辦公用品規(guī)范化管理制度
一、目的:
為了降低辦公用品消耗,減少損失和浪費,使辦公用品管理規(guī)范化,特制訂本制度。
二、辦公用品范圍
2.1文具、紙張等文案用品;
2.1.1文案用品分為個人領(lǐng)用與部門領(lǐng)用兩種。個人領(lǐng)用系個人使用保管的用品,如筆、筆芯、筆記本、膠棒等。部門領(lǐng)用系本部門共同使用的用品,如訂書機、計算器、剪刀等。
2.2辦公桌、椅、檔案柜等用品;
2.3電腦、投影儀、打印機、復印機等辦公設(shè)備以及公司集團手機卡。
三、辦公用品的申購及發(fā)放
3.1各部門每月25日向行政部提出采購申請,經(jīng)行政部核對并申報同意后由行政部統(tǒng)一采購、管理及發(fā)放。
3.2購入的辦公用品須按類別,品種清點,驗收,統(tǒng)一入庫管理。
3.3辦公常備用品每月10日、20日兩天進行發(fā)放,領(lǐng)用時秉承以舊換新原則,由領(lǐng)用人簽字,說明物品名稱、數(shù)量等,以控制文具消耗。
3.4辦公設(shè)備及桌椅等由財務(wù)部負責核實,行政部根據(jù)需要采買發(fā)放。
四、辦公用品的管理
4.1各部門應(yīng)本著節(jié)約的原則使用辦公用品。
4.2任何人未經(jīng)過允許不得擅自領(lǐng)取辦公用品,不得挪用辦公用品及其他物資。
4.3電腦、投影儀、打印機、復印機等辦公設(shè)備及公司集團手機卡均由專人管理,如有遺失或損壞,應(yīng)由管理人全權(quán)負責。
4.3.1電腦管理
4.3.1.1保證機器的正常開關(guān)機;
4.3.1.2嚴禁使用過程中冷關(guān)機,對硬盤造成損傷、縮短固件的使用壽命;
4.3.1.3嚴禁玩電腦游戲、上網(wǎng)聊天;
4.3.1.4嚴禁登陸不良網(wǎng)站及非法網(wǎng)站。
4.3.1.5定期對電腦進行殺毒;
4.3.1.6使用完畢后請按照正常關(guān)機順序關(guān)閉主機及顯示器。
4.3.2打印機、復印機:
4.3.2.1保證機器的正常開關(guān)機;
4.3.2.2定期對設(shè)備進行維護;
4.3.2.3復印機連續(xù)工作正反面20張時,請待機8分鐘;
4.3.2.4各部門應(yīng)保證機器所需耗材、紙張充足,及時向行政部領(lǐng)用;
4.3.3投影儀
4.3.3.1保證機器正常開關(guān)機;
4.3.3.2關(guān)機后靜待風扇停止后方可切斷電源;
4.3.3.3使用過程中保持良好的通風環(huán)境,不要堵塞通風口;
4.3.3.4禁止傾斜90°角以上播放文件;
4.3.3.5使用時間超過兩小時需斷電休息10分鐘。
4.3.4集團手機卡
4.3.4.1公司凡試用期滿的員工,必須統(tǒng)一使用公司的集團手機卡,否則不享受公司的話費補貼(特殊情況經(jīng)經(jīng)理批準后除外)。
4.3.4.2集團手機卡領(lǐng)用者必須嚴格遵守使用制度,如有損壞、丟失,及時報行政部予以補辦、處理。
4.3.4.3集團手機卡僅供領(lǐng)用者在公司任職期間使用,離職時必須到行政部辦理相關(guān)退還手續(xù)。
4.4辦公設(shè)備管理者具有保管與維護責任,不得擅自委托他人保管。因特殊原因不能及時收回時,需指定專人負責保管。
4.5辦公設(shè)備要注意維護保養(yǎng),嚴格按操作規(guī)程進行操作,當設(shè)備出現(xiàn)損壞時,須報直屬上級領(lǐng)導決定后方可修理。
4.6經(jīng)檢查確認破損辦公器具、設(shè)備已沒有修理必要時,辦公用品管理員向直屬上級領(lǐng)導請示,予以報廢處理。
4.7嚴禁把辦公用品帶回家私用。
4.8凡純屬人為原因致使辦公器具、設(shè)備損壞或有意破壞者,追究其責任并照價賠償。
