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水務集團公司檔案管理制度

發(fā)布時間:2023-04-30 07:00:14 查看人數(shù):67

水務集團公司檔案管理制度

水務集團公司檔案管理制度

河套水務集團公司檔案管理制度(暫行)機關檔案工作是機關工作的組成部分,是提高機關工作效率和工作質(zhì)量的必要條件,是維護機關歷史真實面貌的一項重要工作。為了對集團公司發(fā)展過程中產(chǎn)生的珍貴資料進行科學保存和管理,以便于在工作過程中總結工作經(jīng)驗,指導工作開展,提供可靠依據(jù),充分發(fā)揮檔案的指導作用和記查作用,根據(jù)目前集團公司的辦公條件,特制定本制度以規(guī)范集團公司檔案管理工作。

一、公司檔案管理的基本原則

集中管理與分散管理相結合,即公司文書檔案由行政部集中統(tǒng)一管理,其他部門業(yè)務檔案(已交行政部的除外)分別由部門自行管理,以便于及時利用,維護檔案的完整、原始與安全。公司各部門在各項活動中形成的具有參考價值的文件、材料,由承辦部門、主辦人負責將其中已辦完的文件、資料及時歸檔。

二、公司檔案的歸檔范圍

公司的規(guī)劃、年度計劃、統(tǒng)計資料、財務審計、會計檔案、勞動工資、經(jīng)營情況、人事檔案、會議記錄、會談紀要、決定、委托書、協(xié)議、合同、項目申報資料、工程技術資料等具有參考價值的文件資料。

三、公司檔案管理責任

集團公司部門的檔案管理員暫由各部門工作人員兼職,所屬單位設專(兼)職管理員,要明確具體責任人。管理員職責:

1、要維護好公司及各部門的原始工作資料及單據(jù)齊全完整;

2、要負責及時整理好部門工作資料,按月、按年并分類匯編成冊,要有明確對應的目錄,以便于工作需要時索引查找;

3、檔案管理員要有良好的保密習慣,借閱資料要有翔實記錄手冊并負責收回;

4、要樹立高度的法制意識和觀念。

四、資料的收集與整理

1、公司的歸檔資料實行“平時歸檔”及“年度歸檔”制度,即:日常工作中形成的檔案資料及時收集、歸檔,每年二月份為公司檔案資料歸檔期。

2、在檔案資料歸檔期,由檔案管理員分別向各部門收集應該歸檔的原始資料。歸檔資料應為電子版和打印件各一份。

3、凡應該及時歸檔的資料,由各部門檔案管理員負責及時歸檔。整理好的檔案要明確保管期限,原則上分為永久、長期(十五年以上)、短期(十五年以下)三種。

4、各部門以公司名義收、發(fā)文必須交行政部檔案管理員留存一份,以部門名義收、發(fā)文件資料,則自行留存。

五、檔案的借閱

1、總經(jīng)理、副總經(jīng)理、財務總監(jiān)、總經(jīng)理助理借閱公司檔案可直接通過檔案管理員辦理借閱手續(xù)。

2、因工作需要,公司以外人員需借閱檔案時,由部門負責人辦理檔案借閱申請,并送分管副總經(jīng)理核批。

3、檔案借閱者必須做到:

①愛護檔案,保持整潔,嚴禁涂改。

②注意安全保密,嚴禁擅自翻印、抄錄、轉借、遺失。

六、檔案管理工作檢查與考核

集團公司在半年和年底對各部門和所屬單位檔案工作進行考核,具體要求如下:

1、沒有設置檔案管理人員崗位,扣1分;

2、沒有按月、按年并分類整理成冊的檔案資料,扣0.5分;

3、重要工作沒有檔案記錄和原始資料,一項扣0.5分;

4、發(fā)生因檔案泄密造成的公司損失,視情況扣分;

