地產(chǎn)公司信息管理辦法
地產(chǎn)有限公司信息管理辦法
為使公司的信息管理規(guī)范化、系統(tǒng)化,特制定本辦法。
一、公司按集中與分散與結(jié)合、縱向與橫向的結(jié)合的原則實(shí)行信息分級管理并建立信息管理系統(tǒng);公司級信息管理由公司行政部統(tǒng)籌和協(xié)調(diào),各部門負(fù)責(zé)各職責(zé)范圍內(nèi)的信息管理工作。
二、信息管理目標(biāo)的原則
1、提高企業(yè)經(jīng)營管理水平和市場競爭能力;實(shí)行管理自動化,提高公司經(jīng)營管理效率,減少雇人員;為公司經(jīng)營、管理輔助決策,提供優(yōu)化的決策依據(jù);
2、加快企業(yè)內(nèi)外部信息流通速度;為企業(yè)適度分散、分權(quán)管理和連鎖經(jīng)營、跨區(qū)經(jīng)營,提供物質(zhì)硬件保障。
三、信息收集職能部部門與范圍
1、發(fā)展信息系統(tǒng)由開發(fā)部負(fù)責(zé)。主要范圍為國家、地方社會經(jīng)濟(jì)、科技發(fā)展動態(tài)投資環(huán)境,投資項(xiàng)目,技術(shù)專利市場。
2、行政信息系統(tǒng)、經(jīng)濟(jì)合同信息系統(tǒng)由行政部負(fù)責(zé)。主要范圍為公司發(fā)展戰(zhàn)略規(guī)劃,公司整體規(guī)劃、計(jì)劃,企業(yè)成功、失敗安全匯集等為公司所有檔案材料,國家、地方法律法規(guī)、政策文件,公司訂閱的圖書、報刊、雜志資料,地方政府、上級文件、指示,公司各類公文、來函記錄,辦公用品功能和市場價格,車輛運(yùn)行、維修及消耗情況。經(jīng)濟(jì)合同信息系統(tǒng)主要范圍為集團(tuán)所有簽約合同文本,付款進(jìn)度與條件、違約責(zé)任。經(jīng)濟(jì)案件的原始憑證,集團(tuán)公司治理結(jié)構(gòu)和公司結(jié)構(gòu)的法律文書等。
3、人事信息系統(tǒng)由行政部負(fù)責(zé)。主要范圍為國家、地方勞動人事,工資福利,社會保障政策,人才信息,人事、工資檔案,以及人員培訓(xùn)、考核、考勤等人事執(zhí)行情況。
4、財務(wù)信息系統(tǒng)由財務(wù)部負(fù)責(zé)。主要范圍為國家財務(wù)、會計(jì)、稅收、利率、匯率制度、政策,公司上級、本部和下屬企業(yè)財務(wù)報表,獎金使用狀況,國家通用的會計(jì)、審計(jì)、稅收慣例、準(zhǔn)則,公司融資、社會資金走向,金融、貨幣、財政信息;
5、計(jì)劃信息系統(tǒng)由財務(wù)部負(fù)責(zé)。主要范圍為國家統(tǒng)計(jì)規(guī)章制度,企業(yè)年度經(jīng)營計(jì)劃、本公司及上級企業(yè)經(jīng)營管理。及有關(guān)綜合統(tǒng)計(jì)匯總信息、材料,固定資產(chǎn)購置計(jì)劃、資產(chǎn)核查記錄、企業(yè)質(zhì)量計(jì)劃、經(jīng)營者年薪考核記錄等。
6、市場營銷信息由營銷部負(fù)責(zé)。
7、工程、裝修、預(yù)算信息由對口部門負(fù)責(zé)。其他信息系統(tǒng)。根據(jù)實(shí)際情況由有關(guān)部門建立。
四、生產(chǎn)經(jīng)營部門除上述部門適用的信息外,還須建立起行業(yè)技術(shù)信息材料,市場動態(tài)、行業(yè)動態(tài)信息,顧客/供應(yīng)商/經(jīng)銷商信息材料。
五、信息收集來源:
1、政府發(fā)布的法律、法規(guī)、政策、統(tǒng)計(jì)資料及下發(fā)的有關(guān)文件。
2、公司內(nèi)部各部門已有的生產(chǎn)、經(jīng)營、管理活動所記載的;
3、公司外部公共圖書、報刊、情報信息機(jī)構(gòu)收集的;
4、專業(yè)和權(quán)威的國際互聯(lián)網(wǎng)網(wǎng)站;
5、通過社會調(diào)查、外出考察獲得的專題信息;
6、通過有償?shù)膶I(yè)技術(shù)、管理咨詢等獲得的具有針對性的信息。
六、信息收集的方式
1、信息應(yīng)以原件、剪貼復(fù)印、文摘卡片、簡報和電子數(shù)據(jù)五種方式收集。
2、所有信息系統(tǒng)收集的信息均應(yīng)經(jīng)過篩選、鑒別、分類、綜合四個步驟的加工。篩選指圍繞公司的中心工作、參考價值大、有前瞻性和啟發(fā)作用的原則進(jìn)行選擇;鑒別指和查證,去偽存真,衡量盜用;分類指按公司需要分類;綜合指對住處進(jìn)行定性定量分析,對其進(jìn)行編輯和研究;
3、經(jīng)分析加工整理的信息以文字、表格、圖示、影像和錄音的形式反映成果。
七、各部門分級管理的信息資料按部門工作需要和部門職責(zé)建立信息檔案。
八、信息的使用:為領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù),即信息自下而上的傳遞,提供決策依據(jù)、素材、為貫徹公司各部門日常經(jīng)營管理事務(wù),即信息自上而下的傳遞;為公司各部門日常經(jīng)營管理事務(wù);由各個信息系統(tǒng)自行使用信息或上下傳遞;為公司協(xié)調(diào)工作服務(wù),即信息平行的傳遞;為特定的咨詢問題服務(wù);為適應(yīng)上級領(lǐng)導(dǎo)部門和有關(guān)部門需要服務(wù);為公共關(guān)系目的服務(wù)。
九、公司各部門每逢雙月10日向行政部提交已收集的信息材料。
十、公司行政部每逢雙月15日向各部門發(fā)送一次《圣北信息簡報》,同時將各部門收集的信息目錄予以公布。
十一本規(guī)定由行政部負(fù)責(zé)解釋。
十二本規(guī)定自通過之日起施行。
