第1篇 檔案管理員兼工程技術(shù)部?jī)?nèi)勤職位說明
房地產(chǎn)檔案管理員(兼工程技術(shù)部?jī)?nèi)勤)職位說明
直接上司:工程技術(shù)部經(jīng)理。
工作職權(quán)、責(zé)任與范圍說明書
對(duì)部門經(jīng)理負(fù)責(zé),與行政人事部檔案管理人員協(xié)調(diào),負(fù)責(zé)本部門的檔案管理工作與內(nèi)勤工作;
負(fù)責(zé)收集、整理、分類、保管全部的工程技術(shù)資料、記錄、文件、批文、圖紙、證件、計(jì)劃書、預(yù)算書、設(shè)計(jì)變更單等工程技術(shù)檔案;
負(fù)責(zé)部門的總務(wù)、打字、復(fù)印等內(nèi)勤工作;
對(duì)工程技術(shù)檔案保管的安全完整性負(fù)責(zé);對(duì)本部門內(nèi)勤工作的及時(shí)合理性負(fù)責(zé);
完成部門經(jīng)理交辦的其他工作。
工作標(biāo)準(zhǔn)
全面、規(guī)范、準(zhǔn)確、專業(yè)化;安全、迅速。
崗位、職位綜合素質(zhì)、技能要求
熟悉工程技術(shù)圖紙、資料分類、保管及有關(guān)的施工手續(xù)流程;具有二年以上檔案管理工作經(jīng)驗(yàn);熟悉計(jì)算機(jī)及其他現(xiàn)代辦公設(shè)備的使用;檔案管理、文秘、管理、建筑等相關(guān)專業(yè)大專以上學(xué)歷,初級(jí)以上職稱,年齡在35周歲以下。
第2篇 車輛技術(shù)管理檔案
1、目的
為規(guī)范車輛維護(hù)與檢測(cè)，保持運(yùn)輸車輛技術(shù)狀況的良好，保障車輛運(yùn)輸安全，防止事故發(fā)生，結(jié)合公司實(shí)際情況，制定此制度。
2、適用范圍
適用于車輛的維護(hù)、保養(yǎng)和檢測(cè)。
3、責(zé)任
3.1 司機(jī)負(fù)責(zé)車輛的維護(hù)、保養(yǎng)和檢測(cè)的實(shí)施工作。
3.2 運(yùn)行部和安技部負(fù)責(zé)監(jiān)督檢查。
4、內(nèi)容與要求
4.1 運(yùn)輸車輛實(shí)行擇優(yōu)選配、正確使用、定期檢測(cè)、強(qiáng)制維護(hù)、視情修理、適時(shí)更新和報(bào)廢的全過程綜合性管理。
4.2 車輛技術(shù)檔案管理
4.2.1 車輛技術(shù)檔案主要內(nèi)容：車輛基本情況（車輛行駛證、合格證、車輛購(gòu)置稅證、罐體合格證等證件的復(fù)印件）、主要部件更換情況、修理和二級(jí)維護(hù)記錄、技術(shù)等級(jí)評(píng)定記錄、車輛變更記錄、行駛里程記錄、交通事故記錄等。
4.2.2 車輛駕駛員要在每月25日前將車輛的月行程里程、保養(yǎng)維修、肇事情況上報(bào)公司。
4.2.3 車輛重要部件或證件如有改動(dòng)，應(yīng)將改動(dòng)情況報(bào)公司登記備案。
4.2.4 技術(shù)檔案應(yīng)認(rèn)真填寫，記載及時(shí)、完整和準(zhǔn)確，不得任意更改。
4.3 車輛維護(hù)
4.3.1 車輛維護(hù)執(zhí)行“定期檢測(cè)、預(yù)防為主、強(qiáng)制維護(hù)”的原則，目的是為了及時(shí)發(fā)現(xiàn)和消除故障隱患。
4.3.2 車輛的維護(hù)分為日常維護(hù)、一級(jí)維護(hù)、二級(jí)維護(hù)三個(gè)類別。日常維護(hù)由駕駛員負(fù)責(zé)執(zhí)行，一二級(jí)維護(hù)由專業(yè)維修工負(fù)責(zé)執(zhí)行。
4.3.3 日常維護(hù)：作業(yè)中心內(nèi)容是清潔、補(bǔ)給和安全檢視。
4.3.3.1 駕駛員應(yīng)堅(jiān)持出車前、行車中和收車后檢視車輛的安全機(jī)構(gòu)及部件連接緊固情況，發(fā)現(xiàn)問題和故障應(yīng)采取措施及時(shí)予以排除，做好檢查登記記錄。
4.3.3.2 運(yùn)行部對(duì)車輛日常維護(hù)實(shí)施情況進(jìn)行檢查。
4.3.4 一級(jí)維護(hù)：主要內(nèi)容除日常維護(hù)工作外，以清潔、潤(rùn)換、緊固為主。堅(jiān)持“三檢”，即堅(jiān)持出車前、行車中和收車后檢視車輛的安全機(jī)構(gòu)及各部件連接緊固情況；保持“四清”，即保持潤(rùn)滑油、空氣、燃油濾清器和蓄電池的清潔；防止“四漏”，即防止漏水、漏油、漏氣和漏電。
4.3.5 二級(jí)維護(hù)：作業(yè)中心除一級(jí)維護(hù)作業(yè)外，以檢查、調(diào)整為主，并拆檢輪胎，進(jìn)行輪胎換位。
4.3.5.1 貨物運(yùn)輸車輛定期到具有二類以上維修資質(zhì)的企業(yè)、汽車綜合性能檢測(cè)站進(jìn)行二級(jí)維護(hù)，每季度進(jìn)行一次。
4.3.5.2 擅自到非指定的維修企業(yè)和汽車綜合性能檢測(cè)站進(jìn)行二級(jí)維護(hù)和檢測(cè)的將不予辦理二級(jí)維護(hù)備案卡的登記、簽章。
4.3.5.3 季節(jié)性維護(hù)結(jié)合二級(jí)維護(hù)進(jìn)行。
4.3.6 駕駛員應(yīng)掌握車輛的運(yùn)行情況，根據(jù)車輛行駛里程和時(shí)間適時(shí)提出一、二級(jí)維護(hù)申報(bào)。同意后，到指定維修單位進(jìn)行維護(hù)保養(yǎng)。
4.4 車輛維修
4.4.1 車輛維修執(zhí)行“視情修理”的原則，其目的是及時(shí)排除故障，恢復(fù)車輛技術(shù)性能。
4.5 車輛檢測(cè)
4.5.1 按規(guī)定參加交警、運(yùn)管部門組織的檢測(cè)、年檢、年審。
4.5.2 每年定期進(jìn)行貨運(yùn)車輛檢測(cè)，車輛檢測(cè)結(jié)合車輛定期審驗(yàn)的頻率一并進(jìn)行。
4.5.3 車輛檢測(cè)診斷的主要內(nèi)容主要包括：汽車的安全性（制動(dòng)、側(cè)滑、轉(zhuǎn)向、燈光等）、可靠性（異響、磨損、變形、裂紋等）動(dòng)力性（車速、加速能力、底盤輸出功率、發(fā)動(dòng)機(jī)功率、扭矩和供給系狀況等）、經(jīng)濟(jì)型（燃油消耗）及噪聲和廢氣排放等。
4.5.4 車輛在檢測(cè)中發(fā)現(xiàn)的故障應(yīng)及時(shí)修理，并對(duì)故障原因進(jìn)行分析，引發(fā)的事故屬維修質(zhì)量或車輛駕駛?cè)素?zé)任的按有關(guān)規(guī)定處理。
