第1篇 檔案管理實(shí)施細(xì)則范本
檔案管理是人事管理的一小部分,下面企業(yè)管理網(wǎng)就為大家整理了檔案管理實(shí)施細(xì)則,大家可以閱讀下文。
第一章總則
為規(guī)范公司內(nèi)部檔案管理工作并保證檔案完整性及保密性,合理有效利用檔案資料,特制定本細(xì)則。
第二章公司管理檔案的范圍及管理權(quán)限劃分
第一條公司級(jí)檔案管理范圍,由公司行政部專人管理并負(fù)責(zé)一切借閱、復(fù)制、傳遞相關(guān)事宜。公司級(jí)檔案包括以下文件:
1.司設(shè)立、變更的申請、審批、登記以及終止、解散后清算等方面的文件材料;
2.公司股東會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)形成的文件材料;
3.財(cái)務(wù)管理、資金借貸、業(yè)務(wù)往來方面的文件材料(含合同、重要報(bào)表、銀企聯(lián)系函件等);
4.政府、項(xiàng)目批文、合同;
5.公司制度體系、會(huì)議紀(jì)要、內(nèi)部發(fā)文(包含總經(jīng)理批示后的各項(xiàng)工作流程、公司決定等);
6.工程進(jìn)度計(jì)劃控制文件(含各業(yè)務(wù)單位往來函件等)、工程初設(shè)、修改、竣工圖紙;
7.公司及各部門月度、年中、年度工作計(jì)劃及資金計(jì)劃;
8.公司簽定的各類合同(含商品房買賣合同);
9.公司有效證件、印章;
10.具有法律效力及保存價(jià)值的文件;
11.公司重要的會(huì)議材料,包括會(huì)議的通知、報(bào)告、決議、總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)人講話、典型發(fā)言、會(huì)議簡報(bào)、會(huì)議記錄等。
12.本公司的歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動(dòng)的剪報(bào)、照片、錄音、錄像等。
第二條部門檔案管理范圍,由各部門指定專(兼)職文書管理,于每季度末交檔案清單至公司備案留底。如工作完成后,原件移交公司管理。部門級(jí)檔案文件如下:
1.各部門報(bào)請總經(jīng)理批復(fù)的工作聯(lián)系單、工作計(jì)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、簡報(bào);
2.部門例會(huì)會(huì)議紀(jì)要;
3.各部門與其相關(guān)業(yè)務(wù)單位函件管理;
4.招投標(biāo)文件管理;
5.人事勞資檔案及信息管理;(人力資源部統(tǒng)一管理人事檔案)
6.儀器、設(shè)備維修保養(yǎng)資料;
7.客戶、特約商家資料及信息管理;
8.公司的媒體宣傳資料、銷售報(bào)表;
9.財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)憑證、帳冊、月度、年度財(cái)務(wù)報(bào)表。
第三章公司檔案管理體制
第三條公司檔案工作,要實(shí)行集中與分散管理相結(jié)合的體制。由行政部負(fù)責(zé)主體檔案的管理,并對其他部門的檔案管理工作進(jìn)行督促和指導(dǎo)。行政部設(shè)立專門檔案室,配備專人分管公司主體檔案工作。
第四條根據(jù)有關(guān)檔案法規(guī)規(guī)定精神,各部門形成的文件材料原則上由本部門負(fù)責(zé)立卷和歸檔,并定期向公司檔案部門移交保管。
第五條公司應(yīng)有庫房或場地和必要的設(shè)施及保護(hù)設(shè)備保管檔案,確保檔案的安全。
第六條檔案管理部門及負(fù)責(zé)人
1.公司檔案管理部門為行政部;
2.公司立檔單位為各部門;
3.檔案管理責(zé)任人:各部門負(fù)責(zé)人與專(兼)職文書。
4.各部門均應(yīng)指定專(兼)職文書,負(fù)責(zé)管理本部門的文件材料,并保持相對穩(wěn)定。人員變動(dòng)應(yīng)及時(shí)通知檔案室。
第七條各部門專(兼)職文書的職責(zé)
1.了解本部門的工作業(yè)務(wù),掌握本部門文件材料的歸檔范圍,收集管理本部門的文件材料。
2.認(rèn)真執(zhí)行平時(shí)歸檔制度,對本部門承辦的文件材料及時(shí)收集歸卷,每季度末前應(yīng)將歸檔文件材料歸檔完畢,并向檔案室辦好交接簽收手續(xù)。
3.承辦人員需借用文件材料時(shí),應(yīng)積極地提供利用,做好服務(wù)工作,并辦理臨時(shí)借用文件材。
第四章檔案管理、歸檔文件整理
第八條各部門以公司名義或中心名義制作的規(guī)劃、規(guī)定、通知、通告、會(huì)議記錄、會(huì)議紀(jì)要、決議、決定、委任書、項(xiàng)目方案、函等文件均應(yīng)由部門文員制作副本發(fā)文、登記、原件存檔,抄送行政部檔案室備案。
第九條各部門都要建立健全平時(shí)歸卷制度。公文承辦人對處理完畢或批存的文件材料,收集齊全并加以整理后,送交專(兼)職文書集中統(tǒng)一歸卷。
第十條一項(xiàng)工作由幾個(gè)部門參與辦理,在工作活動(dòng)中形成的文件材料,由主辦部門收集歸卷。會(huì)議文件由會(huì)議主辦部門收集歸卷。
第十一條歸檔時(shí)限
各部門專(兼)職文書就文件歸檔工作應(yīng)做到每日進(jìn)行。做歸檔前將資料分類,分組放置在待辦卷宗內(nèi)。應(yīng)做到及時(shí)處理,切忌拖拉積壓。
第十二條歸檔文件的整理
1.歸檔材料必須是辦理完畢的正式材料。
2.歸檔材料應(yīng)完整、齊全。歸檔入卷文件把正文、底稿、附件請示和批復(fù)放在一起。
3.歸檔文件整理以件為單位。一般以每份文件為一件,文件正本與定稿為一件,正文與附件為一件,附件為兩件以上并可單獨(dú)成文的可分別計(jì)算件數(shù),原件與復(fù)制件為一件,轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件,報(bào)表、名冊、圖冊、會(huì)議記錄等一冊(本)為一件,來文與復(fù)文可為一件,重要文件的草稿各為一件。
4.不同年度的文件一般不得放在一起立卷,但跨年度的請示與批復(fù),放在復(fù)文年立卷;沒有復(fù)文的,放在請示年立卷;跨年度的規(guī)劃放在針對的第一年立卷;跨年度的總結(jié)放在針對的最后一年立卷;跨年度的會(huì)議文件放在會(huì)議開幕年,其它文件的立卷按照有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
5.卷內(nèi)文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進(jìn)行排列,密不可分的文件材料應(yīng)依序排列在一起,即批復(fù)在前,請示在后;正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后;其它文件材料依其形成規(guī)律或特點(diǎn),應(yīng)保持文件之間的密切聯(lián)系并進(jìn)行系統(tǒng)的排列。
6.整理文件時(shí)應(yīng)遵循文件的形成規(guī)律和特點(diǎn),保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系,區(qū)別不同的價(jià)值,便于保管和利用。
7.歸檔材料的文字須是鉛印、膠印、油印或用藍(lán)黑墨水、碳素墨水書寫。不得使用圓珠筆、鉛筆、泡沫筆、紅色墨水及純藍(lán)墨水和復(fù)寫紙書寫。一般不得用復(fù)印件代替原件存檔。
8.案卷整理的幅面應(yīng)以a4紙為準(zhǔn)(210mm×297mm),材料過窄或小于a4幅面的粘貼在a4的幅面并留出左側(cè)裝訂線;材料過寬應(yīng)按a4的幅面折疊整齊,折疊時(shí)盡量減少折疊次數(shù),同時(shí)折痕處應(yīng)盡量位于文件、圖表字跡之外;字跡難辨認(rèn)的,應(yīng)附抄件。
9.歸檔文件一律不得打孔或使用金屬訂書機(jī)裝訂。應(yīng)在歸檔文件左側(cè)預(yù)留出寬度為1cm的裝訂區(qū)域。
10.歸檔材料必須文字清楚,嚴(yán)禁作涂改、貼補(bǔ)或其他任何技術(shù)處理。
11.存檔文檔為易褪色的材料(如熱感紙傳真文件),必須復(fù)印一份后將復(fù)印件與原件一并存檔。
12.文件材料破損、局部殘缺、裝訂邊狹小的,要在修補(bǔ)或托裱后再歸檔,修裱時(shí)應(yīng)注意盡量保持文件的原貌。
第十三條歸檔文件的移交
1.檔案室對于日常抄送副件進(jìn)行登記,并依據(jù)登記情況于每季度末定期與部門文員辦理文件檔案的交接手續(xù)。接收檔案必須履行手續(xù),填寫移交清冊,一式兩份,寫明案卷標(biāo)題,卷內(nèi)文件頁數(shù),案卷數(shù)量,移交時(shí)間,交接雙方要簽名。移交清單由移交部門與檔案室各自存檔。
2.移交檔案時(shí),應(yīng)同時(shí)移交相關(guān)文件的電子文檔。行政部檔案室逐一核對后,對電子文檔進(jìn)行整理保存。存檔后,電子文檔之文件名,更改為“檔案號(hào)+文件標(biāo)題”。同一檔案中有多個(gè)電子文檔的,電子文檔裝入以檔案號(hào)命名的電子文件夾內(nèi)。
第十四條檔案的保管
1.防止檔案的損壞,延長檔案的壽命,維護(hù)檔案的安全;
2.公司應(yīng)有場地和必要的設(shè)施及保護(hù)設(shè)備保管檔案,確保檔案的安全。檔案管理人員應(yīng)定期清潔并檢查檔案案卷狀態(tài)。保持檔案存放室良好的通風(fēng),做好檔案室的防盜、防水漬、防潮、防蟲蛀、防塵、防鼠害、防高溫、防強(qiáng)光等工作,門窗應(yīng)結(jié)實(shí)牢固。
3.每年須定期對檔案進(jìn)行一次清理,清除不必要保存的材料;對破損和褪色的材料進(jìn)行修補(bǔ)和復(fù)制。
第五章檔案名稱、編號(hào)
第十五條檔案各級(jí)分類應(yīng)賦予統(tǒng)一名稱,其名稱應(yīng)簡明扼要,以充分表示檔案內(nèi)容性質(zhì)為原則,并且要有一定范疇,不能籠統(tǒng)含糊。
第十六條檔案分類各級(jí)名稱經(jīng)確定后,應(yīng)編制“檔案分類編號(hào)表”,將所有分類各級(jí)名稱及其代表數(shù)字編號(hào),用一定順序依次排列,以便查閱。
第十七條檔案分類各級(jí)名稱及其代表數(shù)字一經(jīng)確定,不宜任意修改,如確有修改必要,應(yīng)事先審查討論,并擬定新舊檔案分類編號(hào)對照表,以免混淆。
第十八條檔案編號(hào)原則
1.公司內(nèi)歸檔文件的檔號(hào)結(jié)構(gòu)為“全宗號(hào)—類別號(hào)—年度—保管期限—文件類型--盒號(hào)—件號(hào)”。
2.每一歸檔文件首頁前附上《歸檔文件封面》。
3.每一檔案盒內(nèi)首頁應(yīng)設(shè)“文件存檔目錄”,文件歸檔時(shí)依序編號(hào)、登錄。
4.檔號(hào)的表示方式如下:商管公司abcccc-de-f(g)-00-00
1)“商管公司”表示文檔歸屬公司名稱,即全宗號(hào)
2)“ab”表示文檔歸屬部門名稱,即類別號(hào)。如:行政類、營運(yùn)類、策劃類等等。
3)“cccc”表示文檔的歸屬年份,指文件中所指問題所在年度,以4位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注公元紀(jì)年,如:2005。
4)“de”表示保管期限。如:長期、二年。
5)“fg”表示類型名稱(大類/小類)。例如:營運(yùn)部月報(bào),招商進(jìn)度表,會(huì)議記錄等等。
6)“00–00”表示文件檔號(hào)。即盒號(hào)、件號(hào)。
5.新檔案應(yīng)從“檔案分類編號(hào)表”查明該檔案所屬類別、編號(hào)順序,以此來編列檔號(hào)。
6.檔案如何歸屬前案,應(yīng)查明前案的檔號(hào)并予以同號(hào)編列。
