客服中心物資管理：賬務操作規(guī)范
公司客服中心物資管理:賬務操作規(guī)范
――賬務操作規(guī)范
1、審核權限劃分
通過使用erp軟件可以掌握現(xiàn)場物資數(shù)量及物資存放地點,可以更加準確、快捷的了解及控制現(xiàn)場物資情況、控制現(xiàn)場物資成本。通過使用erp軟件使各業(yè)務部從原始的手工記賬變?yōu)橄冗M的電子賬務處理,使得賬務處理工作量大大的減少,現(xiàn)場通過記錄出入庫流水賬同樣減少賬務處理工作量,而且賬務的準確性、及時性得以提高。這也是**賬務處理的核心意義。
業(yè)務部物資賬務人員負責本業(yè)務部所屬現(xiàn)場賬務處理工作,擁有對本業(yè)務部物資'調撥單'的審核權,對其他業(yè)務部erp單據(jù)的查看權;
業(yè)務管理部賬務人員負責跨業(yè)務部物資的調撥權、調撥單的審核權,對其他所有業(yè)務部erp單據(jù)的審核權;
在erp中各種單據(jù)制作流程基本相同,下面就具體工作中所涉及erp單據(jù)逐一予以說明。
2、其他入庫單業(yè)務
2.1其他入庫單--采購入庫
業(yè)務場景:通過采購部購買的物資,供應商將物資發(fā)送到業(yè)務部或現(xiàn)場的物資;
相應單據(jù):其他入庫單--采購入庫;
科目說明:其他入庫單--采購入庫:根據(jù)公司的物資采購計劃,由廠家發(fā)送到業(yè)務部或現(xiàn)場的物資。
操作步驟:
現(xiàn)場接到供應商發(fā)送過來的物資清點入庫后,業(yè)務部在**軟件中處理賬務,制作'其他入庫單--采購入庫';
登錄**軟件后,點擊'供應鏈--庫存管理--入庫業(yè)務--其他入庫單';
雙擊'其他入庫單'后,出現(xiàn)如下界面:
點擊頁面左上角<增加>,會自動生成'其他入庫單';
自動生成的信息有入庫單號,入庫日期,藍字;
在倉庫的右側橫線處選擇相應的庫房,入庫類別中選擇'其他入庫單--采購入庫',在供應商處選擇相對應的供應商,在存貨編碼中選擇入庫物資對應的編碼,在數(shù)量下填寫相應入庫數(shù)量;
單據(jù)填寫完成后,先點擊左上角的<保存>,然后點擊<審核>。本次入庫業(yè)務處理完畢;
當想修改'其他入庫單--采購入庫'時,需要先<棄審>,再點擊<修改>按鈕。此時'其他入庫單--采購入庫'單可以修改,但是只能修改除庫房以外的信息,如庫房的選擇出現(xiàn)錯誤時,需要<棄審>后<刪除>單據(jù)重新制作'其他入庫單--采購入庫'。
現(xiàn)場接收廠家發(fā)送物資后,現(xiàn)場處理賬務方法同上。每日發(fā)給業(yè)務部'現(xiàn)場出入庫流水賬',由業(yè)務部賬務員檢查現(xiàn)場賬務處理情況。
2.2其他入庫單--零采入庫
業(yè)務場景:根據(jù)客服部臨時要求,由業(yè)務部或現(xiàn)場自己單獨購買的物品;
相應單據(jù):其他入庫單--零采入庫;
科目說明:個別現(xiàn)場或業(yè)務部根據(jù)實際需要,需要少量采購物資,經(jīng)申請同意后予以采購;
現(xiàn)場物資清點完畢入庫后,編制'現(xiàn)場出入庫流水賬',在每日發(fā)給所屬的業(yè)務部。如現(xiàn)場采購物品在**軟件中無編碼,現(xiàn)場拍下新增物資包括遠景、近景、規(guī)格型號發(fā)給業(yè)務部,由業(yè)務部轉發(fā)給業(yè)務管理部,在**軟件中增加物資編號。再由業(yè)務部賬務管理員制作'其他入庫單--零采入庫';
