第1篇 酒店采購(gòu)管理制度
酒店采購(gòu)應(yīng)控制成本、接受財(cái)務(wù)監(jiān)督及其他部門(mén)的監(jiān)督、稽查,全面負(fù)責(zé)酒店的采購(gòu)工作。
第一條采購(gòu)工作基本要求
1、所有采購(gòu)項(xiàng)目均需酒店總經(jīng)理簽批授權(quán)、財(cái)務(wù)部批準(zhǔn)同意。
2、所有采購(gòu)物品均需比較至少三家的價(jià)格和品質(zhì),月結(jié)類(lèi)物品每月每一類(lèi)至少有三家供貨商提供報(bào)價(jià)單。
3、采購(gòu)人員須對(duì)自己采購(gòu)物品的價(jià)格、品質(zhì)負(fù)責(zé)。
4、采購(gòu)人員須每月通過(guò)電話、傳真、外出調(diào)查、接待廠商等方式獲取酒店使用的各類(lèi)物品主要品種的價(jià)格信息并整理成價(jià)格信息庫(kù),以書(shū)面形式匯報(bào)給酒店財(cái)務(wù)部及公司。
5、所有供應(yīng)商名片、報(bào)價(jià)單、合同等資料及樣品采購(gòu)部須登記歸檔并妥善保管,有人員變動(dòng)時(shí)須全部列入移交。
6、采購(gòu)時(shí)間要求:一般物品采購(gòu)時(shí)間為3-5天,急用物品第二天必須采購(gòu)回來(lái),印刷品、客房一次性用品、布草等使用部門(mén)須提前一個(gè)月下單采購(gòu)。
7、采購(gòu)部禁止采購(gòu)任何未下申購(gòu)單的物品,否則財(cái)務(wù)部將不予以報(bào)銷(xiāo)。
8、禁止使用部門(mén)自行采購(gòu)物品或私自與供應(yīng)商洽談采購(gòu)事宜。
9、采購(gòu)部負(fù)責(zé)跟進(jìn)各協(xié)作廠商的貨款及時(shí)簽批支付事宜,對(duì)到期的應(yīng)付帳款,酒店應(yīng)及時(shí)支付,以建立酒店良好形象,維護(hù)酒店財(cái)務(wù)信譽(yù),同時(shí)也為日后的采購(gòu)工作提供便利。
第二條采購(gòu)崗位職責(zé)
1、了解各部門(mén)物品需求及各類(lèi)物品市場(chǎng)的供應(yīng)情況,掌握財(cái)務(wù)部對(duì)各種物品的采購(gòu)成本及采購(gòu)資金的控制要求,熟悉了解各種物品的采購(gòu)計(jì)劃。降低物資食品采購(gòu)成本,為酒店提供價(jià)格合理質(zhì)量好的各類(lèi)物資及食品。
2、了解部門(mén)和倉(cāng)庫(kù)各類(lèi)物品的消耗情況和庫(kù)存物資動(dòng)態(tài),會(huì)同有關(guān)部門(mén)根據(jù)實(shí)際經(jīng)營(yíng)情況,合理、科學(xué)地根據(jù)采購(gòu)計(jì)劃,對(duì)各種物品進(jìn)行價(jià)格調(diào)查。
3、搜集市場(chǎng)上各類(lèi)物質(zhì)的價(jià)格信息,作好資料的存檔工作;積極配合搞好物資食品保管工作,做好物資平衡工作,及時(shí)處理呆滯物資,加速物資周轉(zhuǎn)。
4、大宗用品或長(zhǎng)期需用的物資,根據(jù)核準(zhǔn)的計(jì)劃可向有關(guān)的工廠、酒店、商店簽訂長(zhǎng)期的供貨協(xié)議,以保證物品的質(zhì)量、數(shù)量、規(guī)格、品種和供貨要求。
5、主動(dòng)協(xié)調(diào)與酒店內(nèi)其他各部門(mén)的關(guān)系,經(jīng)常傾聽(tīng)使用部門(mén)對(duì)物資采購(gòu)工作的意見(jiàn),及進(jìn)改進(jìn)采購(gòu)工作。
6、協(xié)助客房倉(cāng)庫(kù)作好物質(zhì)的驗(yàn)收工作,對(duì)質(zhì)量不合格和價(jià)格不符的產(chǎn)品給予退換貨工作。對(duì)食品原料進(jìn)庫(kù)前,要嚴(yán)格驗(yàn)收,注意食品的生產(chǎn)期,不進(jìn)保質(zhì)期已過(guò)一半的食品,確保食品原料的新鮮度。
7、與有關(guān)供應(yīng)商作好積極的溝通,保持良好的合作關(guān)系。
8、嚴(yán)格執(zhí)行酒店財(cái)務(wù)制度,遵紀(jì)守法,不索賄、不受賄,在平等互利在原則下開(kāi)展作業(yè)。
第三條臨時(shí)物品采購(gòu)工作程序
1、臨時(shí)物品的采購(gòu)申請(qǐng):臨時(shí)采購(gòu)物品必須是在營(yíng)業(yè)部門(mén)運(yùn)行過(guò)程中的某些突發(fā)需求(包括客人的某些需求和酒店本身產(chǎn)生的突發(fā)需求,例:工程維修配件等)部門(mén)申請(qǐng)人詳細(xì)填寫(xiě)申購(gòu)單,注明所需采購(gòu)物品的名稱(chēng)、規(guī)格、數(shù)量等
2、臨時(shí)物品的采購(gòu)審批部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字審核,檢查所需采購(gòu)物品的名稱(chēng)、數(shù)量、規(guī)格等必要時(shí)進(jìn)行刪減和增補(bǔ),并注明急需采購(gòu)的原因。
3、臨時(shí)物品的采購(gòu)實(shí)施:采購(gòu)員根據(jù)部門(mén)所下的申購(gòu)單直接采購(gòu),部門(mén)急用的物品采購(gòu)必須當(dāng)天完成;采購(gòu)員將部門(mén)所采購(gòu)物品購(gòu)回后,需將申購(gòu)單交給相關(guān)部門(mén)補(bǔ)簽手續(xù)。
2、臨時(shí)物品的采購(gòu)驗(yàn)證:采購(gòu)購(gòu)回物品后,倉(cāng)庫(kù)及部門(mén)負(fù)責(zé)人驗(yàn)貨給予優(yōu)先及時(shí)驗(yàn)收,驗(yàn)收合格入庫(kù)后交與申請(qǐng)部門(mén)領(lǐng)用。
第四條采購(gòu)物資驗(yàn)貨流程
1、無(wú)論是供應(yīng)商或是采購(gòu)購(gòu)回的物品必須先驗(yàn)收再入庫(kù),由庫(kù)房根據(jù)申購(gòu)單驗(yàn)收貨物,不允許直接將貨物交與使用部門(mén)。
2、對(duì)于不符合采購(gòu)申購(gòu)單的貨物,庫(kù)房人員有權(quán)拒收,供應(yīng)商或采購(gòu)人員辦理入庫(kù)驗(yàn)收手續(xù)后,倉(cāng)管應(yīng)開(kāi)入庫(kù)單,并將入庫(kù)單客戶(hù)聯(lián)交采購(gòu)員或供應(yīng)商辦理結(jié)算手續(xù)。
3、倉(cāng)管在驗(yàn)貨過(guò)程中對(duì)項(xiàng)目質(zhì)量、規(guī)格等難以確認(rèn)的情況下應(yīng)主動(dòng)請(qǐng)使用部門(mén)一起驗(yàn)收。
4、在驗(yàn)收過(guò)程中,倉(cāng)管或使用部門(mén)有權(quán)對(duì)不符合要求的物品提出退貨要求,經(jīng)確認(rèn)實(shí)屬不符的由采購(gòu)人員或供應(yīng)商辦理退貨手續(xù),
5、購(gòu)買(mǎi)、收貨和使用三個(gè)環(huán)節(jié)上的相關(guān)人員要相互監(jiān)督、相互合作、共同做好工作,對(duì)于有爭(zhēng)議的問(wèn)題應(yīng)各自向上級(jí)報(bào)告協(xié)調(diào)解決。
第2篇 酒店食品原材料采購(gòu)、驗(yàn)收制度
酒店食品原材料采購(gòu)與驗(yàn)收制度
1了解供應(yīng)商的企業(yè)資質(zhì)信用情況。主要審核的資質(zhì)材料包括:供應(yīng)商營(yíng)業(yè)執(zhí)照副本;稅務(wù)登記證;一般納稅人證書(shū);組織機(jī)構(gòu)代碼(集團(tuán)化酒店有其所屬分、子酒店使用集團(tuán)組織機(jī)構(gòu)代碼的情況);衛(wèi)生許可證;企業(yè)執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn);生產(chǎn)許可證。
2進(jìn)口商品在國(guó)內(nèi)未進(jìn)行商標(biāo)注冊(cè)的,進(jìn)口商要出示承諾書(shū),注明該類(lèi)商品今后涉及的一切侵權(quán)、冒用商標(biāo)等行為均由進(jìn)口商承擔(dān)。
3供應(yīng)商為進(jìn)出口貿(mào)易酒店時(shí):中華人民共和國(guó)外商投資企業(yè)批準(zhǔn)證書(shū)或?qū)ν赓Q(mào)易經(jīng)營(yíng)者備案登記表;生產(chǎn)商生產(chǎn)許可證;自有品牌需提供全國(guó)工業(yè)產(chǎn)品生產(chǎn)許可證委托加工備案申請(qǐng)書(shū)。
全部資質(zhì)材料應(yīng)查看正本或清晰的正本復(fù)印件,同時(shí)留存企業(yè)蓋章復(fù)印件。
4供應(yīng)商經(jīng)營(yíng)范圍應(yīng)在資質(zhì)材料中限定的有效范圍內(nèi)。商標(biāo)注冊(cè)人應(yīng)與營(yíng)業(yè)執(zhí)照注冊(cè)人一致、如不一致則需核準(zhǔn)轉(zhuǎn)讓注冊(cè)商標(biāo)證明。
5采購(gòu)前對(duì)所要采購(gòu)的產(chǎn)品進(jìn)行抽檢,確保產(chǎn)品的理化、衛(wèi)生、感官等質(zhì)量指標(biāo)符合國(guó)家法律、法規(guī)和強(qiáng)制性標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定。并定期抽檢。
6按進(jìn)貨批次索要檢疫證明和進(jìn)貨票據(jù),并詳細(xì)記錄進(jìn)貨來(lái)源、品名、數(shù)量、日銷(xiāo)售量,做到一旦發(fā)現(xiàn)問(wèn)題,可以迅速追溯到生產(chǎn)源頭。
7商品的質(zhì)檢報(bào)告必須是經(jīng)省、地(市)局以上政府部門(mén)授權(quán)認(rèn)可的計(jì)量認(rèn)證/審查認(rèn)可的檢測(cè)部門(mén)出具的質(zhì)檢報(bào)告,檢測(cè)項(xiàng)目必須是按照商品的執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行全項(xiàng)檢測(cè)。資質(zhì)材料中注明有效期的以注明期限為終止日期。
8供應(yīng)商的送貨車(chē)輛應(yīng)保持清潔;商品堆放科學(xué)合理,避免造成食品的交叉污染;如對(duì)溫度有要求的商品應(yīng)確定商品的溫度,記錄送貨車(chē)輛溫度,并記錄存檔。
9商品的檢驗(yàn)
1)商品包裝檢查
核對(duì)訂貨匯總單,所送商品是否和所定商品一致;紙箱標(biāo)示是否和商品一致,包裝有無(wú)損壞和受潮;外包裝應(yīng)清潔、形狀完整,無(wú)嚴(yán)重破損;內(nèi)包裝應(yīng)無(wú)破損,商品的形狀完好無(wú)損;外包裝名稱(chēng)和包裝內(nèi)商品名稱(chēng)一致。
2)商品質(zhì)量的基本檢查
商品應(yīng)清潔,并符合企業(yè)相關(guān)驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn);商品應(yīng)無(wú)損傷、腐爛現(xiàn)象,無(wú)寄生蟲(chóng)或已受蟲(chóng)害現(xiàn)象;對(duì)溫度有要求的商品應(yīng)確定商品的溫度與包裝上指示溫度一致,冷凍商品沒(méi)有曾經(jīng)解凍痕跡。
3)定型包裝食品的驗(yàn)收
門(mén)店收貨時(shí),對(duì)定型包裝的熟食鹵味、豆制品等食品應(yīng)索取產(chǎn)品檢驗(yàn)合格證和專(zhuān)用送貨單;對(duì)運(yùn)輸工具、包裝日期和產(chǎn)品進(jìn)行檢查、驗(yàn)收,同時(shí)做好記錄;檢查食品的保質(zhì)期,確保其在允收期限范圍內(nèi);確保包裝完好并符合相關(guān)要求,數(shù)量、批次和送貨單一致。
4)非定型包裝食品(包括生鮮食品)的驗(yàn)收
門(mén)店收貨時(shí),非定型包裝產(chǎn)品根據(jù)需要應(yīng)索取產(chǎn)品檢驗(yàn)合格證明,專(zhuān)用送貨單據(jù),國(guó)家或地方執(zhí)法機(jī)構(gòu)規(guī)定的相關(guān)證明文件,如屠宰、加工、檢疫、銷(xiāo)售的許可證明,相關(guān)載具的清潔消毒證明等。對(duì)運(yùn)輸工具、加工日期和產(chǎn)品進(jìn)行驗(yàn)收,同時(shí)做好記錄。
檢查商品的剩余保值期,確保在允收期限內(nèi)。對(duì)保質(zhì)期較短的生鮮產(chǎn)品須根據(jù)實(shí)際情況提高允收期要求。
確保包裝和運(yùn)輸條件(如溫度、濕度、衛(wèi)生狀況等)符合法定要求,無(wú)交叉污染危險(xiǎn),數(shù)量、批次和送貨單一致。
檢查食品的相關(guān)質(zhì)量指標(biāo),包括但不局限于外觀、顏色、氣味、新鮮度、中心溫度等指標(biāo)。
對(duì)高風(fēng)險(xiǎn)產(chǎn)品建議根據(jù)產(chǎn)品特點(diǎn)進(jìn)行定期的理化及微生物檢驗(yàn)。
建議有條件的超市建立區(qū)域性配送中心,統(tǒng)一食品的驗(yàn)收、存儲(chǔ)和配送。
5)預(yù)包裝商品標(biāo)示檢查
●國(guó)產(chǎn)商品標(biāo)示檢查應(yīng)至少具有以下獨(dú)立信息(對(duì)于最小銷(xiāo)售包裝表面積小于10平方厘米的產(chǎn)品,可以?xún)H標(biāo)注:產(chǎn)品名稱(chēng)、生產(chǎn)者名稱(chēng)和生產(chǎn)日期):
a)食品名稱(chēng);
b)配料表;
c)凈含量及固形物含量(固液兩項(xiàng)產(chǎn)品)制造者;
d)生產(chǎn)者和經(jīng)銷(xiāo)者的名稱(chēng)和地址;
e)日期標(biāo)志和儲(chǔ)藏指南(產(chǎn)品保質(zhì)與儲(chǔ)藏條件有關(guān)的產(chǎn)品);
f)質(zhì)量/品質(zhì)等級(jí)(國(guó)家,行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)中明確規(guī)定質(zhì)量/品質(zhì)的產(chǎn)品);
g)產(chǎn)品的標(biāo)準(zhǔn)號(hào)。
●進(jìn)口商品標(biāo)示檢查應(yīng)至少具有以下獨(dú)立信息:
a)食品名稱(chēng);
b)配料表;
c)凈含量及固形物含量;
d)進(jìn)口食品必須表明原產(chǎn)國(guó)、地區(qū)名;
e)總經(jīng)銷(xiāo)者的名稱(chēng)和地址;
f)日期標(biāo)志和儲(chǔ)藏指南(產(chǎn)品保質(zhì)期與儲(chǔ)藏條件有關(guān)的產(chǎn)品);
g)進(jìn)口商品應(yīng)有中文標(biāo)識(shí),中文標(biāo)識(shí)應(yīng)大于外文標(biāo)識(shí)。
保證冷藏食品脫離冷鏈時(shí)間不得超過(guò)20分鐘,冷凍食品脫離冷鏈i)時(shí)間不得超過(guò)30分鐘。
第3篇 酒店采購(gòu)驗(yàn)收制度
酒店采購(gòu)與驗(yàn)收制度
第一條:為規(guī)范酒店的原材料采購(gòu)程序、采購(gòu)行為和節(jié)約采購(gòu)成本、滿(mǎn)足酒店經(jīng)營(yíng)的需求、提高酒店的經(jīng)濟(jì)效益、特制定本制度。作為酒店采購(gòu)人員及部門(mén)驗(yàn)收的標(biāo)準(zhǔn)!
