控股公司財(cái)務(wù)管理

控股公司財(cái)務(wù)管理

某控股公司員工手冊:財(cái)務(wù)管理

1. 財(cái)務(wù)管理原則

1.1 授權(quán)管理

公司財(cái)務(wù)部、預(yù)算部對公司內(nèi)的任何經(jīng)濟(jì)活動(dòng)事項(xiàng)有查詢權(quán)及參與建議權(quán)。

1.2 預(yù)算管理

1.2.1 公司各部門的各項(xiàng)經(jīng)費(fèi)使用均須事先制定'資金收支預(yù)算計(jì)劃',并納入公司總體資金預(yù)算計(jì)劃中,嚴(yán)格按所訂計(jì)劃實(shí)施執(zhí)行;

1.2.2 公司各部門應(yīng)根據(jù)部門業(yè)務(wù)需求制定出科學(xué)合理的部門預(yù)算計(jì)劃,并于每個(gè)旬、月、季、年度之前上報(bào)財(cái)務(wù)部、預(yù)算部;

1.2.3 公司各部門須根據(jù)本部門業(yè)務(wù)進(jìn)展情況和收支情況及時(shí)做好統(tǒng)計(jì),并于每旬、月、季、年度末上報(bào)財(cái)務(wù)部、預(yù)算部。

1.3 監(jiān)控管理

1.3.1 公司總經(jīng)理、主管經(jīng)理、財(cái)務(wù)部、預(yù)算部對公司總體資金使用和部門資金使用有監(jiān)控權(quán);

1.3.2 財(cái)務(wù)人員對本公司業(yè)務(wù)實(shí)行具體會(huì)計(jì)監(jiān)督。財(cái)務(wù)人員對不真實(shí)、不合法的原始憑證不予受理;對記載不準(zhǔn)確不完整的原始憑證予以退回,并要求更正、補(bǔ)充;

1.3.3 財(cái)務(wù)人員發(fā)現(xiàn)賬簿記錄與實(shí)務(wù)款項(xiàng)不符實(shí),應(yīng)及時(shí)逐級向部門經(jīng)理和公司領(lǐng)導(dǎo)書面報(bào)告,并請求查明原因,做出處理。財(cái)務(wù)人員對上述事項(xiàng)無權(quán)自行作出處理;

1.3.4 財(cái)務(wù)人員應(yīng)定期會(huì)同行政部人員進(jìn)行公司財(cái)產(chǎn)清查,保證賬簿記錄與實(shí)物、款項(xiàng)相符。

2. 資金管理程序

2.1 集團(tuán)往來資金的取得:

2.1.1 根據(jù)公司運(yùn)營情況,向集團(tuán)財(cái)務(wù)部報(bào)送年、季、月、旬資金使用計(jì)劃;

2.1.2 往來撥款申報(bào)時(shí)間:用款期前15日。

2.2 貸款資金的取得(見財(cái)務(wù)部貸款程序)

2.3 資金支出的管理

2.3.1 內(nèi)部借款要求:

2.3.1.1 企業(yè)內(nèi)部借款均須填寫'內(nèi)部借款單'。注明現(xiàn)金借款或支票借款;

2.3.1.2 所有借款,無論金額大小均需總經(jīng)理審批;

2.3.1.3 企業(yè)資金往來付款均須填寫'資金往來申請單';

2.3.1.4 借款程序:

2.3.1.5 嚴(yán)格控制空白支票(限額支票)的領(lǐng)用,除特殊原因外,原則上不允許領(lǐng)用空白支票。如需領(lǐng)用,領(lǐng)用人須妥善保管,如有丟失,一切損失由領(lǐng)用人承擔(dān);

2.3.1.6 各部門應(yīng)及時(shí)結(jié)清借款,未結(jié)算借款不能連續(xù)超過三筆,否則財(cái)務(wù)部不予受理;

2.3.1.7 備用金、借款要遵循'前賬不清,后帳不立'的原則;

2.3.1.8 借款清還時(shí)間:一般業(yè)務(wù)借款在借款發(fā)生后五個(gè)工作日內(nèi)清還,特殊事項(xiàng)借款由總經(jīng)理簽批清還時(shí)限;備用金借款,每年年底清理核批。

2.3.2工程撥款

2.3.2.1 工程款審批

(1)各相關(guān)部門應(yīng)每月月底根據(jù)合同要求和進(jìn)度情況向預(yù)算部提供下月資金使用計(jì)劃(見附表二),由預(yù)算部進(jìn)行審核,公司總經(jīng)理要求各部門對下月資金使用計(jì)劃進(jìn)行調(diào)整和