第3篇 建筑公司檔案分類管理說明
建筑工程公司檔案分類管理說明
1文件檔案的管理:
1.1 文件檔案主要是指公司各種有價(jià)值的憑證信函,文字記錄和業(yè)內(nèi)資料等內(nèi)容。
1.2 公司各部門負(fù)責(zé)本部門歸檔文件材料的收集,保管,整理和立卷,并定期交檔案室集中管理。
1.3 歸檔的文件材料必須完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng),文件書寫和載體材料必須耐保存,文件材料整理符合規(guī)范。
1.4 檔案資料如因特殊情況,需修改,復(fù)印,摘抄,涂改等,屬絕密或機(jī)密文件的必須由總經(jīng)理審批,屬秘密文件的必須由公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批,各部門保密文件由各部門部長(zhǎng)審批。
1.5 歸檔的文件檔案以打印方式或手寫方式形成,手寫方式必須使用鋼筆或碳素筆。
1.6 文件檔案紙張的規(guī)格以a4紙為標(biāo)準(zhǔn),特殊類型的紙張經(jīng)整理后達(dá)到210mm*297mm尺寸標(biāo)準(zhǔn)。
2電子文檔的管理:
2.1 收集、積累要求:
■記錄了重要文件的主要修改過程,有查考價(jià)值的電子文件應(yīng)被保留。當(dāng)正式文件是紙質(zhì)時(shí),如果保管部門已開始向計(jì)算機(jī)全文處理的轉(zhuǎn)換工作,則與正式文件定稿內(nèi)容相同的草稿性電子文件應(yīng)當(dāng)保留,否則可根據(jù)實(shí)際條件或需要,確定是否保留。
■保存與紙質(zhì)等文件內(nèi)容相同的電子文件時(shí),要與紙質(zhì)等文件之間,相互保證準(zhǔn)確、可靠的標(biāo)識(shí)關(guān)系。
■在'無(wú)紙化'計(jì)算機(jī)辦公或事物系統(tǒng)中產(chǎn)生的電子文件,應(yīng)采取更嚴(yán)格的安全措施,保證電子文件不被非正常改動(dòng)。同時(shí)必須隨時(shí)備份,存儲(chǔ)于光盤或移動(dòng)硬盤類能夠脫機(jī)保存的載體上,并對(duì)有存檔價(jià)值的電子文件制作紙質(zhì)拷貝件保留。
■用文字處理技術(shù)形成的電子文件,收集時(shí)應(yīng)注明文件存儲(chǔ)格式和屬性。
■用掃描儀等設(shè)備獲得的圖像電子文件,如果采用非標(biāo)準(zhǔn)壓縮方法,則應(yīng)將相關(guān)軟件一并收集。
■用計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)或繪圖等獲得的圖形電子文件,收集時(shí)必須保證其對(duì)設(shè)備的依賴性,以及易修改性等問題,不可遺漏相關(guān)軟件和各種數(shù)據(jù)。
■用視頻設(shè)備獲得的動(dòng)態(tài)圖象文件,收集時(shí)必須保證收集其壓縮
方法和軟件;用音頻設(shè)備獲得的文件,收集時(shí)必須保證收集其屬性標(biāo)識(shí)和相關(guān)軟件。
■由計(jì)算機(jī)多媒體技術(shù)制作的文件,其中包含前面所示的兩種以上的信息形式,收集時(shí)必須保證參數(shù)準(zhǔn)確、數(shù)據(jù)完整。
■通用軟件產(chǎn)生的電子文件,收集時(shí)應(yīng)注意收集其軟件型號(hào)和相關(guān)參數(shù)。專用軟件產(chǎn)生的電子文件,收集時(shí)必須連同專用軟件一并收集。
■計(jì)算機(jī)系統(tǒng)運(yùn)行和信息處理等過程中涉及的各類參數(shù)、管理數(shù)據(jù)等應(yīng)與電子文件一同收集。
2.2 收集、積累方法:
■及時(shí)按照要求制作電子文件備份。
■每份電子文件均需在電子文件登記表中登記。
■電子文件登記表應(yīng)與電子文件的備份一同保存。
■電子文件登記表如果制成電子表格,應(yīng)與備份文件一同保存,并附有紙張打印件。
2.3 歸檔要求:
■把帶有歸檔標(biāo)識(shí)的電子文件集中,制成歸檔數(shù)據(jù)集,拷貝至耐久性的載體上,至少一式二套,一套封存保管,一套供查閱使用。必要時(shí),復(fù)制第三套,異地保存。對(duì)于加密電子文件,則應(yīng)解密后再完成上述工作。
■本標(biāo)準(zhǔn)推薦采用的載體按優(yōu)先順序分別是:只讀光盤、一次寫光盤、可擦寫光盤、磁帶等。禁用軟磁盤作為歸檔電子文件長(zhǎng)期保存的載體。
■存儲(chǔ)電子文件的載體或包裝盒上必須貼有標(biāo)簽,標(biāo)簽內(nèi)填寫編號(hào)、日期、名稱、密級(jí)、保管期限、硬件及軟件環(huán)境等信息。
■將相應(yīng)的電子文件機(jī)讀目錄、相關(guān)軟件、其它說明等一同歸檔并附歸檔電子文件登記表。
■需要長(zhǎng)期保存的電子文件應(yīng)當(dāng)把歸檔電子文件與相應(yīng)的機(jī)讀目錄存在同一載體上,如果是自行開發(fā)的應(yīng)用軟件,也應(yīng)將軟件及相關(guān)數(shù)據(jù)存在同一載體上。
■原電子文件數(shù)據(jù)集的載體在完成電子文件歸檔后,保留時(shí)間至少一年。
3聲像檔案的管理:
3.1 聲像資料的收集整理,原則上要保存聲像資料原件(底片),重要資料要附文字說明。
3.2 文字說明的編寫要求:
■基本內(nèi)容應(yīng)包括事由、時(shí)間、地點(diǎn)、人物、背景、作者(攝制者)等。
■應(yīng)能準(zhǔn)確解釋檔案材料的內(nèi)容,概括其反映的全部信息,標(biāo)注項(xiàng)目正確齊全。
■照片的自然張應(yīng)由檔案管理員按拍攝時(shí)間順序編寫文字說明。
3.3 聲像檔案存放期間定期對(duì)底片、膠片進(jìn)行檢查。
3.4 底片冊(cè)、錄音、錄像帶、軟盤,應(yīng)放在專用架內(nèi),嚴(yán)禁擠壓堆放,并避開磁場(chǎng)源。對(duì)存放的照片要定期檢查。
3.5 原版聲像檔案一般不得借出檔案室,如有特殊需要,需由部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),方可限期外借。利用率高的聲像檔案可將復(fù)制件外借使用。
第4篇 物業(yè)檔案文件管理培訓(xùn)內(nèi)容
