公司行政部質(zhì)量管理過程
某公司行政部質(zhì)量管理過程
1行政規(guī)劃過程
1.1公司的行政規(guī)劃主要分a投資規(guī)劃、b公司經(jīng)營戰(zhàn)略規(guī)劃、c公司管理規(guī)劃、d基礎(chǔ)制度規(guī)劃,目的是由公司的行政部負(fù)責(zé)配合總經(jīng)理室對公司整體發(fā)展的政策、制度、規(guī)范的組織策劃、監(jiān)督管理、完善以達(dá)到支持公司向規(guī)范發(fā)展的目標(biāo);
a投資規(guī)劃由行政部組織相關(guān)部門收集信息匯總到總經(jīng)理室,由總經(jīng)理室根據(jù)公司的發(fā)展情況和趨勢編寫;
b公司戰(zhàn)略規(guī)劃由各部門根據(jù)公司總的戰(zhàn)略目標(biāo)和發(fā)展方向編寫本部門的戰(zhàn)略規(guī)劃,提交行政部,由行政部組織溝通討論并匯總提交總經(jīng)理;
c管理規(guī)劃部分各部門根據(jù)公司的戰(zhàn)略規(guī)劃;和本部門的管理需要制定、修訂所需的管理過程,并提交行政部匯總,在經(jīng)理會議上討論并由總經(jīng)理批準(zhǔn);
d基礎(chǔ)制度規(guī)劃部分是由公司各個部門根據(jù)需要提交意見匯總到行政部,由行政部提請申請?jiān)诮?jīng)理會議上討論并交總經(jīng)理批準(zhǔn);
1.2行政實(shí)施:
a、行政部每年12月負(fù)責(zé)組織財務(wù)部配合總經(jīng)理、行政部編寫公司投資計(jì)劃(包括財務(wù)融資、投資計(jì)劃);
b、行政部每年12月負(fù)責(zé)配合總經(jīng)理組織各部門編寫公司經(jīng)營戰(zhàn)略規(guī)劃(包括激勵方案、經(jīng)營規(guī)劃、運(yùn)營框架、薪酬規(guī)劃等),并監(jiān)督落實(shí);
c、 行政部每年10月負(fù)責(zé)組織各部門編寫公司管理規(guī)劃(包括營銷體系、財務(wù)、人力資源、生產(chǎn)管理、預(yù)算、會議管理、采購管理等),并配合總經(jīng)理室監(jiān)督落實(shí);
d、行政部每年元月負(fù)責(zé)組織對公司的基礎(chǔ)制度進(jìn)行規(guī)劃、補(bǔ)充和修訂(包括iso9000,文件管理,作業(yè)體系文件,基礎(chǔ)規(guī)章制度),并監(jiān)督落實(shí);
e、行政部根據(jù)匯總、批準(zhǔn)后的行政規(guī)劃方案組織各部門編寫實(shí)施、考核細(xì)則,由行政部匯總各部門的實(shí)施、考核細(xì)則在部門經(jīng)理會議上討論通過,并提交總經(jīng)理批準(zhǔn)。每年年底行政部根據(jù)批準(zhǔn)的實(shí)施、考核細(xì)則對各部門規(guī)劃執(zhí)行情況進(jìn)行考核。
1.3人事管理規(guī)劃:
為了使公司的人員配置、素質(zhì)、能力能滿足公司發(fā)展和服務(wù)的需要,行政部對公司的人力資源管理要進(jìn)行規(guī)劃,本過程包括人事規(guī)劃過程、信息評估過程、形成規(guī)劃文件過程,及實(shí)施過程。
a、信息收集:
a、為了對公司的人力資源進(jìn)行合理的策劃,使其更好的滿足公司的服務(wù)需要和發(fā)展需要,行政部必須收集公司的經(jīng)營規(guī)劃方針、目標(biāo)、意向等信息作為人力資源策劃的依據(jù);
b、行政部每年元月負(fù)責(zé)組織對公司經(jīng)營的規(guī)劃方針、目標(biāo)、意向進(jìn)行收集、作為本部門人力資源規(guī)劃的編寫的依據(jù);
c、行政部根據(jù)收集的信息組織各部門編寫、制定本部門的人力資源初步規(guī)劃;
