物業(yè)項(xiàng)目指揮監(jiān)控中心管理程序作業(yè)指導(dǎo)文件
物業(yè)項(xiàng)目指揮監(jiān)控中心管理程序
1.目的
規(guī)范指揮監(jiān)控中心的工作,明確指揮監(jiān)控中心的職責(zé)。
2.范圍
適用于公司各業(yè)務(wù)部門(沒有指揮監(jiān)控中心的管理處,由部門經(jīng)理指定人員或崗位執(zhí)行指揮監(jiān)控中心的功能)。
3.職責(zé)
3.1管理處經(jīng)理負(fù)責(zé)指導(dǎo)、檢查指揮監(jiān)控中心的工作。
3.2指揮監(jiān)控中心主管負(fù)責(zé)具體計(jì)劃、組織、落實(shí)、實(shí)施指揮監(jiān)控中心的工作。
4.方法和過程控制
4.1指揮監(jiān)控中心的內(nèi)部管理
4.1.1要求指揮監(jiān)控中心值班人員必須經(jīng)過相關(guān)消防知識或本管理處消防設(shè)備操作的培訓(xùn),且考核合格,具備處理緊急事件的能力。
4.1.2在指揮監(jiān)控中心代班、頂班的人員必須經(jīng)過相關(guān)消防知識的培訓(xùn),由部門經(jīng)理指定的人員擔(dān)任,代班時(shí)間不得超過30分鐘,并在中心交接班記錄的備注欄填寫代班人姓名、代班時(shí)間及代班期間的重要事項(xiàng)。指揮監(jiān)控中心須保存經(jīng)部門經(jīng)理確認(rèn)的可在指揮監(jiān)控中心代班、頂班的人員名單。
4.1.3指揮監(jiān)控中心是整個(gè)小區(qū)(大廈)的控制樞紐,負(fù)責(zé)對接到的信息進(jìn)行綜合處理,及時(shí)調(diào)度、安排相關(guān)人員執(zhí)行。
4.1.4運(yùn)用各類通訊設(shè)施及時(shí)通知相關(guān)人員處理有關(guān)事宜并保證公司的正常工作聯(lián)系。
4.1.5受理顧客投訴,及時(shí)調(diào)配人員處理并做好記錄,同時(shí)向管理處匯報(bào),及時(shí)跟蹤處理結(jié)果。
4.1.6指揮監(jiān)控中心人員必須熟悉小區(qū)(大廈)各類管理人員的職責(zé)范圍及特長,熟悉小區(qū)(大廈)環(huán)境、樓宇結(jié)構(gòu)、設(shè)施、設(shè)備、器材布置及其控制范圍。
4.1.7通過監(jiān)視器密切監(jiān)視出入小區(qū)(大廈)的人員,發(fā)現(xiàn)可疑人員或異常情況及時(shí)通知就近護(hù)管員監(jiān)視和處理,及時(shí)跟蹤處理結(jié)果。
4.1.8監(jiān)督護(hù)管員嚴(yán)格履行物資搬運(yùn)放行手續(xù)。
4.1.9指揮監(jiān)控中心必須至少有一種有效方式與宿舍護(hù)管員及時(shí)聯(lián)系,以保證在緊急情況下得到支援。
4.1.10指揮處理各種緊急情況,下達(dá)處理方案,必要時(shí)通知上級領(lǐng)導(dǎo)或向社會機(jī)構(gòu)求援,事后及時(shí)做好詳細(xì)記錄。
4.1.11任何時(shí)間,指揮監(jiān)控中心值班人員不得讓無關(guān)人員在指揮監(jiān)控中心逗留。作好住戶資料及公司質(zhì)量記錄的保密工作。
4.2指揮監(jiān)控中心必備的常用聯(lián)系電話、資料和消防設(shè)備
4.2.1指揮監(jiān)控中心必備的常用聯(lián)系電話:管理處住戶的聯(lián)系電話名單、供水、供電、供氣、轄區(qū)派出所、周邊醫(yī)院及政府相關(guān)職能部門的聯(lián)系電話,管理處重要設(shè)備廠家或保養(yǎng)單位的聯(lián)系電話,公司內(nèi)部聯(lián)系電話,常用緊急電話等。
4.2.2指揮監(jiān)控中心須保存有關(guān)資料:《家庭居室裝飾裝修管理辦法》、《鄭州市城市市容環(huán)境衛(wèi)生條例》、《鄭州市居住小區(qū)物業(yè)管理辦法》、業(yè)主公約、停車場收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn),有線電視、水、電、煤氣、電話收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn),市有關(guān)出租房屋管理規(guī)定、《治安管理處罰條例》、《鄭州市消防條例》等資料。
4.3對鑰匙的管理(沒有指揮監(jiān)控中心的部門由管理處管理)
4.3.1本款所稱鑰匙是指設(shè)備房、消防通道門、管理處等場所以及空置房的鑰匙,由部門經(jīng)理指定專人(一般為指揮監(jiān)控中心主管)對鑰匙加以標(biāo)識,并進(jìn)行分類保管。
4.3.2除了員工因工作需要隨身攜帶的鑰匙外,其它鑰匙統(tǒng)一放在本部門管理處或指揮監(jiān)控中心特制的鑰匙柜內(nèi),多余鑰匙統(tǒng)一放在備用鑰匙柜內(nèi),由指揮監(jiān)控中心值班人員監(jiān)督鑰匙的領(lǐng)用、歸還,領(lǐng)用鑰匙必須當(dāng)天歸還,并予以記錄。
