電業(yè)局計量中心儀器設備管理程序

電業(yè)局計量中心儀器設備管理程序

儀器設備管理程序

1目的

對用于檢測/校準/檢定工作的固定資產(chǎn)類儀器設備實施控制,確保檢測/校準/檢定結果的準確可靠。

2范圍

適用于本計量中心檢測/校準/檢定服務中所有用于檢測、校準和抽樣的儀器設備及其軟件的控制。

3職責

3.1主任負責儀器設備的購置計劃和儀器設備的臨時購置申請。

3.2中心辦負責儀器設備購置計劃的審核和臨時購置申請的審核,并不定期檢查班組儀器設備的控制情況。

3.3各班組負責人組織協(xié)調(diào)儀器設備配備、校準、使用、維護等。

3.4儀器設備管理員負責編制儀器設備維護計劃等,組織儀器設備的送檢和自校,并負責建立儀器設備檔案。

4工作程序

4.1儀器設備的配備

4.1.1由各班組根據(jù)儀器設備使用壽命/儀器設備故障情況/新項目開展所需儀器設備等情況,決定儀器設備是否更新或新增,由有關人員在中心mis系統(tǒng)中提出購置申請。

4.1.2中心辦匯總各班組的購置申請,制定全中心的購置計劃,報主任批準;班組按照中心mis系統(tǒng)的購置流程履行購置手續(xù)。

4.1.3臨時性的儀器設備購置需求,由班組的有關人員,在中心mis上,按照中心mis系統(tǒng)的儀器設備購置流程,班組申請、中心辦審核、主任批準后,實施購置。

4.1.3各班組在進行儀器設備購置時,應注意儀器設備生產(chǎn)供應廠商的質(zhì)量保證能力和售后服務能力及信譽等,參照《服務和供應品采購控制程序》執(zhí)行。

4.2儀器設備的驗收

4.2.1新購置的儀器到貨后,由儀器設備供應商/儀器設備生產(chǎn)廠家負責儀器安裝調(diào)試(必要時),調(diào)試結束后,相關班組負責組織有關人員驗收,填寫《儀器設備驗收單》;五萬元及以上的儀器設備需編制驗收報告。

4.2.2必要時,將法定計量檢定機構的檢定證書/校準、檢定證書/測試報告,作為新購置儀器(屬計量器具的)的驗收證據(jù)。

4.3儀器設備的相關作業(yè)文件

4.3.1各班組負責人組織專業(yè)人員編寫儀器設備的操作規(guī)程件等作業(yè)文件,作業(yè)文件可針對單臺設備,也可針對某類設備。相關作業(yè)文件應覆蓋以下方面內(nèi)容:

儀器設備的操作規(guī)程(包含安全規(guī)定)、使用限制條件(如環(huán)境溫度和濕度等)。

儀器設備定期維護方法;

儀器設備的自校準規(guī)程(必要時);

儀器設備的期間核查方法(必要時);

儀器設備的校準修正因子更新方法(必要時);

4.3.2儀器設備作業(yè)文件的編寫內(nèi)容規(guī)定如下:

4.3.2.1儀器設備定期維護方法編寫內(nèi)容應包括:

依據(jù)

維護程序

維護周期

維護記錄格式

4.3.2.2儀器設備自校方法編寫內(nèi)容見《實現(xiàn)測量可溯源程序》。

4.3.2.3儀器設備的期間核查方法編寫內(nèi)容見《實現(xiàn)測量可溯源程序》。

4.3.2.4儀器設備的校準修正因子更新方法編寫內(nèi)容應包括:

目的

依據(jù)

工作程序

記錄格式

4.3.2.5儀器設備操作規(guī)程的編寫內(nèi)容,各班組自定;五萬元及以上儀器設備的操作規(guī)程必須包括安全操作的內(nèi)容。

4.3.3與儀器設備相關的作業(yè)文件,由質(zhì)量負責人批準實施。

4.4儀器設備的標識

4.4.1儀器設備的身份標識

設備管理員按下述規(guī)定對儀器設備編號,作為儀器設備的身份標識。

儀器設備用十位代碼(abc-defghi)表示,其中:

a)“ab”為各班組漢語拼音縮寫;

b)“c”為儀器設備分類號,以1、2、3表示,1類設備為20000元及以上的設備,2類設備為2000元及以上、20000元以下的設備,3類設備指2000元以下的設備;

c)“de”表示儀器設備購入年份;

d)“f”表示設備類別號, j表示計算機,d表示打印機,b表示標準計量器具,g表示工作計量器具,q表示其他設備;

e)“ghi”表示儀器設備序號,各班組自行定義。

4.4.2儀器設備的狀態(tài)標識

設備管理員根據(jù)儀器設備及其軟件的核查/校準結果,對儀器設備實施“綠、黃、紅”三色狀態(tài)標識管理。“綠、黃、紅”三色狀態(tài)標識按以下規(guī)定使用:

