第1篇 小區(qū)業(yè)主入住管理制度3
小區(qū)業(yè)主入住管理制度(三)
為迎接新業(yè)主入住,便于工作人員積極、有序地開展工作,本單位特制訂以下管理制度。
一、入住前的準(zhǔn)備
1.物業(yè)服務(wù)管理部在業(yè)主入住前一個月制訂入住工作計劃,該計劃中應(yīng)明確業(yè)主的入住時間、負(fù)責(zé)入住工作的人員及其職責(zé)、入住手續(xù)、入住過程中使用的文件和表格。入住工作計劃應(yīng)由管理處主任批準(zhǔn)。
2.綜合部應(yīng)提前一個月向業(yè)主發(fā)出入住通知單,詳細(xì)說明需業(yè)主準(zhǔn)備的證明材料、需業(yè)主填寫的表格、辦理入住手續(xù)的程序。小區(qū)辦理入住手續(xù)的工作現(xiàn)場應(yīng)張貼入住公告和明確的指示標(biāo)識,并指定專人負(fù)責(zé)業(yè)主辦理入住手續(xù)時的各類咨詢和引導(dǎo)。
二、入住時的審查登記
1.綜合部應(yīng)建立入住登記表,對業(yè)主提交的入住通知書進(jìn)行查驗,確認(rèn)無誤后收取入住通知書,在入住登記冊中注明。
2.給入住申請人發(fā)放的資料應(yīng)包括入住說明、住戶手冊、住戶公約、管理協(xié)議、預(yù)交費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)、裝修須知、住戶登記表、裝修審批表、驗收交接表,這些發(fā)放的資料應(yīng)在入住登記冊中由業(yè)主簽收,或由管理人員注明。
3.提供給業(yè)主的入住說明中應(yīng)明確由業(yè)主填寫并提交的資料,這包括身份證、工作證復(fù)印件、業(yè)主登記表、購房合同的正本及復(fù)印件、已簽署的住戶公約、管理協(xié)議等。
4.工作人員應(yīng)當(dāng)對業(yè)主的資料進(jìn)行審核驗證,其驗證的內(nèi)容應(yīng)當(dāng)包括表格填寫是否完整、正確和清晰;公約和管理協(xié)議是否已簽署;身份證明文件與購房合同及業(yè)主登記表是否一致。
5.所有手續(xù)審查通過后,入住管理員可收取購房合同復(fù)印件、業(yè)主登記表、住戶公約、管理協(xié)議各一份,并在入住通知書中注明簽收。
三、預(yù)交費(fèi)用
1.物業(yè)財務(wù)部根據(jù)國家和政府的法規(guī)及開發(fā)商或業(yè)主委員會的規(guī)定,收取各項費(fèi)用,并開具相應(yīng)票據(jù)給業(yè)主。其費(fèi)用項目包括預(yù)交管理費(fèi)、裝修保證金及清運(yùn)費(fèi)等。
2.物業(yè)財務(wù)部應(yīng)當(dāng)建立費(fèi)用登記表,對費(fèi)用交納完畢的業(yè)主做好詳細(xì)記錄。
3.以上的手續(xù)辦理完成后,物業(yè)管理服務(wù)部工作人員應(yīng)當(dāng)及時查驗入住登記表及已簽署的管理協(xié)議和各項收費(fèi)票據(jù),然后向業(yè)主發(fā)放鑰匙,約定驗收房屋的時間和方式。
4.物業(yè)管理服務(wù)部工作人員應(yīng)與業(yè)主一起驗收登記水、電、氣表的底數(shù),雙方在驗收交接表上簽字確認(rèn)。驗收過程中,雙方確認(rèn)需維修的事項則應(yīng)當(dāng)及時通知相關(guān)部門處理。
第2篇 小區(qū)大廈業(yè)主入住管理制度
小區(qū)(大廈)業(yè)主入住管理制度
1、目的
規(guī)范業(yè)主入住管理工作,確保業(yè)主順利入住。
2、適用范圍
適用于業(yè)主入住的管理工作。
3、辦理入住的前提條件
小區(qū)(大廈)已經(jīng)通過接管驗收,達(dá)到入住條件。
4、接管驗收標(biāo)準(zhǔn)如下。
4.1房屋無重大質(zhì)量問題。
4.2工程遺留問題基本得到解決。
4.2.1工程資料已經(jīng)齊備;
4.2.2業(yè)主檔案資料已經(jīng)移交完畢,產(chǎn)權(quán)確認(rèn)工作已經(jīng)結(jié)束;
