新接管樓宇入伙管理程序
新接管樓宇的入伙管理程序
1.0 目的:制定入伙程序,以便入伙工作順利進行,從而更好地服務業(yè)主、方便業(yè)主。
2.0 范圍:適合于所有新接樓宇。
3.0 內(nèi)容:
3.1 物業(yè)接管前的工作:
3.1.1實地考察:
對已確定接管的物業(yè),由公司在該物業(yè)竣工前組織前期管理部、經(jīng)營管理部、工程技術部、安全部和清潔綠化部等部門有關人員前往物業(yè)現(xiàn)場,圍繞接收后管理工作所涉及的有關問題進行考察,(必要時可多次進行實地考察),并提出書面的建議,在此基礎上,制定入伙工作方案。
3.1.2成立分公司:
新的物業(yè)分公司應于入伙前1-2個月成立,并開始運作,根據(jù)實際需要,采取人員分步到位的辦法,到入伙時,按定編人數(shù)配齊分公司各類管理人員及各分包單位。
分公司各類人員按以下程序進入物業(yè)現(xiàn)場,但可根據(jù)現(xiàn)場條件和實際情況進行調(diào)整:
a.入伙前50天,任命分公司經(jīng)理,另配備助理員1人,財務室會計、出納各1人,組成分公司籌建班子,編制入伙工作方案報公司研究批準后,立即投入實質(zhì)性準備工作。
b.入伙前2個月,調(diào)派機電管理維修人員進駐施工現(xiàn)場,參與機電設備安裝調(diào)試的監(jiān)理工作,填寫工作記錄,全面掌握物業(yè)機電設備的第一手資料。
c.入伙前1個月,管理層人員配齊,分公司掛牌辦公。
d.入伙前1個月,組建護衛(wèi)班進駐現(xiàn)場,負責對所接管物業(yè)的守衛(wèi)工作。
e.入伙前25天,組建清潔分包隊伍,開始對已接收的房屋進行衛(wèi)生清潔工作。
f.入伙前10天,護衛(wèi)三個班的人員配齊、培訓上崗。
g.入伙前半個月,水電維修班正式成立,人員配齊就位。
3.1.3分公司進駐小區(qū)前的工作:
a. 分公司應要求公司提前派出工程技術人員進駐現(xiàn)場,與地盤的工作人員一起,參與機電設備的安裝調(diào)試,了解整個樓宇內(nèi)所裝備的設備設施,熟悉各類設備的構(gòu)造原理、性能;熟悉水、電、暖、氣管道線路的鋪設位置及走向等,為入伙后的管理、維修養(yǎng)護打下基礎。
b. 由發(fā)展商為新成立分公司提供臨時辦公場所,公公司根據(jù)實際需要,擬制定辦公用品的采購計劃,報公司審批后購置。
c. 在公司的指導下,和發(fā)展商協(xié)調(diào),印制收樓、入伙所必須的文件資料和表格,如《裝修管理規(guī)定》、《**物業(yè)管理服務指南》等。此部分工作最好于入伙前一個月完成。
d. 根據(jù)入伙工作方案,編制分公司員工生活用品采購計劃,根據(jù)公司審批后訂購。
3.2物業(yè)接管中的工作:
3.2.1分公司要主動與發(fā)展商和承建單位聯(lián)系,協(xié)商樓宇交接問題,及時將協(xié)商情況匯報給物業(yè)公司并在公司領導下組織驗收小組。由發(fā)展商、承建單位和物業(yè)公司三方共同組成聯(lián)合交接小組,制定驗收方案,統(tǒng)一驗收標準,商定交接注意事項和交接日期。
3.2.2準備驗收項目表格,物業(yè)公司對所接收的建筑物、設備設施,要分別準備充足的驗收記錄表格。
3.2.3全面驗收交接。驗收時須有發(fā)展商(地盤)、承建單位和物業(yè)公司(含分公司指派人員)三方共同參加,逐項進行驗收,填寫記錄單,每份驗收記錄單上均須有三方人員的簽名,驗收記錄單一式3份,三方各執(zhí)一份。對驗收合格的項目,列出清單,進行交接,交接雙方在清單上簽字;對不合格的產(chǎn)品,注明存在的問題,提交發(fā)展商和施工單位,限期整改,整改項目必須經(jīng)每時復驗,合格后方可接收,物業(yè)公司將稅收清單交分公司保存。
3.2.4對于已經(jīng)接收的項目,分公司從接收簽字起,即組織人員對建筑物和機電設備進行保護,防止被盜和破壞,同時,組織人員對已接收項目進行清潔和環(huán)境整理。
3.2.5搞好公關工作,分公司要指派專人代業(yè)主聯(lián)系電話開通、液化石油氣開戶點火、確定街區(qū)門牌號碼以及通郵等工作。
a. 分公司應于入伙前3個月與北京市電話公司聯(lián)系,確定分公司安裝電話門數(shù)和業(yè)主入住后申請安裝電話的辦法。
b. 分公司應于入伙前半個月與市液化石油氣公司聯(lián)系住戶使用液化氣開戶點火手續(xù)。
c. 從分公司經(jīng)理任命之日起,起向轄區(qū)派出所申請確定新接收物業(yè)的街區(qū)門牌號碼。
d. 分公司于入伙前1個月與當?shù)剜]局聯(lián)系辦理通郵手續(xù),并向地產(chǎn)商提出合理建議設計。
