地產(chǎn)公司印信使用管理規(guī)定
地產(chǎn)有限公司印信使用管理規(guī)定
為了規(guī)范公司印信的使用程序,明確印信的管理與使用責(zé)任,避免誤用印信給公司造成經(jīng)濟(jì)損失和法律責(zé)任,特制訂本管理規(guī)定:
一、印章的使用與管理
1、公司印章的種類及保管
公司的公章及合同章由公司指派行政部專人負(fù)責(zé)保管使用;財(cái)務(wù)專用章、法定代表人章以及收款專用章由財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)保管使用;所屬公司的印章由所屬公司負(fù)責(zé)保管使用;公司各部門不設(shè)部門專用章。
2、使用印章的審批程序
a、凡需加蓋公司公章時,先填寫《用印審批表》,經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、主管經(jīng)理、總經(jīng)理批準(zhǔn)簽字后,持《用印申請表》或經(jīng)總經(jīng)理簽批的文件到行政部辦理蓋章手續(xù)。
b、加蓋合同印章時,憑借總經(jīng)理簽批后的《合同會簽單》到行政部辦理蓋章手續(xù)。
c、公司公章、合同章原則上不得拿離公司使用,如有極特殊情況,必須拿離公司時,須填寫《印章離司申請表》,經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)簽字后,在公司其他人陪同下方可將印章拿離公司使用。
d、公司其它印章的使用程序按照印章保管部門制定的使用規(guī)定執(zhí)行。
3、印章保管人的工作要求
a、所有需要加蓋印章的文件,只有見到總經(jīng)理簽字后方可加蓋,若因總經(jīng)理外出而無法履行審批程序時,只有取得口頭同意后,方可加蓋印章,并要在事后補(bǔ)簽《用印審批表》。
b、印章保管人對沒有公司總經(jīng)理簽字的用印申請,有權(quán)予以拒絕加蓋印章。
c、印章保管人不得委托他人代辦蓋印。不準(zhǔn)在空自信件上蓋印,不準(zhǔn)沒經(jīng)批準(zhǔn)加蓋印章。
d、凡在落款處加蓋印章時,必須騎年蓋月。
e、與外單位的合同、協(xié)議等文件,篇幅超過兩頁者,要加蓋'騎縫章'。
f、印章保管人應(yīng)做好印章的保管工作,平日隨用隨鎖,假日加封,嚴(yán)防私用、盜蓋用公章,如因保管人工作失職,給公司造成損失和不良影響的,公司將追究其行政責(zé)任和經(jīng)濟(jì)責(zé)任。
g、印章保管人需對《用印審批表》進(jìn)行登記,編號及存檔。
4、其它
a、加蓋印章的文字材料的行文。格式必須符合有關(guān)規(guī)定要求。
b、新使用印章在啟用前,應(yīng)將啟用時間、印章式樣通知公司有關(guān)部門。
c、當(dāng)印章報(bào)廢,停止使用時,應(yīng)將原件及時上交公司,并向有關(guān)部門及時通報(bào),說明原因,標(biāo)明停用印模,停用時間。公司須及時收回廢用印章,銷毀或歸檔封存。
d、印章遺失時,除要立即報(bào)告公司領(lǐng)導(dǎo)和公安機(jī)關(guān)備案外,還應(yīng)依法公告作廢。
e、公司各類印章的刻制、變更,必須報(bào)公司董事會批準(zhǔn)后方可辦理。
二、介紹信的使用與管理
1、介紹信的印刷
a、公司介紹信由行政部負(fù)責(zé)印刷。
b、印制的介紹信,應(yīng)按照公司vi下冊所確定的統(tǒng)一格式設(shè)計(jì),經(jīng)公司經(jīng)理會審核備案后,可以安排印刷、使用。
2、介紹信僅為本公司員工外出開展業(yè)務(wù)時證明本企業(yè)員工身份和擬辦業(yè)務(wù)時使用,不可以作為其它事項(xiàng)的證明材料。
3、介紹信的保管和使用
a、介紹信由公司行政部設(shè)專人保管,實(shí)行使用審批制度。
b、公司各部門及所屬公司員工到政府機(jī)關(guān)。協(xié)作單位開展企業(yè)經(jīng)營范圍內(nèi)的工作業(yè)務(wù)時,經(jīng)過所在部門負(fù)責(zé)人和主管經(jīng)理簽字同意后,憑《介紹信使用審批單》,到公司行政部開具介紹信。
介紹信使用審批單與介紹信存根一起存檔。
c、介紹信使用審批單上應(yīng)寫明對方單位名稱,本單位外出人員姓名、人數(shù)。具體業(yè)務(wù)內(nèi)容和介紹信有效期限。
d、使用介紹信要蓋兩處公章,一處蓋在介紹信存根連接線上,一處蓋在落款上。
三、本規(guī)定由公司行政部負(fù)責(zé)解釋。
四、本規(guī)定自下發(fā)之日起實(shí)施。
