酬金制物業(yè)管理財(cái)務(wù)監(jiān)管程序文件

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酬金制物業(yè)管理財(cái)務(wù)監(jiān)管程序文件

1.0目的:

根據(jù)物業(yè)管理服務(wù)委托合同的規(guī)定,為了明確酬金制物業(yè)管理運(yùn)作模式下與委托物業(yè)管理企業(yè)的雙方權(quán)利義務(wù),有效監(jiān)管委托物業(yè)管理企業(yè)財(cái)務(wù)經(jīng)營狀況,維護(hù)公司經(jīng)濟(jì)利益。

2.0范圍

適用于酬金制物業(yè)管理運(yùn)作模式下,**集團(tuán)對(duì)委托物業(yè)管理企業(yè)的財(cái)務(wù)監(jiān)管工作。

3.0職責(zé)

3.1項(xiàng)目委托的物業(yè)管理公司(以下簡稱物業(yè)公司)負(fù)責(zé)項(xiàng)目物業(yè)管理具體經(jīng)營、財(cái)務(wù)管理、資產(chǎn)管理的實(shí)際工作,以及經(jīng)營收入管理和成本控制工作;

3.2置業(yè)公司客戶服務(wù)中心(以下簡稱客戶服務(wù)中心)負(fù)責(zé)與物業(yè)公司對(duì)接工作,以及費(fèi)用結(jié)算、成本審核、物資采購初審、財(cái)務(wù)核查協(xié)助、資產(chǎn)管理監(jiān)督工作;

3.3置業(yè)公司財(cái)務(wù)部(以下簡稱地產(chǎn)財(cái)務(wù)部)負(fù)責(zé)對(duì)物業(yè)公司財(cái)務(wù)管理、資產(chǎn)管理的監(jiān)管和審核工作;

3.4集團(tuán)資產(chǎn)運(yùn)營部負(fù)責(zé)上述工作的監(jiān)督與指導(dǎo)工作。

4.0程序

4.1物業(yè)管理經(jīng)營收入監(jiān)管

4.1.1物業(yè)管理經(jīng)營收入定義與范圍

4.1.1.1物業(yè)管理經(jīng)營收入是指物業(yè)公司在本項(xiàng)目上所有業(yè)務(wù)經(jīng)營收入款項(xiàng),包括主營業(yè)務(wù)經(jīng)營收入和其他業(yè)務(wù)經(jīng)營收入;

4.1.1.2主營業(yè)務(wù)經(jīng)營收入包括為物業(yè)管理服務(wù)費(fèi)和停車服務(wù)費(fèi);

4.1.1.3其他業(yè)務(wù)經(jīng)營收入包括為裝修管理費(fèi)、垃圾清運(yùn)費(fèi)、場租費(fèi)、業(yè)務(wù)分成、維修服務(wù)費(fèi)、有償服務(wù)費(fèi)等其他業(yè)務(wù)收入;

4.1.1.4所有主營業(yè)務(wù)經(jīng)營收入和其他業(yè)務(wù)經(jīng)營收入必須入帳,錄入財(cái)務(wù)軟件、開具地產(chǎn)財(cái)務(wù)部指定的統(tǒng)一票據(jù),列入監(jiān)管范圍。

4.1.2財(cái)務(wù)票據(jù)監(jiān)控

4.1.2.1物業(yè)公司收取所有的物業(yè)管理經(jīng)營收入款項(xiàng)(包括主營業(yè)務(wù)經(jīng)營收入和其他業(yè)務(wù)經(jīng)營收入),都必須向客戶開具地產(chǎn)財(cái)務(wù)部指定統(tǒng)一的《**大湖之都物業(yè)管理收款收據(jù)》(以下簡稱物業(yè)管理財(cái)務(wù)收據(jù)),物業(yè)管理財(cái)務(wù)票據(jù)一式三聯(lián),一聯(lián)給客戶、一聯(lián)物業(yè)公司存檔、一聯(lián)地產(chǎn)財(cái)務(wù)部存檔;

4.1.2.2物業(yè)管理財(cái)務(wù)收據(jù)由地產(chǎn)財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)設(shè)計(jì)、印刷和管理;

4.1.2.3物業(yè)公司財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)在每月3日前到地產(chǎn)財(cái)務(wù)部核銷上月的物業(yè)管理財(cái)務(wù)收據(jù),和領(lǐng)取本月物業(yè)管理財(cái)務(wù)收據(jù)。