b、信息評估:
a、為了保證人力資源策劃的合理性與科學(xué)性,行政部要組織各部門經(jīng)理召開人力資源策劃的依據(jù)評估會議,對依據(jù)的充分性與有效性進(jìn)行評估,如有遺漏須對其進(jìn)行補(bǔ)充、配合收集;
b、行政部負(fù)責(zé)對各部門提交的人力資源初步規(guī)劃評估并與公司的發(fā)展規(guī)劃進(jìn)行比較,并形成《人力資源策劃表》并提交總經(jīng)理審批。
c、形成規(guī)劃文件:
行政部組織各部門根據(jù)本部門的人力資源策劃情況進(jìn)行編制培訓(xùn)計(jì)劃、提升計(jì)劃、人力資源更新計(jì)劃;由行政部負(fù)責(zé)收集匯總各部門的人力資源策劃文件,并對其進(jìn)行審核; 行政部將匯總好的人力資源策劃文件報總經(jīng)理批準(zhǔn)。
2 人員招聘過程:
流程部門/人員表格/報告
收集信息
2.1各用人部門經(jīng)理提出用人申請并填寫《用人申請表》并備注增補(bǔ)理由(是否為在編缺崗或增設(shè)崗位,是否符合人力資源策劃要求)及人員工作內(nèi)容,以作為行政部招聘人員的依據(jù)。
2.2由行政部對各部門《用人申請表》進(jìn)行收集匯總,并依據(jù)《公司人力資源策劃表》進(jìn)行分析,不符合招聘條件的退回用人部門重新修訂,并查找原因。如符合招聘條件由行政部報總經(jīng)理審批。
建立招聘渠道
2.3總經(jīng)理審批通過后,行政部通過人才市場、各種類紙等渠道開始發(fā)布招聘信息。
招聘工作
2.4由行政部接待前來應(yīng)聘人員,并讓其填寫求職的相關(guān)表格包括《求職表》、《應(yīng)聘人員基本情況表》、《應(yīng)聘人員材料》并將相關(guān)證件正本、復(fù)印件交至行政部,待驗(yàn)證真實(shí)后,將證件正本交還應(yīng)聘者,并對資料進(jìn)行歸檔。
2.5對所收集的應(yīng)聘資料進(jìn)行技能、教育程度、專業(yè)培訓(xùn)、經(jīng)驗(yàn)四個方面進(jìn)行分析,篩選出符合崗位要求的應(yīng)聘資料,行政部文員根據(jù)篩選的資料電話通知應(yīng)聘者,并詳細(xì)告知面試時間地址,并要求帶證件原件。
面試、筆試、口試
2.6分別由招聘部門、行政部對應(yīng)聘人員進(jìn)行專業(yè)或非專業(yè)面試,由行政部對其說明工資待遇等情況,填寫《面試記錄表》、《應(yīng)聘人員面試報告》,對應(yīng)聘人員進(jìn)行筆試后報總經(jīng)理審批填寫《面試審批表》;審批合格后,達(dá)成一致后可簽署意見報總經(jīng)理審批并由行政部通知擬被錄用人員到指定醫(yī)院進(jìn)行體檢,體檢合格后方可入司。崗前培訓(xùn)
2.7由行政部及用人部門對新進(jìn)員工進(jìn)行崗前培訓(xùn):
a、由行政部主管將公司規(guī)章制度提交新員工詳閱后,并對公司概況再作簡明扼要 的介紹,對制度進(jìn)行解釋;
b、由行政部人員帶領(lǐng)新員工到所屬部門主管或經(jīng)理處進(jìn)行報到,并進(jìn)行禮節(jié)性介紹;
c、由用人部門負(fù)責(zé)人帶新員工到新崗位,并安排跟班培訓(xùn)。
技能考試
2.8各用人部門根據(jù)崗位工作技能要求,在新員工試用期內(nèi)對其進(jìn)行技能考核,考核結(jié)果填寫在《試用員工轉(zhuǎn)正申請表》,作為轉(zhuǎn)正的依據(jù);
2.9試用到期后,由行政部及招聘部門對試用人員進(jìn)行鑒定;(就職試用、升職試用、轉(zhuǎn)崗試用均要填寫《試用員工轉(zhuǎn)正申請表》、《人員評估表》);
2.10由招聘部門、行政部、總經(jīng)理室分別對試用員工的《轉(zhuǎn)正申請表》進(jìn)行審批。