7.檔號(hào)以一案一號(hào)為原則,遇有一檔案件敘述數(shù)事或一案歸入多類者,應(yīng)先確定其主要類別,再編列檔號(hào)。
第六章檔案的編目與裝盒
第十九條歸檔文件應(yīng)逐件編目。歸檔文件目錄設(shè)置檔案件號(hào)、文件題名、文號(hào)、主要內(nèi)容發(fā)、頁數(shù)、日期、經(jīng)辦人、存檔地點(diǎn)等項(xiàng)目。
第二十條檔案目錄以手工填寫和以打印兩種方式。目錄填寫須使用碳素墨水書寫,。請將卷內(nèi)目錄放在卷首。
第二十一條裝盒,將歸檔文件按件號(hào)順序裝入檔案盒。一盒內(nèi)的文件數(shù)量無限制,以裝滿一盒為準(zhǔn)。
第二十二條裝盒完畢后,填寫《檔案盒封面》、《檔案盒盒脊》。填寫時(shí)須使用碳素墨水書寫,字跡工整、要素齊全。
第二十三條不同保管期限的文件應(yīng)分開裝盒,不得混裝。
第二十四條檔案盒的封面與背脊由檔案室統(tǒng)一填寫,并標(biāo)明檔案盒內(nèi)所含案件的分類編號(hào)及名稱,以便查檔。
第七章檔案的鑒定與保管期限
第二十五條檔案的鑒定。從檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間、可靠程度、名稱等方面來鑒別檔案的價(jià)值。
第二十六條檔案的保管期限。
文件保存期限除政府有關(guān)法令或本企業(yè)其他規(guī)章特定者之外,一般為分二年、長期兩種。一般的通知、通告、不涉及經(jīng)濟(jì)利益的來往函件、政府文件的保存年限為二年,其余資料原則上均為長期保存。介于兩種保管期限的,保管期限從長。
1.長期保存:
1)公司章程;
2)股東名冊;
3)組織規(guī)程及辦事細(xì)則;
4)董事會(huì)及股東會(huì)紀(jì)錄;
5)財(cái)務(wù)報(bào)表;
6)政府機(jī)關(guān)核準(zhǔn)文件;
7)不動(dòng)產(chǎn)所有權(quán)及其他債權(quán)憑證;
8)工程設(shè)計(jì)圖;
9)其他經(jīng)核定須永久保存的文書。
10)預(yù)算、決算書類;
11)會(huì)計(jì)憑證;
12)事業(yè)計(jì)劃資料;
13)期滿或解除之合約;
2.二年保存:
1)結(jié)案后無長期保存必要者。
2)一般的通知、通告、不涉及經(jīng)濟(jì)利益的來往函件、政府文件
第八章檔案密級(jí)
第二十七條公司檔案文書分絕密、機(jī)密、密、普通四個(gè)等級(jí),按檔案性質(zhì)、內(nèi)容不同劃分不同密級(jí),并據(jù)此界定檔案調(diào)閱權(quán)限。
1.“絕密”文書含:公司之相關(guān)政府批文、會(huì)計(jì)憑證、財(cái)務(wù)報(bào)表、資金合同、相關(guān)財(cái)務(wù)往來文件、與其他經(jīng)濟(jì)組織的合作合同、其他經(jīng)核定為絕密的文書。
2.“機(jī)密”文書含:公司各類經(jīng)濟(jì)合同、客戶檔案、設(shè)計(jì)方案及圖紙、預(yù)決算書、公司章程、股東會(huì)及董事會(huì)會(huì)議紀(jì)要(決議)、不動(dòng)產(chǎn)所有權(quán)及其他債權(quán)憑證、重要工作計(jì)劃、重要會(huì)議紀(jì)要。
3.“密”文件含:公司有效證件、各項(xiàng)辦理資料、單位往來函件。
4.“普通”文件含:部門工作聯(lián)系單、公司內(nèi)部發(fā)文、公司宣傳資料、各部門在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的具有參考價(jià)值的文件、材料。
第九章檔案借閱、利用工作
第二十八條總監(jiān)以上管理人員如需借閱一般工作業(yè)務(wù)相關(guān)的資料,可直接在檔案管理員處登記后借閱。借閱資料須當(dāng)天歸還;如需再借,應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。
第二十九條各部門其它員工因業(yè)務(wù)需要對本部門檔案材料進(jìn)行借閱或利用的,須一律填寫《檔案調(diào)閱審批單》并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人和分管總監(jiān)簽字許可后,方可借閱檔案。如需借閱非本部門的檔案材料的,還應(yīng)有相關(guān)部門負(fù)責(zé)人和分管總監(jiān)簽字許可。
第三十條如需借閱公司人事、財(cái)務(wù)、合同等資料必須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)許可。
第三十一條檔案管理員依據(jù)《檔案調(diào)閱審批單》,為借閱人調(diào)出所需檔案并記錄檔案借閱信息。
第三十二條借閱的檔案原則上在公司內(nèi)使用。機(jī)密文件和絕版文件僅供在存檔處查閱,不予借出。
第三十三條借閱檔案者應(yīng)愛護(hù)檔案,確保檔案的完整性,不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散或損毀。借閱檔案交還時(shí),須當(dāng)面查看清楚,如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞,應(yīng)及時(shí)報(bào)告主管領(lǐng)導(dǎo)。
第三十四條檔案管理部門應(yīng)主動(dòng)向各部門、員工提供公司檔案編研信息服務(wù),主要方面為政策信息、管理信息、產(chǎn)品信息、專題技術(shù)信息等。
第三十五條檔案主管應(yīng)接受公司有關(guān)部門、人員定題咨詢要求。
第三十六條依據(jù)國家檔案、統(tǒng)計(jì)法律法規(guī),做好企業(yè)檔案統(tǒng)計(jì)工作。
第三十七條政府有關(guān)部門依法執(zhí)行公務(wù),需要查閱公司檔案,公司予以配合、協(xié)助。
第十章檔案的銷毀
第三十八條對已失效的檔案,認(rèn)真鑒定,編制銷毀清冊,銷毀清冊經(jīng)相關(guān)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn),方能銷毀。該清冊永久保存;銷毀時(shí)要有二人以上監(jiān)銷,關(guān)在清冊上簽字。銷毀時(shí)請使用碎紙機(jī)或焚燒的方式。
第三十九條公司終止、解散時(shí),檔案應(yīng)移交控股股東或主管部門或當(dāng)?shù)貒覚n案館。
第四十條公司應(yīng)采取嚴(yán)密管理措施,防止檔案失密和泄密。
第十一章附則
第四十一條檔案部門積極采用電腦信息系統(tǒng)對檔案進(jìn)行管理,提高管理效率。
第四十二條本辦法由行政部解釋、補(bǔ)充,由公司總經(jīng)理批準(zhǔn)頒行。
模板 商業(yè)企業(yè)人事管理制度
第2篇 人事檔案管理細(xì)則范例
檔案就是社會(huì)組織或個(gè)人在以往的社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)中直接形成的具有清晰、確定的原始記錄作用的固化信息,來看下面小編為大家?guī)淼臋n案管理細(xì)則 附審批表內(nèi)容:
人事檔案管理細(xì)則
第一章 總 則
第一條 為了實(shí)現(xiàn)干部檔案整理工作的規(guī)范化,搞好檔案建設(shè),便于檔案的保管和利用,根據(jù)《干部檔案工作條例》(以下簡稱《條例》)及有關(guān)規(guī)定,特制訂本細(xì)則。
第二條 干部檔案的整理工作,是檔案建設(shè)的基礎(chǔ)工作之一。
它是將收集起來的每個(gè)干部的檔案材料,進(jìn)行鑒別、分類、排序、編目、技術(shù)加工和裝訂成卷,并在此基礎(chǔ)上,不斷對檔案內(nèi)容進(jìn)行補(bǔ)充的工作。
第三條 各級(jí)干部檔案管理部門,均應(yīng)按本細(xì)則和有關(guān)規(guī)定的要求,對所管理的干部檔案進(jìn)行認(rèn)真的整理。
第二章 整理工作的基本要求
第四條 整理干部檔案,須做到認(rèn)真鑒別、分類準(zhǔn)確、編排有序、目錄清楚、裝訂整齊。
通過整理使每卷檔案達(dá)到完整、真實(shí)、條理、精煉、實(shí)用的要求。
第五條 整理干部檔案,事先要收集好干部檔案材料,并備齊卷皮、目錄紙、襯紙、切紙刀、打孔機(jī)、縫紉機(jī)等必需的物品和設(shè)備。
第六條 整理干部檔案的人員,必須努力學(xué)習(xí)黨的干部工作方針、政策和檔案工作的專業(yè)知識(shí),熟悉整理干部檔案的有關(guān)規(guī)定,掌握整理工作的基本方法和技能,認(rèn)真負(fù)責(zé)做好整理工作。
第三章 檔案材料的鑒別
第七條 干部檔案材料的鑒別工作,是干部檔案管理部門對收集起來準(zhǔn)備歸檔的材料進(jìn)行審查,甄別材料的真?zhèn)?判定材料的保存價(jià)值,確定其是否歸入干部檔案的工作。
第八條 鑒別歸檔材料,必須根據(jù)中央有關(guān)文件的精神,以《條例》和《關(guān)于干部檔案材料收集、歸檔的暫行規(guī)定》等有關(guān)規(guī)定為依據(jù),嚴(yán)肅認(rèn)真地進(jìn)行。
第九條 鑒別工作應(yīng)堅(jiān)持歷史唯物主義和辯證唯物主義的觀點(diǎn),具體問題具體分析,根據(jù)形成材料的歷史條件、材料的主要內(nèi)容、用途及其保存價(jià)值,確定材料是否歸入檔案。
第十條 鑒別歸檔材料的具體做法:
(一)判定材料是否屬于所管干部的材料及應(yīng)歸入干部檔案的內(nèi)容。
發(fā)現(xiàn)有同名異人、張冠李戴的,或不屬于干部檔案內(nèi)容和重復(fù)多余的材料,應(yīng)清理出來。
對其中有保存價(jià)值的文件、資料,可交文書檔案或轉(zhuǎn)有關(guān)部門保存。
不屬于干部檔案內(nèi)容,比較重要的證件、文章等,組織不需要保存的,退給本人。
無保存價(jià)值又不宜退回本人的,應(yīng)登記報(bào)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)銷毀;
(二)審查材料是否齊全、完整。
政審材料一般應(yīng)具備審查結(jié)論、調(diào)查報(bào)告、上級(jí)批復(fù)、主要證明材料、本人的交待等。
處分材料一般應(yīng)具備處分決定(包括免予處分的決定)、調(diào)查報(bào)告、上級(jí)批復(fù)、個(gè)人檢討或?qū)μ幏值囊庖姷取?/p>
上述材料,屬于成套的,必須齊全;每份歸檔材料,必須完整。
對頭尾不清、來源和時(shí)間不明的材料,要查清注明后再歸檔,凡是查不清楚或?qū)ο蟛幻鞔_的材料,不能歸檔;
(三)審查材料是否手續(xù)完備。
凡規(guī)定需由組織蓋章的,要有組織蓋章。
審查結(jié)論、處分決定、組織鑒定、民主評議和組織考核中形成的綜合材料,應(yīng)有本人的簽署意見或由組織注明經(jīng)過本人見面。
任免呈報(bào)表須注明任免職務(wù)的批準(zhǔn)機(jī)關(guān)、批注時(shí)間和文號(hào)。
出國、出境審批表,須注明出去的任務(wù)、目的及出去與返回的時(shí)間。
凡不符合歸檔要求,手續(xù)不完備的檔案材料,須補(bǔ)辦完手續(xù)后再歸檔;
(四)鑒別中發(fā)現(xiàn)涉及干部政治歷史問題或其它重要問題,需要查清而未查清的材料及未辦理完畢的材料,不能歸人干部檔案,應(yīng)交有關(guān)組織處理;
(五)鑒別時(shí),發(fā)現(xiàn)檔案中缺少的有關(guān)材料,要及時(shí)進(jìn)行登記并收集補(bǔ)充。
第四章 檔案材料的分類
第十一條 對歸檔的材料必須按照《干部檔案工作條例》中關(guān)于正、副本十類內(nèi)容的劃分進(jìn)行分類。
第十二條 干部檔案正本,由歷史地、全面地反映干部情況的材料構(gòu)成。
其內(nèi)容分類:
