z地產(chǎn)公司物管技術(shù)管理規(guī)定
地產(chǎn)公司物管技術(shù)管理規(guī)定
第一節(jié) 概述
第一條 物管技術(shù)部是z投資(南京)有限公司(以下簡稱投資公司)為加強南京z物業(yè)管理有限公司(以下簡稱物業(yè)公司)工程、園林維保及養(yǎng)護力量,專門設(shè)立的負責技術(shù)支持、專業(yè)管理及技術(shù)監(jiān)督的職能部門。物業(yè)公司維修及綠化部在按制度履行日常工作職責中,如遇到疑難問題報物管技術(shù)部協(xié)調(diào)解決。
第二條 物管技術(shù)部負責與投資公司相關(guān)部門或協(xié)作單位的工作協(xié)調(diào);參與新開項目的設(shè)備系統(tǒng)及園林工程的方案論證、前期介入等工作。
第三條 物管技術(shù)部下設(shè)專業(yè)維修隊專門解決房屋局部開裂、空鼓、滲漏及與土建有關(guān)的水電維修等零星工作。具體管理操作辦法詳見《專業(yè)維修隊管理辦法》。
第二節(jié) 物管技術(shù)部工作職能
第四條 負責物業(yè)公司各管理處所有土建維修、配套設(shè)備系統(tǒng)維護指導及園林景觀等方面的技術(shù)管理工作,確保設(shè)備正常運行及園林景觀效果的整體把握、控制。
第五條 負責協(xié)助物業(yè)公司各管理處簽訂設(shè)備有償維保合同,指導各管理處維修部所有設(shè)備維保計劃的制定及維保工作實施情況的巡查、監(jiān)督及業(yè)務培訓。
第六條 負責各管理處園林景觀、小品、綠化養(yǎng)護工作實施情況的巡查、監(jiān)督、及業(yè)務培訓。
第七條 參與物業(yè)公司各管理處維修部、綠化部主管的工作考核并參與所有維修、綠化人員的招聘工作。
第八條 負責與投資公司各部門及相關(guān)協(xié)作單位的工作協(xié)調(diào)。
第九條 參與投資公司新開項目的設(shè)備系統(tǒng)、園林工程的方案確定及工程前期介入工作。
第十條 參與投資公司相關(guān)合同中有關(guān)保修條款的擬訂,確定設(shè)備、工程、園林、裝修等尾款的支付。
第三節(jié) 外部合作支援體系
第十一條 電氣:借助工程施工及管理與智能化公司、電梯安裝、維修等單位在保修期結(jié)束后簽訂有償維修協(xié)議及配電房代管協(xié)議――資料員歸檔。
第十二條 水暖:借助工程施工及管理與純凈水施工單位、自來水公司、煤氣公司、空調(diào)、鍋爐施工及維修公司等多家單位,在保修期結(jié)束后簽訂有償維修協(xié)議→資料員歸檔。
第十三條 園林:借助園林工程施工與管理經(jīng)驗與園林施工單位、植保所、高校,建立長期的技術(shù)聯(lián)系,必要時在養(yǎng)護期結(jié)束后簽訂部分珍貴草坪及苗木的有償養(yǎng)護協(xié)議→資料員歸檔。
第四節(jié) 巡檢、巡查制度
第十四條 各工程師制定每月工作計劃→部門經(jīng)理簽字→報公司。
第十五條 根據(jù)各設(shè)備運行維護周期,維修部安排設(shè)備維護,相應專業(yè)工程師按照《物業(yè)公司維修部設(shè)備管理制度及規(guī)程》,抽查并解決維護過程中出現(xiàn)的具體疑難技術(shù)問題。
第十六條 公共設(shè)備定期外協(xié)保養(yǎng)→專業(yè)工程師協(xié)調(diào)落實→維修部具體處理及跟進→對應工程師跟蹤抽查。
第十七條 日常運行設(shè)備巡查每月一次→專業(yè)工程師抽查維修部日、周檢表及設(shè)備運行狀況,填寫月檢記錄并報經(jīng)理簽字→資料員歸檔。
第十八條 特殊情況下設(shè)備運行異常(維修責任人匯報或?qū)I(yè)工程師在例行巡檢發(fā)現(xiàn)投資及物業(yè)公司內(nèi)部無法解決)專業(yè)工程師立即電話通知相應協(xié)作單位(事后補發(fā)物管聯(lián)系單或工作指令單)并向經(jīng)理匯報→借助外部支援→反饋處理結(jié)果→專業(yè)工程師確認簽字→經(jīng)理簽字→資料員歸檔備案。
