第1篇 檔案管理規(guī)定范本
檔案管理規(guī)定
第一章 總則
第一條 為加公司檔案管理工作,有效地保護(hù)和利用檔案,維護(hù)公司合法權(quán)益,特制訂本規(guī)定。
第二條 本規(guī)定所稱的檔案是指過去和現(xiàn)在的公司各級部門及員工從事業(yè)務(wù)、經(jīng)營、企業(yè)管理、公關(guān)宣傳等活動中所直接形成的對企業(yè)有辦存價值的各種文字、圖表、賬冊、憑證、報表、技術(shù)資料、電腦盤片、聲像、膠卷、榮譽(yù)實物、證件等不同形式的歷史記錄。
第三條 公司及各部門、員工有保護(hù)檔案的義務(wù)。
第四條 檔案工作實行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo),分級保管、分級查閱的原則,進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)化管理。
第二章 檔案機(jī)構(gòu)及其職責(zé)
第五條 公司各部門指定專人負(fù)責(zé)檔案管理工作(即資料員)。
第六條 檔案工作由公司總經(jīng)理統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo),辦公室負(fù)責(zé)接收,收集、整理、立卷、保管由附件二指定的由辦公室保管的檔案和提供其利用工作,并監(jiān)督各部門、各下屬子公司、各參股公司、各合資合作公司的檔案工作。
第七條 辦公室應(yīng)逐步完善檔案制度,確保檔案安全和方便利用,采用科學(xué)手段,逐步實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化。
第三章 檔案的管理
第八條 整理辦法:
1. 方法:以問題特征為主,立小卷,一事一卷。
2. 步驟:
a. 收集
文書檔案:當(dāng)年立前一年的卷,并預(yù)立當(dāng)年的卷。
企業(yè)科技檔案類:立竣工工程卷,未竣工工程資料整理成冊。
b. 整理根據(jù)分類和成立時間整理。
c. 分類根據(jù)下述分類方法分類
d. 立卷區(qū)分不同價值確定保管期限:永久、長期、短期。
第九條 過程管理:
1. 屬于公司保管的檔案:公司及各下屬子公司的各部門的資料員做好平時文件的預(yù)立卷工作,并在事件結(jié)束后或在每季頭一個月的十日前將上季需歸檔的預(yù)立卷的文件整理成冊移交辦公室保管,任何人不得據(jù)為己有。
2. 屬部門保管的檔案:在每季頭一個月十日前匯編成冊上報辦公室,各分級保管者在每年的二月十日前將檔案總目錄、預(yù)立卷材料的目錄交辦公室。
第十條 監(jiān)督:辦公室根據(jù)各部門和各部門上報的檔案總目錄、預(yù)立卷材料的目錄,進(jìn)行定期或不定期的檢查,來監(jiān)督各部門及各部門檔案的管理工作。
第十一條 銷毀:須報總經(jīng)理批準(zhǔn),銷毀時應(yīng)有兩人以上負(fù)責(zé)監(jiān)銷,并在清單上簽字。
第十二條 公司檔案的分類及編號:指定資料員經(jīng)辦公室培訓(xùn)后,按有關(guān)檔案分類及編號要求操作。
第十三條 在業(yè)務(wù)中對外簽署的各種經(jīng)濟(jì)合同按《合同管理規(guī)定》處理。
第十四條 借閱:因公司需要借閱文檔的,應(yīng)填好檔案查閱單,員工不得隨意外帶有關(guān)公司重要的文件材料,確因工作需要外帶,需辦理檔案外借手續(xù),經(jīng)辦公室核準(zhǔn)后,方可帶出,用畢即歸還。閱檔人對所借閱檔案必須妥善保管,不得私自復(fù)制、調(diào)換、涂改、污損、劃線等,更不能隨意亂放,以免遺失。
第十五條 分級查閱:具體的查閱分檔,公司擁有絕對的制定權(quán)。
第四章 檔案備份制度
第十六條 公司所有有價值的文件、報表、業(yè)務(wù)記錄等必須備份。
第十七條 各部門應(yīng)盡量采用電腦管理和工作,便于業(yè)務(wù)資料的數(shù)字化處理和保存。對存入電腦的資料、檔案,按《計算機(jī)管理辦法》管理。
第十八條 備份盤與源盤應(yīng)分開存放,公司的備份盤應(yīng)在公司外保存。
第五章 處理條例
第十九條 有下列行為之一,據(jù)情節(jié)輕重,給予50~500元扣薪處理,若構(gòu)成犯罪依法追究刑事責(zé)任:
1. 毀損、丟失或擅自銷毀企業(yè)檔案
2. 擅自向外界提供、抄摘企業(yè)檔案
3. 涂改、偽造檔案
4. 未及時上報歸檔或管理不善的檔案管理者
5. 未按手續(xù)就借閱、外帶者或越級查閱者(檔案管理者同罰)
第六章 責(zé)任
第二十一條 本制度適用于偉凡公司各員工各部門。
第二十二條 本制度監(jiān)督責(zé)任部門為公司辦公室,第一責(zé)任人為各部門指定的資料員;第二責(zé)任人為資料員所在部門的部門經(jīng)理。
第2篇 汽修廠技術(shù)檔案管理規(guī)定
汽車維修廠技術(shù)檔案管理規(guī)定
1、技術(shù)檔案,指本企業(yè)進(jìn)行生產(chǎn)經(jīng)營活動所用的一切重要圖片、圖紙、光碟、圖書、報表、技術(shù)資料、有關(guān)設(shè)備、技術(shù)的文字說明等技術(shù)文件,整理后歸并文件檔案。
2、本廠設(shè)置技術(shù)檔案有:維修汽車技術(shù)質(zhì)量檔案,車間、辦公室基建檔案、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)程、工藝文件、統(tǒng)計報表等生產(chǎn)技術(shù)檔案、設(shè)備檔案和科研產(chǎn)品開發(fā)檔案。
3、本廠技術(shù)檔案室由技術(shù)部門負(fù)責(zé)建立、保管、運用或提供使用。保管工作由技術(shù)部指定專人負(fù)責(zé)。
4、每當(dāng)檔案資料進(jìn)入本企業(yè)、技術(shù)部應(yīng)在一周內(nèi)建立檔案。建檔時要分類編號,登記立卷歸檔,并進(jìn)行必要的整理編制卡片,以利查閱。
5、技術(shù)檔案不外借。內(nèi)部技術(shù)人中辦理借閱手續(xù)后,可以借閱,但屬秘密的資料不得外借,不得隨便復(fù)印。技術(shù)檔案閱后要及時歸還并辦理歸還手續(xù)。
6、技術(shù)部定期對技術(shù)檔案進(jìn)行鑒定,確定保管年限,及時毀銷失去使用價值的檔案。
第3篇 某企業(yè)檔案管理規(guī)定文號
企業(yè)檔案管理規(guī)定【1】
一、 總則
集團(tuán)的各項檔案資料是集團(tuán)行政辦公和經(jīng)營活動中不可缺少的要素。為規(guī)范集團(tuán)檔案管理工作并保證檔案的完整性及保密性,理順工作程序,明確工作職責(zé),杜絕資料流失,特制定本制度。
1、凡集團(tuán)總部各部門、各分子公司在工作活動中形成的,具有查考利用價值的文件材料,必須按規(guī)定定期向集團(tuán)行政人事部提交備份,從而保證集團(tuán)行政部作為集團(tuán)檔案管理對口部門檔案資料的完整性、延續(xù)性、真實性。
2、集團(tuán)總部行政人事部負(fù)責(zé)集團(tuán)檔案管理、文書立卷的工作,并對各分子公司檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)。各分子公司負(fù)責(zé)人應(yīng)重視本單位文件資料的管理和文書立卷工作,配備專職或兼職人員負(fù)責(zé)此項工作。
二、歸檔范圍
1、凡是反映公司工作活動、具有查考利用價值的文件材料(公文、電報、傳真、圖表、電子版資料、書信、報刊、錄音、錄像等)均屬歸檔范圍。
2、公司設(shè)立、變更的申請、審批、登記以及終止、解散后清算等方面的文件材料
3、公司股東會、董事會、監(jiān)事會形成的文件材料;
4、資金借貸、業(yè)務(wù)往來方面的文件材料(含合同、重要報表、銀企聯(lián)系函件等)
5、政府、項目批文、合同;
6、公司制度體系、會議紀(jì)要、內(nèi)部發(fā)文(包含總經(jīng)理批示后的各項工作流程、公司決定等);
7、工程進(jìn)度計劃控制文件(含各業(yè)務(wù)單位往來函件等)、工程初設(shè)、修改、竣工圖紙;
8、各分子公司及集團(tuán)總部各部門年度工作計劃及資金計劃;
9、公司簽定的各類合同(含商品房買賣合同);
10、公司有效證照、證件、印章;
11、具有法律效力及保存價值的文件;
12、公司重要的會議材料,包括會議的通知、報告、決議、總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)人講話、典型發(fā)言、會議簡報、會議記錄等;
13、員工電腦中與公司有關(guān)的電子版資料、文件等;
14、集團(tuán)、各分子公司獲得的社會榮譽(yù)資料;
15、其他有必要歸檔管理的資料。包括聲像形式記錄下來的對公司經(jīng)營活動產(chǎn)生作用的各種資料,上級領(lǐng)導(dǎo)、名人、友人、協(xié)作單位提供和贈送的題詞、書畫、文獻(xiàn)資料、有紀(jì)念意義的各種工藝制品等。
三、立卷歸檔要求
1、集團(tuán)行政人事部應(yīng)即時做好檔案歸檔分類保管;各分子公司應(yīng)在每季度最后一天以前將上季度辦理完畢、需歸檔的文件材料整理、立卷,向集團(tuán)行政人事部提交備份。
2、集團(tuán)各部門應(yīng)及時向行政人事部移交發(fā)生的檔案材料,如有些材料還需使用,也應(yīng)先按立卷歸檔后再辦理借閱手續(xù);各分子必須嚴(yán)格遵守歸檔制度,不得無故延期或不交應(yīng)歸檔的備份文件材料。
3、各分子公司向集團(tuán)行政人事部提交備份檔案時,要嚴(yán)格履行移交手續(xù),按文件材料分類造冊,隨移交備份檔案提供兩聯(lián)清單,注明移交人,待總部行政人事部專人簽收后各留存一聯(lián)清單備查。
歸檔案卷的總要求是:遵循文件材料的形成規(guī)律和特點,保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系,區(qū)別不同價值,便于保管和利用。具體應(yīng)做到下述幾點:
(1)歸檔的文件材料種類、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均應(yīng)齊全完整。
(2)在歸檔的文件材料中,應(yīng)將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一文件立在一起,不得分開;文電應(yīng)全在一立卷。