第一類 履歷材料;干部履歷表(書)、簡歷表,干部、職工、教師、醫(yī)務(wù)人員、軍人、學(xué)生等各類人員登記表,個(gè)人簡歷材料,更改姓名的材料。
第二類 自傳及屬于自傳性質(zhì)的材料。
第三類 鑒定(含自我鑒定)、考察、考核材料:以鑒定為主要內(nèi)容的各類人員登記表,組織正式出具的鑒定性的干部表現(xiàn)情況材料;作為干部任免、調(diào)動(dòng)依據(jù)的正式考察綜合材料;考核登記表,干部考核和民主評議的綜合材料。
第四類 學(xué)歷、學(xué)位、學(xué)績、培訓(xùn)和專業(yè)技術(shù)情況的材料:報(bào)考高等學(xué)校學(xué)生登記表、審查表,畢業(yè)登記表,學(xué)習(xí)(培訓(xùn)結(jié)業(yè))成績表,學(xué)歷證明材料,選拔留學(xué)生審查登記表;專業(yè)技術(shù)職務(wù)任職資格申報(bào)表,專業(yè)技術(shù)職務(wù)考績材料,聘任專業(yè)技術(shù)職務(wù)的審批表,套改和晉升專業(yè)技術(shù)職務(wù)(職稱)審批表;干部的創(chuàng)造發(fā)明、科研成果、著作及有重大影響的論文(如獲獎(jiǎng)或在全國性報(bào)刊上發(fā)表的)等目錄。
第五類 政審材料:審查干部政治歷史情況(包括黨籍問題)的調(diào)查報(bào)告、審查結(jié)論、上級(jí)批復(fù)、本人對結(jié)論的意見、檢查交待或說明情況的材料,主要證明材料;甄別、復(fù)查結(jié)論(意見、決定)、調(diào)查報(bào)告、批復(fù)及有關(guān)的依據(jù)材料;入黨、入團(tuán)、參軍、出國等政審材料;更改干部的民族、年齡、國籍、入黨入團(tuán)和參加工作時(shí)間的組織審查意見,上級(jí)批復(fù)以及所依據(jù)的證明材料。
第六類 加入黨團(tuán)的材料:中國共產(chǎn)黨入黨志愿書,入黨申請書(l-2份全面系統(tǒng)的)和轉(zhuǎn)正申請書,中國共產(chǎn)黨黨員登記表,不予登記的決定、組織審批意見及所依據(jù)的材料;民主評議黨員中形成的組織意見或黨員登記表、認(rèn)定為不合格黨員被勸退或除名的主要事實(shí)依據(jù)材料和組織審批材料,*材料,取消預(yù)備黨員資格的組織意見;中國共產(chǎn)主義青年團(tuán)入團(tuán)志愿書、申請書,團(tuán)員登記表、退團(tuán)材料;加人民主黨派的有關(guān)材料。
第七類 獎(jiǎng)勵(lì)(包括科技和業(yè)務(wù)獎(jiǎng)勵(lì))材料:各種先進(jìn)人物登記表、先進(jìn)模范事跡、嘉獎(jiǎng)、通報(bào)表揚(yáng)等材料。
第八類 干部違犯黨紀(jì);政紀(jì)、國法等材料:處分決定(免予處分的處理意見),查證核實(shí)報(bào)告,上級(jí)批復(fù),本人對處分的意見和檢查、交待材料;通報(bào)批評材料;甄別、復(fù)查報(bào)告、決定,上級(jí)批復(fù)及本人意見;法院審判工作形成的判決書等。
第九類 干部工資級(jí)別登記表、職務(wù)工資變動(dòng)登記表、干部調(diào)資審批表,定級(jí)和解決待遇的審批材料;干部任免呈報(bào)表(包括附件),錄用和聘用審批表,聘用干部合同書,續(xù)聘審批表,解聘、辭退材料;退(離)休審批表;軍銜審批表、軍隊(duì)轉(zhuǎn)業(yè)干部審批表;出國、出境人員審批表;黨*會(huì)、人代會(huì)、政協(xié)會(huì)議、工青婦等群眾團(tuán)體代表會(huì)、民主黨派代表會(huì)代表登記表。
第十類 其他可供組織參考有保存價(jià)值的材料:有殘疾的體檢表、殘疾等級(jí)材料;干部逝世后報(bào)紙報(bào)道的消息或訃告,悼詞(生平),非正常死亡的調(diào)查報(bào)告及有關(guān)情況的遺書等,
第十三條 干部檔案副本內(nèi)容,是由正本中以下類別主要材料的重復(fù)件或復(fù)制件構(gòu)成:
第一類的近期履歷材料。
第三類的主要鑒定,干部考核材料。
第四類的學(xué)歷、學(xué)位,評聘專業(yè)技術(shù)職務(wù)的材料。
第五類的政治歷史情況的審查結(jié)論(包括甄別、復(fù)查結(jié)論)材料。
第七類的獎(jiǎng)勵(lì)材料。
第八類的處分決定(包括甄別、復(fù)查結(jié)論)材料。
第九類的任免呈報(bào)表和工資、待遇的審批材料。
其它類別多余的重要材料,也可歸人副本。
第十四條 內(nèi)容交叉的材料,可根據(jù)材料的主要內(nèi)容或用途確定類別。
(一)帶自傳的履歷或簡歷表,以自傳為主,歸第二類。
(二)履歷表和簡歷表有鑒定的,以履歷為主,歸第一類。
(三)有任免職務(wù)內(nèi)容的干部登記表、任免呈報(bào)表所附的考察材料或主要表現(xiàn)情況的綜合材料、提升工資級(jí)別的評級(jí)、評定軍銜的鑒定表等材料,以其主要用途為主,歸第九類。
(四)政治歷史問題與違紀(jì)錯(cuò)誤混同一起給予處分的結(jié)論、調(diào)查報(bào)告、處分決定等材料,一律歸第八類;凡未給予處分,以政治歷史問題為主的,歸第五類,以違紀(jì)錯(cuò)誤為主的歸第八類。
第五章 檔案材料的排序與編目
第十五條 每類干部檔案材料,都要根據(jù)材料內(nèi)容的內(nèi)在聯(lián)系和材料之間的銜接或材料的形成時(shí)間排列順序,并在每份材料的右上角編上類號(hào)和順序號(hào),在其右下角編寫頁數(shù)。
第十六條 檔案材料排序的基本方式:
(一)按檔案材料形成時(shí)間排序的:第一類、第二類、第三類、第四類、第七類、第十類材料;
(二)按檔案材料內(nèi)容的主次關(guān)系進(jìn)行排序的:第五類、第六類、第八類材料。
其中第五類、第八類材料的排列順序?yàn)?上級(jí)批復(fù),結(jié)論或處分決定,本人對結(jié)論或處分決定的意見,調(diào)查報(bào)告,證明材料,本人檢討或交待材料等,其證明材料應(yīng)根據(jù)每份材料所證明的主要問題相應(yīng)集中排列。
第六類材料,入團(tuán)志愿書應(yīng)排在入團(tuán)的其他材料之前;入黨志愿書應(yīng)書應(yīng)排在入黨的其他材料之前,黨員登記表等可按時(shí)間先后依次排序;
(三)第九類材料可根據(jù)不同層次干部的檔案材料情況,采用按時(shí)間順序或按材料性質(zhì)相對集中排序。
按材料性質(zhì)相對集中排序的方法是:1、工資情況的材料;2、任免材料;3、出國、出境材料;4、其它材料。
每種材料再根據(jù)形成材料的時(shí)間順序排列。
第十七條 每卷干部檔案必須有詳細(xì)的檔案材料目錄。
目錄是查閱檔案內(nèi)容的索引,要認(rèn)真進(jìn)行編寫。
具體要求:
(一)按照類別排列順序及檔案材料目錄格式,逐份逐項(xiàng)地進(jìn)行填寫;
(二)根據(jù)材料題目填寫'材料名稱'。
無題目的材料,應(yīng)擬定題目。
材料的題目過長,可適當(dāng)簡化。
擬定或簡化題目,必須確切反映材料的主要內(nèi)容或性質(zhì)特點(diǎn)。
凡原材料題目不符合實(shí)際內(nèi)容的,須另行擬定題目或在目錄上加以注明;
(三)'材料形成時(shí)間',一般采用材料落款標(biāo)明的最后時(shí)間。
復(fù)制的檔案材料,采用原材料形成時(shí)間;
(四)填寫'材料份數(shù)',以每份完整的材料為一份(包括附件);材料頁數(shù)的計(jì)算,采用圖書編頁法,每面為一頁,印有頁碼的材料、表格,應(yīng)如數(shù)填寫;
(五)書寫目錄要工整、正確、清楚、美觀,不得使用圓珠筆、鉛筆,紅色及純藍(lán)墨水書寫目錄。
填寫目錄后,要檢查核對,做到準(zhǔn)確無誤;
(六)書寫目錄時(shí),每類目錄之后,須留出適量的空格,供補(bǔ)充檔案材料時(shí)使用。
第六章 復(fù)制與技術(shù)加工
第十八條 檔案材料載體變質(zhì)或字跡退色不清時(shí),須進(jìn)行搶救。
搶救材料,一般可采用修復(fù)、打印、抄寫、復(fù)印等方法。
凡打印、秒寫的材料,必須認(rèn)真細(xì)致、核對無誤,注明復(fù)制單位和日期。
第十九條 建立檔案副本的材料不夠時(shí),可選擇正本中的材料進(jìn)行復(fù)制,將復(fù)制件存副本,其原件必須存入正本。
第二十條 為便于裝訂、保管和利用,延長檔案材料的壽命,對一些紙張不規(guī)則、破損、卷角、折皺的材料,應(yīng)進(jìn)行技術(shù)加工。
其主要方法:
(一)對超出16開規(guī)格的檔案材料,在不影響材料的完整和不損傷字跡的條件下,可酌情進(jìn)行剪執(zhí)不能購 的材料,須進(jìn)行折疊。
折疊時(shí),要根據(jù)材料的具體情況,采用橫折疊、豎折疊、橫豎交叉或梯形折疊等辦法。
折疊后的檔案材料,要保持整個(gè)案卷的平整,文字、照片不得損壞;便于展開閱讀;
(二)對破損、卷角、折皺和小于16開規(guī)格的檔案材料,要進(jìn)行裱糊。
主要方法有:單面裱糊、夾面裱糊、開窗裱糊、魚鱗或梯形托裱、膠紙粘貼等。
裱糊用的襯紙,必須采用白紙。
漿糊和膠水必須能防蟲蛀、不腐蝕紙張;裱糊后的檔案材料要涼干,不得在陽光下暴曬或使用高溫燙烤;
(三)對過窄或破損未空出裝訂線的檔案材料,須進(jìn)行加邊。
打眼裝訂,不得壓字和損傷材料內(nèi)容;
(四)拆除檔案材料上的大頭針、曲別針、訂書釘?shù)冉饘倨?以防止氧化銹毀材料。
第七章 裝訂與驗(yàn)收入庫
第二十一條 每個(gè)干部的檔案材料,必須裝訂成卷。
裝訂 后的檔案,目錄在卷首,材料排列順序與目錄相符;卷面整潔,全卷整齊、平坦,裝訂結(jié)實(shí)實(shí)用,具體做法:
(一)將目錄與材料核對無誤;
(二)把全卷材料理齊。
材料條件好的應(yīng)做到四面整齊,條件較差的,以裝訂線一邊和下邊兩面為齊j
(三)在材料左側(cè)豎直打上統(tǒng)一的裝訂孔。
孔距規(guī)格應(yīng)符合《條例》附件一的規(guī)定;
(四)一律使用《條例》附件一規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)干部檔案卷皮。
檔案卷皮須書寫檔案人的姓名、籍貫、檔案號(hào)。
書寫姓名不得用同音字或不規(guī)范的簡化字。
第二十二條 干部檔案整理裝訂成卷后,必須進(jìn)行認(rèn)真細(xì)致的檢查,經(jīng)驗(yàn)收合格后,方能入庫。
第八章 整理工作的注意事項(xiàng)
第二十三條 干部檔案整理工作人員必須認(rèn)真貫徹執(zhí)行《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國保守國家秘密法》和干部檔案工作的有關(guān)規(guī)定,嚴(yán)格遵守安全保密制度,保守黨和國家的秘密。
(一)在整理檔案時(shí),嚴(yán)禁吸煙,以確保檔案的安全;
(二)不得私自涂改、抽取或偽造檔案材料;
(三)不得擅自處理或銷毀檔案材料。
整理中按規(guī)定剔出的檔案材料,須進(jìn)行登記,經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審查批準(zhǔn)后分別情況予以處理。
(四)在整理檔案過程中,要加強(qiáng)對檔案材料的管理,防止丟失檔案材料和泄露干部檔案內(nèi)容。
第九章 附 則
第二十四條 本細(xì)則由中央組織部干部檔案工作部門負(fù)責(zé)解釋。
第3篇 活動(dòng)檔案管理細(xì)則模板
活動(dòng)檔案管理細(xì)則一
第一條 為規(guī)范全市重大活動(dòng)檔案管理工作,確保重大活動(dòng)檔案的齊全、完整與安全,為全市經(jīng)濟(jì)、政治、文化、社會(huì)和生態(tài)文明建設(shè)提供有效服務(wù),根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《遼寧省檔案條例》等檔案法律法規(guī),結(jié)合本市實(shí)際,制定本辦法。
