第1篇 醫(yī)院檔案管理制度范例
醫(yī)院檔案管理制度
為全面反映醫(yī)院歷年經(jīng)營(yíng)和管理工作的內(nèi)容,妥善完整地保存各類(lèi)重要文件、資料,加強(qiáng)檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、程序化,制定本制度。
1、適用范圍
本制度適用于醫(yī)院各類(lèi)檔案的管理。
3、職責(zé)部門(mén)
3.1院辦(人事行政部)負(fù)責(zé)院級(jí)文件檔案的管理工作。
3.2部門(mén)(科室)指派專(zhuān)人兼任檔案管理員,負(fù)責(zé)部門(mén)(科室)檔案的日常管理工作。檔案管理人員變動(dòng)須及時(shí)辦理交接并通知院辦(人事行政部)負(fù)責(zé)人。
3.3院辦(人事行政部)負(fù)責(zé)指導(dǎo)與監(jiān)督各部門(mén)檔案管理的實(shí)施情況。
3.4部門(mén)(科室)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)審批本部門(mén)(科室)普通文檔的借閱申請(qǐng),其它文檔的借閱申請(qǐng)由總經(jīng)理(院長(zhǎng))或指定負(fù)責(zé)人審批。
3.5機(jī)密文件借閱、所有文件的復(fù)制及銷(xiāo)毀申請(qǐng)由總經(jīng)理(院長(zhǎng))或指定負(fù)責(zé)人審批。
4、檔案收集、歸檔
4.1凡醫(yī)院繕印發(fā)出的公文(含定稿和打印的原件與附件、批復(fù)請(qǐng)示、轉(zhuǎn)發(fā)文件等),原件一律由院辦(人事行政部)統(tǒng)一歸檔管理,發(fā)文復(fù)印件按規(guī)定由收文部門(mén)各自歸檔。
4.2各部門(mén)處理完畢或批存的文件材料,由部門(mén)文秘集中統(tǒng)一整理、歸檔。
4.3一項(xiàng)工作分別由幾個(gè)部門(mén)(科室)參與辦理形成的文件、決議,由主辦部門(mén)(科室)負(fù)責(zé)收集整理,交院辦(人事行政部)歸檔。
4.4部門(mén)(科室)組織召開(kāi)的工作會(huì)議紀(jì)要與有關(guān)材料由本部門(mén)(科室)收集、歸檔。
4.5醫(yī)院召開(kāi)的工作會(huì)議文件由院辦(人事行政部)收集、歸檔,并由會(huì)議組織部門(mén)(科室)指定專(zhuān)人將會(huì)議材料、聲像檔案等向院辦(人事行政部)辦理歸檔手續(xù)。
4.6醫(yī)院?jiǎn)T工外出學(xué)習(xí)、考察、調(diào)研、參加上級(jí)單位召開(kāi)的會(huì)議等公務(wù)活動(dòng)需將文件歸檔的,應(yīng)及時(shí)交院辦(人事行政部)歸檔。
5、檔案立卷
5.1檔案管理員應(yīng)使用檔案盒(或文件夾)根據(jù)文件類(lèi)型將檔案分別立卷,統(tǒng)一存放至檔案柜中。
5.2檔案立卷應(yīng)使用歸卷用的“案卷類(lèi)目”,“案卷類(lèi)目”條文必須簡(jiǎn)明確切。
5.3案卷類(lèi)目編制原則:含醫(yī)院全稱(chēng)和經(jīng)辦部門(mén)全稱(chēng),按上(醫(yī)院全稱(chēng))、下(經(jīng)辦部門(mén)全稱(chēng))排版;根據(jù)文字量,也可以按左(醫(yī)院全稱(chēng))、右(經(jīng)辦部門(mén)全稱(chēng))排版。
5.4案卷類(lèi)目名稱(chēng)需根據(jù)5.3款標(biāo)準(zhǔn),采用標(biāo)黑一號(hào)字體打印,粘貼于檔案盒(或文件夾)左側(cè)距頂部3厘米處。
5.5歸檔的文件資料須按年度分別立卷,立卷必須核對(duì)歸檔文件的完整性、準(zhǔn)確度,對(duì)存在缺陷的文件資料要責(zé)成有關(guān)人員收集齊全后再行立卷歸檔。
5.6歸檔文件應(yīng)符合國(guó)家有關(guān)檔案管理的要求,目錄清楚、字跡工整、圖樣清晰,不得使用鉛筆、圓珠筆、純藍(lán)墨水筆和復(fù)寫(xiě)紙復(fù)寫(xiě)。
5.7部門(mén)(科室)經(jīng)辦的文件原則上應(yīng)于收、發(fā)文后一個(gè)月內(nèi)完成歸檔;醫(yī)院每年6月份以前必須完成上年度全部文件資料的立卷歸檔工作。
6、檔案目錄編制
6.1檔案文件編號(hào)原則:a1a2a3a4―b1b2c1c2―d1d2其中a1a2為醫(yī)院代字(遵照《行文管理制度》附件《醫(yī)院簡(jiǎn)稱(chēng)對(duì)照表》),a3a4為兩位數(shù)年份號(hào),b1b2為部門(mén)(科室)代字(大類(lèi))號(hào),c1c2為文件類(lèi)型(小類(lèi))號(hào),d1d2為兩位數(shù)檔案序號(hào)。以上代字為漢字的,均用其拼音的首字母表示。例如:山西現(xiàn)代女子醫(yī)院的行政部為經(jīng)辦部門(mén),歸檔文件類(lèi)型為2006年的通知,是此卷中的第7份文件,則檔號(hào)為:j*06―*ztz―07。
6.2檔案管理員應(yīng)在檔案盒(或文件夾)首頁(yè)位置設(shè)立《檔案目錄》(附件10.1)。
6.3所有歸檔文件必須在首頁(yè)面右側(cè)用口取紙標(biāo)記文件編號(hào),并按順序?qū)n案信息登記在《檔案目錄》中,以便查閱。
6.4《檔案目錄》內(nèi)容應(yīng)包括目錄序號(hào)、文件編號(hào)、文件標(biāo)題、頁(yè)數(shù)、發(fā)文單位、發(fā)文日期、經(jīng)辦人、歸檔編號(hào)、備注等項(xiàng)目。
7、檔案保管權(quán)限、期限與類(lèi)型
7.1檔案保管權(quán)限
7.1.1財(cái)務(wù)部檔案由財(cái)務(wù)部保存;
7.1.2人事部檔案由人事部保存;
7.1.3醫(yī)院證、章、信由總經(jīng)理(院長(zhǎng))指定負(fù)責(zé)人保存;
7.1.4其它各類(lèi)檔案由院辦(人事行政部)保存。
7.2檔案保管期限
7.2.1財(cái)務(wù)檔案應(yīng)嚴(yán)格遵照國(guó)家有關(guān)規(guī)定的保管期限執(zhí)行。
7.2.2醫(yī)院證、章、信及相關(guān)文件資料屬永久保存檔案。
7.2.3政府職能部門(mén)授予、發(fā)放的各種許可證書(shū)、等級(jí)證書(shū)、資格證書(shū)、獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)?wù)隆ⅹ?jiǎng)杯、錦旗等原件屬永久保存檔案。
7.2.4本醫(yī)院的歷史沿革、重要事項(xiàng)記載及反映本醫(yī)院重要活動(dòng)的剪報(bào)、照片、錄音、錄像等屬永久保存檔案。
7.2.5普通文檔保管期限為3年至5年。
7.2.6保密文檔須于失效當(dāng)日即刻銷(xiāo)毀。
