第1篇 某酒店采購管理制度
1、制定采購計劃
(1)由酒店各部門根據(jù)每年物資的消耗率、損耗率和對第二年的預測，在每年年底編制采購計劃和預算報財務部審核;
(2)計劃外采購或臨時增加的項目，并制定計劃或報告財務部審核;
(3)采購計劃一式四份，自存一份，其它三份交財務部。
2、審批采購計劃：
(1)財務部將各部門的采購計劃和報告匯總，并進行審核;
(2)財務部根據(jù)酒店本年的營業(yè)實績、物資的消耗和損耗率、第二年的營業(yè)指標及營業(yè)預測做采購物資的預算;
(3)將匯總的采購計劃和預算報總經(jīng)理審批;
(4)經(jīng)批準的采購計劃交財務總監(jiān)監(jiān)督實施，對計劃外未經(jīng)批準的采購要求，財務部有權拒絕付款。
3、物資采購：
(1)采購員根據(jù)核準的采購計劃，按照物品的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、單位適時進行采購，以保證及時供應。
(2)大宗用品或長期需用的物資，根據(jù)核準的計劃可向有關的工廠、酒店、商店簽訂長期的供貨協(xié)議，以保證物品的質量、數(shù)量、規(guī)格、品種和供貨要求。
(3)餐飲部用的食品、餐料、油味料、酒、飲品等等，由行政總廚、大廚或宴會部下單采購部，采購人員要按計劃或下單進行采購，以保證供應。
(4)計劃外和臨時少量急需品，經(jīng)總經(jīng)理或總經(jīng)理授權有關部門經(jīng)理批準后可進行采購，以保證需用。
4、物資驗收入庫：
(1)無論是直撥還是入庫的采購物資都必須經(jīng)倉管員驗收;
(2)倉管員驗收是根據(jù)訂貨的樣板，按質按量對發(fā)票驗收。驗收完后要在發(fā)票上簽名或發(fā)給驗收單，然后需直撥的按手續(xù)直撥，需入庫的按規(guī)定入庫。
第2篇 酒店食品采購管理制度5
酒店食品采購管理制度(五)
1.由倉管部根據(jù)餐飲部門需要,訂出各類正常庫存貨物的月使用量,制定月度采購計劃一式四份,交總經(jīng)理審批,然后交采購部采購;
2.當采購部接到總經(jīng)理批同意的采購計劃后,倉管部、食品采購組、采購部經(jīng)理、總經(jīng)理室各留一份備查,由倉管部根據(jù)食品部門的需求情況,定出各物資的最低庫存量和最高庫存量;
3.為提高工作效率,加強采購工作的計劃性,各類貨物采取定期補給的辦法。
第3篇 星級酒店食品采購制度
星級酒店食品采購管理制度
制度名稱:食品采購管理制度
第1條 目的。
為規(guī)范酒店的食品采購工作,確保采購的食品安全、衛(wèi)生,符合酒店需求,特制定本制度。
第2條 適用范圍。
本制度適用于酒店食品采購衛(wèi)生管理工作。
第3條 食品采購人員必須熟悉本酒店所用的各種食品與原料的品種及相關的衛(wèi)生標準、衛(wèi)生管理辦法和其他法律法規(guī)要求,掌握必要的食品感官檢查方法。
第4條 食品采購人員采購食品時應遵循'用多少,定多少'的原則,采購的食品原料及成品必須色、香、味、形正常,采購肉類、水產(chǎn)品時要注意其新鮮度。
第5條 食品采購人員采購酒類、罐頭、飲料、乳制品、調(diào)味品等食品時,應向供應方索取本批次的檢驗合格證或檢驗單。
第6條 所采購的用于清洗食品和食品用具、設備的洗滌劑、消毒劑必須符合相關的國家衛(wèi)生標準。
第7條 所采購的食品容器、包裝材料和食品用具、設備必須符合國家衛(wèi)生標準和衛(wèi)生管理辦法的規(guī)定,有檢驗合格證。
第8條 食品采購人員禁止采購的食品品種主要包括下列12類。
1.無證食品商販或來路不明的食品。
2.腐敗變質、油脂酸敗、霉變、生蟲、污穢不潔、混有異物及其他不符合衛(wèi)生標準要求的食品。
3.含有毒、有害物質或者被有毒、有害物質污染,可能對人體健康有害的食品。
4.含有致病性寄生蟲、微生物的,或者微生物毒素含量超過國家限定標準的食品。
5.未經(jīng)獸醫(yī)衛(wèi)生檢驗或者檢驗不合格的肉類及其制品。
6.因容器包裝污穢不潔、有嚴重破損或者運輸工具不潔而造成污染的食品。
7.摻假、摻雜、偽造,影響營養(yǎng)、衛(wèi)生的食品。
8.用非食品原料加工的、加入非食品用化學物質的或者將非食品當作食品的。
9.超過保質期限的食品。
10.為防病等特殊需要,國務院衛(wèi)生行政部門或省、自治區(qū)、直轄市人民政府專門規(guī)定禁止出售的食品。
11.含有未經(jīng)國務院衛(wèi)生行政部門批準使用的添加劑或者農(nóng)藥殘留超過國家規(guī)定容許量的食品。
12.其他不符合食品衛(wèi)生標準和衛(wèi)生要求的食品。
第9條 食品采購人員在采購過程中需向供應商索取發(fā)票等購貨憑證,并做好采購記錄。
第10條 食品采購人員在向食品生產(chǎn)單位、批發(fā)市場等批量采購食品時,還應向其索取食品衛(wèi)生許可證、檢驗(檢疫)合格證明等,特別是熟肉制品、豆制品、涼拌菜等直接入口食品。
第11條 蔬菜等散裝農(nóng)副食品及魚類等鮮活產(chǎn)品應保證從正規(guī)渠道進貨,最好是定點采購,確保無農(nóng)藥及其他有毒有害化學品的污染,檢查或索取檢驗合格證明。
