物業(yè)質量記錄及文檔管理程序文件
物業(yè)程序文件:質量記錄及文檔管理程序
1.目的
為質量記錄及文件資料的收集、整理、編目、歸檔、管理提供指引。
2.范圍
適用于公司各部門。
3.職責
部門/崗位工作職責
辦公室負責收集、轉發(fā)、保存最新有效的行業(yè)標準和政策法規(guī)。
監(jiān)督公司各管理處、部門文檔管理
品質管理部監(jiān)督公司各部門質量記錄的控制。
收集質量管理體系標準,對其有效性負責。
保存最新有效的行業(yè)標準和政策法規(guī)。
相關部門收集、轉發(fā)及評估新的行業(yè)標準和政策法規(guī)對公司目前業(yè)務或管理工作的影響,根據需要修改或出臺相關文件。
管理處、部門負責人具體指導本管理處、部門質量記錄和文檔管理 文件管理員收集保管質量記錄、文檔資料 4.定義
質量記錄:體系文件規(guī)定需要記錄的所有資料。包含:書面記錄、電腦軟盤、光盤、磁帶、錄像帶、照片、膠片等。
5.方法和過程控制
5.1現(xiàn)場質量記錄的管理
5.1.1做好清晰的標識,確?，F(xiàn)場質量記錄無污損或破損等。
5.1.2班長以上管理人員應檢查現(xiàn)場質量記錄表格的有效性和記錄的完整性,防止過期表格的誤用,對已失效的表格即時進行作廢處理,并視情況于每月/季/年初收集現(xiàn)場已填寫完畢的質量記錄送交文件管理員。
5.1.3每次體系文件全面修改后,品質管理部對各管理處、部門質量記錄的有效性進行全面檢查。局部更改時,可與內部質量審核同時進行。
5.2文件資料歸檔及管理要求
5.2.1一般按月/季/年度定期歸檔,并須于首日開始進行,最遲于第五個工作日前完成歸檔工作。
5.2.2歸檔時按照不同業(yè)務類別、表格類別(名稱)對已收集的質量記錄及文件資料進行排序、編目,在文件盒(袋)的封面標識文檔編號、文檔名稱、產生時間段、保存期限、存檔人和存檔日期(見下表),卷內附卷內文件目錄,并在《文件資料存儲清單》上登記。為便于查閱,管理處/部門可根據實際情況增加附表。
文檔編號文檔名稱產生時間段保存期限存檔人存檔日期報廢日期
5.2.3如資料是傳真件應復印后保存復印件。
5.2.4歸檔資料應盡量在統(tǒng)一地點保存。工程部設備管理生成的質量記錄,除通用的培訓(會議)簽到記錄、考核表于次月初交存于管理處資料室,其他記錄可長期存放在工程部資料柜內。還可根據具體情況,制作兩聯(lián)的質量記錄表格,一份交管理處留存。
5.2.5安防、綠化工程質量記錄及檔案,在工程驗收完畢后一次性按工程項目單獨歸檔,存放于管理處資料室。
5.2.6歸檔資料應注意做好防潮、防火、防蟲蛀、鼠害工作。借閱須在《借閱登記表》上登記并經管理處/部門負責人批準,由文件管理員負責跟進、收回。體系文件不得隔夜外借。
5.2.7文件管理員調(離)職或更換崗位前,須做好文檔資料交接工作,完善交接手續(xù)。
5.2.8《體系文件下發(fā)明細》、《質量記錄表格一覽表》由品質管理部填寫,《標準政策法規(guī)一覽表》由辦公室填寫,經現(xiàn)相關負責人審批后公布。
5.2.9各管理處/部門按照《質量記錄表格一覽表》的保存期限對已歸檔的質量記錄進行報廢處理,報廢前應填寫《質量記錄報廢申請單》并經管理處/部門負責人批準后報廢處理。如超過保存期限,但有保存價值后期需備查記錄,可加蓋'作廢保留'章繼續(xù)保留。
5.3文檔資料編碼規(guī)則
