物業(yè)公司文件收發(fā)管理程序5
物業(yè)公司文件收發(fā)管理程序(五)
1.目的
為了保證政府、公司及公司的文件精神得到有效的貫徹落實,規(guī)范公司內(nèi)部的文件收發(fā)、存檔管理。
2.適用范圍
本程序適用于公司內(nèi)部文件的收發(fā),上級或外來文件的收文及公司對外文件的發(fā)送工作。
3.職責(zé)
3.1 公司行政部是本程序的扎口管理部門。
3.2 公司其他職能部門或所屬各管理項目負責(zé)配合本程序的實施。
4.程序
4.1公司內(nèi)部文件的收發(fā)
4.1.1由公司總經(jīng)理室下發(fā)各部門(項目)的文件(通知),由公司行政部負責(zé)依據(jù)總經(jīng)理室的指示精神和工作要求起草(打印)初稿,經(jīng)總經(jīng)理室審閱定稿后下發(fā)各部門(項目)執(zhí)行。
4.1.2由公司各職能部門下發(fā)各項目的文件(通知),由發(fā)文部門負責(zé)起草,交行政部打印,打印稿由發(fā)文部門負責(zé)校對定稿,下發(fā)有關(guān)項目執(zhí)行,并將文件(貳份)交公司行政部備案、歸檔。
4.1.3所有公司總經(jīng)理室或職能部門下發(fā)的文件(通知),必須實行簽收制度,公司職能部門(項目)在收到文件(通知)后,必須在《文件簽收記錄》上簽字確認,以便有效地落實文件(通知)精神。
4.1.4公司總經(jīng)理室的文件(通知)精神落實情況,由行政部負責(zé)督辦,公司職能部門的文件督辦由發(fā)文部門負責(zé)。
4.2上級文件的簽收和閱辦
4.2.1所有政府機關(guān)和公司公司及兄弟公司通過郵寄、送達或會議發(fā)放(由參會人員帶回公司)的上級文件資料,均由公司行政部負責(zé)簽收或參會人員直接送達公司行政部。
4.2.2公司行政部收到文件資料后,必須做好收文登記記錄,應(yīng)根據(jù)文件資料內(nèi)容的輕重緩急,認真填寫《公司文件傳閱單》,粘貼于文件封頁之左上角,呈總經(jīng)理室閱示。由總經(jīng)理室在《公司文件傳閱單》上作出批示。
4.2.3公司行政部根據(jù)總經(jīng)理室的批示及指定的閱辦范圍、對象逐一送交相關(guān)部門(人員)傳閱,并保證主要牽頭(扎口)的部門(人員)優(yōu)先傳閱。文件所有的傳閱人員應(yīng)于閱后在《公司文件傳閱單》上簽明傳閱人和傳閱日期。
4.2.4所有傳閱文件在傳閱結(jié)束后,行政部應(yīng)負責(zé)將文件及時地收回,并協(xié)助總經(jīng)理室做好文件精神落實的督辦工作。
4.3公司對外發(fā)送的文件
4.3.1所有以公司名義對外發(fā)送的報告、請示、信函等文件均應(yīng)加蓋公司公章,所有以公司部門(項目)名義對外發(fā)送的文件應(yīng)加蓋部門(項目)印章。
4.3.2以公司名義對外的文件,原則上由公司行政部(也可由文件內(nèi)容的主要職能部門)負責(zé)起草。行政部將文件草稿打印校對后由行政部(或相應(yīng)的職能部門)呈公司總經(jīng)理室審閱定稿,并加蓋公章。
4.3.3以部門名義對外發(fā)送的文件,打印校對后,應(yīng)交總經(jīng)理室修改認可后方可加蓋部門印章。
4.3.4以受托管理項目名義對外發(fā)送的文件,打印校對后,應(yīng)交公司管業(yè)部修改認可后方可加蓋項目印章(如有)。
4.3.5所有對外文件均應(yīng)視文件主送和抄送抄報單位情況再增加份數(shù)公司留檔,來確定文件的原件份數(shù),以免發(fā)生少送或浪費。
4.4項目甲方(或住宅小區(qū)業(yè)主)的來信
4.4.1公司各部門(項目)收到項目甲方(或住宅小區(qū)業(yè)主)的信函,收件部門(項目)應(yīng)負責(zé)及時地予以登記。
4.4.2根據(jù)信函內(nèi)容,收件部門(項目)應(yīng)該或可以解決(答復(fù))的,部門(項目)負責(zé)人應(yīng)負責(zé)協(xié)調(diào)解決或回復(fù)?；貜?fù)操作參照本程序4.3條要求執(zhí)行。
4.4.3如收到投訴函件,則應(yīng)參照公司《麗景花園投訴處理程序》執(zhí)行。
4.4.4項目甲方(或住宅小區(qū)業(yè)主)的信函處理完畢后,負責(zé)處理的部門(項目)應(yīng)將信函原件及處理意見、結(jié)果及相應(yīng)的資料原件(或復(fù)印件)裝訂后存入項目甲方(或住宅小區(qū)業(yè)主)的檔案中備查。
4.5本程序所述的文件資料,由公司行政部負責(zé)按照文書檔案的登記、立卷、歸檔的要求進行管理。
4.6本程序所述的文件資料,行政部及其他職能部門(項目)負責(zé)人必須按照文件的內(nèi)容及公司的要求做好文件資料的保密工作。
4.7公司行政部應(yīng)按照公司檔案管理要求,做好收發(fā)文件的登記和備查。
5.記錄
5.1《公司文件傳閱單》;
5.2《發(fā)文記錄》;
5.3《收文記錄》;
5.4《文件簽收記錄》。
