后勤物業(yè)檔案管理作業(yè)指導(dǎo)書(shū)
后勤物業(yè)中心物業(yè)檔案管理作業(yè)指導(dǎo)書(shū)
1.0 目的
保證物業(yè)檔案管理的科學(xué)化和規(guī)范化。
2.0 適用范圍
適用于物業(yè)管理中心各類(lèi)檔案的立卷及歸檔管理。
3.0 職責(zé)
客戶服務(wù)部檔案管理崗位人員負(fù)責(zé)檔案管理工作并進(jìn)行質(zhì)量控制。
4.0 過(guò)程和方法
4.1檔案管理的分類(lèi)
4.1.1家屬區(qū)檔案。的(代號(hào)0.1)
4.1.2教學(xué)區(qū)檔案。(代號(hào)0.2)
4.1.3學(xué)生社區(qū)檔案。(代號(hào)0.3).
4.1.4物管中心檔案。(代號(hào)0.4)
4.1.5總公司檔案。(代號(hào)0.5)
4.1.6學(xué)校文件資料檔案。(代號(hào)0.6)
4.1.7物管中心內(nèi)部檔案。(代號(hào)0.7)
4.1.8客戶服務(wù)部檔案。(代號(hào)0.8
4.1.9外來(lái)文件檔案。(代號(hào)0.9)
4.1.10合同協(xié)議。(代號(hào)1)
4.1.11各個(gè)分檔案下設(shè)二級(jí)科目。
4.2檔案的收集
4.2.1國(guó)家有關(guān)的文件資料。
4.2.2行業(yè)有關(guān)的文件資料。
4.2.3學(xué)校有關(guān)的文件資料。
4.2.4總公司有關(guān)的文件資料。
4.2.5物管中心有關(guān)文件資料。
4.2.6物管中心下屬各個(gè)部門(mén)有關(guān)文件資料。
4.2.7客戶服務(wù)部文件資料。
4.2.8各部門(mén)設(shè)檔案資料信息報(bào)送員。
4.2.9客戶服務(wù)部檔案管理人員定期每?jī)稍率占瘹w檔檔案資料。
4.2.10各部門(mén)辦理完畢的文件是檔案收集的主要來(lái)源。
4.2.11檔案管理人員對(duì)資料齊全的檔案應(yīng)及時(shí)歸檔,做到時(shí)間準(zhǔn)確、類(lèi)別清楚、存放有序、查找方便。
4.2.12重要的文件資料向?qū)W校檔案室報(bào)送。
4.3 檔案的存檔
4.3.1存檔時(shí),應(yīng)當(dāng)按檔案的分類(lèi)編號(hào),將檔案放置在相應(yīng)的位置。做好檔案索引,以便于查找。
4.3.2檔案目錄格式分為檔案的卷內(nèi)目錄格式見(jiàn)《卷內(nèi)目錄》及檔案案卷目錄格式見(jiàn)《 案卷目錄》。
4.3.3案卷的厚度一般1.5cm-5cm,裝訂前要拆除金屬物,做好文件材料的檢查,對(duì)破損或裉色的材料要進(jìn)行修補(bǔ)和復(fù)制;裝訂部位過(guò)窄或有字跡的材料要加紙襯邊;紙面過(guò)大的書(shū)寫(xiě)材料要按卷宗大小折疊整齊;字跡難以認(rèn)清的材料要附上抄件;卷宗標(biāo)題要標(biāo)明作者、問(wèn)題或名稱,文字要簡(jiǎn)練、確切,字跡要端正。
4.4 檔案的整理
4.4.1歸檔文件的整理,按分類(lèi)、裝訂、排列、編號(hào)、裝盒、編目的步驟進(jìn)行。
4.4.2檔案文件的整理,以件為單位進(jìn)行。一般以一份文件為一件;各種報(bào)表、名冊(cè)、圖冊(cè)、書(shū)刊等,一冊(cè)(本)為一件;正本與定稿合為一件;來(lái)文與復(fù)文合為一件;正件與附件合為一件。
4.5 檔案的保管
4.5.1檔案管理人員了解和掌握檔案管理的規(guī)律,通過(guò)經(jīng)常性的工作,采取專(zhuān)門(mén)的技術(shù)措施,最大限度地防止和減少檔案的損毀,延長(zhǎng)檔案的壽命,維護(hù)檔案的物質(zhì)安全和政治安全。
4.5.2檔案的保管應(yīng)加強(qiáng)重點(diǎn),照顧一般;立足長(zhǎng)遠(yuǎn),保證當(dāng)前。
4.5.3檔案保管的期限
⑴物管中心及各部門(mén)工作記錄為二年。
⑵物管中心文件資料為八年。
⑶后勤總公司文件資料為十五年。
⑷學(xué)校的文件資料和合同協(xié)議為長(zhǎng)期。