操作步驟:
點擊<增加>其他入庫單。在入庫類別中選擇'其他入庫單--零采入庫';
在倉庫的右側橫線處選擇相應的倉庫,入庫類別中選擇'其他入庫單--零采入庫',在存貨編碼中選擇入庫物資,在數(shù)量下填寫相應入庫數(shù)量。
單據(jù)處理完成后,點擊左上角的<保存>;并點擊<審核>。本次入庫業(yè)務處理完畢;
當想修改'其他入庫單--零采入庫'時,需要先點擊<棄審>,再點擊<修改>按鈕。此時'其他入庫單--零采入庫'就可以修改了,但是只能修改除庫房以外的信息,如庫房的選擇出現(xiàn)錯誤時,需要<棄審>后<刪除>單據(jù)重新制作'其他入庫單--零采入庫'。
2.3其他入庫單--損壞入庫
業(yè)務場景:現(xiàn)場的物資(主要為工具、備件)在使用過程中正常消耗、損壞,存入現(xiàn)場損壞品庫;
相應單據(jù):'其他入庫單--損壞入庫';
科目說明:現(xiàn)場物資在使用過程中正常損壞的物資入到現(xiàn)場損壞品庫房;業(yè)務部、現(xiàn)場由于庫房保存不善造成的物資損壞。
操作步驟:
點擊<增加>'其他入庫單'。在入庫類別中選擇'其他入庫單--損壞入庫';
在倉庫的右側橫線處選擇相應的物資入庫庫房,一般為現(xiàn)場損壞品庫房,入庫類別中選擇'其他入庫單--損壞入庫',在存貨編碼中選擇相對應的入庫物資,在數(shù)量下填寫相應入庫數(shù)量;
單據(jù)錄入完成后,點擊<保存>,然后再點擊<審核>即可。其他相關內容同上。
2.4其他入庫單--修復入庫
業(yè)務場景:業(yè)務部或現(xiàn)場接收到從廠家修復后直發(fā)到本庫房的物資;
相應單據(jù):'其他入庫單--修復入庫';
科目說明:現(xiàn)場、業(yè)務部接收的物資,已經(jīng)在廠家維修好的物資。修復入庫記錄的一定是完好品。
操作步驟:
點擊<增加>'其他入庫單'。在入庫類別中選擇'其他入庫單--修復入庫';
在倉庫的右側橫線處選擇相應的庫房,一般為現(xiàn)場或業(yè)務部完好品庫房,入庫類別中選擇'其他入庫單--修復入庫',在存貨編碼中選擇相對應的入庫物資,在數(shù)量下填寫相應入庫數(shù)量;
點擊<保存>,然后再點擊<審核>即可。其他相關內容同上。
3、其他出庫單業(yè)務
3.1其他出庫單--自用領用
業(yè)務場景:現(xiàn)場的物資在使用過程中正常消耗、損壞,從現(xiàn)場完好品庫中出庫替換風機上的損壞件;
相應單據(jù):'其他出庫單--自用領用';
科目說明:根據(jù)現(xiàn)場自身需求,從庫房中領取物資。包括耗材領用,備件領用,備件更換。
操作步驟:
現(xiàn)場風機出現(xiàn)故障,需要從完好品庫中出庫物資替換風機損壞的物資,業(yè)務部根據(jù)現(xiàn)場'現(xiàn)場出入庫流水賬'每天在**軟件中處理賬務,制作'其他出庫單--自用領用';
登錄**軟件后,單擊<供應鏈>--<庫存管理>--<出庫業(yè)務>--雙擊<其他出庫單>;
點擊<增加>,在倉庫的左側橫線
處選擇相應的物資出庫庫房,一般為現(xiàn)場完好品庫房,出庫類別中選擇'其他出庫單--自用領用',在存貨編碼中選擇出庫物資,在數(shù)量下填寫相應入庫數(shù)量;
點擊<保存>,然后點擊<審核>即可。其他相關內容同上。
3.2其他出庫單--返修出庫
業(yè)務場景:現(xiàn)場或業(yè)務部損壞品庫中具有維修價值的損壞物資,返到廠家維修;
相關單據(jù):'其他出庫單--返修出庫';