(3)卷內(nèi)文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進(jìn)行排列,密不可分的文件材料應(yīng)依序排列在一起,即批復(fù)在前,請示在后;正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后;
(4)卷內(nèi)文件材料應(yīng)按排列順序依次編寫頁號或件號。裝訂的案卷,應(yīng)統(tǒng)一在有文字的每頁材料正面的右上角、背面的左上角填寫頁號;不裝訂的案卷,應(yīng)在卷內(nèi)每份文件材料的右上方編號,圖表和聲像材料等也應(yīng)在圖表上或聲像材料的背面編號。
(5)按各類檔案資料的保密級別、保存期限,案卷必須以規(guī)定的格式逐件填寫卷內(nèi)文件目錄,對文件材料的題名不要隨意更改和簡化;沒有題名應(yīng)擬寫題名,有的雖有題名無實質(zhì)內(nèi)容的也應(yīng)重新擬寫:沒有責(zé)任者、年、月、日的文件材料要考證清楚,填入有關(guān)項內(nèi);卷內(nèi)文件目錄放在卷目。
(6)聲像材料應(yīng)用文字標(biāo)出攝像或錄音的對象、時間、地點、中心內(nèi)容和責(zé)任者。
四、 檔案保管期限
1、文書檔案的保管期限定為永久、長期和短期三種。長期為十六至五十年左右,短期為十五年以下,三年以上。
2、確定集團(tuán)檔案保管期限的原則
(1)凡是反映公司主要職能活動和基本歷史面貌的,對本公司有長遠(yuǎn)利用價值的檔案,列為永久保管。
(2)凡是反映公司一般活動,在較長期時間內(nèi)對公司工作有查考利用價值的文件材料,列為長期保管。
(3)凡是在較短時間內(nèi)對公司有參考價值的文件材料,列為短期保管。
五、檔案保密級別
1、檔案分一般檔案和有密級檔案兩類。檔案密級分為絕密、機(jī)密二級。檔案的密級由檔案提交人提議, 行政人事部經(jīng)理核定密級。
2、有密級檔案只許在檔案室翻閱,不許帶離本室;有密級檔案復(fù)制時,需經(jīng)辦公室主任(行政人事部經(jīng)理)及副總以上領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。
3、有密級檔案只限歸檔人使用,其他人員使用需經(jīng)辦公室主任(集團(tuán)行政人事部經(jīng)理)及副總以上級領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。
4、對已到保密期限的檔案要請相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)和辦公室主任(集團(tuán)行政人事部經(jīng)理)鑒定解密,對解密檔案作一般檔案管理,及時提供利用。
六、檔案的借閱
1、各部門因工作需要,借閱本部門的業(yè)務(wù)檔案需經(jīng)本部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),然后到檔案管-理-員處填寫檔案調(diào)閱登記簿,方可借閱。
2、公司各部門借閱非本部門的業(yè)務(wù)檔案須經(jīng)檔案所屬部門同意或辦公室主任(集團(tuán)行政人事部經(jīng)理)批準(zhǔn)。
3、借閱檔案必須嚴(yán)格履行登記手續(xù),歸還的檔案要進(jìn)行檢查、清點,并在登記薄上注銷。
4、借閱檔案的人員,不得泄密、涂改、折散、轉(zhuǎn)借復(fù)印和攜帶檔案外出,如有特殊情況需要轉(zhuǎn)借或攜帶檔案外出時,須經(jīng)辦公室主任(集團(tuán)行政人事部經(jīng)理)批準(zhǔn)。
5、有密級的檔案調(diào)閱、復(fù)制時均需辦公室主任(行政人事部經(jīng)理)及副總以上領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。
本文來源于百分網(wǎng)(),轉(zhuǎn)載請保留此標(biāo)記,謝謝!6、借閱的檔案用完后,應(yīng)及時歸還,借用時間一般不得超過十天。
7、借閱人對檔案要妥善保管,不得遺失。
8、凡借閱的檔案、文件一律不得私自復(fù)印,如工作需要,應(yīng)按公司有關(guān)保密規(guī)定辦理。
七、電腦檔案的管理
1、 所有員工使用的電腦必須指定專門的區(qū)域存放公司相關(guān)的文件、資料,在指定存放區(qū)域里設(shè)定工作人員專用文件夾,使用電腦工作人員將各類文件、資料在該文件夾中設(shè)定子文件夾分類存放。
2、各分子公司辦公室主任(集團(tuán)行政人事部經(jīng)理)即為電腦檔案管理責(zé)任人。公司所有員工須到電腦管理責(zé)任人處對存檔電腦區(qū)域、文件夾名稱進(jìn)行如實登記;各電腦檔案管理責(zé)任人須定時對本單位的電腦按照登記存放區(qū)域進(jìn)行檢查。
八、檔案的鑒定與銷毀
1、集團(tuán)行政人事部定期對所保存的檔案進(jìn)行鑒定,對于保存期限已滿的檔案材料,按規(guī)定進(jìn)行銷毀。
2、檔案鑒定工作由集團(tuán)行政人事部經(jīng)理主持,有關(guān)部門參加,組成檔案鑒定小組,對被鑒定的檔案進(jìn)行逐件審查,提出存毀意見。
3、檔案材料鑒定小組審定,并經(jīng)集團(tuán)總裁批準(zhǔn)后,方可銷毀。
4、銷毀檔案材料,要由二人以上并在指定地點進(jìn)行監(jiān)銷,監(jiān)銷人要在銷毀清冊上簽字。
九、罰則
1、集團(tuán)各分子公司凡違反本制度,無故延期或不交應(yīng)歸檔的備份文件材料的,一經(jīng)發(fā)現(xiàn),限期上交,經(jīng)催交仍拖延不交的,除責(zé)令其文件部門負(fù)責(zé)人和單位領(lǐng)導(dǎo)寫出書面檢查外,各罰款100元~500元,并予以集團(tuán)內(nèi)通報批評。
2、集團(tuán)所有員工凡違反制度第六條第4項,泄露公司檔案秘密的,涂改、拆散或未經(jīng)辦公室主任(集團(tuán)行政部經(jīng)理)批準(zhǔn)轉(zhuǎn)借、復(fù)印或攜帶檔案外出的,視具體情況,對其部門領(lǐng)導(dǎo)和當(dāng)事人各罰款500元~1000元,并予以通報批評;如造成惡劣后果者,視情況嚴(yán)重程度追究其法律責(zé)任。
3、集團(tuán)所有員工凡違反本制度第六條第6項,不按借閱期限歸還的,限期歸還并責(zé)令其當(dāng)事人寫出書面檢查。
4、集團(tuán)所有員工凡違反本制度第六條第7項,遺失檔案的,應(yīng)立即報告,如因遺失檔案,泄露公司商業(yè)秘密,造成惡劣后果者,視情況嚴(yán)重程度追究其相關(guān)責(zé)任。
5、檔案管-理-員丟失、規(guī)范檔案調(diào)閱流程或擅自提供泄漏檔案機(jī)密,應(yīng)根據(jù)情節(jié)輕重,給予紀(jì)律處分及相應(yīng)罰款,直至依法追究法律責(zé)任。
6、集團(tuán)所有員工凡違反本制度第七條,不按規(guī)定存放電腦檔案,不按規(guī)定接受檢查者給予相應(yīng)的紀(jì)律處分及罰款。
十、附則
1、本制度自2007年9月1日生效。
2、本制度由集團(tuán)行政人事部負(fù)責(zé)解釋。
3、各子公司應(yīng)根據(jù)本制度,結(jié)合本單位的實際情況,制定具體實施細(xì)則。
4、以往的相關(guān)規(guī)定與本辦法不一致的,以本制度為準(zhǔn)。
企業(yè)檔案管理規(guī)定【2】
1.總則
為加強(qiáng)本公司文書立卷工作,完善檔案管理制度,特制定本規(guī)定。
2.適用范圍
歸檔的文件材料必須按年度立卷,本單位內(nèi)部機(jī)構(gòu)在工作活動中形成的各種有保存價值的文件材料,都要按照本規(guī)定的規(guī)定,分別立卷歸檔。
3.原則
公文承辦部門或承辦人員應(yīng)保證經(jīng)辦文件的系統(tǒng)完整(公文上的各種附件一律不準(zhǔn)抽存)。結(jié)案后及時交專(兼)職文書人員歸檔。工作變動或因故離職時應(yīng)將經(jīng)辦的文件材料向接辦人員交接清楚,不得擅自帶走或銷毀。
4.文件材料的收集管理
堅持部門收集、管理文件材料制度。各部門均應(yīng)指定專(兼)職文書人員,負(fù)責(zé)管理本部門的文件材料,并保持相對穩(wěn)定。人員變動應(yīng)及時通知檔案室。
5.辦公室收集
凡本公司繕印發(fā)出的公文(含定稿和兩份打印的正件與附件、批復(fù)請示、轉(zhuǎn)發(fā)文件含被轉(zhuǎn)發(fā)的原件)一律由辦公室統(tǒng)一收集管理。
6.主管部門收集
6.1 一項工作由幾個部門參與辦理,在工作活動中形成的文件材料,由主辦部門收集歸卷。會議文件由會議主辦部門收集歸卷。
6.2 公司工作人員外出學(xué)習(xí)、考察、調(diào)查研究、參加上級機(jī)關(guān)召開的會議等公務(wù)活動的相關(guān)人員核報差旅費時,必須將會議的主要文件資料向檔案室辦理歸檔手續(xù),檔案室簽字認(rèn)可后財務(wù)部門才給予核報差旅費。
6.3 本公司召開會議,由會議主辦部門指定專人將會議材料、聲像檔案等向檔案室辦理歸檔手續(xù),檔案室簽字認(rèn)可后財務(wù)部門才給予報銷會議費用。
7.各部門專(兼)職文書的職責(zé)
7.1 了解本部門的工作業(yè)務(wù),掌握本部門文件材料的歸檔范圍,收集管理本部門的文件材料。
7.2 認(rèn)真執(zhí)行平時歸檔制度,對本部門承辦的文件材料及時收集歸卷,每年的三月份前應(yīng)將歸檔文件材料歸檔完畢,并向檔案室辦好交接簽收手續(xù)。
7.3 承辦人員借用文件材料時,應(yīng)積極地提供利用,做好服務(wù)工作,并辦理臨時借用文件材料登記手續(xù)。
8.歸檔范圍
8.1 重要的會議材料,包括會議的通知、報告、決議、總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)人講話、典型發(fā)言、會議簡報、會議記錄等。
8.2 上級機(jī)關(guān)發(fā)來的與本公司有關(guān)的決定、決議、指示、命令、條例、規(guī)定、計劃等文件材料。
8.3 本公司對外的正式發(fā)文與有關(guān)單位來往的文書。
8.4 本公司的請示與上級機(jī)關(guān)的批復(fù)。
8.5 本公司反映主要職能活動的報告、總結(jié)。
8.6 本公司的各種工作計劃、總結(jié)、報告、請示、批復(fù)、會議記錄、統(tǒng)計報表及簡報。
8.7 信訪工作材料。.
