第1篇 學(xué)院檔案庫房管理制度
學(xué)院檔案庫房管理制度
一、檔案庫房管理,要堅持“以防為主,防治結(jié)合”的原則,使檔案能夠永久安全地得到保存。
二、接收檔案進庫時,必須是組卷完畢、驗收合格的檔案,以確保進庫檔案的質(zhì)量。
三、檔案的存放,必須使用統(tǒng)一的裝具,統(tǒng)一編號、書寫工整、排列有序,便于查找。
四、庫房內(nèi)經(jīng)常保持清潔,嚴禁堆放與檔案無關(guān)的雜物。嚴禁煙火,對消防器材,電器設(shè)備,照明線路應(yīng)搞好日常管理,徹底消滅一切火災(zāi)隱患。
五、注意防潮、防蟲、防曬、通風(fēng),堅持每天測試溫濕度,充分利用庫房現(xiàn)有設(shè)備對庫房溫濕度進行控制。發(fā)現(xiàn)蟲害、霉變及時處理。
六、定期做好庫藏檔案的清理核對工作,使案卷目錄與館藏檔案相符;定期檢查檔案安全狀況,及時向檔案室主任匯報,對破損或變質(zhì)的檔案及時做好修補、復(fù)制工作。
七、注意防盜、防火,定期維修、檢修安全保護設(shè)施,確保其防護功能。
八、經(jīng)常更新檔案管理設(shè)備,提高管理水平,使檔案建設(shè)不斷向制度化、規(guī)范化、電子網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展。
第2篇 學(xué)院檔案鑒定銷毀制度
學(xué)院檔案鑒定銷毀制度
一、依照檔案法律法規(guī),,結(jié)合我院實際情況定期進行一次檔案鑒定和銷毀工作。
二、需要銷毀的檔案,必須按“慎重穩(wěn)妥”的原則,存放3個月后,再行銷毀。
三、檔案的鑒定和銷毀工作,必須在主管校長領(lǐng)導(dǎo)下,由校檔案鑒定小組負責(zé)進行。
四、對保管期限已滿,或經(jīng)鑒定確無保存價值的檔案,綜合檔案室必須逐件填寫檔案銷毀清冊(包括清冊封面內(nèi)容、登記欄目、立檔單位和全宗簡要說明),報請校檔案鑒定小組審查。
五、學(xué)校檔案鑒定小組將檔案鑒定工作情況寫成報告,連同檔案銷毀清冊,報請主管校長審批后,方可實施銷毀。
六、銷毀檔案時,必須指派專人(兩人以上)監(jiān)銷,監(jiān)銷人員要依據(jù)檔案銷毀清冊,認真核對檔案,確認無誤,方可進行銷毀,并在銷毀清冊上簽名或蓋章。
七、檔案銷毀清冊要永久保存。
第3篇 某學(xué)院干部人事檔案材料鑒別歸檔制度
學(xué)院干部人事檔案材料鑒別歸檔制度
一、嚴格按照干部人事工作有關(guān)文件規(guī)定,對收集的干部人事檔案材料進行認真鑒別審查,確保歸檔材料真實、完整、齊全。
二、對收集到的不屬于歸檔范圍的材料,或轉(zhuǎn)有關(guān)部門,或退還本人,或按規(guī)定程序作銷毀處理。對收集到的不規(guī)范不齊全的材料,應(yīng)及時通知提供材料的部門按規(guī)定完善。
三、發(fā)現(xiàn)偽造、涂改的材料,須清除偽造材料,修復(fù)涂改內(nèi)容,并對當(dāng)事人做嚴肅處理。
四、鑒別登記的檔案材料,必須裝入干部人事檔案盒內(nèi),一般每2年裝訂入卷1次。
五、干部人事檔案材料,須統(tǒng)一使用16k辦公用紙,對不符合要求的,進行技術(shù)加工后歸檔。
六、檔案內(nèi)容不得使用圓珠筆、紅色及純藍墨水和復(fù)寫紙書寫。
第4篇 學(xué)院黨委辦公室會計檔案管理制度
學(xué)院黨委辦公室會計檔案管理制度
為了加強我校會計檔案的管理,根據(jù)財政部、國家檔案局頒發(fā)《會計檔案管理辦法》和原國家教委《高等學(xué)校財會類檔案工作規(guī)范》等法規(guī),結(jié)合我校的具體情況,特制訂本制度。
一、會計檔案的立卷及歸檔