物業(yè)檔案文件管理培訓(xùn)
1、發(fā)文格式中,函、通告、通知、報(bào)告、請(qǐng)示等文件如何使用
(1)函:與不相隸屬機(jī)關(guān)或本系統(tǒng)單位之間互相商洽和聯(lián)系工作,詢問和答復(fù)問題等用'函'。
(2)通告:在工作中可能出現(xiàn)或已經(jīng)出現(xiàn)了問題,或者是有些工作或其他事項(xiàng)需要外界配合等用'通告'。
(3)通知:是'發(fā)現(xiàn)行政法規(guī)和規(guī)章,轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)機(jī)關(guān)、同級(jí)機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)的公文批轉(zhuǎn)所屬單位,要求屬下單位輸或需要周知和共同執(zhí)行事項(xiàng)時(shí)所使用的下行文種'。常用的有'指示性通知'、'批示性通知'、'周知性通知'、'會(huì)議通知'、'任免通知'。
(4)報(bào)告:向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作,反映情況,提出建議,答復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)的詢問等用'報(bào)告'。
(5)請(qǐng)示:請(qǐng)求上級(jí)機(jī)關(guān)對(duì)某項(xiàng)重要工作作出指示,答復(fù)和批準(zhǔn)事項(xiàng)時(shí)用'請(qǐng)示'。
2、如何收集物業(yè)管理的重要文件、法規(guī)及信息
(1)可從上級(jí)公司傳閱的文件、資料中收集;
(2)從政府相關(guān)部門下發(fā)的文件資料中整理收集;
(3)從物業(yè)管理協(xié)會(huì)會(huì)刊中收集;
(4)征訂有關(guān)物業(yè)管理的專業(yè)信息、刊物及法規(guī)匯編等資料;
(5)經(jīng)常了解物業(yè)管理專業(yè)書籍的出版情況;
(6)保持與物業(yè)管理各政府業(yè)務(wù)主管部門的聯(lián)系,從中獲得物業(yè)管理的有關(guān)文件法規(guī);
(7)可從報(bào)刊、雜志等資料中收集。
3、檔案材料的收集和清理的具體要求是什么
(1)嚴(yán)格檔案材料的收、發(fā)制度和借閱制度;
(2)及時(shí)做好催還、清退工作,檔案材料不得個(gè)人保管;
(3)除做好日常材料的收集和清理工作外,每年要集中時(shí)間整理前一年的檔案材料;
(4)檔案工作應(yīng)統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo),分級(jí)管理。公司辦公室負(fù)責(zé)公司的主體檔案,對(duì)各職能部門的檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)和檢查,各職能部門分層管理本部門的檔案工作;
(5)檔案材料的收集和清理要便于公司及各部門的利用;
(6)必須按檔案分類項(xiàng)目進(jìn)行檔案的整理和歸檔;
a、檔案材料的分類方法主要有:部門分類法、問題分類法、材料性質(zhì)分類法、人物分類法和時(shí)間分類法。各部門應(yīng)根據(jù)自己的工作性質(zhì)和涉及范圍確定分類方法。
b、檔案分類項(xiàng)目一旦確定,要執(zhí)行到底,不因易人而變更。
c、正式歸檔材料一般指已經(jīng)處理完畢的材料。對(duì)歸類界限不明確的材料,可根據(jù)材料與類目的密切程度進(jìn)行歸類。
(7)檔案材料的卷宗的處理:
a、對(duì)無(wú)主題的材料應(yīng)擬定確切的標(biāo)題;
b、所有歸檔材料均須編號(hào),并按序號(hào)進(jìn)行先后排列;
c、填寫材料目錄表,其主要內(nèi)容有:順序號(hào)、發(fā)文部門、標(biāo)題、文號(hào)和日期;
(8)確定檔案材料的保管年限。一般檔案分為永久保管、長(zhǎng)期保管(15年以上)、中期保管(5-15年)、短期保管(5年以下)等。
(9)檔案材料的保管。檔案材料應(yīng)集中指定地點(diǎn)保存,并按類上架進(jìn)柜,注意防盜、防火、防潮、防蟲、防泄密等事件的發(fā)生,要經(jīng)常對(duì)檔案材料進(jìn)行檢查。
4、物業(yè)管理應(yīng)保存的基本材料有哪些
物業(yè)管理公司應(yīng)保存的基本材料有:會(huì)議記錄;上下行文;政府文件;工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告;規(guī)章制度;調(diào)查分析;重大事件和投訴;工作檢查、評(píng)比記錄;物業(yè)管理委托合同;物業(yè)管理各項(xiàng)分承包合同、協(xié)議;公司人事材料;治安事件記錄、處理材料;各工程竣工圖紙、驗(yàn)收合格證明材料;技術(shù)圖紙、工程檔案;客戶/業(yè)主檔案;固定資產(chǎn)清單;財(cái)務(wù)憑證、帳冊(cè)、報(bào)表;財(cái)產(chǎn)和物資單據(jù);各類經(jīng)營(yíng)證明、證件等。
第5篇 s物業(yè)檔案管理培訓(xùn)
物業(yè)檔案是物業(yè)形成、變遷和管理工作中的歷史記錄。因此物業(yè)檔案管理是物業(yè)管理工作的重要組成部分。
物業(yè)檔案是指關(guān)于某物業(yè)所有的包括過去和現(xiàn)在的一切活動(dòng)中所形成的,具有參考價(jià)值,應(yīng)當(dāng)歸檔保存的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。
1、物業(yè)檔案的內(nèi)容:
物業(yè)檔案的內(nèi)容主要由物業(yè)設(shè)計(jì)施工圖、物業(yè)產(chǎn)權(quán)檔案和物業(yè)卡片三部分組成(簡(jiǎn)稱圖、檔、卡)。此外,根據(jù)物業(yè)管理的工作需要所編制的各種帳冊(cè)和表格也屬于物業(yè)檔案資料的內(nèi)容。
物業(yè)設(shè)計(jì)施工圖是一種反映物業(yè)現(xiàn)狀的圖紙,在物業(yè)大修或改建時(shí),它們反映了物業(yè)的功能和結(jié)構(gòu)等的變化情況,使之成為與物業(yè)的現(xiàn)狀相吻合的專業(yè)圖紙;是物業(yè)使用、保養(yǎng)、維修的重要依據(jù)。