8.8 本公司與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書等文件材料。
8.9 本公司干部任免的文件材料以及關(guān)于職工獎勵、處分的文件材料。
8.10 本公司職工勞動、工資、福利方面的文件材料。
8.11 本公司的歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等。
9.平時歸卷
各部門都要建立健全平時歸卷制度。對處理完畢或批存的文件材料,由專(兼)職文書集中統(tǒng)一保管。
10.案卷目錄
各部門應(yīng)根據(jù)本部門的業(yè)務(wù)范圍及當(dāng)年工作任務(wù),編制平時文件材料歸卷使用的“案卷類目”?！鞍妇眍惸俊钡臈l款必須簡明確切,并編上條款號。
11.資料送交
公文承辦人員應(yīng)及時將辦理完畢或經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)人員批存的文件材料,收集齊全,加以整理,送交本部門專(兼)職文書歸卷。
12.登記
專(兼)職文書人員應(yīng)及時將已歸卷的文件材料,按照“案卷類目”條款,放人平時保存文件卷夾內(nèi)“對號入座”,并在收發(fā)文登記簿上注明。
13.案卷質(zhì)量
為統(tǒng)一立卷規(guī)范,保證案卷質(zhì)量,立卷工作由相關(guān)部室兼職檔案員配合,檔案室文書檔案員負(fù)責(zé)組卷、編目。
案卷質(zhì)量的基本要求是:遵循文件的形成規(guī)律和特點,保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系,區(qū)別不同的價值,便于保管和利用。
14.歸檔資料
歸檔的文件材料種數(shù)、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均應(yīng)齊全完整,會議記錄、統(tǒng)計報表及簡報等要及時送檔案室存檔。
15.檔案檢查
檔案室要定期開展檔案質(zhì)量檢查。對于沒有及時歸檔或者歸檔資料不全、格式不符合要求的,應(yīng)當(dāng)及時予以糾正。
16.本規(guī)定自公布之日起施行。
第4篇 某某物業(yè)公司檔案管理規(guī)定
某物業(yè)公司檔案管理規(guī)定
總 則 為了加強(qiáng)對檔案的管理工作,有效地保護(hù)和利用檔案,維護(hù)公司的合法權(quán)益,為公司的發(fā)展服務(wù),特制定本制度。本規(guī)定所稱的檔案、是指公司各部門以及個人在從事工作、經(jīng)營管理、日常運營等活動中直接形成的對公司有保存價值和利益關(guān)系的各種不同形式的資料和記錄。
公司的檔案管理工作實行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo),分級管理的原則,共同維護(hù)檔案的完整和安全,以保證公司在日常經(jīng)營管理和發(fā)展壯大中的借鑒和利用。本規(guī)定適用于**物業(yè)公司各部門。
第一章 檔案管理的機(jī)構(gòu)與職責(zé)
第一條 公司檔案管理工作實行二級管理。一級管理是指公司人力行政部的統(tǒng)籌管理,對公司的檔案資料實行統(tǒng)一收集、整理、歸檔、保管,并進(jìn)行日常管理;二級管理是指各部門的檔案管理工作。
第二條 財務(wù)部、人力行政部檔案由其本部門負(fù)責(zé)保管(公司指定檔案資料由公司人力行政部保管)。財務(wù)部、人力行政部等的檔案管理亦遵循本規(guī)定執(zhí)行。
第三條 公司人力行政部應(yīng)對公司各部門的檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)。公司人力行政部可定期和不定期對各部門的檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督和檢查。
第四條 公司各級檔案管理工作暫不設(shè)專崗,但必須明確責(zé)任人即兼職檔案管理員。根據(jù)公司發(fā)展需要,按照公司人力行政相關(guān)流程及規(guī)定進(jìn)行申請、報批。公司各級檔案管理員,應(yīng)保持相對穩(wěn)定,名單須在人力行政部備案,。檔案管理員如有變動須按照公司人力行政部相關(guān)規(guī)定辦理。
第五條 檔案管理員在工作變動或離職時,應(yīng)嚴(yán)格履行工作交接手續(xù),嚴(yán)禁擅自帶走或銷毀。 檔案管理員應(yīng)忠于職守,嚴(yán)守公司秘密,不得向無關(guān)人員泄露檔案內(nèi)容。公司各部門、所有人員均有保護(hù)檔案的義務(wù)。
第六條 人力行政部應(yīng)逐步完善檔案制度,確保檔案安全和方便利用,采用科學(xué)手段,逐步實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化。
第二章 檔案的管理 公司所有檔案資料均應(yīng)進(jìn)行專人、專柜管理。 檔案管理員應(yīng)做好文件資料的準(zhǔn)確、及時歸檔。 所有檔案資料劃分四個密級:普通級、秘密級、機(jī)密級和絕密級。檔案管理員在文件資料歸檔時,對檔案資料進(jìn)行密級劃分。
1、'普通'資料含:部門工作聯(lián)系單、公司內(nèi)部發(fā)文、公司宣傳資料、各部門在各項活動中形成的具有參考價值的文件、材料。
2、'秘密'資料含:公司有效證件、各項手續(xù)辦理資料、單位往來函件。
3、'機(jī)密'資料含:公司各類經(jīng)濟(jì)合同、客戶檔案、設(shè)計方案及圖紙、總裁會會議紀(jì)要(決議)、不動產(chǎn)所有權(quán)及其它債權(quán)憑證、重要工作計劃、重要會議紀(jì)要。
4、'絕密'資料含:公司相關(guān)政府批文、預(yù)決算書、會計憑證、財務(wù)報表、資金合同、相關(guān)財務(wù)往來文件、與其它經(jīng)濟(jì)組織的合作合同、其它經(jīng)核定為絕密的文書。 在公司發(fā)展過程中產(chǎn)生的一些極具保存價值的文件資料、實物等,皆視為珍貴檔案(與檔案密級無關(guān)),需嚴(yán)加管理,珍貴檔案的界定由總裁裁決。 檔案管理員應(yīng)做好檔案資料的管理工作,對于應(yīng)當(dāng)歸檔的材料,各部門須按照規(guī)定,定期向部門的檔案管理員移交、集中管理,任何個人不得占為己有。
公司檔案管理實行'即時歸檔'、'月度歸檔'及'年度歸檔'制度:
1. '即時歸檔'指短周期的單項工作或大型工程項目,在項目完成后或施工項目竣工驗收后,及時將屬于歸檔范圍內(nèi)的資料整理出來,移交到人力行政部存檔。日常工作中產(chǎn)生的重要文件也要即時歸檔;
2. '月度歸檔'指日常文件在每月10日前將上月需歸檔的資料整理后移交公司人力行政部保管。
3. '年度歸檔'指每年一月份把上一年度檔案管理工作進(jìn)全面匯總,并移交公司人力行政部。年度歸檔適用于跨地域子公司。 財務(wù)部、人力行政部應(yīng)在每年第一個月10日前將檔案總目錄、匯總性報告交公司人力行政部。
歸檔的文件資料,原則上必須是原件,原件用于報批或其它原因不能歸檔的,保存復(fù)印件或電子版復(fù)制文件。 庫存檔案必須圖物相符,帳物相符。
第十六條 檔案管理員應(yīng)注意檔案資料的保護(hù)工作,檔案的存放地點要做到'八防':防塵、防潮、防火、防盜、防鼠、防蟲、防霉、防光。
第三章 附則 本規(guī)定由人力行政部制定并負(fù)責(zé)解釋,經(jīng)總裁批準(zhǔn)后執(zhí)行,修改時亦同。 本規(guī)定自頒發(fā)之日起開始執(zhí)行,凡既有的與本規(guī)定相同,相似的規(guī)章制度即日起自選廢止。
附件1:公司檔案分類對照表:
類別號類別范圍00珍貴資料由總裁界定需特殊保管的資料及物品
01法規(guī)性文件包括上級頒發(fā)、需企業(yè)執(zhí)行的,或由企業(yè)發(fā)行的各種標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)章制度等
02重大決議包括公司重大決議或由總裁辦公會及其相關(guān)行政會議等形成的文件和會議材料、會議記錄等
03計劃性文件包括公司總體計劃或規(guī)劃、開發(fā)計劃、項目質(zhì)量計劃、預(yù)算計劃、財務(wù)計劃等
04總結(jié)性文件包括公司年度和月度工作總結(jié)、下屬部門的年度和月度工作總結(jié)、單項性工作總結(jié)、項目工程總結(jié)、調(diào)查報告等
05批示性文件包括公司各類各類命令、工作指示、批復(fù)等
06技術(shù)性資料包括各類工程圖紙、竣工資料等
07憑證性文書材料包括公司各部門上報的、在日?；顒又行纬傻脑加涗浐蛻{證,如財產(chǎn)狀況、房屋銷售、合同書、協(xié)議書等的原始記錄和文本
08證件性文書資料包括法人營業(yè)執(zhí)照、土地許可證、開發(fā)資質(zhì)證、施工許可證、規(guī)劃許可證、預(yù)售許可證、公司或公司領(lǐng)導(dǎo)人獲得各類榮譽(yù)牌匾和證書、達(dá)標(biāo)證書和證明等
09匯報性文書資料包括公司上報各級主管部門的文件資料和相關(guān)統(tǒng)計表,以及公司領(lǐng)導(dǎo)在外部公共場合發(fā)言、匯報或發(fā)布的各類文書資料
10人力行政資料包括企業(yè)下屬各部門的人力行政任命、人力行政調(diào)整、人力行政管理、人才引進(jìn)和培訓(xùn)、員工工資審核記錄等相關(guān)資料
11聲像制品資料包括公司及下屬各部門在其經(jīng)營活動或政治、文件娛樂活動中,以及在外學(xué)習(xí)、考察時或外部門提供的,以聲像形式記錄下來的各種資料,如照片資料、錄音資料、錄像資料、影片資料等
12題贈性資料包括上級領(lǐng)導(dǎo)和外協(xié)友好部門或個人提供的題詞、書畫、工藝制品等
13電子文件及數(shù)據(jù)各類電子版文件及數(shù)據(jù)
6、檔案管理員作業(yè)規(guī)范
為使公司各部門檔案管理員工作不斷標(biāo)準(zhǔn)化,保證檔案完整性及保密性,合理有效利用檔案資料,為公司發(fā)展服務(wù),特制定本規(guī)范。
檔案管理部門及負(fù)責(zé)人:
1、公司檔案管理部門為人力行政部;
2、公司立檔單位為各部門; 3、各部門均設(shè)檔案管理員(兼職),負(fù)責(zé)管理文件資料。
各部門檔案管理員(兼職)職責(zé):
1、了解本部門的工作業(yè)務(wù),掌握本部門文件材料的
歸檔范圍,收集管理本部門的文件材料;
2、認(rèn)真執(zhí)行平時歸檔制度,對本部門承辦的文件材料及時收集整理,并向公司人力行政部辦好交接簽收手續(xù)。
3、按規(guī)定手續(xù)辦理查閱借閱手續(xù),應(yīng)積極地提供,做好服務(wù)工作。
歸檔文件的整理:
1、歸檔材料必須是辦理完畢的正式材料。
2、歸檔材料應(yīng)完整、齊全。歸檔入卷文件把正文、底稿、附件請示和批復(fù)放在一起。