2.11若審批通過,由行政部通知該員工已轉(zhuǎn)正,若不通過則延長試用或重新進(jìn)行招聘。
2.12行政部將該員工的資料存檔。
備注:本公司涉及臨時工招聘的過程,由各部門填寫《用人申請表》,報行政部匯總,行政部根據(jù)用人需求的符合性,進(jìn)行招聘。
備注:詳細(xì)要求按照《福盛門業(yè)人事管理制度》執(zhí)行。
3 培訓(xùn)過程:
流程部門/人員表格/報告
行政部
受訓(xùn)人員
講課人、受訓(xùn)人員
受訓(xùn)人員
部門經(jīng)理、行政部經(jīng)理、總經(jīng)理
受訓(xùn)人員
《培訓(xùn)匯總表》
培訓(xùn)材料
《培訓(xùn)簽到表》
《培訓(xùn)簽到表》
《考核成績匯總表》
流程說明:
編制培訓(xùn)計(jì)劃
3.1由各部門經(jīng)理分析本部門的人員情況編寫本部門的年度培訓(xùn)計(jì)劃匯總到行政部,由行政部根據(jù)公司各部門全年培訓(xùn)工作計(jì)劃編寫《培訓(xùn)匯總表》報總經(jīng)理審批。
3.2行政部根據(jù)《培訓(xùn)匯總表》編制每個月的培訓(xùn)計(jì)劃,培訓(xùn)分為內(nèi)部和外部培訓(xùn),審核時間必須在每個月月底,以便開展下一月的培訓(xùn)工作。
3.3由培訓(xùn)人向受訓(xùn)人通知每月的培訓(xùn)時間、項(xiàng)目,并提供所需的培訓(xùn)材料。
3.4由受訓(xùn)人填寫《培訓(xùn)簽到表》并交由部門經(jīng)理、總經(jīng)理審核。
3.5行政部組織培訓(xùn)人對受訓(xùn)人員進(jìn)行考核,并匯總考核成績;對不能達(dá)到要求的特別是專業(yè)技能培訓(xùn)的員工要進(jìn)行第二次培訓(xùn)。
3.6培訓(xùn)部門負(fù)責(zé)對培訓(xùn)內(nèi)容的記錄、整理、歸檔、上報;行政部人員負(fù)責(zé)培訓(xùn)的跟蹤,并將各部門上報的培訓(xùn)情況進(jìn)行登記歸檔。
3.7行政部根據(jù)員工培訓(xùn)記錄。組織培訓(xùn)人員對參訓(xùn)員工的實(shí)際吸收情況予以評估并對下月份培訓(xùn)計(jì)劃進(jìn)行修訂、報總經(jīng)理批準(zhǔn)。
3.8轉(zhuǎn)崗培訓(xùn)根據(jù)本部門管理情況安排,具體操作參見人員招聘流程的崗前培訓(xùn)。
3.9外部培訓(xùn):向總經(jīng)理簽報,審批后與公司簽訂《培訓(xùn)服務(wù)合同》及《員工服務(wù)承諾書》,培訓(xùn)證書送檔案室歸檔。
備注:培訓(xùn)相關(guān)規(guī)定細(xì)節(jié)按照《福盛門業(yè)人事管理制度--培訓(xùn)類型及管理》執(zhí)行。
4 目標(biāo)監(jiān)控的管理過程:
流程圖部門/人員表格/文件
各部門/經(jīng)理
行政部
相關(guān)部門
行政部/經(jīng)理
部門經(jīng)理
《質(zhì)量目標(biāo)完成情況表》
《質(zhì)量目標(biāo)完成情況表》
流程說明:
4.1各部門經(jīng)理根據(jù)情況每季度統(tǒng)計(jì)、分析本部門目標(biāo)達(dá)成情況,形成書面文件提供給行政部。
4.2行政部負(fù)責(zé)對文件的收集并對比分析。形成書面文件提交給總經(jīng)理。
4.3對未達(dá)到目標(biāo)的部門,行政部要求其進(jìn)行目標(biāo)調(diào)整或整改。
4.4行政部在規(guī)定日期內(nèi)對責(zé)任部門整改情況進(jìn)行驗(yàn)證,形成相關(guān)結(jié)論。行政部由總經(jīng)理負(fù)責(zé)驗(yàn)證。