物業(yè)管理公司可以通過圖紙了解物業(yè)的分布,占有、結(jié)構(gòu)、面積、層數(shù)、建成年份以及各戶房屋與土地的權(quán)屬范圍和面積,了解物業(yè)使用、維修、改建后在結(jié)構(gòu)與功能上的變化情況,為正確使用和維護(hù)物業(yè)提供了重要依據(jù)。
2、物業(yè)檔案的特點(diǎn):
專業(yè)性、動(dòng)態(tài)性、真實(shí)性、價(jià)值性、法律性。
3、物業(yè)管理檔案的要求:
物業(yè)檔案管理工作是一項(xiàng)動(dòng)態(tài)性較強(qiáng)的管理工作,當(dāng)物業(yè)的產(chǎn)權(quán)發(fā)生移動(dòng)或房屋現(xiàn)狀因大修、改建等原因發(fā)生變化時(shí),各種物業(yè)資料應(yīng)及時(shí)進(jìn)行變更異動(dòng),才能保證物業(yè)資料的準(zhǔn)確、完整、真實(shí)、真正反映物業(yè)的狀況。為此,物業(yè)檔案管理要求做到規(guī)范化、科學(xué)化、經(jīng)?；＞唧w的要求是:
(1)收集資料要全面;
(2)整理資料要規(guī)范;
(3)保管資料要科學(xué);
(4)變更資料要及時(shí);
(5)使用資料要得當(dāng);
(6)統(tǒng)計(jì)資料要準(zhǔn)確。
4、物業(yè)檔案的收集
收集的實(shí)質(zhì)就是集中,收集工作是物業(yè)檔案管理工作的起點(diǎn),是一個(gè)重要環(huán)節(jié)。物業(yè)檔案收集的要求是:
(1)納入計(jì)劃、明確責(zé)任;
(2)內(nèi)容要齊全、完整、準(zhǔn)確、翔實(shí);
(3)形式要標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范;
(4)載體要豐富。
5、物業(yè)檔案的整理
(1)物業(yè)檔案的整理要求:
整理工作就是將處于零亂狀態(tài)和需要進(jìn)一步條理化的檔案進(jìn)行基本的分類、組合、排列和編目,使之系統(tǒng)化。
要求做到:分類科學(xué),組卷合理,排列有序,保管期限準(zhǔn)確,裝訂整齊、牢固,案卷封面、脊背、卷內(nèi)目錄和備考表(異動(dòng)記錄)填制準(zhǔn)確、字跡工整、圖樣清晰,載體和裝具質(zhì)地優(yōu)良,便于保管和利用。
(2)設(shè)備檔案管理
設(shè)備的標(biāo)識(shí)、建帳和資料的管理
①設(shè)備的標(biāo)識(shí):
所有設(shè)備實(shí)現(xiàn)單機(jī)懸掛《設(shè)備卡》,標(biāo)識(shí)該機(jī)的編號(hào)、技術(shù)資料、責(zé)任人、運(yùn)行狀況等。
②設(shè)備的建帳:
建立《機(jī)電設(shè)備臺(tái)帳》,臺(tái)帳內(nèi)容包括:設(shè)備名稱、統(tǒng)一編號(hào)、型號(hào)、生產(chǎn)廠家、技術(shù)資料、保養(yǎng)人等。
③設(shè)備資料的歸檔:
每臺(tái)設(shè)備資料依次編入:每臺(tái)設(shè)備所涉及的設(shè)備檢查保養(yǎng)計(jì)劃表、設(shè)備檢查保養(yǎng)表、機(jī)電設(shè)備維修保養(yǎng)記錄表及說明書、合格證等。
第6篇 建設(shè)股份公司會(huì)計(jì)檔案管理
某建設(shè)股份有限公司會(huì)計(jì)檔案管理
第一條為了加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理工作,建立會(huì)計(jì)檔案的立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀等管理制度,保證會(huì)計(jì)檔案妥善保管、有序存放、方便查閱,嚴(yán)防毀損、散失和泄密,制定本制度。
第二條會(huì)計(jì)檔案是指會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿和財(cái)務(wù)報(bào)告等會(huì)計(jì)核算專業(yè)材料,是記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。具體包括:
(一)會(huì)計(jì)憑證類:原始憑證,記賬憑證,匯總憑證,其他會(huì)計(jì)憑證。
(二)會(huì)計(jì)賬簿類:總賬、明細(xì)賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片、輔助賬簿、其他會(huì)計(jì)賬簿。
(三)財(cái)務(wù)報(bào)告類:月度、季度、年度財(cái)務(wù)報(bào)告,包括會(huì)計(jì)報(bào)表、附表、附注及文字說明,其他財(cái)務(wù)報(bào)告。
(四)其他類:銀行存款余額調(diào)節(jié)表,銀行對(duì)賬單,其他應(yīng)當(dāng)保存的會(huì)計(jì)核算專業(yè)資料,會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè),會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè),會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)。
第三條對(duì)于每年形成的會(huì)計(jì)檔案,財(cái)務(wù)部應(yīng)按照歸檔要求,負(fù)責(zé)整理立卷,裝訂成冊(cè),編制會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)。
當(dāng)年形成的會(huì)計(jì)檔案,在會(huì)計(jì)年度終了后,可暫由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)保管一年,期滿之后,應(yīng)由財(cái)務(wù)部編制移交清冊(cè),移交公司檔案機(jī)構(gòu)統(tǒng)一保管;若未設(shè)立檔案機(jī)構(gòu),應(yīng)由財(cái)務(wù)部?jī)?nèi)部指定專人保管。出納人員不得兼管會(huì)計(jì)檔案。