7.3文檔的保存形式:
7.3.1文字性普通文檔分為文字與電子兩種方式保存。
7.3.2計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)的涉密文件應(yīng)采取加密保護(hù)措施,文件密碼由指定的文件保管人設(shè)定,并須將該文件路徑及密碼報(bào)院辦(人事行政部)備存,并保證其真實(shí)性。
7.3.3機(jī)密文檔以書(shū)面或?qū)嵨镄问奖４妗?/p>
7.4檔案類(lèi)型
7.4.1行政檔案,包括:
營(yíng)業(yè)執(zhí)照正、副本,復(fù)印件;
法定代表人身份證(護(hù)照)(復(fù)印件);
對(duì)內(nèi)、對(duì)外收、發(fā)的《通知》、《決定》、《函》、《總結(jié)》、《報(bào)告》等各類(lèi)正式公文;
各項(xiàng)重要活動(dòng)的組織流程、領(lǐng)導(dǎo)講話(huà)稿、聲像圖片等相關(guān)資料;
各部門(mén)(含財(cái)務(wù)、醫(yī)務(wù)科室)現(xiàn)行的各項(xiàng)規(guī)章制度、規(guī)定、流程等;
院級(jí)會(huì)議的會(huì)議紀(jì)要、決議;
醫(yī)院年度(季、月、周)工作計(jì)劃匯總表;
《辦公房屋租賃合同》、或自置房屋產(chǎn)權(quán)證等固定資產(chǎn)檔案;
購(gòu)置車(chē)輛所有權(quán)證、購(gòu)置稅證、保險(xiǎn)、行駛證(復(fù)印件)等車(chē)輛管理檔案;
對(duì)外簽訂的各類(lèi)購(gòu)買(mǎi)(租賃、服務(wù))性質(zhì)的合同文件;
其它應(yīng)歸檔保管的文件、資料。
7.4.2人事檔案,包括:
全院?jiǎn)T工個(gè)人信息資料(花名冊(cè));
勞動(dòng)合同及保密協(xié)議;
考勤打卡數(shù)據(jù);
工資、社保等薪酬相關(guān)資料;
招聘表格、人才庫(kù)等相關(guān)資料;
員工績(jī)效考核相關(guān)資料;
其它應(yīng)歸檔保管的文件、資料。
7.4.3財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案,包括:
各類(lèi)審計(jì)帳冊(cè)及報(bào)表;
各類(lèi)會(huì)計(jì)帳冊(cè)及報(bào)表;
固定資產(chǎn)資料;
其它須保存文檔。
7.4.4藥械設(shè)備檔案,包括:
設(shè)備臺(tái)帳;
設(shè)備出廠合格證、使用說(shuō)明書(shū);
設(shè)備安裝、調(diào)試、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告;
設(shè)備保修卡、保修協(xié)議及維修聯(lián)系方式;
設(shè)備運(yùn)行維修、保養(yǎng)記錄;
設(shè)備更新改造記錄;
設(shè)備管理制度;
其它應(yīng)保存的設(shè)備資料。
7.4.5醫(yī)療檔案,包括:
檔案內(nèi)容由醫(yī)療管理部門(mén)提供。
8、檔案查閱與復(fù)制
8.1總經(jīng)理有權(quán)查閱醫(yī)院所有檔案。
8.2部門(mén)(科室)負(fù)責(zé)人有權(quán)查閱本部門(mén)(科室)所有檔案。
8.3其他員工因工作需要應(yīng)經(jīng)過(guò)審批方可借閱有關(guān)檔案。
8.4文檔查(借)閱應(yīng)在檔案保管部門(mén)(科室)進(jìn)行登記,機(jī)密文檔及權(quán)限外查借(閱)須辦理審批手續(xù)。
8.5查(借)閱或復(fù)制除財(cái)務(wù)類(lèi)、人事類(lèi)以外的檔案須由院辦(人事行政部)負(fù)責(zé)人審批,并進(jìn)行相關(guān)登記。
8.6查(借)閱或復(fù)制財(cái)務(wù)檔案、人事檔案須由總經(jīng)理審批。
9、檔案的銷(xiāo)毀
9.1超過(guò)保管期限的檔案,由檔案管理員依據(jù)檔案保管期限每年3月前編制銷(xiāo)毀計(jì)劃及清單,由院辦(人事行政部)負(fù)責(zé)人審核無(wú)誤后報(bào)總經(jīng)理審批。
9.2總經(jīng)理審批同意銷(xiāo)毀計(jì)劃后,必須指派兩名(含)以上監(jiān)銷(xiāo)人員監(jiān)督檔案銷(xiāo)毀過(guò)程,并進(jìn)行簽字確認(rèn)。
第2篇 腫瘤醫(yī)院檔案保密制度
腫瘤醫(yī)院的檔案保密制度
一、檔案工作人員要認(rèn)真執(zhí)行《中華人民共和國(guó)保密法》,嚴(yán)格遵守《保密守則》,切實(shí)保證檔案的安全管理。
二、凡查閱密級(jí)的檔案,應(yīng)按劃密規(guī)定掌握使用,嚴(yán)格控制保密范圍。
三、檔案工作人員對(duì)案卷內(nèi)容不準(zhǔn)隨意談?wù)摶蛘洝⑼鈧?不準(zhǔn)以通信或任何方式泄漏檔案機(jī)密。
四、檔案工作人員不得任意將案卷帶出檔案庫(kù)房(室)。
五、工作中形成的帶有字跡的廢紙,不得隨意亂丟,應(yīng)集中存放、銷(xiāo)毀。
六、到期應(yīng)銷(xiāo)毀的案卷、資料,按手續(xù)報(bào)經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),由兩人監(jiān)銷(xiāo)處理。
第3篇 ss醫(yī)院綜合檔案室管理制度
第一人民醫(yī)院綜合檔案室管理制度
1、認(rèn)真貫徹執(zhí)行《檔案法》,依法管理檔案。不斷完善醫(yī)院檔案的各種管理制度。
2、檔案是指在醫(yī)療、科研、教學(xué)、基建、設(shè)備、財(cái)務(wù)、黨政管理以及其他各項(xiàng)活動(dòng)中直接形成的,對(duì)醫(yī)院和社會(huì)有保存價(jià)值和各種文字、圖表、照片、磁介質(zhì)(錄音帶、錄像帶、軟盤(pán)、光盤(pán))及其他實(shí)物的真實(shí)記錄。
3、按照檔案集中統(tǒng)一管理的原則,綜合檔案室負(fù)責(zé)全院醫(yī)療、教學(xué)、科研、基建、設(shè)備、財(cái)務(wù)、文書(shū)檔案的管理工作,以確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全,有利于開(kāi)發(fā)利用。任何部門(mén)、科室或個(gè)人不得私自保存醫(yī)院檔案。
4、指導(dǎo)全院各科室的檔案業(yè)務(wù)工作,并實(shí)行'四同步管理'(即布置、檢查、總結(jié)、驗(yàn)收與檔案工作同時(shí)進(jìn)行)。
文藝工作檔案包括黨、政、工、團(tuán)形成的檔案,由文書(shū)部門(mén)統(tǒng)一立卷歸檔。
各科室按照歸檔范圍要求,將上年的檔案在本年度3月底前完成立卷,并向檔案室移交。