4.2.3達(dá)到入住的條件,具體條件包括以下幾點(diǎn)。
4.2.3.1小區(qū)實現(xiàn)通路、通水、通電、通氣、通信、通郵、排水、排污等基本使用功能,可以滿足日常生活所需;
4.2.3.2配套設(shè)施基本齊備,建成并能夠使用;
4.2.3.3客戶服務(wù)部有固定的辦公場所并開始辦公;
4.2.3.4物業(yè)管理公司已經(jīng)同委托方簽訂《物業(yè)管理委托合同》。
5、入住準(zhǔn)備工作
5.1入住資料準(zhǔn)備。
5.1.1根據(jù)小區(qū)的實際情況編寫和印制《業(yè)主公約》、《住戶手冊》、《服務(wù)指南》、《消防安全責(zé)任書》、《入住通知書》;
5.1.2《入住通知書》的內(nèi)容要求寫明物業(yè)公司辦公地點(diǎn)、業(yè)主辦理入住手續(xù)時應(yīng)帶的資料、證件及交納的費(fèi)用明細(xì),并附簡明扼要的入住流程等。
5.1.3印刷以下各類入住表格:
5.1.3.1《〈業(yè)主證〉領(lǐng)用登記表》;
5.1.3.2《住宅使用說明書》;
5.1.3.3《住宅質(zhì)量保證書》;
5.1.3.4《鑰匙領(lǐng)用登記表》;
5.1.3.5開發(fā)商提供的《入住驗房表》;
5.1.3.6《業(yè)主家庭情況登記表》;
5.1.3.7《入住登記表》。
5.2設(shè)計辦理入住手續(xù)流程圖
5.2.1入住時的環(huán)境布置:涉及服務(wù)標(biāo)識區(qū)別的按《服務(wù)標(biāo)識管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》有關(guān)規(guī)定辦理。
5.2.2區(qū)內(nèi)環(huán)境
5.2.2.1入口處掛歡迎橫幅,插彩旗,營造熱烈的氣氛;
5.2.2.2插指路牌,由入口處到客戶服務(wù)部沿途插指路牌,指路牌標(biāo)明'**物業(yè)管理中心'字樣;
5.2.2.3入口處標(biāo)明客戶服務(wù)部辦公地址和辦公時間。
5.2.3客戶服務(wù)部辦公環(huán)境
5.2.3.1掛燈籠,飄小彩帶,擺放花籃、盆景,給人以隆重、喜慶的感覺;
5.2.3.2張貼醒目的'辦理入住手續(xù)流程圖',辦理手續(xù)窗口設(shè)置要求做到'一條龍服務(wù)',各窗口標(biāo)識清楚,一目了然;
5.2.3.3管理人員著裝整潔,精神飽滿;
5.2.3.4辦公室內(nèi)資料擺放整齊有序。
5.3發(fā)出入住通知
5.2.1物業(yè)管理中心依據(jù)議定的入住時間,向業(yè)主發(fā)出入住通知,內(nèi)容包括:
5.2.2《關(guān)于辦理入住手續(xù)的通知》;
5.2.3《致廣大業(yè)主的慰問信》。
5.4收到入住通知
業(yè)主收到入住通知后,應(yīng)當(dāng)在規(guī)定的時間內(nèi)帶齊有關(guān)證件和資料到客戶服務(wù)部辦理入住手續(xù)。如果在規(guī)定截止期限到來的前3天內(nèi),業(yè)主尚未辦理入住手續(xù)的,物業(yè)管理中心內(nèi)勤應(yīng)再次發(fā)函或致電通知尚未辦理入住手續(xù)的業(yè)主前來辦理入住手續(xù);超過規(guī)定期限未辦理入住手續(xù)的,內(nèi)勤應(yīng)將情況向經(jīng)理匯報決定是否再次催辦。
5.5《關(guān)于辦理入住手續(xù)的通知》
5.6《購房合同》原件和復(fù)印件各一份。
5.7業(yè)主及家庭成員的身份證原件及復(fù)印件各一份,小一寸彩照每人兩張。
5.8單位購房的尚須帶齊營業(yè)執(zhí)照副本及復(fù)印件各一份。
5.9委托他人辦理的,須帶業(yè)主委托書。
以上為辦理入住所需
6、入住手續(xù)辦理
6.1驗證
內(nèi)勤在業(yè)主前來辦理入住手續(xù)時,應(yīng)首先對以下證件進(jìn)行檢查:
6.1.1《購房合同》原件;
6.1.2業(yè)主的身份證原件;