移交本單位檔案機(jī)構(gòu)保管的會(huì)計(jì)檔案,原則上應(yīng)當(dāng)保持原卷冊(cè)的封裝。個(gè)別需要拆封重新整理的,檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)會(huì)同財(cái)務(wù)部和經(jīng)辦人員共同拆封整理,以分清責(zé)任。
第四條公司保存的會(huì)計(jì)檔案不得借出。如有特殊需要,經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn),可以提供查閱或者復(fù)制,并辦理登記手續(xù),查閱或者復(fù)制會(huì)計(jì)檔案的人員,嚴(yán)禁在會(huì)計(jì)檔案上涂畫、拆封和抽換。
第五條會(huì)計(jì)檔案的保管期限,從會(huì)計(jì)年度終了后的第一天算起。公司各類會(huì)計(jì)檔案的保管應(yīng)當(dāng)按照本制度附表所列期限執(zhí)行。
第六條保管期滿的會(huì)計(jì)檔案,除本制度第七條規(guī)定的情形外,可以按照以下程序銷毀:
(一)由本公司檔案機(jī)構(gòu)會(huì)同財(cái)務(wù)部提出銷毀意見,編制會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè),列明銷毀會(huì)計(jì)檔案的名稱、卷號(hào)、冊(cè)數(shù)、起止年度和檔案編號(hào)、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時(shí)間等內(nèi)容。
(二)總經(jīng)理在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)上簽署意見。
(三)銷毀會(huì)計(jì)檔案時(shí),應(yīng)當(dāng)由檔案機(jī)構(gòu)和財(cái)務(wù)部共同派員監(jiān)銷。
(四)監(jiān)銷人在銷毀會(huì)計(jì)檔案前,應(yīng)當(dāng)按照會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)所列內(nèi)容清點(diǎn)核對(duì)所要銷毀的會(huì)計(jì)檔案;銷毀后,應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)上簽名蓋章,并將監(jiān)銷情況報(bào)告總經(jīng)理。
第七條保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證和涉及其他未了事項(xiàng)的原始憑證,不得銷毀,應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出立卷,保管到未了事項(xiàng)完結(jié)時(shí)為止。單獨(dú)抽出立卷的會(huì)計(jì)檔案,應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)和會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)中列明。
第八條本公司若采用電子計(jì)算機(jī)進(jìn)行會(huì)計(jì)核算,應(yīng)當(dāng)保存打印出的紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案。
第九條部門之間交接會(huì)計(jì)檔案的,交接雙方應(yīng)當(dāng)辦理會(huì)計(jì)檔案交接手續(xù)。
移交會(huì)計(jì)檔案的部門,應(yīng)當(dāng)編制會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè),列明應(yīng)當(dāng)移交的會(huì)計(jì)檔案名稱、卷號(hào)、冊(cè)數(shù)、起止年度和檔案編號(hào)、應(yīng)保管期限、已保管期限等內(nèi)容。
交接會(huì)計(jì)檔案時(shí),交接雙方應(yīng)當(dāng)按照會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)所列內(nèi)容逐項(xiàng)交接,并由交接雙方的部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)監(jiān)交。交接完畢后,交接雙方經(jīng)辦人和監(jiān)交人應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)上簽名或者蓋章。
第十條本制度是公司《會(huì)計(jì)制度》的重要部分,由公司財(cái)務(wù)總監(jiān)制定,解釋權(quán)、修改權(quán)歸公司財(cái)務(wù)總監(jiān)。
第十一條本制度自 2002年1月1日起施行。
附表:
會(huì)計(jì)檔案保管期限表
序號(hào)檔案名稱保管期限備注
一會(huì)計(jì)憑證類
1原始憑證15年
2記賬憑證15年
3匯總憑證15年
二會(huì)計(jì)賬簿類
4總賬15年包括日記總賬。
5明細(xì)賬15年
6日記賬15年現(xiàn)金和銀行存款日記賬25年。
7固定資產(chǎn)卡片固定資產(chǎn)清理后保管5年。
8輔助賬簿15年
三財(cái)務(wù)報(bào)告類
9月、季度財(cái)務(wù)報(bào)告包括文字分析
10年度財(cái)務(wù)報(bào)告(決算)永久包括文字分析
四其他類
11會(huì)計(jì)移交清冊(cè)15年
12會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)永久
13會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)永久
14銀行余額調(diào)節(jié)表5年
15銀行對(duì)賬單5年
第7篇 工程信息管理與施工技術(shù)檔案管理
1 互信息管理
項(xiàng)目設(shè)專人負(fù)責(zé)計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)報(bào)表的編制與傳遞工作，由技術(shù)室內(nèi)業(yè)工程師負(fù)責(zé)，根據(jù)工程實(shí)際及業(yè)主、監(jiān)理和上級(jí)主管部門的要求，按時(shí)編制和上報(bào)。