(一)會計檔案由會計部門(包括學(xué)校獨立核算單位的會計部門)按歸檔范圍及要求,負責(zé)整理立卷,裝釘成冊,封面應(yīng)逐項按規(guī)定填寫清楚,標題要簡明,字跡工整、清晰,并編制會計檔案保管清冊。
(二)當(dāng)年的會計檔案,在會計年度終了后可暫由會計部門保管3年,到期滿后的次年6月底前,由會計部門的兼職檔案員編制移交目錄(一式二份)送領(lǐng)導(dǎo)審核簽字后,連同案卷一并移交學(xué)校綜合檔案室統(tǒng)一保管。獨立核算單位的會計檔案暫由形成會計檔案的單位保管,以后視綜合檔案室保管條件改善狀況如何再考慮接收,但綜合檔案室要會同學(xué)校財務(wù)處進行檢查,指導(dǎo)立卷歸檔工作。
(三)會計檔案移交到綜合檔案室后,原則上應(yīng)保持原冊的封裝,個別需要拆封重新整理的,綜合檔案室要會同會計部門和經(jīng)辦人共同拆封整理,以分清責(zé)任。
二、會計檔案保管期限
(一)會計檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限分為3年、5年、10年、15年、25年五類(詳見附表1、2)。
(二)會計檔案的保管期限,從會計年度終了后的第一天算起。
三、會計檔案借閱
會計檔案借閱除執(zhí)行《檔案材料借閱規(guī)定》和《保密規(guī)定》外,還須按以下規(guī)定執(zhí)行:
(一)學(xué)校財務(wù)處工作人員查閱會計檔案,經(jīng)報告本部門領(lǐng)導(dǎo)后可直接到綜合檔案室查閱。
(二)校內(nèi)有關(guān)部門查閱會計檔案,須經(jīng)請示會計部門負責(zé)人批準,到綜合檔案室辦理有關(guān)手續(xù)后方可查閱。如需復(fù)制或摘抄會計檔案作為旁證材料,須經(jīng)會計部門和綜合檔案室負責(zé)人批準,并在復(fù)制或摘抄件上簽署意見和蓋章后方能作為旁證材料。(www.)查閱或者復(fù)制會計檔案的人員,嚴禁在會計檔案上涂畫、拆封和抽換。
(三)學(xué)校會計部門因特殊需要,需將會計檔案借出,須經(jīng)會計部門領(lǐng)導(dǎo)和綜合檔案室負責(zé)人批準,由會計人員到綜合檔案室辦理登記手續(xù)方可借出。其他單位查閱會計檔案,只限于綜合檔案室查閱,一律不準借出。
(四)借閱會計檔案的人員和檔案管理員,在會計檔案借閱時應(yīng)當(dāng)面清點憑證序號和張數(shù),并辦理登記手續(xù)。歸還時,雙方要當(dāng)面檢查是否原樣完整無缺,方能在借閱登記簿上注銷。
四、會計檔案鑒定和銷毀
(一)已移交到綜合檔案室的會計檔案保管期滿,需要銷毀時,由綜合檔案室提出銷毀意見,會同會計部門共同鑒定,嚴格審查。編造會計檔案銷毀清冊,列明銷毀會計檔案的名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度和檔案編號、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時間等內(nèi)容,報校主管領(lǐng)導(dǎo)批準并在會計檔案銷毀清冊上簽署意見。
(二)對于保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證和涉及其他未了事項的原始憑證,不得銷毀,應(yīng)單獨抽出立卷,保管到未了事項完結(jié)為止。單獨抽出立卷的會計檔案,應(yīng)當(dāng)在會計檔案銷毀清冊上和會計檔案保管清冊中列明。
(三)銷毀會計檔案時,由綜合檔案室和會計部門共同派員監(jiān)銷。監(jiān)銷人在銷毀會計檔案前,應(yīng)當(dāng)按照會計檔案銷毀清冊所列內(nèi)容清點核對所要銷毀的會計檔案;銷毀后,應(yīng)當(dāng)在會計檔案銷毀清冊上簽名蓋章,并將監(jiān)銷情況報告主管領(lǐng)導(dǎo)。
