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第1篇 投資公司檔案管理制度
投資管理公司檔案管理制度
第一條根據(jù)企業(yè)管理和改善檔案工作的要求,為進(jìn)一步加強(qiáng)公司檔案工作,更好地為公司提高經(jīng)濟(jì)效益服務(wù),特制定本規(guī)定。
第二條公司行政部部為檔案管理的職能部門,負(fù)責(zé)公司各類檔案的管理工作。對(duì)公司各類檔案進(jìn)行收集、整理和歸檔。各部門根據(jù)工作需要配備專(兼)職檔案管理人員,負(fù)責(zé)檔案進(jìn)室前的收集、整理和保管工作。各部門的檔案管理人員應(yīng)按照明確的歸檔時(shí)間和歸檔范圍,定期向檔案管理部門移交檔案,確因工作需要繼續(xù)使用的文件資料,原件移交檔案室,使用部門留存復(fù)印件。
第三條文件材料的收集由各部門或經(jīng)辦人員負(fù)責(zé)整理,交常務(wù)副總經(jīng)理審閱后歸檔。
第四條一項(xiàng)工作由幾個(gè)部門參與辦理的,在工作中形成的文件材料,由主辦部門或人員收集,交行政部備案。會(huì)議文件由行政部收集。
第五條在切實(shí)遵循《中國檔案分類法》前提下,根據(jù)公司實(shí)際情況,將所涉及的檔案劃分為十大類:(a)行政管理、(b)人事管理、(c)財(cái)會(huì)檔案、(d)生產(chǎn)經(jīng)營管理、(e)技術(shù)質(zhì)量安全管理、(f)基建檔案、(g)外來文件、(h)聲像檔案、(i)實(shí)物檔案、(j)其他檔案。
第六條歸檔范圍:
(一)重要的會(huì)議材料,包括會(huì)議的通知、報(bào)告、決議、總結(jié)、典型發(fā)言、會(huì)議記錄等。
(二)本公司對(duì)外的正式發(fā)文與有關(guān)單位來往的文書。
(三)本公司的各種工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、會(huì)議記錄、統(tǒng)計(jì)報(bào)表及簡報(bào)。
(四)本公司與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書等文件材料。
(五)本公司職工勞動(dòng)、工資、福利方面的文件材料。
(六)本公司的大事記及反映本公司重要活動(dòng)的剪報(bào)、照片、錄音、錄像等。
第七條歸檔要求:
(一)歸檔的文件材料要完整、系統(tǒng)、準(zhǔn)確。
(二)歸檔的文件材料必須是原件。如是傳真件等不易保存的文件材料,應(yīng)留復(fù)印件,并將復(fù)印件與原件一起存檔,并加以說明。
(三)檔案質(zhì)量總的要求是:遵循文件的形成規(guī)律和特點(diǎn),保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系,區(qū)別不同的價(jià)值,便于保管和利用。
(四)歸檔的文件材料種數(shù)、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均應(yīng)齊全完整。
(五)在歸檔的文件材料中,應(yīng)將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請(qǐng)示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件,分別立在一起,不得分開,文電應(yīng)合一歸檔。
(六)不同年度的文件一般不得放在一起立卷;跨年度的總結(jié)放在針對(duì)的最后一年立卷;跨年度的會(huì)議文件放在會(huì)議開幕年。
(七)檔案文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進(jìn)行排列,密不可分的文件材料應(yīng)依序排列在一起,即批復(fù)在前,請(qǐng)示在后;正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后;其它文件材料依其形成規(guī)律或特點(diǎn),應(yīng)保持文件之間的密切聯(lián)系并進(jìn)行系統(tǒng)的排列。
(八)案卷封面,應(yīng)逐項(xiàng)按規(guī)定一律使用用黑色中性筆填寫,字跡要工整、清晰。
第八條檔案管理人員職責(zé)
(一)按照有關(guān)規(guī)定做好文件材料的收集、整理、分類、歸檔等工作。
(二)按照歸檔范圍、要求,將文件材料按時(shí)歸檔。