6.1.3單位購房的還須檢查其單位營業(yè)執(zhí)照副本;
6.1.4委托他人辦理的,還須檢查業(yè)主的委托書;
6.1.5檢查無誤后,客戶服務(wù)專員將《購房合同》原件、業(yè)主及家庭成員的身份證原件、單位營業(yè)執(zhí)照副本返還業(yè)主,證件復(fù)印件及業(yè)主委托書存入業(yè)主檔案;
6.1.6將業(yè)主提供的照片一張貼在《業(yè)主家庭情況登記表》內(nèi),另一張為業(yè)主辦理《業(yè)主證》。
6.2交納入住費(fèi)用
客戶服務(wù)部指引業(yè)主到財務(wù)部繳納入住費(fèi)用,財務(wù)部根據(jù)收款項目開具收款收據(jù)。一般情況下,入住費(fèi)用包括以下項目。
6.2.1有線電視初裝費(fèi)
屬代收代繳費(fèi)用,小區(qū)無此配套項目的不予收費(fèi)。
6.2.2水電押金
實行抄表到戶的小區(qū)不需收取,未實行抄表到戶的可適當(dāng)收取。
6.2.3裝修保證金
業(yè)主可選擇入住時交納或等申請二次裝修時再交納。
6.2.4裝修垃圾清運(yùn)費(fèi)(略)。
6.2.5管理費(fèi)
以入住之日起計算當(dāng)月管理費(fèi)。
7、驗房收樓
7.1內(nèi)勤在業(yè)主交完入住費(fèi)用后帶業(yè)主驗房,并請業(yè)主將房屋存在的問題填入《業(yè)主入住驗房表》中;
7.2房屋驗收合格的,客戶服務(wù)專員應(yīng)請業(yè)主在《業(yè)主入住驗房表》中簽字確認(rèn);
7.3驗收中發(fā)現(xiàn)問題,業(yè)主要求搬入或二次裝修前維修的,客戶服務(wù)部應(yīng)通知發(fā)展商在一周內(nèi)給予解決,并將整改結(jié)果通知業(yè)主。
7.3.1開發(fā)商一周內(nèi)未整改完畢的,應(yīng)將整改情況反饋給業(yè)主,并告之具體再驗收時間;
7.3.2整改完畢后,由客戶服務(wù)專員通知業(yè)主二次驗收,二次驗收不合格的,由客戶服務(wù)主管進(jìn)行跟進(jìn),并依據(jù)物業(yè)管理公司同發(fā)展商簽訂的《物業(yè)管理委托管理合同》中的保修條款要求發(fā)展商盡快解決。
7.4發(fā)放鑰匙
7.4.1業(yè)主房屋驗收無問題或要求在搬入后再行維修的,客戶服務(wù)專員應(yīng)將業(yè)主房屋鑰匙全部交給業(yè)主;
7.4.2業(yè)主房屋驗收有問題,客戶服務(wù)專員在將鑰匙交給業(yè)主的同時,應(yīng)留下一把大門鑰匙以供維修時用;
7.4.3業(yè)主在領(lǐng)取鑰匙時,客戶服務(wù)專員應(yīng)要求業(yè)主在《鑰匙領(lǐng)用表》內(nèi)簽名確認(rèn)。
7.5簽署《業(yè)主公約》和《消防安全責(zé)任書》
7.5.1客戶服務(wù)專員將《業(yè)主公約》、《消防安全責(zé)任書》(一式兩份)交給業(yè)主并請業(yè)主詳細(xì)閱讀;
7.5.2請業(yè)主簽署《業(yè)主公約》、《消防安全責(zé)任書》;
7.5.3客戶服務(wù)專員將簽署后的《業(yè)主公約》、《消防安全責(zé)任書》其中一份存入業(yè)主案,另一份隨其他資料交業(yè)主保存。
7.6資料發(fā)放
內(nèi)勤將以下資料發(fā)給業(yè)主保存并要求業(yè)主在《資料領(lǐng)取清單》上簽名:
7.6.1《住戶手冊》;
7.6.2《住戶指南》;
7.6.3簽署后的《業(yè)主公約》;
7.6.4簽署后的《消防安全責(zé)任書》;
7.6.5《住宅使用說明書》;
7.6.6《住宅質(zhì)量保證書》。
7.7開通水電
7.7.1內(nèi)勤應(yīng)邀請業(yè)主一起將水電表讀數(shù)抄錄在《業(yè)主入住驗房表》中;
7.7.2內(nèi)勤需通知工程管理部開通該業(yè)主房屋的水電。
8、相關(guān)表格
8.1《業(yè)主家庭情況登記表》;
8.2《業(yè)主入住驗房表》;
8.3《鑰匙領(lǐng)用登記表》;