附表:
1、企業(yè)和其他組織會計檔案保管期限表
2、財政總預(yù)算、行政單位、事業(yè)單位和稅收會計檔案保管期限表
第5篇 學(xué)院檔案查閱利用制度
學(xué)院檔案查閱利用制度
一、學(xué)校開放的檔案主要為學(xué)校教學(xué)、科研、黨政管理提供服務(wù),原則上不提供對外服務(wù)。如因公查、借閱,須經(jīng)嚴格的審批程序。
二、校內(nèi)各單位因公需要查、借閱本單位移交的檔案,可優(yōu)先提供服務(wù)。一個單位查閱另一個單位的一般檔案,須持有本單位領(lǐng)導(dǎo)簽字的證明;而且要經(jīng)另一單位(案卷移交單位)的領(lǐng)導(dǎo)同意;查閱密級檔案,須經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)的批準。
三、查、借閱檔案者,未經(jīng)許可不得進入庫房及翻閱案卷目錄等。
四、凡借閱檔案者,必須保證檔案材料的完整與安全,不得拆毀、污損、涂改;不得隨意轉(zhuǎn)借或傳播;不得用于展覽或陳列;不得擅自翻印或出版;若工作需要,須經(jīng)檔案室領(lǐng)導(dǎo)批準,其知識產(chǎn)權(quán)屬于學(xué)校。
五、借閱檔案者,須親自到檔案室借取或交還,一般不得讓他人代借,不得攜帶檔案到公共場所,以防遺失。
六、借出檔案須辦理借閱手續(xù),經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準,并應(yīng)按時歸還,一般不超過一周,若需延長借用應(yīng)重新辦理有關(guān)手續(xù)。
七、檔案工作人員應(yīng)經(jīng)常檢查借出檔案,發(fā)現(xiàn)遺失、損壞、短缺的,應(yīng)及時報告檔案室領(lǐng)導(dǎo)處理。在收回檔案時,應(yīng)對檔案進行檢查,然后簽字。
第6篇 l教育學(xué)院檔案圖書資料報刊管理制度
為了加強規(guī)范檔案圖書報刊的管理,提高報紙、雜志的利用率,充分發(fā)揮教學(xué)檔案在教學(xué)管理,教學(xué)改革與建設(shè)中的作用,根據(jù)國家和我校有關(guān)文件的精神,結(jié)合我院工作實際,特制訂本管理制度。
一、檔案員具體負責(zé)整個檔案工作。檔案員要認真做好各類檔案的收集,整理,保管,鑒定,統(tǒng)計,利用,保護等項工作。
二、各類工作人員均應(yīng)遵守檔案保密制度,違反保密制度者,要按《檔案法》和保密規(guī)定論處。
三、借閱檔案要嚴格履行檔案借閱程序,必須辦理審批登記手續(xù)。
四、各部門和有關(guān)個人經(jīng)手的材料要按存檔要求及時送交檔案室存檔。
五、檔案的銷毀,必須嚴格執(zhí)行審批制度,履行批準手續(xù)。
六、資料室的圖書只限教職工借閱,一次借閱最多不得超過五本。
七、教師借閱與本學(xué)期所任課程相關(guān)的專業(yè)書或?qū)I(yè)參考書,借期2 個月,到期未看完者,須辦理續(xù)借手續(xù)。
八、為保證絕大多數(shù)讀者的權(quán)益,請按規(guī)定的借閱期限歸還所借圖書。超過借閱期限,歸還圖書時須交納逾期費。
九、讀者要愛護圖書,不得污損、撕毀、批注和丟失,如有上述情況應(yīng)按制度賠償。對于違章的讀者,在未辦妥有關(guān)賠償手續(xù)前,暫停其借閱權(quán)利。
十、書刊遺失,盡量購買原版本圖書賠償 ,否則以書刊價格的1~20倍賠償。將所有罰款與賠書款,全部納入購書經(jīng)費。
十一、收發(fā)員對報刊要做好收發(fā)、登記工作,要做到無丟失、無差錯。
十二、報刊要及時分類、整理上架。
十三、任何人不得隨意將報紙攜帶出辦公室。
第7篇 z學(xué)院干部人事檔案室保密制度