4.4.2.1合格證(綠色標簽)

經(jīng)核查/校準合格者。

4.4.2.2限用證(黃色標簽)

a)多功能檢測設備,其某些功能已喪失,所用功能正常且合格者;

b)降級使用者;

c)某一量程不合格,但所用量程合格者。

4.4.2.3停用證(紅色標簽)

a)儀器設備損壞者;

b)經(jīng)核查/校準不合格者;

c)超過核查/校準周期者;

d)儀器設備暫時不用者;

e)性能無法確定者。

4.5儀器設備的使用與維護

4.5.1對檢測/校準/檢定結果有重要影響的儀器設備在第一次使用前必須進行校準或核查,以證實其能夠滿足實驗室的規(guī)范要求和相應的標準規(guī)范,并在校準周期之間應進行期間檢查,執(zhí)行《實現(xiàn)測量可溯源性程序》。

4.5.2對檢測/校準/檢定結果有重要影響的儀器設備,各專業(yè)主任應組織有關人員編寫儀器設備維護方法;每年年初儀器設備管理員應制定儀器設備維護計劃,填寫《儀器設備維護計劃表》,主任批準后實施。

4.5.3對檢測/校準/檢定結果有重要影響的儀器設備,應由經(jīng)過培訓并由班組負責人授權的人員操作。

4.5.4儀器設備使用和維護的有效版本的作業(yè)文件,應保證操作人員在相關操作現(xiàn)場方便地獲取和使用。

4.5.5固定試驗室的儀器設備使用前后,專業(yè)人員應對其狀態(tài)進行檢查,填寫《儀器設備使用記錄》。

4.5.6用于現(xiàn)場檢測/校準/檢定的儀器設備,或脫離本實驗室直接控制(送修、送檢、外借)返回后,在使用前專業(yè)人員應對其功能和(或)校準狀態(tài)進行核查并能顯示滿意結果,填寫《儀器設備出室記錄》

4.5.7當校準產(chǎn)生了一組修正因子時,專業(yè)人員應按規(guī)定的程序操作,以確保其所有備份得到正確更新。

4.5.8試驗軟件(含升級軟件)在服役前,應通過鑒定/測試,核查其有效性,并保存相應的鑒定證書或經(jīng)部門質(zhì)量負責人批準的檢驗測試報告。

4.5.9外部儀器設備的使用

4.5.9.1在進行現(xiàn)場檢驗/校準時,允許使用經(jīng)檢查符合要求且對檢測/校準/檢定結果有效性不會產(chǎn)生重大影響的部分外部儀器設備。

4.5.9.2現(xiàn)場檢測/校準/檢定負責人應現(xiàn)場組織對外部儀器設備技術性能的核實確認工作,只有經(jīng)核實確認符合要求的外部儀器設備才能使用。

4.5.9.3使用時,對需使用的外部儀器設備進行性能檢查與確認,現(xiàn)場檢測/校準/檢定負責人應檢查設備的完好性,是否經(jīng)計量檢定合格。

4.5.9.4可能時,現(xiàn)場檢測/校準/檢定負責人應自帶“核查標準”,對儀器設備的量值安排一次運行中檢查或核查,并確認檢查合格。

4.5.9.5現(xiàn)場檢測/校準/檢定負責人應記錄和保存外部儀器設備名稱、出廠編號、型號等資料。

4.6儀器設備的運輸和存放

4.6.1專業(yè)人員應根據(jù)儀器設備的特點及要求,選用適宜的搬運方式和搬運工具,防止搬運中儀器設備受到振動、撞擊、雨淋、劃傷及腐蝕而造成損傷和失準;注意保護儀器設備的有關標識,防止丟失或被損壞;運輸過程中,應有專業(yè)技術人員隨同,并對儀器設備的出入室時狀態(tài)予以檢查登記。

