集團(tuán)企業(yè)辦公管理制度13
集團(tuán)公司辦公管理制度(十三)
第一章總則
第一條為提高工作效率、創(chuàng)造良好工作環(huán)境,特制訂本制度。
第二條本制度適用于集團(tuán)公司及所屬各分(子)公司、部門(mén)的辦公管理,各公司也可依據(jù)本制度精神自行擬定相應(yīng)制度。
第二章辦公紀(jì)律管理
第三條愛(ài)崗敬業(yè),保持積極的工作狀態(tài),認(rèn)真負(fù)責(zé)地完成本職工作和領(lǐng)導(dǎo)布置的工作任務(wù)。
(一)員工須服從領(lǐng)導(dǎo)安排;
(二)對(duì)工作范圍內(nèi)的事件盡職盡責(zé),對(duì)個(gè)人能力范圍內(nèi)的工作行為須負(fù)全部責(zé)任;
(三)承諾或會(huì)議任務(wù)應(yīng)按期完成。
第四條保持良好的工作秩序,樹(shù)立良好的工作形象。
(一)工作時(shí)間不大聲喧嘩、不唱歌、不打鬧嬉戲;
(二)上班時(shí)間不得穿背心、短褲、拖鞋;男職員不準(zhǔn)留長(zhǎng)發(fā),女職員不得穿超短裙。
第五條認(rèn)真履行保密義務(wù),做好保密工作。
(一)嚴(yán)格遵守公司規(guī)章制度,做到不該去的地方不去,不該問(wèn)的問(wèn)題不問(wèn),不該說(shuō)的不說(shuō);
(二)未經(jīng)同意,任何人不得亂翻別人桌上文件、物品;
(三)辦公室無(wú)人時(shí),須鎖好門(mén)窗。因工作需要離開(kāi)崗位時(shí)應(yīng)將桌面上文件收起放好,并將電腦處于鎖定或其他狀態(tài)。
第六條注意辦公環(huán)境衛(wèi)生,養(yǎng)成良好工作習(xí)慣。
(一)廠(chǎng)區(qū)內(nèi)不準(zhǔn)隨地吐痰或亂扔雜物;
(二)廠(chǎng)區(qū)或者庫(kù)區(qū)內(nèi)不準(zhǔn)吸煙;
(三)辦公場(chǎng)所注意講究衛(wèi)生,保持良好的工作環(huán)境,做到辦公場(chǎng)所無(wú)蚊蠅、無(wú)灰塵。
第七條愛(ài)護(hù)公司財(cái)物,養(yǎng)成勤儉節(jié)約的良好習(xí)慣,提高成本意識(shí)。
(一)不浪費(fèi)水、電、紙等資源和辦公易耗品;
(二)按照相關(guān)要求使用辦公用品或車(chē)間設(shè)備;
(三)愛(ài)護(hù)公司財(cái)物,不損壞公司財(cái)物。
第八條禮貌待人、文明用語(yǔ),樹(shù)立良好個(gè)人形象。
第九條愛(ài)崗敬業(yè),嚴(yán)肅工作紀(jì)律,上班期間不做與本職工作無(wú)關(guān)的事。
(一)不竄崗、閑聊、吃零食、唱歌、談?wù)?包括利用電話(huà)談?wù)?或爭(zhēng)執(zhí)與工作無(wú)關(guān)的事;
(二)不看報(bào)紙、雜志等與工作無(wú)關(guān)的資料;
(三)不會(huì)見(jiàn)朋友、親屬等與工作無(wú)關(guān)的人員;
(四)接聽(tīng)私人電話(huà)應(yīng)盡量控制在3分鐘內(nèi);
(五)上班時(shí)間內(nèi)不偷懶睡覺(jué)。
第三章電話(huà)使用、接聽(tīng)管理規(guī)定
第十條電話(huà)使用
(一)電話(huà)使用必須使用禮貌用語(yǔ),電話(huà)接通后必須自報(bào)部門(mén)、單位;
(二)電話(huà)使用語(yǔ)言應(yīng)簡(jiǎn)明,切忌語(yǔ)言含糊不清;
(三)不利用公司辦公電話(huà)撥打私人電話(huà);
(四)任何人員在利用電話(huà)進(jìn)行交談時(shí)應(yīng)有強(qiáng)烈的保密意識(shí),不得與無(wú)關(guān)人員談?wù)摴臼聞?wù),不得在無(wú)關(guān)人員在場(chǎng)的情況下討論涉及公司秘密的事項(xiàng)。
第十一條電話(huà)接聽(tīng)處理
(一)辦公人員接聽(tīng)電話(huà)時(shí)必須使用禮貌用語(yǔ),應(yīng)有較強(qiáng)的隨機(jī)應(yīng)變能力;
(二)重要電話(huà)接聽(tīng)?wèi)?yīng)做好電話(huà)記錄工作,將電話(huà)接聽(tīng)內(nèi)容記錄并及時(shí)傳達(dá)、回復(fù);
(三)語(yǔ)言要求:規(guī)范禮貌、簡(jiǎn)潔耐心;
(四)電話(huà)接聽(tīng)時(shí)說(shuō):'您好+單位名稱(chēng)';電話(huà)結(jié)束時(shí)說(shuō)'再見(jiàn)!';
(五)對(duì)方撥錯(cuò)號(hào)碼時(shí),不要說(shuō)'打錯(cuò)了'就馬上掛斷電話(huà),而應(yīng)禮貌地說(shuō):'我想您撥錯(cuò)號(hào)碼了';
(六)接聽(tīng)電話(huà)要及時(shí),一般電話(huà)鈴響不得超過(guò)3聲;
(七)為防止電話(huà)長(zhǎng)時(shí)間占線(xiàn),接聽(tīng)電話(huà)一般不宜超過(guò)3分鐘(特殊情況時(shí)可適當(dāng)延長(zhǎng));
(八)原則上不允許接聽(tīng)私人電話(huà),經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后接聽(tīng)私人外線(xiàn)不得超過(guò)3分鐘;
(九)領(lǐng)導(dǎo)無(wú)暇接聽(tīng)電話(huà)或拒絕接聽(tīng)電話(huà)時(shí),須靈活處理,可詢(xún)問(wèn)對(duì)方詳細(xì)情況與來(lái)電事由以決定領(lǐng)導(dǎo)是否接聽(tīng)。
第十二條傳真接收處理
(一)做到及時(shí)接收傳達(dá)并做好接收登記工作,保證信息快速暢通;
(二)保密性文件要做好保密措施,不能隨意放置在辦公桌上,并及時(shí)通知相關(guān)人員承辦處理。