第二條 本辦法所稱重大活動(dòng)檔案,是指全市重大活動(dòng)過程中直接形成的對國家和社會(huì)具有利用、保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像、電子文件、標(biāo)志性實(shí)物等不同形式和載體的歷史記錄。
第三條 本辦法所稱重大活動(dòng),是指符合下列條件之一的活動(dòng):
(一)黨和國家領(lǐng)導(dǎo)人在本市的公務(wù)活動(dòng);
(二)省委、省人大、省政府、省政協(xié)主要領(lǐng)導(dǎo)在本市的重要公務(wù)活動(dòng);
(三)著名外國友人、國內(nèi)知名人士(包括各民主黨派和無黨派民主人士、各領(lǐng)域杰出人士、宗教界知名人士等)、 華僑領(lǐng)袖、有名望的外籍華人、港澳臺(tái)同胞在本市的訪問、考察、參觀等活動(dòng);
(四)本市副市級(jí)以上領(lǐng)導(dǎo)的重要公務(wù)活動(dòng);
(五)本市重大經(jīng)濟(jì)、政治、社會(huì)、文化、體育、外事活動(dòng)或者公益性活動(dòng);
(六)本市發(fā)生的重大自然災(zāi)害、事故災(zāi)難、突發(fā)性衛(wèi)生和社會(huì)安全等事件的處置活動(dòng);
(七)本市具有重大影響或者較大規(guī)模的其它活動(dòng)。
第四條 重大活動(dòng)檔案管理遵循統(tǒng)一協(xié)調(diào)、加強(qiáng)督導(dǎo)、各負(fù)其責(zé)、完整收集、集中管理、有效利用的原則。
第五條 市、縣兩級(jí)黨委、政府應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對重大活動(dòng)檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo),將檔案行政管理部門納入重大活動(dòng)領(lǐng)導(dǎo)小組,建立健全檔案行政管理部門參與重大活動(dòng)的工作機(jī)制,協(xié)調(diào)解決重大活動(dòng)檔案管理工作中存在的重要問題,切實(shí)保障重大活動(dòng)檔案工作所需經(jīng)費(fèi)。
第六條 市檔案行政管理部門統(tǒng)籌規(guī)劃全市重大活動(dòng)檔案管理工作,負(fù)責(zé)監(jiān)督、指導(dǎo)市本級(jí)重大活動(dòng)檔案的形成、積累、整理、歸檔、移交工作;縣級(jí)檔案行政管理部門負(fù)責(zé)監(jiān)督、指導(dǎo)本行政區(qū)域內(nèi)重大活動(dòng)檔案的收集、整理、移交工作。
第七條 組織、承辦重大活動(dòng)的單位(以下簡稱組織承辦單位)負(fù)責(zé)重大活動(dòng)文件材料的收集、整理、歸檔、移交等工作。
組織承辦單位在制訂重大活動(dòng)方案或計(jì)劃時(shí),應(yīng)當(dāng)同時(shí)制訂重大活動(dòng)檔案工作方案或計(jì)劃,明確重大活動(dòng)檔案管理的責(zé)任部門和具體責(zé)任人員,制訂并落實(shí)相應(yīng)的檔案收集、整理、保管、移交等保障措施,并將重大活動(dòng)及重大活動(dòng)檔案工作方案或計(jì)劃及時(shí)報(bào)送同級(jí)檔案行政管理部門,確保重大活動(dòng)檔案工作與重大活動(dòng)同部署、同推進(jìn)。
第八條 組織承辦或者組織承辦主要工作單位的檔案管理人員應(yīng)當(dāng)具備良好的檔案工作職業(yè)素養(yǎng),認(rèn)真履行職責(zé),保守工作秘密。
第九條 重大活動(dòng)文件材料歸檔范圍:
(一)關(guān)于重大活動(dòng)的請示、報(bào)告、方案、計(jì)劃、日程安排、領(lǐng)導(dǎo)講話、題字、題詞、簡報(bào)、總結(jié)、通知、信函、請柬、賀信、名冊、通訊錄、會(huì)議紀(jì)要、宣傳材料、紀(jì)念冊等各種紙質(zhì)、電子文件;
(二)關(guān)于重大活動(dòng)的照片、音頻、視頻、光盤、膠片等材料;
(三)新聞媒體關(guān)于重大活動(dòng)的宣傳報(bào)道材料;
(四)關(guān)于重大活動(dòng)的憑證性和標(biāo)志性實(shí)物,包括活動(dòng)標(biāo)志、證件、證書、獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)?wù)?、錦旗等;
(五)重大活動(dòng)形成的其它具有保存價(jià)值的文件材料。
第十條 重大活動(dòng)檔案保管期限界定、整理、編目、鑒定等工作,執(zhí)行國家檔案局第8號(hào)令《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》、《歸檔文件整理規(guī)則》(da/t22—2022)、《照片檔案管理規(guī)范》(gb/t 11821-2002)等標(biāo)準(zhǔn)。
第十一條 重大活動(dòng)檔案的歸屬與移交:
(一)組織承辦單位為一個(gè)單位的,重大活動(dòng)檔案歸入組織承辦單位檔案全宗集中統(tǒng)一管理,保管期滿后按規(guī)定向同級(jí)國家綜合檔案館移交;
(二)組織承辦單位為兩個(gè)以上單位的,重大活動(dòng)形成的全部檔案歸入牽頭負(fù)責(zé)單位檔案全宗集中統(tǒng)一管理,保管期滿后按規(guī)定向同級(jí)國家綜合檔案館移交;其它承辦單位形成的重大活動(dòng)檔案,應(yīng)在活動(dòng)結(jié)束之日起30個(gè)工作日內(nèi)向牽頭負(fù)責(zé)單位移交,本單位可保存重大活動(dòng)檔案復(fù)制件或其他形式的副本;
(三)組織承辦單位為臨時(shí)機(jī)構(gòu)的,重大活動(dòng)形成的全部檔案經(jīng)同級(jí)檔案行政管理部門驗(yàn)收合格后,應(yīng)及時(shí)移交同級(jí)國家綜合檔案館;檔案移交進(jìn)館前,臨時(shí)機(jī)構(gòu)檔案人員不得撤回原單位。
(四)組織承辦單位委托、指定新聞媒體進(jìn)行錄像、錄音、拍攝照片的,應(yīng)責(zé)成有關(guān)新聞媒體在活動(dòng)結(jié)束之日起30個(gè)工作日內(nèi)向組織承辦單位移交一套原素材聲像檔案。
第十二條 組織承辦單位應(yīng)加強(qiáng)重大活動(dòng)檔案數(shù)字化,提高重大活動(dòng)檔案利用水平。
組織承辦單位向同級(jí)國家綜合檔案館移交重大活動(dòng)檔案必須同步移交與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致的電子檔案。
第十三條 其他組織、個(gè)人所有的對國家和社會(huì)具有保存價(jià)值或者應(yīng)當(dāng)保密的重大活動(dòng)檔案,是國家檔案的重要組成部分,檔案所有者應(yīng)當(dāng)妥善保管。
鼓勵(lì)其他組織、個(gè)人向國家綜合檔案館捐贈(zèng)、寄存重大活動(dòng)檔案。
第十四條 向國家綜合檔案館移交、捐贈(zèng)重大活動(dòng)檔案的單位和個(gè)人,可以對其檔案中不宜向社會(huì)開放的部分提出限制利用的意見,國家綜合檔案館應(yīng)當(dāng)維護(hù)其合法權(quán)益。
第十五條 市、縣兩級(jí)國家綜合檔案館向利用者提供重大活動(dòng)檔案時(shí),應(yīng)當(dāng)逐步用各種形式的復(fù)制件代替檔案原件。
重大活動(dòng)檔案的復(fù)制件由國家綜合檔案館法定代表人簽字或加蓋檔案館印章的,與原件具有同等效力。
第十六條 對重大活動(dòng)檔案收集工作做出突出貢獻(xiàn)的單位和個(gè)人,由當(dāng)?shù)厝嗣裾o予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)。
第十七條 有下列行為之一的,由縣級(jí)以上人民政府檔案行政管理部門責(zé)令限期改正;情節(jié)嚴(yán)重的,對直接負(fù)責(zé)的主管人員或者其他直接責(zé)任人員依法給予行政處分:
(一)將公務(wù)活動(dòng)中形成的應(yīng)歸檔的文件、資料據(jù)為己有,拒絕交檔案機(jī)構(gòu)、檔案工作人員歸檔的;
(二)拒不按照國家規(guī)定向國家綜合檔案館移交重大活動(dòng)檔案的;
(三)違反國家規(guī)定擅自擴(kuò)大或者縮小重大活動(dòng)檔案接收范圍的;
(四)明知所保存的重大活動(dòng)檔案面臨危險(xiǎn)而不采取措施,造成檔案損失的;
(五)檔案工作人員、對檔案工作負(fù)有領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任的人員玩忽職守,造成檔案損失的。
第十八條 本辦法由葫蘆島市檔案局負(fù)責(zé)解釋并組織實(shí)施。
第十九條 本辦法自發(fā)布之日起施行。
活動(dòng)檔案管理細(xì)則二
第一條 為加強(qiáng)自治區(qū)重大活動(dòng)檔案的收集、整理、移交、保管和利用,根據(jù)《中華人民共和國檔案法》和《內(nèi)蒙古自治區(qū)檔案條例》等法律、法規(guī),結(jié)合自治區(qū)實(shí)際,制定本辦法。
第二條 本辦法適用于自治區(qū)行政區(qū)域內(nèi)的重大活動(dòng)檔案管理工作。
第三條 本辦法所稱重大活動(dòng)檔案,是指在重大活動(dòng)中直接形成的對國家和社會(huì)具有保存價(jià)值的文字、圖表、音像、電子文件、實(shí)物等不同形式和載體的歷史記錄。
第四條 本辦法所稱重大活動(dòng),是指下列活動(dòng):
(一)在自治區(qū)內(nèi)召開的國家級(jí)重要會(huì)議;
(二)黨和國家領(lǐng)導(dǎo)人在自治區(qū)內(nèi)的公務(wù)活動(dòng);
(三)外國元首、政府首腦等高級(jí)政界人士和境外知名人士、友好團(tuán)體在自治區(qū)的考察、訪問等重要外事活動(dòng);
(四)自治區(qū)各級(jí)黨委、人大、政府、政協(xié)召開的重要會(huì)議;
(五)上級(jí)黨委、人大、政府、政協(xié)主要負(fù)責(zé)人以及知名學(xué)者在本行政區(qū)域內(nèi)參加的重要會(huì)議、考察、調(diào)查研究和工作指導(dǎo)等活動(dòng);
(六)自治區(qū)各級(jí)黨委、人大、政府、政協(xié)主要負(fù)責(zé)人出國訪問、考察等外事公務(wù)活動(dòng);
(七)本行政區(qū)域內(nèi)舉辦或者承辦的重大經(jīng)濟(jì)、社會(huì)、文化、體育、民族、宗教活動(dòng);
(八)本行政區(qū)域內(nèi)嚴(yán)重自然災(zāi)害和重大責(zé)任事故搶救處置活動(dòng);
(九)本行政區(qū)域內(nèi)其他具有重大影響的活動(dòng)。
第五條 重大活動(dòng)檔案管理遵循統(tǒng)一協(xié)調(diào)、加強(qiáng)督導(dǎo)、各負(fù)其責(zé)、集中管理、有效利用的原則。
第六條 旗縣級(jí)以上人民政府應(yīng)當(dāng)協(xié)調(diào)解決重大活動(dòng)檔案管理工作中的重要問題,建立健全檔案行政管理部門參與重大活動(dòng)的工作機(jī)制,保障重大活動(dòng)檔案管理工作所需經(jīng)費(fèi)。
第七條 旗縣級(jí)以上檔案行政管理部門負(fù)責(zé)監(jiān)督、指導(dǎo)本行政區(qū)域內(nèi)重大活動(dòng)檔案管理工作。
第八條 重大活動(dòng)的舉辦、承辦單位在制定重大活動(dòng)實(shí)施計(jì)劃時(shí),應(yīng)當(dāng)同時(shí)制定重大活動(dòng)檔案管理工作方案,明確重大活動(dòng)檔案管理的責(zé)任部門和人員,制定并落實(shí)相應(yīng)的檔案管理制度,保證重大活動(dòng)檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)與安全。