4.6.2班組應根據(jù)儀器設備不同的貯存要求,保證儀器設備有一個適宜的環(huán)境條件,采取必要的防護措施,確保其性能完好。并執(zhí)行《基礎設施和環(huán)境建立、控制和維護程序》。

4.7儀器設備異常的處理

4.7.1當儀器設備經(jīng)校準/核查后確認達不到要求時,相關專業(yè)人員應向班組負責人提出書面申明及處置建議,經(jīng)班組負責人審核批準后可作限用或停用處置,儀器設備管理員在計量器具臺帳和登記卡上予以注明,并更改儀器設備上的狀態(tài)標識。

4.7.2專業(yè)人員發(fā)現(xiàn)儀器設備曾經(jīng)過載或處置不當、給出可疑結果,或已顯示出缺陷、超出規(guī)定限度時,應立即停止使用,及時向班組負責人報告,并通知儀器設備管理員在其上貼停用標識,填寫《儀器設備故障維修登記表》;若需修理,由儀器設備管理員在mis系統(tǒng)填寫儀器設備修理申請單,按照中心mis系統(tǒng)中的流程進行申請、審核、批準后,實施維修;修復后的儀器設備,必須重新核查/校準,合格后方可使用。

4.7.3必要時,班組負責人應組織相關專業(yè)人員,對上述二種情況下相關檢測/校準/檢定結果的有效性進行評價并記錄。當評價認為儀器設備的異常已經(jīng)給檢測/校準/檢定結果造成了影響時,并執(zhí)行《不符合工作控制程序》。

4.8儀器設備的檔案

各班組負責建立本部門的儀器設備檔案及檔案的管理;五萬元及以上儀器設備技術資料由情報室存檔,班組保存復印件。

4.8.1儀器設備分固定資產(chǎn)和非固定資產(chǎn)(輔助設備)兩類建立臺帳,屬固定資產(chǎn)的需填寫“固定資產(chǎn)卡片”。

4.8.2兩類設備中屬計量器具的,需建立計量器具臺帳,填寫計量器具登記卡。

4.8.3固定資產(chǎn)卡片、臺帳和非固定資產(chǎn)臺帳至少需包括以下內(nèi)容:

儀器設備名稱、型號、主要技術參數(shù)、出廠編號、固定資產(chǎn)編號/非固定資產(chǎn)編號;

制造商名稱;

接收日期、接收時狀態(tài)(新/舊/經(jīng)改裝或修理);

價格;

保管人;

4.8.4計量器具卡片、臺帳至少應包括以下內(nèi)容:

儀器設備名稱、型號、主要技術參數(shù)、出廠編號、固定資產(chǎn)編號/非固定資產(chǎn)編號;

制造商名稱;

檢定日期

檢定周期

檢定結果

檢定部門

4.8.5儀器設備檔案中還應包括以下資料(不限于)

儀器設備說明書

儀器設備驗收記錄

計量器具檢定/校準、檢定證書/測試報告

儀器設備維護方法和維護記錄

儀器設備期間核查方法及記錄

儀器設備故障維修記錄

4.9中心辦不定期檢查各班組儀器設備的控制情況。

4.10計算機軟件的管理執(zhí)行《計算機及軟件管理程序》

5相關文件

5.1gaepc/qp-07(a/0)《不符合工作控制程序》

5.2gaepc/qp-13(a/0)《基礎設施和環(huán)境控制程序》

5.3gaepc/qp-17(a/0)《計算機及軟件管理程序》

5.4gaepc/qp-19(a/0)《實現(xiàn)測量可溯源程序》

6記錄

6.1gaepc/qr-051《儀器設備驗收單》

6.2gaepc/qr-052《儀器設備使用記錄》

6.3gaepc/qr-054《儀器設備維護計劃表》

6.5gaepc/qr-056《計量器具登記卡》

6.4gaepc/qr-057《儀器設備故障維修記錄》

6.6gaepc/qr-058《儀器設備出室登記表》

6.7固定資產(chǎn)報廢申請表

6.8儀器設備維護記錄

6.9儀器設備自校準記錄

6.10儀器設備的期間核查記錄

6.11儀器設備的校準修正因子更新記錄

6.12計量器具檢定證書