第12條 采購定型包裝食品和食品添加劑,食品商標(說明書)上應有品名、廠名、廠址、生產(chǎn)日期、批號、規(guī)格、配方(主要成分)、保存期(保質期)、食用或者使用方法等中文標識內(nèi)容。
第13條 所采購的進口食品、食品添加劑、食品容器、包裝材料和食品用具及設備,必須符合相應的國家衛(wèi)生標準和衛(wèi)生管理辦法的規(guī)定,有口岸進口食品衛(wèi)生監(jiān)督檢驗機構出具的檢驗合格證明,外文包裝配有中文標識。
第14條 運輸食品的工具(如車輛和容器)應專用并保持清潔,嚴禁與其他非食品混裝、混運。運輸冷凍食品應當有必要的保溫設備,運輸過程中應能夠防雨、防塵、防蠅、防曬及防其他污染。
第15條 食品采購人員應對酒店所采購的食品在入庫前進行驗收,出入庫時做好登記,建立出入庫臺賬。
第16條 本制度由采購部負責制定,報總經(jīng)理批準后施行。
第17條 本制度自頒布之日起執(zhí)行。
編制日期 審核日期 批準日期
修改標記 修改處數(shù) 修改日期
第4篇 酒店采購部業(yè)務操作制度2
酒店采購部業(yè)務操作制度(二)
1.按使用要求和采購申請表,多方詢價、選擇、填寫價格、質量及供方的調(diào)查表;
2.向主管呈報調(diào)查表,匯報詢價情況,經(jīng)審核后確定最佳采購方案;
3.在主管的管排下,按采購部主任確定的采構方案著手采購;
4.按酒店及本部門制定的工作程序,完成現(xiàn)貨采購和期貨采購;
5.貨物驗收時出現(xiàn)的各種問題,應即時查清原因,并向主管匯報;
6.貨物驗收后,將貨物送倉庫驗收、入庫,辦理相關的入庫手續(xù);
7.將到貨的品種、數(shù)量和付款情況報告給有關部門,同時附上采購申請單或經(jīng)銷合同;
8.將貨物采購申請單、發(fā)票、入庫單或采購合同一并交財務部校對審核,并辦理報銷或結算手續(xù)。
第5篇 酒店采購工作流程規(guī)章制度
酒店物資采購工作流程
1、為搞好酒店的采購工作,保證優(yōu)質廉價的供應,確保經(jīng)濟指標的完成,以及防止一些不良傾向的發(fā)生,特制定本制度。
2、財務部是酒店采購工作的專業(yè)部門,酒店所需物品原則上均由其統(tǒng)一購買,其他部門有參與監(jiān)督、支持配合權,未經(jīng)同意不得擅自采購。
3、所有采購活動必須遵守國家有關法令、法律和法規(guī)。
4、相關人員在采購、收貨的過程中,必須遵守商業(yè)道德,努力提高業(yè)務水平,適應市場經(jīng)濟的發(fā)展要求;講究文明禮貌,遵紀守法;以酒店利益為主,相互監(jiān)督,相互配合,共同把關。
一、采購項目的申請
1.部門根據(jù)營業(yè)情況需要在部門、庫房沒有該項目或該項目不足的情況下可以申購;庫房在庫存定額不足的情況下要根據(jù)物資定額提出申購。申購前部門和庫房必須認真檢查部門及庫房該項目庫存量及消耗量。
2. 庫房儲備以外的項目由各使用部門提出申購。申購之前必須查詢庫房是否有該項目的儲備或替代品。
二、采購項目的審批、擇商、確認、報價與購買
1.經(jīng)確認實屬必要購買項目,必須由庫房或使用部門填寫申購單,經(jīng)部門負責人、庫管員、分管領導簽字,經(jīng)總經(jīng)理審批后交采購統(tǒng)一辦理。
2.酒店所需商品由財務部負責安排采購;
3.采購員應按照申購項目進行采購,如有疑問可直接與申購部門進行溝通。在確認無誤后,應按照要求盡快安排采購。如該項物資由長期供應商供應,可直接聯(lián)系供應商供應。如果沒有長期供應商應尋找至少三家供應商進行業(yè)務洽談,經(jīng)過對比、篩選,并報有關人員同意后進行采購。對于零星項目的采購可安排采購員在市場上直接采購,但要做好采購監(jiān)督工作。
4.供應商的優(yōu)惠、折扣、贈送、回扣、獎金、獎品等歸酒店所有,任何部門或人員不得占為私有。
5.對有特殊要求的或需要加工定做的采購項目,申購部門需要作詳細的說明或提供樣 品,供應商報價時必須提供樣品或有關資料,經(jīng)部門負責人及有關人員同意后方可辦理采購。
6.財務部對內(nèi)要主動與部門保持密切聯(lián)系,樹立服務意識, 熟知酒店物品的標準和使用情況;對外經(jīng)常做好市場調(diào)查研究,掌握市場信息;積極主動向使用部門推薦適路產(chǎn)品及質優(yōu)價廉的替代品;積極主動向酒店提供市場情況及購買策略。
7.所有采購項目擇商、報價必須由財務部在充分準備、掌握市場行情的條件下?lián)駜?yōu)確定;使用部門有權了解所需物品的價格和提出質疑。財務部在擇商報價中必須認真研究對待;使用部門必須在工作中要主動與財務部溝通配合,對所掌握的供應商情況及購物意向要主動通報財務部,由其選定質優(yōu)價廉服務好的供應商。
8.確屬疑難采購項目,財務部應及時與使用部門進行溝通,研究對策,必要時可由使用部門派人一同采購。無力解決的必須及時上報,不得拖延誤事。
9.所有采購項目依據(jù)有效申購單由財務部安排采購員統(tǒng)一購買,其他部門一般不得自行購買。
