某某城建投資公司檔案管理制度
某城建投資公司檔案管理制度
為進(jìn)一步明確工作規(guī)范,強(qiáng)化內(nèi)部管理,落實(shí)崗位責(zé)任,健全文件及檔案的管理工作,制定本管理制度。公司全體員工要嚴(yán)格按照制度要求,強(qiáng)化優(yōu)質(zhì)高效、嚴(yán)謹(jǐn)規(guī)范的意識(shí),認(rèn)真履職、團(tuán)結(jié)協(xié)作,共同做好文件及檔案有關(guān)工作。
一、檔案管理規(guī)范
(一)要遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn),保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系,區(qū)別不同保管價(jià)值,按照方便保管和利用的原則管理。
(二)需歸檔的文件、材料,要收集完整齊全,正件與附件、印件與定稿、請(qǐng)示與批復(fù)、多種文字形成的同一文件要在一起歸檔。
(三)各類會(huì)議所形成的文件,包括會(huì)議通知、議程、名單、會(huì)議文件及參閱材料、領(lǐng)導(dǎo)講話、照片、記錄、會(huì)議紀(jì)要等由相關(guān)人員負(fù)責(zé)收集齊全(文件一式二份),在會(huì)議結(jié)束后立卷存檔。
(四)不同年度的文件不能一起立卷,跨年度的請(qǐng)示與批復(fù),須放在批復(fù)年立卷,沒有批復(fù)的放在請(qǐng)示年立卷,跨年度計(jì)劃放在計(jì)劃的第一年立卷,跨年度總結(jié)放在總結(jié)最后一年立卷,跨年度會(huì)議文件放在開會(huì)年立卷。
(五)卷內(nèi)文件排列要根據(jù)不同情況,按照文件形成的規(guī)律和特點(diǎn)進(jìn)行排列,密不可分的文件、材料要依序排在一起,做到批復(fù)在前、請(qǐng)示在后;印件在前、原稿在后。
(六)卷內(nèi)文件排列順序,要依次編寫件號(hào)和頁號(hào)。
(七)卷內(nèi)文件要逐件填寫卷內(nèi)目錄。
(八)案卷封皮的標(biāo)題要力求簡(jiǎn)明扼要,準(zhǔn)確概括地反映卷內(nèi)文件材料的內(nèi)容。
(九)文件資料查閱利用制度:1.本單位人員借閱檔案、資料須登記,未履行登記手續(xù)的,檔案管理人員不予提供檔案、資料。對(duì)于關(guān)鍵性和常用部分的檔案應(yīng)使用復(fù)印件,盡量不用原件,一般由使用人復(fù)印。2.檔案、資料的原件一般不外借給其他單位人員,特殊情況需要外借時(shí),須經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),辦理外借手續(xù)并限期歸還。借出的檔案材料的原件,借用人要妥善保管,不得毀壞和遺失,按期歸還,如有損壞、遺失,由借用人負(fù)責(zé)。
二、財(cái)務(wù)固定資產(chǎn)檔案管理規(guī)范
(一)財(cái)務(wù)部門應(yīng)設(shè)專人負(fù)責(zé)固定資產(chǎn)管理,建立健全固定資產(chǎn)三賬一卡。定期對(duì)固定資產(chǎn)進(jìn)行清點(diǎn)、核實(shí),做到帳賬、帳卡、帳物相符及固定資產(chǎn)折舊工作,固定資產(chǎn)檔案管理人員變動(dòng)時(shí),應(yīng)辦理移交手續(xù)。
(二)固定資產(chǎn)的購置嚴(yán)格執(zhí)行逐級(jí)審批制度,大型設(shè)備應(yīng)根據(jù)機(jī)構(gòu)的規(guī)模、任務(wù)、現(xiàn)狀、發(fā)展規(guī)劃和經(jīng)費(fèi)情況添置和更新。
(三)固定資產(chǎn)的報(bào)廢、轉(zhuǎn)讓、變價(jià)處理嚴(yán)格執(zhí)行有關(guān)報(bào)廢的程序和規(guī)定并及時(shí)上報(bào)相關(guān)主管部門。
(四)加強(qiáng)國有資產(chǎn)管理,嚴(yán)防國有資產(chǎn)流失。
三、工程項(xiàng)目檔案管理規(guī)范
(一)工程檔案歸檔范圍是指各類報(bào)批文件(對(duì)政府各行政部門的各類報(bào)批文件、回復(fù)的批示文件、對(duì)外發(fā)文、對(duì)外接收的文件)、各類合同、設(shè)計(jì)資料及圖紙、設(shè)計(jì)變更與工程洽商資料、監(jiān)理文件、施工日志、會(huì)議紀(jì)要、審計(jì)結(jié)論及各種驗(yàn)收證件、檢測(cè)報(bào)告、材料設(shè)備的合格證及說明書、施工圖、財(cái)產(chǎn)移交手續(xù)及其他需要存檔的文件等。
(二)資料管理人員建立《文件接收登記表》對(duì)接收的文件資料進(jìn)行登記。任何人無論從何途徑得到的與工程有關(guān)的文件資料,都應(yīng)交到資料管理人員,由資料管理人員組織識(shí)別并登記。對(duì)接收的文件資料,資料管理人員根據(jù)審批權(quán)限送交領(lǐng)導(dǎo)審批。
(三)項(xiàng)目部任何部門、任何人向公司項(xiàng)目部以外單位發(fā)出與項(xiàng)目有關(guān)的文件資料,都應(yīng)根據(jù)審批權(quán)限進(jìn)行審批,在發(fā)出前應(yīng)存檔進(jìn)行備案,并對(duì)反饋信息及時(shí)歸檔。
(四)本單位人員借閱工程檔案、資料須登記,未履行登記手續(xù)的,檔案管理人員不予提供檔案、資料。對(duì)于關(guān)鍵性和常用部分的檔案應(yīng)使用復(fù)印件,盡量不用原件,一般由使用人復(fù)印。工程檔案、資料的原件一般不外借給其他單位人員,特殊情況需要外借時(shí),須經(jīng)公司主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),辦理外借手續(xù)并限期歸還。
(五)工程檔案工作人員必須樹立高度的保密觀念,遵守公司的各項(xiàng)保密制度;凡涉及不宜公開的公司機(jī)密等檔案,應(yīng)作秘密保管并嚴(yán)格控制查閱范圍;凡作秘密和內(nèi)部管理的檔案,應(yīng)嚴(yán)格履行查閱審批手續(xù),嚴(yán)禁擅自拍照和復(fù)制,利用者應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定,不得泄露公司秘密;對(duì)確已無保存價(jià)值的工程檔案,由工程項(xiàng)目部負(fù)責(zé)列出銷毀清冊(cè),經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審批后,由銷毀人、監(jiān)銷人銷毀,并簽名注銷。