成立專門的信息反饋組織，該小組承擔(dān)本工程的測(cè)量任務(wù)信息傳遞工作，及時(shí)準(zhǔn)確地向業(yè)主、監(jiān)理和設(shè)計(jì)提供施工進(jìn)度報(bào)表、施工情況結(jié)果，使業(yè)主、監(jiān)理和設(shè)計(jì)能準(zhǔn)確、及時(shí)地了解施工情況，及時(shí)協(xié)助施工單位解決施工中出現(xiàn)的問題，確保工程安全、快速、優(yōu)質(zhì)地完成。
2 施工技術(shù)檔案管理
2．1技術(shù)檔案管理目標(biāo)
（l）認(rèn)真做好本工程施工的技術(shù)檔案工作，維護(hù)企業(yè)經(jīng)濟(jì)利益、合法權(quán)益和歷史真實(shí)面貌。
（2）在工程施工階段，認(rèn)真搞好竣工資料積累工作和檔案資料管理工作，以達(dá)到資料的真實(shí)性、準(zhǔn)確性和完整性。
2．2技術(shù)檔案管理要求
（1）認(rèn)真貫徹執(zhí)行《中華人民共和國(guó)檔案法》和《中華人民共和國(guó)檔案實(shí)施法》，做好技術(shù)檔案管理工作。
（2）建立以項(xiàng)目經(jīng)理為第一貢任人、項(xiàng)目總工程師為負(fù)責(zé)人的技術(shù)檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，選調(diào)具有檔案管理經(jīng)驗(yàn)的、經(jīng)過專門培訓(xùn)i的人員，進(jìn)行技術(shù)檔案管理工作。
（3）歸檔的文件、材料要求字跡清楚，圖面整潔，不得使用褪色的書定 材料書寫、繪制。
（4）按照國(guó)家檔案局有關(guān)規(guī)定做好資料的整理、裝訂等工作。
（5）確保工程施工中文件資料準(zhǔn)確無(wú)誤，并及時(shí)做好竣工圖。凡歸檔的材料，都應(yīng)做到完整準(zhǔn)確、組眷合理、整潔美觀，有利于長(zhǎng)期保存。
2．3技術(shù)檔案管理的主要內(nèi)容
（l）業(yè)主及監(jiān)理工程師提供的有關(guān)工程圖紙、設(shè)計(jì)通知、會(huì)議紀(jì)要、技術(shù)聯(lián)系單及有關(guān)文件等一切有關(guān)材料。
（2）施工單位的施工組織措施、施工技術(shù)設(shè)計(jì)、技術(shù)聯(lián)系單、合同文本及各種有關(guān)的報(bào)表等。
（3）施工材料的質(zhì)保書、工程驗(yàn)收單、測(cè)量定位記錄等資料。
（4）工程竣工資料所需的竣工圖紙及工程概況、施工記錄、檢測(cè)記錄、驗(yàn)收記錄、設(shè)計(jì)變更、重要文件、工程照片、錄像等資料。
2．4技術(shù)檔案管理人員的主要職責(zé)
（l）認(rèn)真執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案管理工作的規(guī)定和保密制度，確保檔案資料的開全，并努力使之清晰、整齊、清楚、不受污染。
（2）負(fù)責(zé)現(xiàn)有關(guān)技術(shù)檔案的接收、登記整理、匯編、歸檔等日常工作，科學(xué)地管理檔案。
（3）負(fù)責(zé)檔案材料的分發(fā)、借閱、催還、整理、統(tǒng)計(jì)等日常工作。
（4）努力學(xué)習(xí)黨和國(guó)家的方針政策，提高自己的思想覺悟，努力學(xué)習(xí)業(yè)務(wù)，不斷提高業(yè)務(wù)水平。
第8篇 項(xiàng)目部文件、技術(shù)檔案管理
文件及技術(shù)檔案管理工作,是工程施工的延續(xù),但常常因項(xiàng)目經(jīng)理部的解散、人員調(diào)動(dòng)等原因而滯后,為了使本項(xiàng)目在該方面的管理工作上一個(gè)新臺(tái)階,同時(shí)為以后的工作提供依據(jù),體現(xiàn)'重生產(chǎn)同樣重技術(shù)檔案管理'的方針,實(shí)現(xiàn)生產(chǎn)和內(nèi)業(yè)雙豐收,特制定文件、技術(shù)檔案管理制度。
(1)文件及技術(shù)檔案管理的任務(wù)、意義
①文件及技術(shù)檔案管理的任務(wù)是
按照一定的原則和要求,系統(tǒng)地收集記述工程建設(shè)全過程中具有保存價(jià)值的用于指導(dǎo)施工的技術(shù)文件材料,并按歸檔制度加以分類整理,以便完工驗(yàn)收后,完整地移交給有關(guān)技術(shù)檔案管理部門。
②文件及技術(shù)檔案管理的意義是
可以保證技術(shù)文件的完整性、正確性和及時(shí)性,組織有序的交流,及時(shí)滿足施工生產(chǎn)的需要,出了問題,有據(jù)可查,從而起到穩(wěn)定正常生產(chǎn)的作用。
(2)文件及技術(shù)檔案管理制度
①文件管理制度
施工過程中發(fā)生的往來文件,項(xiàng)目經(jīng)理部應(yīng)設(shè)專職人員,按照is09001:2000 的要求進(jìn)行專門管理,并形成硬性規(guī)定,并由此建立文件管理制度。
②技術(shù)檔案管理制度
施工過程中產(chǎn)生的技術(shù)資料,項(xiàng)目經(jīng)理部應(yīng)設(shè)專職人員,按照is09001:2000 的要求進(jìn)行專門管理,并形成制度貫徹落實(shí)。
(3)文件及技術(shù)檔案管理的方法
①文件管理方法
a、收集:主要是注意搞好日常文件的管理工作。
b、整理及編目:是在文件全面收集基礎(chǔ)上,對(duì)來文或發(fā)文進(jìn)行科學(xué)地分類和有秩序地排列。分類應(yīng)根據(jù)文件的行文類別區(qū)分。
同時(shí)按文件的收發(fā)時(shí)間編制目錄,該受控的要建立受控文件清單并加蓋受控章。
②技術(shù)檔案管理辦法
a、收集:由項(xiàng)目經(jīng)理部工程管理部統(tǒng)一管理。
b、整理及編目:是在技術(shù)檔案材料全面收集基礎(chǔ)上,對(duì)技術(shù)檔案材料進(jìn)行科學(xué)地分類和有秩序地排列。分類按技術(shù)檔案本身的自然形成規(guī)律進(jìn)行。工程技術(shù)檔案分類,原則上按工程項(xiàng)目劃分,使同一項(xiàng)工程的技術(shù)檔案都集中在一起,以便能夠反映該項(xiàng)目工程的全貌。而每一類別下,又可按專業(yè)分為若干類。編目方針為能夠揭示技術(shù)檔案的內(nèi)容和他們之間聯(lián)系,便于檢查。
(4)交工驗(yàn)收及資料整理