科目說明:根據(jù)生產(chǎn)管理部給出的具有維修價值的二類物資。在這些物資還具有維修價值時,發(fā)往生產(chǎn)管理部庫房返修,記入返修出庫。返修出庫一定是損壞品,并且從損壞品庫出庫。
操作步驟:
業(yè)務部或現(xiàn)場將損壞且具有維修價值的物資發(fā)給生產(chǎn)管理部庫房,物資出庫并清點完畢后,業(yè)務部賬務員在**軟件中處理賬務,制作'其他出庫單--返修出庫';
登錄**軟件后,點擊<供應鏈>--<庫存管理>--<出庫業(yè)務>--<其他出庫單>。
點擊<增加>,在倉庫的左側橫線處選擇相應庫房,一般為現(xiàn)場或業(yè)務部的損壞品庫房,出庫類別中選擇'其他出庫單--返修出庫',在存貨編碼中選擇出庫物資,在數(shù)量下填寫相應入庫數(shù)量;
點擊<保存>,然后再點擊<審核>即可。其他相關內容同上。
3.3其他出庫單--報廢出庫
業(yè)務場景:現(xiàn)場損壞品庫中的物資,不具有維修價值。現(xiàn)場經(jīng)業(yè)務部申請允許直接報廢出庫,不用返回生產(chǎn)管理部庫房;
相關單據(jù):'其他出庫單--報廢出庫';
科目說明:根據(jù)'商修管理辦法'中規(guī)定的不具備維修價值的一類物資。使用過后不具備維修價值,或者是二類物資維修次數(shù)過多,無法修復或已不具備維修價值時,現(xiàn)場直接報廢或發(fā)往業(yè)務部報廢,記入報廢出庫。
操作步驟:
業(yè)務部或現(xiàn)場將損壞且不具有維修價值的物資予以報廢出庫,現(xiàn)場在**軟件中處理賬務,制作<'其他出庫單--報廢出庫';每天報送'現(xiàn)場出入庫流水賬'給業(yè)務部,業(yè)務部在**軟件中更新賬目;
登錄**軟件后,點擊:供應鏈--庫存管理--出庫業(yè)務--其他出庫單;
點擊<增加>,在倉庫的左側橫線處選擇相應的物資出庫庫房,一般為現(xiàn)場或業(yè)務部損壞品庫房,出庫類別中選擇'其他出庫單--報廢出庫',在存貨編碼中選擇出庫物資,在數(shù)量下填寫相應入庫數(shù)量;
點擊<保存>,然后再點擊<審核>即可。其他相關內容同上。
4、調撥業(yè)務
4.1業(yè)務部之間調撥
業(yè)務場景:當多個現(xiàn)場物資緊張或無此庫存時,由所屬業(yè)務部統(tǒng)一申請從其他業(yè)務部所屬現(xiàn)場調入。此業(yè)務可能是業(yè)務管理部的統(tǒng)一調撥或業(yè)務部之間的協(xié)商調撥。業(yè)務管理部計劃室發(fā)出調撥指令,由業(yè)務管理部計劃室制作'調撥單'并點擊<審核>;各業(yè)務部之間協(xié)商,由發(fā)出物資業(yè)務管理部計劃員制作'調撥單';
相應單據(jù):業(yè)務管理部審批的'聯(lián)絡單'、'調撥單';
科目說明:'其他入庫單--完好品調撥'入庫:業(yè)務部之間的調撥、現(xiàn)場之間的調撥、其他部門與業(yè)務部的調撥,在入庫時,記入調撥入庫,調撥的物資一定是完好品。
操作步驟
登錄**軟件后,點擊<供應鏈>--<庫存管理>--<調撥業(yè)務>--<調撥單>;
雙擊<調撥單>后,出現(xiàn)如下界面;
點擊頁面左上角<增加>,會自動生成'調撥單';
自動生成的信息有調撥單號,調撥日期;
在轉出倉庫選擇物資轉出倉庫,轉入倉庫選擇物資入庫倉庫;在出庫類別中選擇'其他出庫單--完好品調撥',在入庫類別中選擇'其他入庫單--完好品調撥'。在存貨編碼中填寫入庫物資,在數(shù)量欄中填寫調撥數(shù)量;