第九條 重大活動(dòng)的舉辦、承辦單位負(fù)責(zé)重大活動(dòng)文件材料的收集、整理、歸檔、移交等工作。
第十條 重大活動(dòng)的舉辦、承辦單位應(yīng)當(dāng)按照國家檔案管理有關(guān)規(guī)定編制重大活動(dòng)文件材料的歸檔范圍和保管期限表。
重大活動(dòng)文件材料的歸檔范圍包括:
(一)報(bào)告、方案、計(jì)劃、日程安排、領(lǐng)導(dǎo)講話、題詞、簡報(bào)、宣傳報(bào)道、總結(jié)、紀(jì)念冊等各種紙質(zhì)、電子文件;
(二)錄音帶、錄像帶、照片、光盤、膠片等材料;
(三)具有紀(jì)念意義的憑證性和標(biāo)志性實(shí)物,包括活動(dòng)標(biāo)志、證件、證書、獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)?wù)?、錦旗等;
(四)其他具有保存價(jià)值的材料。
重大活動(dòng)檔案的保管期限按照國家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
第十一條 重大活動(dòng)由指定的新聞媒體進(jìn)行錄像、錄音、拍攝照片的,新聞媒體應(yīng)當(dāng)在活動(dòng)結(jié)束之日起三十個(gè)工作日內(nèi)向重大活動(dòng)的舉辦、承辦單位移交一套原素材音像檔案。
第十二條 重大活動(dòng)檔案的歸屬與移交:
(一)重大活動(dòng)由一個(gè)單位舉辦、承辦的,重大活動(dòng)檔案歸入本單位檔案全宗,按照規(guī)定向同級(jí)國家綜合檔案館移交;
(二)重大活動(dòng)由兩個(gè)以上單位聯(lián)合舉辦、承辦的,重大活動(dòng)檔案歸入牽頭單位檔案全宗,按照規(guī)定向同級(jí)國家綜合檔案館移交;參加單位應(yīng)當(dāng)及時(shí)收集、整理本單位在重大活動(dòng)中形成的文件材料,并在活動(dòng)結(jié)束之日起三十個(gè)工作日內(nèi)向牽頭單位移交重大活動(dòng)檔案,將相應(yīng)的復(fù)制件或者其他形式的副本歸檔;
(三)重大活動(dòng)設(shè)立臨時(shí)機(jī)構(gòu)的,臨時(shí)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)收集、整理重大活動(dòng)中形成的文件材料,并在重大活動(dòng)結(jié)束之日起三個(gè)月內(nèi)或者臨時(shí)機(jī)構(gòu)撤銷時(shí)向同級(jí)國家綜合檔案館移交重大活動(dòng)檔案。
第十三條 保管重大活動(dòng)檔案的單位應(yīng)當(dāng)采取有效措施,確保檔案安全。
第十四條 其他組織和個(gè)人,應(yīng)當(dāng)妥善保管歸其所有的、對國家和社會(huì)具有保存價(jià)值或者應(yīng)當(dāng)保密的重大活動(dòng)檔案,涉及國家秘密的應(yīng)當(dāng)按照國家有關(guān)保密規(guī)定管理。
未經(jīng)旗縣級(jí)以上檔案行政管理部門批準(zhǔn),不得向國家綜合檔案館以外的任何單位或者個(gè)人出售、轉(zhuǎn)讓、贈(zèng)送重大活動(dòng)檔案,不得私自攜運(yùn)出境。
上述其他組織和個(gè)人因保管條件等其他原因不利于重大活動(dòng)檔案安全保管的,檔案行政管理部門可以依法采取代為保管、收購、征購等措施,確保檔案完整與安全。
第十五條 鼓勵(lì)其他組織和個(gè)人向國家綜合檔案館捐贈(zèng)、寄存重大活動(dòng)檔案。
捐贈(zèng)、寄存者對所捐贈(zèng)、寄存檔案擁有優(yōu)先利用權(quán)。
國家綜合檔案館提供利用寄存的重大活動(dòng)檔案時(shí),必須征得寄存者的同意。
第十六條 重大活動(dòng)的舉辦、承辦單位及保存重大活動(dòng)檔案的國家綜合檔案館,應(yīng)當(dāng)建立重大活動(dòng)檔案專題目錄,運(yùn)用現(xiàn)代化管理技術(shù),做好重大活動(dòng)檔案的開發(fā)利用。
第十七條 在重大活動(dòng)檔案收集、整理、移交、保管和提供利用等工作中做出突出貢獻(xiàn)的單位和個(gè)人,旗縣級(jí)以上人民政府或者有關(guān)部門應(yīng)當(dāng)給予獎(jiǎng)勵(lì)。
第十八條 有下列行為之一的,旗縣級(jí)以上檔案行政管理部門應(yīng)當(dāng)責(zé)令其限期改正;逾期未改正的,給予通報(bào)批評,并由有關(guān)機(jī)關(guān)對直接負(fù)責(zé)的主管人員或者其他直接責(zé)任人員給予處分:
(一)重大活動(dòng)舉辦、承辦單位不接受檔案行政管理部門監(jiān)督、指導(dǎo),并造成重大活動(dòng)檔案資料損失的;
(二)重大活動(dòng)期間未按照規(guī)定開展檔案收集、整理工作的;
(三)未按照規(guī)定移交重大活動(dòng)檔案或者檔案移交不完整的;
(四)其他違反本辦法規(guī)定的行為。
第十九條 有下列行為之一的,旗縣級(jí)以上檔案行政管理部門應(yīng)當(dāng)給予通報(bào)批評,并由有關(guān)機(jī)關(guān)對直接負(fù)責(zé)的主管人員或者其他直接責(zé)任人員給予處分,同時(shí)根據(jù)有關(guān)檔案的價(jià)值和數(shù)量,依法對個(gè)人處以500元以上5000元以下罰款;造成損失的,依法承擔(dān)賠償責(zé)任;構(gòu)成犯罪的,依法追究刑事責(zé)任:
(一)涂改、偽造、損毀、丟失屬于國家所有的重大活動(dòng)檔案的;
(二)擅自提供、抄錄、公布、銷毀屬于國家所有的重大活動(dòng)檔案的;
(三)非法買賣重大活動(dòng)檔案的;
(四)攜運(yùn)禁止出境的重大活動(dòng)檔案及其復(fù)制件出境的;
(五)有其他違法行為的。
第二十條 本辦法自2023年1月1日起施行。
第4篇 醫(yī)院聲像檔案管理細(xì)則范例
醫(yī)院聲像檔案管理細(xì)則
1、目的
為加強(qiáng)對聲像檔案的管理,妥善收集與保管醫(yī)院重要會(huì)議、活動(dòng)拍攝的照片、圖片、錄像等聲像資料,制定本細(xì)則。
2、適用范圍
2.1本細(xì)則適用于醫(yī)院各類聲像資料的管理,包括醫(yī)院召開的重要會(huì)議的聲像資料(含數(shù)碼照片、錄像資料,下同)、外事活動(dòng)的聲像資料、重要培訓(xùn)與學(xué)術(shù)講座的聲像資料、科研成果及開展的新技術(shù)、新項(xiàng)目聲像資料。
2.2本細(xì)則僅針對聲像檔案的管理,從屬于醫(yī)院《檔案管理制度》。
3、工作程序
3.1會(huì)議、培訓(xùn)、活動(dòng)的組織部門需指定專人(以下簡稱采集人)負(fù)責(zé)現(xiàn)場聲像資料的采集與整理。
3.2會(huì)議、培訓(xùn)、活動(dòng)結(jié)束15個(gè)工作日內(nèi),采集人根據(jù)要求,將聲像資料制作成冊連同底片(含電子版文件)送交檔案室統(tǒng)一管理。
3.3認(rèn)真執(zhí)行聲像資料歸檔交接手續(xù),聲像資料采集人應(yīng)為聲像資料附以簡要文字說明,包括標(biāo)題、人員姓名、排列順序、時(shí)間、地點(diǎn)等基本信息。
3.4各部門(科室)采集人送交的聲像資料(包括底片、電子版文件),由檔案室進(jìn)行分類、編號(hào),填寫目錄,按聲像資料的介質(zhì)規(guī)格大小分別采用“簿、冊、袋、盒”,并輔以文字說明,按照時(shí)間順序進(jìn)行保存。
3.5借閱聲像資料應(yīng)履行借閱手續(xù),資料檔案不經(jīng)允許不得反拍,更不得涂抹損壞。檔案歸還時(shí),檔案管理人員要認(rèn)真檢查,發(fā)現(xiàn)以上問題,視情節(jié)輕重給予經(jīng)濟(jì)處罰。
3.6聲像資料檔案要分級(jí)進(jìn)行管理,對珍貴的歷史照片應(yīng)列為重點(diǎn)保護(hù)范圍,妥善保存,原則上不予外借。如因公務(wù)確需借閱,應(yīng)經(jīng)院辦(人事行政部)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。
3.7集團(tuán)重要會(huì)議、活動(dòng)的聲像資料,除醫(yī)院存檔外,應(yīng)復(fù)制一份報(bào)集團(tuán)人事行政部存檔備案,執(zhí)行《重要事項(xiàng)管理制度》。
第5篇 工程合同管理信息及檔案資料管理監(jiān)理細(xì)則
工程監(jiān)理細(xì)則:合同管理、信息及檔案資料管理
(一) 合同管理內(nèi)容
1.協(xié)助業(yè)主分析合同條款,訂立合同(包括實(shí)施中的各類合同),避免合同簽訂以后造成被動(dòng);
2. 熟悉業(yè)主與施工單位訂立的合同,以便檢查、督促有關(guān)方面嚴(yán)格執(zhí)行合同;
3．協(xié)助業(yè)主處理合同執(zhí)行中存在或出現(xiàn)的問題;
4. 及時(shí)向業(yè)主報(bào)告合同的執(zhí)行情況;
5. 獨(dú)立、公正地協(xié)調(diào)解決項(xiàng)目實(shí)施過程中的合同糾紛。
(二) 合同管理方法和手段
1.建立合同編碼體系,實(shí)行分類管理;
2. 協(xié)助業(yè)主和承包商完善合同條款;
3．分析合同背景和缺陷,及時(shí)尋求處理方法;
4. 掌握合同內(nèi)容,實(shí)行跟蹤管理;
5. 進(jìn)行合同違法預(yù)警,及時(shí)采取防范措施。
6. 認(rèn)真根據(jù)合同條款,處理工程變更
7. 工程變更的要求可以由建設(shè)單位、監(jiān)理單位、承包人或設(shè)計(jì)單位提出。但必須經(jīng)總監(jiān)理工程師簽認(rèn)后才能生效,根據(jù)合同條款如監(jiān)理單位認(rèn)為確有必要變更工程或部分工程形式,質(zhì)量或數(shù)量,應(yīng)向承包人發(fā)出變更指令,如果這種變更是由于承包人的過失或違約所致,除承包人應(yīng)對此負(fù)責(zé)外,其所引起的附加費(fèi)用由承包人承擔(dān),不論哪一方面提出的變更,凡影響工程質(zhì)量、進(jìn)度、投資的總監(jiān)理工程師發(fā)出確認(rèn)發(fā)出變更令前,均應(yīng)征得業(yè)主同意。
8. 承包人只能而且必須服從監(jiān)理工程師的工程變更指令或指示。
9. 對涉及設(shè)計(jì)漏項(xiàng),變更技術(shù)方案和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn),以及因地質(zhì)條件各種原因引起的設(shè)計(jì)的變更等,不論其經(jīng)費(fèi)增減情況,均應(yīng)及時(shí)經(jīng)總監(jiān)理工程師批準(zhǔn)后才能下達(dá)。
10. 變更的估價(jià)由總監(jiān)理工程師按合同條款有關(guān)規(guī)定處理并書面通知承包人。
11.審查分包合同:承包人如需非主體工程分包,應(yīng)按規(guī)定向總監(jiān)理工程師提出申請,并將分包單位的各種資料、業(yè)績、資質(zhì)及分包內(nèi)容等報(bào)總監(jiān)理工程師審批。在合同實(shí)施過程中,監(jiān)理工程師不與分包人發(fā)生直接關(guān)系,建設(shè)單位也不直接向分包人付款。
(三) 信息與資料檔案管理
1.信息管理:監(jiān)理工程隨時(shí)注意對信息進(jìn)行收集分析整理,保存信息處理的主要手段是采用微機(jī),對工程逐步實(shí)施動(dòng)態(tài)管理,并隨時(shí)從網(wǎng)上查詢相關(guān)信息法規(guī)。
