置業(yè)公司資產管理制定
置業(yè)公司資產管理制定
為構建現代企業(yè)持續(xù)、穩(wěn)定發(fā)展的物質保障平臺,切實做好現有各種(類)實物資產的購置、使用、維護、更替、保管,特制定本制度。
一、總則
第一條管理目的
在'物盡其用,有效配置;總量控制,有序更新;新產清晰,臺帳清楚;帳實相符,責任到人'的原則下,有效施行實物資產管理責任制。
管理范圍
本制度所指實物資產,分為兩部份,第一部份是指公司購置的各項辦公設備、電器設備、機械設備、交通工具、維修工具等設備,主要包括:車輛、辦公桌、椅、沙發(fā)、茶幾、文件柜、保險柜、書架(柜)、電腦、音響設備、電視機、打印機、掃描儀、投影儀、攝像機、照相機、采訪機、復印機、傳真機、裝訂機、碎紙機、驗鈔機、交換機、電話機、手機、飲水機、凈水器、打卡機、微波爐等。第二部份是指公司購置或制作的展板、展柜、展臺、活動展架、滅火器、滅火箱等。
管理部門
辦公類實物資產由使用部門負責管理,使用部門的負責人為管理第一責任人。
辦公區(qū)內公用辦公設備及家具由總經辦負責管理,總經辦負責人為管理第一責任人。
庫房所有實物資產由總經辦負責管理,總經辦負責人為管理第一責任人。
管理原則
公司所有資產統(tǒng)一由總經辦負責預算、購置、發(fā)放和調配;當資產配發(fā)給個人時,使用人即對資
產負有保管、維護責任,不得遺失和損壞,當使用人因工作調換或離職人時,對于其所使用、保管的資產應列清冊辦理移交。
二、管理程序
資產管理程序
公司實物資產按下述程序進行管理:
預算申報--審核審批(含物流部核價)--領款采購--驗收入庫--編號登記造冊--配發(fā)領用
--使用管理及維護--統(tǒng)計報表。
1、預算申報:各部門需購買辦公設備、辦公家具等須在每月18日向總經辦提出申請,由總經辦將需購買資產的名稱、費用、使用部門做入次月的行政人事費用預算中。如屬臨時性急需購買資產,由資產申請部門提交申請報告,經總經辦進行內部調整。
2、審核審批:做入行政人事費用預算的按預算簽批流程執(zhí)行;臨時性購置按預算外審批權限規(guī)定簽批。
3、領款采購:簽批同意后,按財務部借款流程執(zhí)行。
4、驗收入庫:所有資產購置回來后,統(tǒng)一由總經辦人員核查驗收無質量問題后,憑總經理審批認可的行政費用預算表或臨時性購買申請報告辦理入庫手續(xù),并根據批示件項目、數量、規(guī)格、價格開具入庫單。
5、編號登記造冊:對公司購置的實物資產進行統(tǒng)一編號、登記、造冊。
6、配發(fā)領用:凡配發(fā)個人的辦公家具及設備,均需給員工建立'個人實物資產登記卡'(見附件),由使用人、領用人簽字確認;員工工裝、部門專用物品、書籍等在開具'出庫單'由使用人簽字確認后方可領用,將資產管理落實到每位員工。
7、使用管理:
(1)屬個人使用的辦公家具及設備(包括個人辦公桌、椅、柜、電腦、電話機等的相關物品),均由使用人負責管理。
(2)如資產已經損壞嚴重、不能再使用的,必須由總經辦會同集團綜合管理部共同核實后作出報損處理意見,不允許使用人私自遺棄。
(3)公用辦公家具、設備由部門員工共同使用,由部門負責人對其進行管理,臺有遺失或損壞,應及時通知總經辦,以便清查、修理、備案。
8、統(tǒng)計報表:總經辦每月底對當月實物資產的購置、配發(fā)等情況進行統(tǒng)計,并填制'實物資產購置統(tǒng)計表'。
資產清查
總經辦會同財務部每半年對實物資產進行一次清查,并根據清查情況報損或增購資產。
資產借調
本制度所指資產借調指集團系統(tǒng)內部各子公司之間的資產的借用及調配,此項參照集團公司《資產管
理辦法》相關規(guī)定執(zhí)行。
公司內部各部門之間的資產借調需通過總經辦統(tǒng)一管理,并辦理相關的歸還及領用手續(xù),以明確具體的責任人。
資產報修
1、辦公區(qū)辦公家具、門鎖、照明燈、照明開關、空調等公用設施如有損壞,統(tǒng)一由行政人事部通知