10.在購買過程中要認真檢查所購物品的品質、商標、期限、等內(nèi)容,堅決杜絕假冒偽劣等不合格產(chǎn)品流入酒店。
三、采購項目的驗收
1.無論是供應商還是采購購回的物品必須首先于庫房聯(lián)系,由庫房根據(jù)申購表驗收貨物。不允許直接將貨物交與使用部門。
2.對于不符合采購申請表的采購,庫房人員有權拒收。供應商或采購人員辦理入庫驗收手續(xù)后,庫管員應開立入庫單,并將入庫單客戶聯(lián)交采購員或供應商辦理結算。
3.庫房在驗貨過程中對項目質量、規(guī)格等難以確認的情況下應主動請使用部門一起驗收。
4.在驗收過程中庫房或使用部門有權對不符合要求的物品提出退貨要求,經(jīng)確認實屬不符的由采購人員或供應商辦理退貨。
5.購買、收貨和使用三個環(huán)節(jié)上的相關人員要相互監(jiān)督、相互合作,共同做好工作。對于有爭議的問題應各自向上級報告協(xié)調(diào)解決。
四、采購項目的結算
1.采購人員零星的采購可以直接支付現(xiàn)金。但不得超過1000元,超過1000元的必須辦理轉賬結算;必須辦理現(xiàn)金結算的須經(jīng)總經(jīng)理同意。
2.供應商結算的2000元以下可以辦理現(xiàn)金結算,超過2000元的必須辦理轉賬結算。
3.辦理結算時,必須按照報賬程序填好報銷單,經(jīng)財務部審核、分管領導簽字、總經(jīng)理審批后方可交出納辦理結算
第6篇 某酒店物品采購制度
為了加強物品采購的管理,防止庫存積壓,造成的滯銷,超期變質等損失,結合酒店的實際情況,特別定本制度:
采購人員須認真學習《合同法》及有關法律和酒店規(guī)定,不得因合同條款訂立不當而給酒店帶來的損失,合同在簽訂*須由經(jīng)辦人填寫合同簽訂申請書,報酒店總經(jīng)理批準方可簽署。
采銷合同專人統(tǒng)一編寫,登記、編制、發(fā)送和保存。所有合同必須保留正本兩份,一份交財務部做付款憑證,另一份交由相關部門合同管理人員留檔備查。
三、物品的采購
物品的采購,必須按每月使用計劃及合理庫存需要,經(jīng)營業(yè)部門經(jīng)理審核后報總經(jīng)理批準,不得因提前或拖延采購而影響營業(yè),也應避免因超計劃采購帶來積壓或損失。
采購人員在采購物品時,應根據(jù)請購單的數(shù)量,規(guī)格質量要求,用途、審核同意后報總經(jīng)理及董事長審批方可采購,管理用物品的采購,如固定資產(chǎn),*器、工具、辦公用品等。由各部門填寫請購單,經(jīng)所購物品的部門經(jīng)理審核后,報總經(jīng)理及董事長批準后統(tǒng)一購買。
辦理購物付款時,應附付款申請單,購銷合同,請購單已經(jīng)董事長審批的付款計劃或購貨合同執(zhí)行情況表,報財務部審核后,方可付款。
財務部門在辦理付款時應核實付款手續(xù)是否齊全,否則財務有權拒付,并要求補齊相關手續(xù)。
采購人員報銷時,應辦理入庫單,入庫單內(nèi)容必須填寫清楚,數(shù)量、產(chǎn)品規(guī)格、保質日期、名稱等。
購庫管人員按季度對庫房存貨情況進行分析,對庫存物品的積壓,變質,沉淀、列表清查,處理,對造成不必要的損失負直接責任。
四、倉管部每月2日前將截止到上月未的庫存物品的盤點情況匯總制成報表報財務部備案,并對庫存物品現(xiàn)狀如短缺毀損等列示清楚,及時處理減少不必要的損失。
五、采購人員不得營私舞弊,吃回扣貪污,假公濟私,如發(fā)現(xiàn)有上述行為,將嚴厲追究當事人經(jīng)濟法律責任。
六、本制度由財務執(zhí)行并負責解續(xù)。
七、其他未盡事宜見采購和保管等相關補充條例。
第7篇 酒店公司采購稽核制度
酒店公司采購稽核
―、采購人員之稽核
采購人員之稽核,其目的在于確保采購人員之行為能符合酒店所確立的規(guī)范,并查核有無為自己或他人而犧牲酒店利益的事情,更借此培養(yǎng)采購人員應有的道德觀念。
采購人員之稽核,多以機密之方式進行,因為事關個人品德的問題。擔任稽核的人士,除了采購主管必須負行政責任,經(jīng)常督導所屬之言行操守外,為求立場客觀,另由酒店內(nèi)部的稽核人員擔任,借以避免采購主管包庇縱容部屬之不當行為。
采購人員之稽核,可從下面一些現(xiàn)象著手,然后抽絲剝繭,自然可以掌握違反行為規(guī)范的事實:
(一)選擇錯誤的采購對象
若采購人員訂購的對象,并非該項貨品的專業(yè)廠商,或該貨品并非訂購對象的主要營業(yè)項目。譬如小五金(鐵釘、砂紙、手工具、棉紗手套……)向大五金行(鐵管、鋼板、鋼筋……)購買,顯然'牛頭不對馬嘴',則可能有弊端存在。
(二)故意透過中間商購買
某些貨品在國內(nèi)有總代理或經(jīng)銷商,采購人員不經(jīng)由此種配銷管道采購,而向其他無正式代理配銷資格之廠商采購?；蛘?貨品可直接向原制造廠商購買,卻經(jīng)由中間商購入。這兩種情形,除非有特殊因素,否則,顯然有'圖利他人'之嫌。
(三)采購數(shù)量集中一家
