房地產(chǎn)銷售合同印鑒顧客資料管理制度
一、購房合同簽署及管理辦法
為規(guī)范公司合同簽署及文檔管理,做好部門協(xié)同工作,特制定本辦法:
領(lǐng)用購房合同(以下簡稱'合同')
銷售部根據(jù)需要可一次性從辦公室領(lǐng)取空白合同(已蓋章)五十份,并登記合同編號。銷售部應(yīng)指定專人保管空白合同,并對領(lǐng)用者進行登記。因誤填等原因作廢的空白合同須交回辦公室銷毀。如有丟失,應(yīng)即時通知辦公室,并根據(jù)合同編號登報聲明。
簽署過程
1、購房合同由銷售部人員(法人代表委托授權(quán))負責(zé)簽署,合同正本一式兩份至五份,銷售部應(yīng)將公司留存的原件全部交辦公室檔案員保管。
2、收取定金:客戶定金在5000元(含)以下的,由銷售部指定人員收取,并在當(dāng)日交到財務(wù)部;定金在5000元以上的,由財務(wù)部收取,出納應(yīng)以最快速度到達銷售現(xiàn)場,時間不得超過40分鐘。
合同條款的依據(jù)(公司方)
1、合同面積以總工室出具的《xx暫測面積》為標準。以非標準分割單位出售,須經(jīng)總工室測定,總經(jīng)理簽字認可。
2、合同金額以總經(jīng)理簽發(fā)的《xx價格報告書》為標準。以低于標準的價格出售,須經(jīng)總經(jīng)理同意。
3、付款方式、::違約責(zé)任、設(shè)計變更、質(zhì)量承諾、產(chǎn)權(quán)登記、物業(yè)管理、保修責(zé)任等各項事宜均以總經(jīng)理簽發(fā)的有關(guān)文件為標準。
4、以上標準應(yīng)交辦公室存檔,財務(wù)部備份。
合同更改
因某種原因須更改合同,經(jīng)雙方協(xié)商后(公司方必須經(jīng)總經(jīng)理同意),簽定程序同上。作廢合同處理辦法同上。
合同查詢及使用
1、辦公室將合同內(nèi)容錄入公司局域網(wǎng)供有關(guān)人士查詢;
2、辦公室負責(zé)合同資料的準確性、及時性、保密性;
3、查詢權(quán)限為公司總經(jīng)理、副總經(jīng)理、銷售部正副經(jīng)理及該合同簽署人,財務(wù)部正副經(jīng)理、辦公室正副主任及合同保管員;
4、調(diào)用或查看原件的權(quán)限為總經(jīng)理、副總經(jīng)理、銷售部經(jīng)理、財務(wù)部經(jīng)理、辦公室主任。其余人員須經(jīng)以上人士同意,方能調(diào)用或查看。
合同內(nèi)容審查
財務(wù)部根據(jù)合同條款為依據(jù),及時(三個工作日內(nèi))對每份合同進行審查,如有不符合標準情況,須立即與總經(jīng)理核實。
報表統(tǒng)計
財務(wù)部根據(jù)合同匯總銷售報表,并通過郵件方式每周呈總經(jīng)理,報表主要參數(shù)指標為:客戶姓名、簽約日期、成交面積、成交金額、已付金額、未付金額、本月應(yīng)收款、本季度應(yīng)收款、本年度應(yīng)收款等。
二、銷售部印章的使用和管理:
1.銷售部的印章由內(nèi)管員負責(zé)保管。印章的使用只限于公務(wù)用途。
2.員工使用印章時必須填寫《印章使用登記表》,說明用途,由內(nèi)管員審核后方可蓋章。
3.發(fā)現(xiàn)有非法使用印章的員工將被立即開除。
三、顧客資料的管理:
對凡到各售樓處看房的來訪客戶,售樓員都必須詳細、認真地記錄有關(guān)資料,由項目經(jīng)理負責(zé)整理和管理,各售樓處的客戶資料共享。