(1)會(huì)計(jì)檔案在本科室保存二年;然后列清冊(cè),向綜合檔案室移交。
(2)基建檔案在工程(或項(xiàng)目)完成竣工驗(yàn)收后,兩個(gè)月內(nèi)完成立卷后向市城建檔案移交的同時(shí)向綜合檔案室移交一套復(fù)制件。
(3)綜合檔案室永久、長(zhǎng)期保管的文書(shū)檔案,保管滿(mǎn)十年后向市檔案館移交。
綜合檔案室利用現(xiàn)代化工具管理檔案,編制各種索引工作。檔案一般不外借,如確需外借,需信息處負(fù)責(zé)人批準(zhǔn);密級(jí)、受控檔案報(bào)分管院長(zhǎng)審批。外單位憑介紹信或身份證查閱檔案。
嚴(yán)格執(zhí)行檔案的安全、保密制度。做好'七防'(即防火、防盜、防高溫、防光、防塵、防潮、防蟲(chóng)鼠)。
建立檔案鑒定小組,根據(jù)檔案的保管期限,定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定,對(duì)于超過(guò)保管期限的檔案,列清冊(cè),經(jīng)分管院長(zhǎng)審批后,定點(diǎn)銷(xiāo)毀。
第4篇 附五醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備檔案制度
第五醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備檔案制度
1、醫(yī)院所有醫(yī)療設(shè)備必須建立檔案,檔案有醫(yī)院設(shè)備科統(tǒng)一建立,并設(shè)專(zhuān)人專(zhuān)職管理。大型精密儀器設(shè)備就萬(wàn)元以上貴重設(shè)備必須單獨(dú)建檔。
2、檔案資料必須完整,不得外借、遺失;有關(guān)科室需借閱時(shí),應(yīng)事先征得有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同意。各科復(fù)印的資料應(yīng)妥善保管,未征得有關(guān)部門(mén)和領(lǐng)導(dǎo)同意不得外借。
3、儀器設(shè)備檔案內(nèi)容包括:科室申購(gòu)報(bào)告、訂貨合同、發(fā)票復(fù)印件、出入庫(kù)憑證付聯(lián)、驗(yàn)收記錄、產(chǎn)品樣本說(shuō)明書(shū)、安裝調(diào)試記錄、維修保養(yǎng)記錄、零配件耗損及補(bǔ)充記錄以及其它有關(guān)的一切技術(shù)資料。
4、建立儀器設(shè)備管理卡,作為建立管理帳的依據(jù)。一式二份,一份由使用科室保存,作為清點(diǎn)和管理本科室儀器設(shè)備的依據(jù);一份存放在設(shè)備檔案內(nèi)。
5、保持檔案的完整,加強(qiáng)儀器設(shè)備使用管理,對(duì)于每一件貴重精密儀器均設(shè)立一本儀器設(shè)備使用維修記錄,每次換用新冊(cè)時(shí),應(yīng)將舊冊(cè)存入檔案。
第5篇 醫(yī)院護(hù)理技術(shù)檔案管理制度
某醫(yī)院護(hù)理技術(shù)檔案管理制度
(1)護(hù)理業(yè)務(wù)技術(shù)資料檔案內(nèi)容
1)護(hù)理技術(shù)資料:包括本院制訂的各種疾病護(hù)理常規(guī),各項(xiàng)技術(shù)操作規(guī)程,每年制訂的科研計(jì)劃,發(fā)表的護(hù)理學(xué)術(shù)論文,國(guó)內(nèi)外護(hù)理科技動(dòng)態(tài),編目存檔。全國(guó)、省、市有關(guān)護(hù)理學(xué)術(shù)論文資料,各種學(xué)習(xí)班及業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)情況,專(zhuān)題講座等。
2)護(hù)理業(yè)務(wù)工作檔案:包括年度護(hù)理工作計(jì)劃、工作總結(jié),以及上級(jí)有關(guān)護(hù)理文件,申報(bào)上級(jí)有關(guān)呈批件存底;年度、季度護(hù)理工作檢查評(píng)比總結(jié);院內(nèi)外有關(guān)護(hù)理工作制度;各種會(huì)議紀(jì)要、記錄;護(hù)理人員的執(zhí)業(yè)注冊(cè)、進(jìn)修、培訓(xùn)、出勤情況,以及獎(jiǎng)、懲、缺陷事故等資料,均應(yīng)登記存檔。
3)各級(jí)護(hù)理人員業(yè)務(wù)技術(shù)檔案:主要包括個(gè)人學(xué)歷、經(jīng)歷、業(yè)務(wù)培訓(xùn)、業(yè)務(wù)技術(shù)考核情況,科研成果,學(xué)術(shù)論文,獎(jiǎng)、懲及晉升材料等。
(2)護(hù)理業(yè)務(wù)技術(shù)檔案管理
1)護(hù)理部指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)材料收集、登記和保管工作。應(yīng)保證材料的完整、清晰。
2)建立保管制度,平時(shí)分卷、分檔存放,年終進(jìn)行分類(lèi)、分冊(cè)裝訂,長(zhǎng)期保管。
3)每位科護(hù)長(zhǎng)配備電腦一臺(tái),建立檔案與護(hù)理部聯(lián)網(wǎng)。
第6篇 x醫(yī)院人事干部檔案管理制度
附屬醫(yī)院人事干部檔案管理制度
一、干部檔案保管制度
1、干部檔案要建立堅(jiān)固、防火、防潮的庫(kù)房,做到庫(kù)房、辦公室、查閱室分開(kāi),庫(kù)房面積每1000卷需20-25平方米,要有數(shù)量充足的鐵質(zhì)檔案柜。
2、配備必要的安全設(shè)施,保持清潔衛(wèi)生,做到防火、防潮、防蛀、防盜、防光、防高溫等。
3、對(duì)庫(kù)房設(shè)備和安全措施進(jìn)行經(jīng)常檢查,發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)解決。
4、對(duì)干部檔案收進(jìn)、移出、調(diào)閱、歸還都要嚴(yán)格登記,做到有章可循,有目可查。
5、每年要核對(duì)一次干部檔案順序號(hào),并作好登記,發(fā)現(xiàn)錯(cuò)號(hào)、錯(cuò)位要及時(shí)糾正;發(fā)現(xiàn)缺少,及時(shí)查找。
6、嚴(yán)禁任何人私自保存他人的檔案材料,對(duì)私自保存他人檔案材料拒不交出的,應(yīng)視情節(jié)輕重,予以嚴(yán)肅處理。
二、干部檔案管理部門(mén)的十項(xiàng)職責(zé)
1、保管干部檔案,為國(guó)家積累檔案史料。
2、收集、鑒別和整理干部檔案材料。
3、辦理干部檔案的查閱、借閱和轉(zhuǎn)遞。
4、登記干部職務(wù)的變動(dòng)情況。
5、為有關(guān)部門(mén)提供干部的情況。
6、做好干部檔案的安全、保密、保護(hù)工作。