學(xué)院干部人事檔案室保密制度
一、認真貫徹執(zhí)行《中華人民共和國保密法》、《中華人民共和國檔案法》及上級有關(guān)法規(guī),做好檔案安全保密工作。
二、嚴格執(zhí)行干部人事檔案材料接收、保管和提供利用制度。
三、干部人事檔案室為機要重地,非工作人員不得入內(nèi)。
四、檔案進出,須嚴格履行審批、核對、簽字、登記等手續(xù)。
五、查閱檔案原則上在檔案室進行。查閱密級檔案不得擅自摘抄、復(fù)印、拍照。
六、借閱檔案必須辦理借閱手續(xù),借閱人員要承擔(dān)檔案安全保管責(zé)任。
七、復(fù)印秘密級檔案材料,應(yīng)嚴格履行審批、登記手續(xù),標明復(fù)印單位、份數(shù)、日期。復(fù)印件視同原件管理。
八、干部人事檔案管理人員必須嚴格遵守保密制度,不得以任何形式泄露檔案內(nèi)容。
九、嚴禁任何個人私自保存他人檔案。
十、對違犯保密紀律,玩忽職守,造成重大遺失、泄密等責(zé)任事故者,按有關(guān)規(guī)定嚴肅處理。
第8篇 某學(xué)院干部人事檔案檢查核對制度
學(xué)院干部人事檔案檢查核對制度
一、定期或不定期對庫存干部人事檔案進行檢查核對,確保干部人事檔案安全。
二、建立登記和統(tǒng)計制度,接收、轉(zhuǎn)遞、查(借)閱檔案都必須做好記錄,始終做到帳物相符。
三、每年年終全面檢查核對一次干部人事檔案,做到底冊與庫存一致。
四、在發(fā)生水災(zāi)、火災(zāi)、地震等自然災(zāi)害后,必須及時檢查核對檔案。
五、發(fā)現(xiàn)蟲害、霉變、潮濕等情況時,必須檢查核對檔案。
六、管理人員變更,必須在檢查核對無誤后辦理移交手續(xù)。
第9篇 路橋工程學(xué)院團學(xué)會檔案管理制度
路橋工程學(xué)院團學(xué)會檔案管理制度
1、團學(xué)會檔案由團學(xué)會負責(zé)老師專人負責(zé)管理。
2、團學(xué)會檔案工作需要各部門的大力協(xié)作。工作或活動結(jié)束,負責(zé)人應(yīng)整理文字材料,認真總結(jié),將有關(guān)活動詳細材料交由負責(zé)老師存檔。有關(guān)材料應(yīng)包括活動計劃,經(jīng)費預(yù)算,活動實施計劃、結(jié)果、活動總結(jié)、經(jīng)費使用詳細情況等。
3、團學(xué)會檔案的分類及內(nèi)容
檔案按團學(xué)會委員檔案和團學(xué)會工作檔案分類、編號歸檔,作到學(xué)院統(tǒng)化、科學(xué)化。
A類:團學(xué)會成員檔案管理:把各屆團學(xué)會成員的檔案設(shè)宗,主要含以下材料:
①團學(xué)會干部個人登記表。
②團學(xué)會干部各學(xué)期的工作總結(jié)以及工作成績評定。
③與團學(xué)會干部本人有關(guān)的各類文字材料。
④各類材料均一式兩份。
B類:團學(xué)會工作文件檔案,主要有以下幾種:
①上級有關(guān)部門的文件、材料,包括各社團組織的有關(guān)文件,團代會、學(xué)代會的有關(guān)資料等。
②團學(xué)會各部門的有關(guān)文件材料(按材料編號設(shè)卷宗)主要含:
a、各部門在各學(xué)期的工作計劃及總結(jié)。
b、各門部舉辦的活動詳細計劃、經(jīng)費預(yù)算、活動總結(jié)、最終經(jīng)費使用情況等。
c、團學(xué)會的物品登記冊、請示報告、會議記錄文字材料的底稿和樣本。
d、與兄弟學(xué)院部、院校相互交流的各種資料。
4、每學(xué)期要對以上檔案分別保管、編目、裝訂,做到不失不漏,有據(jù)可查;
5、查閱檔案須經(jīng)負責(zé)老師同意,查閱前登記,查閱后必須及時歸還;
