財(cái)務(wù)部6s管理內(nèi)容范例
財(cái)務(wù)部6s管理內(nèi)容
財(cái)務(wù)部6s管理,是營(yíng)造良好辦公環(huán)境,提高工作質(zhì)量,樹(shù)立財(cái)務(wù)部管理形象的有力保證。財(cái)務(wù)部6s管理,必須長(zhǎng)抓不懈,每位財(cái)務(wù)人員每天應(yīng)該自覺(jué)做好。
一、整理:
就是徹底將要與不要的東西區(qū)分清楚,并將不要的東西加以處理,它是改善工作環(huán)境的第一步。即:留下必要的,其他都清除掉。
1、票據(jù)整理:認(rèn)真審核和識(shí)別報(bào)銷的原始單據(jù),有用的留下,沒(méi)用的清除掉;定期檢查和審閱印刷票據(jù),有用的留下,沒(méi)用的清除掉或修正。
2、文件整理:認(rèn)真審核和識(shí)別文件的內(nèi)容和作用,有用的及時(shí)處理和歸檔,沒(méi)用的及時(shí)清除掉或轉(zhuǎn)給他人。
3、郵件整理:同“文件整理”。
4、紙張整理:及時(shí)清理打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)等設(shè)備旁的廢紙,可利用的留下并整理好;定期整理抽屜、桌面和文件里的紙張,有用的留下,沒(méi)用的清除掉。
5、家具整理:已壞的家具及時(shí)清除掉,多余的家具及時(shí)調(diào)走;留下的家具要充分利用和有序利用。
二、整頓:
把經(jīng)過(guò)整理出來(lái)的人和物品加以定量、定位,簡(jiǎn)言之,整頓就是人和物放置方法的標(biāo)準(zhǔn)化,其關(guān)鍵在于做到定位、定品、定量。即:有必要留下的,依規(guī)定擺放整齊,加以標(biāo)識(shí)。
1、票據(jù)整頓:原始單據(jù)要主次疊放,疊放要整齊;庫(kù)存的印刷票據(jù)要堆放整齊。
2、文件整頓:文件要?dú)w類,文件資料可以適當(dāng)編號(hào),文件要放在固定的位置上。
3、郵件整頓:郵件要?dú)w類,郵件資料要編號(hào),編號(hào)統(tǒng)一為“年月日+文字名稱”,郵件要定期拷貝,確保重要資料安全。
4、家具整頓:辦公桌椅排放要講究,確保整齊、通風(fēng)、有光線;其他家具要充分利用現(xiàn)有的空間集中排放,騰出必要的走道和空間,以塑造清爽、整潔、有序的辦公環(huán)境。
5、桌面整頓:除電腦和文件柜等必要的辦公用品外,桌面上不排放資料,確保桌面干凈和整齊,確保資料安全;辦公時(shí)需要的資料可以整齊地放在桌面上,人離開(kāi)桌位時(shí)要將資料及時(shí)整理在抽屜或柜子里。
6、抽屜整頓:抽屜里的資料要?dú)w類、編號(hào)和整齊疊放,沒(méi)有用的資料包括吃的東西和非工作需要的資料不要放進(jìn)抽屜里。
7、檔案整頓:同“抽屜整頓”。
三、清掃:
就是徹底將自己的工作環(huán)境四周打掃干凈,設(shè)備異常時(shí)馬上維修,使之恢復(fù)正常。即:工作場(chǎng)所里看得見(jiàn)看不見(jiàn)的地方全要清掃干凈。
1、每天將自己使用的電腦、主機(jī)、鍵盤(pán)、桌面和椅子等擦洗干凈。
2、定期檢查和清掃自己保管的抽屜和檔案柜里的資料的贓污,保持干凈衛(wèi)生。
3、每天安排值日人員,具體負(fù)責(zé)清掃或監(jiān)管清掃辦公室公共區(qū)的沙發(fā)、窗臺(tái)、地面等衛(wèi)生,以及清洗茶杯、茶托,垃圾框內(nèi)的垃圾要及時(shí)地清理干凈等。
四、清潔:
是指對(duì)整理、整頓、清掃之后的工作成果要加以維護(hù),使現(xiàn)場(chǎng)保持完美和最佳狀態(tài)。即:維持整理、清掃的成果,保持干凈亮麗。
1、建立“財(cái)務(wù)部6s管理制度”,明確責(zé)任人和6s檢查內(nèi)容。
2、做好6s管理記錄,適當(dāng)獎(jiǎng)勵(lì)6s積極員工。
五、素養(yǎng):
要努力提高人員的素養(yǎng),養(yǎng)成嚴(yán)格遵守規(guī)章制度的習(xí)慣和作風(fēng)。即:每位員工養(yǎng)成良好的遵守規(guī)則的習(xí)慣,有美譽(yù)度。
1、定期召開(kāi)會(huì)議,通報(bào)6s執(zhí)行情況,并提出6s要求。
2、要求每位員工注意儀容儀表,遵章守法。
3、要求每位財(cái)務(wù)人員樹(shù)立“4個(gè)優(yōu)先服務(wù)意識(shí)”,維護(hù)財(cái)務(wù)部服務(wù)形象。
4、定期組織活動(dòng),加強(qiáng)同事之間的交流和溝通,杜絕和減少同事之間的矛盾。
六、安全:
就是要維護(hù)人與財(cái)產(chǎn)不受侵害,以創(chuàng)造一個(gè)零故障,無(wú)意外事故發(fā)生的工作現(xiàn)場(chǎng)。即:一切工作均以安全為前提。
1、最后一位下班人員,負(fù)責(zé)鎖好門(mén)窗,關(guān)燈,關(guān)電。
2、下班時(shí),每位財(cái)務(wù)人員都要關(guān)閉電腦,鎖好抽屜和柜子。
3、現(xiàn)金和資產(chǎn)要定期盤(pán)點(diǎn),往來(lái)要定期對(duì)賬,原始單據(jù)傳遞要做好記錄,收款收據(jù)啟用要做好登記,賬務(wù)要定期審查,提現(xiàn)要派車,等等,要嚴(yán)格按照公司的財(cái)務(wù)制度進(jìn)行管理。
4、外人進(jìn)入財(cái)務(wù)部門(mén),現(xiàn)場(chǎng)的財(cái)務(wù)人員有責(zé)任監(jiān)督其一舉一動(dòng),不得讓其擅自帶走財(cái)務(wù)部門(mén)的一針一線。