第十九條 園林工程師根據(jù)《物業(yè)綠化部綠化管理制度及規(guī)程》,按照園林景觀苗木生長特性、養(yǎng)護要求及病蟲害預防措施,檢查并解決園林苗木養(yǎng)護過程中出現(xiàn)的具體疑難技術(shù)問題。
第五節(jié) 突發(fā)事故處理流程
第二十條 維修責任人→報物業(yè)維修部處理(疑難問題同時報相應專業(yè)工程師)→反饋處理結(jié)果并填寫事故單→專業(yè)工程師確認簽字(事后補發(fā)物管聯(lián)系單或工作指令單)→經(jīng)理簽字→資料員歸檔。
第二十一條 維修責任人→報物業(yè)維修部處理(疑難問題同時報相應專業(yè)工程師)分析發(fā)現(xiàn)投資及物業(yè)公司內(nèi)部無法解決→專業(yè)工程師立即電話報告經(jīng)理→借助外部支援→反饋處理結(jié)果并填寫事故單→專業(yè)工程師確認簽字(事后補發(fā)物管聯(lián)系單或工作指令單)→經(jīng)理簽字→報公司同時資料員歸檔。
第六節(jié) 土建報修程序
第二十二條 專業(yè)維修隊原所在施工單位施工的工程(保修期內(nèi)):
物業(yè)客服接報→維修部現(xiàn)場查看(疑難問題土建工程師現(xiàn)場查看同時報部門經(jīng)理)→確定維修方案→協(xié)調(diào)安排專業(yè)維修隊處理→住戶、維修隊及物業(yè)責任人簽字( 重大問題留備份并經(jīng)土建工程師、經(jīng)理簽字,資料員歸檔)。
第二十三條 非專業(yè)維修隊原所在施工單位施工的工程(保修期內(nèi)):
物業(yè)客服接報→維修部現(xiàn)場查看(疑難問題土建工程師現(xiàn)場查看并報部門經(jīng)理,費用大的維修土建工程師需通知原施工隊到場)→確定維修方案→協(xié)調(diào)安排專業(yè)維修隊處理→住戶、維修隊及物業(yè)責任人簽字(重大問題留備份并經(jīng)土建工程師、經(jīng)理簽字,資料員歸檔)→完成三級簽證并注明原施工單位名稱。
第二十四條 工程整改量較大的項目(保修期內(nèi)):
專業(yè)工程師現(xiàn)場了解發(fā)文→協(xié)調(diào)安排專業(yè)維修隊或安排海門公司加派人員處理→維修部按要求跟蹤檢查→反饋處理結(jié)果→土建工程師簽字→經(jīng)理簽字→資料員歸檔。非專業(yè)維修隊原所屬的土建工程隊施工的工程,需完成三級簽證并注明原施工單位名稱。
第二十五條 過保修期工程(結(jié)構(gòu)問題,根據(jù)建設(shè)部法規(guī)另行處理):
物業(yè)客服接報→維修部現(xiàn)場查看(疑難問題土建工程師現(xiàn)場查看并報部門經(jīng)理)→確定維修方案并通過客服協(xié)調(diào)、商定維修價格→土建工程師根據(jù)工程量大小確定是否發(fā)文→協(xié)調(diào)安排專業(yè)維修隊處理→反饋處理結(jié)果(住戶、維修隊及物業(yè)責任人簽字) →如屬投資公司支付費用的需完成三級簽證。
第七節(jié) 崗位培訓
第二十六條 工程交接前:與工程及物業(yè)協(xié)調(diào),有組織有計劃安排維修人員跟蹤施工過程、了解設(shè)備區(qū)位、工程的組織安排、設(shè)備安裝工藝流程、設(shè)備調(diào)試運行及簡單操作過程,對設(shè)備有一個最基本最感性的認識。
第二十七條 工程交接時:接相關(guān)部門工程聯(lián)系單→專業(yè)工程師發(fā)文→經(jīng)理簽字→專業(yè)工程師全程配合相關(guān)部門、協(xié)調(diào)相應的維修主管,組織物業(yè)維修人員培訓→考核、考試、檢驗、反饋培訓結(jié)果→達到能處理日常問題的能力。
第二十八條 物業(yè)接手后:為確保小區(qū)設(shè)備正常運作和小區(qū)景觀環(huán)境的美觀,專業(yè)工程師安排每年2~6次設(shè)備全系統(tǒng)培訓、2~6次綠化人員培訓、2~4次土建專業(yè)技術(shù)、
建筑通病的處理和預防培訓,采用外培和內(nèi)培、理論和實際相結(jié)合的模式,并在每期的培訓結(jié)束后安排考核,檢查培訓結(jié)果。不定期的安排考核物業(yè)維修、綠化人員實際使用和處理問題的技能。
第八節(jié) 工程合同參與及有償維保協(xié)議制定
