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某有限公司文件管理辦法

發(fā)布時間:2024-11-29 查看人數(shù):87

某有限公司文件管理辦法

某有限公司文件管理辦法

第一章總則

第一條為加強公司文件的管理工作,建立和完善公司文件體系,使文件的起草、審核、發(fā)布工作程序化,執(zhí)行管理規(guī)范化,督促檢查常態(tài)化,實現(xiàn)文件管理的閉環(huán)運轉(zhuǎn),從而不斷優(yōu)化管理流程,提高工作效率,促進依法治企,結(jié)合公司經(jīng)營管理實際,特制定本辦法。

第二條本辦法規(guī)定了公司文件編寫的基本要求,明確了文件的工作計劃制訂、制定發(fā)布、執(zhí)行督查、修改完善、廢止、匯編整理等操作程序。

第三條本辦法所稱的文件是指由公司有關部門依據(jù)國家有關法律、法規(guī)和上級有關規(guī)定,結(jié)合自身實際情況制定的規(guī)范公司生產(chǎn)、經(jīng)營、管理的規(guī)范性文件,文件的名稱包括“規(guī)定”、“規(guī)程”、“辦法”、“標準”、“實施細則”、“實施意見”等。

第四條公司所屬各部門干部員工必須嚴格遵守、切實執(zhí)行本辦法,確保文件管理工作順利有效開展。

第二章職責與分類

第五條綜合辦公室是公司文件工作的歸口管理部門,主要負責公司文件管理辦法的制訂與完善,建立健全文件體系框架、擬訂公司年度文件建設計劃、組織文件草案審核與發(fā)布,開展文件管理調(diào)研,定期對文件執(zhí)行情況進行匯總評估并提出改進建議。

第七條各部門負責各自職責范圍內(nèi)的文件的制定,按要求上報年度文件建設計劃,及時做好文件宣貫和執(zhí)行過程中的解釋與指導,確保業(yè)務管理文件健全規(guī)范,流程清晰順暢,并匯同文件管理部門和執(zhí)行督查部門做好業(yè)務文件的執(zhí)行督查與評估工作。

第八條各部門應切實做好文件的貫徹落實工作,及時將文件傳達給本單位員工,并將文件執(zhí)行意見或文件建設建議反饋給文件制訂與管理部門,配合做好文件建設與管理工作。同時,應結(jié)合本單位實際,建立內(nèi)部文件管理體系,定期對內(nèi)部文件進行梳理,在此基礎上,提出文件建設計劃,制定相關操作規(guī)章或細則。

第九條公司文件按業(yè)務性質(zhì)和功能分為組織人事類(包括機構(gòu)崗位職責、干部人事管理)、行政事務類、生產(chǎn)管理類、營業(yè)服務類、工程建設類、財務經(jīng)審類、薪酬福利類、物資設備類、安全保衛(wèi)類、科技管理類、其他等十二類。

第三章文件建設計劃的制訂

第十條文件建設計劃指新制定或修訂文件的計劃。一般按年實施,必要時可以更長,但不得超過3年。

第十一條各部門根據(jù)公司實際,結(jié)合職責管理范圍和已有文件執(zhí)行情況,每年年底前將下一年度的文件建設計劃(建議)交文件管理部門。各基層也應根據(jù)實際,明確本單位文件建設計劃,并交公司文件管理部門備案。

第十二條文件管理部門根據(jù)各部門提出的文件建設(計劃)建議,結(jié)合文件執(zhí)行與管理實際需要,擬訂出公司年度文件建設計劃,提交辦公會議討論后實施,并列入各部門考核目標。

第十三條文件建設計劃包括以下內(nèi)容:

(一)文件名稱;

(二)起草文件的承辦部門、協(xié)辦部門及征求意見單位;

(三)制定文件的目的、依據(jù);

(四)文件的主要內(nèi)容;

(五)文件制訂或修訂的進度安排。

第四章文件的起草

第十四條文件草案由其內(nèi)容所涉及的業(yè)務部門負責起草。對文件內(nèi)容涉及幾個部門管理職能的,由業(yè)務歸口管理部門牽頭組織有關部門共同擬定。

第十五條為確保文件協(xié)調(diào)順暢、規(guī)范可行,起草部門應對其起草項目進行深入調(diào)查研究,掌握國家有關法律、政策及公司現(xiàn)狀,并應對其所擬定文件草案的可行性和執(zhí)行效果有一定的預測。

第十六條文件草案應包括以下主要內(nèi)容:

(一)文件制定目的;

(二)文件的適用范圍;

(三)各相關部門應履行的職責;

(四)文件的具體規(guī)范或操作程序;

(五)負責文件解釋的部門;

(六)實施生效日期;