5.3.1須參照公司示范目錄建立部門文檔目錄。示范目錄中一、二級目錄必須執(zhí)行,一般以一、二級目錄為文檔標題。
5.3.2日常管理文檔編號方法為:'部門漢語拼音簡稱+**',如:城市花園為'ch01、ch02'。
5.4重要資料管理
5.4.1工程資料
5.4.1.1工程檔案包括:
a.由發(fā)展商提供的規(guī)劃、竣工、驗收資料
b.設施設備安裝、使用、維修保養(yǎng)技術資料;
c.物業(yè)質量證明文件和物業(yè)使用說明文件;
d.房屋本體和設備的改造變更資料
e.其它必要資料
5.4.1.2由發(fā)展商提供的小區(qū)/大廈各類工程資料,各管理處應指定專業(yè)技術人員核對、接收,并列出清單交與文件管理員統(tǒng)一保管。
5.4.1.3如資料不全,應及時向發(fā)展商索取,確保各類資料齊全。
5.4.1.4各類設備、配套設施供應商的地址、聯(lián)系人及電話要編制成表,以方便維修保養(yǎng)時查閱。
5.4.2顧客資料
5.4.2.1顧客資料包括顧客基本資料、顧客房屋資料、顧客個性資料。
5.4.2.2管理處控制中心應有業(yè)主/租戶/辦公戶清單備查,清單中可包括姓名、房號、聯(lián)系電話、車輛情況及其他各類個性化情況,并根據情況定期更新資料內容。
5.4.2.3顧客檔案為機密資料,所有接觸、知悉顧客資料的人員對顧客資料負有保密責任,未經顧客或經理允許不得對任何人透露。除文件管理員和管理處負責人外,其他人員查閱、借閱顧客資料必須在《借閱登記表》上登記,并經管理處/部門負責人批準。作廢顧客資料應仔細粉碎或銷毀。
5.4.2.4如政府部門、司法機關因公需查詢,在對方出示單位介紹信和工作證并經核對無誤后方可提供其查詢,并登記查閱時間、單位、姓名、有效證件等內容,與被查資料一并保存。
5.4.3物業(yè)資料
5.4.3.1物業(yè)資料包括物業(yè)項目各類批文、建筑施工許可證及執(zhí)照、管理及商業(yè)用房資料、住宅區(qū)基本情況及配套設施資料等。
5.4.3.2各管理處負責在房屋交付后三個月內收集整理物業(yè)資料,并培訓到相關人員。
5.4.4標準政策法規(guī)管理
辦公室各職能部門各使用部門
5.5電子文檔管理
5.5.1有電子文檔的文件資料既可以打印稿形式也可以電子文檔形式存檔。部門之間以電子郵件形式傳送報批的文件,存檔時郵件封面可不打印,但須保存郵件封面的電子文檔。
5.5.2管理處電子文檔應統(tǒng)一管理,按公司制定的電子文檔示范目錄建立文件夾。文件夾中一、二級目錄必須與示范目錄相符,三級及以下目錄管理處可根據需要自行調整。
5.5.3電子文檔的備份及安全管理參照《電腦及網絡系統(tǒng)管理規(guī)定》相關條款操作,管理軟件內容須每月備份,每年初須
對上年度重要電子文檔以光盤保存,并在《文件資料存儲清單》上登記。
5.5.4重要、機密的電子文檔須設置密碼后報管理處/部門經理備案。當事人如有離(調)職需完善交接手續(xù)。
6.支持性文件
tjzzwy6.3-z01-02 《電腦及網絡系統(tǒng)管理規(guī)定》
7.質量記錄表格
tjzzwy 4.2.3-z02-f1 《文件資料存儲清單》
tjzzwy 4.2.4-z01-f1《標準、政策法規(guī)一覽表》
tjzzwy 4.2.4-z01-f2 《質量記錄表格一覽表》
tjzzwy 4.2.4-z01-f3《質量記錄報廢申請表》
