物業(yè)管理中心投訴處理回訪制度

物業(yè)管理中心投訴處理回訪制度

物業(yè)管理中心投訴處理、回訪制度

為加強(qiáng)與住戶的聯(lián)系,及時(shí)為住戶排憂解難,把管理工作置于住戶監(jiān)督下,從而集思廣益,及時(shí)總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、教訓(xùn)。不斷改進(jìn)管理,提高服務(wù)質(zhì)量,特建立接待來訪投訴和回訪工作制度。

1接待來訪投訴工作

a.接待來訪投訴工作由前臺(tái)值班人員負(fù)責(zé),管理中心應(yīng)廣為宣傳接待投訴的辦公地點(diǎn)、電話,讓住戶投訴有門。

b.任何管理人員在遇到住戶來訪投訴時(shí),都應(yīng)給予熱情接待,主動(dòng)詢問,耐心、細(xì)致地做好解釋工作,當(dāng)住戶有不理解住宅區(qū)的管理規(guī)章制度時(shí),要曉之以更壞,動(dòng)之以情,讓住戶理解并支持管理中心的工作。

c.對(duì)住戶投訴、來訪中談到的問題,接待人員應(yīng)及時(shí)進(jìn)行記錄,并在當(dāng)天調(diào)查、核實(shí),然后將處理結(jié)果匯報(bào)管理中心責(zé)任部門和經(jīng)理;不能解決的,要將問題和意見向有關(guān)部門和經(jīng)理匯報(bào),由經(jīng)理決定處理辦法。

d.當(dāng)住戶主動(dòng)前來提合理化建議時(shí),要詳細(xì)、認(rèn)真地做好記錄,并及時(shí)經(jīng)理匯報(bào),由經(jīng)理決定采取或制定整改計(jì)劃,并張榜公布整改措施和表彰'愛我小區(qū)'的戶名單,同時(shí)給住戶優(yōu)先評(píng)選'文明戶'。

e.責(zé)任部門在處理來訪、投訴時(shí),要熱誠(chéng)、主動(dòng)、及時(shí),要堅(jiān)持原則,突出服務(wù);不得推諉責(zé)任、為難住戶或乘機(jī)索取好處,在處理完畢后應(yīng)將回復(fù)住戶和管理中心主任,做到事事有著落、件件有回音。

f.全體管理人員要認(rèn)真負(fù)責(zé),做好本職工作,為住戶提供滿意的服務(wù),盡量減少住戶的投訴、批評(píng)。將住戶的不滿消解在投訴之前。

g.當(dāng)同行物業(yè)管理單位要求參觀時(shí),管理中心員工應(yīng)給予熱情接待,把住宅區(qū)情況做全面的介紹,通過互相學(xué)習(xí),共同提高小區(qū)管理水平。

2回訪工作

a.回訪要求:

1)把對(duì)住戶的回訪列入職責(zé)范圍,并落實(shí)到每年的工作計(jì)劃和總結(jié)評(píng)比中。

2)回訪時(shí),虛心聽取意見,誠(chéng)懇接受批評(píng),采納合理化建議,作好回訪記錄。

3)回訪中,對(duì)住戶的詢問、意見,如不能當(dāng)即答復(fù)的,應(yīng)告知預(yù)約回復(fù)時(shí)間。

4)回訪后對(duì)反饋的意見、要求、建議、投訴,及時(shí)逐條整理綜合、研究、妥善解決,重大問題向公司請(qǐng)示解決。回訪處理率達(dá)100%,有效投訴力爭(zhēng)在1%(發(fā)下)。

b.回訪時(shí)間及形式

1)每年登門回訪1-2次。

2)事務(wù)助理按區(qū)域范圍分工,每季回訪1次。

3)每季度召開一次住戶座談村,征求意見。

4)利用節(jié)日慶?；顒?dòng)、社區(qū)文化活動(dòng)、居民*等形式廣泛聽取住戶意見反饋。

5)有針對(duì)性地對(duì)住戶發(fā)放'住戶調(diào)查問卷',作專題調(diào)查,聽取意見。