4.3.3員工因工作需要長期領(lǐng)用的鑰匙,須由部門經(jīng)理同意,并填寫《備用鑰匙清單》,該表存放于管理處。
4.3.4任何人未經(jīng)部門經(jīng)理許可不得私自配制鑰匙,若因工作需要配制時(shí),須填寫《鑰匙配制申請表》,報(bào)部門經(jīng)理同意后方可配制。
4.3.5鑰匙領(lǐng)用后必須隨身攜帶,不可將鑰匙隨意離身放置或把鑰匙轉(zhuǎn)借給他人,更不能讓他人代還鑰匙,下班前須歸還鑰匙。中心值班人員每天下班前應(yīng)清點(diǎn)鑰匙數(shù)量,發(fā)現(xiàn)忘交還現(xiàn)象應(yīng)及時(shí)追回,如有異常,應(yīng)在《鑰匙使用登記表》的'備注'欄中予以記錄。
4.3.6鑰匙不慎遺失,必須即刻報(bào)告部門經(jīng)理或中心主管,要害部門的鑰匙遺失必須立即更換新鎖,費(fèi)用由當(dāng)事人承擔(dān),部門經(jīng)理簽屬處理意見,中心主管在《備用鑰匙登記表》上登記備案。
4.3.7中心主管應(yīng)列出本部門的《備用鑰匙清單》,并將本部門鑰匙持有人的變更情況和鑰匙的變動情況及時(shí)進(jìn)行記錄。
4.4對錄象帶的管理
4.4.1管理處經(jīng)理必須對錄象帶所錄內(nèi)容進(jìn)行控制,錄制重點(diǎn)部位(車場、出入口等)的內(nèi)容。
4.4.2指揮監(jiān)控中心須確保錄象帶的錄象效果良好,錄象機(jī)的使用時(shí)間超過五年(以每天用24小時(shí)計(jì)),錄象帶(每月錄一次)的使用時(shí)間超過一年,必須更換。
4.4.3錄象帶上須有明確的錄制時(shí)間標(biāo)識,每個(gè)管理處須有至少32盒以上的可用錄象帶,一盒備用,其它每盒日期不變,月份改變。錄象帶保存期限為一個(gè)月,必須保存在防潮、防陽光直曬的地方。
4.4.4非公司人員觀看、借用錄象帶須經(jīng)管理處經(jīng)理同意,借用錄象帶必須填寫《文件/資料/記錄借閱清單》,在一周內(nèi)予以歸還。
4.5對拾遺物品的管理
4.5.1任何員工在小區(qū)(大廈)內(nèi)撿到任何物品都必須及時(shí)交指揮監(jiān)控中心值班人員。
4.5.2當(dāng)值人員在接收撿到的物品時(shí),必須將所拾物品進(jìn)行詳細(xì)記錄,并交管理處經(jīng)理確認(rèn)是一般物品還是貴重物品。
4.5.3一般物品交指揮監(jiān)控中心保管,貴重物品交管理處出納保管。
4.5.4管理處及時(shí)張貼拾遺物品啟事通知顧客。
4.5.5貴重物品保留一年無人認(rèn)領(lǐng)時(shí),由部門經(jīng)理上報(bào)公司另行處理;一般物品保留三個(gè)月無人認(rèn)領(lǐng)時(shí),由部門經(jīng)理做出處理決定并報(bào)公司備案。
4.5.6顧客認(rèn)領(lǐng)失物時(shí),須說明失物的內(nèi)容、失物地點(diǎn)和出示其它有效證明后方能簽字認(rèn)領(lǐng)。
4.6顧客投訴(建議)回訪制度
4.6.1每一位員工都有責(zé)任收集并匯報(bào)來自客戶對小區(qū)(大廈)管理的看法、建議或意見。
4.6.2每一位員工都有受理投訴或指導(dǎo)客戶按合理途徑向公司投訴的責(zé)任。
4.6.3當(dāng)被投訴者受理投訴時(shí),受理者必須如實(shí)記錄或提出回避。
4.6.4受理投訴必須態(tài)度誠懇,熱情禮貌,妥善解答,不狡辯,不推托責(zé)任。
4.6.5認(rèn)真做好客戶投訴記錄,及時(shí)轉(zhuǎn)交相關(guān)部門處理,并嚴(yán)格為客戶保密。
4.6.6凡因市政設(shè)施(如水、電、氣、道路、郵電、通訊等)所
引起的客戶投訴,應(yīng)努力做好解釋工作,積極同市政有關(guān)部門交涉,盡早為客戶排憂解難并及時(shí)做好回訪工作,決不允許推托了事。
4.6.7凡屬內(nèi)部原因造成停水/電/氣、維修不及時(shí)等引起的客戶投訴,必須認(rèn)真查出原因及責(zé)任人,及時(shí)處理并做好回訪工作。采取相應(yīng)措施杜絕類似事件再次發(fā)生,并及時(shí)向客戶通報(bào)。
4.6.8被投訴服務(wù)質(zhì)量差的當(dāng)事人及相關(guān)人員,經(jīng)核實(shí)后必須誠懇地向客戶道歉,嚴(yán)重者作通報(bào)批評,有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)及時(shí)回訪,以了解改進(jìn)后客戶的反映。
5.質(zhì)量記錄和表格
《物資搬運(yùn)放行條》
《拾遺物品登記表》》
《指揮監(jiān)控中心交接班記錄表》
《值班記錄表》
《鑰匙配制申請表》
《鑰匙使用登記表》
《備用鑰匙清單》
