衛(wèi)生局檔案管理制度
機關(guān)檔案管理制度
正寧縣衛(wèi)生局
二0一一年九月二十五日
檔案查閱、借閱制度
一、機關(guān)檔案室所保管的各類檔案需要查(借)閱時，須由查(借)閱人認真填寫查(借)閱登記表，涉及絕密案卷，須經(jīng)機關(guān)領(lǐng)導人簽字批準，方可查(借)閱。
二、外單位查閱本機關(guān)所存檔案者，須持組織介紹信和個人有效身份證件。
三、查檔人員必須按照指定范圍查閱檔案，未經(jīng)批準不得翻閱復制、拆卷抽頁、涂改勾畫、抄錄拍照和擅自公布檔案內(nèi)容。
四、查閱檔案一律在檔案查閱室進行，實行管理人員監(jiān)閱。經(jīng)批準抄錄的復制件，要進行核對，注明出處，蓋章生效。
五、檔案嚴禁外借，特殊情況需要外借時，必須經(jīng)過主管領(lǐng)導人簽字批準。
六、退還檔案時，收卷人應當面核對無誤后注銷，如發(fā)現(xiàn)缺頁、缺卷現(xiàn)象，應立即追查其責任。
七、檔案查(借)閱利用完畢，管理人員應及時填寫利用效果登記。
檔案保管工作制度
一、檔案室所存檔案必須按規(guī)定標準分門別類，存放有序。
二、認真填寫各類目錄登記，做到案卷目錄、存放地點相統(tǒng)一，保證查找準確、及時。
三、定期對檔案保管狀況進行全面檢查，做到“八防”，即：防盜、防光、防高溫、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲，發(fā)現(xiàn)問題要及時處理。
四、檔案人員要認真貫徹“防”、“治”結(jié)合的方針，用科學的技術(shù)方法保護好檔案，最大限度地延長檔案使用壽命。
五、機關(guān)檔案管理現(xiàn)代化應納入機關(guān)辦公自動化系統(tǒng)，同步發(fā)展，以提高科學管理水平和服務效率
檔案保密工作制度
一、認真學習貫徹《保密法》，嚴格執(zhí)行本單位的保密制度，保守黨和國家的機密。
二、檔案工作人員對所管檔案，要妥善保管，不得散失和泄密，嚴禁將檔案擅自帶出檔案室。
三、保密檔案須經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導人審批同意，并辦理相關(guān)查(借)閱登記手續(xù)后方可進行，檔案管理人員不得擅自提供或外借。
四、保密檔案未經(jīng)領(lǐng)導批準，任何人不得隨意翻印、復制、摘錄、拍照、錄像等，管理人員更不得帶回家中。
五、檔案庫房應有安全設(shè)施，門窗嚴密牢固，發(fā)現(xiàn)異常應及時報告主管領(lǐng)導，并立即采取相應措施，確保檔案安全。
六、非工作人員嚴禁擅自進入檔案室，工作人員不得在檔案室會客。對庫房各類查找工具應妥善保管，放置有序。
七、對違反保密制度所造成后果的工作人員，視其情節(jié)，予以追究。
檔案工作人員崗位責任制度
一、認真學習國家有關(guān)檔案工作方針政策，全面接受地方各級檔案行政主管部門的監(jiān)督指導。
二、熱愛本職工作，忠于職守，認真負責地做好檔案的接收、管理、提供利用等各項工作。
三、科學管理檔案，編制檢索工具，做到編目清楚有序、保管完整無誤，為檔案的利用提供便利條件。
四、嚴格執(zhí)行《保密法》，切實落實“八防”措施，確保檔案安全。
五、督促指導本機關(guān)各業(yè)務科室年度立卷歸檔工作。
六、做好其他有關(guān)檔案管理方面的工作。
檔案鑒定銷毀制度
一、機關(guān)檔案室根據(jù)國家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定，制定本機關(guān)檔案的保管期限表，定期對檔案進行鑒定，準確地判定檔案的存毀。
二、檔案的鑒定工作，應在機關(guān)分管負責人的領(lǐng)導下，由檔案部門和有關(guān)業(yè)務部門的人員共同組成鑒定小組，按規(guī)定進行。
三、銷毀失去保存價值的檔案須由鑒定小組提出意見，登記造冊，經(jīng)機關(guān)分管負責人批準后，由二人在指定地點監(jiān)銷，并在銷毀清冊上簽字。情況特殊的專門檔案另有銷毀規(guī)定的，按有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
四、檔案銷毀清冊應歸入本機關(guān)全宗卷保存
檔案接收
移交
統(tǒng)計制度
一、凡是機關(guān)工作活動中直接形成的各種門類和載體的檔案，都應在文書或業(yè)務科室工作人員按照案卷質(zhì)量要求進行規(guī)范整理，經(jīng)檔案管理人員嚴格檢驗后，方可進入檔案室保管。
二、案卷質(zhì)量應遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)別不同價值，便于保管利用。