批準(zhǔn)資金使用計(jì)劃;

(2)凡在資金計(jì)劃內(nèi)撥款,由相關(guān)部門經(jīng)理填制《撥款單》(見附表)后,由預(yù)算部、財(cái)務(wù)部進(jìn)行審核,并經(jīng)主管經(jīng)理批準(zhǔn)后,財(cái)務(wù)部方可撥款;

(3)對計(jì)劃外撥款,各責(zé)任部門應(yīng)注明理由,由預(yù)算部、財(cái)務(wù)部進(jìn)行審核,由主管副總經(jīng)理簽字,最后報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)、確認(rèn)后,財(cái)務(wù)部方可撥款。

2.3.2.2 撥款流程

(1)對研發(fā)中心負(fù)責(zé)的各項(xiàng)設(shè)計(jì)委托撥款,由研發(fā)中心填制《價(jià)款單》,報(bào)預(yù)算部及財(cái)務(wù)部審核簽字,報(bào)常務(wù)副總經(jīng)理批準(zhǔn)簽字后,再到財(cái)務(wù)部取款;

(2)根據(jù)工程進(jìn)度情況并結(jié)合所簽訂的合同規(guī)定,工程及可控配套款的撥付由工程部填寫工程《價(jià)款單》,注明合同編號、日期、合同造價(jià)、本次撥款數(shù)量及累計(jì)撥款數(shù)量等,由工程部經(jīng)理簽字后,報(bào)預(yù)算部及財(cái)務(wù)部審核簽字,再報(bào)常務(wù)副總經(jīng)理批準(zhǔn)簽字后,最后到財(cái)務(wù)部取款;

(3)屬于各專業(yè)局配套工程的,由開發(fā)部經(jīng)理簽字后,報(bào)預(yù)算部及財(cái)務(wù)部審核簽字,并報(bào)常務(wù)副總經(jīng)理批準(zhǔn)簽字后,再到財(cái)務(wù)部取款;

(4)對與銷售部有關(guān),并由工程部負(fù)責(zé)工期、質(zhì)量的工程。工程部工程款的撥付,由工程部經(jīng)理簽字后,報(bào)預(yù)算部及財(cái)務(wù)部審核簽字,并報(bào)主管副總經(jīng)理批準(zhǔn)簽字后,再到財(cái)務(wù)部取款;

(5)對銷售部直接負(fù)責(zé)的工程、銷售策劃及廣告費(fèi)用,由銷售部填制《價(jià)款單》后,報(bào)預(yù)算部、財(cái)務(wù)部審核簽字,并報(bào)主管副總經(jīng)理批準(zhǔn)簽字后,再到財(cái)務(wù)部取款;

(6)工程項(xiàng)目竣工后,工程尾款的撥付由公司售后服務(wù)部經(jīng)理簽字后,報(bào)預(yù)算部及財(cái)務(wù)部審核簽字,并報(bào)副總經(jīng)理及總經(jīng)理批準(zhǔn)簽字后,再到財(cái)務(wù)部取款;

(7)每完成一次撥款后,各部門必須保存好與其相關(guān)的撥款單據(jù)并填寫'撥款記錄臺帳'以便查對,公司定于每月月底前各相關(guān)部門相互核對撥款情況,以避免出現(xiàn)漏洞;

(8)公司預(yù)算部于每月月底前,匯總項(xiàng)目累計(jì)撥款臺帳,詳細(xì)注明合同造價(jià),分項(xiàng)目工程結(jié)算造價(jià),累計(jì)撥款數(shù)量及預(yù)提款數(shù)量,供公司領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)部門核查。

2.4費(fèi)用支出的管理

2.4.1費(fèi)用說明

費(fèi)用是指公司及各部門在日常經(jīng)營活動(dòng)中發(fā)生的差旅費(fèi)、業(yè)務(wù)交際費(fèi)、交通費(fèi)、通訊費(fèi)等開支。公司員工有義務(wù)本著合理、節(jié)約、有效的原則使用各項(xiàng)費(fèi)用。員工的報(bào)銷憑證必須真實(shí)、有效。在本制度中,費(fèi)用均納入部門費(fèi)用考核范圍,由財(cái)務(wù)部根據(jù)費(fèi)用預(yù)算進(jìn)行考核,考核結(jié)果與部門績效考核掛鉤。