7、調(diào)查研究干部檔案工作情況,制定規(guī)章制度,搞好干部檔案的業(yè)務(wù)建設(shè)和業(yè)務(wù)指導(dǎo)。
8、推廣、應(yīng)用干部檔案現(xiàn)代化管理技術(shù)。
9、定期向檔案館(室)移交死亡干部的檔案。
10、辦理其他有關(guān)事項(xiàng)。
三、檔案管理人員崗位職責(zé)
1、嚴(yán)格遵守《干部檔案工作條例》和《檔案法》等的規(guī)定,認(rèn)真執(zhí)行干部檔案管理的各項(xiàng)制度。
2、熱愛(ài)本職工作,忠于職守,刻苦專(zhuān)研業(yè)務(wù),不斷提高業(yè)務(wù)水平和工作能力。
3、經(jīng)常與有關(guān)部門(mén)聯(lián)系,及時(shí)收集干部檔案工作中形成的反映干部德、能、勤、績(jī)的材料,充實(shí)干部檔案內(nèi)容。
4、對(duì)收集的材料進(jìn)行認(rèn)真鑒別,準(zhǔn)確分類(lèi),編排有序,目錄清楚,裝訂整齊;對(duì)要銷(xiāo)毀的材料進(jìn)行詳細(xì)登記,并報(bào)請(qǐng)主管領(lǐng)導(dǎo)同意后,按規(guī)定處理。
5、嚴(yán)格執(zhí)行查、借閱干部檔案規(guī)定,熱情接待查閱者,積極提供檔案為干部工作服務(wù)。
6、嚴(yán)格遵守《保密法》的規(guī)定,保守干部檔案秘密。
7、加強(qiáng)干部檔案的安全保護(hù)工作,保證檔案無(wú)丟失、損壞、盜竊、蟲(chóng)蛀、霉?fàn)€等。
8、完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作。
四、干部檔案安全保衛(wèi)制度
1、檔案工作人員對(duì)干部檔案安全要有高度意識(shí),增強(qiáng)崗位責(zé)任感,自覺(jué)的做好檔案安全工作。
2、檔案庫(kù)房非檔案管理人員嚴(yán)禁入內(nèi)。
3、檔案工作人員應(yīng)嚴(yán)格遵守庫(kù)房安全管理規(guī)定,經(jīng)常檢查庫(kù)房安全,離開(kāi)庫(kù)房時(shí),必須關(guān)好門(mén)窗切斷電源。
4、檔案庫(kù)房應(yīng)具有防火、防盜、防有害氣體、防光、防濕、防蟲(chóng)、防塵、防高溫八防設(shè)施;嚴(yán)禁吸煙,室內(nèi)外嚴(yán)禁堆放易燃、易爆物品。
5、檔案工作人員應(yīng)定期或不定期檢查檔案安全情況,及時(shí)將情況報(bào)告分管領(lǐng)導(dǎo)。
6、檔案的摘抄、復(fù)印過(guò)程,必須隨時(shí)有檔案工作人員監(jiān)護(hù)。
五、干部檔案庫(kù)房管理制度
1、干部檔案庫(kù)房是干部檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施,檔案人員應(yīng)高度重視,搞好庫(kù)房管理。
2、庫(kù)房?jī)?nèi)檔案柜架要排列整齊,柜內(nèi)案卷排列寬松適度,柜架編號(hào)利于取放。
3、定期觀察庫(kù)房溫、濕度表,做好記錄,并根據(jù)情況采取調(diào)節(jié)措施,使溫度控制在14-24°c,相對(duì)濕度控制在45-60%。
4、加強(qiáng)干部檔案保護(hù),搞好清潔衛(wèi)生,做到檔案無(wú)霉變、蟲(chóng)蛀、鼠咬、塵污、褪變、破損等。
5、切實(shí)搞好干部檔案庫(kù)房的保密、保衛(wèi)和防火工作,落實(shí)安全措施,下班前要關(guān)好電源、門(mén)窗。
6、非檔案管理人員,未經(jīng)允許不得擅自進(jìn)入庫(kù)房。
六、查閱干部檔案規(guī)定
1、因工作需要查干部檔案,須填寫(xiě)《查閱干部檔案審批表》,按規(guī)定辦理審批手續(xù)后,方可查閱。不得憑借調(diào)查證明或介紹信查閱干部檔案。
2、查閱人必須是查閱單位的兩名*黨員干部。
3、任何個(gè)人不得查閱本人及其直系親屬的檔案。
4、查閱人應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度,不得向無(wú)關(guān)人員泄露或擅自向外公布檔案內(nèi)容。
5、嚴(yán)禁涂改、圈劃、折疊、抽取、拆散檔案材料,也不得擅自將材料裝入檔案;未經(jīng)批準(zhǔn),不得擅自復(fù)制、拍攝檔案內(nèi)容。
6、查閱檔案在查閱室內(nèi)進(jìn)行;查閱時(shí)不得喝水、吸煙,防止檔案材料被毀壞。
7、查閱完畢,要進(jìn)行登記。
七、借閱干部檔案規(guī)定
1、干部檔案一般不外借,如遇特殊情況要借閱時(shí),借閱單位必須填寫(xiě)《借閱干部檔案審批表》,由單位領(lǐng)導(dǎo)簽字,經(jīng)主管部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)方可外借。
2、借閱人不得借閱本人及其直系親屬的檔案。
3、借出的干部檔案必須指定專(zhuān)人保管,不得轉(zhuǎn)借,更不得把檔案給無(wú)關(guān)人員或干部本人翻閱。
4、借出的檔案嚴(yán)禁涂改、圈劃、折疊、抽取、拆散檔案材料,也不得擅自將材料裝入檔案;未經(jīng)批準(zhǔn),不得擅自復(fù)制、拍攝、公布檔案內(nèi)容。
5、借閱干部檔案的時(shí)間,最長(zhǎng)不超過(guò)15天,若需延長(zhǎng)使用時(shí)間,應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。
八、轉(zhuǎn)遞干部檔案規(guī)定
1、干部檔案應(yīng)通過(guò)機(jī)要交通轉(zhuǎn)遞或派專(zhuān)人送取,不準(zhǔn)郵寄或交干部本人自帶。
2、縣及相當(dāng)縣以上黨委組織,人事部門(mén),可以直接轉(zhuǎn)遞干部檔案。
3、轉(zhuǎn)出的檔案必須齊全完整,并按規(guī)定經(jīng)過(guò)認(rèn)真的整理裝訂,不得扣留材料或分批轉(zhuǎn)出。
4、轉(zhuǎn)出檔案必須按統(tǒng)一規(guī)定的“干部檔案轉(zhuǎn)遞通知單”的項(xiàng)目詳細(xì)登記,嚴(yán)密包封。
5、收到檔案的單位,經(jīng)核對(duì)無(wú)誤后,應(yīng)在回執(zhí)上簽名蓋章后立即退回,逾期一個(gè)月未退回者,應(yīng)進(jìn)行催問(wèn),防止丟失。
6、為使干部檔案能夠隨著干部調(diào)動(dòng)或職務(wù)的變動(dòng)而及時(shí)轉(zhuǎn)遞,干部調(diào)配、任免工作部門(mén)應(yīng)將干部調(diào)入單位和任免通知及時(shí)告訴干部檔案管理部門(mén),并建立必要聯(lián)系制度。
第7篇 z醫(yī)院檔案利用保密制度
人民醫(yī)院檔案利用保密制度
1.凡利用檔案者,必須嚴(yán)格遵守檔案管理的規(guī)章制度,認(rèn)真履行借閱手續(xù),編寫(xiě)利用效果登記表。