第二十九條 參與并提出工程合同中有關(guān)園林景觀效果、苗木養(yǎng)護,設(shè)備系統(tǒng)中設(shè)備保修條款的技術(shù)要求。提出維保期維修、養(yǎng)護的具體時間要求。
第三十條 參與并確定合同中有關(guān)綠化養(yǎng)護、設(shè)備的保修期限和設(shè)備維修責任的鑒認及維修費用的確定。
第三十一條 審核保修期限,負責工程、裝修、園林及設(shè)備尾款支付的確認。在設(shè)備保修期結(jié)束前與管理處、維保方共同簽訂有償維護合同,物管技術(shù)部負責技術(shù)把關(guān),具體維保費用由物管技術(shù)部安排協(xié)調(diào)管理處與維保方共同商定。一旦保修結(jié)束,有償維保合同即刻生效,避免維護脫節(jié)。
第九節(jié) 工作簽證及尾款支付
第三十二條 經(jīng)濟簽證:
(一) 屬投資公司支付費用的簽證,由物業(yè)管理處維修及綠化主管和物管技術(shù)部專業(yè)工程師,部門經(jīng)理三級簽證,除簽總工作量外,一般不得直接簽認款項但需明確簽證,清楚計算工作量。
5000元以下由物業(yè)管理處維修(綠化)主管、物管技術(shù)部專業(yè)工程師、部門經(jīng)理簽認;
5000――10000元除上述人員簽認外需報物業(yè)主管副總簽認;
10000元以上需報投資公司總經(jīng)理批準。
(二) 屬施工單位之間相互支付費用的簽證,由物業(yè)管理處維修(綠化)主管和物管技術(shù)部專業(yè)工程師,部門經(jīng)理三級簽證,除簽總工作量外,一般不得直接簽認款項,但需明確簽證,清楚計算工作量。并清楚注明該工程費用從何單位工程尾款中劃撥給現(xiàn)施工的單位,具體簽證權(quán)限同上述(一)中所述內(nèi)容。
第三十三條 尾款支付:
為考核控制裝修、鋁合金、幕墻、土建施工隊、園林施工隊、設(shè)備供應商等合作單位的服務質(zhì)量和服務意識,相關(guān)的土建、裝修、鋁合金、幕墻、園林工程及設(shè)備尾款等在上述隊伍和供應商提出書面付款申請后的一周內(nèi),相應的專業(yè)工程師根據(jù)合同期限和申請付款內(nèi)容,深入相應管理處,了解裝修、園林綠化及設(shè)備等使用情況、存在哪些問題、整改情況、服務質(zhì)量、服務態(tài)度、響應情況等在確保使用、運行良好(園林綠化符合合同約定的要求)后,必須由管理處相應主管簽字確認(作為附件),后填寫付款申請單并通過公司網(wǎng)路設(shè)定的程序完成尾款支付。
第十節(jié) 綜合管理
第三十四條 工作日記,工作報表:各專業(yè)工程師必須做好工作日記,把平時工作中遇到的具體問題及解決方法、經(jīng)驗教訓等記錄下來,資源共享。每月填寫工作報表,由部門經(jīng)理匯總總結(jié)報物業(yè)副總、投資公司工程副總備案。
第三十五條 物管技術(shù)部工作聯(lián)系單、工作指令單:工作及業(yè)務事項的組織協(xié)調(diào),一般應使用物管技術(shù)部工作聯(lián)系單,如直接安排施工方及其他乙方完成的工作一般使用工作指令單。建立完善的備查制度,緊急性及突發(fā)事件先在現(xiàn)場口頭安排指令,但事后需及時補發(fā)物管技術(shù)部工作聯(lián)系單或工作指令單。不涉及費用(或預估費用很低)的相關(guān)事務性指令,可電話或做現(xiàn)場口頭指令。
第三十六條 工作例會:工作例會每周二舉行一次,如遇特殊情況,另行安排,各管理處維修部、綠化部、及專業(yè)維修隊集中匯報上周工作情況,存在何種問題,下周工作計劃,理順各方關(guān)系。會議原則上由經(jīng)理組織安排并主持,如遇特殊情況由經(jīng)理指定人員主持,與會人員由各管理處維修和綠化主管(各一人) 、維修隊長、物管技術(shù)部全體人員共同參加,必要時邀請相關(guān)部門及協(xié)作單位參加。另外部門經(jīng)理認為目前工作需召開會議協(xié)調(diào)時,可以隨時安排召開工作會議。會議紀要經(jīng)部門經(jīng)理審閱后即成文簽發(fā)并抄送投資公司總經(jīng)理、物業(yè)總經(jīng)理、物業(yè)副總及各相關(guān)部門。