第二條:采購(gòu)方式及供貨商的確定:
(一)采購(gòu)方式的確定
1對(duì)于用量大、消耗快、周轉(zhuǎn)頻繁的原材料,可選擇供貨商送貨的方式。
2對(duì)于使用平率低,不容易集中采購(gòu)的貨物可由采購(gòu)人員采購(gòu)。
3對(duì)于一些特殊的原材料可由外地發(fā)貨,按計(jì)劃定期申購(gòu)。
(二)供貨商的確定原則:
1初選供貨商:要深入細(xì)致的進(jìn)行市場(chǎng)考察,要從所在城市找出三家以上有代表性的供貨商,進(jìn)行綜合考察,在考察中要重點(diǎn)了解供貨商的實(shí)力,專(zhuān)業(yè)化程度,貨物來(lái)源,價(jià)格、質(zhì)量極其目前的供貨狀況。
2試用供貨商:對(duì)于同類(lèi)商品找出兩家同時(shí)供貨,重點(diǎn)從質(zhì)量、價(jià)格、服務(wù)三方面來(lái)進(jìn)行比較嘗試。
3確定供貨商:在使用兩個(gè)月的基礎(chǔ)上、由總經(jīng)理、副總經(jīng)理、財(cái)務(wù)人員、廚師長(zhǎng)、采購(gòu)人員組成審查小組,以民主表決的方式集中投票表決來(lái)確定。
4簽定供貨合同:確定供貨商后,由總經(jīng)理與供貨商簽定供貨合同,合同的期限不得超過(guò)一年。
5供貨商的更換與續(xù)用:在合作的過(guò)程中,如發(fā)現(xiàn)供貨商有不履行合同的行為,在合同期滿(mǎn)前,由審查小組集中討論決定是否更換、續(xù)用。
第三條:市場(chǎng)調(diào)查原則
1由總經(jīng)理、財(cái)務(wù)人員、采購(gòu)人員、廚師長(zhǎng)每月不少于兩次進(jìn)行市場(chǎng)調(diào)查。調(diào)查后需有調(diào)查記錄,寫(xiě)明調(diào)查人員,調(diào)查時(shí)間、地點(diǎn)及調(diào)查結(jié)果,由全體人員簽字后交會(huì)計(jì)存檔。
2調(diào)查時(shí)間、地點(diǎn)的選擇,每項(xiàng)15天調(diào)查一次,以批發(fā)市場(chǎng)早市開(kāi)市期間為調(diào)查區(qū)間,不能選擇雨、雪天及極端天氣情況后的當(dāng)日或次日調(diào)查。。市場(chǎng)的調(diào)查以供貨商所在的市場(chǎng)為準(zhǔn)。
3調(diào)查的方法和程序。調(diào)查組應(yīng)遵循先蔬菜、鮮貨、后干雜調(diào)料、糧油、酒水的原則,單項(xiàng)貨品的調(diào)查不應(yīng)低于三家。調(diào)查中要堅(jiān)持集中調(diào)查的原則,調(diào)查時(shí)應(yīng)實(shí)行看、聞、摸等手段、必要時(shí)可進(jìn)行采樣。對(duì)被調(diào)查的商品要詳細(xì)的了解產(chǎn)地、規(guī)格、品種、生產(chǎn)日期、保質(zhì)期等。在詢(xún)價(jià)后要進(jìn)行討價(jià)還價(jià),切記只記錄買(mǎi)方一口價(jià)。
4出實(shí)地調(diào)查外,當(dāng)?shù)氐膱?bào)刊、雜志、電視等所刊出的價(jià)格,同行報(bào)價(jià)也是調(diào)查的手段和依據(jù)。
5調(diào)查結(jié)果由調(diào)查小組結(jié)合實(shí)地調(diào)查結(jié)果和咨詢(xún)結(jié)果進(jìn)行綜合討論通過(guò)。
6零星物品的調(diào)查由總經(jīng)理或委托其他人(采購(gòu)人員除外)實(shí)施。
第四條采購(gòu)的定價(jià)原則:
1對(duì)供貨商所供物品的定價(jià):在市場(chǎng)調(diào)查的基礎(chǔ)上,每半月制定一次,零星物品的采購(gòu)價(jià)格不定期進(jìn)行。
2定價(jià)程序:由總經(jīng)理同采購(gòu)人員一起根據(jù)市場(chǎng)調(diào)查的結(jié)果與供貨商討價(jià)還價(jià)后予以確認(rèn),并由總經(jīng)理、采購(gòu)人員簽字以書(shū)面形式告知庫(kù)管、財(cái)務(wù)執(zhí)行。
3價(jià)格管理原則:對(duì)于供貨價(jià)格實(shí)行最高限價(jià)制,根據(jù)不同的貨品,其最高限價(jià)范圍如下:
(1)干雜、調(diào)料、糧油、等執(zhí)行價(jià)格不得高于市場(chǎng)批發(fā)價(jià)格的6%。
(2)低質(zhì)易耗品的價(jià)格不得高于市場(chǎng)零售價(jià)的平均數(shù)。
(3)零星物品的價(jià)格不得高于市場(chǎng)零售價(jià)的5%
(4)魚(yú)類(lèi)、肉類(lèi)、鮮貨價(jià)格不得高于市場(chǎng)批發(fā)價(jià)格的4%
(5)蔬菜平均在一元以下者,其執(zhí)行價(jià)格不得高于市場(chǎng)批發(fā)價(jià)格的15%。價(jià)格在一元以上者,其定價(jià)不得高于市場(chǎng)批發(fā)價(jià)的10%。
4春節(jié)、國(guó)慶等節(jié)假日期間以及災(zāi)害性天氣持續(xù)時(shí)間較長(zhǎng)的月份,由于供貨價(jià)格波動(dòng)太大,其定價(jià)原則可適當(dāng)放寬。
第五條:申購(gòu)程序
(一)零星物品的申購(gòu)程序
1、對(duì)于經(jīng)常性項(xiàng)目的采購(gòu)應(yīng)由所需部門(mén)每周固定時(shí)間定期報(bào)計(jì)劃,經(jīng)總經(jīng)理審批后,交由采購(gòu)人員辦理。
2、需臨時(shí)采購(gòu)的物品由所需部門(mén)填寫(xiě)申購(gòu)單,經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人、總經(jīng)理審批后方可辦理,申購(gòu)單一式兩份。寫(xiě)明所需物品的品種、數(shù)量、規(guī)格等。
3、零星物品的采購(gòu)不得超過(guò)兩天。需要急購(gòu)的物品由總經(jīng)理在申購(gòu)單寫(xiě)明,限時(shí)購(gòu)買(mǎi)。
(二)供貨商送貨的申購(gòu)程序:
1、需貨部門(mén)填寫(xiě)申購(gòu)物品清單,由部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字后,交采購(gòu)人員辦理。
2、庫(kù)管人員應(yīng)隨時(shí)檢查庫(kù)存,當(dāng)存貨降到最低存貨點(diǎn)時(shí),庫(kù)管人員應(yīng)以書(shū)面形式通知采購(gòu)人員進(jìn)貨。
3、新進(jìn)酒水、物料由總經(jīng)理和采購(gòu)人員簽字以書(shū)面形式通知庫(kù)管,不需填寫(xiě)申購(gòu)單。
4、只有采購(gòu)人員可以電話或書(shū)面形式按申購(gòu)單上的要求通知供貨商送貨,其他人員非總經(jīng)理批準(zhǔn)不得擅自通知送貨。
第六條:采購(gòu)數(shù)量的確定原則:
為提高經(jīng)濟(jì)效益,降低成本,減少資金占有,應(yīng)根據(jù)勤進(jìn)快銷(xiāo)的原則,按單采購(gòu)的原則來(lái)確定日常的采購(gòu)數(shù)量。
(一)鮮貨、蔬菜、水發(fā)貨的采購(gòu)數(shù)量。
1、此類(lèi)原料實(shí)行每日采購(gòu),一般要求供貨商送貨。
2、用上述原材料的部門(mén)每日營(yíng)業(yè)結(jié)束前,根據(jù)存貨、生意情況、儲(chǔ)存條件及送貨時(shí)間,提出次日的采購(gòu)數(shù)量。
(二)庫(kù)存物品(干雜、調(diào)料、燃料、糧油、煙、酒水、低質(zhì)易耗品等)的采購(gòu)數(shù)量。
1、此類(lèi)物品的采購(gòu)數(shù)量應(yīng)綜合考慮經(jīng)濟(jì)批量、采購(gòu)周期、資金周轉(zhuǎn)、儲(chǔ)存條件等因數(shù),根據(jù)最低庫(kù)存量和最高庫(kù)存量而定。最高庫(kù)存量不得超過(guò)15天的用量,最低不得低于一天的用量。
2、庫(kù)存量的計(jì)算公式:
最低庫(kù)存量=每日需用量*發(fā)貨天數(shù)
最高庫(kù)存量=每日需用量*15天
第七條:貨物的驗(yàn)收原則:
(一)驗(yàn)收的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn):
根據(jù)本酒店制定的《質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行》驗(yàn)收
(二)驗(yàn)收的數(shù)量標(biāo)準(zhǔn):
根據(jù)采購(gòu)人員收取的當(dāng)日采購(gòu)申請(qǐng)單上寫(xiě)明的數(shù)量進(jìn)行驗(yàn)收,數(shù)量差異應(yīng)控制在申購(gòu)數(shù)量的上下10%左右。
(三)驗(yàn)收人員:
采購(gòu)人員、庫(kù)房人員、領(lǐng)用部門(mén)負(fù)責(zé)人、監(jiān)督員四人共同驗(yàn)收。
(四)驗(yàn)收時(shí)間:
每日上午9:30---10:00下午4:30
(五)驗(yàn)收程序:
1、由庫(kù)管人員填寫(xiě)'入庫(kù)單'或'鮮貨食品驗(yàn)收單'注明所收物品的數(shù)量、單價(jià)、金額。
2、入庫(kù)單、驗(yàn)收單填寫(xiě)完后,由采購(gòu)人員、貨物領(lǐng)用部門(mén)負(fù)責(zé)人、庫(kù)管員簽字生效。簽字完畢后的入庫(kù)單或驗(yàn)收單一式四聯(lián),第一聯(lián)庫(kù)管自己留存;第二聯(lián)交財(cái)務(wù)做為記帳憑證;第三聯(lián)交供貨商作為結(jié)帳憑證;第四聯(lián)交總經(jīng)理。
第4篇 酒店采購(gòu)供應(yīng)制度范本
酒店采購(gòu)供應(yīng)制度
一、 總則
酒店批量物資(廚房每日采購(gòu)的非儲(chǔ)備食品材料除外)和酒店零星物品的采購(gòu)計(jì)劃(含分店)必須執(zhí)行分管副總會(huì)簽制度。
相關(guān)人員在采購(gòu)、收貨過(guò)程中,須遵從商業(yè)道德、努力提高業(yè)務(wù)水平,講究文明禮貌;以酒店利益為重,相互監(jiān)督,相互配合,共同把好進(jìn)貨關(guān),維護(hù)酒店的社會(huì)形象。
中心倉(cāng)庫(kù)負(fù)責(zé)物資的保管和收發(fā),各使用部門(mén)指定專(zhuān)人憑本部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字的領(lǐng)料單到中心倉(cāng)庫(kù)辦理領(lǐng)用手續(xù)。
二、部門(mén)物品領(lǐng)用和采購(gòu)審批存放簽批負(fù)責(zé)人:
1.總經(jīng)理:(黃世賢、朱玉貴)
2.水療部:(李林)
3.人力資源部:(胡詩(shī)琴)
4.財(cái)務(wù)部:(方娟)
5.保安部:(韓正亞)
6.工程部:(徐建武)
7.營(yíng)銷(xiāo)部:(周晨)
8.前臺(tái)部:(李國(guó)賢)
9.客房部:(羅旭東、楊攀)
10.采購(gòu)部:(王松來(lái))
11.餐飲部前廳:(楊昌球)
12.餐飲部中餐廚房:(楊昌球)
13.餐飲部西餐廚房:(楊昌球)
三、采購(gòu)項(xiàng)目的申請(qǐng)審批
凡是中心倉(cāng)庫(kù)儲(chǔ)備的各類(lèi)食品物料均由倉(cāng)庫(kù)根據(jù)庫(kù)存及各部門(mén)使用情況填寫(xiě)申購(gòu)單,經(jīng)總經(jīng)理確認(rèn)后,交采購(gòu)部執(zhí)行。
各廚房每日所需之非儲(chǔ)備食品材料由各廚房填寫(xiě)一式三聯(lián)的零星食品、物品采購(gòu)申請(qǐng)單,經(jīng)廚師長(zhǎng)簽字確認(rèn),于16:00前提交采購(gòu)部,特殊情況下可推遲至17:30分前,填寫(xiě)清楚后提交采購(gòu)部。
各部門(mén)所需非倉(cāng)儲(chǔ)之外的物品,由各部門(mén)填寫(xiě)采購(gòu)申請(qǐng)單一式三聯(lián)、附以申購(gòu)說(shuō)明,寫(xiě)明用途,并經(jīng)部門(mén)經(jīng)理簽字提交總經(jīng)理簽批后轉(zhuǎn)采購(gòu)部。
本地采購(gòu)的營(yíng)業(yè)應(yīng)急用品和工程所需設(shè)備及零配件應(yīng)提前三天提交采購(gòu)計(jì)劃;需異地購(gòu)買(mǎi)的物品,至少需提前七天將采購(gòu)計(jì)劃提交采購(gòu)部。