4.6 檔案借閱
4.6.1物業(yè)檔案供客戶服務(wù)部經(jīng)理、物管中心主任內(nèi)部查閱;物管中心下屬部門(mén)和上級(jí)部門(mén)因工作原因查閱檔案者,應(yīng)由查閱人填寫(xiě)《查閱檔案申請(qǐng)表》,經(jīng)客戶服務(wù)部經(jīng)理、物管中心主任同意,在《查閱檔案登記薄》簽名后,方可查閱檔案,查閱資料不得帶出檔案室。
4.6.2對(duì)需要借出檔案的,應(yīng)填寫(xiě)《借閱檔案申請(qǐng)表》,經(jīng)客戶服務(wù)部經(jīng)理、物管中心主任同意,借閱人在《借閱檔案登記薄》簽名后,方可借閱檔案。檔案借出前檔案管理人員應(yīng)清點(diǎn)借出檔案的頁(yè)數(shù),并在《借閱檔案登記薄》注明檔案頁(yè)數(shù)。檔案借出后借閱人應(yīng)在規(guī)定的期限內(nèi)返還,檔案管理人員對(duì)歸還檔案應(yīng)認(rèn)真清點(diǎn)檔案頁(yè)數(shù),對(duì)于頁(yè)數(shù)與借出前不符的,要求借出人寫(xiě)出書(shū)面原因,經(jīng)客戶服務(wù)部經(jīng)理、物管中心主任批準(zhǔn)后再次歸檔。檔案借出又歸還的,檔案管理人對(duì)借出檔案材料的齊全性負(fù)責(zé)。
4.6.3查閱、借閱檔案人員應(yīng)保持檔案單獨(dú)原始狀態(tài),檔案不得換頁(yè)、抽頁(yè)、插頁(yè),不得涂改污損。
4.6.4查閱電子檔案可根據(jù)上述程序進(jìn)行查詢,查詢結(jié)果僅供工作使用,對(duì)查詢結(jié)果不得未經(jīng)許可就提供給其他組織和個(gè)人,更不得將查詢內(nèi)容私自打印,或以電子文本形式保存。
4.6.5物業(yè)檔案不得交給本系統(tǒng)以外的單位或個(gè)人查閱、借閱,因上級(jí)或司法調(diào)查要查閱的按相關(guān)規(guī)定辦理。
4.6.6檔案損壞或遺失的處理
檔案管理人員借閱檔案人員將檔案損壞或遺失的應(yīng)盡快采取補(bǔ)救措施,責(zé)任人應(yīng)寫(xiě)出書(shū)面說(shuō)明材料,客戶服務(wù)部經(jīng)理簽字確認(rèn),報(bào)物管中心主任審批,在物管中心通報(bào)批評(píng),并備案。對(duì)連續(xù)二次以上發(fā)生損壞或遺失行為應(yīng)啟動(dòng)糾正措施程序。
4.7 檔案的銷(xiāo)毀
4.7.1對(duì)已失效的檔案,由檔案管理員登記造冊(cè),經(jīng)客戶服務(wù)部經(jīng)理鑒定,報(bào)物管中心主任批準(zhǔn)后,按規(guī)定銷(xiāo)毀。
4.7.2經(jīng)批準(zhǔn)銷(xiāo)毀的檔案,可單獨(dú)存放半年,經(jīng)驗(yàn)證確無(wú)保留價(jià)值時(shí),再行銷(xiāo)毀,以免誤毀。
4.7.3銷(xiāo)毀文件必須在指定地點(diǎn)進(jìn)行,并指派專(zhuān)人監(jiān)銷(xiāo),文件銷(xiāo)毀后,監(jiān)銷(xiāo)人應(yīng)在銷(xiāo)毀注冊(cè)上簽字
4.8檔案移交
檔案管理人員因工作原因調(diào)離本崗位的,須將所管理檔案的數(shù)量狀況想接管人員清點(diǎn)交接清楚,辦好移交手續(xù)。
4.9監(jiān)督檢查
客戶服務(wù)部經(jīng)理每年至少組織一次物業(yè)檔案保管、使用情況檢查,如發(fā)現(xiàn)檔案資料丟失、損壞等問(wèn)題應(yīng)及時(shí)匯報(bào),有條件的應(yīng)立即采取補(bǔ)救措施,對(duì)相關(guān)責(zé)任人要追究相關(guān)責(zé)任。
5.0 支持性文件
《中華人民共和國(guó)檔案法》
《客戶服務(wù)部工作職責(zé)》
《客戶服務(wù)部信息溝通處理細(xì)則》
6.0 記錄
《查
閱檔案申請(qǐng)表》
《查閱檔案登記薄》
《借閱檔案申請(qǐng)表》
《借閱檔案登記薄》
《檔案分類(lèi)、歸檔范圍、保管期限表》
《卷內(nèi)文件目錄》
《案卷目錄》