2、檔案一般不出檔案室,查閱檔案在閱檔案室進(jìn)行,對(duì)保密檔案,須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),專(zhuān)人查閱。
3.本單位人員因工作需要借閱,一般不得超過(guò)十天;外單位借閱檔案須憑單位正式介紹信,經(jīng)檔案部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后在閱檔室查閱。
4.凡是檔案抄錄、復(fù)制、復(fù)印的材料,經(jīng)核對(duì)無(wú)誤后,加蓋“檔案材料證明專(zhuān)用章”,予以證明。
5.借閱人員負(fù)責(zé)所借檔案的安全、保密,查閱時(shí)嚴(yán)禁吸煙,不得抽換、污損,不得自行轉(zhuǎn)借、翻印,不得給無(wú)關(guān)人員查看。
6.借閱人員因公出差、請(qǐng)假、休假、探親,應(yīng)立即歸還所借檔案,調(diào)動(dòng)工作及退休人員應(yīng)持有檔案部門(mén)歸還檔案證明單,人事部門(mén)方可辦理手續(xù)。借閱檔案要按期催還和歸還。
第8篇 z醫(yī)院檔案庫(kù)房管理制度
人民醫(yī)院檔案庫(kù)房管理制度
1.檔案室未經(jīng)檔案人員許可不得入內(nèi)。
2、檔案庫(kù)房應(yīng)配置防盜、防火、防光、防潮、防塵、防有害生物、防污染等“七防”設(shè)施,并檢查登記使用情況。
3.堅(jiān)持定期檢查庫(kù)房,保持室內(nèi)整潔、空氣流通。
4.庫(kù)房?jī)?nèi)禁止吸煙、使用明火,嚴(yán)禁存放易燃易爆物品和食品。
5.檔案庫(kù)房鑰匙應(yīng)有專(zhuān)人保管,不得隨身攜帶,未經(jīng)批準(zhǔn)不得交給他人。
6.每天下班前應(yīng)關(guān)閉門(mén)、窗、切斷電源,確保檔案安全。
第9篇 附五醫(yī)院檢驗(yàn)檔案管理制度
醫(yī)院檢驗(yàn)檔案管理制度
一.檔案管理范圍:包括科室人員業(yè)務(wù)技術(shù)情況、業(yè)務(wù)資料(含有檢驗(yàn)操作規(guī)程、質(zhì)控資料、檢驗(yàn)結(jié)果登記等)、儀器及試劑資料、財(cái)產(chǎn)情況、教育及科研資料、醫(yī)療糾紛資料、管理制度等。
二.檔案資料應(yīng)注意完整、規(guī)范、保密,不得用圓珠筆書(shū)寫(xiě),不得用熱敏紙打印,不得任意抽樣或丟失,不得向無(wú)關(guān)人員泄露。
三.所有檔案資料應(yīng)登記、分類(lèi)、編號(hào),并由專(zhuān)人保管。
四、歸檔資料中的質(zhì)控資料、檢驗(yàn)結(jié)果登記及操作規(guī)程應(yīng)至少保存五年。銷(xiāo)毀前必須經(jīng)科室領(lǐng)導(dǎo)審批。
五.檔案資料多時(shí)為便于查閱可建立索引。
六.外來(lái)人員查閱檔案資料,均應(yīng)經(jīng)科主任同意。
七.上述檔案亦可存入計(jì)算機(jī),并按上述管理辦法進(jìn)行管理。未經(jīng)允許,不得任意打開(kāi)?？捎眉用艽胧┍Ｗo(hù)檔案的安全。
第10篇 醫(yī)院財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案立卷、歸檔、調(diào)閱、銷(xiāo)毀制度
醫(yī)院財(cái)務(wù)管理制度--會(huì)計(jì)檔案立卷、歸檔、調(diào)閱、銷(xiāo)毀制度
為了加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)檔案的科學(xué)管理,健全會(huì)計(jì)檔案工作制度,根據(jù)中華人民共和國(guó)財(cái)政部、國(guó)家檔案局頒發(fā)的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》的規(guī)定,結(jié)合本單位的實(shí)際情況,特制定本辦法:
一、會(huì)計(jì)檔案是指會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)帳簿和會(huì)計(jì)報(bào)表等會(huì)計(jì)專(zhuān)業(yè)材料,它是記錄和反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)活動(dòng)的重要史料的證據(jù)。因此必須加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)檔案的管理,建立和健全會(huì)計(jì)檔案的立卷歸檔、保管、調(diào)閱和銷(xiāo)毀等管理制度,切實(shí)把會(huì)計(jì)檔案管好。
二、本單位每年形成的會(huì)計(jì)檔案,應(yīng)由財(cái)會(huì)部門(mén)按照歸檔要求,負(fù)責(zé)整理立卷及裝訂成冊(cè)。當(dāng)年會(huì)計(jì)檔案,在會(huì)計(jì)年度終了后,可暫由財(cái)會(huì)部門(mén)保管一年,第二年上半年應(yīng)由財(cái)會(huì)部門(mén)編造清冊(cè)移交檔案室保管。
三、歸檔范圍:
1、會(huì)計(jì)報(bào)表2、會(huì)計(jì)帳簿3會(huì)計(jì)憑證
實(shí)行會(huì)計(jì)電算化,年末必須將本年帳套數(shù)據(jù)軟盤(pán)備份,每份數(shù)據(jù)均要備份二份,異地保管在指定的保管柜內(nèi)。
四、整理方法:
1、分類(lèi):一般按年度形成分類(lèi),即首先按會(huì)計(jì)年度分開(kāi),然后按'類(lèi)別名稱(chēng)'將會(huì)計(jì)檔案分為報(bào)表、帳簿、憑證三大類(lèi)。
帳薄:一般是一本為一卷(冊(cè)),即一個(gè)保管單位。活頁(yè)帳應(yīng)抽出空白頁(yè),再按會(huì)計(jì)科目順序裝訂成冊(cè),并加具帳簿封面。
憑證:按會(huì)計(jì)憑證的材料形成時(shí)間為順序,連同所附的原始憑證,按日、旬、月的先后整理裝訂成冊(cè),年內(nèi)連續(xù)編號(hào)共幾冊(cè),并填寫(xiě)封面和備注。每?jī)?cè)厚度要適中,裝訂線處要封角并由立卷人、會(huì)計(jì)主管人員簽名或蓋章,履行簽封手續(xù),以示負(fù)責(zé)。
報(bào)表:按年報(bào)、季報(bào)、月報(bào)、旬報(bào)等分別組成保管單位,可按文書(shū)立卷要求進(jìn)行,卷內(nèi)目錄一般填到月或季表類(lèi)型。
2、組卷:
會(huì)計(jì)憑證中工資清單簽名的一頁(yè),應(yīng)按月、按年歸入到當(dāng)年度的文書(shū)檔案中去,屬長(zhǎng)期保管。