①建立技術(shù)資料復(fù)核制,來源于施工過程中的資料,必須現(xiàn)場(chǎng)填寫且有人復(fù)核,決不允許一人一填到底,更不容許事后補(bǔ)填,且資料能夠反映工程實(shí)際。
②交工驗(yàn)收資料的整理,要從工程施工一開始就著手抓,先化整為零,再化零為整。同時(shí)做到資料、圖紙和計(jì)量支付三者的統(tǒng)一。
③加強(qiáng)交工驗(yàn)收及資料整理的管理工作,徹底根治此方面滯后的弊病。
(5)竣工資料整理、竣工圖繪制
①在交工資料的基礎(chǔ)上,進(jìn)一步完善成竣工資料,摒棄持久戰(zhàn)。
②每一分項(xiàng)工程完成后,要隨即把施工中變更的部分用鉛筆描繪在原施工圖紙上,并注明變更的依據(jù)及日期等。
③把竣工資料的整理及竣工圖繪制與項(xiàng)目經(jīng)理的業(yè)績(jī)掛鉤,作為獎(jiǎng)罰的依據(jù)之一。
第9篇 房地產(chǎn)工程技術(shù)檔案管理
房地產(chǎn)公司工程技術(shù)檔案管理
第一節(jié)目的
為了規(guī)范工程文件資料管理,明確工程中有關(guān)文件資料的范圍、接收、分發(fā)、回收、存檔的具體工作程序,劃分各部門的職責(zé),確保各有關(guān)方均能及時(shí)獲得,順利進(jìn)行工作,以利工程建設(shè)和竣工移交,特制定本資料管理制度。
第二節(jié)適用范圍
本管理制度適用于房地產(chǎn)開發(fā)項(xiàng)目的全過程(前期、中期、后期)。
第三節(jié)職責(zé)
1、負(fù)責(zé)本部門文件資料和工程圖紙資料的歸檔管理。
2、負(fù)責(zé)工程施工組織設(shè)計(jì)、施工方案、環(huán)境控制措施等文件的初審、督促實(shí)施,以及相關(guān)文件的歸檔管理。
3、負(fù)責(zé)項(xiàng)目建設(shè)中工程文件資料的收集、積累和完整、準(zhǔn)確地掌握工程施工的情況,以及竣工資料的收集、整理。
4、管理好領(lǐng)用的工程文件,回收、整理、移交文件。
5、負(fù)責(zé)施工單位、監(jiān)理公司、質(zhì)檢單位等的相關(guān)工程文件,進(jìn)行回復(fù)、收集、歸檔。
6、負(fù)責(zé)本公司總工辦、施工單位等相關(guān)部門文件資料的收集、傳遞、回復(fù)、歸檔。
第四節(jié)管理內(nèi)容及要求
一、文件資料的接收、分發(fā)
1、對(duì)施工方、監(jiān)理方、總工辦等相關(guān)單位或部門發(fā)送至我部門的文件資料進(jìn)行整理、分類、歸檔。
2、將整理完畢的圖紙資料,經(jīng)有關(guān)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后按規(guī)定的份數(shù)分發(fā)至相關(guān)單位,并做好發(fā)放記錄。
二、標(biāo)識(shí)、版本更新、設(shè)計(jì)變更
1、設(shè)計(jì)及材料、設(shè)備文件均應(yīng)在每張圖上做明顯狀態(tài)標(biāo)識(shí),以確認(rèn)是否為有效版本。
2、名稱相同的改版文件,如是整卷冊(cè)(整袋)改版的則在圖紙袋上加注版次,如是對(duì)前版文件某一張(某幾張、某一部分)進(jìn)行改版的,要在文件袋上清楚的注明將前卷冊(cè)文件哪一張(哪幾張,哪一部分)作廢更換。
3、對(duì)于發(fā)送至工程部的設(shè)計(jì)變更通知單,工程部將對(duì)設(shè)計(jì)變更通知單分類、編號(hào)、登記。原件歸檔,同時(shí)按照有關(guān)要求發(fā)放給有關(guān)單位,并做好收發(fā)記錄。
三、圖紙資料的補(bǔ)遺和索賠
1、圖紙資料 如遇交付清單不符或短缺,難以辯認(rèn)等問題時(shí),工程部應(yīng)立即通知總工辦,由總工辦函告設(shè)計(jì)方限期補(bǔ)齊和更換。
2、如圖紙資料末按合同日期提供,工程部應(yīng)及時(shí)上報(bào)公司相關(guān)部門,督促落實(shí)。
四、圖紙不符的處理
1、收到圖紙資料,如果認(rèn)為該圖紙資料與工程項(xiàng)目不符不能執(zhí)行應(yīng)注明原因,及時(shí)將圖紙資料送還總工辦。
2、如問題涉及甲供材料、設(shè)備制造廠商。工程部及時(shí)督促總工辦物資采購(gòu)人員協(xié)調(diào)解決并負(fù)責(zé)與材料、設(shè)備廠商聯(lián)系處理。
五、對(duì)單位、分部(分項(xiàng))工程的有關(guān)要求
1、工程部所有文件按單位工程或分部(分項(xiàng))工程分類,并在工程的施工組織過程中不斷補(bǔ)充、完善。單位分部(分項(xiàng))工程竣工驗(yàn)收、分部試運(yùn)前應(yīng)組編完畢,并作為竣工、試運(yùn)必要條件,不符合要求者不予驗(yàn)收。
2、文件應(yīng)齊全、規(guī)范、完整、符合要求,歸檔文件資料要字跡清晰,圖面整潔。編制文件資料應(yīng)使用微機(jī)打印或黑墨水或藍(lán)黑墨水書寫。
3、在竣工后移交給有關(guān)單位和部門。有關(guān)人員對(duì)竣工資料的編制、整理、審核、交接、驗(yàn)收等鑒定合格,檔案管理人員逐項(xiàng)檢查,全部合格后接收資料,由工程部保管,歸檔文件應(yīng)為原件。
六、施工、調(diào)試文件的審查。
1、當(dāng)施工方、調(diào)試方的施工專業(yè)文件資料、資質(zhì)文件資料及工程合約等準(zhǔn)備就緒時(shí),應(yīng)由施工方、調(diào)試方單位負(fù)責(zé)人或法人代表審核、蓋章(簽字)確定,資料文件上報(bào)交監(jiān)理方審核、確定后交工程部審核備案。
七、工程文件資料的借閱、復(fù)印
1、工程文件資料需要借閱時(shí),應(yīng)由借閱人填寫《工程文件資料借閱申請(qǐng)單》,經(jīng)借閱人所屬部門或單位負(fù)責(zé)人核準(zhǔn),簽字確認(rèn),工程文件資料借閱'即借即還'不得將文件資料帶至文件資料借閱指定區(qū)域之外。
2、工程文件資料原則上不允許復(fù)印,因工程需要必須復(fù)印時(shí),由當(dāng)事人填寫《工程文件資料復(fù)印申請(qǐng)單》經(jīng)借閱人所屬部門或單位負(fù)責(zé)人核準(zhǔn),簽字確認(rèn),方可復(fù)印。復(fù)印件按照受控文件控制要求執(zhí)行。
八、工程技術(shù)檔案資料編制要求
1、工程技術(shù)資料主要?jiǎng)澐譃槲孱?