5、沒有電子版本或紙質(zhì)版本污損嚴重,扣0.5分

七、檔案的銷毀

1、公司任何個人或部門非經(jīng)允許不得銷毀公司檔案資料。

2、檔案保存到期時,由檔案管理員提出檔案資料銷毀申請,交部門負責人審核經(jīng)分管副總經(jīng)理批準后執(zhí)行。

3、凡屬于密級的檔案資料必須由總經(jīng)理批準方可銷毀。

4、經(jīng)批準銷毀的公司檔案,檔案管理員須認真核對,將批準的檔案資料銷毀申請和將要銷毀的檔案資料做好登記并歸檔。登記表永久保存。

公司檔案管理制度

公司檔案管理制度是一篇規(guī)則方案的范本,由課件之家為您精心整理,如果您覺得公司檔案管理制度不錯的話,請把公司檔案管理制度加到您的收藏夾里面或告訴你的朋友。

一、為規(guī)范公司檔案管理,增強公司檔案的實用性和有效性,特制定本制度。

二、歸檔范圍

公司的規(guī)劃、年度計劃、統(tǒng)計資料、財務審計、會計檔案、勞動工資、經(jīng)營情況、人事檔案、會議記錄、決定、委托書、協(xié)議、合同、項目方案、通知等具有參考價值的文件資料。

三、公司的檔案管理由總經(jīng)理辦公室檔案室檔案管理員負責。

四、檔案管理員的職責:保證公司及各部門的原始資料及單據(jù)齊全完整、安全保密和使用方便。

五、資料的收集與整理

公司的歸檔資料實行“季度歸檔”及“年度歸檔”制度,即:每年的

七、十和次年的一月和每年二月份為公司檔案資料歸檔期。

在檔案資料歸檔期,由檔案管理員分別向各主管部門收集應該歸檔的原始資料。各主管部門經(jīng)理應積極配合與支持。

凡應該及時歸檔的資料,由檔案管理員負責及時歸檔。

各部門專用的收、發(fā)文件資料,按文件的密級確定是否歸檔。凡機密以上級的文件必須把原件放入檔案室。

檔案管理員根據(jù)公司的《文書立卷歸檔管理制度》實施檔案歸檔整理。

六、資料的分類與歸檔

1.公司檔案資料的分類依據(jù)《文書立卷歸檔管理制度》的有關規(guī)定執(zhí)行。

公司檔案資料的歸檔每年一次,屬于平時立卷歸檔的不在此規(guī)定范圍內(nèi)。

七、檔案的借閱

總經(jīng)理、副總經(jīng)理、總監(jiān)、總經(jīng)理辦公室主任借閱非密級檔案可直接通過檔案管理員辦理借閱手續(xù)。

因工作需要,公司的其他人員需借閱非密級檔案時,由部門經(jīng)理辦理《借閱檔案申請表》送總經(jīng)理辦公室主任核批。

公司檔案密級分為絕密、機密、秘密三個級別,絕密級檔案禁止調(diào)閱,機密級檔案只能在檔案室閱覽,不準外借;秘密級檔案經(jīng)審批可以借閱,但借閱時間不得超過4小時。秘密級檔案的借閱必須由總經(jīng)理或分管副總經(jīng)理批準。總經(jīng)理因公外出時可委托副總經(jīng)理或總經(jīng)理辦公室主任審批,具體按委托書的內(nèi)容執(zhí)行。

檔案借閱者必須做到:

①愛護檔案,保持整潔,嚴禁涂改。

②注意安全保密,嚴禁擅自翻印、抄錄、轉借、遺失。

八、檔案的銷毀

公司任何個人或部門非經(jīng)允許不得銷毀公司檔案資料。

當某些檔案到了銷毀期時,由檔案管理員填寫《公司檔案資料銷毀審批表》交總經(jīng)理辦公室主任審核經(jīng)總經(jīng)理批準后執(zhí)行。

凡屬于密級的檔案資料必須由總經(jīng)理批準方可銷毀;一般的檔案資料,由總經(jīng)理辦公室主任批準后方可銷毀。

經(jīng)批準銷毀的公司檔案,檔案管理員須認真核對,將批準的《公司檔案資料銷毀審批表》和將要銷毀的檔案資料做好登記并歸檔。登記表永久保存。

在銷毀公司檔案資料時,必須由總經(jīng)理或分管副總經(jīng)理或總經(jīng)理辦公室主任指定專人監(jiān)督銷毀。

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