3、卷內(nèi)排列:一般應(yīng)按會(huì)計(jì)材料形成時(shí)間順序排列,報(bào)表卷內(nèi)文字材料(如決算說(shuō)明等)在前,表格在后。
4、編頁(yè)號(hào):只編有效頁(yè)號(hào),一頁(yè)一號(hào),活頁(yè)空帳頁(yè)要抽出。
5、裝訂:應(yīng)拆除所有金屬物,對(duì)已損壞的會(huì)計(jì)材料要進(jìn)行裱糊,缺少裝訂線的要加邊。
6、擬寫(xiě)案卷題名(標(biāo)題):一般應(yīng)由責(zé)任者(即作者)、時(shí)間(針對(duì)年月)、內(nèi)容和名稱(chēng)四部分組成。
7、案卷排列與編卷號(hào):應(yīng)先分報(bào)表、帳簿、憑證三大類(lèi),再按每類(lèi)的不同保管期限順序由長(zhǎng)到短排列,一年度一個(gè)流水案卷號(hào)。
8、編制案卷目錄:歷年案卷目錄分報(bào)表、帳簿、憑證裝訂成三本。
9、歸檔時(shí)間:當(dāng)年的會(huì)計(jì)檔案、在會(huì)計(jì)年度終了后,可暫由本單位財(cái)會(huì)部門(mén)保管一年,以方便利用。期滿(mǎn)后,原則上應(yīng)按期將會(huì)計(jì)檔案移交給檔案室保管。移交時(shí),財(cái)會(huì)部門(mén)應(yīng)編制會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)(案卷目錄)一式兩份,交接雙方應(yīng)簽字,一份由會(huì)計(jì)部門(mén)留存,一份隨會(huì)計(jì)檔案移交。若檔案庫(kù)房限制不能全部接收時(shí),可暫留財(cái)會(huì)部門(mén)保留,但會(huì)計(jì)部門(mén)需編制會(huì)計(jì)檔案案卷目錄送檔案室存檔。
五、保管期限:
1、會(huì)計(jì)報(bào)表:
年報(bào)為永久;月報(bào)表和季報(bào)表為五年。
2、會(huì)計(jì)帳簿:總帳十五年;現(xiàn)金日記帳二十五年;銀行日記帳二十五年;明細(xì)帳和輔助帳均為十五年。
3、會(huì)計(jì)憑證:十五年。
六、會(huì)計(jì)檔案的保管和利用:
1、會(huì)計(jì)檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理的原則。
2、對(duì)會(huì)計(jì)檔案必須進(jìn)行科學(xué)管理,做到妥善保管。存放有序,查找方便。同時(shí)嚴(yán)格執(zhí)行安全和保密制度,不得隨意堆放,嚴(yán)防毀損、散失和泄密。
3、會(huì)計(jì)檔案應(yīng)為本單位積極提供利用,也可以為上級(jí)單位提供利用。調(diào)閱時(shí),要嚴(yán)格辦理手續(xù)。本單位人員調(diào)閱,要經(jīng)會(huì)計(jì)主管人員同意;外單位人員借閱,要有調(diào)閱單位的正式介紹信,并注明調(diào)閱會(huì)計(jì)檔案的內(nèi)容,經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)人和會(huì)計(jì)主管人員批準(zhǔn)后,辦理調(diào)閱手續(xù)。在調(diào)閱過(guò)程中,只能調(diào)閱與調(diào)閱內(nèi)容有關(guān)的資料,不能調(diào)閱與調(diào)閱內(nèi)容無(wú)關(guān)的資料。原則上檔案原件不得借出,也不得拆散原卷(宗)冊(cè)。外單位調(diào)閱會(huì)計(jì)檔案,要抄錄和復(fù)制的由會(huì)計(jì)主管人員簽署意見(jiàn),經(jīng)本單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。如有特殊需要,經(jīng)本單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后,提供查閱或者復(fù)制,并辦理登記手續(xù)。各單位應(yīng)當(dāng)建立會(huì)計(jì)檔案查閱、復(fù)制登記制度,為會(huì)計(jì)檔案的利用提供依據(jù)。
七、會(huì)計(jì)檔案的鑒定與銷(xiāo)毀:
會(huì)計(jì)檔案保管期滿(mǎn)需要銷(xiāo)毀,(除未了結(jié)的債權(quán)債務(wù)的原始憑證、涉及房地產(chǎn)權(quán)的轉(zhuǎn)讓契約外),由檔案室提出銷(xiāo)毀意見(jiàn),會(huì)同財(cái)會(huì)部門(mén)共同鑒定,嚴(yán)格審查、編造銷(xiāo)毀清冊(cè),按不同情況分別報(bào)請(qǐng)主管領(lǐng)導(dǎo)或上級(jí)主管部門(mén)批準(zhǔn)后銷(xiāo)毀,銷(xiāo)毀時(shí)應(yīng)派人監(jiān)銷(xiāo)。銷(xiāo)毀后,經(jīng)銷(xiāo)人、監(jiān)銷(xiāo)人、批準(zhǔn)人均應(yīng)銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽名蓋章
第11篇 醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備檔案管理制度
人民醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備檔案管理制度
醫(yī)療儀器設(shè)備檔案是醫(yī)院整個(gè)檔案的組成部分,也是醫(yī)療儀器設(shè)備動(dòng)態(tài)管理工作中不可能缺少的部分。它對(duì)醫(yī)療儀器設(shè)備的計(jì)劃、購(gòu)置論證、安裝、驗(yàn)收、使用、維護(hù)、計(jì)量、質(zhì)量管理、調(diào)劑、報(bào)廢等全過(guò)程管理中有著特別重要的作用,特制訂如下制度:
(一)檔案管理的要求:要體現(xiàn)真實(shí)、完整、動(dòng)態(tài)。
(二)確定兼職檔案員一名,負(fù)責(zé)醫(yī)療儀器設(shè)備的建檔工作。
(三)凡屬固定資產(chǎn)管理的醫(yī)療設(shè)備,均應(yīng)建立醫(yī)療設(shè)備檔案;5萬(wàn)元及以上的醫(yī)療設(shè)備應(yīng)建立完整的檔案,5萬(wàn)元以下的醫(yī)療設(shè)備建立簡(jiǎn)易檔案(具體簡(jiǎn)易程度要根據(jù)儀器設(shè)備的特性、使用的場(chǎng)合來(lái)決定)。
(四)醫(yī)療儀器設(shè)備完整檔案的內(nèi)容包括:
1.籌購(gòu)資料:申請(qǐng)報(bào)告、論證表、合同、安裝調(diào)試、驗(yàn)收記錄及有關(guān)醫(yī)療器械的合法證件等。
2.儀器設(shè)備隨機(jī)資料:產(chǎn)品樣本、使用手冊(cè)、維修手冊(cè)、線路圖及其它有關(guān)資料。
