某基建檔案管理辦法
基建檔案管理辦法
為了加強(qiáng)基本建設(shè)檔案(以下簡(jiǎn)稱(chēng)基建檔案)工作的管理,統(tǒng)一基建檔案工作制度,不斷提高基建檔案工作的質(zhì)量和科學(xué)管理水平,根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》、國(guó)務(wù)院批準(zhǔn)的《科學(xué)技術(shù)檔案工作條例》、國(guó)家檔案局、國(guó)家計(jì)委聯(lián)合頒發(fā)的《基本建設(shè)項(xiàng)目檔案資料管理暫行規(guī)定》及衛(wèi)生部、國(guó)家檔案局聯(lián)合頒發(fā)的《醫(yī)藥衛(wèi)生檔案管理暫行辦法》等法律、法規(guī),結(jié)合基建檔案工作情況制定蘭大二院基建管理辦法。
一、總則
1、在基本建設(shè)管理和基本建設(shè)工程項(xiàng)目活動(dòng)過(guò)程中形成的具有保存價(jià)值的文件、圖紙材料、計(jì)算資料、圖表、聲像及有關(guān)磁記錄材料。
2、基建檔案是記錄和反映醫(yī)藥衛(wèi)生基建管理、基建工程項(xiàng)目工作業(yè)務(wù)活動(dòng)等方面的重要史料和歷史憑證,是檔案全宗的重要組成部分,應(yīng)按統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo),分級(jí)管理的原則,加強(qiáng)對(duì)基建檔案的管理,建立健全基建檔案的立卷、歸檔、保管、利用等制度,確?；n案的完整、準(zhǔn)確、安全和有效利用。
3、基建部門(mén)、檔案管理部門(mén)要負(fù)責(zé)監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)本單位基建檔案資料工作,檔案行政管理部門(mén)應(yīng)加強(qiáng)重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案資料的檢查驗(yàn)收工作。
4、基建檔案必須實(shí)行集中統(tǒng)一管理,遵循其自然形成規(guī)律,以確保其完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全,便于開(kāi)發(fā)利用。
5、基建檔案工作應(yīng)納入基建管理制度、納入基建工作計(jì)劃、規(guī)劃,納入工作人員崗位責(zé)任制。在布置、檢查、總結(jié)、驗(yàn)收基建工作的同時(shí),要同時(shí)布置、檢查、總結(jié)、驗(yàn)收基建檔案工作。
二、基建檔案材料的立卷歸檔
1、基建檔案歸檔的主要范圍是:基建綜合管理、可行性研究、設(shè)計(jì)基礎(chǔ)材料、設(shè)計(jì)文件、工程管理文件、施工文件、竣工文件、生產(chǎn)技術(shù)準(zhǔn)備、試生產(chǎn)、基建概算、預(yù)算、決算、器材管理等方面的文件。
2、在基建過(guò)程中上級(jí)機(jī)關(guān)有關(guān)基建的普發(fā)性文件,正式施工前的草圖、未定型的圖紙、重份文件、重份圖紙及無(wú)查考的臨時(shí)性、事務(wù)性文件不應(yīng)歸檔。
三、基建檔案文件材料立卷分工與立卷原則
1、基建項(xiàng)目實(shí)行總承包給外單位的,由各分承包單位負(fù)責(zé)收集、整理分承包范圍內(nèi)的基建文件,交總承包單位匯總、整理,竣工時(shí)由總承包單位向基建部門(mén)提交完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的基建檔案材料。
2、基建項(xiàng)目由幾個(gè)單位分別承包的,各承包單位負(fù)責(zé)收集、整理、承包工作的基建文件材料,交基建部門(mén)匯總、整理立卷歸檔。
3、基建部門(mén)要嚴(yán)格執(zhí)行基建文件材料的審、簽制度,把好文件材料形成質(zhì)量關(guān)。
4、立卷單位或立卷人在立卷中,要遵循基建檔案形成規(guī)律及特點(diǎn),保持其有機(jī)聯(lián)系,使立成的案卷便于保管和利用。
5、歸檔的基建文件材料格式要統(tǒng)一,字跡工整,圖象清晰。歸檔的底圖、藍(lán)圖格式須按國(guó)家制圖標(biāo)準(zhǔn)繪制。
6、工程承包合同或施工協(xié)議中應(yīng)依據(jù)國(guó)家對(duì)編制竣工圖的要求,對(duì)竣工圖的編制、整理、審核、交接、驗(yàn)收做出規(guī)定,施工單位做好施工記錄、檢驗(yàn)記錄、交工驗(yàn)收記錄等,編制好竣工圖。不移交竣工圖的,不算完成施工任務(wù)。
7、工程竣工驗(yàn)收前,由主管部門(mén)、建設(shè)單位組織檢查竣工圖的質(zhì)量,基建主管部門(mén)、施工單位主管部門(mén)應(yīng)檢查施工單位編制的施工檔案質(zhì)量。
