儀器設(shè)備檔案管理制度
儀器設(shè)備檔案管理制度
一、凡是價值在萬元以上的各種進口和國產(chǎn)的精密、貴重、稀缺儀器設(shè)備,都必須建立檔案。
二、凡屬歸檔范圍內(nèi)的儀器設(shè)備的購置申請報告及批復(fù)文件,都要存入該儀器設(shè)備檔案內(nèi)。 三、凡屬歸檔范圍內(nèi)的儀器設(shè)備,到貨后器械科的兼職檔案人員要參加開箱驗收,詳填寫驗收報告一式二份,其中一份存檔。
四、凡屬歸檔范圍內(nèi)的儀器設(shè)備的全套隨機技術(shù)文件,儀器設(shè)備說明書、樣本、圖紙、技術(shù)操作規(guī)程、合格證及安裝調(diào)試等材料若系一式二份,應(yīng)留一份存檔;只有一份的,將原件存檔,復(fù)印件隨機使用。
五、已建檔的儀器設(shè)備在管理、使用、維修和改進工作中形成的文件材料應(yīng)歸檔,不得隨意亂放,以免丟失。
六、設(shè)備科的兼職檔案員,負責儀器設(shè)備檔案的收集、整理、保管、利用和統(tǒng)計工作。儀器設(shè)備檔案內(nèi)的文件材料,要按時間先后排列好,用鉛筆編寫頁號,凡有文字的頁面,都要編號,正面編在右上角,背面寫在左上角,然后填寫好卷內(nèi)目錄,一式三份,其中一份存檔,一份交綜合檔案室,一份存設(shè)備科。綜合檔案室負責督促、檢查和業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作。
七、儀器設(shè)備檔案由設(shè)備科負責保管,應(yīng)有專用的柜櫥,做到完整安全,存放有序,查找方便,不得隨意堆放,嚴防毀壞和散失。
八、儀器設(shè)備檔案的原件一般不外借,如因特殊需要,必須借用時,應(yīng)經(jīng)設(shè)備科領(lǐng)導(dǎo)同意,辦理借閱手續(xù),借出的檔案材料,借用人要妥善保管,不得毀壞和遺失,按期歸還,如有損壞、遺失,由借用人負責。