3、歸檔文件整理以件為單位。一般以每份文件為一件,文件正本與定稿為一件,正文與附件為一件,附件為兩件以上并可單獨成文的可分別計算件數(shù),原件與復(fù)制件為一件,轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件,報表、名冊、圖冊、會議記錄等一冊(本)為一件,來文與復(fù)文可為一件,重要文件的草稿各為一件。
4、不同年度的文件一般不得放在一起立檔,但跨年度的請示與批復(fù),放在復(fù)文年立檔;沒有復(fù)文的,放在請示年立檔;跨年度的規(guī)劃放在針對的第一年立檔;跨年度的總結(jié)放在針對的最后一年立檔;跨年度的會議文件放在會議開幕年,其它文件的立檔按照有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
5、卷內(nèi)文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進(jìn)行排列,密不可分的文件材料應(yīng)依序排列在一起,即批復(fù)在前,請示在后;正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后;其它文件材料依其形成規(guī)律或特點,應(yīng)保持文件之間的密切聯(lián)系并進(jìn)行系統(tǒng)的排列。
6、整理文件時應(yīng)遵循文件的形成規(guī)律和特點,保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系,區(qū)別不同的價值,便于保管和利用。
7、歸檔材料的文字須是打印、藍(lán)黑墨水、碳素墨水書寫。一般不得用復(fù)印件代替原件存檔。
8、案卷整理的幅面應(yīng)以a4紙為準(zhǔn)(210mm*297mm),材料過窄或小于a4幅面的粘貼在a4的幅面并留出左側(cè)裝訂線;材料過寬應(yīng)按a4的幅面折疊整齊,折疊時盡量減少折疊次數(shù),同時折痕處應(yīng)盡量位于文件、圖表字跡之外;字跡難辨認(rèn)的,應(yīng)附抄件。
9、歸檔文件一律不得打孔或使用金屬訂書機(jī)裝訂,資料已有金屬裝訂的在歸檔時去除,以避免銹蝕資料。
10、應(yīng)在歸檔文件左側(cè)預(yù)留出寬度為1cm的裝訂區(qū)域。
11、歸檔材料必須文字清楚,嚴(yán)禁作涂改、貼補(bǔ)或其他任何技術(shù)處理。
12、存檔文檔為易褪色材料(如熱感紙傳真文件),必須復(fù)印一份后將復(fù)印件與原件一并存檔。
13、文件材料破損、局部殘缺、裝訂邊狹小的,要在修補(bǔ)或托裱后再歸檔,修裱時應(yīng)注意盡量保持文件的原貌。 各部管理員應(yīng)做到每日進(jìn)行文件歸檔,切忌拖拉積壓。逾期辦理者將在日常工作考核中扣減分?jǐn)?shù)。
第5篇 水利科學(xué)技術(shù)檔案管理規(guī)定辦法
水利科學(xué)技術(shù)檔案管理規(guī)定
第一章 總則
第一條為進(jìn)一步加強(qiáng)水利科學(xué)技術(shù)檔案(以下簡稱水利科技檔案)管理工作,充分發(fā)揮水利科技檔案的作用,根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《科學(xué)技術(shù)檔案工作條例》、《水利檔案工作規(guī)定》等法律、法規(guī)以及規(guī)范性文件,結(jié)合水利科技工作實際,制定本規(guī)定。
第二條本規(guī)定所稱水利科技檔案,是指在水利科技活動過程中形成的,具有保存價值的,各種形式與載體的歷史記錄,是應(yīng)歸檔保存的水利科技文件材料。
第三條水利科技檔案管理遵循統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理的原則。
在水利部的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)下,水利科技檔案由各級水行政主管部門及其所屬單位(以下簡稱各單位)的檔案業(yè)務(wù)機(jī)構(gòu)分級進(jìn)行管理,以確保其完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全和有效利用。
第四條各單位應(yīng)認(rèn)真履行檔案管理與保護(hù)的法律責(zé)任和義務(wù),加強(qiáng)對檔案工作的領(lǐng)導(dǎo),建立健全水利科技檔案工作制度,統(tǒng)籌安排業(yè)務(wù)經(jīng)費,依法保障水利科技檔案工作的正常開展。
第五條本規(guī)定適用于各單位的水利科技檔案管理工作。
第二章收集歸檔
第六條水利科技文件材料的歸檔范圍,應(yīng)全面、系統(tǒng)地反映水利科學(xué)技術(shù)研究、勘測與規(guī)劃設(shè)計、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)觀測與分析、項目建設(shè)與運行維護(hù)、設(shè)備儀器制造等水利科技活動的過程與結(jié)果。
具體內(nèi)容見附件《水利科技文件材料歸檔范圍和保管期限表》。
第七條應(yīng)歸檔的水利科技文件材料,須由文件材料產(chǎn)生、經(jīng)辦部門或項目(課題)組,指定專人進(jìn)行收集整理后,按規(guī)定移交給本單位檔案工作機(jī)構(gòu)集中管理,任何部門與個人均不得據(jù)為己有或拒絕按時歸檔。
第八條各單位應(yīng)認(rèn)真執(zhí)行國家有關(guān)“同步管理”規(guī)定,把項目文件材料管理納入項目管理工作程序,列入有關(guān)部門及人員的職責(zé)范圍。
在下達(dá)項目計劃或簽訂項目合同、協(xié)議時,應(yīng)同時明確項目文件材料的收集、整理和歸檔要求;在檢查項目進(jìn)度時,應(yīng)同時檢查項目相關(guān)文件材料的收集、整理情況;在進(jìn)行項目鑒定(驗收)時,應(yīng)先期或同步檢查、驗收項目文件材料的整理與歸檔情況;在科技人員考核與職稱評審涉及有關(guān)項目時,應(yīng)有該項目已按要求完成歸檔工作的證明材料。
第九條完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的水利科技檔案是進(jìn)行項目鑒定(驗收)的必備條件。
各單位科技、基建、檔案等業(yè)務(wù)主管部門要密切配合,嚴(yán)格把好項目的鑒定(驗收)關(guān)。
凡水利科技檔案檢查、驗收不合格項目,不得進(jìn)行或通過項目的鑒定(驗收),更不能申報科技獎勵。
科研項目在申請驗收(鑒定)前,其檔案應(yīng)先通過本單位檔案部門的審查、驗收;重點科研項目和基本建設(shè)項目檔案驗收,由項目驗收主持單位的檔案業(yè)務(wù)主管部門負(fù)責(zé)組織。
水利部要加強(qiáng)對各單位檔案驗收情況的監(jiān)督檢查,如發(fā)現(xiàn)未經(jīng)檔案部門審查、驗收或檔案不符合要求的科研項目,已獲得獎勵或正在上報科研成果,科技部門將按規(guī)定推遲或撤消對該項目成果的獎勵。
第十條水利科技文件材料的歸檔時限:反映水文、水資源、水土保持、勘測、規(guī)劃設(shè)計等基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作的科技文件材料,一般應(yīng)按年度,在第2年上半年完成歸檔工作;各專業(yè)項目產(chǎn)生的科技文件材料,應(yīng)在項目實施完成后3個月內(nèi)完成歸檔工作(周期較長的項目,可分階段或分單項計算歸檔時限);重要儀器設(shè)備的隨機(jī)文件材料,應(yīng)在安裝調(diào)試或開箱驗收后1周內(nèi)完成歸檔工作;項目鑒定或驗收形成的文件材料,應(yīng)在鑒定或驗收后1個月內(nèi)完成歸檔工作。
第十一條各單位應(yīng)結(jié)合實際,制定本單位或系統(tǒng)水利科技檔案分類方案,細(xì)化歸檔范圍,明確整編要求。
歸檔的水利科技文件材料應(yīng)為正本,重要或有專門需要的水利科技文件材料,可適當(dāng)增加保管份數(shù),其相應(yīng)的電子文件材料應(yīng)按有關(guān)要求同步歸檔。
第十二條由若干單位協(xié)作或合作完成的項目,主持單位應(yīng)負(fù)責(zé)項目重要文件材料的收集、歸檔工作;協(xié)作或合作的單位,應(yīng)負(fù)責(zé)其承擔(dān)項目產(chǎn)生水利科技文件材料的收集、歸檔工作,并將階段或結(jié)論性文件材料,報主持單位歸檔。
第十三條水利科技文件材料的整理應(yīng)符合《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》(gb/t11822-2008)。
其中整理錄音、錄像、照片等聲像材料時,應(yīng)注明材料反映的事由、時間、地點、人物、背景及作者等內(nèi)容。
第十四條電子文件歸檔,參照《電子文件歸檔與管理規(guī)范》(gb/t18894-2002)、《cad電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》(gb/t17678.1-1999、gb/t17678.2-1999)執(zhí)行。
重要的電子文件歸檔時,應(yīng)形成相應(yīng)的紙質(zhì)文件材料一并歸檔。
第十五條水利科技文件材料歸檔時,應(yīng)編制歸檔文件材料移交目錄(一式2份),由項目或課題的部門負(fù)責(zé)人審簽,交檔案部門查驗,交接雙方應(yīng)認(rèn)真履行交接手續(xù)。
對不符合要求的,檔案部門應(yīng)不予接收。
第三章保管利用
第十六條對已接收的水利科技檔案,檔案部門應(yīng)及時進(jìn)行分類、編目、入庫等管理工作,為檔案的保管利用創(chuàng)造條件。
第十七條各單位保管的水利科技檔案,應(yīng)使用檔案專用庫房和裝具,采取相應(yīng)防護(hù)措施,確保水利科技檔案的保管、保護(hù)條件滿足規(guī)范要求。
第十八條各單位應(yīng)建立健全水利科技檔案庫房管理制度,定期檢查檔案保管狀況,對破損或變質(zhì)的檔案應(yīng)及時修復(fù),最大限度地延長檔案的價值時限。
第十九條各單位應(yīng)建立健全水利科技檔案利用制度,配備必要的檔案利用設(shè)施設(shè)備,積極開展水利科技檔案的利用與編研工作。
第二十條各單位應(yīng)做好水利科技檔案的統(tǒng)計工作,認(rèn)真執(zhí)行檔案年報的統(tǒng)計、報送制度。
第二十一條各單位應(yīng)積極開展水利科技檔案信息化建設(shè),確保水利科技檔案管理與本單位信息化建設(shè)同步發(fā)展,不斷提高水利科技檔案的現(xiàn)代化管理水平。
第二十二條各單位撤銷或合并時,應(yīng)按照國家有關(guān)檔案歸屬與流向的要求處置原單位的檔案;專業(yè)技術(shù)人員在工作調(diào)離時,須交清應(yīng)歸檔的水利科技文件材料或借閱的檔案,不得擅自留存或處理。
