電業(yè)局計量中心報告證書管理程序
報告和證書管理程序
1目的
為保證報告和證書的完整性、準確性,并真實地反映結(jié)果的全部信息。
2范圍
適用于本計量中心出具的報告和證書的管理。
3職責
3.1授權(quán)簽字人批準其授權(quán)領(lǐng)域的報告或證書;
3.2中心辦每年至少抽查一次報告和證書;
3.3班組負責編制、審核報告/證書,負責報告/證書的交付、管理和臺帳的建立。
4程序
4.1報告和證書的編制要求
4.1.1本計量中心的工作結(jié)果以檢測報告、試驗報告、檢定證書、測試報告、校準證書的形式出具。報告/證書的內(nèi)容應(yīng)包括以下方面:
a)報告/證書的名稱;
b)本計量中心名稱與地址,聯(lián)系電話;
c)報告/證書編號標識,第 頁及共 頁;
d)顧客的名稱;
e)所用方法的標識;
f)檢測或校準物品的描述(如名稱、型號規(guī)格、主要性能指標等)、狀態(tài)和明確的標識;
g)檢測/校準/檢定日期;
h)如果被檢物品是抽樣得來,說明其抽樣日期、抽樣方法、抽樣地點、抽樣計劃和程序、抽樣環(huán)境條件等;
i)檢測和校準結(jié)果,適當時,帶有測量單位(必要時,當以表格、圖、或照片加以說明);
j)報告和證書的編制、審核和批準人的手簽名,必要時注明簽名日期;
k)必要時對顧客送檢/送校的樣品,作出檢測/校準/檢定結(jié)果僅對所送樣品負責的聲明;
l)當有分包項時,則應(yīng)清晰地標明分包方出具的數(shù)據(jù);
m)必要時,注明“本檢測報告/校準、檢定證書未經(jīng)本計量中心書面批準,不得部分復印”的聲明.
4.1.2當需要對檢測結(jié)果作出解釋時,報告中還應(yīng)包括下列內(nèi)容:
a)對檢測方法的偏離、增添或刪節(jié),及特殊檢測條件的信息,如環(huán)境條件;
b)需要時符合或不符合要求或規(guī)范的聲明;
c) 適用時評定測量不確定度的聲明。當不確定度與檢測結(jié)果的有效性或應(yīng)用有關(guān),或顧客提出要求時,或當測量不確定度影響到規(guī)范限度的符合性時,報告中還需要包括有關(guān)不確定度的信息;
d)適用且需要時,提出意見和解釋;
e)特定方法、顧客和顧客群體要求的附加信息。
4.1.3如需對校準結(jié)果進行解釋時,證書還應(yīng)包括下列內(nèi)容:
a)對測量結(jié)果有影響的條件(環(huán)境條件);
b)測量不確定度和(或)符合確定的計量規(guī)范或條款的聲明;
c)測量可溯源的證據(jù);
d)校準證書僅可給出功能性檢測結(jié)果或量值,不應(yīng)包含對校準時間間隔的建議;若需給出符合某規(guī)范聲明的,應(yīng)指明符合或不符合該規(guī)范的具體條款;做出符合性聲明時,應(yīng)考慮測量不確定度;
e)若顧客事先要求,在校準儀器被調(diào)整或修理后,要求給出調(diào)整或修理前后的校準結(jié)果時,應(yīng)在證書或報告中表明。
4.1.4工作人員應(yīng)準確、清晰、明確和客觀地報告每一項或一系列檢測和校準結(jié)果,并符合有關(guān)方法規(guī)定的要求。
4.1.5試驗報告的封面和格式統(tǒng)一制定(見附錄)。
4.1.5.1所有報告均用a4紙(附圖等可除外)。
4.1.5.2封面應(yīng)至少含:報告編碼(應(yīng)在右上角)、報告名稱、試驗類型、委托單位、報告單位、報告日期。
4.1.5.3簽批頁(封二)應(yīng)含編寫、審核、批準。
4.1.5.4封三應(yīng)含本計量中心聲明。
4.1.5.5目錄:少于10頁可不用。
4.1.5.6主體部分:應(yīng)含“報告的內(nèi)容”所定義的項目,其中分層方法應(yīng)按如下規(guī)定執(zhí)行。第一層用“123 ……”;第二層用“1.1 1.2 1.3……”;第三層用“1.1.1 1.1.2 1.1.3……”;其余可自定義。
4.1.6檢測報告、檢定證書、測試報告、校準證書的格式由班組根據(jù)承檢產(chǎn)品/項目標準的要求自行設(shè)計,報中心辦備案。確定后的報告/證書格式無特殊原因不得更改,更改需經(jīng)原批準人批準;
4.1.7報告和證書的標識
4.1.7.1試驗報告標識形式為abcd-efghij。ab為班組拼音縮寫:cd為年(2000年為00,2001年為01,依次類推),efghij由班組自行定義。
4.1.7.2檢測報告、檢定證書、測試報告、校準證書的標識由各班組自行制定,并報中心辦備案。
4.2報告和證書的編寫
