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辦公室文件檔案辦公用品公章管理制度

發(fā)布時間:2023-04-30 11:05:04 查看人數(shù):61

辦公室文件檔案辦公用品公章管理制度

辦公室文件檔案辦公用品公章管理制度

辦公室管理制度

為完善公司的行政管理機(jī)制,建立規(guī)范化的行政管理,提高行政管理水平和工作效率,使公司各項行政工作有章可循、照章辦事,特制訂本制度。

文件收發(fā)規(guī)定

一、董事會和公司的文件由辦公室擬稿。文件形成后,屬董事會的由董事長簽發(fā),屬公司的由總經(jīng)理簽發(fā)。

業(yè)務(wù)文件由有關(guān)部門擬稿,分管副總經(jīng)理或總工程師審核、簽發(fā)。

屬于商業(yè)秘密的文件,核稿人應(yīng)該注“秘密”字樣,并確定報送范圍。秘密文件按保密規(guī)定,由專人印制、報送。

二、董事會和公司的文件由辦公室負(fù)責(zé)報送。送件人應(yīng)把文件內(nèi)容、報送日期、部門、接件人等事項登記清楚,并報告報送結(jié)果。

三、經(jīng)簽發(fā)的文件原稿送辦公室存檔。

四、外來的文件由辦公室文書負(fù)責(zé)簽收,并于接件當(dāng)日填寫閱辦單,按領(lǐng)導(dǎo)批示的要求送達(dá)有關(guān)部門,辦好文件閱辦;屬急件的,應(yīng)在接件后即時報送。

五、文件閱辦部門或個人,對有閱辦要求的文件,應(yīng)在三日內(nèi)辦理完畢,并將辦理情況反饋至辦公室。三日內(nèi)不能辦理完畢的,應(yīng)向辦公室說明原因。

檔案管理制度

一、所有檔案文印人員應(yīng)遵守公司的保密規(guī)定,不得泄露工作中接觸的公司保密事項。

二、打印正式文件,必須按文件簽發(fā)規(guī)定由總經(jīng)理簽署意見,然后打印。如發(fā)傳真均需逐項登記,以備查驗。

三、文印人員必須按時、按質(zhì)、按量完成各項打字、傳真、復(fù)印任務(wù),不得積壓延誤。工作任務(wù)繁忙時,應(yīng)加班完成。辦理中如遇不清楚的地方,應(yīng)及時與有關(guān)人員校對清楚。

四、文件、傳真等應(yīng)及時發(fā)送給有關(guān)人員。因積壓延誤而致工作失誤或造成損失的,追究當(dāng)事人的責(zé)任。

五、嚴(yán)禁擅自為私人打印、復(fù)印材料,違犯者視情節(jié)輕重給予罰款處理。

六、公司文件原件,照冊登記存檔。

七、檔案管理員未經(jīng)辦公室批準(zhǔn),文件原稿不能向他人復(fù)印外借。

八、如公司辦理其它事宜領(lǐng)用文件時,經(jīng)辦公室批準(zhǔn),承辦人辦理借還手續(xù)方可。

辦公用品購置領(lǐng)用規(guī)定

一、公司領(lǐng)導(dǎo)及未實行經(jīng)濟(jì)責(zé)任制考核部門所需的辦公用品,由辦公室填寫《資金使用審批表》,報總經(jīng)理審批后購置。實行經(jīng)濟(jì)責(zé)任制考核的部門所需購置辦公用品,到辦公室領(lǐng)用,辦理出入庫手續(xù),明確金額。需購置的,由部門負(fù)責(zé)人填寫《資金使用審批表》,報總經(jīng)理審批后由辦公室購置。大額資金的使用,由總經(jīng)理審核并報董事長批準(zhǔn)后辦理。

二、辦公用品購置后,須持總經(jīng)理審批的《資金使用審批表》和購貨發(fā)票、清單,到辦理出入庫手續(xù)。未辦理出入庫手續(xù)的,財務(wù)部不予報銷。

三、各部門所用的專用表格等印刷品,由部門自行制定格式,按規(guī)定報總經(jīng)理審批后,由辦公室統(tǒng)一印制。

四、辦公用品只能用于辦公,不得移作他用或私用。

五、所有員工要勤儉節(jié)約,杜絕浪費,努力降低消耗和辦公費用。

公章管理規(guī)定

一、公司文件、申請、協(xié)議、合同等,須加蓋印章時,要對文字、用語進(jìn)行校對無誤方可加蓋公章。

二、外單位或個人,與公司有合作行為的,因某種情況須加蓋印章時,要經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)方可加蓋,如行成法律訴訟的必須由董事會或董事長批準(zhǔn)方可加蓋印章。

三、如因某種業(yè)務(wù)須要帶公章前往辦理,辦公室須派專人前往,或經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)辦理帶章外出手續(xù)方可。

四、未經(jīng)批準(zhǔn)私自帶章外出給公司帶來重大損失和極壞影響時,公司將對相關(guān)人員進(jìn)行依法追究。

辦公室文件檔案辦公用品公章管理制度

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