所有采購(gòu)項(xiàng)目經(jīng)審批成為有效訂單后,方能實(shí)施購(gòu)買(mǎi)。
附:采購(gòu)項(xiàng)目申請(qǐng)審批程序:
申請(qǐng)部門(mén)填寫(xiě)采購(gòu)申請(qǐng)單——部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)——分管副總簽字——總經(jīng)理批準(zhǔn)——中心倉(cāng)庫(kù)確認(rèn)無(wú)庫(kù)存——提交采購(gòu)部
四、采購(gòu)項(xiàng)目的購(gòu)買(mǎi)
1、采購(gòu)部是酒店采購(gòu)工作的專(zhuān)業(yè)部門(mén),酒店所需物品及各類(lèi)原材料原則上均由其統(tǒng)一采購(gòu),其他部門(mén)有參與監(jiān)督,支持配合的權(quán)利和義務(wù),但一般不準(zhǔn)自行采購(gòu)。
2、所有采購(gòu)訂單由采購(gòu)部經(jīng)理直接落實(shí)到采購(gòu)員實(shí)施購(gòu)買(mǎi),所有購(gòu)買(mǎi)活動(dòng)必須依據(jù)有效訂單規(guī)定的項(xiàng)目、數(shù)量、價(jià)格、時(shí)限及其他要求進(jìn)行,并在貨到后交總庫(kù)房及相關(guān)部門(mén)。
3、對(duì)于長(zhǎng)期使用餐飲、工程物品,一次需5000元以上;對(duì)雖長(zhǎng)期使用數(shù)量小,金額大于2000元以上的產(chǎn)品,需先期詢(xún)價(jià)后,方可實(shí)施采購(gòu)。
4、供方的優(yōu)惠、折扣、贈(zèng)送等須歸酒店所有,嚴(yán)禁私拿回扣,一經(jīng)發(fā)現(xiàn),按雙倍罰款,并按情節(jié)輕重給予解聘、辭退直至開(kāi)除。
5、對(duì)于有特殊要求或需特殊加工的采購(gòu)項(xiàng)目,需方要作詳細(xì)的圖解說(shuō)明或提供實(shí)樣,采購(gòu)部根據(jù)需方要求按規(guī)定程序選擇合適的供應(yīng)商實(shí)施采購(gòu)。
6、采購(gòu)部對(duì)內(nèi)要主動(dòng)與使用部門(mén)保持密切聯(lián)系,樹(shù)立服務(wù)意識(shí),熟知酒店物品的標(biāo)準(zhǔn)與使用情況;經(jīng)常做好市場(chǎng)調(diào)查,掌握市場(chǎng)信息;主動(dòng)向使用部門(mén)推薦適路新產(chǎn)品及質(zhì)優(yōu)價(jià)廉的代用品,積極主動(dòng)向酒店高級(jí)管理層提供市場(chǎng)情況及購(gòu)買(mǎi)策略。使用部門(mén)在工作中要主動(dòng)與采購(gòu)部門(mén)溝通配合,對(duì)掌握供方及購(gòu)物意向須主動(dòng)通報(bào)采購(gòu)部,由其進(jìn)行考核、評(píng)定、擇優(yōu)錄用。
7、確屬疑難采購(gòu)項(xiàng)目,采購(gòu)部和使用部門(mén)雙方須及時(shí)聯(lián)系、溝通、研究對(duì)策,無(wú)力解決的須及時(shí)請(qǐng)求酒店領(lǐng)導(dǎo),不得耽誤。
五、采購(gòu)項(xiàng)目的結(jié)算
需預(yù)付貨款的采購(gòu)項(xiàng)目,在交易前無(wú)論金額大小都必須簽訂供銷(xiāo)合同,付款前采購(gòu)員憑手續(xù)完備的供銷(xiāo)合同填寫(xiě)付款申請(qǐng)單或支票領(lǐng)用申請(qǐng)單,經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)確認(rèn),向財(cái)務(wù)部申請(qǐng)付款。
實(shí)時(shí)付款的供應(yīng)項(xiàng)目,采購(gòu)員必須憑有效采購(gòu)申請(qǐng)?zhí)顚?xiě)支票領(lǐng)用單或付款申請(qǐng)單報(bào)總經(jīng)理簽批,向財(cái)務(wù)部申請(qǐng)付款。
以現(xiàn)金支付,金額較低的采購(gòu)項(xiàng)目,先由采購(gòu)員以核發(fā)的備用金支付,貨到各項(xiàng)手續(xù)辦理完結(jié)后向財(cái)務(wù)部申請(qǐng)作領(lǐng)備用金。
延時(shí)付款的供應(yīng)項(xiàng)目,其付款單據(jù)統(tǒng)一由采購(gòu)部管理,定時(shí)核發(fā)無(wú)誤后由財(cái)務(wù)部付款。對(duì)不能提供有效入庫(kù),驗(yàn)收單據(jù)的貨款結(jié)算,財(cái)務(wù)部有權(quán)拒絕付款。
六、采購(gòu)數(shù)據(jù)文件
采購(gòu)文件必須說(shuō)明所訂購(gòu)產(chǎn)品的資料,包含下列內(nèi)容:
1.采購(gòu)計(jì)劃,包括《酒店零星食品/物品材料訂購(gòu)單》、《采購(gòu)申請(qǐng)表》。
2.《酒店食品、物品直撥驗(yàn)收單》、《酒店食品、物品入庫(kù)驗(yàn)收單》
3.采購(gòu)資料在工作結(jié)束后由采購(gòu)部辦公室妥善登記保存。
七、物品的領(lǐng)用手續(xù)
1.廚房所需之非儲(chǔ)備食品材料庫(kù)房驗(yàn)收后,開(kāi)具《直撥單》,通知各廚房領(lǐng)用并辦理簽字手續(xù)。
2.維修材料由工程部負(fù)責(zé)驗(yàn)收并建帳保管,每月憑《維修工作單》的部門(mén)聯(lián)出庫(kù),財(cái)務(wù)聯(lián)辦理部門(mén)費(fèi)用轉(zhuǎn)移手續(xù)。
3、部門(mén)零星專(zhuān)用物品,由采購(gòu)部采購(gòu)后入中心庫(kù),部門(mén)根據(jù)需要領(lǐng)用。
4、所有食品及物品材料均通過(guò)中心倉(cāng)庫(kù)辦理領(lǐng)用手續(xù)。
5、各廚房需根據(jù)酒店菜譜上所列菜品,提供本部門(mén)貴重原材料清單,建帳登記使用,財(cái)務(wù)部每周根據(jù)實(shí)際銷(xiāo)售數(shù)量進(jìn)行核對(duì)。
6、餐飲部、客房部應(yīng)建立二級(jí)倉(cāng)庫(kù)保管帳,使用《內(nèi)部調(diào)撥單》辦理各餐廳、樓層的物品領(lǐng)用手續(xù),周末將《內(nèi)部調(diào)撥單》轉(zhuǎn)財(cái)務(wù)部進(jìn)行成本和費(fèi)用的分配和考核。
7、供應(yīng)商贈(zèng)送的酒水和其他酒店所需物品等必須通過(guò)驗(yàn)貨主辦理出入庫(kù)手續(xù),視同購(gòu)入商品進(jìn)行消耗核算。
8、中心庫(kù)須建立辦公用品保管帳,各部門(mén)憑領(lǐng)料單辦理領(lǐng)用手續(xù)。
9、客房部、餐飲部、工程部須在每月月底前,向財(cái)務(wù)部報(bào)送各部材料的消耗表,財(cái)務(wù)部以辦理費(fèi)用結(jié)轉(zhuǎn)手續(xù)。
10、非經(jīng)總經(jīng)理、副總經(jīng)理特批,嚴(yán)禁各部門(mén)領(lǐng)用非本部門(mén)日常消耗用品。
第5篇 酒店采購(gòu)與各部門(mén)協(xié)調(diào)制度
酒店采購(gòu)與各部門(mén)的協(xié)調(diào)
由于采購(gòu)業(yè)務(wù)牽涉范圍廣泛,相關(guān)部門(mén)頗多,欲期采購(gòu)業(yè)務(wù)能順利進(jìn)行,而獲得良好的工作績(jī)效,除了采購(gòu)部門(mén)工作人員的努力外,尚需酒店內(nèi)部有關(guān)部門(mén)的密切配合,始克有成。
因此,采購(gòu)人員必須培養(yǎng)良好人際關(guān)系與協(xié)調(diào)能力,以期獲得有關(guān)部門(mén)之合作,而圓滿(mǎn)達(dá)成任務(wù)。茲將采購(gòu)部門(mén)與酒店內(nèi)有關(guān)部門(mén)之協(xié)調(diào)關(guān)系,敘述如下:
一.與管理部門(mén)之協(xié)調(diào)關(guān)系
在與管理部門(mén)的協(xié)調(diào)上,采購(gòu)部門(mén)應(yīng)將與供應(yīng)商接觸所獲得的市場(chǎng)資訊,提供給管理部門(mén)做為經(jīng)營(yíng)上的依據(jù)。而管理部門(mén)則應(yīng)將景氣預(yù)測(cè)、稅費(fèi)結(jié)構(gòu)、匯率趨勢(shì)等資訊提供給采購(gòu)部門(mén)參考。
二.與銷(xiāo)售部門(mén)之協(xié)調(diào)關(guān)系
1.銷(xiāo)售部門(mén)應(yīng)提供正確的銷(xiāo)售預(yù)測(cè)及銷(xiāo)售目標(biāo)等資料給采購(gòu)部門(mén),以期采購(gòu)計(jì)劃之有效執(zhí)行。
2.銷(xiāo)售部門(mén)研訂產(chǎn)品之價(jià)格,必須事先預(yù)估銷(xiāo)售成本,尤其是占主要部分之商品成本。在預(yù)估商品成本方面,采購(gòu)部門(mén)應(yīng)提供充分之協(xié)助。
3.銷(xiāo)售部門(mén)在與顧客談判特別訂單及無(wú)庫(kù)存的產(chǎn)品時(shí),必須考慮采購(gòu)的購(gòu)運(yùn)時(shí)間,避免造成無(wú)法如期交貨的問(wèn)題。
4.采購(gòu)部門(mén)應(yīng)將從供應(yīng)商處所獲得的有關(guān)競(jìng)爭(zhēng)同業(yè)的商品需求資訊,以及其產(chǎn)品之銷(xiāo)售數(shù)量、品質(zhì)、價(jià)格等資訊,提供給銷(xiāo)售部門(mén),以協(xié)助做好競(jìng)爭(zhēng)策略之?dāng)M訂工作。
5.為了互惠起見(jiàn),酒店在政策上,會(huì)要求供應(yīng)商購(gòu)買(mǎi)本酒店之產(chǎn)品,在此項(xiàng)政策之執(zhí)行方面,銷(xiāo)售部門(mén)與采購(gòu)部門(mén)應(yīng)密切配合辦理。
三.與品管部門(mén)之協(xié)調(diào)關(guān)系
基本上,采購(gòu)人員必須熟悉有關(guān)品質(zhì)的標(biāo)準(zhǔn),以便從供應(yīng)商處購(gòu)買(mǎi)到合乎用途的東西。采購(gòu)人員由于直接與供應(yīng)商接觸,能幫助品管部門(mén)建立供應(yīng)商所能配合的一套檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)。而品管部門(mén)亦應(yīng)將檢驗(yàn)結(jié)果告知采購(gòu)人員,借以考核供應(yīng)商。
總的來(lái)說(shuō),采購(gòu)與品管部門(mén)之協(xié)調(diào)關(guān)系如下:
1.品管知識(shí):采購(gòu)人員應(yīng)隨時(shí)向品管部門(mén)學(xué)習(xí)品管的知識(shí),以便在與供應(yīng)商接觸時(shí)能了解其品質(zhì),以期采購(gòu)適當(dāng)?shù)纳唐饭?yīng)門(mén)店。
2.品質(zhì)標(biāo)準(zhǔn):采購(gòu)部門(mén)應(yīng)與品管部門(mén)保持密切聯(lián)系,以便品管部門(mén)隨時(shí)提供必要之協(xié)助,使請(qǐng)購(gòu)規(guī)格與驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)能相互吻合。
3.商品驗(yàn)收:品管部門(mén)對(duì)于廠商交來(lái)之商品不符要求而拒收時(shí),應(yīng)即通知采購(gòu)部門(mén),以便采取必要之措施。
4.開(kāi)發(fā)廠商:采購(gòu)部門(mén)與品管部門(mén)應(yīng)共同開(kāi)發(fā)供應(yīng)廠商,以確認(rèn)廠商是否具備供應(yīng)所需產(chǎn)品之品質(zhì)及數(shù)量的能力。
四.與門(mén)店倉(cāng)儲(chǔ)之間協(xié)調(diào)關(guān)系
大量采購(gòu)可以降低商品的單位成本,但是相對(duì)的,因存量的增加,而提高倉(cāng)儲(chǔ)成本。因此,為了使整體的采購(gòu)成本降低,采購(gòu)部門(mén)與門(mén)店倉(cāng)儲(chǔ)部門(mén),必須有良好的溝通與協(xié)調(diào),妥為設(shè)計(jì)適當(dāng)?shù)淖畹痛媪考坝嗁?gòu)點(diǎn)。