(七)其他事項。

第十七條文件應符合文件制定的技術要求,內(nèi)容合法,結(jié)構(gòu)嚴謹,文字簡明,標點符號正確。文件一般用條文表達,每條可分為項、目、款,款不編序號,另起自然段;項的序號用中文數(shù)字加括號依次表述;目的序號用阿拉伯數(shù)字依次表述。內(nèi)容較多的,可以根據(jù)條款涉及內(nèi)容分章、節(jié),并按條表述。各類文件編號規(guī)定如下:

質(zhì)量手冊編號為gh/zl--□□□

程序性文件為gh/xc--□□□

管理性文件為gh/gl--□□□

作業(yè)指導書文件為gh/zy--□□□

外來文件編號為wl--□□□,外來參考文件、法規(guī)、政府文件直接用原件編號。

第十八條文件中職責劃分應該明確,盡可能減少職能交叉。為便于操作,新訂或修訂文件時應盡可能附操作流程圖,操作流程應清晰易懂。

第十九條文件在起草過程中,應當廣泛聽取有關領導和部門的意見,對涉及職工利益的應當聽取職工代表的意見。意見不一致時,要進行協(xié)商完善。文件草案意見征詢,一般由文件起草部門負責落實。

第五章文件的審核與發(fā)布

第二十條文件在意見征詢完善后,應送文件管理部門審核,必要時文件管理部門應組織相關專業(yè)人員或提請企業(yè)法律顧問論證,對內(nèi)容有爭議的應退回原起草部門進一步修改完善。審核的內(nèi)容主要包括:

(一)是否征求相關部門、單位和管理服務對象的意見;

(二)是否與現(xiàn)行的文件協(xié)調(diào)、銜接;有無沖突、重復;

(三)文件草案體例結(jié)構(gòu)、條款、文字等是否符合文件的要求;

(四)是否切合企業(yè)實際和體現(xiàn)權(quán)責利對等原則;

(五)邏輯是否嚴密,流程是否順暢,是否具備可操作性;

(六)其他要審核事項。

第二十二條為提高文件的嚴肅性,根據(jù)有關法規(guī)、制度的要求,以及公司職責分工的規(guī)定,各類文件一律由公司董事長、經(jīng)理、副經(jīng)理簽發(fā)。

第二十三條經(jīng)簽發(fā)的文件,應注明生效時間,以“自發(fā)布之日起執(zhí)行”或明確注明具體的生效時間,并建立發(fā)放與回收記錄。

第六章文件的執(zhí)行督查與評估

第二十五條文件一經(jīng)發(fā)布,必須嚴格執(zhí)行。文件執(zhí)行應和文件建設一起列入各部門目標考核。具體由文件管理部門、業(yè)務部門與目標考核管理部門共同配合做好。

第二十六條各部門對本單位文件執(zhí)行情況負責。業(yè)務部門根據(jù)業(yè)務管理范圍對相關文件的執(zhí)行情況進行監(jiān)督,及時跟蹤、收集文件執(zhí)行的信息,為修訂文件提供依據(jù)。對文件執(zhí)行中發(fā)現(xiàn)的問題及時提出改進意見。

第二十七條公司文件主管部門定期或不定期組織對各項文件執(zhí)行情況進行抽查,并對抽查結(jié)果及時進行反饋。檢查結(jié)果與考核掛鉤。

第二十八條文件發(fā)布后,應按年對文件特別是新建或修改文件的有效性、可行性進行評估,為公司文件體系的進一步完善提供依據(jù)。文件評估由文件管理部門結(jié)合文件督查執(zhí)行情況,在全面征詢各有關單位意見基礎上完成,并形成評估報告后提交公司領導班子。

第七章文件的修訂與廢止

第二十九條文件修改一般由文件的制定部門根據(jù)文件執(zhí)行實際提出,對文件執(zhí)行歧義較大或與公司新的管理體制或運營實際不符的,文件管理部門可以提請文件的制定部門進行修改。

第三十條凡涉及責任部門、操作程序、執(zhí)行要求等內(nèi)容變化,該文件必須重新修訂發(fā)布。文件修訂按照文件新建程序執(zhí)行,并由各相關業(yè)務部門負責落實。

第三十一條現(xiàn)行文件被新的文件所取代時,應在文件中注明予以廢止。對因企業(yè)發(fā)展實際不需要繼續(xù)執(zhí)行或更新的文件,文件管理部門應在文件匯編說明中予以明確廢止。

第八章文件的匯編

第三十二條本著統(tǒng)一、精簡、節(jié)約的原則,公司文件匯編由文件管理部門統(tǒng)一負責。各基層單位可根據(jù)實際,對本單位具體操作文件進行梳理匯編。

第三十三條文件匯編一般按一年一小編,五年一大編原則進行。文件管理部門每年一季度,對上年度公布實施文件進行統(tǒng)一分類匯編,印制成冊后下發(fā)。每五年對企業(yè)文件進行一次全面梳理,重新分類匯編下發(fā)。

某有限公司文件管理辦法

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