房產(chǎn)后勤管理部項(xiàng)目移交管理辦法
物業(yè)房產(chǎn)后勤管理部項(xiàng)目移交管理辦法
1.目的
規(guī)范項(xiàng)目移交流程,保障房產(chǎn)后勤管理部管理項(xiàng)目與物業(yè)服務(wù)中心順利交接。
2.適用范圍
房產(chǎn)后勤管理部待移交項(xiàng)目。
3.職責(zé)
部門/崗位崗位職責(zé)
房產(chǎn)后勤管理部負(fù)責(zé)人全面統(tǒng)籌、監(jiān)督項(xiàng)目移交所有事宜,與物業(yè)服務(wù)中心負(fù)責(zé)人對(duì)接移交項(xiàng)目主要人員、日期、流程等相關(guān)事項(xiàng)。
房產(chǎn)后勤管理部業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)項(xiàng)目移交具體事宜,與物業(yè)服務(wù)中心對(duì)接移交人員、物資、資料、未完成事項(xiàng)等,了解項(xiàng)目主要負(fù)責(zé)人員思想動(dòng)態(tài)。
房產(chǎn)后勤管理部項(xiàng)目負(fù)責(zé)人了解項(xiàng)目人員思想動(dòng)態(tài),維護(hù)移交期間工作的正常開展,項(xiàng)目小組未完成事項(xiàng)及其他資料移交。
房產(chǎn)后勤管理部資產(chǎn)管理員確定及移交借用、代管、移交物資。
房產(chǎn)后勤管理部人事管理員整理移交人事資料并轉(zhuǎn)交。
房產(chǎn)后勤管理部安全負(fù)責(zé)人整理、移交項(xiàng)目鑰匙,了解安全員思想動(dòng)態(tài),維護(hù)移交期間工作的正常開展。
房產(chǎn)后勤管理部保潔負(fù)責(zé)人了解保潔人員思想動(dòng)態(tài),維護(hù)移交期間工作的正常開展。
注:以下房產(chǎn)后勤管理部簡(jiǎn)稱房管部、物業(yè)服務(wù)中心簡(jiǎn)稱服務(wù)中心
4.方法與過程控制
4.1.確定移交日期、流程
4.1.1服務(wù)中心負(fù)責(zé)人、后勤負(fù)責(zé)人、人事負(fù)責(zé)人、技術(shù)負(fù)責(zé)人、安全負(fù)責(zé)人、保潔負(fù)責(zé)人提前進(jìn)駐待移交項(xiàng)目,了解項(xiàng)目具體情況、項(xiàng)目人員工作狀況、思想動(dòng)態(tài),做好交接前期準(zhǔn)備工作;
4.1.2房管部負(fù)責(zé)人與服務(wù)中心負(fù)責(zé)人提前三十天確定移交日期、移交當(dāng)天具體流程;
4.1.3房管部負(fù)責(zé)人與服務(wù)中心負(fù)責(zé)人提前二十五天確定移交工作雙方具體對(duì)接人;
4.1.4房管部與服務(wù)中心提前二十五天召開移交準(zhǔn)備會(huì),明確各具體對(duì)接人分工及職責(zé),安排相關(guān)工作。
4.2人員及人事資料的移交管理
4.2.1房管部各級(jí)負(fù)責(zé)人、服務(wù)中心各級(jí)負(fù)責(zé)人在項(xiàng)目移交前三十天召開移交項(xiàng)目的全員溝通會(huì),了解員工思想動(dòng)態(tài),做好員工的引導(dǎo)工作,保證移交工作的順利進(jìn)行;
4.2.2房管部各級(jí)負(fù)責(zé)人在移交前二十天完成與下屬的面談、填寫《面談表》,了解員工思想動(dòng)態(tài),確定移交人員;
4.2.3房管部業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人與服務(wù)中心人事負(fù)責(zé)人提前十五天對(duì)接、確定移交人員名單;
4.2.4房管部人事負(fù)責(zé)人提前十天整理移交人員的人事資料,保證移交資料的完整性、準(zhǔn)確性;
4.3樣板房、銷售廳、項(xiàng)目部、銷售部及其他物資的移交管理
4.3.1房管部資產(chǎn)管理員提前二十天對(duì)項(xiàng)目?jī)?nèi)所有物資清單進(jìn)行清點(diǎn),制作《移交物資清單》、《代管物資清單》、《借用物資清單》;
