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物業(yè)顧問項目入伙工作管理程序

發(fā)布時間:2023-11-11 11:05:08 查看人數(shù):40

物業(yè)顧問項目入伙工作管理程序

物業(yè)顧問項目入伙工作管理程序

顧問項目入伙工作管理程序

為保證小區(qū)業(yè)主的順利入伙以及入伙后各項物業(yè)管理服務工作的正常開展,規(guī)范業(yè)主入伙時的各項手續(xù)辦理工作,防止因疏漏造成入伙時物業(yè)公司工作的被動,特制定此管理程序。

一、管理職責

1、管理處經(jīng)理負責物業(yè)的前期介入工作安排工作,并負責組織、協(xié)調(diào)、落實入伙前的各項準備工作及入伙時的各項工作安排。

2、客戶服務中心負責入伙前相關資料的準備和入伙手續(xù)的辦理工作,協(xié)助財務人員核定各類收費標準和報批工作,并接待顧客,解答顧客問題,建立住戶檔案,并妥善保管。

二、入伙前相關準備工作

1、在項目入伙前一個月,物業(yè)公司與地產(chǎn)公司營銷、設計、項目等部門成立入伙工作小組,定期通報工作進展,相互配合,同時與營銷部門一起收集前期客戶反映的焦點問題,制定統(tǒng)一說辭或解決方案。

2、管理處經(jīng)理制定入伙前的各項工作計劃,包括:工作內(nèi)容、負責人及完成時間。

3、管理處經(jīng)理負責管理處組織架構、崗位職責的制定;確定辦公室、培訓室、倉庫、宿舍、食堂等具體位置并安排人員進行裝修工程施工的跟進。

4、物資采購:由管理處經(jīng)理指定專人負責辦公用品、辦公及維修設備/工具、保潔/保安用品的購置計劃的制定、詢價、報批及采購工作。

1)辦公用品包括:家私、各類文具等。

2)辦公及維修設備/工具包括:電腦、打印機、電話、電工工具等。

3)保潔/保安用品包括:各類清潔工具、剪草機、對講機、警棍等

5、根據(jù)物業(yè)的實際狀況,完善閉路監(jiān)控、停車場設施、信箱、康體娛樂設施、園林綠化等公用設施。

6、管理處經(jīng)理指定專人記錄入伙前后發(fā)生的清潔、返修及配套設施完善工程等所產(chǎn)生的各項費用,以便與相關單位結算。

7、對外公共關系的聯(lián)絡

1)由經(jīng)理指定人員與政府相關部門建立公共關系,包括:燃氣、水、電、有線電視、派出所、街道辦、居委會、工商、稅務、物價、房管等。

2)管理處各類工商證照和收費許可證的辦理。

3)停車場的營業(yè)執(zhí)照、稅務登記證和收費許可證的辦理。

4)配合發(fā)展商用水/用電指標的申請、 電話、電視、燃氣、郵政的開通手續(xù)。

8、入伙前一周應準備好所有相關資料,必備的有:

1)《入伙須知》

2)《業(yè)主臨時公約》

3)《委托銀行代收款協(xié)議書》

4)《房屋交付驗收表》

5)《業(yè)主(住戶)資料卡》

6)《物品領用登記表》

7)《業(yè)戶手冊》

8)《停車場管理協(xié)議書》

9)《停車場車位租用協(xié)議書》

10)《裝修管理服務協(xié)議書》

11)《裝修申報表》

12)《商戶管理協(xié)議書》

13)《商鋪消防管理責任書》

14)房間的建筑平面圖(備索)

15)其他與業(yè)主相關或需了解的資料

9、將《入伙須知》樣本于業(yè)主辦理入伙手續(xù)前遞交至發(fā)展商,以便發(fā)展商將其與《入伙通知書》一并發(fā)放給業(yè)主,告知業(yè)主辦理入伙手續(xù)時的應知事項。

10、管理處管理人員、技術人員提前一個月到位,安全員、保潔員提前半個月到位,并由客戶服務中心負責員工作服的制作。

11、在入伙流程設計方面,以方便客戶為導向,組織參與入伙人員演練,制定項目應知應會,培訓到人。

三、入伙手續(xù)辦理程序

1、顧客(業(yè)主或住戶)按《入伙須知》中的規(guī)定,攜帶相應的各種資料前往管理處辦理入伙手續(xù)。

2、入伙手續(xù)辦理

1)入伙引導、檢驗《入伙通知書》

管理處指定專人引導業(yè)主到入伙手續(xù)辦理現(xiàn)場,由專人檢驗業(yè)主的《入伙通知書》以及應攜帶的相應資料。

2)驗房

由管理處技術員、發(fā)展商相關人員共同陪同業(yè)主驗房,抄錄水、電、燃氣表底讀數(shù),并共同確認,在《房屋交付驗收表》上記錄,驗房后若顧客提出質量問題,由管理處將《房屋交付驗收表》復印件交發(fā)展商處理,發(fā)展商處理完畢后,交顧客簽字確認存檔。

3)填寫資料

管理處經(jīng)理指定專人發(fā)放入伙手續(xù)的相關資料,工作人員指導和協(xié)助業(yè)主填寫各種相關資料。

4)驗收資料

管理處經(jīng)理指定專人檢驗并收回業(yè)主的《入伙通知書》及填寫好的各種相關資料。屬業(yè)主需帶走的資料交由業(yè)主帶回。

5)繳費

管理處財務人員負責收取入伙相關費用并開具相應的票據(jù)。

6)顧客憑入伙交費收據(jù)領取房門鑰匙等相關物品、禮品,并在《物品領用登記表》中簽收。

7)如需返修,管理處留存一把房間的入戶門鑰匙,以便返修施工。

3、入伙資料整理完畢后,由管理處資料員將住戶房屋、業(yè)主及常住人員的詳細資料錄入電腦中。

4、業(yè)主資料的管理:

1)管理處資料員負責保管業(yè)主(住戶)提供的資料。業(yè)主和租戶的資料應分類保管。

2)業(yè)主(住戶)的資料屬保密資料,管理處經(jīng)理以上人員或管理處經(jīng)理授權人員因工作需要辦理相關手續(xù)后方可查閱。

3)有關業(yè)主(住戶)持有ic卡的電腦資料等其他資料同屬保密資料,未經(jīng)管理處經(jīng)理批準,保管人員不得隨意給人查閱。

四、入伙手續(xù)辦理流程圖

入伙引導、驗《通知書》資料發(fā)放--驗房--填寫資料--驗收資料--繳費辦ic卡--領鑰匙--領禮品--裝修辦理/完成入伙手續(xù)

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