購物廣場商戶檔案管理制度

購物廣場商戶檔案管理制度

購物中心商戶檔案管理制度

一、目的:規(guī)范商戶檔案資料的編號、分類、整理、保管及借閱工作。

二、職責(zé):

1、營運部經(jīng)理負責(zé)審批檔案對內(nèi)的借閱申請及清單、檔案管理的實施工作。

2、營運部指定人員負責(zé)檔案的日常管理工作。

三、適用范圍:包含但不限于項目客戶往來信函、裝修管理文件,租賃合同、物管合同、轉(zhuǎn)租撤場等相關(guān)資料與文件。

四、工作要點:

1、所有商戶檔案進行編號,一個客戶立一個檔案袋,分樓層或業(yè)態(tài)進行存檔;

2、所有商戶的檔案袋應(yīng)設(shè)立目錄,并在目錄上記載詳細的入冊內(nèi)容與時間;

3、任何人借閱商戶檔案,要辦理借閱手續(xù),并通過營運部經(jīng)理簽字方可借閱;

4、負責(zé)檔案管理的人員在借閱商戶檔案時,應(yīng)向借閱者當(dāng)面清點好檔案袋中的詳細的資料,并完成雙方交接簽字手續(xù);

5、商戶檔案的借閱,當(dāng)天須歸還,如超過一天時間,須經(jīng)營運部經(jīng)理審批同意;

6、商戶檔案歸還時,檔案管理人員按當(dāng)時借閱時的詳細清單進行清點完整無誤后,雙方完成交接手續(xù);

7、檔案管理人員,應(yīng)每半年對商戶檔案進行清查與整理,每年年底應(yīng)對商戶檔案進行歸類存檔。