4.2.1報告/證書應(yīng)能夠準確、清晰、明確和客觀地反映工作結(jié)果,并符合技術(shù)標準方法規(guī)定的要求。編寫內(nèi)容要完整、結(jié)論明確,必要時應(yīng)附以圖表、數(shù)表、曲線、簡圖、照片說明。
4.2.2報告/證書應(yīng)由具備資格的專業(yè)人員編制,實習人員不能獨立編制。
4.2.3報告/證書上的數(shù)據(jù)結(jié)論、環(huán)境條件等須與原始記錄相符。
4.2.4報告/證書的所有數(shù)據(jù)均應(yīng)采用法定計量單位和規(guī)定的術(shù)語。
4.2.5對分包方所提供的結(jié)果應(yīng)在報告中明確說明。
4.3報告和證書的審核批準
4.3.1檢測報告、檢定證書、測試報告、校準證書采用編寫、審核和批準三級方式。
4.3.1.1工作人員對原始數(shù)據(jù)核對后將檢測結(jié)果準確無誤地填寫到報告中,并簽名。
4.3.1.2相關(guān)人員審核原始記錄、方法的適用性以及滿足顧客要求后,審核簽名。
4.3.1.3本專業(yè)授權(quán)簽字人批準簽字。
4.3.2試驗報告的審批
4.3.2.1報告的審批采用編寫、審核、批準方式。
4.3.2.2常規(guī)性試驗,由助工及以上職稱人員編寫、專業(yè)組長審定、班組負責人批準。
4.3.2.3較復雜的、跨專業(yè)的或涉及系統(tǒng)安全的檢測項目試驗(如型式試驗、機組性能鑒定試驗等),由助理工程師以上職稱的檢測人員編寫、項目負責人或班組負責人審核,質(zhì)量負責人、技術(shù)負責人或主任批準。
4.4報告的管理和交付
4.4.1中心辦根據(jù)授權(quán)簽字人的批準簽名加蓋試驗報告專用章和實驗室認可、計量認證標志章,并留存二份,定期歸檔。報告/證書的保存期一般不少于五年。 認可認證范圍之外的項目,不允許加蓋實驗室認可、計量認證標志章。班組應(yīng)將原始記錄和報告一同存檔。
4.4.2檢測報告、檢定證書、測試報告、校準證書由各班組根據(jù)授權(quán)簽字人的批準簽名加蓋試驗報告專用章和實驗室認可、計量認證標志章。一般不保留證書副本,只保留原始記錄。認可認證范圍之外的項目,不允許加蓋實驗室認可、計量認證標志章。
4.4.3中心辦每年對班組的報告和證書至少抽查一次;
4.4.4試驗報告在交付給顧客時,顧客在《報告交付單》上簽名。郵寄交付的報告以郵寄回執(zhí)作為交付記錄。在交付過程中,應(yīng)注意報告的防潮等。檢定證書、測試報告、校準證書的交付,由顧客在委托單上簽名。
4.4.5當用戶要求用電話、電傳或其他電子媒體傳遞數(shù)據(jù)或結(jié)果時,要核實對方的身份。
4.4.5本計量中心相關(guān)人員應(yīng)嚴格為顧客保密,未經(jīng)允許報告和記錄不得給其他方查閱;保密性管理執(zhí)行《保護顧客機密信息及所有權(quán)程序》。
4.5報告和證書的更改
4.5.1當對報告/證書中的數(shù)據(jù)有疑義時,由責任部門組織項目負責人員、質(zhì)量監(jiān)督員分析原因,對可疑數(shù)據(jù)進行核查。
4.5.2若經(jīng)核查證實已發(fā)出的報告/證書有差異,責任部門負責人應(yīng)立即書面通知接收單位,停止使用該報告/證書。
4.5.3原報告/證書的編寫人員填寫《報告和證書更改審批表》,說明更改理由及更改的內(nèi)容,并由原報告的審批人確認更改理由成立,批準人提出處理意見。
4.5.4更改若涉及重新進行檢測/校準/檢定,則檢測/校準/檢定程序、數(shù)據(jù)處理、質(zhì)量控制、記錄要求等應(yīng)符合《程序文件》的相關(guān)要求。
4.5.5修改后或重新檢測/校準/檢定后所出具的報告/證書應(yīng)附加說明,說明修改的原因和主要修改內(nèi)容。
4.5.6責任部門應(yīng)及時收回原報告,并按照報告交付程序,將修改后的報告和證書送至原報告持有人手中。
4.5.7責任部門保存修改后的報告證書應(yīng),并由資料管理員同原報告/證書一并保管。
5相關(guān)文件
5.1gaepc/qp-01(a/0)《保護顧客機密信息和所有權(quán)程序》
5.2gaepc/qp-07(a/0)《不符合工作控制程序》
6記錄
6.1 gaepc/qr-066《技術(shù)報告審核、審定、批準表》
6.2 gaepc/qr-082《試驗報告交付單》
6.3 gaepc/qr-083《報告/證書臺帳》
6.4 gaepc/qr-084《報告和證書更改審批表》