采購(gòu)部門(mén)應(yīng)于訂購(gòu)作業(yè)完成時(shí),將有關(guān)交貨時(shí)間與數(shù)量等資料通知門(mén)店倉(cāng)儲(chǔ)部門(mén),以便門(mén)店倉(cāng)儲(chǔ)部門(mén)能事先準(zhǔn)備所需之空間;而門(mén)店倉(cāng)儲(chǔ)部門(mén)應(yīng)定期將存量記錄通知采購(gòu)部門(mén),以利存量之控制。對(duì)于退貨、呆貨、缺貨等問(wèn)題,采購(gòu)人員亦應(yīng)協(xié)助門(mén)店倉(cāng)儲(chǔ)人員處理。
五.與會(huì)計(jì)部門(mén)之協(xié)調(diào)關(guān)系
每一項(xiàng)采購(gòu)交易,從訂購(gòu)開(kāi)始到交貨、請(qǐng)款、付款為止,都需要作會(huì)計(jì)處理。會(huì)計(jì)部門(mén)也可為采購(gòu)部門(mén)提供各項(xiàng)有關(guān)之計(jì)算資料,例如:應(yīng)付賬款余額統(tǒng)計(jì)、實(shí)際支出金額與預(yù)算金額之比較、商品成本之計(jì)算、價(jià)差之績(jī)效計(jì)算等。
不過(guò),在許多酒店與機(jī)構(gòu)中,這些會(huì)計(jì)工作有時(shí)候會(huì)由采購(gòu)部門(mén)擔(dān)負(fù)一些職責(zé)。不管這些會(huì)計(jì)工作由誰(shuí)執(zhí)行,部門(mén)間緊密的協(xié)調(diào)與合作,通?？梢詮墓?yīng)商獲得折扣的機(jī)會(huì),以及改善買(mǎi)賣(mài)關(guān)系。
六.與財(cái)務(wù)部門(mén)之協(xié)調(diào)關(guān)系
采購(gòu)預(yù)算是酒店資金需求的最主要部分,若無(wú)良好的財(cái)務(wù)計(jì)劃,采購(gòu)工作將無(wú)法順利進(jìn)行。采購(gòu)人員在選擇較佳品質(zhì)時(shí),必須考慮成本因素;在訂購(gòu)較大數(shù)量時(shí),必須考慮酒店財(cái)務(wù)負(fù)擔(dān)能力;在議定價(jià)格時(shí),必須考慮付款方式(現(xiàn)金支付或期票支付),以避免造成財(cái)務(wù)上的損失或風(fēng)險(xiǎn)。因此,采購(gòu)部門(mén)應(yīng)與財(cái)務(wù)部門(mén)在資金調(diào)度與運(yùn)用、匯率與利率之價(jià)差、付款條件與額度等方面,做妥善之協(xié)調(diào)。
第6篇 星級(jí)酒店采購(gòu)員工作制度
星級(jí)酒店采購(gòu)員工作制度
制度名稱(chēng):采購(gòu)員工作制度
第1條 目的。
為規(guī)范本酒店采購(gòu)員的采購(gòu)行為,提高采購(gòu)工作效率,控制采購(gòu)成本,特制定本制度。
第2條 適用范圍。
本制度適用于對(duì)采購(gòu)員的管理工作。
第3條 采購(gòu)員不準(zhǔn)弄虛作假,偽填或涂改發(fā)票。
第4條 采購(gòu)員應(yīng)該時(shí)刻維護(hù)酒店形象,保守商業(yè)秘密。
第5條 采購(gòu)員應(yīng)該愛(ài)惜并節(jié)約使用酒店的一切財(cái)產(chǎn)物資。
第6條 采購(gòu)員應(yīng)該恪盡職守,勤奮工作,高質(zhì)量地完成工作任務(wù)。
第7條 采購(gòu)員應(yīng)該主動(dòng)學(xué)習(xí)業(yè)務(wù)知識(shí)與技能,提高自身的工作能力。
第8條 不按規(guī)定進(jìn)行詢(xún)價(jià)的,酒店按照相關(guān)規(guī)定對(duì)其予以處罰。
第9條 緊急采購(gòu)且需酒店總經(jīng)理批準(zhǔn)的,可先進(jìn)行采購(gòu),后補(bǔ)辦相關(guān)手續(xù)。
第10條 采購(gòu)員應(yīng)按采購(gòu)單保質(zhì)、保量地進(jìn)行采購(gòu),并協(xié)助收貨員按照酒店有關(guān)規(guī)定進(jìn)行驗(yàn)收。
第11條 憑相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批的采購(gòu)單,采購(gòu)員按酒店規(guī)定批準(zhǔn)權(quán)限和相關(guān)程序?qū)嵤┎少?gòu)。
第12條 所有的采購(gòu)員必須對(duì)酒店的各種經(jīng)營(yíng)管理信息保密,機(jī)密文件和資料不得擅自復(fù)印,未經(jīng)特許,不得將文件和資料帶出酒店。
第13條 上班時(shí)應(yīng)保持良好的精神狀態(tài),認(rèn)真接受領(lǐng)導(dǎo)的指示和命令,對(duì)別人的提醒、忠告和批評(píng)應(yīng)持虛心接受的態(tài)度。
第14條 凡單批采購(gòu)金額在萬(wàn)元以上的采購(gòu),采購(gòu)員應(yīng)至少向家供應(yīng)商詢(xún)價(jià),爭(zhēng)取最低的采購(gòu)成本,并將相關(guān)詢(xún)價(jià)資料報(bào)采購(gòu)主管審核。
第15條 各組采購(gòu)主管應(yīng)對(duì)采購(gòu)信息進(jìn)行核實(shí),確認(rèn)采購(gòu)員報(bào)價(jià)屬實(shí)及最低時(shí),核準(zhǔn)采購(gòu)申請(qǐng)單。
第16條 若采購(gòu)主管發(fā)現(xiàn)自己的詢(xún)價(jià)比采購(gòu)員的報(bào)價(jià)低于%時(shí),應(yīng)展開(kāi)相應(yīng)的調(diào)查,并將調(diào)查結(jié)果報(bào)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)處理。
第17條 本制度由采購(gòu)部負(fù)責(zé)制定,報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)后施行。
第18條 本制度自頒布之日起執(zhí)行。
編制日期 審核日期 批準(zhǔn)日期
修改標(biāo)記 修改處數(shù) 修改日期
第7篇 某酒店能源采購(gòu)管理制度
酒店能源采購(gòu)管理制度
1.酒店工程部油庫(kù)根據(jù)各類(lèi)能源的使用情況,編制各類(lèi)能源的使用量,制定出季度使用計(jì)劃和年度使用計(jì)劃;
2.制定實(shí)際采購(gòu)使用量的季度計(jì)劃和年度計(jì)劃(一式四份)交總經(jīng)理審批,同意后交采購(gòu)部按計(jì)劃采購(gòu);
3.按照酒店設(shè)備和車(chē)輛的油、氣消耗情況以及營(yíng)業(yè)狀況,定出油庫(kù)、氣庫(kù)在不同季節(jié)的最低、最高庫(kù)存量,并填寫(xiě)請(qǐng)購(gòu)單,交采購(gòu)部經(jīng)理呈報(bào)總經(jīng)理審批同意后,交能源采購(gòu)組辦理;
4.超出季度和年度使用計(jì)劃而需增加能源的請(qǐng)購(gòu),必須另填寫(xiě)請(qǐng)購(gòu)單,提前一個(gè)月辦理;
5.當(dāng)采購(gòu)部接到工程部油庫(kù)請(qǐng)購(gòu)單后,應(yīng)立即進(jìn)行報(bào)價(jià),將請(qǐng)購(gòu)單送總經(jīng)理審批同意后,將請(qǐng)購(gòu)單其中一聯(lián)送回工程部油庫(kù)以備驗(yàn)收之用,一聯(lián)交能源采購(gòu)組。
第8篇 酒店采購(gòu)管理差旅制度
酒店(賓館)采購(gòu)管理、差旅制度
為了規(guī)范酒店采購(gòu)程序,降低酒店的經(jīng)營(yíng)成本,保證各項(xiàng)物資的正常供應(yīng),特制定本制度。
一、采購(gòu)人員必須以經(jīng)營(yíng)部門(mén)的需要為中心,根據(jù)貨比三家,質(zhì)優(yōu)價(jià)廉的原則,準(zhǔn)時(shí)、保質(zhì)、保量的完成各項(xiàng)物品的采購(gòu)工作。
只有采購(gòu)人員才能給供應(yīng)商下達(dá)采購(gòu)指令,其他任何人下達(dá)的采購(gòu)指令都是無(wú)效的,總倉(cāng)有權(quán)拒絕驗(yàn)收。
二、采購(gòu)程序:
⑴使用部門(mén)需要采購(gòu)物資時(shí),必須填寫(xiě)《采購(gòu)申請(qǐng)單》(采購(gòu)申請(qǐng)單必須明確:物品名稱(chēng)、規(guī)格型號(hào)、質(zhì)量要求、數(shù)量、要求到貨時(shí)間等);⑵使用部門(mén)經(jīng)理核準(zhǔn);⑶送總倉(cāng)確認(rèn);⑷報(bào)采購(gòu)負(fù)責(zé)人和財(cái)務(wù)部經(jīng)理審核;⑸報(bào)總經(jīng)理審批,采購(gòu)人員才可采購(gòu)。
《采購(gòu)申請(qǐng)單》一式四聯(lián),第一聯(lián)(白)留采購(gòu)部存檔,第二聯(lián)(紅)交財(cái)務(wù)部核算,第三聯(lián)(綠)交總倉(cāng)作為收貨憑據(jù),第四聯(lián)(黃)交申購(gòu)部門(mén)備查。
三、采購(gòu)部業(yè)務(wù)操作程序:
⑴按經(jīng)過(guò)批準(zhǔn)的《采購(gòu)申請(qǐng)單》的要求多方詢(xún)價(jià)、選擇、填寫(xiě)價(jià)格及供應(yīng)商的調(diào)查表;
⑵向采購(gòu)負(fù)責(zé)人匯報(bào)詢(xún)價(jià)情況,呈報(bào)調(diào)查表,經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后,確定最佳采購(gòu)方案;
⑶按照確定的采購(gòu)方案進(jìn)行采購(gòu);
⑷到貨后,送總倉(cāng)驗(yàn)收,按規(guī)定辦理入庫(kù)手續(xù);
⑸如果驗(yàn)收時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題,應(yīng)立即通報(bào)采購(gòu)負(fù)責(zé)人,并提出處理意見(jiàn);
⑹將到貨的品種、數(shù)量、付款情況通報(bào)申購(gòu)部門(mén);
⑺將貨物發(fā)票、驗(yàn)收單、采購(gòu)申請(qǐng)單或采購(gòu)合同一并交財(cái)務(wù)部審核,并辦理報(bào)銷(xiāo)或結(jié)算手續(xù)。
第9篇 某酒店采購(gòu)管理制度
1、制定采購(gòu)計(jì)劃
(1)由酒店各部門(mén)根據(jù)每年物資的消耗率、損耗率和對(duì)第二年的預(yù)測(cè)，在每年年底編制采購(gòu)計(jì)劃和預(yù)算報(bào)財(cái)務(wù)部審核;
(2)計(jì)劃外采購(gòu)或臨時(shí)增加的項(xiàng)目，并制定計(jì)劃或報(bào)告財(cái)務(wù)部審核;
(3)采購(gòu)計(jì)劃一式四份，自存一份，其它三份交財(cái)務(wù)部。
2、審批采購(gòu)計(jì)劃：
(1)財(cái)務(wù)部將各部門(mén)的采購(gòu)計(jì)劃和報(bào)告匯總，并進(jìn)行審核;
(2)財(cái)務(wù)部根據(jù)酒店本年的營(yíng)業(yè)實(shí)績(jī)、物資的消耗和損耗率、第二年的營(yíng)業(yè)指標(biāo)及營(yíng)業(yè)預(yù)測(cè)做采購(gòu)物資的預(yù)算;
(3)將匯總的采購(gòu)計(jì)劃和預(yù)算報(bào)總經(jīng)理審批;
(4)經(jīng)批準(zhǔn)的采購(gòu)計(jì)劃交財(cái)務(wù)總監(jiān)監(jiān)督實(shí)施，對(duì)計(jì)劃外未經(jīng)批準(zhǔn)的采購(gòu)要求，財(cái)務(wù)部有權(quán)拒絕付款。
3、物資采購(gòu)：
(1)采購(gòu)員根據(jù)核準(zhǔn)的采購(gòu)計(jì)劃，按照物品的名稱(chēng)、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、單位適時(shí)進(jìn)行采購(gòu)，以保證及時(shí)供應(yīng)。
(2)大宗用品或長(zhǎng)期需用的物資，根據(jù)核準(zhǔn)的計(jì)劃可向有關(guān)的工廠、酒店、商店簽訂長(zhǎng)期的供貨協(xié)議，以保證物品的質(zhì)量、數(shù)量、規(guī)格、品種和供貨要求。
(3)餐飲部用的食品、餐料、油味料、酒、飲品等等，由行政總廚、大廚或宴會(huì)部下單采購(gòu)部，采購(gòu)人員要按計(jì)劃或下單進(jìn)行采購(gòu)，以保證供應(yīng)。