2.4.2 費(fèi)用管理基本原則

2.4.2.1 對各項(xiàng)費(fèi)用實(shí)行預(yù)算管理,財(cái)務(wù)部根據(jù)公司目標(biāo)利潤指標(biāo)作出全年費(fèi)用預(yù)算,并負(fù)責(zé)總體費(fèi)用預(yù)算的執(zhí)行與監(jiān)控;

2.4.2.2 費(fèi)用預(yù)算編制本著誰支出、誰預(yù)算、誰控制的原則,責(zé)任落實(shí)到各部門。各部門將辦公用品、工具書、市內(nèi)出租車費(fèi)、出差費(fèi)、招待費(fèi)、加班餐費(fèi)等有關(guān)費(fèi)用在年度末編制下一年度預(yù)算標(biāo)準(zhǔn),經(jīng)總經(jīng)理辦公會(huì)審批后,嚴(yán)格執(zhí)行。預(yù)算的執(zhí)行與準(zhǔn)確性將納入部門績效考核。

2.4.3 費(fèi)用審批權(quán)限

報(bào)銷審批實(shí)行逐級簽字制度,各項(xiàng)費(fèi)用的審批以經(jīng)辦人的直接上級作為第一責(zé)任人,對費(fèi)用的合理性、真實(shí)性負(fù)責(zé),再按規(guī)定程序逐級報(bào)批。有簽字權(quán)的領(lǐng)導(dǎo)因故不能履行簽字職責(zé)時(shí)(如出差不在位時(shí)),可根據(jù)需要進(jìn)行必要的授權(quán)。審批權(quán)限規(guī)定如下:

(1)差旅費(fèi)、出租車費(fèi)、招待、禮品、加班餐費(fèi)等費(fèi)用支出,由本部門經(jīng)理簽字確認(rèn)后,財(cái)務(wù)部審核相關(guān)票據(jù),由主管經(jīng)理審批后,到財(cái)務(wù)部取款。對特殊超過2000元標(biāo)準(zhǔn)且因工作需要必須發(fā)生的招待餐費(fèi)、禮品及交際費(fèi)用,由部門經(jīng)理以書面形

式在報(bào)銷單中說明理由,提交主管經(jīng)理及公司總經(jīng)理匯同審批;

(2)部門經(jīng)理的日常費(fèi)用報(bào)銷,由財(cái)務(wù)部審核相關(guān)票據(jù),經(jīng)主管副總經(jīng)理批準(zhǔn)后,方可報(bào)銷;

(3)副總經(jīng)理日常費(fèi)用報(bào)銷,由財(cái)務(wù)部審核相關(guān)票據(jù),經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后,方可報(bào)銷;

(4)總經(jīng)理日常費(fèi)用支出,由財(cái)務(wù)部審核相關(guān)票據(jù)后,方可報(bào)銷。凡屬于總經(jīng)理日常費(fèi)用支出,財(cái)務(wù)部應(yīng)建立個(gè)人帳簿,以備公司董事會(huì)審核;

(5)凡購置辦公用品、消耗品、汽車保險(xiǎn)、汽車油票等費(fèi)用支出由行政部統(tǒng)一辦理,由總經(jīng)理審批、報(bào)銷。汽車維修費(fèi)由經(jīng)辦人(該車司機(jī)),事前取得行政部經(jīng)理允許,事后由行政部、財(cái)務(wù)部審核,由總經(jīng)理審批、報(bào)銷。

2.4.4費(fèi)用報(bào)銷程序

公司嚴(yán)格按照財(cái)務(wù)規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)確保對各項(xiàng)支出的有效管理和控制,并使簽字報(bào)銷程序規(guī)范、簡化。報(bào)銷程序如下:

2.4.5. 費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)

2.4.5.1 辦公用品及消耗品:包括日常辦公用品及辦公設(shè)備的消耗品如紙張、文具、

計(jì)算機(jī)耗材、工具書等。此類用品由行政部統(tǒng)一購置,特殊情況需自行購置的,應(yīng)提前請示行政部同意后方可自行購置。行政部對所購物品進(jìn)行登記入帳,統(tǒng)一管理調(diào)配。需自行購置工具書及資料,須提前填寫《圖書申購表》向行政部申報(bào),購置后由行政部登記保管;

2.4.5.2 物料及消耗品:包括清潔、洗滌用品、衛(wèi)生用品等公司日常消耗品,由行政部統(tǒng)一購置管理;