當采購的貨品不是特殊品,合乎報價資格之廠商為數(shù)不少,而系長期需用且亦經(jīng)常舉行詢價;但得標廠商總是固定某一家,這可能買賣之間有不當?shù)?默契',或供應商有'圖標'的行為。此外,一次采購同類貨品規(guī)格有很多種時,如果某廠商之報價,在眾多不同規(guī)格的貨品項目全部皆最低,最后并由其獨攬交貨數(shù)量,則顯示采購人員有將競爭廠商報價資料漏露給得標廠商之嫌。
(四)準購單越級審核
有些采購主管善盡職責,對各種可能發(fā)生的弊端,在審核準購單時多能事先防范與糾正,而使心懷不軌的采購人員幾乎無機可乘。居心不良的采購人員可能會利用采購主管出差或請假之時,將準購單越級呈請上級主管簽核,以遂其不軌之計謀。因此,采購主管對于未經(jīng)其親自審核之準購單,宜于事后細加盤查,則不能發(fā)現(xiàn)采購人員違規(guī)情形。
(五)報價單之筆跡與圖章可疑
某些采購人員為'保障'某一供應商得標,可能容許報價廠商提供不實之其他同業(yè)的報價單,以圖蒙混并符合采購手續(xù)(至少有三家以上報價等)。在此情況下,幾張不同廠商之報價單之筆跡,有時發(fā)現(xiàn)出自同一人;而蓋用印信時,故意將'陪標'廠商之地址或電話弄得模糊不清,以防追查。經(jīng)驗豐富眼光銳利的采購主管,會注意這些欲'蓋'彌彰的報價單,而追查出'蛛絲馬跡'。進而發(fā)現(xiàn)弊端。
(六)生活闊綽行為詭異
若采購人員與供應商有所勾結,并獲取不當利益后,有些人無法掩藏'暴發(fā)戶'的舉止,一改過去'一單食,一瓢飲,居陋巷'的模樣,展現(xiàn)'瓊漿玉液,居高樓華廈'的氣派,而與供應商過從甚密,經(jīng)常交頭接耳,形同'最佳拍檔',此種現(xiàn)象,應予注意,并設法深入
調(diào)查該采購人員經(jīng)辦案件,是否有不軌之處。
(七)黑函檢舉
有些供應商不齒采購人員貪婪無厭,可能會以信函舉發(fā)其強索回扣事情。因此,采購主管及稽核人員即可據(jù)以明查暗訪,以搜索采購人員的違規(guī)行為。
以上所述,是采購人員違反行為規(guī)范的可能途徑及事后稽核之道。事后稽核固屬必要,但事前防范而予杜絕,才是上策。茲將事前防范方法,介紹如下:
1、建立價格差異報告制度
采購人員若處心積慮與供應商勾串,必透過虛抬價格協(xié)助供應商獲取暴利,然后分享其成。因此,對于新購價格與原購價格之差異,應提出書面報告,并分析說明漲價理由。此項報告制度,一方面除可了解漲價原因,另方面亦有'例外管理'之作用,提醒采購主管特別注意,詳加審核。若采購金額較巨,且上漲幅度頗大時,該采購案應送交稽核部門或會計部門評核,甚至應呈請總經(jīng)理核準,借以排除一切不合理、不合法的漲價行為,遏阻任何可能損害酒店利益的情形發(fā)生。
采購主管或稽核人員若對價格有所疑惑,最好的方法是,私下對未報價的合格廠商秘密查詢。若采購人員或供應商對價格'灌水'太離譜的話,經(jīng)此詢問比對,勢必原形畢露。
2、爭取供應商的合作
所謂'道高一尺,魔高一丈',若采購人員與供應商勾結,在采購案件繁多的情況下,作業(yè)時的壓力迫使采購主管倉促簽核,難免百密一疏;而稽核人員一般缺乏專業(yè)技巧,搜證不易。因此,若能爭取供應商的合作,則稽核工作一定事半功倍。不過供應商為表示絕無勾串,或為防止采購人員將來報復,通常起初多不肯合作。所以,采購主管必須軟硬兼施,說之以理,動之以情,必要時申言不惜采取法律行動;否則供應商堅不吐實,稽核工作將半途而廢,甚至打草驚蛇。不管是采購主管或稽核人員,在約談供應商之前,最好能掌握一些線索,然后嚴加詰問,否則無的放失,勢必無功而退。最好是,平日定期造訪供應商,建立情誼,以使對方自愿充當'線民',舉發(fā)采購人員需索無度之劣行。
二.采購作業(yè)之稽核
前面所述之采購人員的'品德'之稽核,固然重要,但是相對地,也應該注意檢討整個采購作業(yè)體系與工作結果,以求建立完美的采購制度,達成酒店機構所賦予采購部門之職責。茲將采購作業(yè)之稽核重點,介紹如下:
(一)采購計劃過程之稽核
1、采購部門之采購計劃,是否遵循酒店的產(chǎn)銷預測來擬訂,二者之間是否容易協(xié)調(diào)配合,或經(jīng)常各行其道
2、采購部門是否參與酒店策略規(guī)劃,其所擬訂的部門目標,是否與酒店的總目標一致
3、是否編訂采購手冊,對采購部門之政策、職責、人員編制、作業(yè)系統(tǒng)、表單使用等,是否均有詳細的解說
4、對于新材料、新來源、可能預見的缺貨及漲價等,有無擬訂采購策略或方案加以因應
5、采購部門之人員與費用預算是否合理能否達成酒店所付托的責任有無編制采購預算,提供財務部門資金籌劃之參考
(二)采購作業(yè)執(zhí)行之稽核
1、請購方面
(1)在新產(chǎn)品設計階段,采購部門是否就材料之價格與來源提供意見是否訂有工程修改之管理辦法
(2)需用部門對請購單中之條件是否填寫清楚,有無任意指定廠牌,或對規(guī)格做不必要之限制,以致減少供應商競爭之程度
(3)若已建立材料需求計劃,是否請購數(shù)量尚須依賴人為的判定加以調(diào)整
(4)所有請購是否以制式之請購單提出申請,有無未經(jīng)請購或由其他部門核準采購案