(4)計(jì)劃外和臨時(shí)少量急需品，經(jīng)總經(jīng)理或總經(jīng)理授權(quán)有關(guān)部門(mén)經(jīng)理批準(zhǔn)后可進(jìn)行采購(gòu)，以保證需用。
4、物資驗(yàn)收入庫(kù)：
(1)無(wú)論是直撥還是入庫(kù)的采購(gòu)物資都必須經(jīng)倉(cāng)管員驗(yàn)收;
(2)倉(cāng)管員驗(yàn)收是根據(jù)訂貨的樣板，按質(zhì)按量對(duì)發(fā)票驗(yàn)收。驗(yàn)收完后要在發(fā)票上簽名或發(fā)給驗(yàn)收單，然后需直撥的按手續(xù)直撥，需入庫(kù)的按規(guī)定入庫(kù)。
第10篇 酒店采購(gòu)責(zé)任與獎(jiǎng)罰制度
酒店采購(gòu)責(zé)任與獎(jiǎng)罰
* 采購(gòu)責(zé)任與義務(wù)
采購(gòu)人員的責(zé)任與義務(wù)包括但不僅限于:
1、貫徹落實(shí)采購(gòu)申請(qǐng)、審批、訂貨、簽約、采購(gòu)、記賬等各項(xiàng)管理制度,無(wú)違規(guī)、違紀(jì)現(xiàn)象發(fā)生。
2、定期執(zhí)行貨源報(bào)價(jià)。集體定價(jià)、價(jià)格審批程序合規(guī)。每次采購(gòu)堅(jiān)持貨比三家,貨比三家價(jià)格合理,無(wú)虛報(bào)現(xiàn)象發(fā)生。
3、每次原材料、物品采購(gòu)能堅(jiān)持做到品種對(duì)應(yīng)、質(zhì)量?jī)?yōu)良、價(jià)格合理、數(shù)量適當(dāng)、到貨準(zhǔn)時(shí),無(wú)人為原因影響經(jīng)營(yíng)正常進(jìn)行。
4、堅(jiān)守廉政條約,無(wú)串標(biāo)、圍標(biāo)、收取回扣、營(yíng)私舞弊等造成酒店經(jīng)濟(jì)損失的行為發(fā)生。
5、開(kāi)展市場(chǎng)調(diào)查研究,不斷開(kāi)發(fā)貨源渠道,保證常規(guī)用品的供應(yīng)達(dá)到'1+2+n'的供應(yīng)商積累和動(dòng)態(tài)管理。更新提供市場(chǎng)信息,不斷提出降低成本的合理化建議并付諸實(shí)施。
* 相關(guān)獎(jiǎng)懲
1、采購(gòu)人員有以下情形之一,給酒店帶來(lái)可實(shí)現(xiàn)或已實(shí)現(xiàn)的利益,酒店將給予相關(guān)責(zé)任人通報(bào)表?yè)P(yáng)、月度考核加分、評(píng)先創(chuàng)優(yōu),以及100-2000元的獎(jiǎng)勵(lì)。
(1)完善'1+2+n'的合格供應(yīng)商資源,并有效展開(kāi)競(jìng)爭(zhēng)管理;
(2)開(kāi)辟新的供應(yīng)渠道,帶來(lái)更優(yōu)性?xún)r(jià)比的物資來(lái)源;
(3)價(jià)格獲得同區(qū)域優(yōu)勢(shì),并規(guī)范管理信用,獲得供應(yīng)商的額外支持;
(4)價(jià)格預(yù)測(cè)超前準(zhǔn)確,并進(jìn)行補(bǔ)庫(kù)計(jì)劃的合理建議,實(shí)施效果良好。
(5)其他公司認(rèn)定的情形。
2、采購(gòu)人員有下列情形之一,給酒店造成經(jīng)濟(jì)或名譽(yù)損失的。根據(jù)情節(jié)輕重,酒店將分別給予相關(guān)責(zé)任人記過(guò)、免職、辭退等行政處罰,100-2000元經(jīng)濟(jì)處罰。給酒店造成重大損失的,酒店將依法追究法律責(zé)任:
(1)私自接受供方帶有娛樂(lè)性宴請(qǐng)或私自參加其它非正?；顒?dòng)的。
(2)私自接收或向供方索取財(cái)、物的。
(3)接收財(cái)、物后未主動(dòng)上繳公司的。
(4)未遵守保密制度,出現(xiàn)任何有意或無(wú)意的泄密行為的。
(5)違反制度或違規(guī)操作,給公司帶來(lái)事實(shí)或潛在的風(fēng)險(xiǎn)與損失的。
第11篇 餐飲酒店物品采購(gòu)管理制度
隨著餐飲酒店規(guī)模的不斷擴(kuò)大,餐飲酒店的管理也越來(lái)越難,尤其在財(cái)務(wù)物品采購(gòu)管理方面更是難上加難了,不過(guò)有一套好的物品采購(gòu)管理制度管理就不再是難題了。有了制度還必須要有流程標(biāo)準(zhǔn),同時(shí)還要做好如何減少餐飲采購(gòu)中的漏洞問(wèn)題。為了加強(qiáng)餐飲酒店物品采購(gòu)的管理,防止庫(kù)存積壓、造成滯銷(xiāo)、超期變質(zhì)等損失,我們需要結(jié)合餐飲酒店的實(shí)際情況,制定該管理制度,具體如下:
1、采購(gòu)人員須認(rèn)真學(xué)習(xí)《合同法》及有關(guān)法律和餐飲酒店規(guī)定,不得因合同條款訂立不當(dāng)而給餐飲酒店帶來(lái)?yè)p失。合同在簽訂前須由經(jīng)辦人填寫(xiě)合同簽訂申請(qǐng)書(shū),報(bào)餐飲酒店總經(jīng)理批準(zhǔn),方可簽署。
2、采銷(xiāo)合同由專(zhuān)人統(tǒng)一編寫(xiě)、登記、編制、發(fā)送和保存。所有合同必須保留正本兩份,一份交財(cái)務(wù)部做付款憑證,另一份交由相關(guān)部門(mén)合同管理人員留檔備查。
3、物品的采購(gòu):
物品的采購(gòu),按每月使用計(jì)劃及合理庫(kù)存的需要,經(jīng)營(yíng)業(yè)部門(mén)經(jīng)理審核后報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn),不得因提前或拖延采購(gòu)而影響營(yíng)業(yè),也應(yīng)避免因超計(jì)劃采購(gòu)帶來(lái)積壓或損失。
采購(gòu)人員采購(gòu)物品時(shí),應(yīng)根據(jù)請(qǐng)購(gòu)單的數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量要求、用途,審核同意后報(bào)總經(jīng)理審批,方可采購(gòu)。管理用物品的采購(gòu),如固定資產(chǎn)、儀器、工具、辦公用品等,各部門(mén)應(yīng)填寫(xiě)請(qǐng)購(gòu)單,經(jīng)所購(gòu)物品的部門(mén)經(jīng)理審核后,報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)后統(tǒng)一購(gòu)買(mǎi)。
辦理購(gòu)物付款時(shí),應(yīng)附付款申請(qǐng)單、購(gòu)銷(xiāo)合同、請(qǐng)購(gòu)單,已經(jīng)總經(jīng)理審批的付款計(jì)劃或購(gòu)貨合同執(zhí)行情況表,報(bào)財(cái)務(wù)部審核后,方可付款。
財(cái)務(wù)部門(mén)在辦理付款時(shí)應(yīng)核實(shí)付款手續(xù)是否齊全,否則財(cái)務(wù)有權(quán)拒付,并要求補(bǔ)齊相關(guān)手續(xù)。
采購(gòu)人員報(bào)銷(xiāo)時(shí),應(yīng)辦理入庫(kù)單,入庫(kù)單內(nèi)容必須填寫(xiě)清楚齊全,如需要質(zhì)檢的物品,應(yīng)附質(zhì)檢部門(mén)的審簽手續(xù)。根據(jù)財(cái)務(wù)要求,發(fā)票應(yīng)在開(kāi)出一個(gè)月內(nèi)報(bào)銷(xiāo),逾期未報(bào)銷(xiāo)給公司造成損失的,由采購(gòu)經(jīng)辦人承擔(dān),該部門(mén)經(jīng)理負(fù)同等責(zé)任。
采購(gòu)、庫(kù)管人員按季度對(duì)庫(kù)房存貨情況進(jìn)行分析,對(duì)庫(kù)存物品的積壓、變質(zhì)、沉淀要列表清查、處理,對(duì)造成不必要的損失負(fù)直接責(zé)任。
4、成本部每月2日前將截止到上月末的庫(kù)存物品(包括各分庫(kù))盤(pán)點(diǎn)情況匯總表報(bào)財(cái)務(wù)部,并對(duì)庫(kù)存物品現(xiàn)狀如短缺、毀損等列示清楚,及時(shí)處理,減少不必要的損失。如是人為因素給餐飲酒店造成損失,當(dāng)事人要承擔(dān)責(zé)任。
5、采購(gòu)人員不得營(yíng)私舞弊,吃回扣貪污,假公濟(jì)私,如發(fā)現(xiàn)有上述行為,將嚴(yán)厲追究當(dāng)事人經(jīng)濟(jì)或刑事責(zé)任。
以上五點(diǎn)就是物品采購(gòu)管理制度的內(nèi)容,可能內(nèi)容比較廣,具體的細(xì)化內(nèi)容還需要自己根據(jù)自身的工作崗位要求進(jìn)行調(diào)整,同時(shí)以上制度的內(nèi)容是由財(cái)務(wù)部制定并負(fù)責(zé)解釋的,財(cái)務(wù)部負(fù)主要責(zé)任。有了這份物品采購(gòu)管理制度還必須要有一套餐飲業(yè)采購(gòu)流程及標(biāo)準(zhǔn)還能把采購(gòu)部的工作做得更好。
第12篇 酒店日常采購(gòu)工作制度
某酒店日常采購(gòu)管理制度
第一章 總則
第一條 為保證酒店采購(gòu)工作的計(jì)劃性和統(tǒng)籌性,合理控制成本,促進(jìn)內(nèi)部協(xié)調(diào),加強(qiáng)內(nèi)部控制,提高工作效率,特制定日常采購(gòu)管理制度(以下簡(jiǎn)稱(chēng)《制度》)。
第二條 本《制度》適用酒店經(jīng)營(yíng)管理日常采購(gòu)工作。
第三條 本《制度》由總則、組織機(jī)構(gòu)及職責(zé)、采購(gòu)工作內(nèi)容、采購(gòu)程序、采購(gòu)業(yè)務(wù)實(shí)施規(guī)范、責(zé)任與獎(jiǎng)罰和附則七個(gè)部分組成。
第二章 組織機(jī)構(gòu)及職責(zé)
第四條 組織機(jī)構(gòu)
酒店庫(kù)房部負(fù)責(zé)庫(kù)存物資管理,根據(jù)庫(kù)存物資消耗情況提報(bào)庫(kù)存物資的補(bǔ)庫(kù)計(jì)劃。庫(kù)房部對(duì)因庫(kù)存盤(pán)點(diǎn)把關(guān)不嚴(yán)造成超額或短缺采購(gòu),導(dǎo)致酒店受損或無(wú)法正常運(yùn)轉(zhuǎn)負(fù)責(zé)。
使用部門(mén)負(fù)責(zé)根據(jù)日常經(jīng)營(yíng)和管理的消耗進(jìn)行科學(xué)合理預(yù)測(cè),提報(bào)月度采購(gòu)計(jì)劃需求。
酒店設(shè)立專(zhuān)職采購(gòu)部,牽頭組織編制定期采購(gòu)計(jì)劃,并全面負(fù)責(zé)酒店物資采購(gòu)的具體實(shí)施工作。采購(gòu)部隸屬酒店財(cái)務(wù)部系統(tǒng),業(yè)務(wù)上同時(shí)接受管理公司采購(gòu)部業(yè)務(wù)監(jiān)督與考核。
酒店成立定價(jià)評(píng)審小組:由采購(gòu)部經(jīng)理、使用部門(mén)負(fù)責(zé)人(食品原材料定價(jià)須由廚師長(zhǎng)和餐飲部負(fù)責(zé)人同時(shí)參加)、財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人、總經(jīng)理組成,酒店總經(jīng)理任組長(zhǎng)。各酒店食品原材料固定周期內(nèi)的定價(jià)由評(píng)審小組評(píng)定后執(zhí)行。
第五條 酒店采購(gòu)部組織架構(gòu)
第六條 采購(gòu)部經(jīng)理工作職責(zé)
1、負(fù)責(zé)持續(xù)完善酒店采購(gòu)制度,細(xì)化采購(gòu)流程,規(guī)范臺(tái)賬管理,確保采購(gòu)質(zhì)量,控制采購(gòu)成本,提高采購(gòu)效率,保證物資采購(gòu)管理體系的完整與科學(xué)。
2、根據(jù)公司招標(biāo)管理相關(guān)規(guī)定,牽頭組織實(shí)施酒店權(quán)限內(nèi)的招標(biāo)采購(gòu)。
3、掌握物資使用情況和庫(kù)存物資動(dòng)態(tài),牽頭組織有關(guān)部門(mén)根據(jù)實(shí)際經(jīng)營(yíng)情況,合理、科學(xué)地編制并審核年度、季度、月度采購(gòu)計(jì)劃。配合成控部門(mén)做好物資平衡工作,及時(shí)處理呆滯物資,加速物資周轉(zhuǎn)。
