采購供應部管理規(guī)范
物資的采購、供應管理,是賓館整體管理的重要組成部分,強化物資采購管理的規(guī)范化,對保障物資供應,節(jié)約使用資金,加速資金周圍,降礁成本消耗,提高經濟效益,都有著十分重要的作用.
一、采購部管理規(guī)范
1、由財務部、采供部共同制定合理的物資定額,物資定額包括日常清梧定額和倉庫儲備定額,銷耗定額由使用部門制定,儲備定額由財務部和采供部制定。
儲備物資一般不超過一個月的庫存量,由外埠按期發(fā)貨的物品,庫存量允許在三個月以內,超過規(guī)定期限的存量屬物資積壓,采供部應負經濟責任。
2、每月末各部門按照核定的物資消耗定額〈先扣除本部門周轉庫的庫存〉編制本部門的物資采購計劃,由本部門經理審核簽字后報采供部,采供部接到各部門報來的請購單后,接以下程序匯總、審核:
(1)根據請購計劃所旗寫的采購內容,檢查其是否扣除周轉庫的庫存和是否還有相同規(guī)格的物品,如庫有存貨,則取消該項采購.
(2)審核各部門編報的月計劃,是否控制在定額以內,如超出計劃,則要查詢超計劃定額的原因.
(3)由采供部審核匯總,扣除部門庫內一周的周轉量,將補充數量填入實際采購數量內,采供部經理簽字后送財務部審批,財務部經理根據各部門消耗定額和清購內容再次審批.凡屬于購置固定資產及大型維修項目的和所規(guī)定使用年限內,經檢查是否具有年度預算,原1日固定資產是否辦理報扳手續(xù),經審核無誤后報請總經理批準執(zhí)行.
(4)采購員必須根據當月批準的《采購計劃》中所下達的晶種、規(guī)格、數量進行適時優(yōu)質的采購,屬于采購大宗和高檔貴重的物品,必須簽定采購合同,對不符合質量的物品,負責退換,對退換不了的物品由采購員負責經濟損失.
(5)采購合同的談判簽定,由使用部門、采供部門、財務部門三方共同洽談簽定方為有效.
(6)物品的采購應堅持以國營為主,個體為輔,貨比三家,質量優(yōu)良,價格合理的原則,并以大宗物品和日常用量大的物料消艷必須做比較幾個廠家的出廠價為主進貨渠道,要選擇質量好,價格合理的廠家為較固定供應點.采購員在賓館確定的價格內進行采購,如無特殊原因,突破賓館確定的價格范圍,其突破部分的經濟損失由采購員承擔,采購的質量不合格物品由采購員承擔經濟責任.
(7)各使用部門應將本部門的周轉庫月末的庫存編制明細表于當月26日內報財務部和采供部.
(8)采供部門必須按時按量保證各部門訂購物資的到位,影響需用計劃,視具體情況承擔相應的經濟處罰.
(9)采購人員必須不斷提高業(yè)務素質,掌握市場行情和價格政策,熟悉采購物品的名稱、性能、規(guī)格、用途,杜絕購非所用,以避免和積壓浪費.
(10)采購人員必須自英遵守采購紀律,廉潔逢律,對一切購銷中的各種回扣,必須如數交公,由組織按規(guī)定給予一定獎勵,嚴禁私收回扣,否則,一經查出將從嚴處罰.
二、物資供應及倉庫管理規(guī)范
1、為了強化物資用品的計劃管理,嚴格執(zhí)行物資的入出庫制度,使倉庫管理員有較地掌握物資入出庫的主動權,規(guī)定各使用部門,應將經財務部批準的當月采購計劃復印一份,交倉庫作為入出庫控制的依據.
2、嚴格執(zhí)行物資入出庫制度,認真辦理物資入庫驗收手續(xù),應做到三不入庫:
(1)不合格的不入庫;
(2)不符合質量標準的不入庫;
(3)計劃外或未經領導批準的不入庫。
3、認真執(zhí)行物資出庫手續(xù),倉庫管理人員必須認真審查出庫單是否符合規(guī)定,內容是杏完整,簽字是否齊全,并同時核對其部門的采購計劃批準的品種、數量是否相符,不能突破.以保證采購計劃及成本費用計劃的有效執(zhí)行。才能進一步保證賓館利潤計劃的實現(xiàn)。
4、保管員對庫房的所有物品,都應按類別、品種、規(guī)格、分別碼放,做到定物、定位、定架,一目了然,易于盤點,同時每種物品,都必須設置有收、付、存數量的物品卡,每日應將當日發(fā)生的收付存結出,以便能及時準確的反映庫存,而且也為提供采購信息和作為控制考核儲備定額的依據。
5、保管員對每月庫房的物品卡要與全庫記帳員對帳一次,必須做到帳卡相符,卡實相符。
6、庫房的所有物資,必須以高度負責的精神,保證做到完好無損(特殊情況例外)凡因責任心不強和保管不善而造成物資損失的,根據損失具體情況,按損失總額的1%-2%追究其經濟責任。
7、庫房每月末必須進行一次全面清查盤點,并按規(guī)定表格,編制盤點表,每月二十五日內報送財務部,發(fā)生盤盈盤虧情況時,應附文字說明,經財務部審查和提出處理意見后,報請總經理批準執(zhí)行。
8、本規(guī)定如有未盡事宜,經有關部門領導研究后,可隨時修正補充。
采供部經理崗位職責
報告上級:總經理
督導下級:采購主管
1、負責本部門的組織領導工作,掌握人員思想情況,隨時了解工作進程.在工作中以身作則,集中正確意見,配合完成工作任務,為第一線服務。
2、在賓館總經理領導下,根據賓館及各部門的預算要求,核部門采購預算和采購申請表,控制采購資金的使用。
3、有效地,控制和監(jiān)督物品的出入庫手續(xù)及數量,壓縮費用開支,將庫存金額壓縮在規(guī)定要求的范圍之內。
4、監(jiān)督和檢查月末盤點工作,發(fā)現(xiàn)問題及時處理。
5、認真聽取下屬職工的意風,并及時解決職工提出的疑難問題,以保證各項工作的順利進行。
6、督導采供部各主管人員的工作,責任的落實,定期聽取匯報。
7、按時按質完成賓館領導分配的工作。
8、與賓館各部門建立良好的協(xié)作關系。