6、團學(xué)會全體成員有責(zé)任提供完整、詳實的檔案材料,并維護檔案的完整性和嚴肅性。
第10篇 某學(xué)院干部人事檔案轉(zhuǎn)遞制度
學(xué)院干部人事檔案轉(zhuǎn)遞制度
一、干部工作調(diào)動后,應(yīng)及時將其人事檔案轉(zhuǎn)至新單位。
二、轉(zhuǎn)遞干部人事檔案,必須通過機要轉(zhuǎn)遞或派黨員干部專人送取,不得郵寄或交干部本人自帶。
三、轉(zhuǎn)出的干部人事檔案必須完整齊全,并按《干部檔案整理工作細則》進行規(guī)范整理。不得扣留材料或分批轉(zhuǎn)出,未經(jīng)規(guī)范整理的檔案不得轉(zhuǎn)遞。
四、轉(zhuǎn)遞干部人事檔案,必須按“轉(zhuǎn)遞干部人事檔案材料通知單”詳細登記,嚴密包封。
五、檔案轉(zhuǎn)出1個月后未收到檔案回執(zhí),應(yīng)及時與接收單位聯(lián)系,嚴防檔案丟失。
六、違犯檔案轉(zhuǎn)遞制度,造成檔案丟失,發(fā)生抽取、更換檔案材料等現(xiàn)象的,要追究當(dāng)事人和管理人員的責(zé)任。
第11篇 z學(xué)院干部人事檔案室管理制度
學(xué)院干部人事檔案室管理制度
一、嚴格遵守國家關(guān)于干部人事檔案安全、保密的有關(guān)規(guī)定,做好檔案室管理工作。
二、認真做好防火、防盜、防潮、防塵、防光、防蟲、防鼠、防污染等“八防”工作,確保檔案材料安全。
三、干部人事檔案室為機要重地,非工作人員不得入內(nèi)。
四、保持檔案室清潔衛(wèi)生,通風(fēng)良好,預(yù)防灰塵、蛀蟲對檔案材料的損害。
五、檔案室、檔案柜鑰匙由管理員妥善保管,未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)同意不得交與他人代管。
六、經(jīng)常檢查柜內(nèi)檔案,發(fā)現(xiàn)異常及時做好補救工作。
七、定期進行安全檢查,杜絕檔案材料丟失、損壞和其他意外事故發(fā)生。
八、嚴禁在檔案室存放易燃及化學(xué)物品。
九、離開檔案室,必須切斷電源、關(guān)好門窗,嚴防安全事故發(fā)生。
第12篇 職業(yè)學(xué)院教師業(yè)務(wù)檔案管理制度
職業(yè)學(xué)院教師業(yè)務(wù)檔案管理制度
為了使教師業(yè)務(wù)檔案管理工作做到安全、保密和便于查找的要求,特制定如下管理制度
1.教師業(yè)務(wù)檔案管理工作,在學(xué)院教學(xué)副院長、教務(wù)處處長、系(部)主任的直接領(lǐng)導(dǎo)下進行,由系辦公室主任負責(zé)并指定專人管理,同時,與人事處搞好協(xié)調(diào)工作。
2.系指定專人(一般為教務(wù)員)進行保管,做好防火、防盜、防潮、防蛀工作。
3.系辦公室進行編號登記,每學(xué)期核對一次,發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時糾正,對增員缺檔的教師及時建檔。
4.教師業(yè)務(wù)檔案的封面、規(guī)格、樣式力求統(tǒng)一。
5.查閱教師業(yè)務(wù)檔案應(yīng)事先辦理審批手續(xù),經(jīng)系主任同意方可查閱。
6.根據(jù)查閱單位用途,檔案管理人員按需提供材料,就地查閱。
7.教師業(yè)務(wù)檔案一般不外借,在特殊情況下,經(jīng)系主任批準方可借用,但必須嚴格履行登記手續(xù),并按時歸還。
8.查閱檔案時必須嚴格遵守保密制度和閱檔規(guī)定,嚴禁涂改、圈劃,撤換檔案材料,不得向無關(guān)人員泄露或向外公布檔案內(nèi)容,違者視情節(jié)輕重,嚴肅處理。
9.本規(guī)定由土木工程系負責(zé)解釋。