某機(jī)械公司員工出差管理辦法
機(jī)械公司員工出差管理辦法
一、原則
1、適用人員:上海**機(jī)械有限公司全體員工。
2、適用范圍:從事與工作內(nèi)容相關(guān)聯(lián)的出差事宜。
3、出差標(biāo)準(zhǔn):劃分塊區(qū)、設(shè)定費(fèi)用、憑證報(bào)支、超出自負(fù)。
4、管理原則:明確批準(zhǔn)權(quán)限,提供適度工作環(huán)境,合理控制費(fèi)用支出。
二、出差類別
1、當(dāng)日出差:出差當(dāng)日往返的。
2、短期出差:出差當(dāng)日不能往返、且一次出差時(shí)間沒(méi)有超過(guò)10天。
3、長(zhǎng)期出差:一次出差時(shí)間連續(xù)超過(guò)10天以上。
4、國(guó)外、港澳臺(tái)。
本條規(guī)定中的出差天數(shù),以員工打卡時(shí)間為準(zhǔn);不能以打卡確認(rèn)時(shí)間的,以交通工具時(shí)間為準(zhǔn)。中午12時(shí)以前離開(kāi)的,界定為一天,以后為半天;中午12時(shí)以前返回的,界定為半天,以后為一天。
三、出差批準(zhǔn)
1、員工出差需填寫《出差派遣(申請(qǐng))單》,經(jīng)批準(zhǔn)后方可出差(表一中不需要的除外)。
員工出差“申請(qǐng)”或“派遣”可以由本人填寫、也可以由部門主管填寫。
《出差派遣(申請(qǐng))單》存放在內(nèi)部局域網(wǎng)上,可自行下載;也可向前臺(tái)或銷售部文員處領(lǐng)取。
出差批準(zhǔn)流程:本人填單(一式二份:一份部門留存、一份交前臺(tái)記作考勤。前臺(tái)每月匯總后交檔案室)、合適主管(組長(zhǎng))批準(zhǔn)、行政人事部備案后交前臺(tái)
2、出差員工因特殊情況需要延遲天數(shù),可以采用即時(shí)通信方式,按層級(jí)事先報(bào)告并履行批準(zhǔn)程序(事后,仍然需要履行出差表的書面批準(zhǔn))。
3、各級(jí)主管(組長(zhǎng))須對(duì)員工出差事由、出差時(shí)間進(jìn)行嚴(yán)格審定并安排好代理人員。
4、出差申請(qǐng)的批準(zhǔn)權(quán)限見(jiàn)下表一。
序號(hào) 職級(jí) 當(dāng)日出差 短期出差 長(zhǎng)期出差 國(guó)外出差
表一中,最終審批人不是直接主管的,最終審批人之前的各級(jí)主管均應(yīng)審核簽字。若時(shí)間緊急,可以直接取得最終審批人的審批,但事后應(yīng)補(bǔ)全手續(xù)。
部門經(jīng)理、主管、組長(zhǎng):是經(jīng)部門提名、總經(jīng)理批準(zhǔn)任命的職務(wù)。
塊長(zhǎng):是經(jīng)行政人事部任命、總經(jīng)理批準(zhǔn)的職務(wù)。
四、暫支款辦理
1、員工憑《出差派遣(申請(qǐng))單》可以向財(cái)務(wù)部借款。
-----借款前應(yīng)完成《出差派遣(申請(qǐng))單》的審批
-----出差人員必須借款的,應(yīng)在《出差派遣(申請(qǐng))單》中說(shuō)明,經(jīng)審批的《出差派遣(申請(qǐng))單》是辦理借款的依據(jù)
------前款未還清,或沒(méi)有合理理由經(jīng)常逾期的,財(cái)務(wù)部可以拒絕暫支借款。拖欠暫支借款的辦法依照財(cái)務(wù)部有關(guān)規(guī)定執(zhí)行
2、員工出差結(jié)束須在返廠后的三天內(nèi)結(jié)清出差費(fèi)用(遇節(jié)假日順延)并履行主管(組長(zhǎng))簽批、行政人事部審核、財(cái)務(wù)部經(jīng)理批準(zhǔn)程序。
3、各部門依照層級(jí)對(duì)《差旅費(fèi)報(bào)銷單》進(jìn)行特定審核。
-----申請(qǐng)部門主管審核內(nèi)容:員工出差的相應(yīng)差旅費(fèi)是否超支,如果超支,應(yīng)注明
------行政人事部審核內(nèi)容:乘坐的交通工具、住宿是否符合公司規(guī)定
五、出差與補(bǔ)貼標(biāo)準(zhǔn)見(jiàn)下表二
1、一般情況下,員工出差的住宿、補(bǔ)貼報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)如下表。
標(biāo)準(zhǔn) 人員
食宿:a類城市 b類城市 c類城市
往返交通
補(bǔ)貼
備注:
1、a類城市:包括直轄市、省會(huì)城市以及深圳、青島、寧波、廈門、大連
2、b類城市:包括沿海地區(qū)的非省會(huì)城市
3、c類城市:除a和b之外的其它縣市
4、長(zhǎng)途車費(fèi):是指從上海行政區(qū)域出差到異地的車費(fèi)
5、火車以最快到達(dá)時(shí)間
2、往返火車站/機(jī)場(chǎng)以及在出差地點(diǎn)使用的交通方式
員工出差以乘坐公共汽車、軌道交通為主
員工攜帶配件出差、且重量達(dá)到20公斤及以上,須在《出差派遣(申請(qǐng))單》上注明,可以乘坐出租汽車
城市公交結(jié)束,可以乘坐出租汽車
特殊情況產(chǎn)生,經(jīng)合適主管批準(zhǔn)可以乘坐出租汽車
3、同行住宿
兩人或以上同行,如果是同性,應(yīng)當(dāng)入住標(biāo)準(zhǔn)房。
六、差旅費(fèi)報(bào)銷
1、員工憑住宿發(fā)票、火車票(飛機(jī)票)以及交通車票報(bào)銷。
2、員工憑開(kāi)具的就餐發(fā)票、收據(jù)按照規(guī)定給予補(bǔ)貼。
3、由對(duì)方提供住宿,公司不再報(bào)銷住宿費(fèi)用。
七、其它
1、售后員工出差每天須以一定方式向合適主管匯報(bào)。
2、售后員工出差結(jié)束須將測(cè)評(píng)的《客戶滿意度調(diào)查表》交銷售部文員。銷售部文員須將每次售后情況向銷售部經(jīng)理報(bào)告。
銷售部文員須對(duì)《客戶滿意度調(diào)查表》以電子版作好匯總、保存,同時(shí)在每季度末將《客戶滿意度調(diào)查表》裝訂成冊(cè)交檔案室。
《客戶滿意度調(diào)查表》可向銷售部文員處領(lǐng)取。
3、員工出差結(jié)束由合適主管簽署考勤。
4、公司按標(biāo)準(zhǔn)給予出差員工補(bǔ)貼,不再另行支付加班費(fèi)。
5、員工出差發(fā)票報(bào)銷有弄虛作假行為按規(guī)定處理。
6、本規(guī)定解釋權(quán)歸屬行政人事部。
本辦法已在2023年6月8日交由各部門充分討論、2023年6月28 日再次征集各部門意見(jiàn),經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn),2023年7月1日起實(shí)施。
