單位會計檔案管理制度
第一章總則
為了加強會計檔案管理,保證會計檔案的安全、完整、及時,根據《中華人民共和國會計法》和《中華人民共和國檔案法》及財政部《會計檔案管理辦法》的規(guī)定,結合本單位實際情況,制定本辦法。
第二章會計檔案管理部門
1.單位檔案主管部門和財務部門共同負責會計檔案工作的指導、監(jiān)督和檢查。會計檔案的具體管理工作由財務部門負責,由財務部門指定專人負責在專門地點保管。保管地點應具備完善的防潮、防霉、防蛀、防火、防盜等條件。
2.財務部門必須建立會計檔案的立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀等管理制度,保證會計檔案妥善保管、有序存放、方便查閱、嚴防毀損、散失和泄密。
第三章會計檔案歸檔的范圍
1.會計憑證。包括外來的和自制的各種原始憑證、原始憑證匯總表、記賬憑證、記賬憑證匯總表,涉及對外對私改造資料,銀行存款(借款)對賬單及余額調節(jié)表等。年度終了都必須按照規(guī)定歸檔。
2.會計賬簿。包括總賬、明細賬、日記賬、各種輔助登記簿等。
3.財務報告。包括《會計制度》規(guī)定和主管部門臨時通知編報的主要財務指標快報,月、季、年度會計報表,報表附注及財務情況說明書。上級主管部門對報告的批復及社會審計的審計報告。
4.其它會計核算資料。凡與會計核算緊密相關的,由會計部門負責辦理的有參考價值的數據資料。
5.增值稅專用發(fā)票和普通發(fā)票。
第四章會計檔案的整理
會計年度終了后,應將裝訂成冊的會計檔案進行整理立卷。各種會計檔案應按會計檔案材料的關聯性,分門別類地組成幾個類型的案卷,將各卷按順序編號。
1.會計憑證。
(1)按月立卷:每月末將裝訂成冊的憑證,統(tǒng)一登記案卷目錄,每月立卷一份。
(2)分散裝訂:根據憑證的多少,分散裝訂,做到整齊、牢固、美觀。
(3)裝訂封面的所有內容要填寫齊全,包括:單位名稱、年度、月份、起止日期、號碼、裝訂人簽章等。
2.會計賬簿。
各種會計賬簿辦理完年度結賬后,除跨年使用的賬簿外,其它均需整理妥善保管。
(1)會計賬簿在辦理完年度結賬后,只在下一行的摘要欄填寫“結轉下年”字樣,不填其它內容。
(2)會計賬簿在裝訂前,應按賬簿啟用表的使用頁數,核對各個賬戶賬面是否齊全,是否按順序排列。
(3)活頁賬簿去空白頁后,將本賬面數項填寫齊全,撤去賬尺,用堅固耐磨的紙張做封面、封底,裝訂成冊。不同規(guī)格的活頁賬不得裝訂在一起。(4)會計賬簿的裝訂順序:
會計賬簿裝訂封面→賬簿啟用表→賬戶目錄→按本賬簿頁數順序裝訂賬頁→會計賬簿裝訂封底。
(5)裝訂后的會計賬簿應牢固、平整、不得有折角,掉頁現象。
(6)賬簿裝訂的封口處,應加蓋裝訂人印章。
(7)裝訂后,會計賬簿的脊背應平整,并注明所屬年度及賬簿名稱和編號。
(8)會計賬簿的編號為一年一編,編號順序為總賬、現金日記賬、銀行存(借)款日記賬、分戶明細賬、輔助賬。
3.會計報表。會計報表編制完成并按時報送后,留存報表均應按月裝訂成冊,年度終了統(tǒng)一歸檔保管。
第五章會計檔案的歸檔保管
1.當年的會計檔案在會計年度終了后,可暫由財務部門保管一年,期滿后存入檔案并由專人保管。
2.會計檔案管理人員負責全部會計檔案的整理、立卷、保管、調閱、銷毀等一系列工作。3.機構變動或檔案管理人員調動時,應辦理交接手續(xù),由原管理人員編制會計檔案移交清冊,將全部案卷逐一點交,接管人員逐一接收。
第六章會計檔案的借閱使用
1.財務部建立會計檔案清冊和借閱登記清冊。
2.凡需借會計檔案人員,須經財務負責人或單位領導批準后,方可辦理調閱手續(xù)。
3.借閱會計檔案人員,不得在案卷中標畫,不得拆散原卷冊,更不得抽換。
4.借閱會計檔案人員,不得將會計檔案攜帶出外,特殊情況,須經單位領導批準需需要復制會計檔案的,須經財務負責人或單位領導批準后方可復制。
第七章各種會計檔案保管期限
1.會計憑證保管15年。
2.會計賬簿保存15年,其中現金和銀行存款日記賬保存25年。
3.會計報表保存10年,其中年度決算表永久保存。
第八章會計檔案的銷毀
1.會會計檔案保管期滿,需要銷毀時由檔案部門提出銷毀清單,匯同財務部門共同鑒定后,編制會計檔案銷毀清冊,報經主管經理和上級主管部門批準后,方可銷毀。對其中未了結的債權、債務的原始憑證,應單獨抽出,另行立卷,由檔案部門保管到結清債權、債務時為止。
2.按規(guī)定銷毀會計檔案時,應由檔案部門和財會部門、審計部門共同派人監(jiān)銷,監(jiān)銷人在銷毀會計檔案以前要認真清點、核對,銷毀后,在銷毀清冊上簽名蓋章,并將監(jiān)銷情況以書面形式報告有關領導。
第九章附則
1.本制度自頒布之日起實施,未涉及情況按國家有關規(guī)定處理。
2.附表:《會計檔案保管期限表》