(5
)采購人員對請購之需求,認為有不符合酒店最佳利益時,是否可以質疑并要求申請部門變更條件
(6)購運時間是否合理,是否經(jīng)常發(fā)生緊急采購
(7)決定存量水準時,是否考慮訂購成本、倉儲成本、預期的價格變動,以及貨源充?；蚨倘眴栴}
(8)耗用性物料及資本支出之請購,是否使用不同的請購單,以便對需求狀況作不同程度的說明與管制
2、選擇供應商方面
(1)大量使用之物料,是否同時與二家以上之供應商維持關系
(2)參與報價或投標者,是否為經(jīng)過審查的合格廠商
(3)詢價的供應商家數(shù),是否足以構成自由且充分的競爭
(4)對于供應商有無獎罰制度是否認真執(zhí)行
(5)采購人員與供應商之間的行為規(guī)范,有無明文規(guī)定
(6)是否曾邀請國外供應商參與報價或競標
(7)是否曾利用公開招標的采購方式
(8)對于主要的物料,是否做過自制或外包的決策分析
(9)是否要訪問供應商之工廠或辦公處所,以了解其營運狀況
3、采購價格方面
(1)對獨家供應的廠商所決定的價格,是否加以認真的審議
(2)對報價最低的廠商未給予訂單,是否有足夠的理由
(3)對于供應商所提供的價格優(yōu)待條件,是否未曾利用譬如現(xiàn)金折扣或數(shù)量折扣等。
(4)當制造物料所需的模具由買方提供時,是否有知情之工廠仍將此項模具費用包含在報價中
(5)資本設備的報價中,是否包含定期或緊急維護所需零件的費用
(6)在進行國外或國內(nèi)采購決策時,是否將政府所提供的投資抵減獎勵措施,列為采用國產(chǎn)物品之有利的比價條件
(7)在與供應商進行談判前,是否有充分的準備(包括對產(chǎn)品之性能技術等方面之了解;對制造成本、價格之研究;對買賣雙方優(yōu)勢和弱點的分析等)
(8)議價是否參考底價或預算重大的采購案是否要求廠商提供成本分析表
(9)除了貨款以外,是否支付額外費用
4、交貨與品質方面
(1)在訂購后,若交貨數(shù)量與規(guī)格發(fā)生變動,是否立即修改訂購單
(2)采購部門是否曾派員前往供應商工廠,實地查核主要物料或訂制的機器能否按照預定進度交貨
(3)有無設立追查或催辦制度若發(fā)現(xiàn)遲延交貨,采購人員是否采取必要的處置
(4)訂購未交數(shù)量加上庫存數(shù)量超過未來正常用量甚多時,采購部門是否與物料需求計劃部門商議降低將來訂購數(shù)量或取消部分訂購量
(5)當一供應商無法如期交貨,采購部門另向其他供應商下訂單時,原未能履約的供應商之訂單是否已經(jīng)取消
(6)在訂購單或合約中,是否已經(jīng)明確訂定物料的品質檢驗標準
(7)對于重要的物料或機器設備,是否委派品質保證部門的人員常駐供應商工廠督導品質
(8)買賣雙方對于交貨品質認定不同所發(fā)生的紛爭,是否經(jīng)常發(fā)生在未完成驗收手續(xù)前,這些貨品的責任誰屬
(9)訂購單或合約中,有關交貨遲延或完工保固、保證責任,是否有明文規(guī)定
第8篇 酒店采購管理制度6
酒店采購管理制度6
為使酒店的采購工作走上制度化、規(guī)范化,合理控制成本,加強內(nèi)部工作協(xié)調(diào)和提高工作效率,特制定本采購管理制度:
一、 采購管理部門
酒店設立專職采購部,隸屬酒店財務部管理,接受財務總監(jiān)、成本控制、集團稽查部及其它部門的監(jiān)督,全面負責酒店的采購工作.
二、 采購部工作基本要求
1. 所有采購項目均需董事會簽批授權及酒店財務部批準同意
2. 所有采購物品均需比較至少三家的價格和品質,月結類物品每月每一類至少有三家供貨商提供報價單
3. 所有采購物品的品質須保持一慣穩(wěn)定
4. 采購部工作人員須對自己采購物品的價格和品質負責
5. 采購部須每半個月一次通過電話、傳真、外出調(diào)查、接待廠商等方式獲取酒店使用的各類物品主要品種的價格信息并整理成價格信息庫,以書面形式匯報給酒店財務部及董事會
6. 所有供應商名片、報價單、合同等資料及樣品采購部須登記歸檔并妥善保管,有人員變動時須全部列入移交.上述資料及采購人員自購物品價格信息采購部每天須錄入至采購部價格信息庫.
7. 采購時間要求:一般物品采購時間為3天;急用物品當天必須采購回來;印刷品、客房一次性用品、布草等使用部門須提前一個月下單采購
8. 采購部禁止采購任何未下申購單的物品,否則財務部將不予以報銷
9. 禁止使用部門自行采購物品或私自與供應商洽談采購事宜
10. 采購部負責跟進各協(xié)作廠商的貨款及時簽批支付事宜.對到期的應付帳款,酒店應及時支付,以建立酒店良好形象,維護酒店財務信譽,同時也為日后的采購工作提供便利.
三、 采購審批程序
1.申購單審批程序:
使用部門經(jīng)理(倉庫主管) 資產(chǎn)會計復查 董事同意 采購部詢價 財務總監(jiān) 稽查部 行政辦
董事會 申購單返回采購部
2.單位價值1000元以下或批量價值在2000元以下的由采購部現(xiàn)金自購的物品,采購部須事先貨比三家,并在申購單上注明詢價結果和選定的供應商,經(jīng)董事會最后批準后方可采購.酒店財務部和集團稽查部將對價格及品質進行不定期抽查.