第二十三條各單位應(yīng)依據(jù)《水利部保密工作管理規(guī)定》(水辦[2005]380號)和《科學(xué)技術(shù)保密規(guī)定》(國家科學(xué)技術(shù)委員會、國家保密局令第20號)的要求,建立健全保密制度,加強(qiáng)對水利科技檔案的保密管理。
第二十四條各單位應(yīng)建立健全水利科技檔案鑒定、銷毀制度,并按要求對水利科技檔案進(jìn)行鑒定,提出保存或銷毀意見,報本單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后實施。
銷毀檔案,應(yīng)到國家指定場所進(jìn)行監(jiān)銷,并由2名監(jiān)銷人員在銷毀清冊上簽字。
銷毀清冊應(yīng)歸檔保存。
第二十五條水利科技檔案保管期限劃分為永久和定期(30年、10年)兩種。
劃分原則與標(biāo)準(zhǔn),參照《水利科技文件材料歸檔范圍和保管期限表》的規(guī)定執(zhí)行。
第二十六條各單位應(yīng)按水利科技檔案移交進(jìn)館要求,向有關(guān)檔案館移交檔案。
第四章獎懲
第二十七條對在水利科技檔案工作中做出突出成績的單位、部門或個人,上級主管部門或本單位應(yīng)給予表彰和獎勵。
第二十八條對于違反本規(guī)定的單位或個人,上級主管部門或本單位應(yīng)予以通報批評,限期整改;對逾期未改的,應(yīng)按規(guī)定對相關(guān)單位或直接責(zé)任人給予處罰。
造成嚴(yán)重后果的,應(yīng)依法追究刑事責(zé)任。
第五章工作機(jī)制及人員
第二十九條水利部設(shè)有專門的檔案工作部門,在國家檔案行政管理部門的監(jiān)督、指導(dǎo)下,依法對水利科技檔案工作履行如下職責(zé):
(一)貫徹落實國家檔案法規(guī)制度,制定、完善水利科技檔案規(guī)劃與規(guī)章制度;
(二)督促水利檔案法規(guī)制度的貫徹落實;
(三)檢查、指導(dǎo)水利科技檔案工作;
(四)組織重點項目(課題)的檔案專項驗收。
第三十條各單位應(yīng)結(jié)合工作職責(zé)與任務(wù),明確檔案工作部門和人員,依法加強(qiáng)檔案管理、認(rèn)真履行檔案管理職責(zé),為促進(jìn)水利科技檔案工作的健康、有序發(fā)展提供保障。
第三十一條水利科技檔案工作人員應(yīng)具備檔案專業(yè)和水利等相關(guān)專業(yè)知識,愛崗敬業(yè),忠于職守,并應(yīng)保持相對穩(wěn)定。
第三十二條各單位應(yīng)有計劃地開展對水利科技檔案人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)和繼續(xù)教育,逐步提高檔案人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和管理水平。
第六章 附則
第三十三條本規(guī)定由水利部負(fù)責(zé)解釋。
第三十四條本規(guī)定自發(fā)布之日起施行,原水利部1988年9月2日發(fā)布的《水利科學(xué)技術(shù)檔案管理暫行規(guī)定》和《水利科學(xué)技術(shù)檔案保管期限表》(水辦[1988]7號)同時廢止。
第6篇 工業(yè)管理中心檔案管理規(guī)定
工業(yè)園管理中心檔案管理規(guī)定
1、凡是反映公司生產(chǎn)經(jīng)營和企業(yè)管理等具有查考利用價值的文件資料均屬歸檔范圍,凡屬歸檔范圍的文件資料均由園區(qū)管理中心統(tǒng)一管理,由行政事務(wù)部文員專職負(fù)責(zé)。
2、歸檔的文件資料,原則上必須是原件,原件用于報批不能歸檔或有關(guān)部門須保留的,保存人必須到辦公室登記,辦公室保存復(fù)印件。
3、凡公司業(yè)務(wù)活動中收到的文件、函件承辦后均要及時歸檔;以公司名義發(fā)出的文件、函件要留底稿及正文備查。
4、業(yè)務(wù)活動中的有關(guān)請示報告及公司領(lǐng)導(dǎo)批復(fù),屬付款性質(zhì)的,由財務(wù)部保存原件;其他重要報告,在企業(yè)資料歸檔范圍內(nèi)的,連同有關(guān)資料由經(jīng)辦人整理后移交檔案室。歸檔范圍外的請示報告由各部門自行保管。
5、由公司對外簽訂的經(jīng)濟(jì)合同,均保留兩份原件,辦公室、財務(wù)部各存一份。特殊情況只有一份原件時,財務(wù)部保存原件,辦公室保存復(fù)印件并注明原件存放處。
6、公司的收文、發(fā)文等文書資料在辦公室歸檔。
第7篇 人事檔案室管理規(guī)定辦法
檔案管理 亦稱檔案工作,是檔案館(室)直接對檔案實體和檔案信息進(jìn)行管理并提供利用服務(wù)的各項業(yè)務(wù)工作的總稱,也是國家檔案事業(yè)最基本的組成部分,來看小編為大家整理的關(guān)于人事檔案室管理規(guī)定:
人事檔案管理辦法
第一章 基本原則
第一條 為了提高檔案管理水平,有效地保護(hù)和利用檔案,更好地為我公司各項工作服務(wù),根據(jù)*中央組織部、國家檔案局發(fā)布的《干部檔案工作條例》(組通字[1991]13號),特制定本辦法。
第二條 人事檔案工作是企業(yè)組織人事工作的重要組成部分,也是企業(yè)檔案工作的重要組成部分。
它是為貫徹執(zhí)行黨的干部路線、方針、政策是為先賢舉能,知人善任,歷史地全面地考察了解和正確選拔使用干部服務(wù)的。
第三條 人事檔案是企業(yè)人事管理等有關(guān)部門按照黨的政策,在工作中形成的記載個人經(jīng)歷、政治思想、品德作風(fēng)、業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)、工作實績、工資待遇等內(nèi)容的文件材料,是人力資源管理與開發(fā)的重要依據(jù),是反映個人成長歷史的憑證和依據(jù),應(yīng)由公司人力資源處人事檔案室集中統(tǒng)一管理。
第四條 在人事檔案管理工作中,必須嚴(yán)格貫徹執(zhí)行黨和國家的有關(guān)檔案保密的法規(guī)和制度,嚴(yán)密保管,確保檔案的完整與安全。
第二章 體制、任務(wù)和人事檔案干部
第五條 人事檔案是企業(yè)檔案的一個組成部分,集中納入人力資源處統(tǒng)一管理,業(yè)務(wù)工作接受公司黨委領(lǐng)導(dǎo)和上級有關(guān)業(yè)務(wù)部門的檢查指導(dǎo)。
第六條 人事檔案室的任務(wù)是貫徹落實黨和國家關(guān)于人事檔案工作的方針政策、制定企業(yè)人事檔案工作規(guī)章制度,負(fù)責(zé)接收、鑒別、整理、保管、轉(zhuǎn)遞、提供利用公司各級員工的人事檔案。
第七條 人事檔案工作人員要認(rèn)真學(xué)習(xí)馬列主義、*思想,堅持四項基本原則,作風(fēng)正派,責(zé)任心強(qiáng),刻苦鉆研業(yè)務(wù),不斷提高政治、業(yè)務(wù)素質(zhì),努力做好本職工作。
第三章 人事檔案材料的收集范圍與歸檔要求
第八條 為了使人事檔案能夠真實地全面地反映個人全貌,人事檔案室要經(jīng)常通過有關(guān)部門收集全公司員工的工作調(diào)配、干部任免、職稱職務(wù)評聘、考察、考核、培訓(xùn)、獎懲、工資待遇等工作中形成的反映個人德、能、勤、績的文件材料,充實檔案內(nèi)容。
具體收集歸檔范圍見附件。
第九條 公司各級黨委(總支)、各廠、各處室(科室)要建立主動送交人事檔案材料的工作制度,并由各單位黨委(總支)的人事干事、組織干事負(fù)責(zé)收集各單位的歸檔材料,屬于歸檔范圍的人事檔案材料,在材料形成后,經(jīng)有關(guān)部門審查簽章后送交人事檔案室歸檔,員工在公司工作期間形成的各類材料必須在離公司前全部移交檔案館。
第十條 收集的人事檔案材料,必須經(jīng)過認(rèn)真的鑒別,屬于歸檔的材料應(yīng)真實準(zhǔn)確,完整齊全,文字清楚,對象明確,手續(xù)完備、具有保存價值。
需經(jīng)組織審查蓋章或本人簽字的,應(yīng)在蓋章簽字后方能歸入人事檔案。
第十一條 不屬于檔案范圍的材料,不得擅自歸檔,經(jīng)過鑒別,可分別情況予以處理。
凡銷毀材料必須詳細(xì)登記,并報請人力資源處負(fù)責(zé)人審查批準(zhǔn),由專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷。
第十二條 人事檔案材料,須統(tǒng)一使用十六開規(guī)格的辦公用紙,不得使用圓珠筆、鉛筆、或紅色及純藍(lán)色墨水和復(fù)寫紙書寫。
第四章 人事檔案的管理和利用
第十三條 人事檔案室對收集的人事檔案材料按規(guī)定進(jìn)行整理,并按在職人員檔案、離退休人員檔案、死亡檔案進(jìn)行分類、編號、排架。
人事檔案室對不屬于上述范圍人員的人事檔案應(yīng)進(jìn)行代管,并按有關(guān)部門的規(guī)定收取管理費。
第十四條 對人事檔案應(yīng)建立登記和統(tǒng)計制度,建立各類檔案名冊。
每半年檢查核對一次檔案,做到檔號與檔案名冊編號一致,發(fā)現(xiàn)問題及時解決。
嚴(yán)格執(zhí)行保密制度,確保檔案的絕對安全和準(zhǔn)確無誤。
第十五條 根據(jù)安全保密,便于查找的原則,人事檔案應(yīng)嚴(yán)密科學(xué)地保管。
檔案庫房應(yīng)是堅固的,具有八防等安全設(shè)施和措施的專用檔案庫房,配置鐵質(zhì)檔案柜。
庫房內(nèi)應(yīng)保持清潔,整齊和適宜的溫濕度。
第十六條 檔案卷皮,目錄和檔案袋的樣式、規(guī)格按標(biāo)準(zhǔn)制作,干部檔案的整理嚴(yán)格按照中央組織部下發(fā)的《干部檔案整理工作細(xì)則》和有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
第十七條 嚴(yán)禁任何人私自保管他人檔案,人事檔案干部不得保管本人和親屬的檔案。
不得在電話里泄露檔案內(nèi)容。
第十八條 做好檔案管理的各項基礎(chǔ)工作,編制檢索工具,逐步實現(xiàn)人事檔案的現(xiàn)代化管理,便于提供利用。
第十九條 凡需從人事檔案中取證或辦理公證,必須由人事檔案室辦理。
有關(guān)材料應(yīng)認(rèn)真核實簽署意見并加蓋“濟(jì)南啤酒集團(tuán)總公司人力資源處”公章,方能有效。
第二十條 對人事檔案的接收、傳遞必須嚴(yán)格手續(xù),有案可查。
查借閱人事檔案應(yīng)嚴(yán)格按檔案室制定的《人事檔案查(借)閱制度》辦理。
第五章 檔案的轉(zhuǎn)遞
第二十一條 人事檔案應(yīng)通過機(jī)要交通渠道轉(zhuǎn)遞或派專人傳送,不準(zhǔn)郵寄或交本人自帶。
如外單位派專人來提取,必須持人事或組織部門出具的介紹信,一般介紹不予辦理。
第二十二條 如《調(diào)檔通知》調(diào)出人員要求轉(zhuǎn)遞檔案,必須經(jīng)人力資源處負(fù)責(zé)人同意簽署意見方可轉(zhuǎn)出。