(三)工作人員應(yīng)當(dāng)遵紀(jì)守法、忠于職守,努力維護(hù)公司檔案的完整與安全。
第九條檔案的查閱和借閱
(一)公司檔案只有公司內(nèi)部人員可以借閱,借閱者都要填寫《借閱單》,報(bào)主管人員批準(zhǔn)后,方可借閱,其中非受控文檔的借閱要由部門經(jīng)理簽字批準(zhǔn),受控文檔的借閱要由總經(jīng)理或常務(wù)副總簽字批準(zhǔn)。
(二)檔案借閱的最長期限為一周;對(duì)借出檔案,檔案管理人員要定期催還,發(fā)現(xiàn)損壞、丟失或逾期未還,應(yīng)寫出書面報(bào)告,報(bào)常務(wù)副總經(jīng)理處理。
(三)必須嚴(yán)格保密,不準(zhǔn)泄露檔案材料內(nèi)容,如發(fā)現(xiàn)遺失必須及時(shí)匯報(bào),追求責(zé)任。
(四)不準(zhǔn)拆卷及任意抽、換卷內(nèi)文件或剪貼涂改其字句等;不得任意摘抄或復(fù)制案卷內(nèi)容,如確有需要,必須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)才能摘抄或復(fù)制。
(五)必須愛護(hù)檔案,保持整潔,不準(zhǔn)在檔案材料中寫字、劃線或作記號(hào)等。
(六)不準(zhǔn)轉(zhuǎn)借,必須專人專用。
(七)用畢按時(shí)歸還,如需延長借閱時(shí)間,必須通知檔案管理人員另行辦理續(xù)借手續(xù)。
第十條檔案的保管
(一)要做好檔案的防火、防蟲、防盜、防塵、防陽光直射'五防'工作。檔案柜所在辦公室嚴(yán)禁吸煙。檔案管理人員要定期對(duì)檔案進(jìn)行安全檢查,發(fā)現(xiàn)問題要及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告,并采取補(bǔ)救措施。對(duì)于不易繼續(xù)保存的檔案資料,應(yīng)及時(shí)予以復(fù)制;對(duì)于已破損的檔案資料應(yīng)及時(shí)予以修復(fù)。
(二)為做好檔案的提供和利用工作,所有文件資料均應(yīng)按照其分類組卷,并按照其性質(zhì)分為短期、長期、永久三類分別保管。
(三)檔案管理人員要做好檔案資料的保密工作,檔案管理部門除外,其他各部門人員不得查閱與自己工作內(nèi)容無關(guān)的檔案資料。
第十一條檔案的銷毀
公司對(duì)各類檔案每二年進(jìn)行一次鑒定。對(duì)超過保管期并經(jīng)鑒定無保留價(jià)值的檔案做出銷毀處理意見,報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)后予以銷毀。
第十二條獎(jiǎng)懲
(一)公司檔案管理部門及專職負(fù)責(zé)人須嚴(yán)格執(zhí)行上述管理規(guī)定,如出現(xiàn)違規(guī)操作,給予負(fù)責(zé)人點(diǎn)名批評(píng),并視情節(jié)輕重處以50-200元的罰款。
(二)經(jīng)批準(zhǔn)借出的檔案資料,無正當(dāng)理由在借閱限期內(nèi)不歸還的,給予責(zé)任人罰款100-200元的處罰;檔案管理人員未及時(shí)催還的,每次給予罰款10-50元的處罰。
(三)故意毀損檔案資料的,應(yīng)當(dāng)視損毀資料的價(jià)值給予相應(yīng)的處罰;情節(jié)嚴(yán)重的,予以辭退處理。
第十三條本制度解釋權(quán)、修改權(quán)歸公司,自公布之日起生效。
第2篇 投資公司檔案管理制度格式怎樣的
投資管理公司檔案管理制度
第一條 根據(jù)企業(yè)管理和改善檔案工作的要求,為進(jìn)一步加強(qiáng)公司檔案工作,更好地為公司提高經(jīng)濟(jì)效益服務(wù),特制定本規(guī)定。
第二條 公司行政部部為檔案管理的職能部門,負(fù)責(zé)公司各類檔案的管理工作。對(duì)公司各類檔案進(jìn)行收集、整理和歸檔。各部門根據(jù)工作需要配備專(兼)職檔案管理人員,負(fù)責(zé)檔案進(jìn)室前的收集、整理和保管工作。各部門的檔案管理人員應(yīng)按照明確的歸檔時(shí)間和歸檔范圍,定期向檔案管理部門移交檔案,確因工作需要繼續(xù)使用的文件資料,原件移交檔案室,使用部門留存復(fù)印件。
第三條 文件材料的收集由各部門或經(jīng)辦人員負(fù)責(zé)整理,交常務(wù)副總經(jīng)理審閱后歸檔。
