管理處業(yè)主檔案管理程序

管理處業(yè)主檔案管理程序

管理處業(yè)主檔案管理程序

一.目的

規(guī)范客戶檔案的管理工作。

二.適用范圍

適用于管理處業(yè)主檔案的動態(tài)管理。

三.職責

1.物業(yè)部主管負責監(jiān)控業(yè)主檔案保管與跟蹤工作。

2.行政接待人員負責依照本規(guī)程具體實施業(yè)主檔案的保管與跟蹤。

四.程序要點

1.業(yè)主檔案內容。

1)經業(yè)主簽署的《業(yè)主公約》。

2)經業(yè)主簽署后的《消防安全責任書》。

3)《業(yè)主家庭情況登記表》。

4)《鑰匙領用登記表》。

5)《業(yè)主證領用登記表》。

6)《業(yè)主入住驗房表》。

7)《裝修申請審批表》、簽署后的《裝修施工承諾表》、《裝修安全責任書》、相關圖紙及裝修施工隊資料。

8)《違章處理通知單》及處理結果資料。

9)業(yè)主的有關證件復印件。

10)業(yè)主產權確認登記(產權證書)。

11)其他應保存的資料。

2.檔案盒(夾)的制作。

1)根據檔案盒(夾)的規(guī)格準備相應的檔案標貼紙。

2)在檔案標貼紙上的打印出標準黑一號字體的檔案類別名稱,其格式一般是由組織機構、名稱組成,如:×××-×.×-s.w-業(yè)主檔案:表示物業(yè)管理公司××管理處物業(yè)部管理的業(yè)主檔案。

3)將制作好的檔案標貼紙貼在檔案盒(夾)左側立面距頂部3cm位置上,并排列在檔案柜中。

3.業(yè)主檔案袋的制作。

1)準備適量的26cm×34cm左右尺寸的檔案袋。

2)將寫有'棟號、樓層號、房號'的標貼紙貼在檔案袋封面上。

4.將業(yè)主的有關資料存放在相應的檔案袋內。

5.將各業(yè)主的檔案袋按棟號、樓層號、房間號的先后順序排列在檔案盒(夾)內。

6.按檔案盒(夾)內的各業(yè)主的檔案排列順序將檔案有關內容登記在《業(yè)主檔案目錄》內,內容包括:序號、檔案編號、業(yè)主姓名、入住時間、檔案頁數、備注等欄目。

7.業(yè)主檔案的跟蹤。

1)當發(fā)生下列情況變化時,行政接待人員應將變化情況記錄在業(yè)主檔案中:

a)通訊電話聯(lián)絡方式發(fā)生變化時;

b)業(yè)主發(fā)生更替時。

2)業(yè)主檔案跟蹤管理,由行政接待人員每季度進行一次家庭情況的普查,對拖欠管理費、水電費和其他服務費一個月以上的業(yè)主,行政接待人員應至少每隔15天對業(yè)主的聯(lián)系方式跟蹤一次。

3)對產權發(fā)生變更的業(yè)主,管理處應及時為新業(yè)主建立'業(yè)主檔案',同時對原業(yè)主的檔案另置保管,保管期三年。

8.業(yè)主檔案屬絕密檔案,特殊情況如需查閱須報管理處經理批準,經物業(yè)部檔案行政接待人員辦理登記手續(xù)后方可查閱。

9.業(yè)主檔案應永久保存。

10.具備電腦辦公系統(tǒng)的可以將各業(yè)主資料輸入電腦進行管理。

11.本規(guī)程執(zhí)行情況作業(yè)物業(yè)部檔案行政接待人員績效考評的依據之一。

12.檔案收集齊全完整,組卷合理,做到類別清楚,排列存放有序,便于檢索;

13.檔案無蟲蛀、霉變、破損、遺失;

14.借閱檔案要經過批準,并做好記錄。