有關(guān)部門同時把本人的現(xiàn)實表現(xiàn)、體檢表或技術(shù)檔案轉(zhuǎn)入人事檔案室,由人事檔案室統(tǒng)一轉(zhuǎn)遞。
檔案轉(zhuǎn)出后,逾期一個月未見對方退回回執(zhí)應(yīng)寫信催回,以防丟失。
第二十三條 為使人事檔案能夠隨著公司的人事變動,干部職務(wù)變動而及時調(diào)整,公司人力資源處應(yīng)將人事變動情況、干部調(diào)動單位和任免通知及時通知人事檔案室。
因商調(diào)而轉(zhuǎn)出檔案后,人力資源處應(yīng)及時通知人事檔案室此人是否商調(diào)成功,如未商調(diào)成功有關(guān)部門應(yīng)在一個月以內(nèi)追回檔案,最多不超過三個月。
第二十四條 公司員工因辭職、退職、自動離職或被學(xué)校解除合同、終止合同、除名、開除等,在沒收到人力資源處轉(zhuǎn)來的轉(zhuǎn)遞檔案通知單前,其檔案仍由人事檔案室保管;但要從處理決定下達(dá)之日算起,按有關(guān)部門的收費規(guī)定收取檔案保管費。
第二十五條 公司各單位、部門應(yīng)積極配合檔案室做好員工檔案的轉(zhuǎn)遞工作,學(xué)生分配單位有變化時應(yīng)及時通知檔案室,以使檔案能正確投遞。
附件
人事檔案材料收集歸檔范圍
1、員工調(diào)配、任免、考察考核等工作中形成的各種登記表(如職工履歷表、登記表),任免呈報表(包括上報的考察材料),鑒定、民主評議和組織考核形成的綜合材料,離退休審批表,軍隊轉(zhuǎn)業(yè)部門審批表等。
2、錄用和聘用工作中形成的錄用和聘用審批表,政審材料,續(xù)聘審批表,退職材料。
3、出國出鏡人員審批表、登記表及在外表現(xiàn)情況的鑒定材料。
4、、人代會、政協(xié)會議的工、青、婦等群眾團(tuán)體代表會以及民主黨派代表會的代表登記表和委員的簡歷表、政績材料。
5、辦理工資、待遇工作中形成的審批表和解決待遇問題和審批材料。
6、評聘專業(yè)技術(shù)職務(wù)(職稱)工作中形成的專業(yè)技術(shù)人員任職資格申報表,專業(yè)技術(shù)職務(wù)考績材料以及聘任專業(yè)技術(shù)職務(wù)的審批表。
7、員工更改姓名、民族、年齡、入黨入團(tuán)時參加革命工作時間等過程中形成的個人申請表,組織審查報告,上級批復(fù)以及所依據(jù)的證明材料。
8、黨團(tuán)組織建設(shè)中形成的入黨志愿書(1-2份系統(tǒng)的)和轉(zhuǎn)正申請書、自傳、政審材料、黨員登記表、不予登記的決定、組織審批意見及所依據(jù)的材料,民主評議黨員工作中形成的組織意見。
民主評議黨員登記表,優(yōu)秀黨員事跡及審批材料。
認(rèn)定為不合格黨員被勸退或除名的主要事實依據(jù)材料和審批材料,*材料,取消預(yù)備黨員資格的組織意見;入團(tuán)志愿書、申請書、團(tuán)員登記表、退團(tuán)材料;加入民主黨派的材料。
9、干部審查工作中形成的調(diào)查報告、結(jié)論、上級批復(fù)、個人結(jié)論的意見、檢查交待、旁證材料;甄別復(fù)查結(jié)論、調(diào)查報告、批復(fù)及有關(guān)的主要依據(jù)材料。
10、表彰獎勵活動中形成的各種先進(jìn)人物登記表、審批表、先進(jìn)模范事跡。
11、各種處分決定、調(diào)查報告、上級批復(fù)、本人交待及旁證材料、刑事判決書。
12、員工的創(chuàng)造發(fā)明、科研成果、著作、譯著和有重大影響的論文等目錄。
13、體格檢查中確診有殘疾的體檢表及工傷致殘確定殘廢等級的材料。
14、辦理喪事活動中形成的悼詞、訃告;非正常死亡的調(diào)查報告。
15、高等教育、國民教育、成人教育和干部進(jìn)修、培訓(xùn)工作中形成的學(xué)生(學(xué)員)登記表、學(xué)習(xí)成績登記表、畢業(yè)登記表,授于學(xué)位的材料,學(xué)歷證明書,學(xué)習(xí)鑒定材料。
16、學(xué)生學(xué)籍變動記錄材料。
17、學(xué)生在校期間每學(xué)年的思想品德評定表。
18、畢業(yè)學(xué)生體檢表。
19、其他可供組織參考有保存價值的材料。
第8篇 z城市建設(shè)檔案管理規(guī)定
城市建設(shè)檔案管理規(guī)定
建設(shè)部
中華人民共和國建設(shè)部令
第61號
《城市建設(shè)檔案管理規(guī)定》已于一九九七年十二月十八日經(jīng)第八次部常務(wù)會議通過,現(xiàn)予發(fā)布,自一九九八年一月一日起施行。
部長 侯捷
一九九七年十二月二十三日
城市建設(shè)檔案管理規(guī)定
第一條 為了加強(qiáng)城市建設(shè)檔案(以下簡稱城建檔案)管理,充分發(fā)揮城建檔案在城市規(guī)劃、建設(shè)、管理中的作用,根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國城市規(guī)劃法》、《科學(xué)技術(shù)檔案工作條例》,制定本規(guī)定。
第二條 本規(guī)定適用于城市內(nèi)(包括城市各類開發(fā)區(qū))的城建檔案的管理。
本規(guī)定所稱城建檔案是指在城市規(guī)劃、建設(shè)及其管理活動中直接形成的對國家和社會具有保存價值的文字、圖紙、圖表、聲像等各種載體的文件材料。
第三條 國務(wù)院建設(shè)行政主管部門負(fù)責(zé)全國城建檔案管理工作,業(yè)務(wù)上受國家檔案部門的監(jiān)督、指導(dǎo)。
縣級以上地方人民政府建設(shè)行政主管部門負(fù)責(zé)本行政區(qū)域內(nèi)的城建檔案管理工作,業(yè)務(wù)上受同級檔案部門的監(jiān)督、指導(dǎo)。
城市的建設(shè)行政主管部門應(yīng)當(dāng)設(shè)置城建檔案工作管理機(jī)構(gòu)或者配備城建檔案管理人員,負(fù)責(zé)全市城建檔案工作。城市的建設(shè)行政主管部門也可以委托城建檔案館負(fù)責(zé)城建檔案工作的日常管理工作。
第四條 城建檔案館的建設(shè)資金按照國家或者地方的有關(guān)規(guī)定,采取多種渠道解決。城建檔案館的設(shè)計應(yīng)當(dāng)符合檔案館建筑設(shè)計規(guī)范要求。城建檔案的管理應(yīng)當(dāng)逐步采用新技術(shù),實現(xiàn)管理現(xiàn)代化。
第五條 城建檔案館重點管理下列檔案資料:
(一)各類城市建設(shè)工程檔案:
1、工業(yè)、民用建筑工程;
2、市政基礎(chǔ)設(shè)施工程;
3、公用基礎(chǔ)設(shè)施工程;
4、公共交通基礎(chǔ)設(shè)施工程;
5、園林建設(shè)、風(fēng)景名勝建設(shè)工程;
6、市容環(huán)境衛(wèi)生設(shè)施建設(shè)工程;
7、城市防洪、抗震、人防工程;
8、軍事工程檔案資料中,除軍事禁區(qū)和軍事管理區(qū)以外的穿越市區(qū)的地下管線走向和有關(guān)隱蔽工程的位置圖。
(二)建設(shè)系統(tǒng)各專業(yè)管理部門(包括城市規(guī)劃、勘測、設(shè)計、施工、園林、風(fēng)景名勝、環(huán)衛(wèi)、市政、公用、房地產(chǎn)管理、人防等部門)形成的業(yè)務(wù)管理和業(yè)務(wù)技術(shù)檔案。
(三)有關(guān)城市規(guī)劃、建設(shè)及其管理的方針、政策、法規(guī)、計劃方面的文件、科學(xué)研究成果和城市歷史、自然、經(jīng)濟(jì)等方面的基礎(chǔ)資料。
第六條 建設(shè)單位應(yīng)當(dāng)在工程竣工驗收后六個月內(nèi),向城建檔案館報送一套符合規(guī)定的工程建設(shè)檔案。凡工程建設(shè)檔案不齊全的,應(yīng)當(dāng)限期補(bǔ)充。
停建、緩建工程的檔案,暫由建設(shè)單位保管。
撤銷單位的工程建設(shè)檔案,應(yīng)當(dāng)向上級主管機(jī)關(guān)或者城建檔案館移交。
第七條 對改建、擴(kuò)建和重要部位維修的工程,建設(shè)單位應(yīng)當(dāng)組織設(shè)計、施工單位據(jù)實修改、補(bǔ)充和完善原工程建設(shè)檔案。凡結(jié)構(gòu)和平面布置等改變的,應(yīng)當(dāng)重新編制工程建設(shè)檔案,并在工程竣工后三個月內(nèi)向城建檔案館報送。
第八條 列入城建檔案館檔案接收范圍的工程,其竣工驗收應(yīng)當(dāng)有城建檔案館參加。
第九條 建設(shè)系統(tǒng)各專業(yè)管理部門形成的業(yè)務(wù)管理和業(yè)務(wù)技術(shù)檔案,凡具有永久保存價值的,在本單位保管使用一至五年后,按本規(guī)定全部向城建檔案館移交。有長期保存價值的檔案,由城建檔案館根據(jù)城市建設(shè)的需要選擇接收。
城市地下管線普查和補(bǔ)測補(bǔ)繪形成的地下管線檔案應(yīng)當(dāng)在普查、測繪結(jié)束后三個月內(nèi)接收進(jìn)館。
房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍檔案的管理,建設(shè)部另行規(guī)定。
第十條 經(jīng)省、自治區(qū)、直轄市人民政府同意收取的工程檔案保證金,應(yīng)當(dāng)納入城市財政專戶管理。其利息經(jīng)建設(shè)行政主管部門批準(zhǔn)報財政部門同意,用于城建檔案的保管和保護(hù)事業(yè)。建設(shè)單位按照規(guī)定向城市建設(shè)檔案館報送工程檔案資料后,工程檔案保證金全部退還。
第十一條 城建檔案館對接收的檔案應(yīng)當(dāng)及時登記、整理,編制檢索工具。做好檔案的保管、保護(hù)工作,對破損或者變質(zhì)的檔案應(yīng)當(dāng)及時搶救。特別重要的城建檔案應(yīng)當(dāng)采取有效措施,確保其安全無損。
城建檔案館應(yīng)當(dāng)積極開發(fā)檔案信息資源,并按照國家的有關(guān)規(guī)定,向社會提供服務(wù)。
第十二條 建設(shè)行政主管部門對在城建檔案工作中做出顯著成績的單位和個人,應(yīng)當(dāng)給予表彰和獎勵。
第十三條 違反本規(guī)定有下列行為之一的,由建設(shè)行政主管部門對直接負(fù)責(zé)的主管人員或者其他直接責(zé)任人員依法給予行政處分;構(gòu)成犯罪的,由司法機(jī)關(guān)依法追究刑事責(zé)任:
(一)無故延期或者不按照規(guī)定歸檔、報送的;
(二)涂改、偽造檔案的;
(三)檔案工作人員玩忽職守,造成檔案損失的。
第十四條 省、自治區(qū)、直轄市人民政府建設(shè)行政主管部門可以根據(jù)本規(guī)定制定實施細(xì)則。
第十五條 本規(guī)定由建設(shè)部負(fù)責(zé)解釋。
第十六條 本規(guī)定自1998年1月1日起施行。以前發(fā)布的有關(guān)規(guī)定與本規(guī)定不符的,按本規(guī)定執(zhí)行。