8、一般性的文件材料歸檔一份,重要的及經(jīng)常使用的檔案要有副本,使用副本、保留原件。
四、工程項(xiàng)目的驗(yàn)收
1、基建項(xiàng)目在驗(yàn)收前,對(duì)準(zhǔn)備歸檔的基建文件材料進(jìn)行預(yù)驗(yàn)收,檔案不完整者,工程項(xiàng)目不能進(jìn)行竣工驗(yàn)收。
2、檔案部門(mén)應(yīng)是工程驗(yàn)收成員之一,會(huì)同基建部門(mén)負(fù)責(zé)基建文件材料的驗(yàn)收工作。
3、基建項(xiàng)目在竣工驗(yàn)收后45天內(nèi)應(yīng)將文件材料歸檔,檔案部門(mén)要認(rèn)真審查、驗(yàn)收歸檔的檔案材料,并在基建檔案材料歸檔說(shuō)明書(shū)上簽署意見(jiàn)。
五、基建材料立卷方法與要求
1、基建項(xiàng)目階段完成或最終完成后,基建部門(mén)負(fù)責(zé)人組織有關(guān)人員對(duì)項(xiàng)目形成的、應(yīng)歸檔的基建文件材料立卷歸檔。
2、基建檔案歸檔時(shí),應(yīng)按工程項(xiàng)目組卷,一般一個(gè)工程項(xiàng)目組成一卷,管理性文件材料排列在整個(gè)工程項(xiàng)目的首卷,其次按圖紙的類(lèi)別序號(hào)排列,即:地質(zhì)圖、初步設(shè)計(jì)圖、建筑施工圖、結(jié)構(gòu)施工圖、水工圖、電工圖、氣管圖、更改圖等。
3、卷內(nèi)文件材料的排列是正件在前,附件在后;印件在前,原稿在后,批復(fù)在前,請(qǐng)示在后。
4、組卷時(shí)應(yīng)拆除卷內(nèi)文件上的金屬物,對(duì)破損的文件需進(jìn)行修補(bǔ)。
5、卷內(nèi)文件應(yīng)編寫(xiě)頁(yè)號(hào),無(wú)論單面或雙面只要有文字,均作為一頁(yè)編寫(xiě)。每卷頁(yè)號(hào)均從1開(kāi)始,頁(yè)號(hào)位置在非裝訂線一側(cè)的下角。
6、藍(lán)圖、底圖可憑一組有機(jī)聯(lián)系的圖紙為一件,以件為單元,在每件文件材料的右上角加蓋有關(guān)單位名稱(chēng)、檔號(hào)、件號(hào)的印章,逐一填好。
7、每卷檔案應(yīng)填寫(xiě)卷內(nèi)目錄和備考表,起草案卷標(biāo)題,根據(jù)基建檔案的歷史價(jià)值、使用價(jià)值,確定保管期限,保管期限分永久、長(zhǎng)期和短期三種。
8、填寫(xiě)歸檔說(shuō)明,放在卷內(nèi)目錄之后。
9、管理性文件以三孔一線的方法裝訂,其它卷用卷盒方式保管,藍(lán)圖大于卷皮的,要進(jìn)行折疊,折成一般標(biāo)準(zhǔn)文件大小,底圖可采用卷筒或平放兩種方式保管。藍(lán)圖、底圖可以不裝訂。透明底圖須用縫紉機(jī)縫圖邊。
六、基建檔案的管理
1、基建檔案要進(jìn)行分類(lèi)(信息分類(lèi))標(biāo)引,給出檢索分類(lèi)號(hào)。
2、各立檔單位應(yīng)在統(tǒng)一、規(guī)范前提下,從實(shí)際出發(fā)選擇、制定適用、科學(xué)的分類(lèi)(實(shí)體)排列方法。一般按建筑物的作用或?qū)I(yè)進(jìn)行分類(lèi)。
3、基建檔案的檔號(hào)應(yīng)填寫(xiě)在每卷(盒)檔案背脊上,也可以另行貼上注有檔號(hào)的標(biāo)箋。
4、鑒定工作應(yīng)在分管檔案工作的(院、校、所)負(fù)責(zé)人領(lǐng)導(dǎo)下,由檔案和基建部門(mén)負(fù)責(zé)人組成鑒定小組進(jìn)行。
5、經(jīng)鑒定對(duì)已無(wú)保存價(jià)值的基建檔案,經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后,由檔案和基建部門(mén)派人監(jiān)銷(xiāo)。銷(xiāo)毀前應(yīng)清點(diǎn)核對(duì)無(wú)誤后,雙方在銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽字蓋印章,方可進(jìn)行銷(xiāo)毀。
6、鑒定銷(xiāo)毀工作結(jié)束后,雙方應(yīng)寫(xiě)出鑒定總結(jié),內(nèi)容包括:鑒定銷(xiāo)毀小組成員名單、時(shí)間、工作簡(jiǎn)況(含鑒定銷(xiāo)毀年代、范圍、數(shù)量),銷(xiāo)毀后檔案的保管期限、目錄的調(diào)整情況等。銷(xiāo)毀清冊(cè)一式三份,一份送上級(jí)部門(mén)備案,一份留基建部門(mén)存查。
7、使用基建文件材料過(guò)程中不允許隨便更改,如有更改,必須填寫(xiě)變更通知單,并履行批準(zhǔn)手續(xù)。
