物業(yè)信息傳遞管理程序文件
物業(yè)程序文件:信息傳遞管理程序
1.目的
建立zz物業(yè)統(tǒng)一的信息管理標準,進一步規(guī)范衡量物業(yè)公司業(yè)務體系。
2. 適用范圍
本規(guī)定適用于公司各部門、各管理處信息傳遞管理。
3.定義
無
4.職責
各部門經理負責貫徹執(zhí)行,由辦公室負責監(jiān)督執(zhí)行。
5.方法及過程控制
5.1公司各部門人員應保持開放心態(tài),及時、準確地將信息傳遞給公司相應部門。
5.2各部門/管理處經理(負責人)是本部門信息工作的第一責任人,全權負責本部門/管理處的信息管理工作。各部門/管理處設一名信息員(可以兼職)。
5.3公司各部門/管理處之間及部門/管理處內部以正常的信息傳遞方式傳遞真實、完整的信息,不得傳播未經證實的加入個人主觀臆測的信息,對以非正常方式傳播對公司造成不良影響的信息者將追究其相應責任,嚴重者將移交司法機關處理。
5.4公司員工應樹立高度的保密意識,嚴格控制信息傳遞的范圍,不得將受控的信息向無關人員泄露。
5.5定時編制并傳遞文件時間
5.5.1工作計劃:每月26日(遇公休日順延)由各管理處、各部門自行制定,并經項目、部門負責人審核后,傳遞辦公室匯總,待公司辦公室主任審批后知會地產公司相關部門或人員。
5.5.2物業(yè)管理信息周報:每周五由各管理處、各部門按照統(tǒng)一文本格式制作,并經項目、部門負責人審核后,傳遞行政事務辦公室匯總,品質管理部審核,公司總經理最終審核后發(fā)送地產公司和物業(yè)公司相關人員。
5.5.3物業(yè)管理月報:每月1次,每月3日報送;由各管理處、各部門按照統(tǒng)一文本格式制作,并經主管第一負責人審核后,傳遞辦公室,由辦公室發(fā)送至地產公司總辦和集團物業(yè)管理部。
5.5.4經營月報表:每月8日前(遇法定節(jié)假日,順延);
5.5.5重大的質量事故、突發(fā)事件、顧客投訴須在一個工作日內通報。見《突發(fā)事件管理控制程序》、《顧客投訴處理程序》
5.6職能部門人員向其他部門發(fā)送郵件,需提前報送本部門經理(負責人)審批,否則將視為無效信息。
5.7關于公司內外文件的收發(fā)與網絡安全
5.7.1公司對內、對外發(fā)文都應有統(tǒng)一格式,公司對外發(fā)文需由總經理確認后方可發(fā)送。各部門在公司內部發(fā)文由部門經理確認后張貼、發(fā)送。
5.7.2各部門及各位職員必須采用給定的帳號和密碼上公司內部網,并對帳號嚴格保密,不得泄露給外界(他人)使用,對于因泄露帳號給公司造成損失的,視情節(jié)給予相應處理,直至追究相關法律責任。
5.7.3各部門對上網帳號及密碼要嚴格管理,部門及職員的上網密碼應定時更換,如本部門有人員離職,應立即更換其在職期間所掌握的所有密碼,以確保信息安全。
5.7.4不得利用internet及e-mail信箱從事危害國家安全,泄露國家秘密等犯罪活動。
5.7.5不得利用互聯(lián)網泄露公司機密,查閱、復制和傳播非法言論、淫穢黃色信息,對違反此規(guī)定的行為,公司將做嚴肅處理。
5.7.6操作時,應遵守internet國際慣例,不得向他人發(fā)送惡意的、挑釁的郵 件,不得隨意向不認識的企業(yè)或機構的信箱發(fā)送商業(yè)廣告。
5.7.7不得利用internet從事私人工作,辦公室電腦人員將定期對各部門電腦使用情況進行監(jiān)控、檢查。
5.8單據、合同的傳遞與督促
5.8.1單據、文件、合同的傳遞
各類單據、文件、合同,經總經理批復后,將批復件轉交指定人員取回。
5.8.2審批時限
審批人自接收后不超過2個工作日(物業(yè)公司范圍內),完成審批。
5.8.3如審批人外出,可通過電話方式授權其他人員代簽意見,待審批人員外出歸來后補簽。
5.9 關于公司內部網平臺
5.9.1公司內部網各部門信息由各部門/管理處信息管理員負責維護更新,整體維護由辦公室電腦管理員負責。
5.9.2內部網建立了正常的溝通渠道,即內部網論壇.不得利用公司網絡進行人身攻擊,否則后果自負。
5.9.3內部網各部門/管理處的信息需由各部門/管理讓經理確認后方可上傳發(fā)布。
5.10內部溝通辦法
5.10.1公司各項政策、制度、措施一般通過會議或文件的形式進行傳達,一般情況每二周召開經營管理業(yè)務會,每年年初召開年度工作會議,以及召開一些臨時會議。
5.10.2每月第一個整周的周六為總經理接待日,所反映問題由總經理落實有關部門妥善處理。
5.10.3各部門可采取例會、座談等方式進行內部溝通,傳達公司和部門政策,聽取各組意見。
5.10.4溝通時應耐心、禮貌傾聽員工意見,對員工的意見及困難予以重視并做好回復工作。
5.10.5減少浪費、節(jié)約成本。開源與節(jié)流,是公司在經營管理中并行不悖的兩種手段,公司歡迎員工提出增產節(jié)約的方法和節(jié)約費用開支的建議。
5.10.6通過公司內部網平臺實現(xiàn)信息共享與內部溝通,總經理online板塊實現(xiàn)了員工與領導層的直接對話.暢所欲言板塊體現(xiàn)了溝通無極限.
5.10.7溝通的信息及內容:
a)正常信息,如工作情況、方針、目標、檢驗、檢測結果、顧客對產品質量投訴、內部審核與管理評審報告及體系運行的其他記錄;
b) 不符合信息;
c) 其他內部信息,如員工對于產品質量工作的建議等。
6支持性文件
無
7質量記錄表格
tjzzwy5.5.3-z02-f1 《物業(yè)信息收集一覽表》