4、組織實(shí)施酒店日常物資采購(gòu)供應(yīng)工作,審核所有《采購(gòu)申請(qǐng)單》、訂貨單,按程序上報(bào)經(jīng)審批后實(shí)施采購(gòu)。
5、建立和維護(hù)價(jià)格管理體系,定期了解市場(chǎng)行情和價(jià)格信息,堅(jiān)持貨比三家的原則,落實(shí)詢(xún)、比、定價(jià),控制物資采購(gòu)成本。
6、開(kāi)辟和維護(hù)優(yōu)質(zhì)供貨渠道,落實(shí)'1+2+n'的供應(yīng)商管理方式,保證供貨的及時(shí)性和質(zhì)優(yōu)價(jià)廉。
7、按公司規(guī)定加強(qiáng)合同的管理,嚴(yán)格把關(guān)合同條 款,保證合同的正常履約,防止經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)。
8、負(fù)責(zé)下屬的業(yè)務(wù)知識(shí)和業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)。
9、完成領(lǐng)導(dǎo)及上級(jí)業(yè)務(wù)部門(mén)交辦的其他工作。
相關(guān)權(quán)限:
1、部門(mén)備用金的支配權(quán)。
2、對(duì)采購(gòu)程序執(zhí)行情況的獎(jiǎng)懲建議權(quán)。
3、下屬考核權(quán)與獎(jiǎng)懲權(quán)。
4、部門(mén)日常行政工作的安排。
第七條 雜品類(lèi)采購(gòu)工作職責(zé)
1、熟悉酒店各部門(mén)對(duì)雜品的需求以及倉(cāng)庫(kù)存貨情況,掌握物品市場(chǎng)的供應(yīng)情況以及各類(lèi)物品的價(jià)格行情和信息。并對(duì)搜集回來(lái)的資料進(jìn)行歸類(lèi)整理。
2、以采購(gòu)計(jì)劃為依據(jù),負(fù)責(zé)審核各部門(mén)的采購(gòu)申請(qǐng)單,與倉(cāng)庫(kù)密切溝通,避免出現(xiàn)庫(kù)存積壓現(xiàn)象,確保不出現(xiàn)重復(fù)采購(gòu)。
3、堅(jiān)持貨比三家的原則,對(duì)各部門(mén)申購(gòu)單和申購(gòu)計(jì)劃做好詢(xún)比定價(jià),并報(bào)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。
4、采購(gòu)?fù)戤?要配合倉(cāng)庫(kù)做好物品入庫(kù)的驗(yàn)收工作。采購(gòu)的物品要確保價(jià)格合理、質(zhì)量可靠,對(duì)不符合采購(gòu)要求的物品負(fù)責(zé)辦理退貨或調(diào)換工作。
5、嚴(yán)格執(zhí)行公司各項(xiàng)制度,辦理各類(lèi)付款的簽批手續(xù)。
6、負(fù)責(zé)供應(yīng)商信息庫(kù)的不斷更新及合同臺(tái)賬維護(hù)工作。
7、根據(jù)酒店的實(shí)際經(jīng)營(yíng)情況,積極拓展供應(yīng)渠道,主動(dòng)發(fā)現(xiàn)市場(chǎng)新產(chǎn)品,調(diào)整新貨源并及時(shí)上報(bào),為酒店節(jié)省采購(gòu)成本。
8、保質(zhì)保量完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作。
第八條 食品類(lèi)采購(gòu)工作職責(zé)
1、全面負(fù)責(zé)店內(nèi)所有煙、酒、食品類(lèi)物品的采購(gòu)工作,保證營(yíng)運(yùn)部門(mén)工作的連續(xù)性、時(shí)效性。
2、熟悉酒店各部門(mén)對(duì)食品的需用要求以及倉(cāng)庫(kù)存貨情況,掌握食品市場(chǎng)的供應(yīng)情況以及各類(lèi)物品的價(jià)格行情和信息。并對(duì)搜集回來(lái)的資料進(jìn)行歸類(lèi)整理。
3、堅(jiān)持貨比三家的原則,做好食品原材料的詢(xún)比定價(jià)工作。并報(bào)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。
4、確保所購(gòu)食品來(lái)源的合法性、安全性,保證各類(lèi)食品證件的齊全。
5、采購(gòu)?fù)戤?要配合倉(cāng)庫(kù)做好物品入庫(kù)的驗(yàn)收工作。采購(gòu)的物品要確保價(jià)格合理、質(zhì)量可靠,對(duì)不符合采購(gòu)要求的食品負(fù)責(zé)辦理退貨或調(diào)換工作。
6、嚴(yán)格執(zhí)行公司各項(xiàng)制度,辦理各類(lèi)付款的簽批手續(xù)。
7、根據(jù)酒店的實(shí)際經(jīng)營(yíng)情況,積極拓展供應(yīng)渠道,主動(dòng)發(fā)現(xiàn)市場(chǎng)新產(chǎn)品,調(diào)整新貨源并及時(shí)上報(bào),為酒店節(jié)省采購(gòu)成本。
8、負(fù)責(zé)供應(yīng)商信息庫(kù)的不斷更新及合同臺(tái)賬維護(hù)工作。
9、保質(zhì)保量完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作。
第三章 采購(gòu)工作內(nèi)容
第九條 采購(gòu)方案制定
采購(gòu)物資要滿(mǎn)足使用部門(mén)對(duì)質(zhì)量、數(shù)量和時(shí)限性的要求,同時(shí)避免過(guò)量采購(gòu)帶來(lái)的壓庫(kù)風(fēng)險(xiǎn),且價(jià)格要符合市場(chǎng)行情,達(dá)到控制成本的目的。合理的采購(gòu)方案制定要考慮以下幾個(gè)方面:
1、數(shù)量:申購(gòu)數(shù)量由使用部門(mén)提報(bào)(建議訂貨量,以及申報(bào)理由),倉(cāng)庫(kù)校核(考慮合理庫(kù)存量和實(shí)際庫(kù)存量),采購(gòu)部門(mén)依據(jù)上述條 件對(duì)實(shí)際采購(gòu)數(shù)量進(jìn)一步核算。在滿(mǎn)足經(jīng)營(yíng)的前提下,壓低控制庫(kù)存量,減少資金占?jí)?。?duì)于日常消耗量大且波動(dòng)價(jià)值較低物資,可適當(dāng)增大安全庫(kù)存。
2、質(zhì)量和價(jià)格:須采取供應(yīng)商實(shí)物封樣或者照片封樣的方式保證驗(yàn)貨標(biāo)準(zhǔn)的統(tǒng)一,質(zhì)量必須經(jīng)使用部門(mén)確認(rèn)。嚴(yán)格按照詢(xún)比定價(jià)的原則執(zhí)行價(jià)格結(jié)算,采購(gòu)單上須標(biāo)明三家以上可比供應(yīng)商的報(bào)價(jià)及聯(lián)系方式,堅(jiān)持同等質(zhì)量比價(jià)格。
3、進(jìn)貨地點(diǎn):按照在比價(jià)的前提下就近購(gòu)買(mǎi)的原則,確保供貨及時(shí)性。
4、供應(yīng)時(shí)間:以綜合考慮最低庫(kù)存量及消耗速度和實(shí)際使用量為依據(jù),在供應(yīng)商協(xié)議上明確約定供應(yīng)時(shí)間,以防缺貨影響經(jīng)營(yíng)管理。
5、供應(yīng)商:建立可靠穩(wěn)定信譽(yù)好的供應(yīng)商檔案,確保擁有'1+2+n'的供應(yīng)商資源,以公平的競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制實(shí)現(xiàn)優(yōu)質(zhì)、優(yōu)價(jià)、及時(shí)的物資供應(yīng),除非特別采購(gòu)請(qǐng)示,日常采購(gòu)應(yīng)由合格供應(yīng)商供應(yīng)。
第十條 采購(gòu)計(jì)劃制定
采購(gòu)計(jì)劃包含計(jì)劃內(nèi)申購(gòu)(月度采購(gòu)計(jì)劃)和計(jì)劃外申購(gòu)(采購(gòu)申請(qǐng)單)。
1、審批后的采購(gòu)計(jì)劃最終匯總采購(gòu)部組織實(shí)施,必須明確所需物品的名稱(chēng)、規(guī)格、質(zhì)量、數(shù)量及到貨時(shí)間要求,到貨時(shí)間須滿(mǎn)足采購(gòu)周期的一般要求。
2、因采購(gòu)計(jì)劃編制不當(dāng)而造成浪費(fèi)和損失,按照所負(fù)
責(zé)的節(jié)點(diǎn)分別由申報(bào)部門(mén)、庫(kù)房、采購(gòu)負(fù)責(zé)。對(duì)因庫(kù)存盤(pán)點(diǎn)把關(guān)不嚴(yán)造成超額或短缺采購(gòu),其損失由庫(kù)房負(fù)責(zé);對(duì)于日常消耗估測(cè)嚴(yán)重不準(zhǔn)造成的超額或短缺,其損失由使用部門(mén)負(fù)責(zé);對(duì)于計(jì)劃審核測(cè)算錯(cuò)誤或供貨不及時(shí)造成的損失由采購(gòu)部負(fù)責(zé)。
第十一條 申購(gòu)
申購(gòu)的分類(lèi):計(jì)劃內(nèi)申購(gòu)和計(jì)劃外申購(gòu)
1、計(jì)劃內(nèi)申購(gòu)是指由倉(cāng)庫(kù)按酒店批準(zhǔn)的常備物品采購(gòu)計(jì)劃按供貨周期分批進(jìn)行的申購(gòu)。
2、計(jì)劃外申購(gòu)是指確屬日常需要,但是在計(jì)劃中沒(méi)有涵蓋,臨時(shí)提出的采購(gòu),各部門(mén)填寫(xiě)《采購(gòu)申請(qǐng)單》(見(jiàn)附件一:《采購(gòu)申請(qǐng)單》)經(jīng)庫(kù)房校核、采購(gòu)部核算后逐級(jí)上報(bào)審批。
第十二條 采購(gòu)實(shí)施
1、對(duì)于大宗物資(指全年大批量、單件價(jià)值高或單項(xiàng)品種達(dá)到一定規(guī)模的物資)采取招標(biāo)的辦法進(jìn)行采購(gòu)。具體工作事項(xiàng)可參照《酒店管理公司招標(biāo)采購(gòu)管理制度》。
2、采購(gòu)部根據(jù)分工,按照審批后的采購(gòu)計(jì)劃或者采購(gòu)申請(qǐng)單,向供應(yīng)商發(fā)出供貨通知,并過(guò)程督進(jìn),保證及時(shí)性。
3、定價(jià)小組根據(jù)所提供的供應(yīng)商資料,經(jīng)多輪報(bào)價(jià),多輪談判確定最低價(jià)格或者性?xún)r(jià)比最高的供應(yīng)商。
4、鮮活食品每15天進(jìn)行一次定價(jià),每類(lèi)物品供應(yīng)商應(yīng)先報(bào)價(jià)。采購(gòu)部、財(cái)務(wù)部、餐飲部三方派人對(duì)市場(chǎng)調(diào)研,提供書(shū)面價(jià)格資料,經(jīng)過(guò)報(bào)價(jià)-詢(xún)價(jià)-核價(jià)-多輪談判-最后由定價(jià)小組簽批后執(zhí)行。
5、非鮮活類(lèi)日常物資采購(gòu)要堅(jiān)持貨比三家的工作原則,詢(xún)價(jià)階段要有使用部門(mén)人員共同參加,定價(jià)小組經(jīng)多輪比價(jià)、議價(jià)后定價(jià),最終選定的物品和價(jià)格要經(jīng)使用部門(mén)確認(rèn)。
6、對(duì)于新品種除按正常的采購(gòu)申報(bào)外,還須提供樣品、試驗(yàn)報(bào)告,經(jīng)使用部門(mén)負(fù)責(zé)人確認(rèn)后(重要物質(zhì)還需酒店總經(jīng)理確認(rèn))方可購(gòu)買(mǎi)。
7、辦公用品歸口管理部門(mén)為辦公室,庫(kù)房申請(qǐng)辦公用品補(bǔ)庫(kù)需經(jīng)辦公室審核,然后轉(zhuǎn)采購(gòu)部執(zhí)行。工程維保材料的申購(gòu)歸口部門(mén)為工程部,電腦耗材的申購(gòu)部門(mén)為酒店電腦部。
8、非采購(gòu)人員通知供應(yīng)商下達(dá)的采購(gòu)指令,一律無(wú)效。除專(zhuān)職采購(gòu)人員,其他任何部門(mén)、任何人都不得干預(yù)采購(gòu)工作。
第十三條 付款
采購(gòu)物品經(jīng)庫(kù)房驗(yàn)收入庫(kù)并經(jīng)使用部門(mén)出具物品合格驗(yàn)收單后方可按照合同或協(xié)議規(guī)定付款(按合同執(zhí)行的預(yù)付款除外)。月結(jié)類(lèi)固定供應(yīng)商付款時(shí)應(yīng)注意以下幾點(diǎn):
1、考慮到員工餐廳廚房食品原材料與餐飲部廚房食品原材料有可能出現(xiàn)同種物品價(jià)格會(huì)有所區(qū)別,可以分開(kāi)上報(bào)。
