集團企業(yè)禮贈品管理制度
集團公司禮贈品管理制度
第一章總則
第一條為規(guī)范公司禮(贈)品的管理,特制訂本制度。
第二條本制度適用于江蘇xx實業(yè)集團有限公司。
第二章管理條例
第三條禮品采購
(一)行政部負責人根據(jù)禮品的日常用量,確定各類禮品的最高、最低庫存量。
(二)行政部庫房管理員負責定期清點各類禮品的庫存量,當庫存接近最低庫存量時,應及時將請購計劃報行政部負責人審批。
(三)每逢春節(jié)、中秋、'十一'等重大節(jié)假日,各相關部門須提前一個月向行政部上報禮品計劃,由行政部負責人根據(jù)計劃確定采購量。
(四)禮品采購由行政部負責人統(tǒng)一安排,視實際情況由供應部或相關人員辦理采購。
第四條禮(贈)品的繳庫
(一)禮品入庫:庫房管理員必須查點禮品的數(shù)量、標識等項目,如發(fā)現(xiàn)禮品數(shù)量、單據(jù)等不齊全、標識不清或質量有問題時,不得辦理入庫手續(xù)。
(二)贈品入庫:所有因工作關系獲贈的總價值超過30元(含)的禮品均應按公司規(guī)定,上繳至行政部統(tǒng)一管理。
(三)公司采購或員工獲贈的禮品繳庫時,應填寫繳庫單。贈品繳庫時須備注贈送方或贈送事由。
(四)繳庫單填寫要求:對繳庫部門或個人、時間、禮品名稱及規(guī)格、單位、價格、數(shù)量逐項填寫。驗收人、繳庫人、繳庫部門及行政部負責人簽字有效。
第五條禮品庫管理
(一)禮品庫由庫房管理員負責管理,由保安協(xié)助管理。
(二)由當值保安負責對當日煙、酒等禮品領用進行登記,由庫房管理員于每日上班后及每日下班前對庫房禮品數(shù)進行清點并登記臺帳,當值保安于每日下班前對庫房禮品數(shù)進行清點并登記臺帳,嚴禁漏盤、少盤、錯盤現(xiàn)象。
(三)查點中發(fā)現(xiàn)問題和差錯,應及時查明原因,并進行相應處理。
(四)庫房鑰匙由庫房管理員負責保管。庫房管理員不在崗時,鑰匙由當值保安負責人負責保管。未經(jīng)行政部負責人批準,任何人不得將庫房鑰匙帶出公司,更不得將庫房鑰匙轉交他人使用或代為保管。
(五)煙、酒、茶葉、食品等要分類存放,做到標識清楚、擺放整齊;禮品在存放時應擺放合理,搬運時應小心輕放,避免發(fā)生破損。禮品如有破損,庫房管理員應及時上報行政部負責人,由行政部負責人根據(jù)破損原因進行處理。
(六)庫房管理員必須定期對禮品進行分類整理,對存放期限較長,逾期失效等不良存貨,要以書面形式報至行政部負責人處,由行政部負責人提出處理意見,處理結果須報送財務部門。
第六條禮(贈)品領用
(一)禮品出庫必須遵循先進先出原則。
(二)各部門如需領用禮品必須填寫《禮品領用申請單》,對領用部門、領用事由、禮品名稱及規(guī)格、單位、要數(shù)、所送單位及人員姓名逐項填寫,由領用部門負責人簽字后交行政部負責人審核簽字。
(三)《禮品領用申請單》經(jīng)行政部負責人簽字同意后,領用部門方可填寫出庫單辦理禮品領用。
(四)庫房管理員見出庫單方可為領用部門領用禮品。出庫單填寫要求:對領用部門、禮品名稱及規(guī)格、單位、要數(shù)逐項填寫,由領用部門經(jīng)辦人、負責人簽字,行政部負責人審核簽字、發(fā)貨人簽字。庫房保管員在單據(jù)不符合要求或沒有出庫單的情況下發(fā)貨,責任由保管員承擔。
第七條禮品退庫
(一)對沒有用完的禮品,原出庫部門或出庫經(jīng)辦人要立即辦理退庫手續(xù),如因特殊原因禮品未能及時用完,超過二天時間必須辦理退庫,杜絕自行存放。
(二)退庫時,驗收人員應認真點驗,并準確、逐項填寫繳庫單,要求使用紅色復寫紙、紅色水筆,經(jīng)領用部門經(jīng)辦人、負責人及行政部驗收人、負責人簽字生效。
第八條禮品臺帳處理
(一)禮品臺帳由庫房保管員負責建立,按品名分頁建立數(shù)量、金額多欄式臺帳,臺帳建立應將禮品與贈品分開入帳。
(二)行政部負責根據(jù)相關繳庫單和出庫單進行不定期核查,發(fā)現(xiàn)問題及時上報。
(三)各類單據(jù)不得隨意涂改,發(fā)生涂改的單據(jù)視為作廢。
第三章考核辦法
第九條采購人、保管員、領用經(jīng)辦人如有作假或偷竊行為,一經(jīng)查出,十倍賠償經(jīng)濟損失并開除。
第十條出現(xiàn)禮品丟失,相關責任人將按禮品進價進行賠償。
第十一條因擺放或搬運不當造成禮品損壞的,相關責任人將按禮品進價賠償。
第十二條出現(xiàn)下列情形的,將根據(jù)情節(jié)扣除責任人相應績效分數(shù)
(一)因庫存不足影響使用的;
(二)禮品的繳、領、退等手續(xù)不清的;
(三)臺帳混亂不清,無日報表和庫存清單的;單據(jù)保管不善造成破損或遺失的;
(四)未實施監(jiān)督與定期盤存的;
(五)未按要求領、退禮品的。
第四章附則
第十三條本制度解釋權歸行政部,監(jiān)督執(zhí)行權歸總經(jīng)辦。
第十四條本制度自頒布之日起正式執(zhí)行。