4.1.2.4物業(yè)公司在領(lǐng)取本月物業(yè)管理財(cái)務(wù)收據(jù),需要在地產(chǎn)財(cái)務(wù)部登記物業(yè)管理財(cái)務(wù)收據(jù)的起始編號(hào);

4.1.2.5物業(yè)公司在核銷物業(yè)管理財(cái)務(wù)收據(jù)時(shí),需向地產(chǎn)財(cái)務(wù)部提交《**大湖之都月份物業(yè)管理收入報(bào)表》,和當(dāng)月使用完的全部物業(yè)管理財(cái)務(wù)票據(jù)第一聯(lián)存根?？蛻舴?wù)中心根據(jù)月份報(bào)表和財(cái)務(wù)收存根進(jìn)行審核物業(yè)公司當(dāng)月經(jīng)營收入數(shù)據(jù)的真實(shí)性,客戶服務(wù)中心審核無誤后提交地產(chǎn)財(cái)務(wù)部復(fù)核;

4.1.2.6物業(yè)公司在使用《**大湖之都物業(yè)管理收款收據(jù)》,必須按順序和規(guī)范填寫,如填寫錯(cuò)誤必須收回客戶聯(lián),三聯(lián)一起核銷;不得有跳頁、涂改、開空白頁。自制和偽造財(cái)務(wù)票據(jù)、以及收款不開票據(jù)的行為,一經(jīng)發(fā)現(xiàn)將根據(jù)《**大湖之都前期物業(yè)管理服務(wù)委托合同》的約定,每發(fā)生一次將給物業(yè)公司處于人民幣1萬元的罰款;

4.1.3物業(yè)管理軟件監(jiān)控

4.1.3.1為便于財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的及時(shí)監(jiān)控,將安裝物業(yè)管理軟件,在地產(chǎn)財(cái)務(wù)部、客戶服務(wù)中心、物業(yè)公司各設(shè)置一個(gè)管理登陸平臺(tái);

4.1.3.2物業(yè)公司收取所有的物業(yè)管理經(jīng)營收入款項(xiàng)(包括主營業(yè)務(wù)經(jīng)營收入和其他業(yè)務(wù)經(jīng)營收入),必須及時(shí)將財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)錄入物業(yè)管理軟件的數(shù)據(jù)庫中;

4.1.3.3客戶服務(wù)中心在每月4日前將根據(jù)物業(yè)管理軟件的數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì),匯總和統(tǒng)計(jì)物業(yè)公司上月度的經(jīng)營收入數(shù)據(jù),并打印一份《物業(yè)公司月份經(jīng)營收入數(shù)據(jù)匯總報(bào)表》(物業(yè)管理軟件打印稿)。

4.1.3.4客戶服務(wù)中心根據(jù)《物業(yè)公司月份經(jīng)營收入數(shù)據(jù)匯總報(bào)表》(物業(yè)管理軟件打印稿),對(duì)照物業(yè)公司提交的《**大湖之都月份物業(yè)管理收入報(bào)表》,和當(dāng)月使用完的全部物業(yè)管理財(cái)務(wù)票據(jù)第一聯(lián)存根,審核無誤后提交地產(chǎn)財(cái)務(wù)部復(fù)核;

4.1.3.5物業(yè)公司必須保證所有物業(yè)管理經(jīng)營收入款項(xiàng)數(shù)據(jù)原則上在48小時(shí)內(nèi)(停電、電腦或系統(tǒng)故障原因除外)錄入物業(yè)管理軟件的數(shù)據(jù)庫中。如月度審核中發(fā)現(xiàn)收費(fèi)不錄入軟件的行為,根據(jù)《**大湖之都前期物業(yè)管理服務(wù)委托合同》的約定將每次處于物業(yè)公司人民幣1萬元罰款。

4.1.4物業(yè)管理經(jīng)營收入數(shù)據(jù)確認(rèn):地產(chǎn)財(cái)務(wù)部根據(jù)客戶服務(wù)中心提交審核過的《物業(yè)公司月份經(jīng)營收入數(shù)據(jù)匯總報(bào)表》(物業(yè)管理軟件打印稿)、《**大湖之都月份物業(yè)管理收入報(bào)表》、當(dāng)月使用完的全部物業(yè)管理財(cái)務(wù)票據(jù)第一聯(lián)存根,進(jìn)行復(fù)核,復(fù)核無誤后,在《**大湖之都月份物業(yè)管理收入報(bào)表》簽字確認(rèn),確認(rèn)后的數(shù)據(jù)將成為物業(yè)公司當(dāng)月的最終經(jīng)營收入數(shù)據(jù)。