2、經(jīng)營(yíng)中的常規(guī)付款都應(yīng)制定計(jì)劃,各單店于每月10日前上報(bào)本月的付款計(jì)劃(見(jiàn)附件二:《本月付款計(jì)劃》),經(jīng)管理公司財(cái)務(wù)總監(jiān)、總經(jīng)理及董事長(zhǎng)批準(zhǔn)后執(zhí)行。計(jì)劃內(nèi)付款各單店可直接支付。
3、對(duì)于日常付款過(guò)程中出現(xiàn)以下情況之一的付款,各單店須上報(bào)管理公司審批(見(jiàn)附件三:《付款申請(qǐng)單》):
(1)對(duì)于實(shí)際需要付款的額度超出審批計(jì)劃;
(2)對(duì)于計(jì)劃外的緊急采購(gòu)付款超過(guò)5千元(含5千);
(3)日常零星支出中,計(jì)劃內(nèi)單一事項(xiàng)額度超過(guò)2萬(wàn)元(含2萬(wàn));
(4)日常零星支出如總額超出計(jì)劃,計(jì)劃外支出。
第十四條 物資進(jìn)店管理
1、所有進(jìn)店支持的談判必須要有財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人和總經(jīng)理共同參加進(jìn)行。
2、進(jìn)店支持要在保證公司利益、維護(hù)酒店聲譽(yù)的前提下進(jìn)行,禁止供應(yīng)商返利與商品加價(jià)后進(jìn)店。
3、進(jìn)店費(fèi)用最佳方案為現(xiàn)金且一次性支付。
第四章 采購(gòu)程序
第十五條 計(jì)劃內(nèi)采購(gòu)程序(月度采購(gòu)計(jì)劃)
計(jì)劃內(nèi)采購(gòu)程序的制定是為了加強(qiáng)各部門(mén)計(jì)劃性有序管理,將零散采購(gòu)變?yōu)榧胁少?gòu)。所有的采購(gòu)行為都要跟著臺(tái)賬等基礎(chǔ)工作的補(bǔ)充進(jìn)行。具體執(zhí)行順序如下:
使用部門(mén)負(fù)責(zé)人→庫(kù)房主管→成本會(huì)計(jì)→財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人→總經(jīng)理→采購(gòu)部
1、各部門(mén)負(fù)責(zé)人需根據(jù)部門(mén)日常消耗測(cè)算出下月月度采購(gòu)計(jì)劃,于每月20日?qǐng)?bào)庫(kù)房校核。
2、庫(kù)房將各部門(mén)月度采購(gòu)計(jì)劃匯總,結(jié)合庫(kù)存物資合理儲(chǔ)備量編制庫(kù)存物資常備物品采購(gòu)計(jì)劃并上報(bào)(可參照中軟庫(kù)存系統(tǒng))。
3、成本會(huì)計(jì)審核各部門(mén)月度采購(gòu)計(jì)劃和庫(kù)房常備物資采購(gòu)計(jì)劃儲(chǔ)備量設(shè)置是否合理。
4、財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人審核各部門(mén)月度采購(gòu)計(jì)劃和庫(kù)房常備物資采購(gòu)計(jì)劃是否超出部門(mén)本年度預(yù)算,并對(duì)設(shè)置原則進(jìn)一步分析合理性。
5、酒店總經(jīng)理對(duì)月度采購(gòu)計(jì)劃擁有最終的審批權(quán)。
6、采購(gòu)部依據(jù)審批后的采購(gòu)計(jì)劃執(zhí)行購(gòu)買(mǎi),有合格供應(yīng)商的通知供應(yīng)商送貨,沒(méi)有合格供應(yīng)商的連同使用部門(mén)共同調(diào)研篩選后上報(bào)審批,確保次月10日前到貨。
第十六條 計(jì)劃外采購(gòu)程序
具體執(zhí)行程序如下:
使用部門(mén)負(fù)責(zé)人→庫(kù)房主管→采購(gòu)部→財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人→總經(jīng)理→采購(gòu)部購(gòu)買(mǎi)→收貨
'采購(gòu)申請(qǐng)單'應(yīng)一式四份(見(jiàn)附件一:《采購(gòu)申請(qǐng)單》)
第一聯(lián)、采購(gòu)部存檔
第二聯(lián)、申請(qǐng)部門(mén)留存
第三聯(lián)、財(cái)務(wù)全面把控
第四聯(lián)、倉(cāng)庫(kù)部門(mén)使用
各流程負(fù)責(zé)人職責(zé)如下:
1、申請(qǐng)部門(mén)負(fù)責(zé)人:應(yīng)根據(jù)自身部門(mén)消耗與儲(chǔ)備情況酌量填寫(xiě),并注明所需物品的詳細(xì)名稱(chēng)、規(guī)格、質(zhì)量、所需數(shù)量、用途、申報(bào)原因等,確實(shí)有必要購(gòu)買(mǎi),方可簽字確認(rèn)。
2、庫(kù)房主管:應(yīng)仔細(xì)審核部門(mén)所填寫(xiě)的物品采購(gòu)單,若庫(kù)房有存貨或有替代品應(yīng)及時(shí)通知使用部門(mén)讓其領(lǐng)貨。避免浪費(fèi),然后簽字確認(rèn)。
3、采購(gòu)部:對(duì)部門(mén)提供的采購(gòu)單要迅速組織相關(guān)負(fù)責(zé)人調(diào)研,價(jià)格與質(zhì)量要經(jīng)使用部門(mén)確認(rèn)后上報(bào)。采購(gòu)單上要明確寫(xiě)明三家的報(bào)價(jià)及聯(lián)系人、聯(lián)系方式,然后部門(mén)經(jīng)理簽字向上一級(jí)傳遞。
4、財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人:對(duì)采購(gòu)部送來(lái)的采購(gòu)單進(jìn)一步分析,看是否超出本年度采購(gòu)預(yù)算,簽字確認(rèn)送至總經(jīng)理審批。
5、總經(jīng)理:對(duì)采購(gòu)單有最終審批權(quán)。
6、采購(gòu)部:根據(jù)最終審批下來(lái)的采購(gòu)單組織購(gòu)買(mǎi)。
7、庫(kù)房部:庫(kù)房部依據(jù)審批下來(lái)的采購(gòu)單與使用部門(mén)、采購(gòu)部三方共同驗(yàn)收貨物。對(duì)于供應(yīng)商送交庫(kù)房物品,庫(kù)房部應(yīng)予詳細(xì)核對(duì),對(duì)不符合要求的物品。絕不允許收貨。
第十七條 緊急采購(gòu)程序
原則上酒店不允許緊急采購(gòu),除非極為特殊的情況。但緊急采購(gòu)必須嚴(yán)格遵守相關(guān)制度與程序,具體程序如下:
1、緊急采購(gòu)適用范圍:重要接待、工程搶修、突發(fā)事件等不可預(yù)見(jiàn)性事件或總經(jīng)理認(rèn)為緊急采購(gòu)的物品。
2、有關(guān)緊急采購(gòu)必須先通知財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人和總經(jīng)理,若總經(jīng)理不在時(shí)須報(bào)知值班經(jīng)理,并獲得簽字同意。
3、在采購(gòu)部當(dāng)班期間,緊急采購(gòu)原則
上交由采購(gòu)部執(zhí)行。使用部門(mén)填寫(xiě)采購(gòu)單(標(biāo)注緊急采購(gòu)事由)后交采購(gòu)部。接到緊急采購(gòu)任務(wù)后,根據(jù)采購(gòu)分工,由采購(gòu)經(jīng)理安排采購(gòu)事宜。
(1)對(duì)于庫(kù)存商品,有固定供應(yīng)商送貨的,馬上通知供應(yīng)商送貨。
(2)需要外出購(gòu)買(mǎi)的,直接拿備用金購(gòu)買(mǎi)。如金額較大,使用部門(mén)填寫(xiě)借款單,交財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人和總經(jīng)理簽批后采購(gòu)部取現(xiàn)金購(gòu)買(mǎi)。物品買(mǎi)回后補(bǔ)填采購(gòu)單交庫(kù)房填寫(xiě)價(jià)格,報(bào)賬時(shí)附上。
4、在采購(gòu)部非工作時(shí)間內(nèi),緊急采購(gòu)可由使用部門(mén)實(shí)行,但必須嚴(yán)格遵守相關(guān)制度和程序。
5、使用部門(mén)在收到貨物時(shí)需記錄注明收貨名稱(chēng)、數(shù)量、規(guī)格及收貨時(shí)間,并經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后盡快轉(zhuǎn)給庫(kù)房。若庫(kù)管員當(dāng)班,應(yīng)通知庫(kù)管員驗(yàn)貨。
6、緊急采購(gòu)的《采購(gòu)申請(qǐng)單》需事后12小時(shí)內(nèi)及時(shí)送交部門(mén)負(fù)責(zé)人、采購(gòu)經(jīng)理、財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人和總經(jīng)理補(bǔ)簽。
7、所有緊急采購(gòu)相關(guān)的財(cái)務(wù)程序必須在3個(gè)工作日內(nèi)上報(bào)并審批完畢,借款人應(yīng)確保緊急采購(gòu)發(fā)生的款項(xiàng)在5個(gè)工作日內(nèi)償還,否則財(cái)務(wù)部將會(huì)按相關(guān)制度執(zhí)行處罰。
第十八條 食品原材料采購(gòu)程序
蔬菜、水果、肉類(lèi)、水產(chǎn)等鮮貨類(lèi)執(zhí)行直撥物資采購(gòu)申報(bào)程序
1、廚房報(bào)單員每天根據(jù)營(yíng)業(yè)情況及庫(kù)存物資情況確定次日所需物資品種及數(shù)量,詳細(xì)填制'每日市場(chǎng)采購(gòu)單'(見(jiàn)附件四:《每日市場(chǎng)采購(gòu)單》)并交廚師長(zhǎng)、餐飲部負(fù)責(zé)人簽字(若廚師長(zhǎng)不在時(shí),需指定授權(quán)人)。
2、廚房報(bào)單員在下午4:30點(diǎn)前應(yīng)將簽批后的《每日市場(chǎng)采購(gòu)單》交采購(gòu)部,逾期未將《每日市場(chǎng)采購(gòu)單》送至采購(gòu)部,采購(gòu)部將不予訂貨。若要補(bǔ)充當(dāng)日晚餐所需部分物資時(shí),需將補(bǔ)充申請(qǐng)單于當(dāng)日下午1點(diǎn)前報(bào)采購(gòu)部。
3、'每日市場(chǎng)采購(gòu)單'具體執(zhí)行流程如下:
使用廚房提單員→廚師長(zhǎng)→餐飲部負(fù)責(zé)人→采購(gòu)部→通知供貨商直接供貨
'每日市場(chǎng)采購(gòu)單'應(yīng)一式叁聯(lián),第一聯(lián)采購(gòu)部存檔,第二聯(lián)收貨部使用,第三聯(lián)使用廚房留用。
4、各流程負(fù)責(zé)人職責(zé)如下:
(1)廚師長(zhǎng):仔細(xì)檢查各個(gè)冷庫(kù)、菜庫(kù),根據(jù)存量在采購(gòu)單上明確所需食品的名稱(chēng)、數(shù)量、規(guī)格,避免浪費(fèi)或者不足。若特殊食品要寫(xiě)明具體品牌,在采購(gòu)單上簽字確認(rèn)。
(2)餐飲部負(fù)責(zé)人:應(yīng)根據(jù)實(shí)際消費(fèi)傾向情況審核食品原材料訂貨量,避免食品儲(chǔ)備不足或超量?jī)?chǔ)備,然后簽字確認(rèn)。
(3)采購(gòu)部:先審核餐飲部送來(lái)的采購(gòu)單,看是否有特殊商品需單獨(dú)購(gòu)買(mǎi),然后及時(shí)通知供貨商明早送貨。
(4)供貨商:接聽(tīng)到采購(gòu)部的訂單電話后及時(shí)備貨,確保食品質(zhì)量,保證及時(shí)供貨。
第十九條 食品原材料類(lèi)詢(xún)、比、定價(jià)程序
1、詢(xún)價(jià)地點(diǎn):
各單體酒店所在地及周邊一級(jí)批發(fā)市場(chǎng)。
2、詢(xún)價(jià)、定價(jià)人員:
采購(gòu)部牽頭,協(xié)調(diào)財(cái)務(wù)部、廚房或員工食堂各指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)參與詢(xún)價(jià)工作。制定價(jià)格時(shí),由參與詢(xún)價(jià)人員共同談判制定。務(wù)求準(zhǔn)確、公正以維護(hù)酒店利益。具體流程如下:供應(yīng)商報(bào)價(jià)→詢(xún)價(jià)→核價(jià)→議價(jià)→定價(jià)→執(zhí)行。
3、基本報(bào)價(jià):