3.管理資料:操作規(guī)程、維修保養(yǎng)制度、應(yīng)用質(zhì)量檢測(cè)與評(píng)價(jià)、計(jì)量、使用維修記錄、效益評(píng)價(jià)及調(diào)劑、報(bào)廢情況記載等。
(五)檔案的建立:
1.兼職檔案員參與大型儀器設(shè)備的開(kāi)箱驗(yàn)收,并詳細(xì)記錄隨機(jī)所附的有關(guān)技術(shù)資料。
2.收集建檔范圍內(nèi)的有關(guān)資料。
3.整理、分類(lèi)、登記,建立設(shè)備檔案。
(六)檔案的管理:
1.5萬(wàn)元以上的醫(yī)療設(shè)備檔案交醫(yī)院總檔案室保管,5萬(wàn)元以下的檔案由醫(yī)療設(shè)備科負(fù)責(zé)保管。
2.上一年度的醫(yī)療儀器設(shè)備技術(shù)檔案應(yīng)在本年度末完成建檔工作,5萬(wàn)元及以上的設(shè)備檔案移交給醫(yī)院總檔案室保管。
3.及時(shí)做好動(dòng)態(tài)檔案信息的補(bǔ)充更新工作。
4.醫(yī)療設(shè)備檔案的借用手續(xù),遵守醫(yī)院總檔案室的規(guī)定。
5.技術(shù)檔案要按規(guī)定保存時(shí)間進(jìn)行保管;銷(xiāo)毀檔案資料要經(jīng)過(guò)批準(zhǔn)。
6.兼職檔案管理人員工作變動(dòng)時(shí),要辦理好檔案移交工作。
第12篇 某人民醫(yī)院檔案管理制度
某市人民醫(yī)院檔案管理制度
檔案管理制度
1、認(rèn)真執(zhí)行檔案工作法律、法規(guī),健全檔案管理制度。統(tǒng)一管理本單位的檔案,并按規(guī)定及時(shí)向檔案室移交檔案。
2、醫(yī)院的檔案工作要與本部門(mén)的各項(xiàng)工作緊密結(jié)合,實(shí)行“四同步”管理,即布置、檢查、總結(jié)、驗(yàn)收各項(xiàng)工作時(shí)應(yīng)同時(shí)布置、檢查、總結(jié)、驗(yàn)收檔案工作。
3、院內(nèi)各部門(mén)要按照歸檔范圍要求,將上年形成的各資料,在本年度三月底前移交綜合檔案室,綜合檔案室應(yīng)于六月底前完成立卷、歸檔工作。
4、每年形成的會(huì)計(jì)檔案由財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)整理立卷裝訂成冊(cè),并按規(guī)定要求編造清冊(cè)按時(shí)移交綜合檔案室保管。
5、基建檔案在每一項(xiàng)目竣工后2個(gè)月內(nèi),負(fù)責(zé)基建人員應(yīng)及時(shí)向城建檔案館交齊文件材料,并收回押金,同時(shí)上交一套給綜合檔案室。
6、科研檔案在項(xiàng)目完成后,由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人及時(shí)收集整理后交綜合檔案室。
7、設(shè)備檔案應(yīng)由綜合檔案室統(tǒng)一管理,確因工作需要的,設(shè)備科可采取借用形式保管使用,新設(shè)備開(kāi)箱前,應(yīng)有檔案人員在場(chǎng)清點(diǎn)全部機(jī)器資料,辦好歸檔手續(xù)。
8、綜合檔案室要維護(hù)檔案的完整和安全,妥善保管好檔案,為本單位提供利用。
檔案保密制度
1、嚴(yán)格遵守《中華人民共和國(guó)保守國(guó)家秘密法》及有關(guān)保密制度,及時(shí)向查檔人中進(jìn)行保密宣傳。
2、嚴(yán)格遵守查閱檔案的制度。對(duì)有密級(jí)的檔案材料更應(yīng)嚴(yán)格查閱手續(xù),必要時(shí)使用閱檔案保密夾。
3、會(huì)計(jì)檔案、科技檔案除直接責(zé)任人外,他人不得查閱。如需查閱,須經(jīng)責(zé)任人同意,并由檔案人員陪同查閱。
4、檔案材料需要復(fù)制時(shí),須領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),不得擅自轉(zhuǎn)借及復(fù)制。
5、經(jīng)鑒定確認(rèn)無(wú)保存價(jià)值的檔案,要造冊(cè)登記,按有關(guān)規(guī)定手續(xù)辦理,以防失密。
檔案保管制度
1、檔案是黨和國(guó)家的寶貴財(cái)富,檔案人員必須切實(shí)保護(hù)、保管好。
2、建立全宗卷,做好立卷說(shuō)明、分類(lèi)方案、鑒定報(bào)告、交接憑證、銷(xiāo)毀清冊(cè)、檢查記錄、全宗介紹等工作。
3、利用現(xiàn)有的設(shè)備,改善庫(kù)房保管條件,保持庫(kù)房適宜的溫濕度。
4、每半年檢查檔案的保管狀況,并作記錄,及時(shí)消除各種隱患,保護(hù)檔案的完好性。
5、對(duì)已破損、霉變和褪色的檔案,及時(shí)進(jìn)行修補(bǔ)搶救工作,維護(hù)檔案的完整。
6、做好“六防”(防火、防盜、防潮、防蟲(chóng)咬、防光、防鼠),“三無(wú)”(無(wú)丟失、無(wú)霉變、無(wú)差錯(cuò))。
借閱制度
1、本院保管的檔案原則上只供內(nèi)部查閱,外單位人員借閱檔案,憑介紹信、本人身份證或工作證,征得管理部門(mén)意見(jiàn),經(jīng)辦公室負(fù)責(zé)人同意,方可查閱。
2、一般情況下查閱檔案,應(yīng)在閱文室或指定地點(diǎn)。欲外借者,需經(jīng)辦公室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn),借期不得超過(guò)一周(設(shè)備資料除外),特殊情況需辦理續(xù)借手續(xù)。對(duì)超期不還者,除及時(shí)催收外,對(duì)其進(jìn)行批評(píng)教育。
3、絕密案卷不得外借和隨便利用,查閱需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。
4、任何人不得私自涂改,不得翻印、拆散、轉(zhuǎn)借。不得短少和丟失,違者必究。
5、建立借閱檔案登記制度,嚴(yán)格填寫(xiě)登記簿。歸還的檔案,進(jìn)行復(fù)查其完整度,辦理注銷(xiāo)手續(xù)。
統(tǒng)計(jì)制度
1、做好檔案的接收、移交登記工作。
2、準(zhǔn)確及時(shí)填報(bào)檔案工作情況報(bào)表。
3、做好檔案的利用情況統(tǒng)計(jì),包括利用人次、利用效果的登記工作。
4、做好檔案的鑒定情況統(tǒng)計(jì),包括保存、剔出、銷(xiāo)毀數(shù)。
檔案的鑒定制度
1、成立醫(yī)院檔案鑒定小組,負(fù)責(zé)對(duì)醫(yī)院各類(lèi)檔案的鑒定工作,判定檔案的價(jià)值,調(diào)整檔案密級(jí),決定檔案存毀。
2、做好平時(shí)鑒定、到期鑒定工作,銷(xiāo)毀鑒定后需銷(xiāo)毀的檔案。