'調撥單'填寫完畢后,點擊<保存>;業(yè)務部沒有制作跨區(qū)域調撥單的權限,必須由業(yè)務管理部計劃室制作的'調撥單',由計劃室點擊<審核>;
業(yè)務管理部計劃室審核完'調撥單'后。告知物資出庫業(yè)務部可以通過<下查>,找到相應的'其他出庫單--完好品調撥'并<審核>;
物資出庫業(yè)務部雙擊'其他出庫單--完好品調撥',可以找到與調撥單相對應的'其他出庫單--完好品調撥'。出庫業(yè)務部核對'其他出庫單'信息,如無疑問點擊<審核>,物資出庫完成賬務處理;
物資收貨業(yè)務部,接收到其他業(yè)務部發(fā)過來的物資時,在<調撥單列表>中找到相應的'調撥單',點擊<下查>,找到相對應的'其他入庫單--完好品調撥'。雙擊單據(jù)后,如無疑問點擊<審核>,物資入庫完成賬務處理。
注意事項:由業(yè)務部之間協(xié)商,確定業(yè)務部之間物資的調撥,由業(yè)務管理部計劃室來制作'調撥單',在備注中寫明由業(yè)務部經(jīng)理同意調撥并在每月月末將本月業(yè)務部經(jīng)理同意調撥的調撥單制作紙質版,發(fā)到北京計劃室備查。
4.2現(xiàn)場之間調撥
業(yè)務場景:某個現(xiàn)場需要某種物資,這種物資需要從其他現(xiàn)場調撥給有需求現(xiàn)場。這種調撥只能是業(yè)務部所管現(xiàn)場內部調撥(跨業(yè)務部現(xiàn)場之間的調撥業(yè)務參考4.1);
相應單據(jù):'調撥單'、'其他入庫單--完好品調撥'、'其他出庫單--完好品調撥'。
科目說明:
調撥單:記錄物資在同一公司不同倉庫之間移動的憑據(jù),將減少調出倉庫的庫存,增加調入倉庫的庫存;
其他入庫單--完好品調撥:物資接收現(xiàn)場接收物資發(fā)出現(xiàn)場發(fā)來的物資,在入庫時,記入調撥入庫;
其他出庫單--完好品調撥,物資接收現(xiàn)場接收物資發(fā)出現(xiàn)場發(fā)來的物資,在出庫時,記入調撥出庫。
操作步驟:
登錄**軟件后,點擊<供應鏈>--<庫存管理>--<調撥業(yè)務>--<調撥單>;
雙擊<調撥單>后,出現(xiàn)如下界面;
點擊頁面左上角<增加>,會自動生成'調撥單';
自動生成的信息有調撥單號,調撥日期;
在轉出倉庫選擇倉庫名稱,轉入倉庫選擇入庫倉庫;在出庫類別中選擇'其他出庫單--完好品調撥',在入庫類別中選擇'其他入庫單--完好品調撥'。在存貨編碼中填寫入庫物資,在數(shù)量欄中填寫調撥數(shù)量。
'調撥單'填寫完畢后,點擊<保存&
gt;;如是跨業(yè)務部之間的物資調撥,由業(yè)務管理部計劃室制作'調撥單',由計劃室點擊<審核>;如是業(yè)務部內部物資周轉,由業(yè)務部賬務管理員點擊<審核>。其他步驟同上。
損壞品的調撥業(yè)務與完好品的調撥業(yè)務處理相同,只是在出庫、入庫類別中稍有不同。損壞品的調撥在入庫類別中選擇'其他入庫單--損壞品調撥';在出庫類別中選擇'其他出庫單--損壞品調撥'。損壞物品返回業(yè)務部時,業(yè)務部需要根據(jù)物資返回日期逐筆處理賬務,因為物資返修,是按照批次到貨,所以需要逐筆記錄。其他步驟同上。
5、物資退庫
業(yè)務場景:生產(chǎn)管理部庫房向現(xiàn)場發(fā)貨或者由廠家直發(fā)現(xiàn)場的物資,現(xiàn)場接到物資后發(fā)現(xiàn)其中有丟失或損壞的情況發(fā)生,現(xiàn)場將損壞物資單獨存放返回廠家或生產(chǎn)管理部庫房;