第四條 一項(xiàng)工作由幾個(gè)部門參與辦理的,在工作中形成的文件材料,由主辦部門或人員收集,交行政部備案。會(huì)議文件由行政部收集。
第五條 在切實(shí)遵循《中國檔案分類法》前提下,根據(jù)公司實(shí)際情況,將所涉及的檔案劃分為十大類:(a)行政管理、(b)人事管理、(c)財(cái)會(huì)檔案、(d)生產(chǎn)經(jīng)營管理、(e)技術(shù)質(zhì)量安全管理、(f)基建檔案、(g)外來文件、(h)聲像檔案、(i)實(shí)物檔案、(j)其他檔案。
第六條 歸檔范圍:
(一) 重要的會(huì)議材料,包括會(huì)議的通知、報(bào)告、決議、總結(jié)、典型發(fā)言、會(huì)議記錄等。
(二) 本公司對(duì)外的正式發(fā)文與有關(guān)單位來往的文書。
(三) 本公司的各種工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、會(huì)議記錄、統(tǒng)計(jì)報(bào)表及簡報(bào)。
(四) 本公司與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書等文件材料。
(五) 本公司職工勞動(dòng)、工資、福利方面的文件材料。
(六) 本公司的大事記及反映本公司重要活動(dòng)的剪報(bào)、照片、錄音、錄像等。
第七條 歸檔要求:
(一) 歸檔的文件材料要完整、系統(tǒng)、準(zhǔn)確。
(二) 歸檔的文件材料必須是原件。如是傳真件等不易保存的文件材料,應(yīng)留復(fù)印件,并將復(fù)印件與原件一起存檔,并加以說明。
(三) 檔案質(zhì)量總的要求是:遵循文件的形成規(guī)律和特點(diǎn),保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系,區(qū)別不同的價(jià)值,便于保管和利用。
(四) 歸檔的文件材料種數(shù)、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均應(yīng)齊全完整。
(五) 在歸檔的文件材料中,應(yīng)將每份文件的正件與 、印件與定稿、請(qǐng)示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件,分別立在一起,不得分開,文電應(yīng)合一歸檔。
(六) 不同年度的文件一般不得放在一起立卷;跨年度的總結(jié)放在針對(duì)的最后一年立卷;跨年度的會(huì)議文件放在會(huì)議開幕年。
(七) 檔案文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進(jìn)行排列,密不可分的文件材料應(yīng)依序排列在一起,即批復(fù)在前,請(qǐng)示在后;正件在前, 在后;印件在前,定稿在后;其它文件材料依其形成規(guī)律或特點(diǎn),應(yīng)保持文件之間的密切聯(lián)系并進(jìn)行系統(tǒng)的排列。
(八) 案卷封面,應(yīng)逐項(xiàng)按規(guī)定一律使用用黑色中性筆填寫,字跡要工整、清晰。
第八條 檔案管理人員職責(zé)
(一) 按照有關(guān)規(guī)定做好文件材料的收集、整理、分類、歸檔等工作。
(二) 按照歸檔范圍、要求,將文件材料按時(shí)歸檔。
(三) 工作人員應(yīng)當(dāng)遵紀(jì)守法、忠于職守,努力維護(hù)公司檔案的完整與安全。
第九條 檔案的查閱和借閱
(一) 公司檔案只有公司內(nèi)部人員可以借閱,借閱者都要填寫《借閱單》,報(bào)主管人員批準(zhǔn)后,方可借閱,其中非受控文檔的借閱要由部門經(jīng)理簽字批準(zhǔn),受控文檔的借閱要由總經(jīng)理或常務(wù)副總簽字批準(zhǔn)。
(二) 檔案借閱的最長期限為一周;對(duì)借出檔案,檔案管理人員要定期催還,發(fā)現(xiàn)損壞、丟失或逾期未還,應(yīng)寫出書面報(bào)告,報(bào)常務(wù)副總經(jīng)理處理。
(三) 必須嚴(yán)格保密,不準(zhǔn)泄露檔案材料內(nèi)容,如發(fā)現(xiàn)遺失必須及時(shí)匯報(bào),追求責(zé)任。
(四) 不準(zhǔn)拆卷及任意抽、換卷內(nèi)文件或剪貼涂改其字句等;不得任意摘抄或復(fù)制案卷內(nèi)容,如確有需要,必須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)才能摘抄或復(fù)制。