2.4.5.3 汽車費(fèi)用:為公司所屬或?yàn)楣舅褂密囕v的汽油費(fèi)、日常保養(yǎng)性維修費(fèi)、養(yǎng)路費(fèi)、存車費(fèi)、過橋費(fèi)等,對車輛的油耗狀況、維修費(fèi)用等由行政部進(jìn)行詳細(xì)登記,統(tǒng)一管理;

2.4.5.4 業(yè)務(wù)招待費(fèi):招待費(fèi)包括因業(yè)務(wù)需要招待客戶、關(guān)系單位的餐費(fèi)、禮品費(fèi)用等費(fèi)用。原則上實(shí)報(bào)實(shí)銷;

2.4.5.5 手機(jī)話費(fèi):報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)暫定為部門經(jīng)理每人每月500元,員工每人每月300元,因公出差期間的話費(fèi)每人每天增加50元的通話費(fèi)用(特殊情況除外);

2.4.5.6 出租車費(fèi):主要指員工因公外出發(fā)生的出租車費(fèi),規(guī)定按實(shí)際距離實(shí)報(bào)實(shí)銷,節(jié)假日加班或工作日加班的員工按統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)報(bào)銷交通費(fèi);

2.4.5.8 差旅費(fèi):員工因公赴外省市辦理公務(wù)時(shí)須提前按下圖程序辦理相關(guān)借款手續(xù),同時(shí)享用相應(yīng)差費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)(如下表)。

出差地住宿及費(fèi)用參考標(biāo)準(zhǔn)如表所示:(特殊情況除外)

住宿交通費(fèi)通訊費(fèi)餐費(fèi)

一類城市上海、廣州、深圳、天津、海南其他城市200元/人*天長話費(fèi)手機(jī)費(fèi)200元/人*天

200元/人*天150元/人*天50元/人*天50元/人*天

單人住宿可在此標(biāo)準(zhǔn)的基礎(chǔ)上浮50%

2.5 支票管理規(guī)定

2.5.1 主辦部門或經(jīng)辦人因業(yè)務(wù)需要須開支票時(shí),首先填寫支票借款單,由部門經(jīng)理、主管經(jīng)理或總經(jīng)理審批后,財(cái)務(wù)部經(jīng)理審核后,到財(cái)務(wù)部領(lǐng)取支票,簽發(fā)支票必須注明日期、收款單位、金額、用途,不準(zhǔn)開空頭支票;

2.5.2 領(lǐng)票人在領(lǐng)取支票五日內(nèi),持稅務(wù)局監(jiān)制的原始發(fā)票,填寫費(fèi)用報(bào)銷單,由財(cái)務(wù)部經(jīng)理審核票據(jù),報(bào)主管經(jīng)理或總經(jīng)理審批后,到財(cái)務(wù)部報(bào)銷。逾期不報(bào)者,及時(shí)與財(cái)務(wù)人員聯(lián)系,說明原因并積極催辦;

2.5.3 支票領(lǐng)用人應(yīng)牢記支票號碼,妥善保管,如因丟失支票或發(fā)票給公司造成的一切損失,均由經(jīng)辦人承擔(dān)一切經(jīng)濟(jì)責(zé)任;

2.5.4 工程款撥付時(shí),必須根據(jù)已定工程合同或協(xié)議、工程價(jià)款會(huì)簽單和收款方開具的稅務(wù)局監(jiān)制的正式發(fā)票方可撥付工程款。無合同(或協(xié)議)、工程價(jià)款單、正式發(fā)票或簽字手續(xù)不全者,不予辦理撥款手續(xù)。

2.6 現(xiàn)金管理規(guī)定:

公司嚴(yán)格執(zhí)行國務(wù)院頒發(fā)的《現(xiàn)金管理暫行條例》。

2.6.1 為了加強(qiáng)現(xiàn)金管理,做到日清月結(jié),準(zhǔn)確的核對現(xiàn)金庫存,定于每周三為現(xiàn)金報(bào)銷日,其他時(shí)間不辦理現(xiàn)金報(bào)銷業(yè)務(wù)。報(bào)銷時(shí)必須持有稅務(wù)局監(jiān)制的正式發(fā)票,填寫費(fèi)用報(bào)銷單,其它的收據(jù)或白條一律拒絕報(bào)銷;

2.6.2 各部門領(lǐng)取備用金最高限額5000元,由部門經(jīng)理負(fù)責(zé)管理使用,主要用于日常費(fèi)用開支。費(fèi)用發(fā)生后應(yīng)及時(shí)報(bào)銷,墊支金額超過5000元的由本部門自行解決,每年12月31日前所有備用金要報(bào)銷完畢,尚未使用完的備用金要?dú)w還結(jié)清;