相關單據(jù):物資退庫;
科目說明:現(xiàn)場領用的物資使用后有剩余時,應及時退庫并辦理退庫手續(xù)。損壞品出庫后由于某種特殊原因被退回現(xiàn)場時,也記入物資退庫。在制作入庫單時,在其他入庫單中選擇紅字,且物資數(shù)量必須小于0的數(shù)量。
操作步驟:
業(yè)務部或現(xiàn)場接到物資,物資入庫并清點完畢后,業(yè)務部賬務員在**軟件中處理賬務,制作'其他入庫單--采購入庫';
登錄**軟件后,點擊<供應鏈>--<庫存管理>--<入庫業(yè)務>--<其他入庫單>;
雙擊<其他入庫單>后,出現(xiàn)如下界面;
點擊頁面左上角<增加>,會自動生成'其他入庫單';
在倉庫的右側橫線處選擇相應的物資入庫庫房,入庫類別中選擇<物資退庫>,在存貨編碼中選擇入庫物資,在數(shù)量下填寫相應入庫數(shù)量;
單據(jù)賬務處理完成后,點擊左上角的<保存>,然后點擊<審核>。本次入庫賬務處理完畢。
6、盤點業(yè)務
業(yè)務場景:根據(jù)公司、客服部規(guī)定,每季度要對現(xiàn)場及業(yè)務部庫房進行盤點,了解現(xiàn)場及業(yè)務部庫存實際情況;
相關單據(jù):'盤點表'。
操作步驟:
業(yè)務部賬務員制作盤點模板,分發(fā)給現(xiàn)場。業(yè)務部將所管轄現(xiàn)場的現(xiàn)存量導出,粘貼到'盤點表'中;
將粘貼好的'盤點表'發(fā)給現(xiàn)場,在規(guī)定時間內現(xiàn)場進行自盤或其他現(xiàn)場人員監(jiān)盤。點出數(shù)量后報回業(yè)務部。
現(xiàn)場在填寫'盤點表'時,如出現(xiàn)盤虧或盤盈時,需要填寫出現(xiàn)盤虧、盤盈的原因。業(yè)務管理部室根據(jù)《員工手冊》獎懲規(guī)定酌情予以考核或獎勵。
7、現(xiàn)場出入庫流水賬的填寫
業(yè)務場景:現(xiàn)場每天填寫'現(xiàn)場出入庫流水賬',將每天現(xiàn)場物資變動情況填寫準確,在每天晚上發(fā)送給業(yè)務部賬務員。由業(yè)務部代替現(xiàn)場在**軟件中處理賬務;
相關單據(jù):'現(xiàn)場出入庫流水賬';
填寫要求:
物資名稱及型號請參照所屬業(yè)務部導出的現(xiàn)場現(xiàn)存量中名稱、型號;
請現(xiàn)場填寫現(xiàn)場名稱及表格中需要填寫的所有信息;
請現(xiàn)場在每日發(fā)給所屬的業(yè)務部,如不能按時發(fā)回也請發(fā)郵件講明不能按時發(fā)回的原因;
填寫物資信息必須正確,此項數(shù)據(jù)涉及客服賬套,是物資盤點的數(shù)據(jù)比對重要依據(jù),請現(xiàn)場予以總夠的重視;
物資調撥入庫時,在備注中填寫調撥單號。物資出庫時,在備注中填寫物資出庫裝箱單信息。
8、現(xiàn)場出入庫流水賬查詢
業(yè)務場景:現(xiàn)場每天處理完現(xiàn)場賬務后,由業(yè)務部賬務員檢查現(xiàn)場賬務處理情況;
相關單據(jù):'出入庫流水賬'
操作步驟:
現(xiàn)場每天晚上更新當日現(xiàn)場物資出庫、入庫賬務,并制作現(xiàn)場'出入庫流水賬';
業(yè)務部賬務管理員收到現(xiàn)場發(fā)回'出入庫流水賬',在**軟件中更新該現(xiàn)場賬務;
現(xiàn)場每日打印出入庫流水賬并簽字備查;