(五) 必須愛護(hù)檔案,保持整潔,不準(zhǔn)在檔案材料中寫字、劃線或作記號(hào)等。
(六) 不準(zhǔn)轉(zhuǎn)借,必須專人專用。
(七) 用畢按時(shí)歸還,如需延長借閱時(shí)間,必須通知檔案管理人員另行辦理續(xù)借手續(xù)。
第十條 檔案的保管
(一) 要做好檔案的防火、防蟲、防盜、防塵、防陽光直射'五防'工作。檔案柜所在辦公室嚴(yán)禁吸煙。檔案管理人員要定期對(duì)檔案進(jìn)行安全檢查,發(fā)現(xiàn)問題要及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告,并采取補(bǔ)救措施。對(duì)于不易繼續(xù)保存的檔案資料,應(yīng)及時(shí)予以復(fù)制;對(duì)于已破損的檔案資料應(yīng)及時(shí)予以修復(fù)。
(二) 為做好檔案的提供和利用工作,所有文件資料均應(yīng)按照其分類組卷,并按照其性質(zhì)分為短期、長期、永久三類分別保管。
(三) 檔案管理人員要做好檔案資料的保密工作,檔案管理部門除外,其他各部門人員不得查閱與自己工作內(nèi)容無關(guān)的檔案資料。
第十一條 檔案的銷毀公司對(duì)各類檔案每二年進(jìn)行一次鑒定。對(duì)超過保管期并經(jīng)鑒定無保留價(jià)值的檔案做出銷毀處理意見,報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)后予以銷毀。
第十二條 獎(jiǎng)懲
(一) 公司檔案管理部門及專職負(fù)責(zé)人須嚴(yán)格執(zhí)行上述管理規(guī)定,如出現(xiàn)違規(guī)操作,給予負(fù)責(zé)人點(diǎn)名批評(píng),并視情節(jié)輕重處以50-200元的罰款。
(二) 經(jīng)批準(zhǔn)借出的檔案資料,無正當(dāng)理由在借閱限期內(nèi)不歸還的,給予責(zé)任人罰款100-200元的處罰;檔案管理人員未及時(shí)催還的,每次給予罰款10-50元的處罰。
(三) 故意毀損檔案資料的,應(yīng)當(dāng)視損毀資料的價(jià)值給予相應(yīng)的處罰;情節(jié)嚴(yán)重的,予以辭退處理。
第十三條 本制度解釋權(quán)、修改權(quán)歸公司,自公布之日起生效。
第3篇 某某城建投資公司檔案管理制度
某城建投資公司檔案管理制度
為進(jìn)一步明確工作規(guī)范,強(qiáng)化內(nèi)部管理,落實(shí)崗位責(zé)任,健全文件及檔案的管理工作,制定本管理制度。公司全體員工要嚴(yán)格按照制度要求,強(qiáng)化優(yōu)質(zhì)高效、嚴(yán)謹(jǐn)規(guī)范的意識(shí),認(rèn)真履職、團(tuán)結(jié)協(xié)作,共同做好文件及檔案有關(guān)工作。
一、檔案管理規(guī)范
(一)要遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn),保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系,區(qū)別不同保管價(jià)值,按照方便保管和利用的原則管理。
(二)需歸檔的文件、材料,要收集完整齊全,正件與附件、印件與定稿、請(qǐng)示與批復(fù)、多種文字形成的同一文件要在一起歸檔。
(三)各類會(huì)議所形成的文件,包括會(huì)議通知、議程、名單、會(huì)議文件及參閱材料、領(lǐng)導(dǎo)講話、照片、記錄、會(huì)議紀(jì)要等由相關(guān)人員負(fù)責(zé)收集齊全(文件一式二份),在會(huì)議結(jié)束后立卷存檔。
(四)不同年度的文件不能一起立卷,跨年度的請(qǐng)示與批復(fù),須放在批復(fù)年立卷,沒有批復(fù)的放在請(qǐng)示年立卷,跨年度計(jì)劃放在計(jì)劃的第一年立卷,跨年度總結(jié)放在總結(jié)最后一年立卷,跨年度會(huì)議文件放在開會(huì)年立卷。
(五)卷內(nèi)文件排列要根據(jù)不同情況,按照文件形成的規(guī)律和特點(diǎn)進(jìn)行排列,密不可分的文件、材料要依序排在一起,做到批復(fù)在前、請(qǐng)示在后;印件在前、原稿在后。
(六)卷內(nèi)文件排列順序,要依次編寫件號(hào)和頁號(hào)。
(七)卷內(nèi)文件要逐件填寫卷內(nèi)目錄。
(八)案卷封皮的標(biāo)題要力求簡明扼要,準(zhǔn)確概括地反映卷內(nèi)文件材料的內(nèi)容。