2. 單位價值1000元以上或批量價值在2000元以上的物品采購審批程序:
采購部尋找至少三家廠商比較價格品質 評定小組確定供貨商 采購部與供貨商共同草擬合同或采購協(xié)議
財務審批 行政辦審批 董事會審批蓋章或簽字
執(zhí)行合同或協(xié)議
(評定小組由采購部、使用部門、財務部、主管副總、集團稽查組成)
3.賒購(月結)物品采購審批程序
蔬菜、肉類、凍品、三鳥、海鮮,水果由各廚主廚直接下單至采購部叫貨.其它物品按上述第1、2、3款程序執(zhí)行.
各月結供應商選定辦法:采購部每月每類物品均應邀請至少三家供應商報價,采購部、使用部門、主管副總、財務部和集團稽查部組成供貨商評定小組,通力合作,進行價格及質量的比較和討論,選定供應商。采購部及上述相關部門可分頭或聯(lián)合組織市場調(diào)查,根椐市場調(diào)查的價格,與供應商確定固定的一個月的供應價,在此確認期間內(nèi),供應商將按此固定價格提供酒店所需的物料.
四、 采購監(jiān)督
采購成本的控制由財務部、采購部、使用部門及集團稽查部共同完成,平時各部門應及時到市場上了解價格行情,以促進酒店采購成本的控制與監(jiān)督.
五、 供應商管理
1. 財務部應定期(每月或每季度)牽頭,組織財務部、采購部、使用部門及集團稽查部對供應商進行評估(酒店每類物品須有至少三家供貨商),淘汰部分不合格供貨商.
2. 選用供應商角度采用1+2+n原則,所謂1+2+n是指一類商品一個主供應商、2個輔助供應商、n個考察供應商。這類商品只有一個主要供應商,大約70%的物資從他手中購買。2個輔助供應商提供大約20%的物資,一旦主供應商出現(xiàn)問題能有其他供應商立即頂替。數(shù)量不限的考察供應商既是輔助供應商的后備力量,也使酒店在采購極其特殊物資時無購買死角。
3. 采購部要做好同供貨商的聯(lián)系和接待等工作,維護酒店形象.
第9篇 灣麗酒店采購管理制度
麗灣酒店采購管理制度
為使酒店的采購工作走上制度化、規(guī)范化,合理控制成本,加強內(nèi)部工作協(xié)調(diào)和提高工作效率,特制定本采購管理制度:
一、采購管理部門
酒店設立專職采購部,隸屬酒店財務部管理,接受財務總監(jiān)、成本控制、集團稽查部及其它部門的監(jiān)督,全面負責酒店的采購工作.
二、采購部工作基本要求
1.所有采購項目均需董事會簽批授權及酒店財務部批準同意
2.所有采購物品均需比較至少三家的價格和品質,月結類物品每月每一類至少有三家供貨商提供報價單
3.所有采購物品的品質須保持一慣穩(wěn)定
4.采購部工作人員須對自己采購物品的價格和品質負責
5.采購部須每半個月一次通過電話、傳真、外出調(diào)查、接待廠商等方式獲取酒店使用的各類物品主要品種的價格信息并整理成價格信息庫,以書面形式匯報給酒店財務部及董事會
6.所有供應商名片、報價單、合同等資料及樣品采購部須登記歸檔并妥善保管,有人員變動時須全部列入移交.上述資料及采購人員自購物品價格信息采購部每天須錄入至采購部價格信息庫.
7.采購時間要求:一般物品采購時間為3天;急用物品當天必須采購回來;印刷品、客房一次性用品、布草等使用部門須提前一個月下單采購
8.采購部禁止采購任何未下申購單的物品,否則財務部將不予以報銷
9.禁止使用部門自行采購物品或私自與供應商洽談采購事宜
10.采購部負責跟進各協(xié)作廠商的貨款及時簽批支付事宜.對到期的應付帳款,酒店應及時支付,以建立酒店良好形象,維護酒店財務信譽,同時也為日后的采購工作提供便利.
三、采購審批程序
1.申購單審批程序:
使用部門經(jīng)理(倉庫主管)--資產(chǎn)會計復查--董事同意--采購部詢價--財務總監(jiān)稽查部--行政辦-----董事會--申購單返回采購部
2.單位價值1000元以下或批量價值在2000元以下的由采購部現(xiàn)金自購的物品,采購部須事先貨比三家,并在申購單上注明詢價結果和選定的供應商,經(jīng)董事會最后批準后方可采購.酒店財務部和集團稽查部將對價格及品質進行不定期抽查.
2.單位價值1000元以上或批量價值在2000元以上的物品采購審批程序:
采購部尋找至少三家廠商比較價格品質--評定小組確定供貨商--采購部與供貨商共同草擬合同或采購協(xié)議
財務審批--行政辦審批--董事會審批蓋章或簽字
執(zhí)行合同或協(xié)議
(評定小組由采購部、使用部門、財務部、主管副總、集團稽查組成)
3.賒購(月結)物品采購審批程序
蔬菜、肉類、凍品、三鳥、海鮮,水果由各廚主廚直接下單至采購部叫貨.其它物品按上述第1、2、3款程序執(zhí)行.
各月結供應商選定辦法:采購部每月每類物品均應邀請至少三家供應商報價,采購部、使用部門、主管副總、財務部和集團稽查部組成供貨商評定小組,通力合作,進行價格及質量的比較和討論,選定供應商。采購部及上述相關部門可分頭或聯(lián)合組織市場調(diào)查,根椐市場調(diào)查的價格,與供應商確定固定的一個月的供應價,在此確認期間內(nèi),供應商將按此固定價格提供酒店所需的物料.
四、采購監(jiān)督
采購成本的控制由財務部、采購部、使用部門及集團稽查部共同完成,平時各部門應及時到市場上了解價格行情,以促進酒店采購成本的控制與監(jiān)督.
五、供應商管理
1.財務部應定期(每月或每季度)牽頭,組織財務部、采購部、使用部門及集團稽查部對供應商進行評估(酒店每類物品須有至少三家供貨商),淘汰部分不合格供貨商.