①工程質(zhì)量保證資料;
②工程分部分項(xiàng)(觀感質(zhì)量評(píng)定)評(píng)定資料;
③工程技術(shù)資料;
④施工管理資料;
⑤竣工資料(竣工圖)。
2、工程技術(shù)資料的編制,應(yīng)隨施工進(jìn)度反映工程質(zhì)量。新工藝的實(shí)施,新結(jié)構(gòu)的試驗(yàn),地基檢測(cè),現(xiàn)場(chǎng)安全,文明施工,工程相關(guān)的照片,音像資料,能夠反映工程的實(shí)施情況。資料應(yīng)按有關(guān)規(guī)定裝訂,每?jī)?cè)資料應(yīng)有名稱、目錄、頁(yè)碼 、說明,以便查找核實(shí)。凡引用復(fù)印資料必須有復(fù)印時(shí)間,日期,復(fù)印人簽字,復(fù)印單位的公章,并注明原件存放的位置和索引。
3、工程技術(shù)資料的編制流程:工程技術(shù)資料應(yīng)采用國(guó)家統(tǒng)一的格式、表格。
對(duì)于工程質(zhì)量保證資料、工程分部分項(xiàng)評(píng)定資料、工程技術(shù)資料,應(yīng)先由施工單位按照相關(guān)規(guī)定編制、填寫,然后報(bào)監(jiān)理公司審核。監(jiān)理公司根據(jù)現(xiàn)場(chǎng)實(shí)際情況,對(duì)相關(guān)資料進(jìn)行復(fù)核、確認(rèn),再由監(jiān)理公司向建設(shè)單位工程部申報(bào)。建設(shè)單位對(duì)監(jiān)理公司上報(bào)的工程技術(shù)資料進(jìn)一步審核,根據(jù)資料的類型交相關(guān)負(fù)責(zé)人,包括總工辦(材料部、造價(jià)部)各專業(yè)工程師的核實(shí)、給予簽認(rèn),并留檔備查,同時(shí)復(fù)回監(jiān)理公司。對(duì)建設(shè)單位不須確認(rèn)的工程資料,工程部存檔即可返回。
對(duì)于施工管理資料,工程竣工資料,施工單位應(yīng)向監(jiān)理公司申報(bào),經(jīng)監(jiān)理公司審查后會(huì)同監(jiān)理公司的資料統(tǒng)一上報(bào)建設(shè)單位,建設(shè)單位統(tǒng)一審查、歸檔、移交社會(huì)檔案管理中心。
4、工程技術(shù)資料應(yīng)隨施工進(jìn)度同步收集、整理、整編,應(yīng)做到齊全、準(zhǔn)確、真實(shí)、可信,不得弄虛作假,對(duì)確認(rèn)歸檔的資料,不得涂改、刪除、更換,工程資料由工程部專人負(fù)責(zé)。
九、工程部檔案資料入檔序目
1、工程招投標(biāo)資料
a、招標(biāo)文件 ;b、招標(biāo)答疑;c、標(biāo)外文件;d、商務(wù)標(biāo);e、技術(shù)標(biāo);
f、中標(biāo)通知書
2、工程竣工資料由施工單位按當(dāng)?shù)貦n案部門規(guī)定順序整理。如:前期資料及設(shè)計(jì)變更圖紙會(huì)審記錄(原件)、各種檢驗(yàn)實(shí)驗(yàn)資料、分部分項(xiàng)自檢資料、竣工驗(yàn)收資料、竣工驗(yàn)收備案表(原件)等。
3、竣工圖(有竣工圖章內(nèi)容齊全)
4、竣工工程結(jié)算書(造價(jià)咨詢單位審查三家蓋章)
入檔的文件資料要按照有序、成卷、分類存放,便于查詢、有條件利用的原則進(jìn)行保管。
十、工程部檔案資料的銷毀
工程部接收施工單位報(bào)來的竣工工程檔案資料,在本部存放時(shí)間為3年(從工程竣工備案之日起),期滿后由工程部綜合業(yè)務(wù)主辦人員辦理相關(guān)手續(xù),負(fù)責(zé)移交給綜合辦檔案室。
工程部移交給綜合辦公室的檔案,按照檔案管理規(guī)定管理期限為50年,需要銷毀時(shí)要辦理銷毀手續(xù),逐級(jí)審批,監(jiān)督銷毀。
第10篇 檔案管理:職位說明書
崗位描述:
1、負(fù)責(zé)檔案資料保密工作,并嚴(yán)格職守資料檔案的保密制度;
2、負(fù)責(zé)檔案入庫(kù),對(duì)檔案進(jìn)行分類登記,檔案的分類應(yīng)做到科學(xué)合理,便于查找;
3、辦理檔案借閱登記手續(xù),檢查到期歸還的資料是否完整無(wú)缺,發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)報(bào)告和處理;
4、按有關(guān)規(guī)定對(duì)檔案進(jìn)行例行的保養(yǎng)、管理或銷毀。
任職資格:
1、圖書情報(bào)、行政管理或相關(guān)專業(yè)大專以上學(xué)歷;
2、一年以上相關(guān)工作經(jīng)驗(yàn);
3、熟悉檔案管理辦法,掌握計(jì)算機(jī)檔案管理信息系統(tǒng);
4、嚴(yán)謹(jǐn)、有責(zé)任心,有團(tuán)隊(duì)合作精神,工作認(rèn)真負(fù)責(zé),細(xì)致認(rèn)真,保密性強(qiáng);
5、熟練使用辦公軟件。
第11篇 汽修企業(yè)車輛維修檔案管理
汽車維修企業(yè)車輛維修檔案管理
1、檔案存放要有序,查找方便,并應(yīng)做好六防工作,即防盜、放火、防潮、防鼠、防塵、防曬,保持檔案存放處清潔衛(wèi)生。
2、不準(zhǔn)損毀、涂改、偽造、出賣檔案,檔案資料如有損壞應(yīng)及時(shí)修補(bǔ)。
3、根據(jù)檔案的內(nèi)容、性質(zhì)和時(shí)間等待征,對(duì)檔案進(jìn)行分類整理、存放、歸檔,并按內(nèi)容和性質(zhì)確定其保存期限,電子檔案要及時(shí)備份。
4、各班組負(fù)責(zé)人要對(duì)本部門使用的檔案資料的完整性、有效性負(fù)責(zé),在現(xiàn)場(chǎng)不得存有或使用失效的文件、資料。
5、各班組每年對(duì)檔案進(jìn)行一次核對(duì)清理,并將所保存的檔案整理后交辦公室統(tǒng)一歸檔。已經(jīng)到保管期限的文件資料,由辦公室按規(guī)定處理。
6、維修車輛實(shí)行一車一檔制,二級(jí)維護(hù)及以上作業(yè)的車輛檔案內(nèi)容包括維修合同、檢驗(yàn)記錄、維修人員和質(zhì)量檢驗(yàn)人員名單,竣工出廠合格證副頁(yè)、結(jié)算憑證。
7、檔案的借閱必須辦理規(guī)定手續(xù),借閱者對(duì)檔案的完整、清潔負(fù)責(zé),未經(jīng)許可不得擅自轉(zhuǎn)借、復(fù)印。
第12篇 電器企業(yè)員工檔案管理
電器公司員工檔案管理
1 員工檔案分為試用期員工檔案、員工檔案、促銷員員工檔案三類。
2 公司為上述人員設(shè)立檔案。
3 員工被辭退或調(diào)離,公司將為員工保存檔案一年。
4 除有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)因工作需要須借閱員工檔案外,未經(jīng)人力資源部許可,其他人不得私自翻閱員工檔案。