3、對(duì)鑒定需銷(xiāo)毀的檔案,編制鑒定清冊(cè),經(jīng)批準(zhǔn)后,指派專(zhuān)人負(fù)責(zé)監(jiān)銷(xiāo),監(jiān)銷(xiāo)人員在銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽名。
4、做好檔案鑒定情況的統(tǒng)計(jì),包括保存、剔出、銷(xiāo)毀數(shù)。
檔案利用制度
1、檔案人員要有責(zé)任心,熟悉業(yè)務(wù)、熟悉室藏。
2、建立檔案的全引目錄、分類(lèi)目錄、案卷目錄、大事記、組織沿革、全宗介紹、干部任免、離退休等索引。
3、利用者按規(guī)定辦理利用手續(xù)。
4、主動(dòng)提供檔案信息,對(duì)檔案的利用情況和效果反饋進(jìn)行認(rèn)真登記。
檔案修改補(bǔ)充制度
1、歸檔案后的文件材料發(fā)現(xiàn)重要的原始材料遺漏歸檔,或發(fā)現(xiàn)歸檔文件有誤,表達(dá)不確切,應(yīng)予修改補(bǔ)充。
2、修改前應(yīng)填寫(xiě)更改通知單,通過(guò)會(huì)簽的方法,取得有關(guān)科室同意,分管領(lǐng)導(dǎo)的批準(zhǔn)。
3、文件材料修改、補(bǔ)充后在卷內(nèi)備考表中注明更改情況。
科室預(yù)立卷制度
1、院的發(fā)文及上級(jí)來(lái)文由文書(shū)收發(fā)人員做好平時(shí)的分發(fā)工作。辦理完畢及時(shí)歸檔,并按要求,做好檔案的預(yù)立卷工作,于次年三月底前交院綜合檔案室。
2、各業(yè)務(wù)科室在開(kāi)展疾病防治、教學(xué)、健康教育、科研培訓(xùn)及其它業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的材料,由各科室兼職檔案員進(jìn)行預(yù)立卷工作,并于次年三月底前交綜合檔案室。
檔案庫(kù)房管理制度
1、檔案庫(kù)房為保存本單位全部檔案的場(chǎng)所,全宗內(nèi)的檔案按永久、長(zhǎng)期、短期安放、排列。
2、進(jìn)入庫(kù)房的檔案應(yīng)放置干燥的檔案架上,排放整齊、美觀,定期檢查,發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理,在適當(dāng)時(shí)候進(jìn)行自然通風(fēng)。
3、檔案架內(nèi)放置樟腦丸,室內(nèi)存放滅火器及溫度計(jì),相對(duì)的濕度控制在60%左右。并有溫濕度記錄,室內(nèi)做到防火、防蟲(chóng)、防潮等六防措施。
4、庫(kù)房?jī)?nèi)經(jīng)常保持清潔衛(wèi)生,非檔案人員末經(jīng)允許,不得入內(nèi),與檔案無(wú)關(guān)的物品不得存放庫(kù)房?jī)?nèi)。未經(jīng)鑒定和批準(zhǔn)的檔案,不得任意銷(xiāo)毀。
科研課題鑒定、工程竣工驗(yàn)收、設(shè)備開(kāi)箱制度
1、本院召開(kāi)科研課題鑒定會(huì)、工程竣工驗(yàn)收會(huì)以及設(shè)備儀器開(kāi)箱,經(jīng)辦人必須通知綜合檔案室。
2、本院工程項(xiàng)目(十萬(wàn)元以上)的全部材料在竣工驗(yàn)收后歸檔。
3、儀器、設(shè)備(萬(wàn)元以上)文件資料,在安裝驗(yàn)收后合格,正常運(yùn)行后即歸檔。
4、科研課題、專(zhuān)題調(diào)查項(xiàng)目待調(diào)查、研究結(jié)束或告一段落時(shí)做出總結(jié)和成果鑒定后歸檔。
5、資料收集齊全、完整交綜合檔案室出具歸檔證明。
照片與聲像檔案管理制度
1、本院科室、個(gè)人在工作活動(dòng)中形成的照片、聲像等具有保存價(jià)值的,均應(yīng)及時(shí)交院綜合檔案室集中統(tǒng)一管理,任何部門(mén)和個(gè)人不得占
為已有。
2、向綜合檔案室移交的照片檔案應(yīng)包括照片、底片和文字說(shuō)明,照片與影像相符。
3、向綜合檔案室移交的聲像檔案應(yīng)是原片,并貼有文字說(shuō)明。
4、存放照片與聲像檔案的庫(kù)房應(yīng)采取防止高溫、高濕和強(qiáng)化的措施,應(yīng)定期檢查,以防損壞。
5、向綜合檔案室移交照片與聲像檔案時(shí),交接雙方根據(jù)目錄清點(diǎn)核對(duì),并履行簽字手續(xù)。
財(cái)務(wù)檔案管理制度
1、會(huì)計(jì)檔案是指會(huì)計(jì)憑證,會(huì)計(jì)賬簿和會(huì)計(jì)報(bào)表等會(huì)計(jì)核算材料。
2、會(huì)計(jì)檔案資料是記錄和反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要資料和證據(jù),必須專(zhuān)人負(fù)責(zé)保管。
3、每年形成的會(huì)計(jì)檔案由財(cái)務(wù)部門(mén)按照歸檔的要求,負(fù)責(zé)整理立卷裝訂成冊(cè),每年會(huì)計(jì)檔案在會(huì)計(jì)年度終了后,可暫由財(cái)務(wù)科保管一年,期滿(mǎn)后,由財(cái)務(wù)科編造清冊(cè)移交檔案部門(mén)保管,檔案部門(mén)保管的會(huì)計(jì)檔案,不得任意拆封,如要拆封須會(huì)同財(cái)務(wù)部門(mén)一起拆封,重新訂須雙方加蓋印章,在不具備移交的情況下,財(cái)務(wù)科要加強(qiáng)管理,要有專(zhuān)柜存放,不得隨意堆放,造成毀損散失。
4、建立會(huì)計(jì)檔案查閱登記簿,詳細(xì)記錄查閱會(huì)計(jì)檔案的時(shí)間、內(nèi)容、單位和人員姓名、通信號(hào)碼、批準(zhǔn)領(lǐng)導(dǎo)等內(nèi)容,會(huì)計(jì)檔案原則上不得外借,如有特殊情況,須經(jīng)院領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)并辦理登記手續(xù)。
5、保存期限按財(cái)政部,國(guó)家檔案局(84)第85號(hào)關(guān)于制發(fā)《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》的通知執(zhí)行。
6、原始憑證、記賬憑證和匯總憑證、日記賬總賬、明細(xì)分類(lèi)、分戶(hù)或登記簿,會(huì)計(jì)清冊(cè)保存期為十五年。
7、月報(bào)、季報(bào)保存期為五年。
8、現(xiàn)金出納賬、銀行存款賬、會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè),會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)保存期為二十年。
9、涉及外事的會(huì)計(jì)憑證、預(yù)算、決算工資冊(cè)保存期限為永久。