物業(yè)管理公司工程部對其進行修理。
2、辦公設備、電器等資產出現損壞,資產管理部門應及時通知設備所屬廠商對其進行修理;如設備已超出保修期的即通知與我公司簽定了辦公設備常年維護協議的商家對設備進行修理,如需更換配件的,須向總經辦提交更換申請經物流部核價,并經公司總經理簽字同意后方可更換。
3、各部門使用的電腦出現問題,應及時通知財務電腦部,由財務電腦部專業(yè)人員對電腦進行檢修;如需更換配置的,須向總經辦提交'電腦維修、維護申請表'(見附件),經財務電腦部簽字、物流部核價、總經理審批后方可更換。更換配件的購置及安裝由財務電腦部人員負責完成,完成后由使用人驗收并在'電腦維護、維修申請表'上簽字。
4、車輛報修時需在維修前,上該車管理責任人填報'車輛維修報審表',經總經辦審查后,報公司領導審批后再送修;送修廠家必須為公司指定的該車輛的維修商;維修中業(yè)格按審批事項進行維修,實行專人負責(報修車輛管理責任人)送修、監(jiān)修、檢驗、出廠簽字、接手出廠等,以明確相關責任;維修后,應及時如實按公司規(guī)范表單進行登記,以備存查。
資產報損
公司所有資產送修后凡不能維修或無維修價值(如維修費用過高等),均由總經辦統(tǒng)一作報損(廢)處理。具體流程:
使用部門填寫'實物資產報損(廢)申請表'(見附件)--總經辦會同相關專業(yè)技術部門核實
并簽處處理意見--總經理簽批--作報廢處理
資產折舊
資產折舊由財務部按財務相關規(guī)定執(zhí)行。
三、辦公設備、家具的管理
對資產的日常保管,實行'歸口管理'的原則,即實行'誰使用,誰保管'的辦法,一旦發(fā)生遺失、
毀損,具體使用人、部門經理承擔相應的責任。
辦公設備的管理
1、電話:公司電話是聯系業(yè)務及溝通各項工作的工具,各部門所使用的電話機,由使用人負責維護、
管理;部門共用電話由部門負責人對其進行管理。
2、傳真機:公司公用傳真機由總經辦負責管理、維護,直接管理責任人為前臺;其余各部門使用的傳真機由使用部門指定專人負責管理、維護。
3、復印機:復印機由總經辦負責管理、維護,直接管理責任人為前臺,負責對新進人員的使用指導、定期保養(yǎng)、加粉、換鼓、檢修等等。
4、打
印機:打印機由總經辦負責管理、維護,直接管理責任人為前臺,負責對其進行定期保養(yǎng)、加粉、換鼓、檢修等等。
5、電腦及數碼產品:各部門的共用電腦須指定專人進行統(tǒng)一管理、定期維護;各部門專人專用的電腦由使用人對其進行保管、維護,并定期清潔表面;各部門電腦使用人員應嚴格遵守正確的電腦操作規(guī)則,不得對電腦軟、硬件設置進行任何增刪、改動?？偨涋k網絡管理技術人員負責公司所有主機箱的封箱貼條工作,條簽上必須如實標明主機內配置、使用人、檢查人并加蓋總經辦章;總經辦網絡管理專業(yè)技術人員必須隨時查看所有電腦的使用情況,定期或不定期對電腦部件進行維護。數碼相機等數碼產品因使用性質,由對外推廣部負責管理并辦理相關借用歸還手續(xù)。
6、飲水機、凈水器:公司公共區(qū)域內的飲水機、凈水器由總經辦指定專人負責管理、維護;其余各部門使用的由使用部門指定專人負責維護、管理。指定的管理專人負責飲水機的日常開關,定期對飲水機及凈水器進行清洗及更換過濾網等。
7、其它辦公設備
公司其它辦公設備如裝訂機、驗鈔機、ups電源等等均由物品使用人或使用部門指定專人負責管理及維護。
辦公家具的管理
1、辦公桌、椅:新員工入職后公司將桌、椅配給員工時,員工即在'個人實物資產登記卡'上簽字
確認,使用人即對資產負有保管、維護的責任。
2、沙發(fā)、茶幾、文件柜、書柜等:公司公共區(qū)域接待使用的由行政人事部指定專人負責管理;各部門使用的由使用人負責管理;部門共用的由使用部門負責人負責管理。
3、窗簾、隔斷等:公司公共區(qū)域的由總經辦指定專人負責管理;各部門使用的由使用部門指定專人負責管理。