三、文書檔案在次年六月底以前接收完畢，其它門類和載體檔案的接收，按有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
四、本機關(guān)向地方同級檔案館移交檔案的范圍和年限，按國家關(guān)于檔案館接收范圍的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
五、機關(guān)檔案人員工作調(diào)動時，必須在辦完檔案移交手續(xù)后，方可離開崗位。
六、機關(guān)檔案部門應按規(guī)定填寫檔案收進和移出登記臺帳。
七、準確編制檔案工作情況統(tǒng)計報表，及時上報專業(yè)主管部門。
檔案整理工作制度
一、機關(guān)在其活動中形成的各種門類和載體的檔案應以全宗為單位進行整理。
二、機關(guān)檔案應按照其內(nèi)容和載體的不同，制定統(tǒng)一的分類方案，同一全宗應保持分類方案的穩(wěn)定。
三、分類一般應采用年度——機構(gòu)(問題)——保管期限——年度——機構(gòu)(問題)進行分類。
四、案卷的排列應以全宗為單位，按不同門類、載體和不同保管期限分別排列。案卷排列方法應統(tǒng)一，前后保持一致，不可任意改動。
五、按照案卷的排列順序編制卷號(件號)，以固定案卷(件)的位置。同一冊案卷目錄(歸案文件目錄)內(nèi)不得出現(xiàn)重復的案卷號(件號)。
六、案卷目錄(歸案文件目錄)應區(qū)別不同保管期限分別編制，在一個全宗內(nèi)，案卷目錄
(歸案文件目錄)號不得重復。
分管檔案工作領(lǐng)導職責
一、組織制訂本單位的檔案工作實施辦法及有關(guān)規(guī)定，把檔案工作納入部門工作計劃，及時布置、檢查、總結(jié)、驗收檔案工作,達到標準化、規(guī)范化、制度化管理。
二、考察配備具有較好政治、業(yè)務素質(zhì)的專職檔案人員，并保持相對穩(wěn)定。
三、組織本單位人員學習國家《檔案法》和《甘肅省檔案管理條例》等法律法規(guī)，嚴格執(zhí)行檔案工作各項規(guī)章制度，督促本單位工作人員注意平時文件材料的形成積累，不丟失，不損壞，保存完整。
四、督促專職檔案人員做好年終立卷歸檔工作、檢查文件材料歸檔過程。
五、檢查本單位專職檔案人員履行職責情況，保證檔案工作時間，為本部門檔案工作協(xié)調(diào)解決實際困難，提供必要條件。
檔案管理工作流程
一、立卷歸檔
1、文書檔案
檔案室將文件材料收集整理分類——錄入機讀目錄——將文書檔案整理完畢——整理裝訂文書檔案——制作檢索工具——檔案入庫——分類上架。
2、會計檔案
會計室工作人員按照規(guī)定整理會計檔案——將整理完畢的會計檔案移交機關(guān)檔案室——雙方填寫檔案移交登記表——檔案入庫——由會計室工作人員將會計檔案分類上架并管理會計檔案柜的鑰匙。
3、儀器檔案
各科室購進萬元以上的設(shè)備，由相關(guān)科室工作人員將設(shè)備的資料交機關(guān)檔案室---雙方填寫檔案移交登記表——檔案入庫。
二、借閱
1、本單位人員借閱檔案
由本人提出書面申請——辦公室主任審核——分管領(lǐng)導簽字批準——檔案室負責查找有關(guān)檔案——借閱人填寫借閱檔案登記薄——借閱人填寫檔案利用效果登記表——檔案室填寫歸還日期。
2、外單位人員查閱檔案
查閱人到機關(guān)檔案室持單位介紹信申請查閱檔案審批單——辦公室主任審核——分工負責管領(lǐng)導簽字批準——檔案室負責查找——查閱人填寫查閱檔案登記薄——查閱人填寫檔案利用效果登記表——檔案室填寫歸還日期。
3、查閱會議記錄
查閱人到檔案室申請查閱檔案審批單——辦公室主任審核——分管領(lǐng)導簽字批準——檔案室負責查找——查閱人填寫查閱檔案登記薄——查閱人填寫檔案利用效果登記表——必須在檔案室查閱，不得外借，不準復印。
4、查閱各類檔案(科研類、會計類、專題類等)
相關(guān)科室和課題組成員書面申請查閱(不能超越批準查閱的范圍)——辦公室主任審核——分管領(lǐng)導簽字批準——檔案室負責查找——借閱人填寫借閱檔案登記薄——借閱人填寫檔案利用效果登記表——檔案室填寫歸還日期。
三、鑒定銷毀
檔案銷毀提出申請——辦公室主任審核——向分管領(lǐng)導匯報——檔案鑒定小組(由分管領(lǐng)導、辦公室主任、檔案管理人員及相關(guān)科室業(yè)務人員共同組成)進行鑒定——檔案管理人員及相關(guān)科室業(yè)務人員逐項造冊登記——辦公室主任簽字批準——分管領(lǐng)導簽字批準——機關(guān)主要領(lǐng)導簽字批準——檔案室及相關(guān)部門到指定地點2人以上監(jiān)銷——檔案室及相關(guān)科室辦理銷毀清冊——檔案室歸檔。
管理機構(gòu)主任：
副主任：
檔案管理人員：