2.選用供應商角度采用1+2+n原則,所謂1+2+n是指一類商品一個主供應商、2個輔助供應商、n個考察供應商。這類商品只有一個主要供應商,大約70%的物資從他手中購買。2個輔助供應商提供大約20%的物資,一旦主供應商出現(xiàn)問題能有其他供應商立即頂替。數(shù)量不限的考察供應商既是輔助供應商的后備力量,也使酒店在采購極其特殊物資時無購買死角。
3.采購部要做好同供貨商的聯(lián)系和接待等工作,維護酒店形象.
第10篇 酒店采購管理制度2023
酒店的采購工作要遵循公司地酒店采購管理制度。小編為大家搜集了一篇“酒店采購管理制度2016”,供大家參考借鑒,希望可以幫助到有需要的朋友!
1、制定采購計劃
(1)由酒店各部門根據(jù)每年物資的消耗率、損耗率和對第二年的預測,在每年年底編制采購計劃和預算報財務部審核;
(2)計劃外采購或臨時增加的項目,并制定計劃或報告財務部審核;
(3)采購計劃一式四份,自存一份,其它三份交財務部。
2、審批采購計劃:
(1)財務部將各部門的采購計劃和報告匯總,并進行審核;
(2)財務部根據(jù)酒店本年的營業(yè)實績、物資的消耗和損耗率、第二年的營業(yè)指標及營業(yè)預測做采購物資的預算;
(3)將匯總的采購計劃和預算報總經(jīng)理審批;
(4)經(jīng)批準的采購計劃交財務總監(jiān)監(jiān)督實施,對計劃外未經(jīng)批準的采購要求,財務部有權拒絕付款。
3、物資采購:
(1)采購員根據(jù)核準的采購計劃,按照物品的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、單位適時進行采購,以保證及時供應。
(2)大宗用品或長期需用的物資,根據(jù)核準的計劃可向有關的工廠、酒店、商店簽訂長期的供貨協(xié)議,以保證物品的質量、數(shù)量、規(guī)格、品種和供貨要求。
(3)餐飲部用的食品、餐料、油味料、酒、飲品等等,由行政總廚、大廚或宴會部下單采購部,采購人員要按計劃或下單進行采購,以保證供應。
(4)計劃外和臨時少量急需品,經(jīng)總經(jīng)理或總經(jīng)理授權有關部門經(jīng)理批準后可進行采購,以保證需用。
4、物資驗收入庫:
(1)無論是直撥還是入庫的采購物資都必須經(jīng)倉管員驗收;
(2)倉管員驗收是根據(jù)訂貨的樣板,按質按量對發(fā)票驗收。驗收完后要在發(fā)票上簽名或發(fā)給驗收單,然后需直撥的按手續(xù)直撥,需入庫的按規(guī)定入庫。
第11篇 t酒店餐廳食品原料采購索證制度
酒店餐廳食品原料采購索證制度
1、采購員要認真學習《山東省采購食品索證管理制度》,熟悉并掌握食品原料采購索證要求。
2、采購食品(包括食品成品、原料及食品添加劑、食品容器和包裝材料、食品用工具和設備),要按照國家有關規(guī)定向供方索取產(chǎn)品的檢驗合格證和化驗單,同時注意檢查核對。合格證明中記載的產(chǎn)品名稱、生產(chǎn)日期、批號等必須與產(chǎn)品相符,不得涂改、偽造。
3、所索取的檢驗合格證明由采購部門妥善保存,以備查驗。
4、不得采購腐敗變質、摻雜摻假、發(fā)霉生蟲、有毒有害、質量不新鮮的食品及原料,以及無產(chǎn)地、無廠名、無生產(chǎn)日期和保質期或標識不清以及超過保質期限的食品。
5、不得采購無衛(wèi)生許可證的食品生產(chǎn)經(jīng)營者供應的食品。
6、采購乳制品、肉制品、水產(chǎn)制品、食用油、調(diào)味品、酒類飲料、冷食制品、食品添加劑以及衛(wèi)生行政主管部門規(guī)定應當索證的其他食品等,均應嚴格索證;生肉、禽類應索取獸醫(yī)部門的檢疫合格證,進口食品及其原料應具有口岸衛(wèi)生監(jiān)督部門出具的檢疫合格證書。
7、驗收員在驗收食品時,要檢查驗收所購食品有無檢驗合格證明,并做好記錄。
第12篇 酒店采購驗收制度
酒店采購與驗收制度
第一條:為規(guī)范酒店的原材料采購程序、采購行為和節(jié)約采購成本、滿足酒店經(jīng)營的需求、提高酒店的經(jīng)濟效益、特制定本制度。作為酒店采購人員及部門驗收的標準!