每月1日、每月16日為供應(yīng)商報(bào)價(jià)日,要求供應(yīng)商對(duì)其負(fù)責(zé)的項(xiàng)目進(jìn)行報(bào)價(jià),并對(duì)部分遺漏單品進(jìn)行補(bǔ)充。
4、詢(xún)價(jià):
每月2日、每月17日為市場(chǎng)詢(xún)價(jià)日,財(cái)務(wù)成本會(huì)計(jì)、餐飲部廚師、食品采購(gòu)員到酒店及周邊一級(jí)批發(fā)市場(chǎng)進(jìn)行調(diào)查及詢(xún)價(jià),并要有詢(xún)價(jià)記錄。
5、核價(jià)和議價(jià):
根據(jù)市場(chǎng)調(diào)查后的情況,由采購(gòu)部經(jīng)理、財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人、餐飲部負(fù)責(zé)人共同與供應(yīng)商再次進(jìn)行核價(jià)、議價(jià)。
6、定價(jià):
(1)定價(jià)原則:酒店采購(gòu)定價(jià)不高于市場(chǎng)批發(fā)價(jià)格。
(2)每月3日、18日召開(kāi)定價(jià)會(huì)議,確定采購(gòu)定價(jià)。
(3)確定最后價(jià)格后,由廚房廚師長(zhǎng)、采購(gòu)部經(jīng)理、餐飲部負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn),財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人審核,總經(jīng)理審定。
7、執(zhí)行:
將最終審核后的價(jià)格交財(cái)務(wù)部執(zhí)行,財(cái)務(wù)部、采購(gòu)部、餐飲部、庫(kù)房各留一份價(jià)格清單進(jìn)行存檔。
8、核價(jià)周期:
(1)干貨、調(diào)料、凍品、糧油、酒水:
定價(jià)周期為一個(gè)月一次,每月17日為詢(xún)價(jià)執(zhí)行日。經(jīng)單店總經(jīng)理簽字確認(rèn)后于每月20日早8點(diǎn)前將定價(jià)單上報(bào)管理公司采購(gòu)部,定價(jià)周期為本月20日至下月19日。
(2)蔬菜、水果、禽類(lèi)、肉類(lèi)、海鮮類(lèi):
定價(jià)周期為一個(gè)月兩次,每月2日、17日為調(diào)研日。經(jīng)單店總經(jīng)理簽字確認(rèn)后每月5日、20日早8點(diǎn)前將定價(jià)單上報(bào)管理公司采購(gòu)部,定價(jià)周期分別為本月5日至本月19日、本月20日至下月4日。
第二十條 固定資產(chǎn)采購(gòu)程序
各酒店在編制年度財(cái)務(wù)預(yù)算時(shí)確定下年度固定資產(chǎn)購(gòu)置計(jì)劃,報(bào)管理公司及地產(chǎn)總公司批準(zhǔn)后,按照計(jì)劃購(gòu)置固定資產(chǎn)。預(yù)算范圍內(nèi)的固定資產(chǎn)購(gòu)置,由擬購(gòu)部門(mén)申請(qǐng)固定資產(chǎn)購(gòu)置,財(cái)務(wù)部門(mén)審核,酒店總經(jīng)理、管理公司審批后,由采購(gòu)部統(tǒng)一購(gòu)置。
不可預(yù)見(jiàn)的計(jì)劃外購(gòu)置固定資產(chǎn),可以追加購(gòu)置計(jì)劃,經(jīng)酒店、管理公司及地產(chǎn)總公司批準(zhǔn)后采購(gòu)。嚴(yán)禁未經(jīng)批準(zhǔn)的預(yù)算外資產(chǎn)購(gòu)置行為。
1、固定資產(chǎn)購(gòu)買(mǎi)
采購(gòu)部在購(gòu)買(mǎi)固定資產(chǎn)前應(yīng)進(jìn)行多輪詢(xún)價(jià)、議價(jià),提供固定資產(chǎn)詢(xún)價(jià)單,詢(xún)價(jià)單列明至少三家同類(lèi)同規(guī)格產(chǎn)品價(jià)格信息,堅(jiān)持同等質(zhì)量比價(jià)格,同等價(jià)格比質(zhì)量的原則。詢(xún)價(jià)單要附經(jīng)使用部門(mén)確認(rèn)的多輪報(bào)價(jià)、談判記錄。經(jīng)財(cái)務(wù)核實(shí)后交使用部門(mén)確定所需資產(chǎn),采購(gòu)部按使用部門(mén)要求辦理采購(gòu)業(yè)務(wù)。
2、固定資產(chǎn)驗(yàn)收
購(gòu)置的固定資產(chǎn)由資產(chǎn)使用部門(mén)和財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)實(shí)物驗(yàn)收,驗(yàn)收合格的固定資產(chǎn)驗(yàn)收單由經(jīng)辦人、驗(yàn)收人、主管領(lǐng)導(dǎo)簽字確認(rèn)后,連同固定資產(chǎn)購(gòu)置申請(qǐng)、購(gòu)置發(fā)票交財(cái)務(wù)部門(mén)辦理報(bào)賬事宜。
酒店財(cái)務(wù)部根據(jù)驗(yàn)收單登記固定資產(chǎn)明細(xì)表,表上記載資產(chǎn)名稱(chēng)、規(guī)格型號(hào)、單價(jià)、購(gòu)入日期、保管部門(mén)和存放位置等(見(jiàn)附件五:《固定資產(chǎn)明細(xì)臺(tái)賬》)。此表作為備查賬,方便酒店年度固定資產(chǎn)盤(pán)點(diǎn)和資產(chǎn)調(diào)撥、報(bào)廢等工作。
第二十條 印刷品、宣傳類(lèi)物品采購(gòu)程序
1、定樣
(1)需求發(fā)起部門(mén)要確定印刷品的內(nèi)容。酒店所有印刷品的式樣、格式需經(jīng)營(yíng)銷(xiāo)部美工制定稿樣。
(2)美工的印刷稿樣需交需求發(fā)起部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字認(rèn)可。
(3)有關(guān)酒店經(jīng)營(yíng)事項(xiàng)的重要稿樣,還需經(jīng)酒店總經(jīng)理在稿樣上簽字審批,并報(bào)批酒店管理公司。
2、申購(gòu)
(1)需求發(fā)起部門(mén)填寫(xiě)采購(gòu)申請(qǐng)單,申請(qǐng)單要求附美工稿樣、品質(zhì)要求。
(2)采購(gòu)部經(jīng)理根據(jù)附有美工稿樣的申購(gòu)單簽字審批,并按程序辦理審批手續(xù)。
3、下單
根據(jù)已審批的印刷品申購(gòu)單,采購(gòu)部聯(lián)系印刷商并提供稿樣給印刷商。采購(gòu)部應(yīng)協(xié)調(diào)過(guò)程中溝通和打樣,經(jīng)美工認(rèn)可并在樣品上簽字,方可通知印刷商印刷,保證印刷商按期交付。
4、收貨
(1)美工、申購(gòu)部門(mén)、采購(gòu)部根椐印刷品申購(gòu)單以及相關(guān)部門(mén)簽字審批后的樣品予以驗(yàn)貨。
(2)對(duì)于供應(yīng)商送交庫(kù)房的印刷品,收貨部應(yīng)予詳細(xì)核對(duì),對(duì)不符合要求的印刷品,絕不允許收貨。
5、對(duì)于過(guò)程中品質(zhì)把關(guān)不嚴(yán),造成低質(zhì)物品進(jìn)店,由各個(gè)環(huán)節(jié)相關(guān)人員承擔(dān)責(zé)任與損失。
第五章 其他相關(guān)工作規(guī)范
第二十一條 采購(gòu)業(yè)務(wù)的相關(guān)工作
當(dāng)訂單發(fā)出后,采購(gòu)部需要跟催整個(gè)過(guò)程直至收貨入庫(kù)。過(guò)程中出現(xiàn)以下問(wèn)題應(yīng)規(guī)范操作。
1、采購(gòu)訂單取消。分為以下兩種情況:
(1)酒店取消訂單:
如因某種原因,酒店根據(jù)需要取消己發(fā)出之訂單,采購(gòu)部應(yīng)規(guī)避供應(yīng)商可能提出的賠償,制定預(yù)案并及時(shí)談判,爭(zhēng)取雙方均不造成損失。
(2)供應(yīng)商取消訂單:
如因某種原因,供應(yīng)商取消了酒店已發(fā)出的訂單,采購(gòu)部一方面要第一時(shí)間補(bǔ)充其他供應(yīng)商并立即通知需求部門(mén),保障酒店利益。另一方面在供應(yīng)商評(píng)價(jià)中給予降級(jí)等處罰,根據(jù)規(guī)定相應(yīng)降低該供應(yīng)商的送貨比例。
2、違約管理:在合同應(yīng)寫(xiě)明詳細(xì)的違約責(zé)任,若供應(yīng)商違約要嚴(yán)格按合同相關(guān)違約條 款執(zhí)行,保證酒店利益。
3、基礎(chǔ)資料管理:
所有供應(yīng)商名片、報(bào)價(jià)單、合同等資料須分類(lèi)歸檔備查,并連同采購(gòu)人員自購(gòu)物品價(jià)格信息每天須錄入至采購(gòu)物資信息庫(kù)。(見(jiàn)附件六:《采購(gòu)物資信息庫(kù)》)
第六章 責(zé)任與獎(jiǎng)罰
第二十二條 采購(gòu)責(zé)任與義務(wù)
采購(gòu)人員的責(zé)任與義務(wù)包括但不僅限于:
1、貫徹落實(shí)采購(gòu)申請(qǐng)、審批、訂貨、簽約、采購(gòu)、記賬等各項(xiàng)管理制度,無(wú)違規(guī)、違紀(jì)現(xiàn)象發(fā)生。
2、定期執(zhí)行貨源報(bào)價(jià)。集體定價(jià)、價(jià)格審批程序合規(guī)。每次采購(gòu)堅(jiān)持貨比三家,貨比三家價(jià)格合理,無(wú)虛報(bào)現(xiàn)象發(fā)生。
3、每次原材料、物品采購(gòu)能堅(jiān)持做到品種對(duì)應(yīng)、質(zhì)量?jī)?yōu)良、價(jià)格合理、數(shù)量適當(dāng)、到貨準(zhǔn)時(shí),無(wú)人為原因影響經(jīng)營(yíng)正常進(jìn)行。
4、堅(jiān)守廉政條 約,無(wú)串標(biāo)、圍標(biāo)、收取回扣、營(yíng)私舞弊等造成酒店經(jīng)濟(jì)損失的行為發(fā)生。
5、開(kāi)展市場(chǎng)調(diào)查研究,不斷開(kāi)發(fā)貨源渠道,保證常規(guī)用品的供應(yīng)達(dá)到'1+2+n'的供應(yīng)商積累和動(dòng)態(tài)管理。更新提供市場(chǎng)信息,不斷提出降低成本的合理化建議并付諸實(shí)施。
第二十三條 相關(guān)獎(jiǎng)懲
1、采購(gòu)人員有以下情形之一,給酒店帶來(lái)可實(shí)現(xiàn)或已實(shí)現(xiàn)的利益,酒店將給予相關(guān)責(zé)任人通報(bào)表?yè)P(yáng)、月度考核加分、評(píng)先創(chuàng)優(yōu),以及100-2000元的獎(jiǎng)勵(lì)。
(1)完善'1+2+n'的合格供應(yīng)商資源,并有效展開(kāi)競(jìng)爭(zhēng)管理;
(2)開(kāi)辟新的供應(yīng)渠道,帶來(lái)更優(yōu)性?xún)r(jià)比的物資來(lái)源;
(3)價(jià)格獲得同區(qū)域優(yōu)勢(shì),并規(guī)范管理信用,獲得供應(yīng)商的額外支持;
(4)價(jià)格預(yù)測(cè)超前準(zhǔn)確,并進(jìn)行補(bǔ)庫(kù)計(jì)劃的合理建議,實(shí)施效果良好。
(5)其他公司認(rèn)定的情形。
2、采購(gòu)人員有下列情形之一,給酒店造成經(jīng)濟(jì)或名譽(yù)損失的。根據(jù)情節(jié)輕重,酒店將分別給予相關(guān)責(zé)任人記過(guò)、免職、辭退等行政處罰,100-2000元經(jīng)濟(jì)處罰。給酒店造成重大損失的,酒店將依法追究法律責(zé)任:
(1)私自接受供方帶有娛樂(lè)性宴請(qǐng)或私自參加其它非正?；顒?dòng)的。
(2)私自接收或向供方索取財(cái)、物的。
(3)接收財(cái)、物后未主動(dòng)上繳公司的。
(4)未遵守保密制度,出現(xiàn)任何有意或無(wú)意的泄密行為的。
(5)違反制度或違規(guī)操作,給公司帶來(lái)事實(shí)或潛在的風(fēng)險(xiǎn)與損失的。
第七章 附則
第二十四條 本制度由公司采購(gòu)部負(fù)責(zé)解釋、修訂和補(bǔ)充。
第二十五條 本制度由公司采購(gòu)部監(jiān)督各級(jí)采購(gòu)部門(mén)實(shí)施。
第二十六條 各酒店可依據(jù)本制度結(jié)合實(shí)際情況補(bǔ)充制度細(xì)則,但不得以任何形式規(guī)避本《制度》規(guī)定。