2. 信息管理實(shí)行監(jiān)理組織各級(jí)人員采取、專業(yè)人員整理分析、總監(jiān)負(fù)責(zé)的管理體制。
3．監(jiān)理檔案管理
4. 行政檔案。監(jiān)理與建設(shè)單位之間來往函件。監(jiān)理與承包人之間往來函件,書面簽復(fù)申請批復(fù),會(huì)議記錄。監(jiān)理與設(shè)計(jì)方及其它有關(guān)方往來函件。監(jiān)理機(jī)構(gòu)內(nèi)部往來函件,請示報(bào)告,報(bào)告批復(fù)。監(jiān)理月報(bào)。
5. 計(jì)量支付檔案。承包人提出的索賠申請及批示情況。承包人提出的計(jì)日工和單價(jià)。額外或緊急工程費(fèi)用計(jì)算設(shè)計(jì)變更批準(zhǔn)的費(fèi)用計(jì)算。各類支付證書工程進(jìn)度周、月報(bào)表
6. 技術(shù)檔案開工及停工指令額外工程圖紙變更設(shè)計(jì)圖紙現(xiàn)場指令檢查記錄施工圖紙竣工圖紙
7. 工程檔案,督促施工單位按規(guī)定及時(shí)整理工程技術(shù)檔案。
第6篇 實(shí)驗(yàn)室工作檔案管理細(xì)則辦法
一、實(shí)驗(yàn)室工作檔案內(nèi)容
1.實(shí)驗(yàn)室的建立、建設(shè)的各種文件和資料。
2.實(shí)驗(yàn)教學(xué)過程中的各種文件和資料:實(shí)驗(yàn)教學(xué)大綱、實(shí)驗(yàn)教學(xué)計(jì)劃、實(shí)驗(yàn)教材、實(shí)驗(yàn)指導(dǎo)書、各類學(xué)生上課情況、學(xué)生實(shí)驗(yàn)報(bào)告、成績記錄、實(shí)驗(yàn)項(xiàng)目開發(fā)情況記錄等。
3.實(shí)驗(yàn)室人員在實(shí)驗(yàn)教學(xué)、科學(xué)研究、技術(shù)開發(fā)等方面的項(xiàng)目數(shù)及其工作量。
4.實(shí)驗(yàn)教學(xué)、科學(xué)研究、技術(shù)開發(fā)等項(xiàng)目的全部技術(shù)文件資料,包括論文、專著、鑒定、專利、獲獎(jiǎng)等情況。
5.儀器設(shè)備及低值耐用品的總臺(tái)件數(shù)及金額、固定資產(chǎn)帳卡、隨機(jī)技術(shù)手冊;儀器設(shè)備的維護(hù)保養(yǎng)、維修、報(bào)廢等原始記錄。
6.單價(jià)5萬元以上大型精密儀器設(shè)備(包括國家科委23種儀器設(shè)備,單價(jià)雖不到5萬元但屬于精密稀缺設(shè)備)的申購報(bào)告、領(lǐng)導(dǎo)批復(fù);開箱記錄及裝箱單、安裝調(diào)試記錄及雙方簽字移交文件、保修單、驗(yàn)收報(bào)告及文件材料、設(shè)備說明書及全套隨機(jī)文件;使用、維修、故障、事故記錄等。使用維修記錄,隨時(shí)將運(yùn)行情況、使用時(shí)間、使用人、承擔(dān)任務(wù)及結(jié)果、故障過程、定期檢修或校驗(yàn)情況等如實(shí)記錄,并定期歸入技術(shù)檔案。
技術(shù)檔案的主要內(nèi)容包括:
(1)原始資料:申報(bào)表、論證報(bào)告書、審批計(jì)劃單、訂貨合同及有關(guān)來往信函等。
(2)設(shè)備的開箱驗(yàn)收單、說明書、合格證、附件清單、隨機(jī)圖紙、外觀照片等。
(3)安裝調(diào)試記錄等。
(4)儀器設(shè)備的操作規(guī)程、維修保養(yǎng)制度等管理方面的資料和管理操作人員情況登記表等。
(5)使用過程中的所有記錄。
(6)降級(jí)、報(bào)廢、處理的報(bào)告、批示等。
7.自制設(shè)備的任務(wù)書、技術(shù)總結(jié)報(bào)告、鑒定材料、設(shè)備使用說明書等。
8.實(shí)驗(yàn)室用房及環(huán)境條件的各種技術(shù)資料。
9.實(shí)驗(yàn)室工作的各種統(tǒng)計(jì)報(bào)表。
10.上級(jí)主管部門下發(fā)的實(shí)驗(yàn)室建設(shè)與管理文件和本實(shí)驗(yàn)室制定的規(guī)章制度。
二、實(shí)驗(yàn)室工作檔案的管理
1.實(shí)驗(yàn)室主任負(fù)責(zé)實(shí)驗(yàn)室工作檔案的收集整理、登記、分類編號(hào)、存檔等工作。
2.實(shí)驗(yàn)室工作人員及時(shí)將自己工作中形成的材料交給實(shí)驗(yàn)室主任。
3.實(shí)驗(yàn)室工作檔案的保管期限分長期、短期和與設(shè)備共存三種。
4.學(xué)生上課情況、實(shí)驗(yàn)報(bào)告、成績記錄、實(shí)驗(yàn)項(xiàng)目開出情況記錄屬短期保存資料,一般至少應(yīng)保存三年。
5.儀器設(shè)備的有關(guān)資料應(yīng)與設(shè)備共存,即保存至設(shè)備報(bào)廢之日為止。
6.除上述兩項(xiàng)資料外,其它資料均應(yīng)長期保存。
7.實(shí)驗(yàn)室工作檔案的借閱要嚴(yán)格辦理借閱手續(xù)。
8.檔案管理員的工作要相對穩(wěn)定,如工作變動(dòng)應(yīng)做好交接工作。
9.單價(jià)5萬元以上的大型精密儀器(包括國家科委23種儀器設(shè)備,單價(jià)雖不到5萬元但屬于精密稀缺設(shè)備)的設(shè)備說明書、裝箱單、保修單及全套隨機(jī)文件原件交學(xué)校檔案館長期保存,復(fù)印件由使用人保存;由使用人保存的還要包括:論證報(bào)告、開箱記錄、安裝調(diào)試記錄、驗(yàn)收報(bào)告、使用、維修、故障、事故記錄等材料。材料科學(xué)與工程實(shí)驗(yàn)中心
第7篇 學(xué)院檔案管理實(shí)施細(xì)則
學(xué)院檔案管理實(shí)施細(xì)則
檔案管理工作是學(xué)院總體工作的一個(gè)重要組成部分，它是由國家、省、市指令性文獻(xiàn)、文件和學(xué)院的物業(yè)管理、行政管理、人力資源管理及教學(xué)管理等各具有價(jià)值的文獻(xiàn)、文件和資料組成。為維護(hù)檔案的真實(shí)性和嚴(yán)肅性，特制定檔案管理實(shí)施細(xì)則。
一、檔案管理人員必須認(rèn)真貫徹執(zhí)行《中華人民共和國檔案法》。工作態(tài)度端正，事業(yè)心強(qiáng)。
二、檔案管理人員要認(rèn)真學(xué)習(xí)，積極工作，刻苦鉆研業(yè)務(wù)，不斷提高工作能力和管理水平，盡職盡責(zé)，認(rèn)真遵守保密守則。
三、檔案歸檔
（一）檔案室負(fù)責(zé)接收各科室、部門在工作中形成的全部檔案。學(xué)校各科室、部門需要?dú)w檔的資料，按照要求收集齊全，整理組卷，按期向檔案室移交，辦理移交手續(xù)。文書檔案移交時(shí)間每年4月20日前，會(huì)計(jì)檔案每年5月20日前移交隔年檔案，基建檔案隨時(shí)收交，不得無故拖延。
檔案室接收和移交檔案前必須經(jīng)過嚴(yán)格的鑒定手續(xù)，質(zhì)量合格后方可移交。檔案交接手續(xù)，由歸檔單位編寫移交清冊，一式兩份，當(dāng)面查點(diǎn)清楚，并由交接雙方簽字，各保留一份。
（二）歸檔要求:
1.歸檔的文件資料必須完整、真實(shí)。
2.裝訂入冊必須采用最終審定的正式稿件。
3.凡裝訂入冊必須按檔案總目錄、分類目錄及案卷目錄和程序排列，并立卷說明。
4.各部門的資料歸檔入冊，按統(tǒng)一通知的時(shí)間，先將本部門的歸檔工作，按裝訂要求分類裝訂好，然后移交院辦統(tǒng)一編目歸檔。
5.檔案移交時(shí)，交接人必須按規(guī)定辦理簽名移交手續(xù)。
6.歸檔時(shí)間:整套系統(tǒng)性管理工作文件應(yīng)在正式頒布生效后的10天內(nèi)歸檔，裝訂立卷。其他工作文件應(yīng)先集中保管，半年一次裝訂立卷。行政工作、教學(xué)業(yè)務(wù)工作，應(yīng)在下一年度第一季度內(nèi)裝訂上卷?；愘Y料在每項(xiàng)工程竣工驗(yàn)收后一個(gè)月內(nèi)立卷。
四、檔案借閱
（一）因工作需要按程序?qū)徟?，可借閱有關(guān)檔案。
（二）借閱檔案應(yīng)在檔案室內(nèi)閱讀。確因工作需要外借的，一天以內(nèi)由黨政辦公室主任簽名同意;一天以上由院長簽字同意。
（三）凡需摘錄或復(fù)印檔案內(nèi)容的必須經(jīng)黨政辦公室主任和院長簽字批準(zhǔn)，并注明摘錄或復(fù)印內(nèi)容的案卷編號(hào)及原文標(biāo)題，并通過檔案管理人員登記認(rèn)可。
（四）保密檔案不外借、摘錄和復(fù)印。
（五）保密檔案借閱需經(jīng)黨政辦公室主任以上領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。
（六）借閱檔案者不得在檔案上注、涂、勾、點(diǎn)、圈、劃，不得弄臟檔案和撕、拆、取頁，因工作需要摘錄或復(fù)制時(shí)，須經(jīng)黨政辦公室主任和院長簽字批準(zhǔn)，并注明摘錄或復(fù)印內(nèi)容和案卷編號(hào)及原文標(biāo)題。用完后退回檔案室。
（七）歸還檔案時(shí)，檔案管理人員必須認(rèn)真查驗(yàn)，確認(rèn)無誤后，方能撤銷借閱手續(xù)。
（八）凡因利用者保管不善，造成損毀、丟失，依《檔案法》及其他規(guī)定予以處罰。
五、檔案銷毀
（一）超過保管期限的檔案，由黨政辦公室對檔案進(jìn)行認(rèn)真審查鑒定，確認(rèn)無保存價(jià)值后，編造銷毀清冊，寫出報(bào)告，經(jīng)院長辦公會(huì)議討論，院長審批同意后方可銷毀。
（二）會(huì)計(jì)檔案的銷毀，必須由檔案人員提出意見，與財(cái)務(wù)人員共同審查鑒定，除報(bào)主管領(lǐng)導(dǎo)外，還需報(bào)財(cái)政部門審核批準(zhǔn)。
（三）已到期，但經(jīng)鑒定尚需繼續(xù)保存的檔案，可延長保管期限。
銷毀時(shí)，必須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)簽字，派出監(jiān)銷人員到指定地點(diǎn)監(jiān)銷。監(jiān)銷人員必須在銷毀檔案清冊上簽字，送到造紙廠親視化漿或銷毀地點(diǎn)火化，不留痕跡。
六、檔案安全
（一）庫房專用，達(dá)到防火、防盜、防鼠、防蟲、防潮、防塵、防光七防要求。
（二）庫房設(shè)置溫濕度計(jì)及登記簿，每月檢查，發(fā)現(xiàn)超過極限，及時(shí)采取有效措施。
（三）庫房內(nèi)嚴(yán)禁煙火。放置滅火器材，以防不測。
（四）庫房適時(shí)通風(fēng)。
（五）箱柜擺放合理，垂直有序，利于通風(fēng)。
（六）檔案出入庫房隨時(shí)登記，做到帳卷相符。經(jīng)常檢查案卷完好狀況，以便采取措施。
第8篇 雅居樂物業(yè)檔案管理實(shí)施細(xì)則
雅居物業(yè)檔案管理實(shí)施細(xì)則
為了加強(qiáng)公司檔案的綜合管理,有效地保護(hù)和利用檔案,充分發(fā)揮檔案資料的作用,為公司各項(xiàng)工作服務(wù),根據(jù)《中華人民共和國檔案法》,特制定本實(shí)施細(xì)則。
一、公司檔案的立卷和歸檔
1、公司接收或下發(fā)行政公文、以公司名義簽屬的合同及協(xié)議等文件由綜合管理部負(fù)責(zé)立卷、歸檔;
2、向各項(xiàng)目下發(fā)的各種規(guī)范、制度、流程等文件由品質(zhì)部負(fù)責(zé)立卷、歸檔;
3、財(cái)務(wù)帳冊、財(cái)務(wù)單據(jù)及有關(guān)文件資料由財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)歸檔;
4、各項(xiàng)目的主體及公共設(shè)施、配套設(shè)施的竣工圖紙,驗(yàn)收材料、批文報(bào)件由技術(shù)部負(fù)責(zé)歸檔;