3.2.6積極、妥善解決員工的食宿問題。在物業(yè)公司指導協(xié)助下分公司根據(jù)所接管物業(yè)的具體情況,提出分公司 辦公、員工住宿、設計方案,經(jīng)批準后,具體抓好改建裝飾工作的落實。
3.3入伙前的工作:
3.3.1通過登報和寄發(fā)通知書的形式,提前1個月(至少提前10天)向業(yè)主發(fā)出入伙通知。向業(yè)主寄發(fā)通知應包括以下資料:
a. 入伙通知書;
b. 收樓須知;
c. 入伙手續(xù);
d. 入伙收費表;
3.3.2規(guī)劃整理物業(yè)小區(qū)環(huán)境衛(wèi)生,設置必要的設施、標志。
3.3.3研究制定集中入伙時的接待工作方案、場景布置方案圍繞完成任務對人員進行合理分工,并在物資上做好充分準備。
3.4入伙時的工作:
3.4.1場景布置:根據(jù)制定的場景布置方案擺放花籃、盆景,懸掛條幅對聯(lián),張燈結(jié)彩,插放彩旗,高掛氣球等,給人以隆重、喜慶的感受。
3.4.2設置導向路標,安排引導人員,使業(yè)主在辦理入伙手續(xù)、收樓過程中感到方便。
3.4.3分公司與發(fā)展商工程部、財務部在入伙接待處進行聯(lián)合辦公,實行一條龍服務。先由發(fā)展商為業(yè)主結(jié)清購樓手續(xù),再由分公司收取入伙費用、簽訂公共契約,向業(yè)主發(fā)放門匙,并安排專人引導業(yè)主入室驗收,對業(yè)主提出的房屋質(zhì)量方面的合理意見,逐項記錄在《入住收樓記錄》四聯(lián)單上(承建商、分公司、業(yè)主、發(fā)展商各一份),并負責與承建商聯(lián)系,限期修好,保證業(yè)主按時入住。
3.4.4在業(yè)主辦理入伙手續(xù)的同時,分公司應提供給業(yè)主如上資料及物件:
a. 鑰匙
b. 開戶存折
c. 業(yè)主公約
d. 住戶手冊
e
. 收費一覽表
f. 裝修管理規(guī)定
g. 接管驗收記錄
h. 其它
注:以上資料和物件可根據(jù)各個分公司情況不同而有所不同。
3.5**物業(yè)管理分公司機構(gòu)設置和人員配備:
分公司設辦公室、財務室,下設3個護衛(wèi)班,1個清潔班(清潔也可外包),1個維修班,定崗定員應根據(jù)大廈幢數(shù)和高層及崗位多少而定(以兩幢大樓并帶有地庫車場和單車庫的32層商住樓為例,應配備58人)。
3.6入伙工作程序及工作標準:
3.6.1入伙前的準備工作:
a. 組建分公司,建立領導班子和辦事機構(gòu)開展工作。
b. 收集歸檔大廈各種資料:建筑施工圖紙、隱蔽工程資料、各種交工驗收證書復印件、各種設備使用說明書、合格證書復印件。
c. 參閱有關圖紙資料,了解大廈情況,對設施、設備、安全、清潔綠化工作及分公司辦公地點、員工食宿問題提出具體工作意見。
d. 起草、編定并印制大廈《業(yè)主公約》、《住戶手冊》和《裝修管理規(guī)定》。
e. 編制大廈開辦財政預算,測算管理費標準,印制各種入伙資料。
f. 招聘培訓各類管理和服務員工。
g. 聯(lián)系走訪派出所,街道辦事處等理論辦事機構(gòu)和有關部門,做好公關工作。
h. 提前進入現(xiàn)場,與屯盤工作接軌,參與設備安裝調(diào)試,迅速熟悉情況。
3.6.2做好樓宇交接驗收和入伙工作。
a. 認真清點、檢查、驗收室內(nèi)和大廈的各種設施設備及有關物品,發(fā)現(xiàn)問題及時登記、反映、整改。
b. 擬定大廈設施中不完善方面的改進計劃,首層大堂入口處安裝電子門,每戶安裝防盜門、防盜窗花等。
c. 布置好入伙辦公地點,熱情接待入伙業(yè)主,負責向業(yè)主解釋《住戶手冊》、《業(yè)主公約》及管理規(guī)則,按規(guī)定收取有關費用。
d. 陪同業(yè)主查看房屋、驗收設施設備,辦好交接手續(xù)交付鑰匙,對業(yè)主提出的問題耐心解答,做好記錄,及時反映和處理。
e. 幫助入伙業(yè)主辦理好煤氣開戶手續(xù)。
f. 處理好業(yè)主的投訴,做到件件有著落,盡最大努力使業(yè)閏滿意。
g. 管理好業(yè)主對房屋的二次裝修,確保房屋結(jié)構(gòu)完好,外觀統(tǒng)一。
3.6.3工作標準:
嚴格執(zhí)行企業(yè)的質(zhì)量方針和目標,以及iso9002質(zhì)量標準,為業(yè)主創(chuàng)造安全、清潔、優(yōu)美、舒適、方便的生活和工作環(huán)境。
3.7需發(fā)展商解決的問題:
3.7.1提供入伙和樓宇資料:
a. 小業(yè)主名冊及聯(lián)絡通訊地址,電話號碼;
b. 樓宇建筑及設備質(zhì)量保修責任的合約復印件。
c. 建筑、水電、電梯、空調(diào)等工程項目的總投資表。
3.7.2審批入伙開辦資金預算方案。
3.7.3審批入伙方案及管理費收費標準。
3.7.4解決入伙前分公司的臨時辦公地點和電話機若干部。