第二條:采購方式及供貨商的確定:
(一)采購方式的確定
1對于用量大、消耗快、周轉頻繁的原材料,可選擇供貨商送貨的方式。
2對于使用平率低,不容易集中采購的貨物可由采購人員采購。
3對于一些特殊的原材料可由外地發(fā)貨,按計劃定期申購。
(二)供貨商的確定原則:
1初選供貨商:要深入細致的進行市場考察,要從所在城市找出三家以上有代表性的供貨商,進行綜合考察,在考察中要重點了解供貨商的實力,專業(yè)化程度,貨物來源,價格、質量極其目前的供貨狀況。
2試用供貨商:對于同類商品找出兩家同時供貨,重點從質量、價格、服務三方面來進行比較嘗試。
3確定供貨商:在使用兩個月的基礎上、由總經(jīng)理、副總經(jīng)理、財務人員、廚師長、采購人員組成審查小組,以民主表決的方式集中投票表決來確定。
4簽定供貨合同:確定供貨商后,由總經(jīng)理與供貨商簽定供貨合同,合同的期限不得超過一年。
5供貨商的更換與續(xù)用:在合作的過程中,如發(fā)現(xiàn)供貨商有不履行合同的行為,在合同期滿前,由審查小組集中討論決定是否更換、續(xù)用。
第三條:市場調(diào)查原則
1由總經(jīng)理、財務人員、采購人員、廚師長每月不少于兩次進行市場調(diào)查。調(diào)查后需有調(diào)查記錄,寫明調(diào)查人員,調(diào)查時間、地點及調(diào)查結果,由全體人員簽字后交會計存檔。
2調(diào)查時間、地點的選擇,每項15天調(diào)查一次,以批發(fā)市場早市開市期間為調(diào)查區(qū)間,不能選擇雨、雪天及極端天氣情況后的當日或次日調(diào)查。。市場的調(diào)查以供貨商所在的市場為準。
3調(diào)查的方法和程序。調(diào)查組應遵循先蔬菜、鮮貨、后干雜調(diào)料、糧油、酒水的原則,單項貨品的調(diào)查不應低于三家。調(diào)查中要堅持集中調(diào)查的原則,調(diào)查時應實行看、聞、摸等手段、必要時可進行采樣。對被調(diào)查的商品要詳細的了解產(chǎn)地、規(guī)格、品種、生產(chǎn)日期、保質期等。在詢價后要進行討價還價,切記只記錄買方一口價。
4出實地調(diào)查外,當?shù)氐膱罂?、雜志、電視等所刊出的價格,同行報價也是調(diào)查的手段和依據(jù)。
5調(diào)查結果由調(diào)查小組結合實地調(diào)查結果和咨詢結果進行綜合討論通過。
6零星物品的調(diào)查由總經(jīng)理或委托其他人(采購人員除外)實施。
第四條采購的定價原則:
1對供貨商所供物品的定價:在市場調(diào)查的基礎上,每半月制定一次,零星物品的采購價格不定期進行。
2定價程序:由總經(jīng)理同采購人員一起根據(jù)市場調(diào)查的結果與供貨商討價還價后予以確認,并由總經(jīng)理、采購人員簽字以書面形式告知庫管、財務執(zhí)行。
3價格管理原則:對于供貨價格實行最高限價制,根據(jù)不同的貨品,其最高限價范圍如下:
(1)干雜、調(diào)料、糧油、等執(zhí)行價格不得高于市場批發(fā)價格的6%。
(2)低質易耗品的價格不得高于市場零售價的平均數(shù)。
(3)零星物品的價格不得高于市場零售價的5%
(4)魚類、肉類、鮮貨價格不得高于市場批發(fā)價格的4%
(5)蔬菜平均在一元以下者,其執(zhí)行價格不得高于市場批發(fā)價格的15%。價格在一元以上者,其定價不得高于市場批發(fā)價的10%。
4春節(jié)、國慶等節(jié)假日期間以及災害性天氣持續(xù)時間較長的月份,由于供貨價格波動太大,其定價原則可適當放寬。
第五條:申購程序
(一)零星物品的申購程序
1、對于經(jīng)常性項目的采購應由所需部門每周固定時間定期報計劃,經(jīng)總經(jīng)理審批后,交由采購人員辦理。
2、需臨時采購的物品由所需部門填寫申購單,經(jīng)部門負責人、總經(jīng)理審批后方可辦理,申購單一式兩份。寫明所需物品的品種、數(shù)量、規(guī)格等。
3、零星物品的采購不得超過兩天。需要急購的物品由總經(jīng)理在申購單寫明,限時購買。
(二)供貨商送貨的申購程序:
1、需貨部門填寫申購物品清單,由部門負責人簽字后,交采購人員辦理。
2、庫管人員應隨時檢查庫存,當存貨降到最低存貨點時,庫管人員應以書面形式通知采購人員進貨。
3、新進酒水、物料由總經(jīng)理和采購人員簽字以書面形式通知庫管,不需填寫申購單。
4、只有采購人員可以電話或書面形式按申購單上的要求通知供貨商送貨,其他人員非總經(jīng)理批準不得擅自通知送貨。
第六條:采購數(shù)量的確定原則:
為提高經(jīng)濟效益,降低成本,減少資金占有,應根據(jù)勤進快銷的原則,按單采購的原則來確定日常的采購數(shù)量。
(一)鮮貨、蔬菜、水發(fā)貨的采購數(shù)量。
1、此類原料實行每日采購,一般要求供貨商送貨。
2、用上述原材料的部門每日營業(yè)結束前,根據(jù)存貨、生意情況、儲存條件及送貨時間,提出次日的采購數(shù)量。
(二)庫存物品(干雜、調(diào)料、燃料、糧油、煙、酒水、低質易耗品等)的采購數(shù)量。
1、此類物品的采購數(shù)量應綜合考慮經(jīng)濟批量、采購周期、資金周轉、儲存條件等因數(shù),根據(jù)最低庫存量和最高庫存量而定。最高庫存量不得超過15天的用量,最低不得低于一天的用量。
2、庫存量的計算公式:
最低庫存量=每日需用量*發(fā)貨天數(shù)
最高庫存量=每日需用量*15天
第七條:貨物的驗收原則:
(一)驗收的質量標準:
根據(jù)本酒店制定的《質量標準進行》驗收
(二)驗收的數(shù)量標準:
根據(jù)采購人員收取的當日采購申請單上寫明的數(shù)量進行驗收,數(shù)量差異應控制在申購數(shù)量的上下10%左右。
(三)驗收人員:
采購人員、庫房人員、領用部門負責人、監(jiān)督員四人共同驗收。
(四)驗收時間:
每日上午9:30---10:00下午4:30
(五)驗收程序:
1、由庫管人員填寫'入庫單'或'鮮貨食品驗收單'注明所收物品的數(shù)量、單價、金額。
2、入庫單、驗收單填寫完后,由采購人員、貨物領用部門負責人、庫管員簽字生效。簽字完畢后的入庫單或驗收單一式四聯(lián),第一聯(lián)庫管自己留存;第二聯(lián)交財務做為記帳憑證;第三聯(lián)交供貨商作為結帳憑證;第四聯(lián)交總經(jīng)理。