(九)文件資料查閱利用制度:1.本單位人員借閱檔案、資料須登記,未履行登記手續(xù)的,檔案管理人員不予提供檔案、資料。對(duì)于關(guān)鍵性和常用部分的檔案應(yīng)使用復(fù)印件,盡量不用原件,一般由使用人復(fù)印。2.檔案、資料的原件一般不外借給其他單位人員,特殊情況需要外借時(shí),須經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),辦理外借手續(xù)并限期歸還。借出的檔案材料的原件,借用人要妥善保管,不得毀壞和遺失,按期歸還,如有損壞、遺失,由借用人負(fù)責(zé)。
二、財(cái)務(wù)固定資產(chǎn)檔案管理規(guī)范
(一)財(cái)務(wù)部門應(yīng)設(shè)專人負(fù)責(zé)固定資產(chǎn)管理,建立健全固定資產(chǎn)三賬一卡。定期對(duì)固定資產(chǎn)進(jìn)行清點(diǎn)、核實(shí),做到帳賬、帳卡、帳物相符及固定資產(chǎn)折舊工作,固定資產(chǎn)檔案管理人員變動(dòng)時(shí),應(yīng)辦理移交手續(xù)。
(二)固定資產(chǎn)的購置嚴(yán)格執(zhí)行逐級(jí)審批制度,大型設(shè)備應(yīng)根據(jù)機(jī)構(gòu)的規(guī)模、任務(wù)、現(xiàn)狀、發(fā)展規(guī)劃和經(jīng)費(fèi)情況添置和更新。
(三)固定資產(chǎn)的報(bào)廢、轉(zhuǎn)讓、變價(jià)處理嚴(yán)格執(zhí)行有關(guān)報(bào)廢的程序和規(guī)定并及時(shí)上報(bào)相關(guān)主管部門。
(四)加強(qiáng)國有資產(chǎn)管理,嚴(yán)防國有資產(chǎn)流失。
三、工程項(xiàng)目檔案管理規(guī)范
(一)工程檔案歸檔范圍是指各類報(bào)批文件(對(duì)政府各行政部門的各類報(bào)批文件、回復(fù)的批示文件、對(duì)外發(fā)文、對(duì)外接收的文件)、各類合同、設(shè)計(jì)資料及圖紙、設(shè)計(jì)變更與工程洽商資料、監(jiān)理文件、施工日志、會(huì)議紀(jì)要、審計(jì)結(jié)論及各種驗(yàn)收證件、檢測報(bào)告、材料設(shè)備的合格證及說明書、施工圖、財(cái)產(chǎn)移交手續(xù)及其他需要存檔的文件等。
(二)資料管理人員建立《文件接收登記表》對(duì)接收的文件資料進(jìn)行登記。任何人無論從何途徑得到的與工程有關(guān)的文件資料,都應(yīng)交到資料管理人員,由資料管理人員組織識(shí)別并登記。對(duì)接收的文件資料,資料管理人員根據(jù)審批權(quán)限送交領(lǐng)導(dǎo)審批。
(三)項(xiàng)目部任何部門、任何人向公司項(xiàng)目部以外單位發(fā)出與項(xiàng)目有關(guān)的文件資料,都應(yīng)根據(jù)審批權(quán)限進(jìn)行審批,在發(fā)出前應(yīng)存檔進(jìn)行備案,并對(duì)反饋信息及時(shí)歸檔。
(四)本單位人員借閱工程檔案、資料須登記,未履行登記手續(xù)的,檔案管理人員不予提供檔案、資料。對(duì)于關(guān)鍵性和常用部分的檔案應(yīng)使用復(fù)印件,盡量不用原件,一般由使用人復(fù)印。工程檔案、資料的原件一般不外借給其他單位人員,特殊情況需要外借時(shí),須經(jīng)公司主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),辦理外借手續(xù)并限期歸還。
(五)工程檔案工作人員必須樹立高度的保密觀念,遵守公司的各項(xiàng)保密制度;凡涉及不宜公開的公司機(jī)密等檔案,應(yīng)作秘密保管并嚴(yán)格控制查閱范圍;凡作秘密和內(nèi)部管理的檔案,應(yīng)嚴(yán)格履行查閱審批手續(xù),嚴(yán)禁擅自拍照和復(fù)制,利用者應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定,不得泄露公司秘密;對(duì)確已無保存價(jià)值的工程檔案,由工程項(xiàng)目部負(fù)責(zé)列出銷毀清冊(cè),經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審批后,由銷毀人、監(jiān)銷人銷毀,并簽名注銷。
