別是:只讀光盤、一次寫光盤、可擦寫光盤、磁帶等。禁用軟磁盤作為歸檔電子文牛長(zhǎng)期保存的載體。
4.5.3 存儲(chǔ)電子文件的載體或包裝盒上應(yīng)貼有標(biāo)簽,標(biāo)簽內(nèi)填寫編號(hào)、名稱、密級(jí)、保管期限、硬件及軟件環(huán)境
4.5.4 將相應(yīng)的電子文件機(jī)讀目錄、相關(guān)軟件、其他說(shuō)明等一同歸檔并附歸檔電子文件登記表。
4.5.5 需要長(zhǎng)期保存的電子文件應(yīng)當(dāng)把歸檔電子文件與相應(yīng)的機(jī)讀目錄存在同一載體上如果是自行開(kāi)發(fā)的應(yīng)用軟件,也應(yīng)將軟件及相關(guān)數(shù)據(jù)存在同一載體上。
4.5.6 原電子文件數(shù)據(jù)集載體在完成電子文件歸檔后,保留時(shí)間至少1年。
4.5.7 在網(wǎng)絡(luò)中進(jìn)行了邏輯歸檔操作的電子文件應(yīng)按上述歸檔過(guò)程完成物理歸檔。
5.電子檔案的移交與保管。電子文件歸檔后按有關(guān)規(guī)定移交至檔案保管部門,作為電子檔案進(jìn)行保管。
5.1 檢驗(yàn)
5.1.1 檔案保管部門應(yīng)配備相應(yīng)的
處理設(shè)備,以保證完成電子檔案的檢驗(yàn)工作。歸檔的每套載體均應(yīng)接受檢驗(yàn),合格率應(yīng)達(dá)到100%。與紙質(zhì)檔案同時(shí)保存的電子檔案可采取抽樣檢驗(yàn)的方法樣本數(shù)不少于總數(shù)的20%合格率應(yīng)達(dá)到100%。
5.1.2 檢驗(yàn)項(xiàng)目。
5.1.2.1 載體有劃痕,是否清潔。
5.1.2.2 有無(wú)病毒。
5.1.2.3 核實(shí)電子檔案的完整性和有效性審核手續(xù)。
5.1.2.4 核實(shí)登記表、軟件、說(shuō)明資料等是否齊全。
5.1.3 將檢驗(yàn)結(jié)果填人電子檔案人庫(kù)登記表。檢驗(yàn)有合的,應(yīng)退回形成單位,重新制作。
5.2 移交手續(xù)驗(yàn)收合格后,檔案保管部門在電子檔案人庫(kù)登記表上簽字蓋章。一式2份,一份交電子文件形成單位一份自存。
5.3 保管要求電子檔案保管除應(yīng)具備紙質(zhì)檔案一般的要求外,還應(yīng)符合下列條件。
5.3.1 歸檔載體應(yīng)作防寫處理。不得擦、劃、觸摸記錄涂層。載體應(yīng)直立存放,做到防塵、防變形。
5.3.2 環(huán)境溫度選定范圍: 14℃― 24℃;相對(duì)濕度選定范圍:45%―60%。
5.3.3 存放時(shí)應(yīng)注意遠(yuǎn)離強(qiáng)磁場(chǎng),并與有害氣本隔離。
5.3.4 電子檔案在形成單位的保管,也應(yīng)參照上述條件。
5.4 存效性保證
5.4.1 每滿1年,對(duì)電子檔案涉及的形成單位和檔案保管部門的設(shè)備更新情況進(jìn)行一次檢查登記。
5.4.2 每滿2年進(jìn)行一次抽樣機(jī)讀檢驗(yàn)。抽樣率不低于10%如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)及時(shí)采取恢復(fù)措施。
5.4.3 設(shè)備環(huán)境更新時(shí)應(yīng)確認(rèn)庫(kù)存載體與新設(shè)備的兼容性,如不兼容,應(yīng)進(jìn)行電子檔案的載體轉(zhuǎn)換工作,原載體同時(shí)保留時(shí)間不少于3年。
5.4.4 磁性載體上的電子檔案,每4年轉(zhuǎn)存一次。原載體同時(shí)保留時(shí)間不少于4年。
5.4.5 定期檢驗(yàn)結(jié)果應(yīng)填人電子檔案管理登記表。
5.5 利用
5.5.1 電子檔案的封存載體不得外借。
5.5.2 利用時(shí)使用拷貝件。
5.5.3 利用時(shí)要遵守保密規(guī)定。
5.5.4 利用者對(duì)電子檔案的使用應(yīng)在權(quán)限規(guī)定范圍之內(nèi)。
5.5.5 具有保密要求的電子檔案上網(wǎng)時(shí)必須符合國(guó)家或部門有關(guān)保密的規(guī)定,要有穩(wěn)妥的安全保密措施。
5.6 電子檔案的銷毀鑒定。
5.6.1 電子檔案的銷毀鑒定,按國(guó)家現(xiàn)行有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
5.6.2 電子檔案的銷毀,應(yīng)在辦理審批手續(xù)后,方可實(shí)施。
5.6.3 非保密電子檔案可進(jìn)行邏輯刪除。屬于保密范圍的電子檔案被銷毀時(shí),如存儲(chǔ)在不可擦除載體上,須連同存儲(chǔ)載體一起銷毀并在網(wǎng)絡(luò)中徹底清除。