5、公司下發(fā)的各類公文及各項(xiàng)目向業(yè)主下發(fā)的各類通知等由各項(xiàng)目負(fù)責(zé)歸檔。
二、歸檔文件材料要求
1、文件紙質(zhì)較好,紙大小規(guī)格統(tǒng)一,一般用標(biāo)準(zhǔn)的a4公文紙。
2、字跡端正、清楚。最好用打字油印件,抄寫要用碳素墨水寫,不能用圓珠筆、鉛筆。
3、文件要有明確的標(biāo)題、文號(hào)、主送、抄送、抄報(bào)、抄發(fā)單位。發(fā)文稿紙上各欄內(nèi)容應(yīng)填寫清楚。領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)文件要用黑墨水或藍(lán)黑墨水,不能用圓珠筆色墨水,文稿和正文同是存檔。
4、材料齊全、準(zhǔn)確。每項(xiàng)活動(dòng)要從開始到結(jié)束所形成的全套完整材料,統(tǒng)計(jì)數(shù)字要準(zhǔn)確。
三、案卷質(zhì)量要求:
遵循文件材料的形成規(guī)律,保持彼此之間的有機(jī)聯(lián)系,區(qū)別管理和利用。
1、內(nèi)文件材料必須準(zhǔn)確反映公司管理活動(dòng)的真實(shí)內(nèi)容,手續(xù)完善,利于長期保存。
2、管理內(nèi)容的檔案,按問題時(shí)間或重要程度排列。要注意密不可分的材料排列順序:定稿在前,歷次修改稿在后,結(jié)論性材料在前,依據(jù)性材料在后。
3、專題性:成套性檔案(包括科研、基建、設(shè)備等)按階段、結(jié)構(gòu)、部分進(jìn)行歸檔。
4、確定文件材料的保存價(jià)值,分為永久、長期、短期保存。
5、凡反映公司職能活動(dòng)和基本歷史面貌,對公司、國家建設(shè)、歷史研究有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的,列為永久保管。凡反映公司一般工作活動(dòng),在長期內(nèi)對公司有查考利用價(jià)值的,列為長期保管,保管期為十五年至五十年。凡在較短時(shí)間內(nèi)對公司工作有查考價(jià)值的,列為短期保管,短期保管年限為一至五年。
6、立卷視文件材料數(shù)量的多寡進(jìn)行。當(dāng)同一問題的文件多時(shí),可采用硬卷或單份裝訂。問題單一,文件較少,又不便一起歸類的,可立薄卷。
7、卷內(nèi)文件材料按順序排好后,裝訂的案卷無論單面或雙面,只要是書寫的文件材料,應(yīng)在裝訂線一側(cè)下角編號(hào),不裝訂的案卷,應(yīng)在卷內(nèi)每份文件材料右上方加蓋有單位名稱、檔號(hào)、件數(shù)的受控章,并將檔號(hào)、件數(shù)填寫清楚。
8、每個(gè)案卷必須按規(guī)定格式逐件填寫卷內(nèi)目錄。對文件材料有題名不要隨意更改或簡化。題目無實(shí)質(zhì)內(nèi)容或無題的要重新擬定,并在前后加[]。沒有責(zé)任者、年、月、日的文件,要考正清楚。會(huì)議紀(jì)要應(yīng)概括出主要內(nèi)容。
四、部門檔案員工作職責(zé)
1、設(shè)立兼職檔案員,按照公司的檔案存放的具體規(guī)定履行好本部門檔案工作。
2、根據(jù)本部門的歸檔內(nèi)容,收集、積累、整理本部門應(yīng)歸檔的文件材料。
五、歸檔時(shí)間及要求
(一)歸檔時(shí)間
1、各部門檔案應(yīng)在次年四月底前將文件材料整理歸類后歸檔。
2、基建材料和專題性檔案,在項(xiàng)目完成通過鑒定驗(yàn)收后兩個(gè)月按要求進(jìn)行立卷歸檔。
3、財(cái)會(huì)類檔案,在會(huì)計(jì)年度終了后,由財(cái)務(wù)部門整理,立卷在本部門保管兩年順次年四月份歸檔。
4、聲像類檔案,在聲像制作,如照片、光碟、錄音帶、錄像帶完成后三個(gè)月整理好,將檔案內(nèi)容、時(shí)間、地點(diǎn)、人物和制作人標(biāo)明,每張照片附上底片,登記造冊后歸檔。
(二)歸檔要求
1、歸檔文件材料由歸檔部門兼職檔案員按要求整理好后立卷,如檔案不完整、不齊全、不符合歸檔要求,檔案員有權(quán)拒絕簽收,并限期改正補(bǔ)交。
2、檔案管理人員調(diào)離時(shí),應(yīng)辦理移交手續(xù)。
六、檔案的借閱
1、公司各部門查閱或外借檔案,必須履行借閱手續(xù),公司外有關(guān)人員要查閱檔案,需經(jīng)分管總經(jīng)理批準(zhǔn)。對于重要、珍貴的檔案和資料,一般不提供原件使用。
2、不屬于原文件規(guī)定的閱讀范圍人員或查閱不屬于本人承辦工作范圍的檔案,須經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。
3、檔案管理人員應(yīng)對檔案的安全、保密和完整負(fù)責(zé),不得隨意拆卷、涂改、損毀或轉(zhuǎn)借他人,否則,除負(fù)責(zé)賠償損失外,應(yīng)報(bào)請領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門處理。
七、檔案的鑒定
1、為加強(qiáng)對有價(jià)值的文件材料的保護(hù)和管理,對保管期限已滿的各類檔案,應(yīng)進(jìn)行相應(yīng)的鑒定工作。
2、檔案的鑒定工作,必須堅(jiān)持全面的、歷史的觀點(diǎn),認(rèn)真估計(jì)檔案的價(jià)值程度,并根據(jù)保管期限的規(guī)定,對不再有保存價(jià)值的過期檔案進(jìn)行處理,原規(guī)定欠妥的,經(jīng)認(rèn)真研究后延長保存年限。
3、對某些檔案材料是否銷毀沒有充分把握的,應(yīng)作保存處理,不能倉促銷毀。
4、鑒定時(shí),應(yīng)將處理意見報(bào)分管總經(jīng)理審批,由兩人或兩人以上在指定地點(diǎn)銷毀,并在銷毀清冊上登記,銷毀清冊應(yīng)立卷長期保存。
第9篇 文書檔案管理細(xì)則范例
文書檔案是綜合反映各項(xiàng)工作的書面歷史材料,建設(shè)銀行發(fā)布了《中國人民建設(shè)銀行文書檔案管理暫行辦法》,來看小編為大家?guī)淼奈臅鴻n案管理細(xì)則內(nèi)容:
文書檔案管理細(xì)則
文書檔案管理規(guī)定如下
第一條 為了加強(qiáng)建設(shè)銀行文書檔案的科學(xué)管理,充分發(fā)揮文書檔案的作用,根據(jù)國家檔案局有關(guān)檔案工作的制度、規(guī)定及《中國人民建設(shè)銀行檔案管理暫行辦法》,特制定本辦法。
第二條 建設(shè)銀行文書檔案是各級(jí)行在各項(xiàng)工作活動(dòng)中形成的,具有查考利用價(jià)值并經(jīng)過分類整理而保存起來的文件材料。
第三條 建設(shè)銀行文書檔案的收集范圍包括:
1.本級(jí)行自身形成及本級(jí)行與有關(guān)部門聯(lián)合頒發(fā)的,反映本行主要工作活動(dòng)的文件材料;
2.上級(jí)行和上級(jí)黨政機(jī)關(guān)頒發(fā)或轉(zhuǎn)發(fā)的針對本行工作或本行須遵循貫徹的文件材料;
3.下級(jí)行報(bào)送的具有查考利用價(jià)值的文件材料;
4.同級(jí)機(jī)關(guān)和非隸屬機(jī)關(guān)頒發(fā)的本級(jí)行需要執(zhí)行的文件及與本行聯(lián)系、協(xié)商工作的重要來往文件;
5.本行附屬企業(yè)和本行投資入股的各類公司的反映其基本面貌和經(jīng)營狀況的重要文件材料。
第四條 各級(jí)行黨、政、工、青、婦等部門在工作活動(dòng)中形成的文書檔案材料,均應(yīng)由本行檔案部門集中統(tǒng)一管理和保管,任何單位或個(gè)人都不得據(jù)為己有,以維護(hù)建設(shè)銀行檔案的完整與安全。
第五條 各級(jí)建設(shè)銀行應(yīng)實(shí)行由文書部門或職能部門整理立卷的制度,檔案部門負(fù)責(zé)對立卷工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)和檢查督促。
第六條 各立卷部門應(yīng)指定人員負(fù)責(zé)文書立卷歸檔工作。
承辦人員在文件材料處理完畢后,應(yīng)及時(shí)將全部文件材料交文書立卷人員,由文書立卷人員負(fù)責(zé)整理立卷,并按規(guī)定的時(shí)間向本行檔案部門移交。
移交時(shí),雙方根據(jù)移交的案卷目錄進(jìn)行清點(diǎn)、核對,并履行移交手續(xù)。
第七條 文書立卷工作要遵循文件材料形成的規(guī)律和特點(diǎn),保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系,區(qū)別不同價(jià)值,便于保管和利用。
第八條 立卷歸檔要求
1.做好文件材料收集工作。
應(yīng)歸檔的文件材料的種類、份數(shù)及每份文件的底稿、附件和與文件有關(guān)的簽報(bào)、批示等附屬材料,均應(yīng)齊全、完整。
2.按照歸檔文件材料的保存價(jià)值確定保管期限。
不同保管期限的文件材料應(yīng)分開立卷。
3.行內(nèi)幾個(gè)部門共同辦理的文件,由主辦部門立卷,本行同外單位聯(lián)合制發(fā)的文件,由行內(nèi)交主部門立卷。
4.不同年度的文件一般不得放在一起立卷,但跨年度的請示與批復(fù),可放在復(fù)文年立卷;未作批復(fù)的,放在請示年立卷;跨年度的規(guī)劃,放在規(guī)劃期的第一年立卷;跨年度的總結(jié),放在總結(jié)期的最后一年立卷;跨年度的會(huì)議文件,放在會(huì)議開幕年立卷;各類案件放在結(jié)案年立卷。
5.卷內(nèi)文件材料應(yīng)按下述要求進(jìn)行排列:批復(fù)在前,請示在后;正件在前,附件在后;印件在前,審定稿在后;重要法規(guī)性文件的歷次草稿、修改稿依次排列在審定稿之后;各類案件的案卷,其結(jié)論、決定、判決性文件在前,依據(jù)性材料在后;其他文件材料應(yīng)依其形成規(guī)律或特點(diǎn)合理組織立卷。
6.卷內(nèi)文件材料應(yīng)按排列順序依次編寫頁號(hào)或件號(hào)。
裝訂的案卷,應(yīng)在有文字的每頁材料的正面的右上角、背面的左上角填寫頁號(hào);不裝訂的案卷應(yīng)在卷內(nèi)每份文件材料首頁的右上方逐件編件號(hào)。
7.歸檔的每一案卷均應(yīng)填寫一式三份卷內(nèi)文件目錄,其中一份置卷首,一份由立卷部門留底,另一份交檔案部門作為檢索工具。
每一案卷的卷尾均應(yīng)放置備考表,用以填寫本卷需要說明的有關(guān)情況及立卷人姓名、立卷完成時(shí)間等。
8.案卷封皮應(yīng)逐項(xiàng)按規(guī)定填寫清楚。
案卷題名要簡明、概括、字跡工整。
案卷封皮一律用毛筆或鋼筆書寫。
9.卷內(nèi)文件材料要去掉金屬物,對破損的張頁應(yīng)進(jìn)行托裱,寬大的張頁應(yīng)折疊整齊,裝訂線外有字跡的張頁應(yīng)加寬邊。
案卷采用三點(diǎn)一線的裝訂方法,并保持右邊、底邊整齊。
不裝訂的案卷,其卷內(nèi)文件應(yīng)逐件用細(xì)線裝訂。
10.立卷完成后,立卷人員應(yīng)按照不同的保管期限,分別填制一式兩份案卷目錄。
其中一份交檔案部門留存,另一份經(jīng)檔案部門編填卷號(hào)后退立卷部門備查。
第九條 本級(jí)行附屬企業(yè)的文書立卷歸檔工作,比照本行職能部門辦理。
本級(jí)行投資入股的各類公司的屬于本行文書檔案管理范圍的各類檔案材料,由本行文書部門或本行業(yè)務(wù)管理部門一并立卷歸檔。
第十條 文書檔案保管期限分為永久、長期、短期三種。
長期為16年至50年,短期為15年以下(含15年)。
對不易判定保管期限的檔案材料,應(yīng)按照宜長不宜短的原則進(jìn)行保管。
第十一條 凡是反映本級(jí)行主要業(yè)務(wù)活動(dòng)和基本歷史面貌的,對本級(jí)行各項(xiàng)工作和經(jīng)濟(jì)建設(shè)、歷史研究具有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案,列為永久保管。