5月考核:每月工作計(jì)劃及執(zhí)行情況表、員工月考評表、員工每月考勤表。(具體方法見《福盛門業(yè)管理制度--員工考核》)
流程圖部門/人員表格/文件
行政部
行政部文員
總經(jīng)理
行政部
流程說明:
5.1由行政部于每月月底向各個部門收集部門每月工作計(jì)劃及執(zhí)行情況表、員工每
月考評表、月考勤表。
5.2由行政部文員根據(jù)以上表格進(jìn)行匯總。
5.3將所匯總的每月工作計(jì)劃匯總表、員工每月考勤統(tǒng)計(jì)表交由總經(jīng)理審批。
5.4根據(jù)總經(jīng)理的審批意見,按照《福盛門業(yè)人事管理制度--考核制度》執(zhí)行獎懲。
年度考核流程:具體考核內(nèi)容見《福盛門業(yè)人事管理制度--考核制度》
流程圖人員/部門表格/文件
行政部
行政部經(jīng)理
總經(jīng)理
行政部
流程說明:
5.5收集員工每月考勤統(tǒng)計(jì)表。
5.6由行政部經(jīng)理根據(jù)以上表格進(jìn)行匯總統(tǒng)計(jì)。
5.7將月考評匯總表、年度員工工作考核表交由總經(jīng)理審核。
5.8根據(jù)總經(jīng)理審批意見,采用加扣工資的形式進(jìn)行獎懲處理。
6人員評估:
◆招聘評估使用《應(yīng)聘人員面試報告表》;
◆就職評估使用試用員工轉(zhuǎn)正申請表、《人員評估表》;
◆升職評估由用人部門以工作簽報的形式提出申請;
◆試用到期的員工需提供近期的月考評表,并鎮(zhèn)寫《試用員工轉(zhuǎn)正申請表》、《人員
評估表》;
◆人力資源評估:使用年度員工工作考核,進(jìn)行分級考核。
7 內(nèi)部溝通過程:本過程含會議管理過程、會議紀(jì)要簽發(fā)過程、內(nèi)部工作會議管理。
7.1 會議管理:
公司例會:
公司
例會會議時間:每月不少于2次
參加人員:總經(jīng)理及各部門經(jīng)理、主管,會議記錄員到席會議
會議內(nèi)容:
1)各部門經(jīng)理匯報上半月工作并安排下半月工作;
2)總經(jīng)理對階段工作進(jìn)行總結(jié),提出問題,表彰先進(jìn),鞭策落后,并提出階段工作重點(diǎn),提出具體的操作性意見;
3)討論解決有關(guān)業(yè)務(wù)問題。
會議記錄員工作內(nèi)容:
1)向參會人員收集議題報總經(jīng)理;
2)做好會議紀(jì)錄和紀(jì)要;
3)督促落實(shí)有關(guān)事項(xiàng)
備注:若會議因故停開或另改時間,須于會議前一日通知有關(guān)人員。
部門工作例會:
部門
工作
例會會議時間:每月不少于2次。
參加人員:各部門的現(xiàn)有員工
主要內(nèi)容:1)通報公司例會情況,傳達(dá)領(lǐng)導(dǎo)指示;
2)總結(jié)上一階段工作,布置下一階段工作。
會議要指定專人做好記錄。由部門經(jīng)理落實(shí)會議情況。
專題工作會
專題
工作會會議時間:根據(jù)具體情況隨時召開
參加人員:會議涉及的管理人員
主要內(nèi)容:需專題研究、討論的問題,并做出決定。
各部門提交專題,行政部根據(jù)情況進(jìn)行安排。由行政部落實(shí)會議情況
7.2 會議紀(jì)要簽發(fā):按照《會議紀(jì)要簽發(fā)制度》執(zhí)行。
8 外協(xié)管理過程
流程部門/人員備注
行政部
行政部/經(jīng)理
行政部/經(jīng)理
各部門/經(jīng)理社會勞動保障部門、服務(wù)中介、人才市場、政府部門
會議通知(口頭、電話、傳真)
《糾正措施控制程序》
公司的行政部負(fù)責(zé)對外涉及勞動和社會保障等政府部門的溝通,將有關(guān)的質(zhì)量的法律、法規(guī)文件以會議形式通知發(fā)放各相關(guān)部門,或采取培訓(xùn),