第9篇 醫(yī)院科研技術(shù)檔案管理規(guī)定
醫(yī)院科研技術(shù)檔案管理暫行規(guī)定
科研技術(shù)擋案是國家檔案和科研管理重要組成部分,是科技人員進(jìn)行科學(xué)實驗活動的真實記錄,是反映生產(chǎn)者成果系統(tǒng)性、完整性的歷史資料,是技術(shù)資源儲備形式,是進(jìn)行科研工作的依據(jù)和重要條件之一,為建立健全我院的科技檔案工作,充分發(fā)揮科技檔案在科研活動中的作用,根據(jù)上級有關(guān)部門發(fā)布的《科學(xué)技術(shù)檔案工作條例》及其相關(guān)文件精神,結(jié)合我院實際情況,特制定此暫行辦法。
一、科技檔案管理的內(nèi)容及范圍
凡是記錄和反映我院科技活動中形成的有一定保存價值的原始記錄及科技文件資料,均屬我院科技檔案管理范圍。
(一)科學(xué)研究方面:研究課題的歸檔材料包括:
1、研究計劃部分:包括任務(wù)書、開題報告,工作方案、協(xié)議書、合同經(jīng)費情況等;
2、原始記錄部分:包括實驗、調(diào)查、分析、測試形成的原始記錄本、圖紙、照片、錄像帶以及經(jīng)過歸納整理的數(shù)據(jù)等;
3、總結(jié)報告部分包括工作總結(jié)報告、階段工作報告、論文、專著、專題報告等;
4、鑒定及推廣應(yīng)用部分:包括開鑒定會的申請執(zhí)行、上級批文、鑒定書、成果評價意見、獲獎情況、推廣中的反饋信息及本課題有評價、建議性質(zhì)的來往文書等。
(二)科研發(fā)展規(guī)劃方面:全院性及各科室、研究室的科技長遠(yuǎn)發(fā)展規(guī)劃及年度規(guī)劃。
(三)科技儀器設(shè)備方面:購置用于科研的進(jìn)口、國產(chǎn)大型精密儀器隨機(jī)全套技術(shù)文件、圖紙及使用維修記錄等技術(shù)文件材料的復(fù)印件。
(四)其他方面:科研機(jī)構(gòu)設(shè)置,科研人員編制,考核及獎勵,技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范,科技規(guī)章制度,科技出版,技術(shù)引進(jìn),科技對外交流與合作,專業(yè)會議記錄,紀(jì)要,科研成就及經(jīng)驗總結(jié),各種科技統(tǒng)計報表等。
(五)科技人員個人業(yè)務(wù)檔案。
二、科技檔案的管理機(jī)構(gòu)與職責(zé)
科技檔案工作在院長的領(lǐng)導(dǎo)下,實行統(tǒng)一管理,科教科內(nèi)設(shè)科技檔案室,配備兼職干部,各科室均應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)組織督促本科室檔案的形成、收集、整理、立卷歸檔工作。
三、科技檔案的收集和管理:
科技檔案收集是將分散在各科室和科技人員手中的科技材料集中到科技檔案部門?？萍紭I(yè)務(wù)部門在一項科技活動結(jié)束或告一段落以后,將科技文件材料經(jīng)過科學(xué)的篩選和系統(tǒng)的整理,向科技檔案管理部門歸檔,科技檔案管理部門對歸檔材料經(jīng)認(rèn)真清點后辦理交接手續(xù),接收歸檔。
為建立有效的收集工作,保證收集工作的落實,要做到:
1、實行誰生產(chǎn)的科技文件材料就由誰負(fù)責(zé)立卷歸檔的原則,各有關(guān)科室應(yīng)將科技文件材料形成、積累、整理、立卷歸檔工作納入科技工作時,應(yīng)同時布置檢查科技檔案工作,并以此作為考核科技人員的業(yè)績依據(jù)之一。
2、各科室對每項科技成果鑒定、申請驗收時應(yīng)先將該科研成果的技術(shù)文件材料送科教科審查,沒有完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的科技檔案的成果項目,不算完成任務(wù),不予鑒定和驗收,不予申報成果。
3、在綞項科研工作開始進(jìn)行時,各有關(guān)科室及課題負(fù)責(zé)人必須指定專人收集、積累和保管本項目形成的科技文件材料,并提供使用。在課題結(jié)束后半個月內(nèi)整理、立卷歸檔,并附上情況說明。
由我院主持的科研協(xié)作項目應(yīng)將全部技術(shù)資料歸檔,參加的協(xié)作項目,只需將我院承擔(dān)部分的科技文件材料歸檔。院內(nèi)合作項目由主持單位統(tǒng)一收集整理歸檔。
4、凡檔案的科技文件材料,紙質(zhì)要好,規(guī)格統(tǒng)一、字跡工整。
第10篇 學(xué)院學(xué)校安全檔案管理規(guī)定
學(xué)院(學(xué)校)安全檔案管理規(guī)定
第一章總則
第一條 為了加強(qiáng)對安全檔案的管理、收集和整理工作,有效地利用和保護(hù)檔案,為學(xué)校安全及各項工作的順利開展服務(wù),根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實施辦法》、《邯鄲學(xué)院檔案管理辦法》及有關(guān)法律法規(guī),制定本規(guī)定。
第二條 本規(guī)定所稱的安全檔案是指我院安全部門過去和現(xiàn)在在從事日常的治安、戶籍、政保、安防、消防、穩(wěn)定及綜合治理等工作中形成的對學(xué)校安全及其他各項工作有保存價值的各種文字、數(shù)據(jù)、圖表、聲像、實物等不同形式的歷史記錄。
第三條 保衛(wèi)處工作人員有保護(hù)安全檔案的義務(wù)
第四條 安全檔案管理堅持依法治檔、統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理、專人負(fù)責(zé)的原則,共同保護(hù)檔案的完整與安全,為處室及學(xué)校工作服務(wù)。
第五條 安全檔案管理工作接受檔案管理部門的監(jiān)督和指導(dǎo)。
第二章管理部門及職責(zé)
第六條 安全檔案的管理由保衛(wèi)處領(lǐng)導(dǎo)班子統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)。領(lǐng)導(dǎo)班子依法管理本單位檔案,明確管理檔案的部門和人員,增強(qiáng)職工檔案意識,創(chuàng)造條件提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平,確保檔案完整、準(zhǔn)確和安全。
第七條 辦公室統(tǒng)籌規(guī)劃本單位的檔案管理工作,具體職責(zé)為:
(一) 貫徹執(zhí)行學(xué)院檔案工作的各項政策、規(guī)定;
(二) 在本單位領(lǐng)導(dǎo)和學(xué)院檔案室的指導(dǎo)下,實施學(xué)校檔案工作計劃、規(guī)劃;
(三) 根據(jù)《檔案法》及有關(guān)法律、法規(guī),制定本單位文件材料歸及檔案保管、利用、銷毀和移交等有關(guān)規(guī)章制度;
(四) 負(fù)責(zé)本單位在工作中形成的文件材料、聲像材料、實物資料的收集、積累、整理、立卷和向?qū)W院綜合檔案室移交檔案等工作;
(五) 參與本單位檔案史料的整理和編研工作;
第八條 各科、室、隊指定專人具體負(fù)責(zé)檔案管理工作,管理人員應(yīng)堅持四項基本原則,認(rèn)真執(zhí)行黨和國家有關(guān)政策和學(xué)校有關(guān)規(guī)章制度,嚴(yán)守紀(jì)律,保守秘密,忠于職守,具備檔案專業(yè)知識和相關(guān)的科學(xué)文化知識,認(rèn)真參加學(xué)校及其他相關(guān)部門的業(yè)務(wù)培訓(xùn),不斷提高檔案業(yè)務(wù)能力和管理水平。
第九條保衛(wèi)處各部門定期向保衛(wèi)處辦公室移交檔案。
第三章檔案的管理
第十條 檔案的收集:
(一)屬處辦公室保管的檔案由辦公室負(fù)責(zé)收集,本學(xué)年初立上一學(xué)年的卷,預(yù)立本學(xué)年的卷。
(二)重大事件、臨時性工作在工作結(jié)束后十日收集立卷。
第十一條 檔案的整理:
要以事件特征為依據(jù)進(jìn)行分類,特征相同的為一類,根據(jù)分類和時間整理歸檔。文件材料整理要符合規(guī)范。
第十二條 檔案的立卷:
(一)根據(jù)有關(guān)規(guī)定和案卷的價值分為永久、長期、短期;
第十三條 檔案的保存:
按照保存年限和保密級別保存,并編制檢索工具,編輯檔案參考資料,保存的文件書寫和載體材料須能耐久保存。
第十四條 檔案的借閱:
(一)因工作需要借閱檔案的,應(yīng)填好檔案查閱單,并現(xiàn)場借閱,不得隨意帶出辦公室。
(二)確因工作需要外帶,需辦理外借手續(xù),經(jīng)辦公室核準(zhǔn)后,方可帶出,用畢即歸還。
(三)借閱絕密文件要經(jīng)處室領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。使用人對借閱檔案必須妥善保管,不得私自復(fù)制、調(diào)換、涂改、污損、劃線等,更不能隨意亂放,以免遺失。
第十五條檔案的銷毀:
須報學(xué)校有關(guān)部門及處領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),銷毀時應(yīng)有兩人以上負(fù)責(zé)臨銷,并做好記錄。
第十六條 檔案的備份:
處室所有有價值的文件、安全紀(jì)錄等必須備份。備份與源文件分開保存。
第十七條 檔案的移交:按照《邯鄲學(xué)院檔案管理辦法》定期向?qū)W院綜合檔案室移交整理好的檔案。
第四章檔案管理的范圍和內(nèi)容
第十八條 根據(jù)《檔案法》和《邯鄲學(xué)院檔案管理辦法》,安全檔案歸檔的范圍包括安全基本情況和安全管理情況。
安全基本情況應(yīng)包括以下內(nèi)容:
(一)年度安全工作計劃、部署,各種安全文件資料。
(二)單位基本概況,重點部位情況。
(三)安全責(zé)任人、管理人、安全員崗位職責(zé)。
(四)各種安全制度。
(五)各種安全設(shè)施、器材情況。
(六)其他與安全有關(guān)的情況。
安全管理情況應(yīng)包括以下內(nèi)容:
(一)安全設(shè)施、器材定期檢查記錄,維修保養(yǎng)的記錄。
(二)安全隱患及其整改情況的記錄。
(三)安全宣傳教育培訓(xùn)記錄。
(五)安全情況、事件、事故及處理記錄。
(六)獎懲情況記錄。
(七)其他有關(guān)安全管理的情況。
第五章 責(zé)任追究
第一十九條 有下列行為之一的,依照有關(guān)法律、法規(guī)及規(guī)章給予行政紀(jì)律處分,直至追究法律責(zé)任。
(一)毀損、丟失或擅自銷毀安全檔案的;
(二)擅自向外界提供、抄摘安全檔案的;
(三)涂改、偽造安全檔案的;
(四)未及時上報歸檔或檔案管理不善的;
(五)未按手續(xù)借閱、外帶檔案的。
第六章附則
第二十條 本規(guī)定解釋權(quán)歸保衛(wèi)處。
第11篇 總公司檔案管理辦法規(guī)定
總公司檔案管理辦法