其主要內(nèi)容包括:
1.本級(jí)行制定的重要的法規(guī)性文件;處理重要問題形成的文件材料;召開重要會(huì)議的主要文件材料;重要的請示、報(bào)告、總結(jié)和綜合統(tǒng)計(jì)報(bào)表;機(jī)構(gòu)演變,本級(jí)行領(lǐng)導(dǎo)人任免的文件材料等。
2.上級(jí)機(jī)關(guān)頒發(fā)的針對本行主要業(yè)務(wù)工作并需要本行貫徹執(zhí)行的重要文件材料。
第十二條 凡是反映本級(jí)行工作活動(dòng),在較長的時(shí)間內(nèi)對本級(jí)行具有查考利用價(jià)值的檔案,列為長期保管。
主要內(nèi)容包括:
1.本級(jí)行處理一般工作問題形成的文件材料,一般會(huì)議的主要文件材料,一般的規(guī)章制度等。
2.上級(jí)機(jī)關(guān)頒發(fā)的屬于本行主要業(yè)務(wù)并需貫徹執(zhí)行的一般文件材料。
3.下級(jí)行報(bào)送的重要的總結(jié)、報(bào)告和統(tǒng)計(jì)報(bào)表等文件材料。
第十三條 凡是在較短時(shí)間內(nèi)對本行有參考利用價(jià)值的檔案,列為短期保管。
主要內(nèi)容包括:
1.本級(jí)行一般事務(wù)性的文件材料。
2.上級(jí)機(jī)關(guān)頒發(fā)的非本行主管業(yè)務(wù)。
但本行需貫徹執(zhí)行的文件材料。
3.下級(jí)行報(bào)送的一般性工作總結(jié)、報(bào)告和統(tǒng)計(jì)報(bào)表等文件材料。
4.同級(jí)機(jī)關(guān)和非隸屬機(jī)關(guān)頒發(fā)的需要本級(jí)行執(zhí)行的法規(guī)性文件及與本行聯(lián)系、協(xié)商工作的重要來往文件。
第十四條 文書檔案的保管期限應(yīng)從檔案所屬年代的下一年1月1日起計(jì)算。
長期規(guī)劃、計(jì)劃等文件材料的保管期限則按其有效期滿后的下一年1月1日起計(jì)算。
第十五條 各級(jí)行檔案部門對所接收的案卷應(yīng)進(jìn)行審核把關(guān),對不符合質(zhì)量要求的案卷應(yīng)退立卷部門重新加工整理。
第十六條 各級(jí)行檔案部門應(yīng)以便于保管和提供利用為前提,按照本行文件形成的規(guī)律和特點(diǎn),選擇年度——組織機(jī)構(gòu)分類法或年度——問題分類法對歸檔案卷進(jìn)行分類。
所用的分類方法應(yīng)保持前后一致,盡量保持固定,不能隨意變動(dòng)。
第十七條 案卷的排列應(yīng)以檔案分類方法為基礎(chǔ),按照不同的保管期限分別排列入庫。
案卷排列方法應(yīng)統(tǒng)一,前后一致。
第十八條 按照案卷的排列順序編制卷號(hào),以固定案卷位置。
在一冊案卷目錄內(nèi)不得出現(xiàn)重復(fù)的案卷號(hào)。
第十九條 案卷目錄應(yīng)區(qū)分不同的保管期限,分年度或混年度編制目錄號(hào)。
在一個(gè)全宗內(nèi),案卷目錄號(hào)不能重復(fù)。
第二十條 各級(jí)行檔案部門應(yīng)充分利用檔案信息資源,積極開展檔案編研工作,根據(jù)需要編寫各種類型的檔案資料,主動(dòng)為機(jī)關(guān)各項(xiàng)工作服務(wù)。
第二十一條 各級(jí)行檔案部門應(yīng)努力做好檔案利用工作,除編制案卷目錄、卷內(nèi)目錄或全引目錄外,還應(yīng)根據(jù)利用者借閱檔案的規(guī)律和特點(diǎn),編制重要文件目錄(卡片)、專題文件目錄(卡片)、文號(hào)索引等檔案檢索工具,力求做到查找使用方便,調(diào)卷迅速準(zhǔn)確。
第二十二條 各級(jí)行檔案部門應(yīng)根據(jù)本行具體情況,制定檔案的借閱制度,嚴(yán)格辦理借閱手續(xù)和掌握借閱范圍,防止密級(jí)檔案失密、泄密,確保檔案安全。
第二十三條 各級(jí)行應(yīng)定期向當(dāng)?shù)貦n案館移交檔案。
移交檔案的具體時(shí)間、范圍和進(jìn)館要求,按照當(dāng)?shù)貦n案局、館的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
第二十四條 對超過保管期限的文書檔案,應(yīng)由本行檔案部門按照《中國人民建設(shè)銀行檔案管理暫行辦法》的規(guī)定組織鑒定和銷毀工作。
第二十五條 本辦法適用于各級(jí)建設(shè)銀行。
第二十六條 本辦法由總行辦公室負(fù)責(zé)解釋。
補(bǔ)充、修改時(shí)同。
第二十七條 本辦法自頒布之日起執(zhí)行。
(87)建總辦字第20號(hào)《關(guān)于印發(fā)〈中國人民建設(shè)銀行系統(tǒng)檔案管理試行辦法〉的通知》同時(shí)廢止。
第10篇 地產(chǎn)公司會(huì)計(jì)檔案管理細(xì)則辦法
會(huì)計(jì)檔案管理細(xì)則:
1、公司應(yīng)作為會(huì)計(jì)檔案保存的資料包括:各種會(huì)計(jì)憑證和賬簿、財(cái)務(wù)收支預(yù)算、各種會(huì)計(jì)報(bào)表、與有關(guān)單位簽訂的合同或協(xié)議、會(huì)計(jì)人員交接清單、會(huì)計(jì)檔案銷毀清單等。
2、每個(gè)會(huì)計(jì)年度結(jié)束,會(huì)計(jì)人員應(yīng)將上述會(huì)計(jì)資料進(jìn)行系統(tǒng)整理、分類裝訂成冊、編制會(huì)計(jì)檔案保存清單,連同會(huì)計(jì)檔案一并歸檔,并由專人負(fù)責(zé)管理。
3、會(huì)計(jì)檔案一律不得外借,切實(shí)防止丟失、毀損;內(nèi)部調(diào)借會(huì)計(jì)檔案,應(yīng)由調(diào)借人出具借條,并經(jīng)總經(jīng)理同意;公安部門、司法部門等執(zhí)法部門處理案件需查閱會(huì)計(jì)檔案時(shí),必須持具有縣級(jí)以上主管部門的正式公文,并經(jīng)總經(jīng)理同意;查閱會(huì)計(jì)檔案的介紹信,應(yīng)由經(jīng)辦人簽章,專人妥善保管,并登記“查閱會(huì)計(jì)檔案登記簿”以備查考。
4、按照規(guī)定會(huì)計(jì)檔案可以銷毀,但必須填制會(huì)計(jì)檔案銷毀清單,經(jīng)有關(guān)部門批準(zhǔn),由總經(jīng)理或指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷,嚴(yán)防散失。
5、會(huì)計(jì)檔案保管期限附后。
第11篇 萬科地產(chǎn)檔案資料管理細(xì)則
蔓科地產(chǎn)檔案資料管理細(xì)則
1、客戶資料管理要求
1.1準(zhǔn)確:產(chǎn)權(quán)來源清楚,證件手續(xù)齊備,符合法律法規(guī)政策,記錄與實(shí)際相符。
1.2完整:各種表冊項(xiàng)目無缺項(xiàng),各種證件、證明材料無遺漏。
1.3及時(shí):客戶資料隨產(chǎn)權(quán)的轉(zhuǎn)移變更,房屋、產(chǎn)權(quán)情況要經(jīng)常進(jìn)行更新,隨時(shí)反映發(fā)生了的產(chǎn)權(quán)情況,使之符合現(xiàn)狀。
2、存放與歸檔操作原則
2.1客戶在銷售現(xiàn)場簽訂樓宇認(rèn)購書后并將其裝入檔案袋,按房號(hào)順序存放。
2.2簽署《房屋買賣合同》及其按揭手續(xù)辦理完畢后,將其補(bǔ)充協(xié)議、客戶身份證復(fù)印件和首期房款收據(jù)復(fù)印件,按照房屋棟號(hào)順序存放。
2.3客戶合同(房地產(chǎn)買賣合同及按揭合同)在當(dāng)?shù)胤慨a(chǎn)或國土局辦理登記完畢后,公司留一本買賣合同及按揭合同,連同上述資料一起正式歸檔。
3、文擋存放方式
為了使客戶資料更加便于查閱,防止丟失或破損;使出借,返還的管理變得容易;同時(shí)也便于保存、保密,營銷公司將整理好的檔案按照項(xiàng)目和房號(hào)的順序,存放于檔案室并建立資料庫。
4、檔案收存基本要素
一份完整的客戶文擋,必須具備以下資料(按順序裝袋存放或創(chuàng)建電腦儲(chǔ)存檔案):
①認(rèn)購書或認(rèn)購登記表
②房屋買賣合同及補(bǔ)充協(xié)議
③銀行按揭合同
④合同外的補(bǔ)充協(xié)議
⑤特殊折扣審批表
⑥客戶身份證明文件(復(fù)印件)
⑦其他(更名、退換房資料)
5、檔案管理制度
5.1建立查閱、借閱登記制度:公司專業(yè)管理人員調(diào)檔查閱,必須由管理員統(tǒng)一進(jìn)行登記。外單位人員查閱文檔,必須出具公、檢、法工作人員證件及協(xié)助調(diào)查通知書。
5.2嚴(yán)格遵守保密制度,檔案資料非特殊批準(zhǔn),不允許外借和公開。
5.3確保檔案資料安全,檔案室除客戶文檔管理員外,禁止他人入內(nèi)。
5.4客戶文檔由營銷公司設(shè)兼職客戶文檔管理員一名,實(shí)行專人負(fù)責(zé)制。
第12篇 醫(yī)院儀器設(shè)備檔案管理細(xì)則范例
醫(yī)院儀器設(shè)備檔案管理細(xì)則
1、目的
為加強(qiáng)對儀器設(shè)備檔案的管理,妥善收集與管理大型、貴重、精密儀器、設(shè)備的相關(guān)資料,制定本細(xì)則。
2、適用范圍
2.1本細(xì)則適用于醫(yī)院對重點(diǎn)儀器設(shè)備資料的管理,包括設(shè)備說明書、合格證、維修證、圖紙等全部隨機(jī)資料及后續(xù)服務(wù)資料。
2.2本細(xì)則僅針對儀器設(shè)備檔案的管理,從屬于醫(yī)院《檔案管理制度》。
3、管理范圍
3.1凡價(jià)值在1萬元以上的進(jìn)口和國產(chǎn)的精密、貴重、稀缺儀器設(shè)備,必須建立檔案。
3.2凡屬歸檔范圍內(nèi)的儀器設(shè)備的購置申請報(bào)告及批復(fù)文件,應(yīng)存入該儀器設(shè)備檔案內(nèi)。
3.3凡屬歸檔范圍內(nèi)的儀器設(shè)備,到貨后應(yīng)由藥械部的兼職檔案人員參加開箱驗(yàn)收,詳細(xì)填寫驗(yàn)收報(bào)告(一式兩份)并存檔備案。
3.4凡屬歸檔范圍內(nèi)的儀器設(shè)備的全套隨機(jī)技術(shù)文件、儀器設(shè)備說明書、樣本、圖紙、技術(shù)操作規(guī)程、合格證及安裝調(diào)試等材料,均為存檔范圍。
3.5已建檔的儀器設(shè)備在管理、使用、維修和改進(jìn)工作中形成的文件材料應(yīng)歸檔,不得隨意亂放,以免丟失。
4、工作要求
4.1藥械部的兼職檔案員負(fù)責(zé)儀器設(shè)備檔案的收集、整理、保管、維修和使用統(tǒng)計(jì)工作。
4.2儀器設(shè)備檔案內(nèi)的文件材料,要按時(shí)間順序排列,用鉛筆編寫頁號(hào),凡有文字的頁面,都要編號(hào),正面標(biāo)在右上角,背面標(biāo)在左上角,并完整填寫卷內(nèi)目錄。
4.3儀器設(shè)備檔案應(yīng)一式三份,原件交院辦(人事行政部)檔案室,一份復(fù)印件留在設(shè)備使用部門備用,一份復(fù)印件在藥械部存檔。院辦(人事行政部)負(fù)責(zé)監(jiān)督、檢查檔案管理情況和設(shè)備使用情況。
4.4儀器設(shè)備檔案應(yīng)放置在專用的檔案柜中,做到完整安全,存放有序,查找方便,不得隨意堆放,嚴(yán)防毀壞和散失。
4.5儀器設(shè)備檔案的原件一般不外借,如因特殊需要必須借用時(shí),應(yīng)經(jīng)院辦(人事行政部)負(fù)責(zé)人同意。
4.6辦理借閱手續(xù)后借出的檔案材料,借用人要妥善保管,不得毀壞和遺失,并應(yīng)按期歸還,如有損壞或遺失,由借用人負(fù)責(zé)賠償。