物資類型內(nèi)容
移交物資安全員制服、保潔員制服、清潔用品、安防器材、維修材料、宿舍用品等。
代管物資樣板房物資、銷售廳物資、項(xiàng)目部物資、其他營(yíng)銷物資。
借用物資洗衣機(jī)、鐵架床、辦公臺(tái)、辦公椅、電視機(jī)、電話機(jī)、電腦、貨架、對(duì)講機(jī)、強(qiáng)光燈、自行車、維修工具等。
4.3.2《移交物資清單》報(bào)房管部負(fù)責(zé)人審核,地產(chǎn)項(xiàng)目部、銷售部、財(cái)務(wù)部審批、定價(jià);
4.3.3《借用物資清單》、《代管物資清單》報(bào)房管部負(fù)責(zé)人審批。
4.4鑰匙、其他資料及項(xiàng)目小組未完成事項(xiàng)的移交管理
4.4.1房管部項(xiàng)目負(fù)責(zé)人提前十五天整理移交項(xiàng)目的鑰匙、其他資料,地產(chǎn)相關(guān)負(fù)責(zé)人、禮儀活動(dòng)公司、銷售區(qū)域設(shè)點(diǎn)商家、周邊政府部門、企事業(yè)單位的相關(guān)資料及合作關(guān)系,制作《管理用鑰匙清單》、《電話聯(lián)系表》,必要時(shí)引導(dǎo)物業(yè)服務(wù)中心人員與以上單位相關(guān)人員見面溝通;
4.4.2房管部項(xiàng)目負(fù)責(zé)人提前五天整理項(xiàng)目未完成事項(xiàng),制作《未完成事項(xiàng)列表》。
4.4.3房管部對(duì)于該項(xiàng)目移交之后仍在履行的合同或協(xié)議轉(zhuǎn)交服務(wù)中心,例如:清潔外包服務(wù)合同,租賃合同等,便于服務(wù)中心繼續(xù)監(jiān)督管理。.
4.5項(xiàng)目移交流程
4.5.1交接雙方部門的分管總經(jīng)理助理、公司人力資源部、品質(zhì)管理部派出代表參加項(xiàng)目移交儀式,房管部負(fù)責(zé)人就移交項(xiàng)目的工作進(jìn)行總結(jié),服務(wù)中心負(fù)責(zé)人就組織架構(gòu)、人員分工及服務(wù)中心規(guī)劃進(jìn)行介紹;
4.5.2公司分管總經(jīng)理助理、房管部及服務(wù)中心負(fù)責(zé)人對(duì)移交人員的疑問進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)解答;
4.5.3根據(jù)各對(duì)接人分工和職責(zé),各交接人到現(xiàn)場(chǎng)根據(jù)清單進(jìn)行人員、文件、賬目、實(shí)物、事項(xiàng)核實(shí)交接,并在相關(guān)表格上簽字確認(rèn);
4.5.4移交過程中若發(fā)現(xiàn)問題,各交接人及時(shí)跟進(jìn)處理,并將處理結(jié)果向房管部、服務(wù)中心負(fù)責(zé)人進(jìn)行匯報(bào)。
5、項(xiàng)目移交后工作協(xié)助
5.1涉及到移交之前房管部所發(fā)生的費(fèi)用,仍需由房管部相關(guān)人員負(fù)責(zé)落實(shí)。
5.2服務(wù)中心的食堂、職員宿舍、辦公室等裝修投入使用之前,房管部相關(guān)設(shè)施暫時(shí)維持原狀,協(xié)助服務(wù)中心保持正常的工作和生活秩序。
5.3移交人員思想波動(dòng)較大,房管部有責(zé)溝通協(xié)調(diào),協(xié)助服務(wù)中心穩(wěn)定人心。
5.4移交后一個(gè)月內(nèi),移交職員及工作處于磨合階段,房管部隨時(shí)接受服務(wù)中心咨詢或提供指引。
6.相關(guān)文件:
vkwy7.5.1-z02《鑰匙管理程序》
7、記錄表格:
vkwy6.2-z01-01-f3 《面談表》
vkwy7.5.1-z02-f3 《管理用鑰匙清單》
vkwy7.5.5-z01-f5《員工物資領(lǐng)用清單》
vkwy7.5.1-j06-03-f1《移交物資清單》
vkwy7.5.1-j06-03-f2《代管物資清單》
vkwy7.5.1-j06-03-f3《借用物資清單》
vkwy7.5.1-j06-03-f4《移交人事資料清單》