4.2物業(yè)管理經(jīng)營成本監(jiān)管

4.2.1物業(yè)管理經(jīng)營成本定義與范圍

4.2.1.1物業(yè)管理成本包括人員物業(yè)管理人工成本和物業(yè)管理物料成本;

4.2.1.2物業(yè)管理人工成本包括:工資、福利、加班費(fèi)、社會(huì)保險(xiǎn);

4.2.1.3物業(yè)管理物料成本包括:辦公用品、維修材料、清潔材料、綠化材料等法律法規(guī)規(guī)定內(nèi)的成本支出;

4.2.1.4單價(jià)在500元以上的物資作為資產(chǎn)范圍,按照資產(chǎn)管理監(jiān)控程序處理;

4.2.2物業(yè)管理人工成本監(jiān)控

4.2.2.1物業(yè)公司必須在每月3日前提交上月的《**月份考勤匯總表》和《**月份人工成本報(bào)表》(報(bào)表中必須有工資、福利、加班費(fèi)以及社會(huì)保險(xiǎn)金額);

4.2.2.2客戶服務(wù)中心對(duì)上述報(bào)表和項(xiàng)目實(shí)際人員狀況進(jìn)行核實(shí)和審核,審核無誤后將提交地產(chǎn)財(cái)務(wù)部進(jìn)行復(fù)核;

4.2.2.3物業(yè)公司的人員編制、工資、福利和社會(huì)保險(xiǎn)標(biāo)準(zhǔn)必須按照萬廈居業(yè)的《**大湖之都物業(yè)管理投標(biāo)文件》中的標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行,超出此標(biāo)準(zhǔn)的部分將不予以確認(rèn),超編制部分人員需提前報(bào)批;

4.2.2.4地產(chǎn)財(cái)務(wù)部和客戶服務(wù)中心在審核物業(yè)公司的人工成本時(shí),如發(fā)現(xiàn)物業(yè)公司存在虛報(bào)人員考勤、工資、福利和社會(huì)保險(xiǎn)的行為,將有權(quán)拒絕支付物業(yè)公司當(dāng)月虧損補(bǔ)貼和酬金,并追究物業(yè)公司的違約責(zé)任和扣罰酬金;

4.2.2.5物業(yè)管理人工成本數(shù)據(jù)確認(rèn):地產(chǎn)財(cái)務(wù)部對(duì)客戶服務(wù)中心提交的審核合格的《**月份人工成本報(bào)表》進(jìn)行復(fù)核,復(fù)核無誤后在報(bào)表上簽字確認(rèn),確認(rèn)后的數(shù)據(jù)將成為物業(yè)公司當(dāng)月的最終人工成本數(shù)據(jù);

4.2.3物業(yè)管理物料成本監(jiān)控

4.2.3.1物業(yè)公司在每月28日前向客戶服務(wù)中心提交下月的《**月份物資采購報(bào)表》(報(bào)表中必須注明采購物資名稱、規(guī)

格、數(shù)量、用途、單價(jià)、總計(jì)金額)進(jìn)行審核。客戶服務(wù)中心根據(jù)項(xiàng)目實(shí)際情況審核所采購物資的合理性、必要性和真實(shí)性;

4.2.3.2物業(yè)公司需每個(gè)季度向客戶服務(wù)中心和地產(chǎn)財(cái)務(wù)部提交一份《**大湖之都季度常用物資采購價(jià)格明細(xì)表》,以供價(jià)格參考?？蛻舴?wù)中心和地產(chǎn)財(cái)務(wù)部有權(quán)對(duì)價(jià)格表中的價(jià)格進(jìn)行市場調(diào)查,如發(fā)現(xiàn)物業(yè)公司存在虛報(bào)價(jià)格的行為,將有權(quán)拒絕支付該項(xiàng)費(fèi)用,并追究物業(yè)公司的違約責(zé)任和扣罰酬金;

4.2.3.3客戶服務(wù)中心審核過程中如發(fā)現(xiàn),如發(fā)現(xiàn)《**月份物資采購報(bào)表》的物資單價(jià),超過《**大湖之都季度常用物資采購價(jià)格明細(xì)表》單價(jià)的10%以上,將要求物業(yè)公司進(jìn)行合理解釋,否則將拒絕確認(rèn)。客戶服務(wù)中心審核合格后的《**月份物資采購報(bào)表》,報(bào)一份給地產(chǎn)財(cái)務(wù)部復(fù)核;