總公司檔案管理暫行規(guī)定
第一章總則
第一條為加強(qiáng)公司檔案管理,提高檔案利用效率,根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實施辦法》、《企業(yè)檔案管理規(guī)定》,結(jié)合企業(yè)實際,制定本規(guī)定。
第二章 檔案管理
第二條公司檔案實行集中與分級管理相結(jié)合的原則,檔案室在總經(jīng)理辦公室領(lǐng)導(dǎo)下,負(fù)責(zé)全公司主體檔案的管理,并對部門及所屬單位檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。
第三條檔案室履行下列職責(zé):
(一)貫徹執(zhí)行《檔案法》等有關(guān)法律、法規(guī)和方針政策,制定本企業(yè)文件材料歸檔和檔案保管、利用、鑒定、銷毀、移交等有關(guān)規(guī)章制度;
(二)統(tǒng)籌規(guī)劃并負(fù)責(zé)本企業(yè)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用工作;
(三)指導(dǎo)各部門和所屬單位文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作;
(四)監(jiān)督、指導(dǎo)本企業(yè)所屬機(jī)構(gòu)的檔案工作。
第四條各部門確定人員負(fù)責(zé)歸檔文件材料的收集和整理,按各種檔案歸檔時間定期交檔案室集中管理。
第五條檔案工作人員應(yīng)當(dāng)忠于職守,遵紀(jì)守法,具有相應(yīng)的檔案專業(yè)知識和業(yè)務(wù)能力。
第三章 檔案的歸檔
第六條 歸檔的范圍是公司在籌備、成立、經(jīng)營、管理及產(chǎn)權(quán)變動過程中形成的具有保存價值的文件材料。
一、本企業(yè)內(nèi)部形成的文件材料;
二、本企業(yè)所屬單位和派出機(jī)構(gòu)(包括境外機(jī)構(gòu))應(yīng)報本企業(yè)的文件材料;
三、本企業(yè)引進(jìn)項目、外購設(shè)備等帶來的文件材料;
四、本企業(yè)投資的全資、控股、參股企業(yè)應(yīng)向本企業(yè)提交的文件材料;
五、本企業(yè)參與的合作項目,合作單位按要求應(yīng)向本企業(yè)提交的文件材料;
六、本單位執(zhí)行、辦理的外來文件材料。
第七條 歸檔的時間:
一、管理性文件材料一般應(yīng)在辦理完畢后的第二年上半年歸檔。
二、工業(yè)企業(yè)產(chǎn)品、非工業(yè)企業(yè)業(yè)務(wù)項目、科研課題、基建項目文件材料在其項目鑒定、竣工后或財務(wù)決算后三個月內(nèi)歸檔,周期長的可分階段、單項歸檔。
三、外購設(shè)備儀器或引進(jìn)項目的文件材料在開箱驗收或接收后即時登記,安裝調(diào)試后歸檔。
四、企業(yè)職工外出參加公務(wù)活動形成的文件材料應(yīng)在活動結(jié)束后及時歸檔。
五、會計文件材料在會計年度終了后由會計部門整理歸檔,保管一年后向檔案部門移交。
六、電子文件邏輯歸檔實時進(jìn)行,物理歸檔應(yīng)與紙質(zhì)文件歸檔時間一致。
七、磁帶、照片及底片、膠片、實物等形式的文件材料應(yīng)在工作結(jié)束后及時歸檔。
第八條下列文件材料應(yīng)隨時歸檔:
一、變更、修改、補(bǔ)充的文件材料;
二、企業(yè)內(nèi)部機(jī)構(gòu)變動和職工調(diào)動、離崗時留在部門或個人手中的文件材料;
三、企業(yè)產(chǎn)權(quán)變動過程中形成的文件材料;
四、其他臨時活動中形成的文件材料。
第四章 檔案的鑒定
第九條每年應(yīng)對檔案進(jìn)行一次清理,從檔案的內(nèi)容、來源、時間、可靠程度、名稱等方面鑒別,確定各類檔案的保管期限(文書、財務(wù)、科技檔案見具體辦法附表)。
公司檔案保管期限分永久、長期、短期三種。介于兩種保管期限的,保管期限從長。
第五章 檔案的銷毀
第十條檔案銷毀的具體工作由檔案室管理室承辦,對已失效的檔案,認(rèn)真鑒定,編制銷毀清冊,立卷歸檔,永久保存。
第十一條 送交檔案形成部門(分公司)對擬銷毀案卷的清冊進(jìn)行初審,經(jīng)處(分公司)級負(fù)責(zé)人簽字同意后,連同銷毀檔案的書面報告送總經(jīng)理簽字批準(zhǔn)。
第十二條 銷毀時要有檔案人員二人以上,并由主管部門派人監(jiān)銷,共同在銷毀清冊上簽字。
第六章 檔案的保密安全
第十三條 檔案管理人員和借閱檔案人員必須嚴(yán)格遵守國家保密法及公司各項保密制度,認(rèn)真做好保密工作。
檔案管理人員,必須嚴(yán)格執(zhí)行檔案查閱借閱制度;履行借閱登記手續(xù),認(rèn)真審查審批權(quán)限是否符合規(guī)定的要求。
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總公司檔案管理辦法
第十四條 借出的檔案材料務(wù)必定期歸還。借出使用期間,不許轉(zhuǎn)借他人,不許帶入公共場所。
第十五條 任何人不許將檔案內(nèi)容泄露給無關(guān)人員,如有泄露和公布檔案內(nèi)容者,應(yīng)視情節(jié)輕重,按《檔案法》要求嚴(yán)肅處理。
第十六條 檔案管理人員向借閱檔案者提供、出具有關(guān)證明時,一定要以檔案材料原始記載為依據(jù),不得弄虛作假出假證;涉及企業(yè)機(jī)密的檔案材料,必須經(jīng)總經(jīng)理同意后再作決定,嚴(yán)防泄密。
第十七條 檔案室禁止吸煙,嚴(yán)禁將易燃易爆物品和私人物品帶入庫房, 明顯處要有安全防火設(shè)備。
第十八條 非檔案管理人員,未經(jīng)批準(zhǔn)不準(zhǔn)進(jìn)入。
第十九條 檔案人員下班必須對檔案室進(jìn)行檢查,鎖好門窗、檔案柜,切斷電源后方可離開。
第七章 檔案的利用
第二十條 凡需利用檔案者,均須填寫文件查閱單,依據(jù)調(diào)閱權(quán)限和檔案密級,經(jīng)各級領(lǐng)導(dǎo)簽批后方能憑單閱檔。
第二十一條 案卷一般僅供在檔案室閱看,利用檔案人員必須愛護(hù)檔案,不得涂改、損壞、私自抄錄、復(fù)印、圈點、批注等。
第二十二條 查閱文書、人事、財務(wù)、科技檔案,分別由總經(jīng)理辦公室、人事、黨委、財務(wù)、技術(shù)、設(shè)計等主管部門負(fù)責(zé)人簽批。抄摘檔案內(nèi)容,須主管部門同意才能帶出檔案室。如需復(fù)印檔案資料,應(yīng)有主管部門批準(zhǔn)并在查閱單中注明復(fù)印內(nèi)容,由總經(jīng)理辦公室安排。
第二十三條 本單位借閱檔案應(yīng)由本部門負(fù)責(zé)人簽字,外單位借閱檔案,應(yīng)持有單位介紹信,主管部門簽署意見后,經(jīng)總公司主管領(lǐng)導(dǎo)或總經(jīng)理、黨委書記批準(zhǔn)。
第二十四條 借閱期限不得超過15天,到期歸還;如需再借,應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。
第二十五條 借閱檔案應(yīng)嚴(yán)格履行手續(xù),辦理借閱登記,當(dāng)面點交清楚。歸還時嚴(yán)格檢查,并在借用登記予以注銷。借閱者要愛護(hù)檔案,確保檔案的完整性,不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散或損毀。借閱檔案交還時,須當(dāng)面查看清楚,如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞,應(yīng)及時報告主管領(lǐng)導(dǎo)。
第二十六條 檔案管理人員對查閱借閱檔案及歸還檔案,均應(yīng)在檔案查閱登記薄上進(jìn)行登記;對重大或重要項目的查閱,要做好利用效果的反饋工作。
第八章 附則
第二十七條 總公司制定的其他專項檔案管理辦法及保管期限,為本規(guī)定的補(bǔ)充。
第二十八條 本規(guī)定從印發(fā)
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第12篇 公司人事檔案管理規(guī)定
公司關(guān)于人事檔案管理的暫行規(guī)定
一、為了加強(qiáng)員工的人事檔案的管理,保護(hù)好企業(yè)與員工的利益,按照國家對人事檔案管理的有關(guān)規(guī)定,制定本暫行規(guī)定。
二、經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),凡有城鎮(zhèn)居民戶口,已建立個人檔案關(guān)系的人員,與公司簽定了一年以上的勞動合同,一般員工可在試用期滿后,可將個人的人事檔案轉(zhuǎn)移到公司。并與公司簽定好檔案保存協(xié)議。
三、公司負(fù)責(zé)按人事檔案管理的要求,分類歸檔、整理。并保證客觀公正反映員工在公司工作期間的真實記載。
四、除公司特批外,員工的檔案可存放在社會人事服務(wù)的中介機(jī)構(gòu)。除此之外,凡符合上述要求,目前個人檔案仍在社會人事服務(wù)的中介機(jī)構(gòu)存放檔案的員工,在公司已報銷個人檔案保存費的保存期滿后,一律將個人檔案轉(zhuǎn)往公司。拒不轉(zhuǎn)移的,公司不再報銷其個人的檔案保存費。
五、因開除、辭退、除名,長期出國逾期不歸、就勞動合同的提前終止或解除達(dá)不成一致意見、接到公司不續(xù)簽勞動合同書面通知,不做書面答復(fù),擅離崗位、或被依法追究刑事責(zé)任的員工,公司有權(quán)按照規(guī)定,將其檔案關(guān)系轉(zhuǎn)往個人所在地的街道勞動部門。
六、員工給公司造成經(jīng)濟(jì)損失,或者出現(xiàn)按勞動合同約定應(yīng)對公司作出經(jīng)濟(jì)賠償?shù)臈l款,按勞動合同雙方約定的條款處理。公司不應(yīng)扣留乙方的人事檔案。
七、年終對于被公司授予的獎勵和評選的優(yōu)秀工作者,經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),將具體事跡和獎勵的內(nèi)容,填寫好在相應(yīng)的表格內(nèi),進(jìn)入個人檔案,以資鼓勵。
八、因個人原因,提出出國學(xué)習(xí)、留學(xué)和三個月以上的探親,公司不負(fù)責(zé)辦理出國的有關(guān)手續(xù)。在提前解除勞動合同后,必需將個人檔案轉(zhuǎn)出公司。
九、非工作原因,公司不辦理員工的各類出境的手續(xù)證明和邊境通行證,特別是私人護(hù)照的辦理。情況特殊的,必需經(jīng)公司人事部門審核,報公司領(lǐng)導(dǎo)特別批準(zhǔn)。
十、本規(guī)定經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)后執(zhí)行,本規(guī)定由公司人事負(fù)責(zé)的解釋。
