地產(chǎn)公司文件管理規(guī)定
地產(chǎn)有限公司文件管理規(guī)定
為使我司的文件管理更加規(guī)范化,制度化,科學(xué)化,在行政管理過(guò)程中,形成具有法定效力和規(guī)范體式的文書(shū),特制定本管理規(guī)定。
一、文件處理
1、發(fā)文程序
1)發(fā)文程序是指以本公司名義制發(fā)文件的過(guò)程,包括:草擬、擬辦、審批、簽發(fā)、用印、登記、下發(fā)。
2)公司各部門(mén)草擬的文件,要求情況確實(shí),觀點(diǎn)明確,表述準(zhǔn)確,結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn),條理清楚,直述不曲,字詞規(guī)范,標(biāo)點(diǎn)正確,篇幅力求簡(jiǎn)短。
2)草擬文件部門(mén),對(duì)涉及其他部門(mén)職權(quán)范圍內(nèi)的事項(xiàng),應(yīng)先協(xié)商取得一致意見(jiàn)后方可行文。
4)草擬文件部門(mén)按照公司文件格式排版、字號(hào)進(jìn)行打印,經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)復(fù)核后,送行政部做文件處理。
5)行政部秘書(shū)將草擬文件登記編號(hào),送交行政副總提出擬辦意見(jiàn),由公司總經(jīng)理審批。
6)對(duì)審批后的文件由行政秘書(shū)負(fù)責(zé)簽發(fā)、用印、下發(fā)。
2、收文程序
1)凡外來(lái)公文信件由行政部統(tǒng)一收拆(親收件除外)由秘書(shū)進(jìn)行編號(hào)、登記。收文登記當(dāng)日送公司行政部副總提出擬辦意見(jiàn),并送公司總經(jīng)理批示。
2)根據(jù)公司領(lǐng)導(dǎo)批示,由行政秘書(shū)及時(shí)送有關(guān)部門(mén)閱辦,急件隨到隨辦,不可過(guò)夜。
3)承辦部門(mén)收到交辦公文后應(yīng)當(dāng)及時(shí)辦理,不得延誤、推諉,對(duì)不屬本部門(mén)及職權(quán)范圍辦理的文件,應(yīng)及時(shí)退回行政部門(mén)并說(shuō)明理由。
4)行政秘書(shū)對(duì)收文負(fù)責(zé)跟蹤催辦。
二、文件歸檔
1、處理完的外來(lái)文件及本公司文件,應(yīng)按規(guī)定及時(shí)整理、歸檔,加強(qiáng)保管。檔案分為文書(shū)檔案、工程技術(shù)檔案、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、實(shí)物檔案等五類(lèi)。(詳見(jiàn)公司檔案分類(lèi)表)
2、公司各部門(mén)文檔,由專(zhuān)人負(fù)責(zé)管理,按類(lèi)別存放,第二年一月經(jīng)檢查齊全后,整理立卷歸檔,要求在二月底以前全部裝訂完畢。
3、公司行政部是檔案管理工作的主管部門(mén),負(fù)責(zé)定期培訓(xùn)監(jiān)督。檢查各部門(mén)的檔案管理情況,發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)解決。
4、各部門(mén)負(fù)責(zé)檔案的專(zhuān)管員必須做到:
1)借閱檔案必須履行登記手續(xù),借期不得超過(guò)兩周,到期必須返回,屬實(shí)需要,辦理續(xù)借手續(xù)。
2)做好保密工作,發(fā)現(xiàn)檔案丟失或出現(xiàn)文件泄密時(shí),及時(shí)上報(bào),不得隱瞞,對(duì)玩忽職守造成損失泄密的嚴(yán)肅處理。對(duì)視情節(jié)追究法律責(zé)任。
5、根據(jù)檔案材料保管期限和效用,定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定,對(duì)己失去作用和保存價(jià)值時(shí)效的檔案要進(jìn)行銷(xiāo)毀。
6、檔案銷(xiāo)毀必須經(jīng)公司負(fù)責(zé)人審批后方可進(jìn)行,銷(xiāo)毀檔案應(yīng)由兩人監(jiān)銷(xiāo),并在銷(xiāo)毀冊(cè)上簽字,銷(xiāo)毀冊(cè)應(yīng)存檔。
三、文件格式
1、公司文件中各組成部分的標(biāo)識(shí)、規(guī)格見(jiàn)附表。
2、文件用紙一般采用國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)a4型,左側(cè)位裝訂處。
3、文字號(hào):標(biāo)題二號(hào),正文四號(hào);字體:宋體;
排版:上邊距3cm,下邊距2cm,左邊距4cm,右邊距3cm;每頁(yè)22行,每行28個(gè)字;張貼的文件用紙大小根據(jù)實(shí)際需要確定。
四、本規(guī)定自下發(fā)之日起執(zhí)行。
五、本規(guī)定由行政部負(fù)責(zé)解釋。