4.2.3.4物業(yè)管理物料成本數(shù)據(jù)確認(rèn):地產(chǎn)財(cái)務(wù)部根據(jù)客戶服務(wù)中心審核后的《**月份物資采購報(bào)表》,對(duì)照《**大湖之都季度常用物資采購價(jià)格明細(xì)表》復(fù)核無誤后,在《**月份物資采購報(bào)表》簽字確認(rèn),確認(rèn)的數(shù)據(jù)將成為物業(yè)公司當(dāng)月的最終物料成本數(shù)據(jù);

4.2.3.5物業(yè)公司根據(jù)審核合格后的《**月份物資采購報(bào)表》實(shí)施采購。

4.3酬金和虧損補(bǔ)貼支付

4.3.1物業(yè)公司酬金提取標(biāo)準(zhǔn)按照《**大湖之都前期物業(yè)管理服務(wù)委托合同》規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)提取計(jì)算;

4.3.2客戶服務(wù)中心根據(jù)地產(chǎn)財(cái)務(wù)部簽字確認(rèn)后的《**月份人工成本報(bào)表》和《**月份物資采購報(bào)表》,計(jì)算當(dāng)月管理酬金和虧損補(bǔ)貼,并簽發(fā)《**月份物業(yè)管理虧損補(bǔ)貼審批表》,報(bào)地產(chǎn)財(cái)務(wù)部和公司總經(jīng)理審批,審批后在每月8日前憑物業(yè)公司開具的正式發(fā)票向物業(yè)公司指定帳號(hào)劃撥補(bǔ)貼款項(xiàng),;

4.4資產(chǎn)管理監(jiān)控

4.4.1資產(chǎn)的定義和范圍:是指單價(jià)在500元以上的物資;

4.4.2資產(chǎn)購置申請:物業(yè)公司需要購置資產(chǎn),需要提前7個(gè)工作日向客戶服務(wù)中心提交《**資產(chǎn)購置申請表》進(jìn)行審批,客戶服務(wù)中心審批后報(bào)地產(chǎn)財(cái)務(wù)部和公司總經(jīng)理審批;

4.4.3資產(chǎn)購置費(fèi)用報(bào)銷:物業(yè)公司憑審批合格后的《**資產(chǎn)購置申請表》實(shí)施采購。報(bào)銷時(shí)需要提交發(fā)票、入庫單和《**資產(chǎn)購置申請表》進(jìn)行報(bào)銷,屬于前期開辦費(fèi)范圍以內(nèi)的資產(chǎn)購置報(bào)銷由地產(chǎn)公司報(bào)銷,前期開辦費(fèi)范圍以外的資產(chǎn)購置報(bào)銷由物業(yè)公司報(bào)銷;

4.4.4資產(chǎn)管理統(tǒng)計(jì)和監(jiān)督:物業(yè)公司需要在每月8日前向客戶服務(wù)中心提交《**月份資產(chǎn)統(tǒng)計(jì)報(bào)表》,客戶服務(wù)中心進(jìn)行監(jiān)督和核查,同時(shí)將此報(bào)表報(bào)地產(chǎn)綜合部備案。

4.4.5緊急采購和特殊情況采購:按照《**大湖之都前期物業(yè)管理服務(wù)委托合同》規(guī)定執(zhí)行。

4.5集團(tuán)監(jiān)督:集團(tuán)資產(chǎn)運(yùn)營部對(duì)上述工作不定期進(jìn)行檢查和審核,發(fā)現(xiàn)存在違規(guī)和虛假行為,為集團(tuán)內(nèi)部員工責(zé)任的將按照集團(tuán)行政管理制度進(jìn)行處罰,為物業(yè)公司責(zé)任的將按照合同規(guī)定追究合同違約責(zé)任。

5.0支持性文件及質(zhì)量記錄

5.1《**前期物業(yè)管理服務(wù)委托合同》

5.2《**物業(yè)管理收款收據(jù)》(地產(chǎn)財(cái)務(wù)部印制格式)

5.3《zz月份物業(yè)管理收入報(bào)表》zr-kf-wy-01

5.4《物業(yè)公司月份經(jīng)營收入數(shù)據(jù)匯總報(bào)表》(物業(yè)管理軟件打印稿)

5.5《**月份考勤匯總表》zr-kf-wy-02

5.6《**月份人工成本報(bào)表》zr-kf-wy-03

5.7《**月份物資采購報(bào)表》zr-kf-wy-04

5.8《**大湖之都季度常用物資采購價(jià)格明細(xì)表》zr-kf-wy-05

5.9《**月份物業(yè)管理虧損補(bǔ)貼審批表》zr-kf-wy-06

5.10《**資產(chǎn)購置申請表》zr-kf-wy-07